Приказ Росархива от 02.02.2023 № 10

«Об утверждении политики обработки персональных данных в Федеральном архивном агентстве»

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 2 части 1 и частью 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» приказываю:

1. Утвердить политику обработки персональных данных в Федеральном архивном агентстве (далее — Политика) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Ответственному за организацию обработки персональных данных в Росархиве (Е.В. Бочарова) обеспечить ознакомление государственных гражданских служащих Росархива с Политикой.

3. Пресс-секретарю (М.Н. Алексееву) обеспечить размещение Политики на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в том числе в разделах сайта, в которых осуществляется сбор персональных данных.

4. Признать не подлежащей применению политику в отношении обработки персональных данных в Федеральном архивном агентстве, утвержденную 27 июня 2017 г.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

А. Н. Артизов

1. Общие положения

1.1. Настоящая политика обработки персональных данных в Федеральном архивном агентстве (далее — Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, оператором которых является Росархив, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2 Основные понятия, используемые в Политике:

персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор персональных данных (оператор) — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;

общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;

оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.3. Политика действует в отношении всех персональных данных, обрабатываемых Росархивом с использованием средств автоматизации, а также без использования таких средств.

1.4. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Росархива как до, так и после утверждения Политики.

1.5. Политика является общедоступной и подлежит публикации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте Росархива.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

2.2. Персональные данные обрабатываются в целях обеспечения возложенных на Росархив функций, полномочий и обязанностей, в том числе обеспечения кадровой работы, бухгалтерского учета, оказания государственных услуг, защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных и в целях противодействия коррупции.

2.3. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

3. Правовые основания обработки персональных данных

3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Росархив осуществляет обработку персональных данных, в том числе: Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», приказ Росархива от 22.04.2019 № 61 «Об обработке персональных данных в Федеральном архивном агентстве», согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных и иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Росархива.

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разделе 2 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.2 Росархив может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

федеральные государственные гражданские служащие Росархива (далее — гражданские служащие Росархива);

лица, претендующие на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы в Росархиве;

работники подведомственных Росархиву организаций, замещающие должности, включенные в перечень должностей, при замещении которых и при назначении на которые работники обязаны представлять сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, своих супруг (супругов) и несовершеннолетних детей;

лица, претендующие на замещение должностей в подведомственных Росархиву организациях, включенных в перечень должностей, при замещении которых и при назначении на которые работники обязаны представлять сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, своих супруг (супругов) и несовершеннолетних детей;

лица, состоящие в родстве (свойстве) с субъектами персональных данных, указанными в абзацах 2 - 5 настоящего пункта;

граждане, направившие обращения в Росархив;

лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Росархив.

4.3. Перечни категорий персональных данных, обрабатываемых Росархивом, по каждой категории субъектов персональных данных, приведены в правилах обработки персональных данных в Росархиве, утвержденных приказом Росархива от 22.04.2019 № 61 (зарегистрирован Минюстом России 16.08.2019, регистрационный № 55644).

5. Основные права и обязанности оператора персональных данных

5.1 Росархив, как оператор персональных данных, имеет право:

самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом № 152-ФЗ или другими федеральными законами;

поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Росархива, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом № 152-ФЗ;

в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Росархив вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе № 152-ФЗ.

5.2 Росархив обязан:

организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона № 152-ФЗ;

отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона № 152-ФЗ;

сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) по запросу этого органа необходимую информацию в течение 10 рабочих дней с даты получения такого запроса;

в порядке, определенном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности, обеспечивать взаимодействие с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы Российской Федерации, включая информирование его о компьютерных инцидентах, которые повлекли неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) персональных данных.

6. Основные права субъекта персональных данных

6.1 Субъект персональных данных имеет право:

получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;

требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие оператора при обработке его персональных данных.

7. Порядок и условия обработки персональных данных

7.1. Росархив осуществляет обработку персональных данных — операции, совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

7.2. Обработка персональных данных в Росархиве осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области персональных данных, следующими способами:

неавтоматизированная обработка персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;

смешанная обработка персональных данных.

7.3. Обработка персональных данных Росархивом ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

7.4. К обработке персональных данных допускаются гражданские служащие Росархива, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

7.5. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Персональные данные на бумажных носителях хранятся в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

7.6. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

7.7. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

7.8. Гражданские служащие Росархива, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

7.9. Росархив обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № 152-ФЗ о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

8. Актуализация, исправление, удаление, уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

8.1. Подтверждение факта обработки персональных данных, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона № 152-ФЗ, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю в течение 10 рабочих дней с момента обращения либо получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Росархив направляет субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Росархив предоставляет сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона № 152-ФЗ, субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.

Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона № 152-ФЗ все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

8.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Росархив осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Росархив на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет (актуализирует, исправляет) персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

8.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Росархив осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.

8.4 Условия и сроки уничтожения персональных данных Росархивом.

достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости достигать эту цель — в течение 30 дней;

достижение максимальных сроков хранения документов, содержащих персональные данные, — в течение 30 дней;

предоставление субъектом персональных данных (его представителем) подтверждения того, что персональные данные получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, — в течение семи рабочих дней;

отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если их сохранение для цели их обработки более не требуется, — в течение 30 дней.

9. Заключительные положения

9.1. Политика является локальным нормативным актом Росархива по вопросам обработки персональных данных и подлежит размещению на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

9.2. Политика подлежит внеплановому пересмотру в случае существенных изменений законодательства в области защиты персональных данных.

9.3. Внутренний контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в Росархиве.

---