Приказ Роспатента от 18.01.2022 № 10

«О вводе в действие положения об управлении проектами цифровой трансформации Роспатента»

ПРИКАЗ

В целях установления порядка управления проектами цифровой трансформации, предусмотренных ведомственными программами цифровой трансформации в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (Роспатент), приказываю:

1. Ввести в действие положение об управлении проектами цифровой трансформации Роспатента — приложение к настоящему приказу со дня его подписания.

2. Ответственным сотрудником за исполнение данного приказа назначить начальника Управления организации финансово-административной деятельности и цифровой трансформации Киселеву Е.А.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок управления проектами цифровой трансформации, предусмотренных ведомственными программами цифровой трансформации в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (далее — Роспатент).

Разработка, согласования и утверждение ведомственных программ цифровой трансформации, а также осуществление мониторинга и контроля результатов их реализации осуществляются в соответствии с Положением о ведомственных программах цифровой трансформации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности государственных органов».

Определения, используемые в рамках настоящего Положения:

цифровая трансформация Роспатента — процесс интеграции информационных технологий во все аспекты деятельности Роспатента, сопровождающийся качественным изменением принципов и процессов оказания государственных услуг, предоставляемых Роспатентом в электронном виде, и исполнения государственных функций в целях повышения удовлетворенности граждан государственными услугами, снижения издержек бизнеса при взаимодействии с государством, а также издержек непосредственно государственного управления за счет использования данных;

программа цифровой трансформации Роспатента (далее — Программа) — комплекс взаимосвязанных мероприятий, в совокупности направленных на реализацию всех этапов цифровой трансформации Роспатента;

проект цифровой трансформации — мероприятие из состава Программы;

управление проектом цифровой трансформации — планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта цифровой трансформации, направленных на эффективное достижение целей и значений показателей эффективности и результативности проекта по информатизации, определенных Программой в отношении указанного проекта цифровой трансформации.

1.2. Деятельность по цифровой трансформации осуществляется Роспатентом в соответствии с Программой на очередной финансовый год и плановый период, разработанной и утвержденной в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности государственных органов».

1.3. Управление проектами цифровой трансформации Программы осуществляется в соответствии с настоящим Положением, регламентирующим порядок организации в Роспатенте системы проектного управления по реализации проектов цифровой трансформации, а также определяющим:

а) функциональную структуру Роспатента по управлению проектами цифровой трансформации;

б) состав и содержание процессов деятельности Роспатента по управлению проектами цифровой трансформации.

II. Функциональная структура управления проектами цифровой трансформации

Орган управления проектами цифровой трансформации Роспатента состоит из следующих организационных элементов (участников проектов цифровой трансформации):

2.1. Руководитель цифровой трансформации — заместитель руководителя Роспатента, ответственный за цифровую трансформацию.

2.1.1 Руководитель цифровой трансформации в части управления проектами цифровой трансформации:

а) разрабатывает, координирует, управляет и отвечает за выполнение Программы, в том числе за обеспечение проектов цифровой трансформации, предусмотренных Программой, трудовыми и материально-техническими ресурсами, осуществляет общую административную поддержку указанных проектов цифровой трансформации, обеспечивает единство и комплексность реализации Программы в целом, достижение целей и значений показателей ее эффективности и результативности;

б) обеспечивает соответствие реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры, положениям единой технической политики ведомственных программ цифровой трансформации, одобренной президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (далее — единая техническая политика);

в) инициирует оптимизацию процессов деятельности Роспатента для обеспечения задач цифровой трансформации, в том числе процессы и руководит деятельностью по реинжинирингу административных процессов исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, осуществляемому в рамках реализации мероприятий Программы;

г) осуществляет координацию работы структурного подразделения Роспатента, ответственного за цифровую трансформацию и Службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

2.2. Отдел цифрового развития Управления организации финансово-административной деятельности и цифровой трансформации Роспатента — структурное подразделение Роспатента, ответственное за цифровую трансформацию, уполномоченное осуществлять функции по цифровой трансформации Роспатента, в том числе по созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий в его деятельность.

2.2.1 Отдел цифрового развития в части управления проектами цифровой трансформации:

а) осуществляет комплексное управление проектами цифровой трансформации (управление Программой трансформации), включая подготовку необходимых для этого документов и проектов управленческих решений;

б) осуществляет функции административной поддержки деятельности Руководителя цифровой трансформации;

в) обеспечивает соблюдение соответствия реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры положениям единой технической политики ведомственных программ цифровой трансформации;

г) осуществляет контроль хода реализации проектов цифровой трансформации и Программы в целом, а также подготовку отчетных материалов и документов, необходимых для осуществления мониторинга и контроля реализации Программ Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

2.3. Проектный центр цифровой трансформации (служба технического заказчика) (14) — структурное подразделение ФГБУ «Федеральный институт промышленной собственности», созданное в целях обеспечения организационного и методологического единства по реализации отдельных задач и функций управления проектами цифровой трансформации Программы.

2.3.1 Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации осуществляет:

а) подготовку технических заданий на проекты цифровой трансформации Программы;

б) осуществляют организационно-техническое сопровождение закупок товаров, работ и услуг, необходимых для обеспечения реализации проектов цифровой трансформации, в том числе разработку проектов документов, включая разработку технических требований к закупаемым товарам, работам и услугам;

в) методическую и техническую поддержку разработки календарных планов проектов цифровой трансформации Программы, управления рисками и других специальных функций управления проектами;

г) сбор и консолидацию отчетности исполнителей (подрядчиков) проектов цифровой трансформации Программы для представления в структурное подразделение, ответственное за цифровую трансформацию, и руководителю цифровой трансформации;

д) проведение оценки качества технических решений, предлагаемых к реализации в рамках проектов цифровой трансформации, и их соответствия общей ИТ-архитектуре Роспатента, в том числе устанавливает требования к форме представления ИТ-архитектуры Роспатента, определяет порядок ее разработки и согласования в Роспатенте;

е) организационно-техническую поддержку проектов цифровой трансформации, включая ведение переписки, архивов, организацию переговоров, приемо-сдаточных испытаний и других работ, необходимых для реализации проектов цифровой трансформации Программы;

ж) оперативную деятельность по координации реализации мероприятий Программы;

з) функции проектного офиса (обеспечения коммуникаций и координации исполнителей (подрядчиков), включая информационную и методологическую поддержку функциональных заказчиков Роспатента, их координацию в ходе проведения работ по реинжинирингу процессов выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, разработке необходимых проектов нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, создания и внедрения информационно-коммуникационных технологий и цифровых продуктов, предусмотренных мероприятиями Программы;

и) ведение проектной документации проектов цифровой трансформации, поддержание деятельности руководителей проектов цифровой трансформации в части планирования и контроля работ и обеспечение участников проекта необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проектам цифровой трансформации.

2.4. Функциональные заказчики — структурные подразделения Роспатента и ФИПС, в интересах обеспечения функций и решения задач которого формируются проекты цифровой трансформации Программы.

2.4.1 Функциональный заказчик осуществляет:

а) определение основных требований в отношении результатов проекта цифровой трансформации, согласование результатов и ключевых показателей эффективности указанного проекта;

б) обеспечение приемки промежуточных и окончательных результатов проекта цифровой трансформации и представление их для согласования и утверждения в структурное подразделение, ответственное за цифровую трансформацию;

в) участие в проведении мониторинга реализации проекта цифровой трансформации, а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по проекту;

г) планирование и управление организационными изменениями в структуре, процессах, внутренней нормативной документации, системе ключевых показателей эффективности и показателей процессов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг в рамках их цифровой трансформации и внедрения цифровых продуктов;

д) выполнение иных функций, предусмотренных настоящим Положением и иными ведомственными правовыми актами.

2.5. Руководитель проекта цифровой трансформации — сотрудник функционального заказчика или структурного подразделения, ответственного за цифровую трансформацию, осуществляющее непосредственное оперативное управление проектом цифровой трансформации, ответственное за результаты проекта цифровой трансформации.

2.5.1 Руководитель проекта цифровой трансформации:

а) несет персональную ответственность за достижение целей, показателей и результатов проекта цифровой трансформации Программы в установленный Программой срок и в рамках установленного Программой финансового обеспечения проекта цифровой трансформации;

б) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию плана реализации проекта цифровой трансформации Программы;

в) осуществляет организацию и руководство работами проекта;

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта цифровой трансформации, в том числе документов по проектному управлению;

д) организует представление отчетности и внутренний мониторинг проекта цифровой трансформации.

2.6. Администратор (секретарь) проекта цифровой трансформации — сотрудник, отвечающий за поддержание деятельности руководителя указанного проекта цифровой трансформации в части планирования и контроля работ, и обеспечение иных участников проекта цифровой трансформации необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проекту цифровой трансформации.

2.6.1 Администратор проекта цифровой трансформации:

а) осуществляет организационно-техническую поддержку деятельности руководителя проекта цифровой трансформации, других участников проекта цифровой трансформации;

б) обеспечивает эффективные коммуникации между участниками проекта цифровой трансформации.

2.7. Главный архитектор — сотрудник Службы технического заказчика, осуществляющий функции формирования и развития общей ИТ-архитектуры Роспатента и ФИПС.

2.7.1 Главный архитектор несет ответственность:

а) за соответствие ИТ-архитектуры Роспатента и ФИПС единой технической политике;

б) за обеспечение организационной, семантической и технической совместимости информационных систем, цифровых продуктов и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры;

в) за обеспечение унификации и стандартизации архитектурных и технических решений Роспатента и ФИПС, в том числе разрабатываемых в рамках Программы.

III. Инициирование проектов цифровой трансформации

3.1. Инициирование проектов цифровой трансформации осуществляется в рамках процессов формирования и корректировки Программы, определенных постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности государственных органов».

IV. Подготовка проектов цифровой трансформации

4.1. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации совместно с функциональным заказчиком, руководствуясь сроками исполнения проекта цифровой трансформации, готовит документацию для осуществления закупки, включая техническое задание, организует проведение закупочных процедур и заключение государственных контрактов.

4.2 Для подготовки и реализации проекта цифровой трансформации:

а) функциональный заказчик и (или) руководитель Службы технического заказчика вносит на рассмотрение руководителя цифровой трансформации кандидатуру руководителя проекта цифровой трансформации, а руководитель цифровой трансформации по результатам рассмотрения принимает решение о назначении соответствующего специалиста руководителем проекта цифровой трансформации;

б) функциональный заказчик и (или) руководитель Службы технического заказчика определяет из состава сотрудников указанного подразделения Администратора проекта цифровой трансформации.

4.3. Руководитель проекта цифровой трансформации и Администратор проекта цифровой трансформации совместно формируют Паспорт проекта, детализирующий и дополняющий основные параметры проекта цифровой трансформации, определенные в Программе, а также рабочий план проекта, определяющий сроки исполнения работ и контрольные вехи проекта цифровой трансформации.

4.4. Руководитель проекта цифровой трансформации согласовывает Паспорт проекта цифровой трансформации со Службой технического заказчика, руководителем функционального заказчика и руководителем структурного подразделения, ответственного за цифровую трансформацию, после чего Паспорт проекта цифровой трансформации утверждается Руководителем цифровой трансформации.

При наличии технической возможности Администратор проекта цифровой трансформации вносит в ФГИС КИ информацию о начале проекта и о контрольных вехах проекта цифровой трансформации, а также размещает Паспорт проекта цифровой трансформации.

V. Реализация проектов цифровой трансформации

5.1 Разработка и экспертиза решений проекта цифровой трансформации.

5.1.1. Функциональные возможности цифрового продукта, его основные характеристики и требования к техническим решениям, соответствующие потребностям пользователей, разрабатываются исполнителями (подрядчиками) проекта и согласовываются функциональным заказчиком проекта цифровой трансформации.

5.1.2. Разработка технических решений осуществляется в соответствии с рабочим планом проекта цифровой трансформации. Ключевые системообразующие технические решения подлежат обязательной экспертизе Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации на предмет оценки качества и соответствия общей ИТ-архитектуре Роспатента.

5.1.3. Оценка технических решений производится по мере их представления в соответствии с рабочим планом проекта цифровой трансформации. Для проведения оценки Руководитель проекта цифровой трансформации передает в Службу технического заказчика проектов цифровой трансформации соответствующую техническую документацию.

5.1.4. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации направляет оценки качества и заключение Главного архитектора о соответствии предлагаемых технических решений общей ИТ-архитектуре Роспатента и единой технической политике руководителю проекта цифровой трансформации, руководителю функционального заказчика проекта цифровой трансформации и руководителю структурного подразделения, ответственного за цифровую трансформацию.

5.2 Мониторинг проектов цифровой трансформации.

5.2.1. Мониторинг проектов цифровой трансформации проводится на регулярной ежемесячной основе.

5.2.2. Руководитель проекта цифровой трансформации готовит и представляет в Службу технического заказчика проектов цифровой трансформации Отчет о статусе проекта цифровой трансформации, содержащий данные о реализации работ проекта цифровой трансформации, включая информацию об отклонениях по срокам исполнения и затратам.

5.2.3. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации проводит анализ причин отклонений и прогноз дальнейшего хода реализации проекта цифровой трансформации, и передает его вместе с Отчетом о статусе проекта цифровой трансформации в структурное подразделение, ответственное за цифровую трансформацию.

5.2.4. Структурное подразделение, ответственное за цифровую трансформацию, совместно с функциональным заказчиком проекта цифровой трансформации рассматривают Отчет о статусе проекта цифровой трансформации и принимают управленческие решения по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

VI. Внесение изменений в проекты цифровой трансформации

6.1. Реализация проекта цифровой трансформации осуществляется в соответствии с рабочим планом проекта цифровой трансформации. Основаниями для внесения изменений в рабочий план проекта могут быть:

а) рекомендации и поручения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, полученные в ходе ежегодного мониторинга Программы;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, полученные в ходе мониторинга Программы;

в) заключения Главного архитектора о несоответствии технических решений проектов цифровой трансформации общей ИТ-архитектуре Роспатента или единой технической политике;

г) обоснованные мнения участников проекта цифровой трансформации, в том числе структурного подразделения Роспатента, ответственного за цифровую трансформацию, и иных заинтересованных сторон относительно актуальности целей, задач и способов реализации проекта цифровой трансформации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта цифровой трансформации;

д) обоснованные мнения представителей функционального заказчика проекта цифровой трансформации относительно характеристик результата проекта, основанные на полученных промежуточных результатах.

6.2. Руководитель проекта цифровой трансформации и Администратор проекта цифровой трансформации совместно готовят Запрос на изменения в проекте цифровой трансформации. Запрос на изменения должен включать описание изменений и их обоснование, причины и последствия.

6.3. Запрос на изменения в проекте цифровой трансформации подлежит согласованию руководителем функционального заказчика проекта цифровой трансформации и руководителем структурного подразделения, ответственного за цифровую трансформацию. После утверждения Руководителем цифровой трансформации Запроса на изменения в проекте цифровой трансформации Администратором проекта цифровой трансформации в Паспорт проекта цифровой трансформации вносятся соответствующие изменения.

В случае если изменения затрагивают контрольные вехи проекта цифровой трансформации, Администратор проекта цифровой трансформации также при наличии технической возможности вносит соответствующую информацию в ФГИС КИ.

VII. Завершение проектов цифровой трансформации

7.1 Плановое завершение проекта цифровой трансформации.

7.1.1. Проект решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации подготавливается Руководителем проекта цифровой трансформации и Администратором проекта цифровой трансформации. К проекту решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации прилагается Итоговый отчет о реализации проекта цифровой трансформации.

7.1.2. Проект решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации согласовывается функциональным заказчиком проекта цифровой трансформации и Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации. Далее проект решения передается на рассмотрение в структурное подразделение, ответственное за цифровую трансформацию, и по его представлению утверждается Руководителем цифровой трансформации.

Администратор проекта по поручению Руководителя проекта цифровой трансформации вносит при наличии технической возможности в ФГИС КИ информацию о завершении проекта цифровой трансформации.

7.2 Прекращение или приостановление проекта цифровой трансформации.

7.2.1. В ходе реализации проекта цифровой трансформации Руководитель проекта цифровой трансформации может инициировать процедуру прекращения проекта, которая означает его досрочное завершение без возможности возобновления или процедуру приостановления проекта цифровой трансформации, которая означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

7.2.2 Основаниями для прекращения или приостановления проекта могут являться:

а) рекомендации и поручения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности по результатам рассмотрения им ежеквартального отчета о реализации проектов цифровой трансформации Программ в случае наличия отклонений от запланированного хода реализации Проектов цифровой трансформации Программ или сводного отчета по результатам реализации государственными органами Программ, представляемых Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации по результатам проведения им мониторинга достижения Роспатентом значений показателей результативности цифровой трансформации Программы или мониторинга реализации проектов цифровой трансформации Программы;

в) иные основания для изменения Программы в связи с обстоятельствами, которые находятся вне компетенции Роспатента.

7.2.3. Руководителем проекта цифровой трансформации и Администратором проекта цифровой трансформации осуществляется подготовка проекта правового акта Роспатента, содержащего решение о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации. К проекту решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации прилагается Итоговый отчет о реализации проекта цифровой трансформации с указанием оснований его прекращения или приостановки.

7.2.4. Проект решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации согласовывается руководителем Функционального заказчика и руководителем Службы технического заказчика проектов цифровой трансформации. Далее проект решения передается на рассмотрение в структурное подразделение, ответственное за цифровую трансформацию, и по его представлению утверждается Руководителем цифровой трансформации.

7.2.5. Проект цифровой трансформации считается прекращенным или приостановленным с даты утверждения соответствующего решения Руководителем цифровой трансформации.

7.2.6. Взаимодействие с исполнителями (подрядчиками) проекта цифровой трансформации на этапе прекращения или приостановления проекта цифровой трансформации регулируется законодательством Российской Федерации с учетом методических документов Роспатента.

7.2.7. Администратор проекта цифровой трансформации по представлению Руководителя проекта цифровой трансформации вносит при наличии технической возможности в ФГИС КИ информацию о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации.

VIII. Нормативные методические документы цифровой трансформации

8.1. Должностной регламент заместителя руководителя Роспатента, ответственного за цифровую трансформацию.

8.2. Положение об Управлении организации финансово-административной деятельности и цифровой трансформации Роспатента.

8.3. Положение об отделе цифрового развития Управления организации финансово-административной деятельности и цифровой трансформации Роспатента.

8.4. Положение о Проектном центре цифровой трансформации (службе технического заказчика) Федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральный институт промышленной собственности».

---