Приказ Росрыболовства от 12.01.2015 № 1

(ред. от 24.09.2020)

«Об утверждении Правил обработки персональных данных в Росрыболовстве»

(Зарегистрировано в Минюсте России 20.03.2015 № 36514)

Зарегистрировано в Минюсте России 20 марта 2015 г. № 36514

---

ПРИКАЗ

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; № 31, ст. 4173; ст. 4196; № 49, ст. 6409; № 52, ст. 6974; 2011, № 23, ст. 3263; № 31, ст. 4701; 2013, № 14, ст. 1651; № 30, ст. 4038, № 51, ст. 6683; 2014, № 23, ст. 2927; № 30, ст. 4217, ст. 4243), постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом „О персональных данных“ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 14, ст. 1626; 2013, № 30, ст. 4116; 2014, № 37, ст. 4967), приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила обработки персональных данных в Росрыболовстве.

2. Отделу государственной службы и кадров (К.Н. Тареев) совместно с Управлением правового обеспечения (Я.А. Багрова) направить настоящий Приказ на государственную регистрацию в Минюст России в 10-дневный срок со дня его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

руководитель Федерального агентства по рыболовству И. В. Шестаков

Приложение к приказу Росрыболовства от 12.01.2015 № 1

I. Общие положения

1.1. Настоящие Правила обработки персональных данных в Росрыболовстве (далее — Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Росрыболовстве.

1.2. Правила определяют деятельность Росрыболовства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

1.3. Обработка персональных данных в Росрыболовстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящими Правилами.

1.4. Правила распространяются на обработку и защиту персональных данных в центральном аппарате Росрыболовства и его территориальных органах (далее — Росрыболовство).

II. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных

2.1. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, в Росрыболовстве используются следующие процедуры:

2.1.1. осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных;

2.1.2. оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных;

2.1.3. ознакомление федеральных государственных гражданских служащих (далее — гражданские служащие) Росрыболовства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных и с настоящими Правилами, и (или) их обучение;

2.1.4. осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

2.1.5. недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

2.1.6. обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных;

2.1.7. ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

2.1.8. соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки.

III. Цели обработки персональных данных

3.1 В Росрыболовстве персональные данные обрабатываются для:

3.1.1. осуществления статистических или иных исследовательских целей, за исключением целей, указанных в статье 15 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; № 31, ст. 4173; ст. 4196; № 49, ст. 6409; № 52, ст. 6974; 2011, № 23, ст. 3263; № 31, ст. 4701; 2013, № 14, ст. 1651; № 30, ст. 4038, № 51, ст. 6683; 2014, № 23, ст. 2927; № 30, ст. 4217, ст. 4243).

3.1.2. обеспечения доступа неограниченного круга лиц к общедоступным персональным данным, который предоставлен субъектом персональных данных либо по просьбе субъекта персональных данных;

3.1.3. выполнения возложенных на Росрыболовство функций, полномочий и обязанностей.

3.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

3.3. Обработка персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных не допускается.

3.4. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным в пункте 3.1 Правил целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

IV. Условия и порядок обработки персональных данных гражданских служащих Росрыболовства

4.1. Персональные данные гражданских служащих Росрыболовства, граждан, претендующих на замещение должностей в Росрыболовстве, обрабатываются в целях осуществления кадровой работы, в том числе содействия гражданским служащим Росрыболовства в прохождении федеральной государственной гражданской службы, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих Росрыболовства, включая членов их семей, обеспечения гражданским служащим Росрыболовства установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции.

4.2 В Росрыболовстве обрабатываются следующие категории персональных данных:

4.2.1. фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство;

4.2.2. прежние фамилия, имя, отчество, дата, место рождения (в случае изменения);

4.2.3. владение иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

4.2.4. образование (когда и какие образовательные организации окончил, номера дипломов, направление подготовки или специальность по диплому, квалификация по диплому);

4.2.5. выполняемая работа с начала трудовой деятельности (в том числе военная служба, работа по совместительству, предпринимательская деятельность);

4.2.6. классный чин федеральной государственной гражданской службы, государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации, муниципальной службы, дипломатический ранг, воинское, специальное звание, классный чин правоохранительной службы (кем и когда присвоены);

4.2.7. государственные награды, иные награды и знаки отличия (кем награжден и когда);

4.2.8. степень родства, фамилии, имена, отчества, даты рождения близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены);

4.2.9. места рождения, места работы и домашние адреса близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены);

4.2.10. фамилии, имена, отчества, даты рождения, места рождения, места работы и домашние адреса бывших мужей (жен);

4.2.11. пребывание за границей (когда, где, с какой целью);

4.2.12. близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительство в другое государство (фамилия, имя, отчество, с какого времени проживают за границей);

4.2.13. адрес регистрации и фактического проживания, дата регистрации по месту жительства;

4.2.14. вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность на территории Российской Федерации, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

4.2.15. паспорт, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации (серия, номер, кем и когда выдан);

4.2.16. номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

4.2.17. отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

4.2.18. идентификационный номер налогоплательщика;

4.2.19. сведения о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

(пп. 4.2.19 в ред. Приказа Росрыболовства от 24.09.2020 № 500)

4.2.20. реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;

4.2.21. реквизиты свидетельств государственной регистрации актов гражданского состояния;

4.2.22. наличие (отсутствие) судимости;

4.2.23. допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы (форма, номер и дата);

4.2.24. наличие (отсутствие) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации или ее прохождению, подтвержденного заключением медицинского учреждения;

4.2.25. наличие (отсутствие) медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, подтвержденное заключением медицинского учреждения;

4.2.26. сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, имуществе, обязательствах имущественного характера супруга (супруги) и несовершеннолетних детей;

4.2.27. номер индивидуального лицевого счета, дата его открытия, номер банковской карты;

4.2.28. иные персональные данные, необходимые для достижения целей, указанных в пункте 4.1 Правил.

4.5.2. при трансграничной передаче персональных данных;

4.5.3. при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

4.6. В случаях, предусмотренных пунктом 4.5 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

4.7. Обработка персональных данных гражданских служащих Росрыболовства, граждан, претендующих на замещение должностей в Росрыболовстве, осуществляется уполномоченными соответствующими актами Росрыболовства, гражданскими служащими (далее — уполномоченный гражданский служащий) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных гражданских служащих Росрыболовства, граждан, претендующих на замещение должностей в Росрыболовстве, осуществляется путем:

4.8.1. получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, иные документы, предоставляемые в кадровые подразделения);

(в ред. Приказа Росрыболовства от 24.09.2020 № 500)

4.8.2. копирования оригиналов документов;

4.8.3. внесения сведений в учетные формы;

4.8.4. формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

4.8.5. внесения персональных данных в информационные системы (при наличии);

4.8.6. получения персональных данных непосредственно от гражданских служащих Росрыболовства, граждан, претендующих на замещение должностей в Росрыболовстве.

4.9. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданских служащих Росрыболовства, граждан, претендующих на замещение должностей в Росрыболовстве, у третьей стороны, следует известить об этом заранее гражданского служащего Росрыболовства, гражданина, претендующего на замещение должности в Росрыболовстве, получить письменное согласие, и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

4.10. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего Росрыболовства персональные данные, не предусмотренные пунктом 4.2 Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья и интимной жизни.

4.11. При сборе персональных данных уполномоченный гражданский служащий (работник), осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от гражданских служащих Росрыболовства, граждан, претендующих на замещение должностей в Росрыболовстве, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

V. Условия и порядок обработки персональных данных гражданских служащих Росрыболовства в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

5.1. В Росрыболовстве осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих Росрыболовства в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.

5.2. Персональные данные, подлежащие обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, указаны в постановлении Правительства Российской Федерации от 27 января 2009 г. № 63 «О предоставлении федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 6, ст. 739, № 51, ст. 6328; 2010, № 9, ст. 963, № 52, ст. 7104; 2013, № 13, ст. 1559, № 39, ст. 4985; 2014, № 14, ст. 1627) и включают в себя:

5.2.1. фамилию, имя, отчество, дата и место рождения;

5.2.2. прежние фамилия, имя, отчество, дата, место рождения и причина изменения (в случае изменения);

5.2.3. вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность на территории Российской Федерации, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

5.2.4. адрес регистрации и фактического проживания, дата регистрации по месту жительства;

5.2.5. сведения о составе семьи;

5.2.6. информацию, содержащуюся в выписке из домовой книги, копии трудовой книжки и (или) сведениях о трудовой деятельности, копиях финансового лицевого счета, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка (детей), документов о наличии в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи жилых помещений, кроме жилого помещения, в котором они зарегистрированы (с предоставлением при необходимости их оригиналов), документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения.

(в ред. Приказа Росрыболовства от 24.09.2020 № 500)

5.3. Обработка персональных данных гражданских служащих Росрыболовства при постановке на учет для получения единовременной выплаты осуществляется на основании заявления гражданского служащего, представляемого в Комиссию Росрыболовства по рассмотрению вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.

5.4. Обработка персональных данных гражданских служащих Росрыболовства в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в том числе сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется уполномоченными гражданскими служащими путем:

VI. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций

6.1. В Росрыболовстве обработка персональных данных субъектов персональных данных может осуществляться в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

6.2. Персональные данные субъектов персональных данных, обратившихся в Росрыболовство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения (запросы) или обращения (запросы) в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений (запросов) с последующим уведомлением о результатах рассмотрения.

6.3. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

6.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется уполномоченными структурными подразделениями Росрыболовства, предоставляющими соответствующие государственные услуги и (или) исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

6.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Росрыболовство для получения государственной услуги или в целях исполнения государственной функции, осуществляется путем:

6.5.1. получения оригиналов необходимых документов (заявление);

6.5.2. заверения копий документов;

6.5.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).

6.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъекта персональных данных.

6.7. При сборе персональных данных уполномоченный гражданский служащий (работник), осуществляющий получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

VII. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

7.1. Обеспечение безопасности при обработке персональных данных, содержащихся в информационных системах Росрыболовства, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 45, ст. 6257).

7.2. Уполномоченному гражданскому служащему, имеющему право осуществлять обработку персональных данных в информационных системах Росрыболовства (при наличии информационных систем), предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе. Доступ предоставляется в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

Информация может вноситься как в автоматическом режиме, при получении персональных данных с Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) или официального сайта Росрыболовства в сети Интернет, так и в ручном режиме, при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

7.3. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также принятия следующих мер по обеспечению безопасности:

7.3.1. определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Росрыболовства;

7.3.2. применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

7.3.3. применение прошедших в установленном порядке процедур оценки соответствия средств защиты информации;

7.3.4. оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

7.3.5. учет машинных носителей персональных данных;

7.3.6. обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер;

7.3.7. восстановление персональных данных, модифицированных или удаленных, уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

7.3.8. установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;

7.3.9. контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровней защищенности информационных систем персональных данных.

VIII. Сроки обработки и хранения персональных данных

8.1. Сроки обработки и хранения персональных данных гражданских служащих Росрыболовства, граждан, претендующих на замещение должностей в Росрыболовстве, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С учетом положений законодательства Российской Федерации устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных:

8.1.1. Персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу гражданских служащих Росрыболовства (о приеме, о переводе, об увольнении, об установлении надбавок), подлежат хранению в соответствующих структурных подразделениях в течение 75 лет в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

8.1.2. Персональные данные, содержащиеся в личных делах гражданских служащих Росрыболовства, а также личных карточках гражданских служащих Росрыболовства, хранятся в соответствующих структурных подразделениях в течение 75 лет в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

8.1.3. Персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи гражданским служащим Росрыболовства, подлежат хранению в течение 75 лет в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

8.1.4. Персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях гражданских служащих Росрыболовства, подлежат хранению в соответствующих структурных подразделениях в течение пяти лет;

8.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами персональных данных на бумажном носителе в связи с предоставлением Росрыболовством государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Росрыболовства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги или исполнением государственной функции, в соответствии с положениями о соответствующих структурных подразделениях.

8.5. Если сроки хранения персональных данных не установлены законодательством Российской Федерации, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, то обработка и хранение персональных данных осуществляются не дольше, чем этого требуют цели их обработки и хранения.

8.6. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

8.7. Уполномоченные должностные лица Росрыболовства обеспечивают раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных Правилами.

8.8. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений Росрыболовства.

8.9. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы Росрыболовства, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

IX. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

9.1. Структурным подразделением Росрыболовства, ответственным за документооборот, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

9.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Росрыболовства (далее — ЭК Росрыболовства), состав которой утверждается приказом Росрыболовства.

По итогам заседания составляются протокол и акт о выделении к уничтожению документов с указанием уничтожаемых дел и их количества, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами ЭК Росрыболовства и утверждается руководителем Росрыболовства.

9.3. Должностное лицо Росрыболовства, ответственное за архивную деятельность, организует работу по уничтожению документов, содержащих персональные данные.

9.4. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

9.5. По итогам уничтожения дел (на бумажном и (или) электронном носителях) в акт о выделении к уничтожению документов вносится соответствующая запись.

X. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

10.1. Гражданские служащие Росрыболовства, граждане, претендующие на замещение должностей в Росрыболовстве, а также граждане, персональные данные которых обрабатываются в Росрыболовстве, в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:

10.1.1. подтверждение факта обработки персональных данных;

---