Приказ ОАО «РЖД» от 05.01.2006 № 1

(ред. от 06.05.2006)

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО „Российские железные дороги“»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

ПРИКАЗ от 5 января 2006 г. № 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В целях улучшения организации делопроизводства и повышения качества документов ОАО «РЖД» приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 февраля 2006 г. прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» (далее — Инструкция).

2. Начальникам департаментов и управлений обеспечить соблюдение установленного Инструкцией порядка ведения делопроизводства и осуществления контроля за исполнением принимаемых решений.

3. Руководителям железных дорог и других филиалов, иных структурных подразделений ОАО «РЖД» организовать, руководствуясь положениями Инструкции, делопроизводство в соответствующих органах управления с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры.

4. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. обеспечить издание типографским способом 3500 экземпляров Инструкции.

Начальнику Департамента планирования и бюджетирования Болотскому А.Н. предусмотреть в плане расходов ОАО «РЖД» на I квартал 2006 г. необходимые для издания Инструкции средства.

5. Признать утратившим силу с 1 февраля 2006 г. Приказ ОАО «РЖД» от 17 августа 2004 г. № 130 «О документационном обеспечении управленческой деятельности в открытом акционерном обществе „Российские железные дороги“.»

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами и контроля за их исполнением в департаментах, управлениях и других подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» (далее — подразделения аппарата управления общества) и может также использоваться в органах управления железных дорог, других филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» (далее — обособленные структурные подразделения общества) с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры.

1.2. Настоящая Инструкция подготовлена с учетом требований, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (указанные требования изложены в Приложении № 1), положений Устава открытого акционерного общества «Российские железные дороги» и сложившейся практики делопроизводства на железнодорожном транспорте в Российской Федерации.

1.3. Ответственными за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях аппарата управления общества являются руководители этих подразделений.

1.4. Делопроизводство в аппарате управления общества осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов «Документооборот» (далее — АС «Документооборот»).

Автоматизированные технологии обработки документов должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Настоящая Инструкция распространяется также на традиционные (неавтоматизированные) методы учета, обработки и контроля за исполнением документов.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, совершенствование системы документационного обеспечения в аппарате управления общества, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами осуществляет Департамент управления делами.

Инструктивные письма Департамента управления делами по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения подразделениями аппарата управления общества.

1.6. Подразделения аппарата управления общества могут разрабатывать методические документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в подразделениях, не противоречащие настоящей Инструкции.

1.7. Не допускается переписка между подразделениями аппарата управления общества по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены путем переговоров.

1.8. Работники (работник) подразделения аппарата управления общества, на которых возложено ведение делопроизводства (далее — служба делопроизводства подразделения), выполняют следующие основные функции:

прием и учет поступивших документов;

учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

1.9. Работники аппарата управления общества персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность находящихся у них документов.

В случае утраты документа работник обязан немедленно сообщить об этом руководителю подразделения, который должен провести служебное расследование обстоятельств утраты документа.

О результатах расследования руководитель подразделения информирует начальника Департамента управления делами, если документ зарегистрирован этим Департаментом, а при необходимости с учетом важности содержащейся в документе информации — также и руководство общества.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник подразделения аппарата управления общества должен передать через службу делопроизводства подразделения находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, при переходе на другую работу или увольнении — сдать все числящиеся за ним документы работнику службы делопроизводства.

1.11. При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства подразделения, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приема-передачи дел, печатей, штампов и журналов регистрации документов.

1.12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.13. Предоставление сведений о деятельности общества его акционерам, кредиторам и в средства массовой информации осуществляется в порядке, устанавливаемом правлением общества.

1.14. Основные требования настоящей Инструкции по подготовке документов, формированию дел и отбору документов на постоянное хранение распространяются также на документы, содержащие сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну, и на документы, содержащие информацию ограниченного распространения.

Порядок учета, регистрации, хранения, использования и уничтожения указанных документов регламентируется соответствующими инструкциями.

1.15. Работники органов управления обособленных структурных подразделений общества при подготовке, оформлении и исполнении организационно-распорядительных документов общества, выполнении решений (поручений) президента общества, а также первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов общества (далее — вице-президенты общества) и правления общества должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

2.1. Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее — экспедиция).

Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее — отдел документационного обеспечения) для учета и регистрации.

2.2. При приеме корреспонденции экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи. Конверт вскрывают и проверяют наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

Не подлежат вскрытию конверты с документами, адресованные совету директоров общества, ревизионной комиссии общества, подразделениям аппарата управления общества, работникам общества с пометкой «Лично», общественным организациям, и конверты с документами, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитывают по номеру, обозначенному на конверте, бандероли, посылке.

При обнаружении повреждения документа, отсутствии в конверте документа (приложения) или подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствии сопроводительного письма к документу с электронной копией следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожают, а передают вместе с документами адресатам.

Ошибочно поступившие документы пересылают по принадлежности или возвращают отправителю с сопроводительным письмом.

2.3. Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтамта экспедиция не выкупает, а направляет извещение подразделению аппарата управления общества — адресату, которое обязано совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение в отношении таких посылок и бандеролей.

2.4. Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию, извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по назначению по реестровой описи.

2.5. Документы, адресованные совету директоров общества и ревизионной комиссии общества, передаются экспедицией в секретариаты этих органов.

Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления работникам отдела документационного обеспечения, осуществляющим регистрацию входящих документов (далее — сектор входящей корреспонденции).

Поздравительные письма (телеграммы, открытки), а также соболезнования, поступающие через экспедицию, передаются экспедицией: адресованные президенту общества — в Департамент по связям с общественностью, адресованные вице-президентам общества — в секретариаты соответствующих вице-президентов общества.

Документы, адресованные подразделениям аппарата управления общества, передаются работникам служб делопроизводства подразделений (или другим работникам по указанию руководителя подразделения), которые должны получать их в экспедиции не менее двух раз в день.

Письменные обращения граждан, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами.

2.6. Все входящие документы должны быть рассмотрены экспедицией в день поступления. Документы с пометками «Срочно», «Вручить немедленно», а также телеграммы, поступившие по каналам телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

2.7. Поступившие на Центральную станцию связи телеграммы, включая международные, адресованные президенту и вице-президентам общества, передаются работниками телеграфа (под расписку с проставлением даты и времени приема) в отдел документационного обеспечения, адресованные руководителям подразделений аппарата управления общества, — в службы делопроизводства подразделений, которые их регистрируют и передают адресатам для исполнения.

Порядок передачи адресованных президенту и вице-президентам общества телеграмм, поступивших в нерабочее время, выходные и праздничные дни, устанавливает начальник Департамента управления делами с учетом содержания и срочности телеграмм.

2.8 Поступившие на Центральную станцию связи факсограммы передаются:

адресованные совету директоров общества и ревизионной комиссии общества — в секретариаты этих органов;

адресованные президенту общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата — в отдел документационного обеспечения;

адресованные вице-президентам общества — в секретариаты соответствующих вице-президентов;

адресованные подразделениям аппарата управления общества — в службы делопроизводства соответствующих подразделений.

2.9. Поступившие в общество (подразделения аппарата управления, секретариаты президента и вице-президентов общества) телефонограммы записывают (печатают) на отдельном листе или в соответствующем журнале и оперативно передают должностным лицам, которым они адресованы.

2.10. При направлении поступивших документов на доклад и исполнение следует руководствоваться Уставом ОАО «РЖД», распределением обязанностей между президентом и вице-президентами общества, положениями о подразделениях аппарата управления общества и иными документами общества.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства подразделения выбирает из АС «Документооборот» необходимую информацию или оформляет соответствующую справку, которые прилагает к поступившему документу.

2.11. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, поступившие в адрес президента общества, правления общества, а также общества без указания конкретного адресата, передаются отделом начальнику Департамента управления делами или его заместителю (руководителю секретариата президента общества) для рассмотрения и направления этих документов на доклад в соответствии с установленным президентом общества порядком распределения корреспонденции, поступающей в его адрес.

Президенту общества докладывают:

документы высших органов государственной власти;

документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

докладные записки вице-президентов общества и руководителей подразделений аппарата управления общества;

документы за подписью руководителей обособленных структурных подразделений общества;

жалобы на действия подчиненных должностных лиц;

другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества. Документы докладывает начальник Департамента управления делами или руководитель секретариата президента общества.

2.12. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, поступившие в адрес вице-президентов общества, передаются отделом в секретариаты соответствующих вице-президентов общества.

Вице-президентам общества докладывают адресованные им документы, а также документы, поступившие в адрес президента общества и общества без указания конкретного адресата, по вопросам, находящимся в их ведении в соответствии с распределением обязанностей, направленные им начальником Департамента управления делами или руководителем секретариата (помощниками) президента общества в соответствии с установленным порядком.

Документы докладывают руководители секретариатов (советники) вице-президентов общества.

2.13. Проекты резолюций президента и вице-президентов общества по рассматриваемым документам подготавливают соответствующие секретариаты. Документы после рассмотрения президентом и вице-президентами общества возвращают с резолюциями в отдел документационного обеспечения. Резолюции президента общества и отметки о направлении документов на исполнение вводят в АС «Документооборот» работники отдела документационного обеспечения, резолюции вице-президентов общества — работники секретариатов вице-президентов общества.

Указанные документы передаются отделом документационного обеспечения для исполнения согласно резолюции.

На документе (резолюции к документу), исполнение которого подлежит контролю, работники отдела документационного обеспечения или секретариата вице-президента общества проставляют отметку о контроле.

2.14. Адресованные президенту и вице-президентам общества документы по вопросам, находящимся в ведении руководителей подразделений аппарата управления общества, могут направляться начальником Департамента управления делами, руководителем секретариата (помощниками) президента общества и руководителями секретариатов (советниками) вице-президентов общества руководителям подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества для рассмотрения и исполнения.

2.15. Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата, которые направлены на исполнение в подразделения аппарата управления общества, и документы, адресованные непосредственно подразделениям аппарата управления общества, поступают в соответствующее подразделение через службу делопроизводства подразделения.

2.16. Руководитель (работник) службы делопроизводства подразделения сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и докладывает их руководителю подразделения.

Учет движения документов, поступивших в подразделение аппарата управления общества из экспедиции, и документов, поступивших из отдела документационного обеспечения, ведется подразделением раздельно.

2.17. Руководитель подразделения аппарата управления общества (лицо, осуществляющее его полномочия) рассматривает поступившие документы:

содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), — в первую очередь;

поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 18 часов), — по мере их поступления;

поступившие в подразделение после 18 часов, — до 10 часов следующего рабочего дня.

2.18. После рассмотрения документа руководителем подразделения аппарата управления общества работник службы делопроизводства подразделения вводит его резолюцию в АС «Документооборот», делает отметку о направлении документа на исполнение и передает документ под расписку работнику, которому руководитель направил его на исполнение (исполнителю).

Передачу документа внутри подразделения от одного исполнителя другому осуществляют через службу делопроизводства.

2.19. Если по содержанию документа установлено, что отправитель ошибочно адресовал его данному подразделению аппарата управления общества, руководитель этого подразделения может направить такой документ через службу делопроизводства подразделения в соответствующее подразделение по договоренности с его руководителем.

2.20. Документ, зарегистрированный отделом документационного обеспечения и поступивший на исполнение в подразделение аппарата управления общества, может быть передан в другое подразделение при соблюдении следующих условий:

переадресация документа, направленного Департаментом управления делами, производится с разрешения должностного лица, направившего данный документ;

переадресация документа производится по договоренности между руководителями соответствующих подразделений общества с согласия работника Департамента управления делами, на контроле у которого находится поручение по этому документу.

Передача документа из одного подразделения аппарата управления общества в другое осуществляется через отдел документационного обеспечения, с отметкой в АС «Документооборот».

2.21. Исходящие документы, подписанные президентом и вице-президентами общества, работники отдела документационного обеспечения, осуществляющие регистрацию исходящих документов (далее — сектор исходящей корреспонденции), регистрируют, производят соответствующие отметки в АС «Документооборот» и передают для отправки: письма — в экспедицию, телеграммы — на Центральную станцию связи.

Визовые экземпляры писем за подписью президента и вице-президентов общества остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива. Копия письма направляется в подразделение аппарата управления общества, подготовившее письмо, и в причастные подразделения. Если письмо подписано вице-президентом общества, то его копия направляется также в секретариат этого вице-президента.

После передачи адресату телеграмм, подписанных президентом и вице-президентами общества, подлинники этих телеграмм Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения.

2.22. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, работники службы делопроизводства подразделения регистрируют, производят соответствующие отметки в АС «Документооборот» и передают для отправки: письма — в экспедицию, телеграммы — на Центральную станцию связи.

После передачи адресату телеграмм за подписью руководителей подразделений аппарата управления общества подлинники этих телеграмм Центральная станция связи возвращает работникам соответствующего подразделения для помещения в дело текущего архива.

2.23. Документы для отправки передают в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

2.24. Исходящие документы отправляют почтовой, электрической (телеграфной, факсимильной, телефонной и др.) и фельдъегерской связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации, и включает их распределение по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание конвертов, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и передачу в отделение почтовой связи. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

2.25. Возможность передачи документов по каналам электрической связи, а также необходимость отправки адресату дополнительно их оригинала на бумажном носителе определяет руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, исходя из наличия в обществе и организации — адресате функционирующих технических и программных средств.

По каналам электрической связи передаются прежде всего документы срочного и оперативного характера.

Документы (корреспонденцию) отправляют, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель должен указать соответствующий вид отправки.

Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

На заказную и заказную с уведомлением корреспонденцию составляется опись в 3 экземплярах.

Корреспонденция, отправленная с нарочным, передается получателю под расписку о вручении.

2.26. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Департамента управления делами.

Отправление подписанных президентом и вице-президентами общества, руководителями подразделений аппарата управления общества исходящих документов производится только после проставления регистрационных номеров.

Подготовку к отправке через экспедицию документов, подписанных президентом и вице-президентами общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений аппарата управления общества, — работники этих подразделений.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителям.

2.27. Исходящие документы принимаются экспедицией в рабочие дни до 15 часов (в пятницу — до 14 часов) и отправляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

Отправка документов в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 11 и в 15 часов (в пятницу — в 11 и в 14 часов).

2.28. Документы особой срочности, подписанные президентом и вице-президентами общества в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни, отправляются через приемную президента общества. Дежурный сотрудник приемной присваивает отправляемым письмам и телеграммам исходящие номера по журналам, находящимся в приемной президента общества, оформляет конверт и выписывает реестр-расписку.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента общества для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

2.29. При передаче документов по каналам факсимильной связи с использованием бюро-факс Центральной станции связи необходимо соблюдать следующие условия:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), как правило, не должен превышать 5 листов;

передаваемый документ должен быть выполнен в черном цвете на листах бумаги формата А4;

факсограммы на иностранном языке отправляют при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

После передачи документ с отметкой о времени отправления возвращают исполнителю.

2.30. Порядок использования в аппарате управления общества средств факсимильной связи, а также контроль за их использованием определяются соответствующей инструкцией.

2.31. Документы (корреспонденцию), поступающие в общество от организаций и частных лиц из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, принимает и передает в Департамент международных связей экспедиция.

Департамент международных связей направляет документы, подлежащие рассмотрению президентом и вице-президентами общества, в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада руководству общества в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения руководством общества, — в соответствующие подразделения аппарата управления общества.

Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, может докладывать президенту (вице-президенту) общества начальник (заместитель начальника) Департамента международных связей до регистрации этих документов отделом документационного обеспечения (после доклада документы регистрируются в установленном порядке).

2.32. Письма с пометкой «Лично», адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международных связей направляет непосредственно адресатам (без вскрытия конверта).

2.33. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы, документации, правил и технических условий в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международных связей после оформления в установленном порядке разрешения на вывоз этих материалов.

Пересылку бандеролей и посылок с указанными материалами производят с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

2.34. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках — русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляют номера исходящих документов, другие реквизиты не указывают.

2.35. Корреспонденция общества, направляемая за границу, конвертуется исполнителем (отправителем) и незапечатанной передается в Департамент международных связей с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международных связей отправляет корреспонденцию по реестру через экспедицию. При отправлении корреспонденции, сформированной в пачки, на реестрах делается надпись «Недозволенных вложений нет», которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международных связей и печатью.

3.1. Регистрация документа — запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, производится для обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов.

3.2. Регистрации подлежат организационно-распорядительные документы (входящие, исходящие и внутренние документы) независимо от способа их доставки и передачи. Порядок регистрации этих документов установлен пунктом 3.6 настоящей Инструкции.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, протоколы, положения, правила, инструкции, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации.

3.3. Документы, которые по своему назначению и реквизитам не относятся к организационно-распорядительным (первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские документы первичного учета, заявки, статистические отчеты, разнарядки, наряды и др.), регистрируются (учитываются) соответствующими подразделениями аппарата управления общества в выделенных для этих целей журналах, регистрационных карточках или иным способом, который определяет руководитель подразделения, при этом документы малой значимости (рекламные извещения, поздравительные письма и открытки, пригласительные билеты и др.) не подлежат регистрации и учету.

Примерные перечни таких документов приведены в Приложении № 2.

Каждое подразделение аппарата управления общества должно иметь перечень документов, регистрируемых (учитываемых) в указанных журналах, регистрационных карточках или иным способом, и перечень документов, не подлежащих регистрации и учету, которые составляются (утверждаются) руководителем подразделения исходя из специфики деятельности подразделения и состава документации.

3.4. Документы регистрируют с использованием АС «Документооборот». Подразделения аппарата управления общества, в которых не внедрена автоматизированная система документооборота, регистрируют документы с использованием традиционных учетных карточек и журналов установленной формы.

3.5. Для обеспечения информационной совместимости и создания поисковых систем устанавливаются основные реквизиты принятого образца регистрационно-контрольных форм в АС «Документооборот» и правила их заполнения (Приложение № 3).

Регистрационные данные вводят в АС «Документооборот» работники подразделений, регистрирующих документы — отдела документационного обеспечения, секретариатов вице-президентов общества, служб делопроизводства подразделений.

3.6 Документы регистрируют в следующем порядке:

3.6.1. Входящие документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата, регистрирует отдел документационного обеспечения.

На входящем документе проставляют отметку о его поступлении в общество (регистрационный штамп), включающую наименование подразделения, регистрирующего документ, — «отдел документационного обеспечения Департамента управления делами», присвоенный документу порядковый номер его поступления в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, дату поступления, количество листов основного документа и приложений к нему (Приложение № 4).

3.6.2. Входящие документы, адресованные подразделениям аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений.

На входящем документе проставляют отметку о его поступлении в подразделение аппарата управления общества (регистрационный штамп), включающую наименование этого подразделения, присвоенный документу порядковый номер его поступления и индекс подразделения, разделенные косой чертой, дату поступления, количество листов основного документа и приложений к нему (Приложение № 4).

3.6.3. Исходящие документы общества, подписанные президентом и вице-президентами общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером исходящего документа за подписью президента общества является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером исходящего документа за подписью вице-президента общества является его порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, перед которым ставится индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества. Например, № ИП-26 (документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.4. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений.

Регистрационный номер исходящего документа включает индекс подразделения аппарата управления общества, затем через дефис разделенные косой чертой номер (индекс) дела и порядковый номер документа, например: ЦН-5/148, где ЦН — индекс Департамента управления делами, 5 — номер (индекс) дела по номенклатуре дел, 148 — порядковый номер документа, отправляемого Департаментом.

3.6.5. Приказы, кроме приказов по личному составу, докладные и служебные записки, протоколы совещаний и другие внутренние документы, подписанные руководителем подразделения аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений в порядке, установленном для регистрации исходящих документов подразделения.

Приказы по личному составу, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрируют эти подразделения. Регистрационным номером приказа по личному составу является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.6. Приказы общества (кроме приказов по личному составу), в том числе совместные с другими организациями, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.7. Приказы по личному составу, подписанные президентом и вице-президентом общества, в ведении которого находятся кадровые вопросы, регистрирует Департамент управления персоналом.

Регистрационным номером приказа по личному составу является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.8. Распоряжения общества регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером распоряжения является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква «р». Например, № 15р.

3.6.9. Положения, правила, инструкции и другие внутренние документы общества, содержащие предписания нормативного характера, а также программы, методические указания (рекомендации) инструктивного характера, утвержденные президентом и вице-президентами общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером такого документа за подписью президента общества (кроме приказа и распоряжения) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером такого документа за подписью вице-президента общества (кроме распоряжения) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов общества в течение календарного года, перед которым ставится индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества. Например, № ИП-26 (документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.10. Протоколы совещаний, проводимых президентом общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для президента общества, и через дефис — порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением строчных букв «пр», например, № ВЯ-27пр.

3.6.11. Протоколы совещаний, проводимых вице-президентами общества, регистрируют секретариаты вице-президентов общества.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества, и через дефис — порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента общества с добавлением строчных букв «пр». Например, № ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.12. Протоколы заседаний правления регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.13. Поручения президента общества регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационный номер поручения включает две прописные буквы «ПП» и через дефис — порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Например, № ПП-25.

3.6.14. Поручения вице-президентов общества регистрируют их секретариаты. Регистрационный номер поручения включает прописную букву «П», через дефис индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества, и через дефис — порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента общества. Например, № П-ИП-43 (поручение вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.15. Договоры (соглашения, контракты), заключенные от имени общества с другими организациями, подписанные президентом, вице-президентами и руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрирует отдел документационного обеспечения, если иное не предусмотрено другими нормативными документами общества.

Регистрационным номером договора (соглашения, контракта) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером договора (соглашения, контракта) об изменении (дополнении) ранее заключенного договора (соглашения, контракта) является регистрационный номер соответствующего ранее заключенного договора (соглашения, контракта). Информация о наличии таких договоров (соглашений, контрактов) вводится отделом документационного обеспечения в графу «Примечания» регистрационно-контрольной формы в АС «Документооборот».

3.6.16. Доверенности от имени общества, подписанные президентом общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером доверенности является порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением прописной буквы «Д», проставляемой через дефис после порядкового номера, например, № 35-Д.

3.6.17. Документы, передаваемые (принимаемые) Центральной станцией связи по каналам факсимильной связи, учитываются в зависимости от того, кто составил (кому адресован) документ, соответственно отделом документационного обеспечения, секретариатами вице-президентов общества или службами делопроизводства подразделений.

Факсограммы из иностранных государств, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту или вице-президентам общества, регистрируются отделом документационного обеспечения так же, как входящие документы.

3.6.18. Документы совета директоров общества и ревизионной комиссии общества регистрируют секретариаты этих органов в соответствии с регламентами работы совета директоров общества и ревизионной комиссии общества.

3.7. Хранение подлинников (визовых экземпляров) документов до сдачи их в архив общества производит подразделение аппарата управления общества, которое осуществляет их регистрацию, если иное не предусмотрено другими нормативными документами общества.

3.8. Входящие документы регистрируют в день их поступления (до рассмотрения их соответствующими должностными лицами). Исходящие и внутренние документы регистрируют в день их подписания (утверждения).

3.9. Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата и направленные на исполнение в подразделение аппарата управления общества с отметкой отдела документационного обеспечения о поступлении документа (регистрационным штампом), в подразделении повторно не регистрируют.

На документах, в том числе телеграммах, адресованных подразделению аппарата управления общества и подлежащих регистрации, служба делопроизводства этого подразделения проставляет отметку о поступлении документа (регистрационный штамп).

На каждом регистрируемом документе должна быть только одна отметка о поступлении документа, проставляемая при его первоначальной регистрации в правой нижней части первого листа. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения аппарата управления общества в другое делают соответствующую отметку в АС «Документооборот» (переметку), но документ повторно не регистрируют.

3.10. В подразделениях аппарата управления общества и секретариатах вице-президентов общества для внутреннего учета поступивших на исполнение документов, зарегистрированных отделом документационного обеспечения, может проставляться в нижней части оборотной стороны первого листа документа отметка (штамп) о его поступлении в подразделение или секретариат.

3.11. Автоматизированная регистрация документов и использование регистрационных данных производятся в соответствии с инструкцией пользователя АС «Документооборот», утверждаемой обществом.

Информация о зарегистрированном отделом документационного обеспечения входящем документе, в том числе о прохождении его в обществе в процессе делопроизводства, вводится в АС «Документооборот» с номером, присвоенным этим отделом документу при его регистрации (регистрационный штамп).

Порядок доступа к базе данных отдела документационного обеспечения устанавливает начальник Департамента управления делами.

3.12. Банки регистрационных данных в АС «Документооборот», журналы учета документов, номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.

Поиск конкретного документа в информационно-поисковой системе осуществляется по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру документа или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте документа или в аннотации).

3.13. Учет количества документов в аппарате управления общества за определенный период осуществляется по месту их регистрации — отделом документационного обеспечения, секретариатами вице-президентов общества, службами делопроизводства подразделений.

Служба делопроизводства подразделения ежемесячно, до 5 числа, направляет в отдел документационного обеспечения сведения о поступивших в адрес этого подразделения и отправленных за подписью руководителя (заместителя руководителя) подразделения документах за прошедший месяц по установленной форме (Приложение № 4). При этом учитываются только документы, зарегистрированные данным подразделением.

Документы, подготовленные подразделением аппарата управления общества на подпись президенту или вице-президенту общества в качестве ответов на поручения или запросы, а также как инициативные, служба делопроизводства подразделения не регистрирует и в документообороте подразделения не учитывает.

3.14. Прохождение документов в аппарате управления общества с момента составления или получения документов до завершения их исполнения и передачи в архив или отправления адресатам образует документооборот аппарата управления общества.

При определении объема документооборота (количество документов, полученных и составленных за определенный период — месяц, квартал, год) за единицу измерения принимают полученный или составленный документ (копии, создаваемые при печатании и тиражировании, не учитываются).

Учет документооборота в аппарате управления общества производит отдел документационного обеспечения.

4.1. Исполнение документа включает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения, правил, инструкции и др.), его согласование, оформление, представление на подпись (утверждение) руководству общества или руководителю подразделения аппарата управления общества, подготовку к пересылке адресату.

4.2. Принятые обществом решения, резолюции президента и вице-президентов общества по документу доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения, как правило, в срок до 2 дней, а срочные и оперативные — незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания (с использованием при необходимости факсимильной, телеграфной, телефонной и других видов связи).

Решения (указания), содержащиеся в приказах, распоряжениях и поручениях общества, доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения путем направления им копии приказа, распоряжения и поручения или выписок из этих документов согласно указателю рассылки, составленному исполнителем приказа (распоряжения), а решения (указания), содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, — путем направления копии протокола или выписки из протокола согласно указателю рассылки, составленному исполнителем протокола совещания.

4.3. В резолюции президента (вице-президента) общества по документу первым указывают вице-президента общества, на которого возлагается организация исполнения этого документа, а первым из руководителей подразделений аппарата управления общества указывают руководителя подразделения, на которого возлагается исполнение документа, — ответственного исполнителя. Другие должностные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями документа.

При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово «отв.», «созыв» или «обобщение».

4.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с резолюцией президента общества направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю.

Если резолюция президента общества адресована только вице-президентам общества, то подлинник документа с резолюцией направляется через отдел документационного обеспечения вице-президенту общества, указанному в резолюции первым. Указанный вице-президент определяет ответственного исполнителя, которому через отдел документационного обеспечения направляется на исполнение подлинник документа.

Копию документа с резолюцией президента общества отдел документационного обеспечения направляет соисполнителям, которые подготавливают по ней соответствующие материалы, а также помощнику президента общества или другому работнику Департамента управления делами, подготовившему проект резолюции и осуществляющему контроль за исполнением этого документа.

В случае, если вице-президент общества дает руководителям подразделений аппарата управления общества поручение, необходимое для выполнения резолюции президента общества, рассылку поручения исполнителям осуществляет через экспедицию секретариат соответствующего вице-президента общества.

В аналогичном порядке направляется на исполнение адресованный президенту общества документ, резолюция по которому подписана первым вице-президентом общества.

4.5. Подлинник документа, поступившего в адрес вице-президента общества, после его рассмотрения и подписания резолюции направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю. Копии документа с резолюцией подготавливаются секретариатом вице-президента общества и направляются через отдел документационного обеспечения соисполнителям для подготовки соответствующих материалов.

4.6. Ответственный исполнитель и соисполнители решений (указаний), содержащихся в приказах, распоряжениях, поручениях и протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, определяются аналогично порядку, предусмотренному для резолюции.

4.7. Ответственный исполнитель персонально отвечает за соблюдение срока исполнения документа и качество подготовленного документа. Он дает соисполнителям задания по подготовке необходимых материалов и указывает сроки их представления. При необходимости ответственный исполнитель может также затребовать материалы для исполнения поручения от подразделений аппарата управления общества, которые в поручении не указаны.

Соисполнители отвечают за своевременное представление ответственному исполнителю запрашиваемых материалов (предложений, справок, сведений, других материалов) и их качество. О непредставлении ими таких материалов в срок ответственный исполнитель докладывает вице-президенту общества, организующему исполнение документа.

4.8. Подразделение аппарата управления общества, которое подготавливает проект документа, взаимодействует в ходе этой работы с причастными подразделениями аппарата управления общества и его обособленными структурными подразделениями.

Для обеспечения соответствия проекта документа законодательству Российской Федерации и нормативным документам общества работниками Правового департамента совместно с исполнителем документа проводится экспертная оценка положений разрабатываемого проекта, а также формулировка основных положений проекта для обеспечения юридически правильного и однозначного восприятия содержания документа.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 06.05.2006 № 130)

4.9. Проект документа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован (завизирован) с соответствующими должностными лицами.

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

4.10. Визы согласования документа, подлинник которого остается в обществе (приказ, распоряжение, протокол, поручение, положение, правила, инструкция, телеграмма и др.), проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

При согласовании документа должностным лицом указывается, как правило, его условное (сокращенное) наименование, используемое в телеграфной связи общества, например, ЦД, ЦФ, ЦЮ, Желдоррасчет, ЦФТО.

4.11 Согласование (визирование) документа производится в следующей примерной последовательности:

исполнитель документа;

руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ;

руководители причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества;

вице-президент (вице-президенты) общества, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос. Первый вице-президент общества визирует документ при необходимости после согласования документа с Правовым департаментом;

начальник Правового департамента (при необходимости согласования документа с Правовым департаментом).

Визы согласования рекомендуется размещать, как это показано на примере:

    ЦЮ ______________________________________________  И.О.Фамилия
       (подпись начальника Правового           (дата)

           департамента)

    ЦЗ ______________________________________________  И.О.Фамилия
       (подпись вице-президента общества,      (дата)

     в ведении которого находится
       рассматриваемый вопрос)

    ЦМ ______________________________________________  И.О.Фамилия
       (подпись руководителя причастного        (дата)

           подразделения)

    ЦЛ ______________________________________________  И.О.Фамилия
       (подпись руководителя подразделения,    (дата)

         подготовившего документ

    ЦЛ ______________________________________________  И.О.Фамилия
       (должность и подпись исполнителя        (дата)

             документа)

4.12. Согласование проектов документов производится, как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днем представления его на согласование в подразделение аппарата управления общества.

Проекты приказов, распоряжений и писем (телеграмм), подготовленных по указанию президента (вице-президентов) общества для подписания в срочном порядке, согласовываются причастными должностными лицами в день получения проекта документа на согласование, при этом допускается в виде исключения устное согласование документа с руководителями (заместителями руководителей) отдельных подразделений. В этом случае вместо подписи соответствующего руководителя подразделения делается запись «согласовано по телефону», которая удостоверяется подписью руководителя подразделения, подготовившего проект документа.

Абзац исключен. - Приказ ОАО «РЖД» от 06.05.2006 № 130.

Правовая экспертиза и согласование проекта нормативного документа производится Правовым департаментом, как правило, в срок не более 10 дней.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 06.05.2006 № 130)

Если поступивший на согласование в Правовой департамент проект документа не содержит вопросов, связанных с применением правовых норм, то на таком проекте начальник (заместитель начальника) Правового департамента проставляет (на визовой стороне листа) отметку об этом и удостоверяет своей подписью.

(абзац введен Приказом ОАО «РЖД» от 06.05.2006 № 130)

4.13. Вице-президент общества, организующий работу по подготовке сложного и большого по объему проекта, может устанавливать иные сроки его согласования Правовым департаментом.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 06.05.2006 № 130)

4.14. Руководитель подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества, подготовившего проект документа, должен принимать необходимые меры для своевременного согласования документа с причастными должностными лицами.

4.15. При разногласиях по проекту документа в целом или по его отдельным положениям согласовывающий (визирующий) может изложить на проекте документа или отдельном листе свое замечание, особое мнение, дополнение (с соответствующей мотивировкой). В этом случае он ставит свою подпись с отметкой «С замечаниями» или «Замечания прилагаются». Текст проекта документа при этом не исправляется. Отказ от визирования не допускается.

4.16. Подготовленный для представления на подпись президенту общества проект документа исполнитель передает руководителю секретариата (помощнику) президента общества, который проверяет — при необходимости в присутствии исполнителя — содержание документа, соответствие текста подписного экземпляра тексту визового экземпляра (для письма), полноту его согласования, наличие пояснительной записки (справки), если имеются разногласия по проекту, и правильность оформления и удостоверяет это своей подписью.

В аналогичном порядке руководитель секретариата (советник) вице-президента общества проверяет проект документа, подготовленный для представления на подпись вице-президенту общества.

Если в подготовленном на подпись проекте документа не соблюдены требования настоящей Инструкции по его согласованию и оформлению, руководитель секретариата (помощник) президента общества, руководитель секретариата (советник) вице-президента общества может возвратить такой проект исполнителю для устранения отмеченных недостатков.

4.17. Проект документа представляется исполнителем на подпись вместе с подлинником документа, на основании которого он подготовлен, а также справочными и другими необходимыми материалами, которые должны быть подписаны (завизированы) должностным лицом, ответственным за подготовку представляемого документа, с расшифровкой фамилии и указанием должности.

4.18. Разработанный филиалом или иным обособленным структурным подразделением общества проект нормативного документа общества представляется на подпись президенту (вице-президенту) общества через подразделение аппарата управления общества, в ведении которого находятся изложенные в документе вопросы.

Руководитель указанного подразделения аппарата управления общества организует согласование такого документа с соответствующими должностными лицами и представляет его на подпись в установленном настоящей Инструкцией порядке.

4.19. Подписанные или утвержденные президентом (вице-президентом) общества приказ, распоряжение, поручение, положение, правила, протокол совещания и другой внутренний документ передаются (кроме протокола совещания, проводимого вице-президентом общества, регистрируемого секретариатом этого вице-президента) в отдел документационного обеспечения, который регистрирует их и направляет адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки (Приложение № 5).

4.20. Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный президентом общества, передается в отдел документационного обеспечения, который производит сверку текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрацию и подготовку к отправке.

Отдел документационного обеспечения подготавливает копии подписанного исходящего документа: одну — для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект документа, одну (телеграммы) — для Центральной станции связи, а также для направления в другие подразделения согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный вице-президентом общества, после сверки работником секретариата вице-президента общества текстов подписанного и визового экземпляров документа и его копий передается в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресатам согласно разметке, проставленной на копиях документа (пункты 6.76 и 6.91 настоящей Инструкции).

Если президент или вице-президент общества внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом этих исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр и копии документа.

4.21. Если поступившее в общество поручение из Администрации Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации дано нескольким организациям и общество указано в поручении первым, то оно является головным исполнителем поручения и организует работу других организаций-исполнителей по выполнению этого поручения.

В этом случае общество как головной исполнитель определяет сроки представления материалов другими исполнителями, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

4.22. Срок исполнения документа определяется исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или срока, установленного законодательством Российской Федерации. Срок исполнения документа указывают в резолюции.

4.23 Срок исполнения документа исчисляют в календарных днях. Исчисление сроков исполнения документов начинается:

для документов, поступивших в общество из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, и для внутренних документов общества — с даты подписания (утверждения) документа;

для документов, поступивших в общество из его филиалов и иных структурных подразделений, а также из других организаций, для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан — с даты их поступления.

4.24 Документы подлежат исполнению:

документы высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана конкретная дата исполнения, — в сроки, указанные в этих документах, документы с пометкой «Срочно» или другими аналогичными пометками — в 3-дневный срок, с пометкой «Оперативно» — в 10-дневный срок, остальные документы этих органов — в срок не более одного месяца;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, — не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации — в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы — незамедлительно, а при необходимости получения дополнительных материалов — в срок не позднее 30 дней;

письменные обращения граждан — не позднее 15 дней, а при необходимости дополнительного изучения и проверки — в срок до одного месяца;

обращения организаций по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации — в срок до 10 дней;

решения совета директоров общества и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов) общества, поручения президента (вице-президентов) общества — в срок, указанный в документе, при наличии пометки «Срочно» и других аналогичных пометок — в 3-дневный срок, пометки «Оперативно» — в 10-дневный срок, а если срок не установлен — в срок не более одного месяца;

резолюции президента (вице-президентов) общества «Прошу доложить», «Прошу доложить лично», «Прошу переговорить», данные по докладным запискам должностных лиц общества, — в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) общества не установлен иной срок;

поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации — в 10-дневный срок, если не установлен иной срок;

документы (письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и др.), поступившие из других организаций, — в срок не более одного месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

Срок исполнения документа вносится в АС «Документооборот».

4.25. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должен направить давшему поручение руководителю общества просьбу о продлении срока (с соответствующей мотивировкой).

Сроки исполнения документов с пометками «Срочно», «Оперативно» и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.

4.26. О продлении срока исполнения документа исполнитель незамедлительно информирует отдел документационного обеспечения, работник которого вносит в АС «Документооборот» соответствующие изменения (новый срок, дата его установления, подпись).

4.27. Документ считается исполненным, если рассмотрены по существу поставленные в документе вопросы и даны соответствующие письменные (устные) указания или поставленные вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу, направленные в обособленные структурные подразделения общества, а также в другие организации, и промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

4.28. На документе, исполненном в соответствии с резолюцией президента общества, отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется руководителем секретариата (помощником) президента общества, исполненном в соответствии с резолюцией вице-президента общества — руководителем секретариата (советником) вице-президента общества или помощником президента общества, если им подготавливался проект резолюции вице-президента.

На документе, поступившем в адрес подразделения аппарата управления общества, отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется руководителем подразделения.

4.29. Исполнитель обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки о его исполнении передать документ в службу делопроизводства подразделения.

5.1. Целью контроля исполнения является обеспечение своевременной и качественной подготовки документов, выполнения принимаемых советом директоров общества, правлением общества, президентом и вице-президентами общества решений.

В аппарате управления общества контролю подлежат зарегистрированные входящие, исходящие и внутренние документы (решения), требующие исполнения.

5.2 Контроль исполнения включает:

постановку документа (решения) на контроль;

проверку своевременности доведения документа (решения) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля и направление исполненного документа в дело;

учет и обобщение результатов контроля исполнения;

информирование руководителей о положении дел с выполнением принятых решений и разработку предложений по укреплению исполнительской дисциплины.

5.3. Контроль за исполнением документов (решений) организует в аппарате управления общества начальник Департамента управления делами совместно с руководителями соответствующих подразделений аппарата управления общества.

5.4. В целях обеспечения своевременного исполнения документов (решений) применяется упреждающий (до истечения срока исполнения) контроль, осуществляемый путем рассмотрения руководителем подразделения аппарата управления общества хода их исполнения в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания текущего года, за исключением текущего месяца, — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

5.5. По указанию президента (первого вице-президента) общества подразделениями аппарата управления общества подготавливаются планы исполнения документов, имеющих особо важное значение для общества (программ, решений правления общества по комплексным вопросам развития ОАО «РЖД» и др.), которые предусматривают конкретные мероприятия и поручения руководителям соответствующих подразделений аппарата управления общества, а также обособленных структурных подразделений общества, сроки (этапы) их выполнения.

Указанные планы утверждаются президентом или первым вице-президентом общества.

Контроль за выполнением указанных планов осуществляется посредством проведения специальных проверок отделом инспекции и контроля Департамента управления делами (далее — отдел инспекции и контроля), а также должностными лицами, на которых возлагается контроль за выполнением предусмотренных планом мероприятий и поручений.

5.6. Вице-президенты общества регулярно, не реже одного раза в месяц, рассматривают положение дел с исполнительской дисциплиной в подразделениях аппарата управления общества, находящихся в соответствии с распределением обязанностей в их ведении, и при выявлении недостатков принимают необходимые меры по их устранению.

5.7 В Департаменте управления делами контроль осуществляют:

отдел инспекции и контроля — за исполнением поручений, предусмотренных решениями высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества (включая резолюции президента общества по исполнению этих решений), решениями правления общества и решениями, принятыми на совещаниях, проводимых президентом общества, планами исполнения документов, имеющих особо важное значение для деятельности и развития общества, за исполнением заданий, предусмотренных приказами общества, а также распоряжениями и поручениями, подписанными президентом общества;

секретариат (помощники) президента общества и другие работники Департамента управления делами, подготавливающие проекты резолюций, — за исполнением резолюций (указаний) президента общества по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками «внести предложения», «доложить», «информировать», «подготовить проект документа», а также резолюций вице-президентов общества, проекты которых подготовлены секретариатом (помощниками) президента общества;

секретариаты (советники) вице-президентов общества — за исполнением заданий, предусмотренных распоряжениями и поручениями, подписанными вице-президентами общества, и резолюций (указаний) по рассмотренным ими документам. Руководители секретариатов (советники) также докладывают соответствующим вице-президентам общества о ходе исполнения резолюций (указаний), данных им президентом общества, и информируют о результатах контроля отдел инспекции и контроля;

отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема — за исполнением резолюций (указаний) по обращениям граждан.

5.8. В случае, если решения или поручения, предусмотренные документами высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества, приказами общества и подписанными президентом общества распоряжениями, протоколами и резолюциями, не выполняются в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у руководителя подразделения аппарата управления общества — ответственного исполнителя письменное объяснение о причинах их неисполнения и о принимаемых мерах.

Начальник Департамента управления делами направляет при необходимости докладную записку вице-президенту общества, курирующему указанное подразделение аппарата управления общества.

5.9. Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложены вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на совещаниях у президента общества о состоянии исполнительской дисциплины и ходе выполнения подразделениями аппарата управления общества данных президентом общества поручений, а также о мерах, принимаемых по улучшению исполнительской дисциплины, и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения.

Информацию начальнику Департамента управления делами для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и предложения) еженедельно подготавливает отдел инспекции и контроля.

5.10. В подразделениях аппарата управления общества контроль за исполнением документов (решений) работниками этого подразделения осуществляет служба делопроизводства подразделения.

Руководители подразделений аппарата управления общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и персонально отвечают за состояние исполнительской дисциплины в соответствующем подразделении.

5.11. Исполнители документов обязаны сообщать по запросу работника отдела инспекции и контроля и работника службы делопроизводства подразделения сведения о ходе исполнения документа для внесения их в АС «Документооборот».

Служба делопроизводства подразделения ежедневно проверяет перечень документов, поставленных на контроль в АС «Документооборот», и для принятия оперативных мер представляет по мере необходимости руководителю подразделения аппарата управления общества информацию о документах, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляет данные о ходе исполнения документов (решений), представляемые руководителю подразделения.

5.12. Руководители подразделений аппарата управления общества обязаны лично рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов (решений), не реже одного раза в неделю проводить оперативные совещания по этому вопросу и незамедлительно принимать меры к их исполнению и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов (решений) в подразделении аппарата управления общества организует заместитель руководителя подразделения, на которого возложена эта работа.

5.13. Контроль за исполнением обособленными структурными подразделениями общества документов (решений), а также за ходом рассмотрения другими организациями направленных им документов общества осуществляется подразделениями аппарата управления общества, которые эти документы подготовили.

5.14. Контроль за исполнением документов (решений) осуществляется с применением АС «Документооборот» (программный комплекс АСКИД).

Данные о поставленных на контроль документах (решениях) вводят в АС «Документооборот» работники отдела инспекции и контроля и секретариатов вице-президентов общества, осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (решений).

Данные о документах (решениях), контролируемых секретариатом (помощниками) президента общества, вводят в АС «Документооборот» работники отдела документационного обеспечения.

Данные о поставленных в подразделениях аппарата управления общества на контроль документах (решениях) вводят в АС «Документооборот» работники службы делопроизводства соответствующего подразделения.

5.15. Контрольная база данных АС «Документооборот» систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и по группам документов.

5.16. Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов (решений), изменении сроков исполнения и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) вводится в АС «Документооборот» работниками Департамента управления делами, а также работниками подразделений аппарата управления общества исполнителями документов (решений) ежедневно.

5.17. Исполненный документ (решение) подлежит снятию с контроля. Основанием для снятия документа (решения) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на контроль. На исполненном документе соответствующими работниками Департамента управления делами проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данные об исполнении документа (решения) заносятся в базу данных АС «Документооборот».

Подготовка и оформление управленческих решений

6.1. Управленческая деятельность общества подлежит документированию по установленным правилам с использованием унифицированных форм взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых обществом в пределах своей компетенции.

Ведение бухгалтерской, финансовой, налоговой, статистической, кадровой и другой специализированной документации общества осуществляется в соответствии с правилами и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и нормативными документами общества, регламентирующими ведение такой документации.

6.2. Документы издаются обществом для обеспечения уставной деятельности, а также во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Подготовка документов осуществляется подразделениями аппарата управления общества, а также обособленными структурными подразделениями общества, которые представляют проекты документов через соответствующие подразделения аппарата управления общества.

6.3. Документы общества должны соответствовать законодательству Российской Федерации, быть всесторонне обоснованы и согласованы с причастными должностными лицами.

6.4. При подготовке и оформлении документа необходимо соблюдать установленные обществом правила и требования в целях обеспечения:

юридической силы документа;

использования документа в качестве источника информации, в том числе для справочных и научно-исторических целей;

оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

возможности обработки и тиражирования документа с помощью средств вычислительной и копировальной техники.

Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка и тщательно отредактирован, должен обеспечивать точное и однозначное восприятие содержания документа. Используемые в документе транспортные термины должны соответствовать их значениям (понятиям), принятым на железнодорожном и других видах транспорта.

6.5. Нормативные документы общества разрабатывают, согласовывают и оформляют в соответствии с правилами подготовки нормативных документов, утверждаемыми президентом общества.

Нормативные правовые акты высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, поступающие в общество, доводят при необходимости до аппарата управления общества и его обособленных структурных подразделений путем направления информационных писем (телеграмм) или издания приказов и распоряжений общества.

6.6. Документы общества и его подразделений оформляют, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными на них в определенном порядке.

6.7. Департаментом управления делами создаются и передаются в подразделения аппарата управления общества в электронном виде следующие формы бланков документов общества:

общий бланк ОАО «РЖД»;

бланки конкретных видов документов (приказ, распоряжение, поручение);

бланки протоколов;

бланки писем.

6.8. Докладные и служебные записки должностных лиц общества, пояснительные записки, справки, отчеты подразделений аппарата управления общества, заявления, а также переписку между подразделениями аппарата управления общества оформляют, как правило, на стандартных листах бумаги форматов А4 и А5 с расположением реквизитов в установленном порядке.

6.9. В телеграфной связи общества используются условные (сокращенные) наименования должностных лиц аппарата управления, железных дорог, иных филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» и других организаций, перечень которых разрабатывается Департаментом связи и вычислительной техники совместно с Департаментом управления делами и утверждается президентом (первым вице-президентом) общества.

В текстах нормативных документов, распоряжений, поручений, протоколов, писем применение указанных условных (сокращенных) наименований не допускается. Они могут применяться лишь при оформлении реквизитов «Визы согласования документа», «Отметка об исполнителе», в регистрационном штампе при регистрации документов, при их разметке, в справочных материалах, указателе рассылки и т.п.

6.10. Документы, издаваемые обществом совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляют на стандартных листах бумаги формата А4.

Подготовка и оформление приказа

6.11. Приказами общества оформляются организационно-распорядительные решения по наиболее важным и комплексным вопросам функционирования общества и регулирования хозяйственной деятельности обособленных структурных подразделений общества, которые имеют, как правило, нормативный характер и рассчитаны на длительный срок действия и широкий круг лиц, а также решения по кадровым вопросам.

Приказы могут издаваться также для организации исполнения решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества.

6.12. Приказ оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении № 6.

6.13. Проекты приказов разрабатывают подразделения аппарата управления общества по поручению президента общества или в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их оформление и согласование с заинтересованными подразделениями аппарата управления (обособленными структурными подразделениями) общества возлагается на руководителя подразделения, которое разрабатывает приказ.

6.14. Заголовок приказа должен кратко отражать содержание текста приказа. Печатают заголовок полужирным шрифтом размером № 14. Точку в конце заголовка не ставят.

6.15. Текст отделяют от заголовка межстрочными интервалами 24 — 36 пт и печатают от левой границы текстового поля шрифтом размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт, выравнивая по левой и правой границам текстового поля. Текст печатается с абзаца, то есть с отступа размером 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают наименование этого документа, его дату, номер и заголовок.

Например:

«Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2003 г. № 585 „О создании открытого акционерного общества „Российские железные дороги“ приказываю:».

Допускается приводить текст документа или решения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов (полностью или извлечения из текста).

Констатирующая часть приказа может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и др. и заканчивается словом «приказываю», после которого ставится двоеточие. Если приказ не имеет констатирующей части, то печатается слово «приказываю» с двоеточием, затем — распорядительная часть. Слово «приказываю» печатают строчными буквами вразрядку (2 пт) -«приказываю:».

Распорядительная часть текста должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя и реального срока исполнения каждого действия. В качестве исполнителей определяют должностных лиц общества (с указанием их фамилий и инициалов).

6.16. Если приказ издается по результатам проверки, ревизии или в связи с аварией, нарушением установленных правил технической эксплуатации, оформленными соответствующим документом (актом, заключением, протоколом), то в констатирующей части приказа обстоятельства и причины излагают, как правило, кратко (не более 1,5 страницы).

6.17. Текст приказа, содержащего несколько решений, поручений, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой (после точки текст печатают с прописной буквы).

Пункты подразделяют при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.

6.18. Если приказом предусматривается образование комиссии (рабочей группы), то в ее составе первым указывается председатель комиссии (руководитель рабочей группы), затем его заместитель (заместители) и далее члены комиссии (рабочей группы) в алфавитном порядке независимо от их должности.

6.19. При необходимости в последнем пункте распорядительной части текста указывают должностное лицо общества, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

6.20. Если приказ отменяет или изменяет (дополняет) ранее изданный документ (отдельные его положения), то в распорядительную часть приказа включают соответствующий пункт, который начинают словами «Признать утратившими силу...», «Дополнить...», «Внести в... следующие изменения:», с указанием пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка отменяемого или изменяемого документа. Этот пункт помещают, как правило, в конце распорядительной части приказа.

6.21. Отдельные задания, поясняющие или дополняющие содержание приказа (в том числе включающие цифровые данные), оформляют в виде приложений к приказу, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части приказа должна быть ссылка (как правило, «согласно приложению»). На первой странице приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении (нумерационный заголовок), в котором указывают дату и номер приказа ОАО «РЖД»:

Приложение к приказу ОАО «РЖД» от «__» сентября 2005 г. N __

Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру, на расстоянии межстрочного интервала 36 пт от последней строки текста. Длина черты 3 — 4 см.

Если прилагаемые к приказу документы утверждаются этим приказом (в тексте приказа дается формулировка «Утвердить»), то на первой странице в правом верхнем углу каждого из этих документов проставляют отметку об утверждении (отметку о приложении в этом случае не делают):

УТВЕРЖДЕН приказом ОАО «РЖД» от «__» сентября 2005 г. N __

6.22. Нумерацию страниц приказа, каждого приложения к нему и утверждаемого приказом документа производят отдельно.

Если утверждаемый приказом документ (положение, правила, инструкция и др.) имеет приложения, которые поясняют или дополняют содержание этого документа, нумерация страниц такого документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой).

6.23. Проект приказа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества, соответствующими вице-президентами общества и начальником Правового департамента.

Начальник Департамента управления делами визирует проект приказа перед представлением на подпись президенту общества или лицу, осуществляющему его полномочия.

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

Если в процессе согласования в проект приказа вносят изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

6.24. Виза согласования включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и каждого приложения к нему.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта приказа.

6.25. Если в ходе согласования проекта приказа возникли разногласия, которые не разрешены в рабочем порядке, то руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект приказа, проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений общества (или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу), которые имеют замечания по проекту, и при необходимости представителя Правового департамента.

По вопросам, не урегулированным на совещании, исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания по проекту и мнение подразделения, подготовившего проект, и направляет его с проектом приказа вице-президенту общества, в ведении которого находится этот вопрос.

Если согласие по спорным вопросам и в этом случае не достигнуто, проект приказа рассматривает первый вице-президент общества и представляет на подпись в одобренной им редакции, о чем указывается в пояснительной записке к проекту.

6.26. Руководитель подразделения аппарата управления общества, который имеет замечания по проекту приказа в целом или по его отдельным положениям, может изложить свое мнение с соответствующей мотивировкой на проекте приказа или отдельном листе. В этом случае он проставляет свою подпись (визу), рядом с которой пишет: «С замечаниями» или «Замечания прилагаются».

6.27. К проекту приказа, представляемого на подпись, должны прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект, и при необходимости документы (копии документов), на которые имеется ссылка в подготовленном проекте приказа.

Если проект приказа подготовлен в инициативном порядке (при необходимости и в других случаях), к нему прилагают пояснительную записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его принятия, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений.

6.28. Приказы подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

Подпись включает должность лица, подписавшего приказ, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

6.29. Приказы по личному составу подписываются президентом общества (лицом, осуществляющим его полномочия), а также вице-президентом общества, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся кадровые вопросы.

Тексты приказов по личному составу, связанных с назначением, освобождением, перемещением, увольнением, командированием работников, начинаются, как правило, с обозначения (глаголом в неопределенной форме) действия, которое необходимо произвести: назначить, освободить, уволить, перевести, принять, командировать, предоставить отпуск и др. Затем указывают фамилию, инициалы работника (в приказах о приеме на работу — имя и отчество полностью) и его должность.

6.30. На экземпляре приказа, подготовленном к тиражированию (размножению), проставляется печать отдела документационного обеспечения, а личная подпись президента общества не приводится.

Размноженные экземпляры приказа отдел документационного обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем. Копию приказа в обязательном порядке направляют в Правовой департамент, а также, за исключением приказа по личному составу, в отдел инспекции и контроля.

6.31. Совместные приказы общества и других организаций печатают на стандартных листах бумаги формата А4 (без использования бланков).

При оформлении совместного приказа наименования общества и другой организации располагают на одном уровне.

6.32. Подразделения аппарата управления общества в рамках установленной компетенции могут издавать приказы во исполнение нормативных документов общества или для осуществления своей исполнительной деятельности исходя из задач и функций подразделения, а также приказы по личному составу в пределах предоставленных руководителям подразделений полномочий.

Подразделения аппарата управления общества создают и изготовляют бланки приказа подразделения на основе образца бланка приказа, приведенного в Приложении № 7.

Подготовка и оформление распоряжения

6.33. Распоряжениями общества оформляются решения по отдельным вопросам преимущественно оперативного характера, связанным с уставной деятельностью общества, а также с исполнением решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества, правления общества и нормативных документов общества.

Распоряжения могут содержать отдельные предписания общего характера и длительного действия.

Распоряжение оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении № 8.

6.34. Подготовку проектов распоряжений осуществляют подразделения аппарата управления общества, а также обособленные структурные подразделения общества по поручению президента и вице-президентов общества или в инициативном порядке.

6.35. Заголовок распоряжения должен кратко отражать содержание текста распоряжения. Заголовок печатается полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится.

Текст распоряжения, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть завершается двоеточием (слово «приказываю» в распоряжениях не употребляют). Распоряжение может не иметь констатирующей части.

Распорядительная часть текста содержит предписываемые действия с указанием исполнителей (должность, фамилия и инициалы) и сроки исполнения.

6.36. Проект распоряжения, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества.

Проект распоряжения, представляемого на подпись президенту общества, визирует также вице-президент (вице-президенты) общества, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Если проект распоряжения содержит вопросы, решение которых связано с применением правовых норм, то такой проект согласовывается с Правовым департаментом.

Абзац исключен. - Приказ ОАО «РЖД» от 06.05.2006 № 130.

Урегулирование разногласий по проекту распоряжения производят в порядке, установленном для проекта приказа.

При наличии приложений к распоряжению каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект документа, а также руководителями (заместителями руководителей) подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания. Оформление приложений к распоряжению производится аналогично оформлению приложений к приказу.

Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения и каждого приложения к нему.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта распоряжения шрифтом размером № 8 — 10.

6.37. Распоряжения подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

Распоряжения по отдельным вопросам оперативного характера могут подписываться также вице-президентами общества, в ведении которых находятся эти вопросы. Если проект распоряжения содержит поручения руководителям подразделений аппарата управления общества, курируемых другими вице-президентами общества, то такой проект должен быть согласован с этими вице-президентами.

6.38. На экземпляре распоряжения, подготовленном к тиражированию (размножению), проставляется печать отдела документационного обеспечения, а подпись президента (вице-президента) общества не приводится.

Размноженные экземпляры распоряжения отдел документационного обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем.

Подготовка и оформление поручения

6.39. Поручением президента (вице-президентов) общества даются задания и указания по решению текущих вопросов, разработке предложений по результатам совещаний, рабочих встреч, командировок, а также по подготовке документов, докладов и других материалов.

В поручениях в качестве исполнителей указывают должностных лиц общества, в функции (обязанности) которых входит решение поставленных вопросов. При необходимости поручения могут быть направлены для сведения и другим должностным лицам (например: + Иванову И.И.).

Поручение оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении № 9.

6.40. Проекты поручений президента и вице-президентов общества подготавливают и визируют соответственно руководитель секретариата (помощник) президента общества и руководитель секретариата (советник) вице-президента общества.

Если проект поручения президента (вице-президента) общества подготовлен подразделением аппарата управления общества, его визируют руководитель этого подразделения и руководитель соответствующего секретариата (помощник, советник). Руководители секретариатов (помощники, советники) президента и вице-президентов общества могут при необходимости потребовать, чтобы проект поручения был завизирован также другими должностными лицами.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта поручения.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта поручения шрифтом № 8 — 10.

6.41. Подписанное президентом общества поручение регистрирует отдел документационного обеспечения, который изготавливает необходимое количество копий и передает их в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подписанное вице-президентом общества поручение регистрирует секретариат этого вице-президента. Необходимое количество изготовленных исполнителем (лицом, подготовившим проект поручения) копий передается в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подготовка и оформление протокола

6.42. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых президентом и вице-президентами общества, а также руководителями подразделений аппарата управления общества, оформляют протоколами.

Протокол оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении № 10.

Протоколами также оформляются решения, принимаемые на совместных заседаниях правления, комиссий, советов ОАО «РЖД» и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей общества с руководителями субъектов Российской Федерации, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Образец составления протокола рабочей встречи президента общества и руководителя субъекта Российской Федерации приведен в Приложении № 11.

6.43. Протоколами не могут оформляться решения о назначении, освобождении, увольнении и привлечении к дисциплинарной ответственности работников общества. Такие решения оформляют в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.44. Организация совещаний, проводимых президентом общества, возлагается на Департамент управления делами, проводимых вице-президентами общества, — на их секретариаты, проводимых руководителями подразделений аппарата управления общества, — на работников этих подразделений.

6.45. Материалы к совещаниям, проводимым президентом или вице-президентами общества, подготавливает подразделение аппарата управления общества, на которое возложена эта работа, с участием причастных подразделений.

Подготовленный проект протокола (или предложения для включения в проект протокола в случае оперативного рассмотрения вопросов), завизированный исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, направляется вместе с другими материалами к совещанию в Департамент управления делами (секретариаты соответствующих вице-президентов общества) не позднее чем за 2 дня до даты совещания. Проект протокола заблаговременно, до начала совещания передается исполнителем также причастным должностным лицам, которым в проекте предусмотрены поручения, задания.

6.46. Проект протокола совещания, проводимого президентом общества, оформляется Департаментом управления делами, проводимого вице-президентом общества, — подразделением аппарата управления общества, которое осуществляло подготовку материалов к этому совещанию. Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней со дня проведения совещания.

6.47. Проект протокола, подготовленный на подпись с учетом состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и решений, принятых председательствующим на совещании, должен быть завизирован исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект протокола. По указанию председательствующего проект протокола визируется также другими должностными лицами, которым в проекте предусмотрены поручения, задания.

Проект протокола совещания, проводимого президентом общества, визирует также вице-президент общества, в ведении которого находится рассматриваемый на совещании вопрос, а также вице-президент общества, который дорабатывал по указанию президента общества проект протокола.

6.48. Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта протокола.

6.49. В протоколе сначала указывают должностных лиц, принимавших участие в совещании. Слово «Присутствовали» печатают от границы левого поля, подчеркивают, после слова ставят двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12 — 24 пт печатают наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12 пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатают в алфавитном порядке независимо от должности.

Допускается оформлять список присутствующих на совещании (с указанием должностей, фамилий и инициалов) в виде приложения.

Если совещание проходило не в г. Москве, то через межстрочный интервал 24 пт после реквизита «Вид совещания» указывают по центру листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).

Дату, оформляемую словесно-цифровым способом, и номер протокола печатают справа.

6.50. Основная часть протокола включает в себя вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения и печатается шрифтом размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, название вопроса, которое печатается центрованным способом, начинается, как правило, с предлога «О» («Об»).

Под названием проводят сплошную черту. Под чертой в скобках через межстрочный интервал 12 пт печатают фамилии должностных лиц, выступавших на совещании по этому вопросу.

6.51. Решения (поручения), принятые по каждому рассматриваемому на совещании вопросу, излагают в протоколе в виде отдельных пунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, и адресуют соответствующим должностным лицам общества (вице-президентам общества, руководителям подразделений аппарата управления и обособленных структурных подразделений общества).

Пункты подразделяют при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.

Принятые на совещании решения (поручения), требующие срочного исполнения, должны быть доведены до исполнителей незамедлительно (до оформления и рассылки протокола) для организации их выполнения в установленные сроки. Доведение этих решений (поручений) до исполнителей производится подразделением аппарата управления общества, на которое возложена подготовка совещания.

Если к протоколу прилагают какие-либо материалы, то об этом делается соответствующая запись в протоколе.

Подпись отделяют от текста межстрочным интервалом 36 пт. Она включает наименование должности председательствующего на совещании, личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).

6.52. Подписанный президентом общества протокол совещания регистрирует отдел документационного обеспечения, который также изготавливает необходимое количество копий и передает их в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подписанный вице-президентом общества протокол совещания регистрирует секретариат этого вице-президента. Необходимое количество изготовленных исполнителем копий передается в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки. В обязательном порядке протокол направляют в секретариат президента общества.

6.53. Если на совещании рассматривалось несколько вопросов, то адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.

Выписки из протокола заверяют без воспроизведения подписи председательствующего на совещании.

6.54. Оформление протокола совещания, проводимого руководителем подразделения аппарата управления общества, производится аналогично оформлению протокола совещания у президента (вице-президента) общества.

6.55. Подготовка протоколов заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в соответствии с положениями об этих органах или их регламентами.

Оформление протокола заседания правления общества производится на бланке установленной формы. Образец оформления протокола приведен в Приложении № 12.

Подготовка и оформление письма

6.56. Служебное или деловое письмо применяется в управленческой деятельности для осуществления информационного обмена с организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Письма могут использоваться для доведения до подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества сведений официального характера, разъяснений о применении нормативных правовых актов и документов, а также указаний по вопросам деятельности этих подразделений в рамках установленных производственно-финансовых планов и заданий, в пределах полномочий должностного лица, подписывающего письмо.

Письма общества оформляются на бланках установленной формы, образцы которых приведены в Приложениях № 13 - 15.

Оформление писем производится:

за подписью президента общества — на бланке письма ОАО «РЖД» с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО «РЖД» с продольным расположением реквизитов, на бланке письма президента ОАО «РЖД»;

за подписью вице-президентов общества — на бланке письма ОАО «РЖД» с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО «РЖД» с продольным расположением реквизитов, на бланках письма первого вице-президента ОАО «РЖД», старшего вице-президента ОАО «РЖД» и вице-президента ОАО «РЖД» соответственно.

Бланк письма с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем по производственно-финансовым и другим вопросам уставной деятельности общества (письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-просьба и др.), а также для оформления сопроводительных, информационных, гарантийных и других аналогичных писем.

Бланк письма с продольным расположением реквизитов рекомендуется использовать для оформления писем, содержащих приглашение, выражение благодарности, а также писем-поздравлений, извещений и других аналогичных писем размером не более одной страницы.

Бланк письма президента (вице-президента) общества обычно используется по его усмотрению для оформления письма в адрес конкретного должностного лица другой организации.

6.57. Оформление писем за подписью руководителей подразделений аппарата управления общества производится на бланке письма департамента (управления) ОАО «РЖД», образец которого приведен в Приложении № 16, а за подписью руководителей обособленных структурных подразделений общества на бланке соответствующего подразделения (Приложение № 17).

6.58. Содержание писем должно отвечать по существу на вопросы, которые поставлены в обращениях и запросах, поступивших в общество.

6.59. Письма могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, руководителям или иным должностным лицам, а также физическим лицам.

В состав реквизита «Адресат», который указывают в правом верхнем углу первого листа письма (первую строку печатают на уровне наименования общества в угловом штампе бланка), входят наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилия получателя (при адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией).

6.60. Составные части реквизита «Адресат» — наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилию должностного лица, почтовый адрес — печатают с новой строки через межстрочный интервал 12 пт. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации И. О. Фамилия

Каждую составную часть реквизита «Адресат» рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт.

6.61. При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименование пишут в именительном падеже. Например (наименования организаций, их адреса, фамилии и инициалы лиц являются условными):

Министерство транспорта Российской Федерации

6.62. Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в компетенцию этого должностного лица. При этом наименование организации пишут в именительном падеже, а наименование должности и фамилию — в дательном. Например:

Транспортное агентство «Логистика и транспорт»

                                 Начальнику финансового отдела
                                 И.И.Иванову

Если письмо адресуют руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например:

Заместителю генерального директора ОАО «Грузовая транспортная компания» П. П. Петрову

6.63. Если в состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, то сначала указывают наименование организации, затем ее почтовый адрес, например:

Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

На письмах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы, а также филиалы общества, их адрес не указывают.

6.64. При адресовании письма президенту (вице-президенту) общества наименование его должности включает сокращенное наименование общества — ОАО «РЖД», например:

Президенту ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

или

Вице-президенту ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

При адресовании письма другим должностным лицам общества (руководителям департаментов, управлений, обособленных структурных подразделений) допускается не указывать наименование общества, например:

Начальнику Департамента коммерческой работы в сфере грузовых перевозок И. О. Фамилия

или

Начальнику Центра управления перевозками И. О. Фамилия

6.65. При адресовании письма руководителю (должностному лицу) филиала или иного обособленного структурного подразделения общества его наименование пишут без указания статуса этого подразделения в обществе (то есть не надо указывать, что железная дорога или проектный институт является филиалом ОАО «РЖД»). Например:

Начальнику Московской железной дороги И. О. Фамилия

или

Директору Иркутского проектно- изыскательского института И. О. Фамилия

6.66. Если письмо адресуют физическому лицу, то сначала указывают его фамилию, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:

Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

6.67. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово КОПИЯ перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Каждый экземпляр отправляемого письма должен быть подписан.

6.68. Письмо должно иметь краткий заголовок, раскрывающий содержание письма. Если в письме содержится несколько вопросов, то его заголовок должен быть сформулирован обобщенно. Заголовок письма печатают строчными буквами от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал 12 пт, точку в конце заголовка не ставят.

Письма — ответы на обращения граждан заголовка не имеют.

6.69. Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. В одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагают причину или основание подготовки письма, приводят ссылки на документы, являющиеся причиной или основанием подготовки письма. Во второй части излагают просьбы, предложения, выводы.

Текст письма печатают, как правило, шрифтом размером № 14, с межстрочным интервалом 18 пт.

6.70. В письме, оформленном на бланке президента или вице-президента общества, текст излагают от первого лица единственного числа: «Прошу обеспечить...», «Направляю проект постановления...».

В письме, оформленном на бланке общества (или на бланке подразделения аппарата управления общества), текст излагают от первого или третьего лица единственного числа или первого лица множественного числа: «Прошу выделить...», «Направляю материалы...», «ОАО „РЖД“ считает...», «Департамент управления финансами сообщает...», «Просим направить...».

6.71 Письмо может иметь приложения.

Отметку о наличии приложений к письму печатают (между текстом и подписью) через межстрочный интервал 18 — 24 пт от последней строки текста письма. Слово «Приложение» печатают с новой строки, с отступа 1,25 см от левого края поля, после него ставят двоеточие и через межстрочный интервал 12 пт печатают текст отметки.

Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма есть ссылка, то отметку о нем оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, на которые ссылки в тексте нет, то перечисляют их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта «Документация внешнеторговая» на 5 л. в 2 экз.

            2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 22.09.2005 № 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если письмо направляют в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметку оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывают. Например:

Приложение: 2 журнала.

При большом количестве приложений составляют их опись, а в конце письма указывают:

Приложение: согласно описи, на 48 л.

Приложения, которые поясняют или дополняют содержание письма, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги формата А4, завизированы и иметь все необходимые для прилагаемого документа реквизиты.

Нумерацию страниц письма и страниц приложений производят отдельно.

6.72. Письма подписываются должностными лицами общества в соответствии с их полномочиями.

Письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

6.73. Проект письма, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован с причастными должностными лицами. Согласование оформляется визами, проставляемыми на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта письма.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и визового экземпляра проекта письма. При проставлении отметки об исполнителе на лицевой стороне листа ее печатают шрифтом размером № 8 — 10, на оборотной стороне — шрифтом размером № 14.

6.74. При оформлении письма на бланке ОАО «РЖД» в реквизите «Подпись» указывают сокращенное наименование общества, например:

Президент ОАО «РЖД» (личная подпись) И. О. Фамилия

При оформлении письма на бланке президента (вице-президента) ОАО «РЖД» наименование должности перед подписью не указывают.

При оформлении письма на бланке департамента (управления) общества в реквизите «Подпись» не указывают наименований подразделения и общества. Например, на бланке Департамента анализа конъюнктуры рынка подпись оформляется:

Начальник департамента (личная подпись) И. О. Фамилия

Если руководитель соответствующего подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества является членом правления общества, то это может быть указано при оформлении его подписи на бланке департамента (управления) или филиала ОАО «РЖД»:

Начальник департамента, член правления ОАО «РЖД» (личная подпись) И. О. Фамилия

или

Начальник железной дороги, член правления ОАО «РЖД» (личная подпись) И. О. Фамилия

При оформлении письма на стандартном листе бумаги (без использования бланка) наименования общества и подразделения аппарата управления общества включаются в состав наименования должности подписывающего, например:

Начальник Департамента корпоративных финансов ОАО «РЖД» (личная подпись) И. О. Фамилия

6.75. При подготовке письма за подписью президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма и визовой экземпляр.

После подписания президентом общества письма и его регистрации отдел документационного обеспечения рассылает подготовленные им копии письма (на стандартном листе бумаги без использования бланка) согласно составленной исполнителем рассылке.

6.76. При подготовке письма за подписью вице-президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма, визовой экземпляр и копии проекта письма (на стандартном листе бумаги без использования бланка): одна — для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект письма, одна — для секретариата вице-президента общества, который подписывает данное письмо, а также необходимое количество копий для направления в другие подразделения.

На копиях проекта письма за подписью вице-президента общества исполнитель проставляет в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование подразделения-получателя, а также подтверждает соответствие текста копий подлиннику документа, проставляя в центре листа ниже реквизита «Подпись» заверительную надпись «Верно» и свою подпись.

с зарубежными корреспондентами

6.77. При переписке общества с руководителями организаций железнодорожного транспорта (железных дорог) иностранных государств, в том числе государств — участников Содружества Независимых Государств, письма направляются за подписью президента общества (лица, осуществляющего его полномочия) или вице-президента общества, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся вопросы международных связей.

Подготавливаемые подразделениями аппарата управления общества проекты писем для направления зарубежным адресатам после согласования с причастными подразделениями аппарата управления общества должны быть согласованы с Департаментом международных связей.

6.78. Переписку по оперативным вопросам, связанным с перевозкой грузов и пассажиров, использованием и ремонтом локомотивов, вагонов и контейнеров, осуществлением взаиморасчетов между обществом и организациями железнодорожного транспорта (железными дорогами) государств — участников Содружества Независимых Государств, работой межгосударственных пунктов пропуска поездов и обеспечением движения поездов в условиях чрезвычайных ситуаций, подразделения аппарата управления общества могут вести в пределах своей компетенции непосредственно с соответствующими подразделениями организаций железнодорожного транспорта этих государств и Дирекцией Совета по железнодорожному транспорту государств — участников Содружества.

Оперативную переписку с железными дорогами иностранных государств по вопросам прицепки вагонов к международным пассажирским поездам может вести начальник (заместитель начальника) Департамента дальних пассажирских перевозок.

6.79. Письма, направляемые иностранным организациям (должностным лицам), находящимся за границей, печатают на бланках общества для зарубежной переписки (образец бланка письма для переписки с зарубежными корреспондентами приведен в Приложении № 18) или на стандартном листе бумаги формата А4.

На отправляемых за границу письмах проставляют исходящий номер документа и дату отправления, а штампы, печати и отметку об исполнителе не проставляют.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа визового экземпляра письма, остающегося в деле.

6.80. Реквизит «Адресат» включает инициал имени (имя) и фамилию, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны.

Если письмо адресуют организации, то сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуют должностному лицу организации, то сначала указывают инициал имени (имя), фамилию, должность, наименование организации, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу первого листа письма и пишут компактно, без разрядки и подчеркиваний. Составные части реквизита выравнивают по левой его границе. С учетом практики переписки с конкретными адресатами допускается располагать реквизит «Адресат» в левом верхнем углу первого листа письма.

Дату письма и регистрационный номер проставляют в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке документа. Дату оформляют словесно-цифровым способом.

6.81. Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Письмо начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке могут использоваться, в частности, следующие обращения:

«Уважаемые господа» — к организации в целом;

«Уважаемый господин Блэк»;

«Уважаемая госпожа Смит»;

«Уважаемый господин Председатель (Директор)» — к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

Письмо может заканчиваться следующими фразами: «С глубоким уважением», «С уважением», «Наилучшие пожелания», после которых ставится запятая, затем проставляется подпись.

6.82. В деловой переписке подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Подпись располагается под текстом документа (или под отметкой о наличии приложения).

В подписи на письмах, адресуемых частным лицам, не указывают должность подписывающего и не расшифровывают подпись, а указывают только наименование подразделения аппарата управления общества. Например: Департамент дальних пассажирских перевозок ОАО «РЖД».

Письма в адрес частных лиц печатают на стандартном листе бумаги формата А4.

6.83. Отметку о наличии приложения располагают под текстом письма и оформляют в порядке, предусмотренном пунктом 6.71 настоящей Инструкции.

Подготовка и оформление телеграммы

6.84. В виде телеграммы передают задания и указания по решению оперативных вопросов эксплуатационно-производственной деятельности в пределах полномочий должностного лица, подписавшего телеграмму, тексты подписанных в установленном настоящей Инструкцией порядке приказов, распоряжений, протоколов и других документов общества, подлежащих незамедлительной доставке адресату, а также информацию, необходимую для обеспечения текущей деятельности обособленных структурных подразделений общества.

Телеграммой не могут решаться вопросы, требующие издания соответствующего нормативного документа.

Телеграмма оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении № 19.

6.85. Телеграммы за подписью президента и вице-президентов общества, других должностных лиц общества, которым предоставлено право подписи служебных телеграмм, должны содержать отметку о виде телеграммы, адрес, текст, подпись должностного лица, дату, регистрационный (подписной) номер и отметку об исполнителе.

Визы согласования проставляют на оборотной стороне подлинника телеграммы, отметку об исполнителе — в левом нижнем углу лицевой стороны подлинника телеграммы.

6.86 В адресе телеграммы необходимо указывать:

для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на территории Российской Федерации, — пункт назначения, условное (сокращенное) наименование железной дороги, полное или условное (сокращенное) наименование адресата (подразделения, должностного лица). Например: «Новосибирск З-Сиб М, НОД, ДС».

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом всем или нескольким филиалам общества к ней прилагается составленный исполнителем указатель рассылки с адресами получателей, включающий также подразделения аппарата управления общества, филиалы и иные организации, расположенные в г. Москве, которым копии телеграмм доставляются через экспедицию или направляются почтовой связью. В этом случае исполнитель в указателе рассылки или на телеграмме делает отметку (проставляет подпись), подтверждающую отправление им копии телеграммы адресатам, расположенным в г. Москве, через экспедицию или почту;

для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на территории других государств — участников Содружества Независимых Государств, — пункт назначения, полное или условное (сокращенное) наименование железной дороги, полное наименование адресата (подразделения, должностного лица). Например: «Ташкент Государственная акционерная железнодорожная компания „Узбекистан Темир Йуллари“ Начальнику информационно-вычислительного центра»;

для других юридических и физических лиц — полный адрес, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата.

При направлении телеграмм главам законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах указывают полный адрес, наименование должности, инициалы и фамилию.

6.87. Текст телеграммы излагают кратко и печатают шрифтом № 14 на лицевой стороне бланка без переноса слов и исправлений. Текст не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц. Вставки в напечатанном тексте не допускаются. Числа пишутся арабскими цифрами и при необходимости могут быть написаны прописью. Не допускается помещать в телеграммах таблицы, писать римские цифры и другие обозначения, не воспроизводимые телеграфным аппаратом. Если телеграмма является ответом на поступивший документ, то дается ссылка на его дату и номер.

6.88. Подпись включает полное или условное (сокращенное) наименование должностного лица, личную подпись (инициалы и фамилия) и отделяется от последней строки текста межстрочным интервалом 24 — 36 пт.

6.89. Дату и регистрационный (подписной) номер проставляют от левой границы текстового поля на 24 — 36 пт ниже наименования должности лица, подписавшего телеграмму.

6.90. При подготовке телеграммы за подписью президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра телеграммы с визами согласования. После подписания копию телеграммы для Центральной станции связи готовит отдел документационного обеспечения.

6.91. При подготовке телеграммы за подписью вице-президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра телеграммы с визами согласования и копии проекта телеграммы: одну — для Центральный станции связи, одну — для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект телеграммы, одну — для секретариата вице-президента общества, который подписывает данную телеграмму, а также необходимое количество копий для направления в другие подразделения.

На копиях проекта телеграммы исполнитель проставляет в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование подразделения-получателя, а также подтверждает соответствие текста копий подлиннику документа, проставляя в центре листа ниже реквизита «Подпись» заверительную подпись «Верно» и свою подпись.

6.92. На принятой к отправке телеграмме и на ее копии (ксерокопии) телеграфист проставляет служебный заголовок и расписывается в приеме.

Подлинники телеграмм, отправленных за подписью президента и вице-президентов общества, Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения (копии телеграммы остаются на Центральной станции связи).

6.93. Подлинник телеграммы, отправленной за подписью руководителя подразделения аппарата управления общества, после проставления телеграфистом служебного заголовка и расписки о приеме возвращают исполнителю, а передачу телеграммы производят по копии (ксерокопии), которая остается на Центральной станции связи.

пояснительной и объяснительной записок, справки

6.94. Докладная записка адресуется президенту (вице-президенту) общества, руководителю подразделения аппарата управления общества или руководителю вышестоящего органа и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности общества, выполнении заданий по командировке, проверке, ревизии (с выводами и предложениями).

Докладная записка составляется как по инициативе работника аппарата управления общества, так и по указанию президента (вице-президента) общества, руководителя подразделения аппарата управления общества. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки, как правило, состоит из описательной и заключительной частей. В описательной части излагается суть поднятого в записке вопроса, приводятся ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку. В заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы. Рекомендуется заканчивать докладные записки фразами: «Докладываю в порядке информации», «Прошу Вашего решения» и другими (в зависимости от содержания).

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: «Данное предложение согласовано (поддерживается) начальниками департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О.» или «Заключение подготовлено с учетом мнения...»).

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется президенту (вице-президенту) общества.

Докладная записка вице-президента общества на имя президента общества регистрируется отделом документационного обеспечения.

Докладная записка представляется президенту общества начальником Департамента управления делами или руководителем секретариата президента общества.

Резолюция президента общества по изложенным в докладной записке вопросам ставится руководителем его секретариата (помощником) на контроль, при этом устанавливается срок выполнения, если он не указан президентом общества.

6.95. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но составляется должностным лицом одного подразделения аппарата управления общества на имя должностного лица другого подразделения (или одним вице-президентом общества на имя другого вице-президента).

Текст служебной записки состоит, как правило, из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и др.

6.96. Пояснительная записка составляется для разъяснения содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта приказа общества или иного нормативного документа, программы, сметы, плана, заявки и др.), обоснования целесообразности издания документа.

В пояснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведенной экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Пояснительная записка подписывается руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ.

6.97. Докладная и служебная записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, дату, регистрационный номер.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне подлинника записки. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника записки.

Образцы докладной и пояснительной записок приведены в Приложениях № 20 и 21.

6.98. В объяснительной записке автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу общества в связи с невыполнением задания, поручения, обязательства или совершением несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для общества.

6.99. Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности общества, его филиалов и других обособленных структурных подразделений, а также для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу.

В названии справки должно быть кратко отражено существо вопроса, о котором пойдет речь. В названии справки может быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

Типовые справки, например о работе, доходах работника, рекомендуется оформлять на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом. Справка подписывается уполномоченным на то лицом общества и заверяется печатью.

6.100. Доверенность — документ, подтверждающий право юридического или физического (должностного) лица представлять интересы доверителя и/или совершать определенные этим документом действия.

6.101. Доверенности от имени общества выдаются на право заключения договоров (соглашений, контрактов), на проведение сделок с имуществом общества, финансовых сделок, на получение товарно-материальных ценностей, представительство перед любыми третьими лицами от имени общества, ведение дел в судебных органах и др.

Доверенность от имени общества оформляется на общем бланке ОАО «РЖД», образец которого приведен в Приложении № 22.

Порядок выдачи, отмены, регистрации, учета и хранения доверенностей устанавливается положением, утверждаемым президентом общества.

6.102. Проект доверенности подготавливается в 2 экземплярах — подписной и визовой.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра доверенности.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа визового экземпляра доверенности.

На подписном экземпляре доверенности визы согласования и отметка об исполнителе не проставляются.

7.1. В обществе рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее — обращения граждан).

Обращения граждан могут поступать в общество по почтовой связи, по каналам электронной почты и факсимильной связи, а также в устной форме:

предложения — обращения, направленные на улучшение деятельности общества, обособленных структурных подразделений общества;

заявления — обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан;

жалобы — обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями (бездействием) либо решениями должностных лиц общества, обособленных структурных подразделений общества.

7.2. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также решениями общества, изданными во исполнение этих актов.

7.3. Обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, организацию контроля исполнения, а также ведение их централизованного учета осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами (далее — отдел по работе с обращениями граждан).

Отдел по работе с обращениями граждан проводит анализ (обобщение) вопросов, поставленных гражданами в обращениях и на личных приемах, и подготавливает соответствующую информацию для президента и вице-президентов общества и предложения по улучшению работы с обращениями граждан.

7.4. Письменные обращения граждан Российской Федерации, граждан государств — участников Содружества Независимых Государств и других иностранных государств, поступившие в адрес президента и вице-президентов общества, общества без указания конкретного адресата, а также обращения граждан, полученные при их приеме и во время командировок должностных лиц общества, регистрирует отдел по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения граждан, поступившие в подразделения аппарата управления общества, регистрируются этими подразделениями отдельно от других документов.

7.5. Письменные обращения граждан, поступившие в общество из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, регистрируются отделом документационного обеспечения и направляются на рассмотрение и исполнение в порядке, установленном настоящей Инструкцией (в резолюции по этим поручениям предусматривают направление копии обращения отделу по работе с обращениями граждан).

7.6. Отдел по работе с обращениями граждан регистрирует письменные обращения граждан путем проставления в правом верхнем углу первого листа обращения отметки о поступлении в общество (регистрационного штампа), включающей индекс этого отдела, присвоенный обращению порядковый номер и дату его поступления.

На каждое письменное обращение граждан заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК).

7.7. В случае получения повторного обращения гражданина обращению присваивают тот же номер регистрации, что и первоначальному, на лицевой стороне РКК вверху указывают, что обращение является повторным, а в графе РКК «Краткое содержание» указывают, кому направлено на решение первоначальное обращение.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

7.8. Дубликатом обращения считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в общество, или обращения с одинаковым текстом.

Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не подлежат и направляются в дело с согласия начальника отдела по работе с обращениями граждан. Если они поступили из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской федерации, от членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы и не взяты ими на контроль, заявителю направляют повторный ответ.

Все дубликаты обращений регистрируют под тем же номером, что и первоначальные обращения. При этом в РКК после номера обращения указывают дату его поступления.

Анонимные обращения (без подписи автора, указания фамилии и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные выражения, как правило, не рассматриваются.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях пересылаются в соответствующие правоохранительные органы.

7.9. Зарегистрированные письменные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов начальник отдела по работе с обращениями граждан докладывает президенту и вице-президентам общества или направляет с сопроводительным письмом (вместе с РКК) для рассмотрения в подразделения аппарата управления общества, в ведении которых находятся поставленные вопросы.

В проекте резолюции президента и вице-президентов общества, содержащей поручения по письменному обращению гражданина, указывают срок исполнения поручения, порядок направления автору обращения ответа, а при необходимости и доклада (информации) о результатах рассмотрения.

Не допускается направлять обращения граждан для их рассмотрения и (или) ответа тем должностным лицам, решения или действия (бездействие) которых обжалуются.

7.10. Письменные обращения граждан по вопросам, отнесенным к компетенции обособленных структурных подразделений общества, не требующие доклада президенту и вице-президентам общества, направляют в срок не позднее 5 дней с даты их поступления с сопроводительным письмом за подписью начальника отдела по работе с обращениями граждан (или за подписью руководителя подразделения аппарата управления общества, если обращение рассматривается соответствующим подразделением) на рассмотрение в обособленное структурное подразделение общества, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с обязательным уведомлением об этом автора обращения.

7.11. Решения по письменным обращениям граждан, поступившим в общество, должны быть приняты в срок до одного месяца со дня поступления. По письменным обращениям граждан, не требующим дополнительного изучения и проверки, решения должны быть приняты в срок не более 15 дней со дня поступления.

Обращения военнослужащих рассматриваются в первоочередном порядке.

В случае, когда для рассмотрения обращений граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен, но не более чем на один месяц, руководителем, давшим поручение, или по согласованию с начальником Департамента управления делами — руководителем подразделения аппарата управления общества, у которого обращение находится на исполнении. О продлении срока рассмотрения сообщают автору обращения и в отдел по работе с обращениями граждан.

7.12. О результатах рассмотрения письменного обращения подразделением аппарата управления общества руководитель этого подразделения извещает автора обращения, как правило, в письменной форме.

При уведомлении автора письменного обращения в устной форме делают отметку на первом листе письменного обращения или на отдельном листе с указанием даты уведомления.

7.13. Письма — ответы на обращения граждан, подписанные президентом и вице-президентами общества, отправляют через отдел документационного обеспечения, где им присваивают соответствующие регистрационные номера. Визовые экземпляры этих писем передают для хранения в подразделение аппарата управления общества, в котором находится подлинник обращения гражданина.

7.14. Передачу зарегистрированных отделом по работе с обращениями граждан письменных обращений граждан из одного подразделения аппарата управления общества в другое производят по согласованию с начальником отдела по работе с обращениями граждан.

7.15. Письменные обращения граждан, переданные президенту общества во время его командировок, должны быть рассмотрены в оперативном порядке.

7.16. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения аппарата управления общества, осуществляют руководители этих подразделений.

7.17. Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы авторам обращений. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся вопроса повторного обращения.

Письменное обращение гражданина, по которому президентом (вице-президентом) общества было дано поручение с указанием доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля по его решению после рассмотрения им доклада об исполнении.

7.18. Письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, подразделения аппарата управления общества формируют в дело.

Копии документов, связанных с рассмотрением письменных обращений граждан (поручений руководства общества по обращениям и информации об их исполнении, сопроводительных писем, ответов о рассмотрении писем и др.), подразделения аппарата управления общества направляют в отдел по работе с обращениями граждан.

7.19. Прием граждан и рассмотрение их устных обращений осуществляют в приемной общества, организация работы которой, включая порядок приема граждан, определяется соответствующим нормативным документом общества.

Прием граждан в приемной общества организуют работники отдела по работе с обращениями граждан ежедневно, кроме выходных и праздничных дней. Учет обратившихся граждан и высказанных ими предложений, заявлений и жалоб ведется путем заполнения регистрационно-контрольных карточек.

В случае, если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию общества, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы (организации).

Если во время приема граждан решение поставленных ими вопросов невозможно, от них принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в установленном порядке.

На письменных обращениях, переданных гражданами во время приема, проставляется отметка: «Принято на личном приеме».

7.20. Президент и вице-президенты общества, другие должностные лица общества ведут личный прием, о времени которого граждан информирует приемная общества.

Прием граждан президентом и вице-президентами общества организуют работники отдела по работе с обращениями граждан, прием граждан руководителями подразделений аппарата управления общества — работники этих подразделений.

8.1. Подготовка и направление ответов на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации».

8.2. При поступлении в общество обращения члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, должностные лица общества, в ведении которых находятся затронутые в обращении вопросы, обязаны безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов — не позднее 30 дней со дня получения обращения) дать ответ на это обращение и предоставить запрашиваемые документы или сведения.

Если необходимо провести дополнительную проверку или истребовать какие-либо материалы, указанные должностные лица общества обязаны сообщить об этом обратившемуся члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы.

8.3. Прием, учет, регистрацию и направление на рассмотрение поступающих в общество обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также контроль за их исполнением осуществляет Департамент управления делами в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком работы с входящими документами.

8.4. Проекты ответов на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы подготавливают подразделения аппарата управления общества в соответствии с поручениями президента и вице-президентов общества.

При необходимости поручается обособленным структурным подразделениям общества представить материалы по затронутым в запросах и обращениях членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы вопросам.

8.5. Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы и документы, связанные с их рассмотрением, формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.1. Документы общества печатают в бюро оформления документов отдела документационного обеспечения, секретариатах вице-президентов общества и подразделениях аппарата управления общества.

В помещение бюро оформления документов, где выполняются машинописные работы, посторонние лица не допускаются. Печатание документов под диктовку производят с разрешения начальника (заместителя начальника) Департамента управления делами.

9.2. Подготовленные к печатанию рукописные материалы должны быть написаны разборчиво, черными, фиолетовыми или синими чернилами (пастой), на одной стороне листа.

При подготовке материалов для печатания особенно четко и разборчиво следует писать фамилии, специальные термины, названия населенных пунктов, географические названия.

Материалы, написанные небрежно, трудно читаемые, исправленные карандашом, к печатанию не принимаются.

Документы печатают с соблюдением стандартных требований к машинописному оформлению документов, аккуратно, без помарок. Проверку и считку отпечатанного материала производит исполнитель документа. Материалы, напечатанные с ошибками и другими дефектами, возвращают для исправления.

9.3. Для подготовки документов рекомендуется применять автоматизированные технологии. При этом создают базы данных корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др., порядок разработки, эксплуатации и пользования которыми определяется стандартами в области автоматизированных технологий.

9.4. При подготовке организационно-распорядительных документов общества применяют редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman, размер № 14 — 16 (для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером № 10 — 12).

При печатании докладов, отчетов, совместных с другими организациями документов, материалов информационно-справочного характера допускается использование шрифта Arial, размер № 12 — 18.

При изготовлении бланков (форм) документов используют шрифты корпоративного стиля EuropeExt08.

9.5. Для печатания документов используют стандартные листы бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Если текст документа содержит не более 7 строк, то допускается использование листов бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

Документы печатают, как правило, на одной стороне листа.

Лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке, должен иметь поля: левое — не менее 25 мм, правое — 15 — 20 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть 15 — 20 мм, правого — не менее 25 мм.

Наименование вида документа — ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и др. печатают прописными буквами вразрядку (2 пт), полужирным шрифтом, слова КОПИЯ, ВЫПИСКА, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН (при согласовании, утверждении документов) — прописными буквами без выделения полужирным шрифтом.

Заголовки к тексту приказа и распоряжения, заголовки разделов (глав) положений, правил, инструкций и других нормативных документов печатают полужирным шрифтом размером № 14.

Текст документа должен печататься, как правило, шрифтом размером № 14 с межстрочным интервалом 18 пт. Допускается печатание через межстрочный интервал 12 пт текстов документов на листе формата А5, а также в случае, когда необходимо разместить текст документа на одной странице. Первую строку каждого абзаца текста печатают с красной строки, то есть отступив 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте документа фамилия и инициалы должны быть напечатаны на одной строке, с одинаковым расстоянием между фамилией и инициалами. Это достигается одновременным нажатием перед их печатанием клавиш Shift, Ctrl и пробел. При печатании инициалов после фамилии делают один неразрывный пробел, что позволяет печатать фамилию и инициалы на одной строке.

Документы, подлежащие последующей существенной ручной правке, одностраничные документы, где текст необходимо разместить равномерно по всей площади листа, а также выступления, доклады рекомендуется печатать через межстрочный интервал 24 пт.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают, как правило, через межстрочный интервал 12 пт.

При печатании реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения» и «Гриф согласования документа» рекомендуется отделять друг от друга составные части этих реквизитов (наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес, слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, СОГЛАСОВАНО, Приложение) межстрочными интервалами 18 пт.

Реквизиты не подчеркивают и отделяют друг от друга межстрочными интервалами 24 — 48.

Расшифровку личной подписи в реквизите «Подпись» печатают без скобок на уровне последней строки наименования должности и выравнивают по правой границе текстового поля. Инициалы печатают перед фамилией. Пробелы между инициалами, а также между инициалами и фамилией не делают. При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют межстрочными интервалами 24 — 48 пт.

В документах, состоящих из двух и более страниц, страницы начиная со второй должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине листа в 10 — 15 мм от верхнего его края арабскими цифрами, без каких-либо слов и знаков.

9.6. При печатании документов с помощью компьютерной техники используют стандартные положения табулятора.

От нулевого положения табулятора печатают реквизиты «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Справочные данные об организации» (почтовый и телеграфный адрес, индекс предприятия связи, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке), «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Заголовок к тексту» и «Текст документа» (без абзацев), наименование должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования документа», «Отметка об исполнителе», заверительную надпись «Верно», дату при заверении копий.

При наличии нескольких грифов согласования их располагают один под другим. Первый ряд печатают от нулевого положения табулятора, второй — от 8-го.

От 1-го положения табулятора печатают начало абзацев в тексте, реквизит «Отметка о наличии приложения» (в письме).

От 8-го положения табулятора печатают реквизиты: «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования документа» (если более одного согласовывающего).

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст — через межстрочный интервал 12 пт.

Начала строк многострочных реквизитов должны быть выровнены по вертикали.

9.7. Копирование и тиражирование документов общества производится с использованием копировально-множительных аппаратов Административно-хозяйственного управления. Для копирования документов могут также использоваться копировальные аппараты, установленные в подразделениях аппарата управления общества.

Заказ на копировально-множительные работы (по форме, установленной Департаментом управления делами) подписывает руководитель (заместитель руководителя) подразделения аппарата управления общества — исполнителя данного документа, который несет ответственность за целесообразность его тиражирования. Тираж документа должен соответствовать количеству экземпляров, предусмотренному указателем рассылки документа.

9.8. Экземпляр документа общества (приказа, распоряжения, положения, правил, инструкции и др.), подготовленный для тиражирования на копировально-множительных аппаратах, не должен иметь помарок, подчисток, наклеек, рукописных вставок.

Способ и очередность тиражирования документов в зависимости от их вида, срочности и тиража определяются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения.

9.9. Использованные для тиражирования экземпляры документов по окончании тиражирования возвращают заказчикам копировально-множительных работ.

10.1. Документы после их исполнения группируют в дела. Дело — это помещенные в отдельную обложку документ или совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности общества.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации и описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их хранения составляется номенклатура дел каждого подразделения аппарата управления общества, а на основе этих номенклатур — сводная номенклатура дел аппарата управления общества.

10.2. Номенклатура дел подразделения аппарата управления общества ежегодно составляется на предстоящий год по установленной форме службой делопроизводства подразделения с участием членов экспертной комиссии этого подразделения (ЭК) и с привлечением квалифицированных специалистов и не позднее 1 декабря текущего года представляется на согласование в отдел методологии делопроизводства и архивов Департамента управления делами (далее — отдел архивов).

Руководитель подразделения аппарата управления общества подписывает два экземпляра согласованной номенклатуры дел, один из которых направляет в Департамент управления делами.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом ОАО «РЖД», положениями о подразделениях аппарата управления общества и их отделах, планами работы и отчетами, штатными расписаниями, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее — перечень типовых документов Росархива), перечнем документов, образующихся в деятельности ОАО «РЖД», с указанием сроков хранения (далее — перечень документов общества), номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками.

Номенклатура дел вновь созданного подразделения аппарата управления общества разрабатывается этим подразделением и в месячный срок представляется в Департамент управления делами.

10.3. Сводная номенклатура дел аппарата управления общества составляется Департаментом управления делами и подписывается начальником этого департамента.

Сводная номенклатура дел после согласования ее с Центральной экспертной комиссией общества (ЦЭК) утверждается президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

Сводную номенклатуру дел печатают в трех экземплярах: первый (утвержденный) экземпляр является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел Департамента управления делами; второй — используется в Департаменте управления делами в качестве рабочего документа; третий — хранится в отделе архивов.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел аппарата управления общества не реже одного раза в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (ЭПК).

Разделы сводной номенклатуры дел располагают в последовательности согласно утвержденной структуре аппарата управления общества и в качестве названий разделов используют наименования подразделений аппарата управления общества. В сводную номенклатуру дел включают заголовки дел, отражающие все виды деятельности общества.

10.4. Номенклатуру дел оформляют по установленной форме (номенклатура дел подразделения аппарата управления общества - Приложение № 23, сводная номенклатура общества - Приложение № 24) и заполняют в следующем порядке.

В графе 1 проставляют индекс каждого дела, который состоит из буквенного обозначения отдела и порядкового номера дела (в пределах отдела). Например, индекс дела по номенклатуре дел — ЦТт-5, где ЦТ — условное наименование Департамента локомотивного хозяйства, т — условное наименование технического отдела, 5 — порядковый номер дела в пределах технического отдела Департамента. В подразделениях аппарата управления общества, не имеющих отделов, индекс дела состоит из обозначения подразделения и порядкового номера дела.

В графе 2 проставляют заголовки дел (томов, частей). Заголовки дел должны быть краткими и конкретными, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, документы к заседаниям совета директоров общества, правления общества, документы к совещаниям у президента общества и др.) или вида документов (приказы, протоколы, акты и др.); наименование общества или подразделения аппарата управления общества — автора документа; наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении тематических выставок железнодорожного транспорта (доклады, планы, списки, характеристики экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, их поименно не называют, а указывают общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами ОАО „РЖД“ о подготовке и передаче научно-технической документации на архивное хранение».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, их поименно не называют, а указывают наименование вопроса, по которому велась переписка. Например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам реформирования железнодорожного транспорта».

В заголовке дела указывают конкретного корреспондента, если переписка ведется только с ним. Например: «Переписка с Всероссийским научно-исследовательским институтом железнодорожного транспорта (ВНИИЖТ) по вопросам научно-методической работы».

В заголовке дела, касающегося одного административно-территориального образования (населенного пункта), указывают его название. Например: «Переписка с администрацией Орловской области об обеспечении перевозок продукции агропромышленного комплекса области». Если содержание дела касается нескольких однотипных административно-территориальных образований, в заголовке дела указывают не конкретные названия, а их общее видовое название. Например: («Переписка с главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации о развитии пригородных пассажирских железнодорожных перевозок».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывают период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляют общий заголовок дела, а затем при необходимости составляют заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание документов дела. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок типа «Разные материалы», «Снабжение», «Справочные материалы», «Дело для документов служебного пользования» и т.п., а также вводных слов и усложненных оборотов.

В графе 3, заполняемой по окончании года, проставляют количество дел (томов, частей).

В графе 4 указывают сроки хранения дел и номера статей в соответствии с перечнем типовых документов Росархива и перечнем документов общества.

В графе 5 проставляют отметки о заведении дел, передаче их в архив общества, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение аппарата управления общества или другую организацию.

10.5. Номенклатура дел подразделения аппарата управления общества состоит из разделов, названиями которых являются наименования отделов подразделения. Разделы располагают в последовательности согласно утвержденной структуре подразделения. В качестве первого раздела номенклатуры рекомендуется указывать службу делопроизводства.

В пределах каждого раздела номенклатуры дел порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела (приказы, распоряжения, поручения, протоколы, планы, отчеты, переписка). Дела с однородными наименованиями располагают по срокам хранения, по корреспондентам или географическим названиям (в алфавитном порядке).

В номенклатуру дел подразделения аппарата управления общества должны быть включены все документы, создаваемые или получаемые подразделением в течение года, а также поступившие из другого подразделения не законченные делопроизводством дела для их продолжения. В номенклатуру дел не включают печатные издания, брошюры, справочники и другие аналогичные документы.

Если в обществе возникает новый вид деятельности (участок работы), то формируется соответствующее дело и вносятся дополнения в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел оставляют резервные места для номеров вновь заводимых дел.

10.6. В случае изменения структуры и функций подразделения аппарата управления общества на следующий год составляется, согласовывается и подписывается новая номенклатура дел этого подразделения. Если изменений не произошло, номенклатуру дел уточняют, подписывают и вводят в действие с 1 января следующего года.

В каждый отдел подразделения аппарата управления общества направляют соответствующую выписку из номенклатуры дел этого подразделения.

10.7. По окончании года в конце номенклатуры дел подразделения аппарата управления общества производят итоговую запись о количестве дел (томов) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также дел, переходящих на следующий год.

Служба делопроизводства подразделения заверяет итоговую запись и направляет информацию об итоговых данных в отдел архивов.

10.8. Номенклатуру дел вводят в АС «Документооборот», хранят в памяти для упрощения ее ведения, корректировки и при необходимости переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел не отличается по существу от традиционной.

10.9. Формирование дела — это группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.

Дела в подразделениях аппарата управления общества формирует служба делопроизводства подразделения. Допускается формирование отдельных дел в отделах подразделения в случаях, обусловленных спецификой их деятельности. При этом назначают должностное лицо, ответственное за формирование дел.

Формирование дел осуществляют под методическим руководством и контролем отдела архивов.

10.10 При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы, относящиеся к этому делу (в соответствии с заголовками дел по номенклатуре);

группировать в дело документы одного года, за исключением переходящих дел;

группировать в дело раздельно документы постоянного и временного хранения;

не помешать в дело документы, подлежащие возврату, и материалы, не относящиеся к формируемому делу, черновики, лишние экземпляры;

объем дела (тома) не должен превышать 250 листов (30 — 40 мм толщины);

при наличии в деле нескольких томов (частей) на каждом томе проставляют индекс, заголовок дела и номер тома.

В процессе формирования дела проверяют соответствие оформления документов заголовкам дел по номенклатуре, наличие подписи, даты, индекса, отметки об исполнителе, заверительной подписи, отметки «В дело...». Неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Документы, прилагаемые к основному документу, помещают независимо от даты их составления вместе с основным документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируют в отдельный том дела.

10.11. Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке. Наиболее ранние документы располагают в начале дела. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его подготовил и отправил. Документ-ответ располагают после документа-запроса.

Если документ-ответ готовится подразделением аппарата управления общества, а отправляется через отдел документационного обеспечения за подписью президента (вице-президента) общества, то и запрос и ответ должны быть в деле, формируемом этим отделом.

Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения, но исполненные и отправленные подразделением аппарата управления общества, формируются (запрос и ответ) в дело подразделения (кроме документов со штампом «Подлежит возврату»).

10.12. В отдельные дела формируют официально поступившие копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшивают в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то указанные документы подшивают в отдельное дело.

Документы совета директоров общества и правления общества группируют раздельно в дела: протоколы заседаний совета директоров общества, протоколы заседаний правления общества, документы к заседаниям совета директоров общества, документы к заседаниям правления общества.

10.13. Приказы, распоряжения, протоколы, положения, правила, инструкции и другие документы с относящимися к ним приложениями группируют в дела по видам документов, внутри дела — по хронологии или по номерам. Положения, правила, инструкции и другие документы, утвержденные приказами и распоряжениями, группируют в дело вместе с соответствующими приказами и распоряжениями.

Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируют в отдельные дела, внутри дела систематизируют по номерам документов.

10.14. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу. Документы в личных делах располагают в хронологическом порядке.

10.15. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие аналогичные документы должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например, отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, помещается в дело за 2003 год; план на 2004 год, составленный в 2003 году, помещается в дело за 2004 год.

Проекты планов (отчетов, смет и др.) и утвержденные планы (отчеты, сметы и др.) группируют в отдельные дела.

10.16. В дело с перепиской по какому-либо вопросу помещают в хронологическом порядке все документы, связанные с решением этого вопроса. Сначала подшивают инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу. При продолжении переписки, начавшейся в предыдущем году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.

10.17. Экспертиза ценности документов — это установление по соответствующим критериям хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов для определения сроков их хранения и отбора на государственное хранение.

Экспертизу ценности документов на стадии делопроизводства проводят при составлении номенклатуры дел, а также в процессе формирования дел, проверки правильности отнесения документов к делам и при подготовке дел к передаче в архив общества.

10.18. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора на хранение и уничтожение документов в аппарате управления общества постоянно действуют Центральная экспертная комиссия общества, состав которой утверждает президент общества, и экспертные комиссии подразделений аппарата управления общества, состав которых утверждают руководители подразделений.

Функции, права и организация работы Центральной экспертной комиссии определяются положением, которое утверждает президент общества. Функции, права и организация работы экспертных комиссий подразделений устанавливаются руководителями подразделении аппарата управления общества в соответствии с типовым положением об экспертной комиссии, утверждаемым президентом (первым вице-президентом) общества.

Центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии подразделений руководствуются в своей работе Положением об Архивном фонде Российской Федерации, перечнем типовых документов Росархива, другими нормативно-методическими документами Росархива и перечнем документов общества.

Центральная экспертная комиссия и отдел архивов осуществляют координацию работы экспертных комиссий подразделений и контроль за их работой.

10.19. Экспертизу ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводят в подразделениях аппарата управления общества ежегодно лица, ответственные за ведение делопроизводства, совместно с экспертными комиссиями подразделений и Центральной экспертной комиссией под методическим руководством отдела архивов.

10.20. При проведении в подразделениях аппарата управления общества экспертизы ценности документов осуществляют отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, и отбор к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов на постоянное, временное (свыше 10 лет), временное (до 10 лет включительно) хранение и к уничтожению проводят на основании перечня типовых документов Росархива, перечня документов общества и номенклатуры дел на соответствующий год, с проверкой фактического содержания документов в делах путем полистного их просмотра. Не допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел, без проверки имеющихся в них документов.

На постоянное хранение отбирают подлинники документов. В случае их отсутствия на хранение отбирают заверенные копии, при этом должны быть приняты меры к розыску подлинников документов. Дела с отметкой «ЭПК» также подвергают полистному просмотру для определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает Центральная экспертная комиссия.

10.21. По результатам экспертизы ценности документов в подразделении аппарата управления общества составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение № 25).

Отбор документов к уничтожению и составление указанных актов производят после составления описей дел постоянного хранения и дел по личному составу подразделения аппарата управления общества за соответствующий период. Акты о выделении к уничтожению документов согласовывают с отделом архивов и представляют на рассмотрение экспертной комиссии подразделения. На заседании экспертной комиссии подразделения указанные описи и акты рассматривают одновременно.

Согласованные с экспертной комиссией подразделения акты о выделении к уничтожению документов утверждаются руководителями подразделений аппарата управления общества только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. После этого разрешается уничтожить в установленном порядке дела, включенные в эти акты.

Акты о выделении к уничтожению документов, хранящихся в отделе архивов, согласовываются с Центральной экспертной комиссией и утверждаются в установленном порядке начальником этого департамента.

В акт о выделении к уничтожению включают документы, срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, законченные делопроизводством в 2003 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть уничтожены с 1 января 2007 г., с 5-летним сроком хранения — с 1 января 2009 г.

10.22. Акты о выделении к уничтожению документов составляют, как правило, на дела всего подразделения аппарата управления общества. Наименования отделов подразделения указывают в акте перед группой заголовков дел, относящихся к этим отделам.

10.23. Документы, подлежащие уничтожению, формируются в связки и сдаются подразделениями аппарата управления общества в Административно-хозяйственное управление.

Лица, виновные в хищении, порче или незаконном уничтожении документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10.24. Оформление дела включает комплекс работ по подготовке его к хранению. Дела оформляются при их заведении и по завершении года.

Оформление дел производится работниками Департамента управления делами и служб делопроизводства подразделений аппарата управления общества. Работник, ответственный за формирование дел текущего делопроизводства, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела по номенклатуре.

10.25. В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление при необходимости внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние документы располагают в начале дела, более поздние — в конце дела) и подшиты в три — четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляют. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, должны быть пронумерованы в правом верхнем углу черным графитным карандашом или нумератором. Листы в каждом томе нумеруют отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, иллюстрации и другие специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруют в левом верхнем углу оборотной стороны.

При подшивке в дело конвертов с вложениями нумеруют сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляют лист-заверитель дела (на отдельном листе), помещаемый в конце дела, на котором цифрами и прописью указывают количество листов в данном деле, особенности отдельных документов, например чертеж, фотография, рисунок.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле, соответствующее указанному в листе-заверителе дела, проставляют на обложке дела.

10.26. При частичном оформлении дел дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут храниться в скоросшивателях, листы в этих делах не нумеруют, уточнение обозначений на обложках не производят, описи на дела и лист-заверитель дела не составляют, учет ведут по номенклатуре дел.

10.27. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные документы, личные дела и др.) составляют внутреннюю опись документов дела (Приложение № 26).

Внутреннюю опись документов дела составляют также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если в эти дела включены документы, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания.

Внутренняя опись помещается в начале дела и включает в себя индексы и даты документов, их краткое содержание и номера соответствующих листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы внутренней описи нумеруют отдельно, их количество на листе-заверителе дела обозначают после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Внутренняя опись завершается итоговой записью, в которой указывают количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется отделом архивов.

10.28. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляют по форме согласно Приложению № 27.

На обложке дела указывают следующие реквизиты:

полное наименование общества в именительном падеже с указанием после него в скобках официально принятого сокращенного наименования;

наименование подразделения аппарата управления общества (в соответствии с утвержденной структурой на момент заведения дела);

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела по сводной номенклатуре дел общества;

номер дела и номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

даты начала и окончания дела. Датой начала дела считается дата самого раннего документа дела, а датой окончания — дата самого позднего документа (дата регистрации входящего и исходящего документов, дата соответствующего внутреннего документа общества или акта Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации). При определении даты начала и окончания дела не учитывают даты резолюций, списания документов в дело. Даты оформляют словесно-цифровым способом;

количество листов в деле согласно листу-заверителю дела, которое указывают после окончания дела (кроме дел временного (до 10 лет включительно) хранения, в которых листы не нумеруют);

срок хранения дела, который переносят на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов Росархива или в перечне документов общества. На делах постоянного хранения пишут: «Хранить постоянно»;

архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела), который проставляется отделом архивов на обложках дел постоянного хранения чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей.

На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусматривают место для кодов архивного учреждения и общества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

10.29. По окончании года в оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, заведенных по номенклатуре дел подразделения аппарата управления общества, вносят необходимые уточнения:

если наименование подразделения (отдела) изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение (отдел), на обложке пишется новое наименование подразделения (отдела);

в заголовках дел, содержащих приказы, распоряжения, указывают номера этих документов;

если переписка сформирована в дело из нескольких томов, в заголовке каждого тома указывают корреспондента, название местности (территории), число, месяц, год начала и окончания тома;

если в деле имеются документы за более ранние годы, чем год, образования дела, то на его обложке под датой делают оговорку: «Имеются документы за ___ годы»;

на обложке дела указывают количество листов в деле, соответствующее указанному на листе-заверителе дела;

при внесении дел в опись на обложке дела проставляют номер дела по описи и по согласованию с отделом архивов — номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

10.30. Дела подразделения аппарата управления общества с момента их заведения до сдачи в архив общества хранят в этом подразделении (в помещении службы делопроизводства или в другом, специально отведенном закрывающемся помещении). Дела располагают в закрывающихся шкафах корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел подразделения общества, которую помещают на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы должны предохранять документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивать их полную сохранность.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранят по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдают в архив общества.

10.31. Отдел архивов контролирует обеспечение сохранности и порядок использования документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения до сдачи их в архив общества.

10.32. По окончании года проводят отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, на которые составляют опись.

Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел (томов, частей) и других сведений о них (Приложение № 28).

Опись должна иметь заглавный лист (Приложение № 29), оглавление, предисловие, список сокращений.

10.33. Описи составляют в трех экземплярах, отдельно описи дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения, а также описи дел по личному составу. Описи дел временного (до 10 лет включительно) хранения не составляют.

В каждом подразделении аппарата управления общества описи дел постоянного хранения составляет ежегодно под методическим руководством отдела архивов работник службы делопроизводства, ответственный за эту работу. По этим описям документы сдают в отдел архивов. Описи дел подразделений представляют в отдел архивов через один год после завершения дел делопроизводством.

На основании описей дел, подготовленных подразделениями аппарата управления общества, подготавливается сводная опись дел общества.

10.34. Заголовки дел в описях систематизируют в соответствии с номенклатурой дел. Дела отделов вносят в опись согласно структуре соответствующего подразделения аппарата управления общества. Дела в каждом отделе систематизируют по степени важности.

В описи дел службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества располагают в начале описи, общественных организаций — в конце описи.

Документы по личному составу систематизируют в описи по видам документов либо в алфавитном или хронологическом порядке.

Переходящие дела вносят в опись того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годового раздела описи каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: «Документы по данному году см. также в разделе за ____ год N ____».

В опись наименование дела вносится полностью, без сокращений и изменений. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Опись дел постоянного хранения подразделения аппарата управления общества ведут в течение нескольких лет с единой нумерацией и заканчивают ее ведение, а также начинают ведение новой по согласованию с отделом архивов.

10.35. Годовой раздел описи дел постоянного хранения подразделения аппарата управления общества, составляемый в трех экземплярах, после согласования с отделом архивов, экспертной комиссией подразделения и Центральной экспертной комиссией утверждает руководитель соответствующего подразделения.

Годовые разделы описей дел, согласованные с Центральной экспертной комиссией, после передачи дел в архив объединяют в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения общества (Приложение № 30).

10.36. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, согласовывается с Центральной экспертной комиссией, утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководством общества.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу (Приложение № 31) составляется в трех экземплярах, согласовывается с Центральной экспертной комиссией и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководством общества.

Сводные описи, дел долговременного хранения (за исключением дел по личному составу) не согласовывают с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

10.37. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, составляемые в трех экземплярах, оформляют аналогично описям дел постоянного хранения.

10.38. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения учитывают по номенклатуре дел и хранят в подразделениях аппарата управления общества.

10.39. В архив общества передают дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Передачу этих дел производят только по описям дел не позже чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, не передаются в архив общества, а хранятся в подразделениях аппарата управления общества и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.

10.40. Подразделения аппарата управления общества производят передачу дел в архив общества один раз в год за весь год по графику, составленному отделом архивов, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному начальником Департамента управления делами.

Если отдельные дела необходимы подразделениям для текущей работы, то отдел архивов оформляет выдачу этих дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.

10.41. В период подготовки подразделением аппарата управления общества дел к передаче в архив общества отдел архивов предварительно проверяет правильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел общества. Все выявленные при проверке недостатки это подразделение обязано устранить.

10.42. Прием каждого дела производит работник отдела архивов в присутствии работника службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества. При этом на всех экземплярах описи делают отметку о наличии включенного в нее дела. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых дел и дату приема-передачи дел, после чего свои подписи ставят работник отдела архивов и работник службы делопроизводства подразделения, передавшего дела. Один экземпляр описи возвращают этому подразделению.

Вместе с делами в архив общества передают информацию о регистрации передаваемых документов, содержащуюся в электронном виде в базе данных АС «Документооборот». Заголовок базы данных включают в опись.

Передачу дела в архив общества оформляют актом приема-передачи, который подписывают работник службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества, передавший дело, и работник отдела архивов, принявший его.

10.43. В случае упразднения или реорганизации подразделения аппарата управления общества работник службы делопроизводства этого подразделения формирует в период проведения мероприятий по упразднению или реорганизации подразделения все имеющиеся документы в дела, составляет на них описи, оформляет дела и передает их в архив общества независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел упраздняемого или реорганизуемого подразделения аппарата управления общества.

10.44. Работники аппарата управления общества при работе с документами могут пользоваться завершенными делами (документами), хранящимися в подразделении (до сдачи их в архив), и делами (документами), находящимися в архиве общества.

10.45. Подразделения аппарата управления общества могут выдавать дела (документы) во временное пользование работнику этого подразделения на срок, как правило, не более одного месяца. На выданные дела (документы) срок, как правило, не более одного месяца. На выданные дела (документы) заполняют карточки-заместители (их ставят на место выданного дела), в которых указываются отдел и подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, лицо, которому выдано, расписка в получении, дата возвращения и расписка о приеме дела (документа).

10.46. Дела (документы), хранящиеся в Департаменте управления делами или архиве общества, могут быть выданы во временное пользование работникам подразделений аппарата управления общества, а также филиалов, иных обособленных структурных подразделений и учреждений общества по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости выдачи) только с разрешения начальника этого департамента.

10.47. Выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, находящихся в текущем делопроизводстве в подразделениях аппарата управления общества и архиве общества, сторонним организациям, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных, следственных и налоговых органов) выдачу (изъятие) документов производят с разрешения президента общества или лица, осуществляющего его полномочия, с оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и акта об изъятии.

10.48. Работники аппарата управления общества отвечают за сохранность полученных архивных дел (документов) и использование полученной информации.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

11.1. Фирменная печать общества (печать юридического лица) — это круглая печать, содержащая полное фирменное наименование на русском языке, сокращенное фирменное наименование на русском и английском языках, название места нахождения общества, его логотип и некоторые другие реквизиты.

11.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов общества определяют соответственно президент и вице-президенты общества. Они также назначают лиц, ответственных за использование и сохранность этих штампов.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

11.3. Заявку на изготовление печатей общества, а также штампов с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов общества подписывает начальник Департамента управления делами.

Учет печатей и штампов, изготовленных по заявке Департамента управления делами, ведется этим Департаментом.

11.4. В подразделениях аппарата управления общества для обеспечения ведения делопроизводства используют печати (штампы), которые изготавливают по заявке руководителей этих подразделений. Учет таких печатей (штампов) ведется этими подразделениями.

Простая круглая печать подразделения аппарата управления общества содержит наименование общества без логотипа и наименование соответствующего подразделения.

11.5. Печати (штампы) выдают под расписку работникам, на которых возложена обязанность заверять документы печатями (штампами) и ответственность за их использование и сохранность. При освобождении от этой обязанности они должны сдать печати (штампы) в подразделение аппарата управления общества, в котором они их получили.

Об утере печати (штампа) работник обязан незамедлительно сообщить руководителю подразделения аппарата управления общества, который должен провести служебное расследование обстоятельств утери.

О результатах расследования руководитель подразделения общества информирует начальника Департамента управления делами, если печать (штамп) находится на учете в этом департаменте.

В случае утери фирменной печати общества начальник Департамента управления делами докладывает президенту общества.

11.6. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати (штампы) подлежат возврату в Департамент управления делами, если они получены в этом Департаменте, где уничтожаются по акту. Печати (штампы), находящиеся на учете в подразделениях аппарата управления общества, уничтожаются по акту в этих подразделениях. В акте должен быть проставлен оттиск уничтожаемых печатей (штампов).

11.7. Учет применяемых в делопроизводстве подразделений аппарата управления общества печатей (штампов) ведется путем регистрации их в журналах установленной формы. Печати (штампы) хранятся в сейфах или опечатываемых металлических шкафах.

11.8. Контроль за использованием печатей (штампов) возлагается на руководителей подразделений аппарата управления общества, в которых они используются.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации

ОАО «РЖД» и обособленные структурные подразделения общества не вправе помещать на своих бланках изображение Государственного герба Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации

ОАО «РЖД» и обособленные структурные подразделения общества на своих бланках не помещают изображение герба субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак

Уставом ОАО «РЖД», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2003 г. № 585, предусмотрено, что общество вправе иметь собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

На бланках общества, его филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений используется логотип открытого акционерного общества «Российские железные дороги», состоящий из аббревиатуры «РЖД» и эмблемы общества.

4. Код организации

Код ОАО «РЖД» по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) — 00083262.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации

Уставом общества установлено его полное фирменное наименование — открытое акционерное общество «Российские железные дороги» и сокращенное — ОАО «РЖД».

В документах общества допускается применять наименование — ОАО «Российские железные дороги».

Наименование филиала, представительства, иного структурного подразделения, учреждения общества располагают ниже наименования общества.

9. Справочные данные об организации

Справочные данные об обществе указываются на бланках документов и включают в себя почтовый адрес, номера телефона, факса, другие сведения по усмотрению общества.

10. Наименование вида документа

Виды документов, издаваемых обществом, соответствуют видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (утверждения) или дата события, которое зафиксировано в документе. Например, датой приказа, распоряжения, поручения, письма является дата их подписания, протокола — дата заседания, акта — дата события. Датой положения, правил, инструкции и других утверждаемых документов является дата их утверждения.

Документ, составленный совместно несколькими организациями, должен иметь одну (единую) дату. Если организации проставили на совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата.

Даты документов оформляют словесно-цифровым и цифровым способами. Словесно-цифровой способ применяют при оформлении даты приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов, писем, других организационно-распорядительных документов общества (например, 4 октября 2005 г.).

При оформлении даты цифровым способом (даты визирования, поступления документа или направления его в дело) арабскими цифрами указывают день, месяц и год. День и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенными точкой, год четырьмя цифрами. Например, 4 октября 2005 г. при оформлении цифровым способом будет выглядеть следующим образом — 04.10.2005 (точка после года не ставится).

12. Регистрационный номер документа

Регистрационным номером документа является порядковый номер, присваиваемый издаваемому или отправляемому документу. Порядковый номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и другими обозначениями.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» представляет собой регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

В бланках для писем этот реквизит состоит из постоянной части в виде «На N ____ от ________», в которой проставляют номер и дату документа.

14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Место составления или издания документа заказывают с учетом принятого административно-территориального деления (при указании Москвы и Санкт-Петербурга букву «г.» не ставят).

15. Адресат

Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

В состав реквизита «Адресат» может при необходимости входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей установленной Правилами оказания услуг почтовой связи последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.

16. Гриф утверждения документа

Утверждению подлежат нормативные и иные документы общества, в частности положения, правила и инструкции, структура и штатные расписания подразделений аппарата управления общества, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и советов, сметы расходов на содержание аппарата управления, другие документы, приобретающие юридическую силу после утверждения.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДАЮ Вице-президент ОАО «РЖД» (личная подпись) И. О. Фамилия «__» сентябрь 2005 г. N _____

Подлежащий утверждению документ (кроме нормативного документа) должен быть подписан руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот документ (с соблюдением правил оформления реквизита «Подпись»).

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают рядом, на одном или на нескольких уровнях.

Если требуется осуществить мероприятия, связанные с введением в действие или исполнением утверждаемого документа, то такой документ утверждается приказом или распоряжением, в котором излагаются эти мероприятия.

При утверждении документа приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, согласованного в роде и числе с наименованием документа (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН распоряжением ОАО «РЖД» от 25 сентября 2005 г. № 750р

Каждую составную часть реквизита «Гриф утверждения документа» печатают с новой строки. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали. Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа приказом (распоряжением) текст этого документа заканчивается чертой длиной 3 — 4 см, расположенной по центру на расстоянии межстрочного интервала 36 пт от последней строки текста.

17. Резолюция

Резолюция может быть написана на самом документе или на отдельном листе, который прилагается к подлиннику документа. В состав реквизита «Резолюция» входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере исполнения документа), срок исполнения, личная подпись должностного лица, дата подписания резолюции.

На документе должно быть, как правило, не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречащие друг другу указания и поручения.

В резолюции в качестве исполнителей определяют должностных лиц (вице-президентов, руководителей подразделений аппарата управления или обособленных структурных подразделений общества), в функции (обязанности) которых входит решение поставленных в документе вопросов.

Первым указывают вице-президента общества, который организует исполнение документа, а первым из руководителей подразделений аппарата управления общества — руководителя подразделения, который является ответственным исполнителем. Другие должностные лица являются соисполнителями документа.

Нецелесообразно без надобности предусматривать большое количество исполнителей, особенно в резолюции с пометкой «Срочно».

Если исполнение документа требует решения нескольких вопросов, то резолюция может состоять из нескольких отдельных пунктов.

В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым данный документ (с резолюцией) должен быть направлен для сведения (например: + Петрову И.И.).

При оформлении резолюции на отдельном листе указывают номер регистрации документа (из регистрационного штампа), к которому относится эта резолюция, а также при необходимости должностное лицо (фамилия и инициалы), у которого документ находится на контроле. На оборотной стороне листа проставляется виза лица, подготовившего проект резолюции.

Резолюция, написанная на документе, может быть перепечатана на отдельном листе (в этом случае отдел документационного обеспечения заверяет резолюцию печатью).

18. Заголовок к тексту

Заголовок составляют к документам, оформляемым на бланке или бумаге формата А4 (210 x 297 мм), за исключением ответов на обращения граждан, телефонограмм, телеграмм, извещений, а также документов, оформляемых на бумаге формата А5 (148 x 210 мм).

Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа. Заголовок формулируют, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже, отвечая на вопрос «О чем» («Об отмене...», «О выделении...», «Об изменении...»).

Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится.

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа.

19. Отметка о контроле

Отметку проставляют на документах, исполнение которых контролируется. Отметка состоит из слова «Контроль» и проставляется на правом поле первого листа документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту», а в случае недостатка места — на свободном месте этого листа.

20. Текст документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение и должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, простым языком, без сложных грамматических конструкций. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа состоит, как правило, из двух основных частей. В первой (констатирующей) части излагаются причины, основания, цели создания документа, во второй (заключительной) — решения, поручения, просьбы, предложения, рекомендации.

В распорядительных документах применяют императивную форму изложения с использованием глаголов неопределенной формы: «провести», «установить» и т.д. Текст может также излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»), либо в совместных документах — от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В документах, устанавливающих обязанности и права подразделений аппарата управления общества и его обособленных структурных подразделений, а также в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («департамент осуществляет следующие функции», «в состав филиала входят», «комиссия установила»). В текстах документов даты указывают словесно-цифровым способом.

Даты и календарные сроки в документах пишут следующим образом: 7 января 2006 г. (между цифрой и буквой «г» делается неразрывный пробел), в 20-х числах октября 2005 г., в сентябре 2006 г., в 10-дневный срок, в III квартале 2006 г., в первом полугодии 2006 г., но за 10 месяцев 2005 года, в 2006 году, бюджет на 2006 год, с 2004 по 2006 год, за 80 — 90-е годы, в зимний период 2005/06 года, в 2006 — 2011 годах.

При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указывают их фамилии, затем — инициалы.

Не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

Первое слово в наименовании подразделения аппарата управления общества пишут с прописной буквы (например, Департамент управления перевозками, Правовой департамент, Управление экспертизы проектов и смет, Первое управление).

Наименования отделов (секторов, бюро) в составе департаментов (управлений) пишут со строчной буквы (например, отдел документационного обеспечения Департамента управления делами).

В текстах приказов, распоряжений, поручений, протоколов, писем (при переписке внутри общества), служебных записок, справок пишут:

наименования должностей и подразделений аппарата управления общества без указания наименования общества (например, первый вице-президент вместо первый вице-президент ОАО «РЖД», начальник Департамента корпоративных финансов вместо начальник Департамента корпоративных финансов ОАО «РЖД»);

наименования обособленных структурных подразделений общества — без указания их статуса в обществе (например, Северная железная дорога вместо Северная железная дорога — филиал ОАО «РЖД»; Росжелдорснаб вместо Росжелдорснаб — филиал ОАО «РЖД»).

Если по содержанию документа требуется указывать полные наименования должностей и подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества, то применяют их наименования, предусмотренные в соответствующих штатных расписаниях, положениях и учредительных документах.

Однотипные, сходные по содержанию тексты документов рекомендуется унифицировать путем создания типовых и трафаретных текстов, пригодных для многократного использования при составлении документов.

Типовые тексты — тексты-образцы, на основе которых исполнитель составляет текст путем добавления конкретной информации (цифр, фактических данных, фамилий исполнителей, другой информации) с сохранением основной конструкции и формулировок типового образца.

Трафаретные тексты — дословное воспроизведение на бланках документов (типографским или другим способом) постоянной части текста, повторяющейся в каждом однотипном документе, с пропусками для последующего заполнения конкретными данными, индивидуальными для каждого текста.

21. Отметка о наличии приложения

Приложения к документу могут пояснять (дополнять) содержание этого документа или являться самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Порядок оформления и проставления отметки о приложении к приказу, распоряжению и письму изложен соответственно в пунктах 6.21, 6.36, 6.71 настоящей Инструкции.

22. Подпись

Документы подписываются должностными лицами общества в соответствии с их компетенцией.

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При подписании документа, составленного комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии, например:

Председатель комиссии (личная подпись) И. О. Фамилия Заместитель председателя комиссии (личная подпись) И. О. Фамилия

    Члены комиссии                    (личная подпись) И.О.Фамилия
    (в алфавитном порядке)            (личная подпись) И.О.Фамилия

                                  (личная подпись) И.О.Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, его замещающее, или его заместитель (например, «И.о.», «Зам.»), при этом обязательно указываются его инициалы и фамилия.

Не допускается подписание документа с проставлением предлога «за» или косой черты перед наименованием должности.

Документ, издаваемый обществом совместно с другими организациями, подписывают в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация, его подписавшая, имела подлинный экземпляр.

23. Гриф согласования документа

Согласование документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования, письмом согласования или протоколом согласования.

Реквизит «Гриф согласования документа» располагают, как правило, на последнем листе документа на свободном месте под текстом, а если документ подписан — ниже реквизита «Подпись». Если документ имеет титульный лист, то гриф согласования располагают в нижней части титульного листа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО и наименования должности лица, с которым согласован документ (с указанием наименования организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования либо названия документа, которым произведено согласование, его даты и регистрационного номера, например:

**СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО**
Заместитель председателя               Письмо ЗАО "Металлургтранс"
правления ОАО "Энергомаш"       или    от 20 декабря 2005 г. N 25

(личная подпись) И. О. Фамилия «__» декабря 2005 г.

При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагают рядом, на одном или на нескольких уровнях.

При согласовании документа с несколькими организациями грифы согласования могут размещаться на отдельном листе — листе согласования, о чем на документе (в месте, предусмотренном для размещения грифа согласования) делается отметка «Лист согласования прилагается».

24. Визы согласования документа

Внутреннее согласование документа оформляется путем проставления должностными лицами общества на проекте основного документа и приложения к нему (при наличии приложения) визы согласования. Согласование производят до представления документа на подпись (утверждение).

Виза включает личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), должность визирующего и дату визирования.

Если вместо руководителя подразделения документ согласовывает его заместитель или другой уполномоченный руководителем работник, то указывают должность этого работника, его инициалы и фамилию.

25. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая подписи должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Вице-президент ОАО «РЖД» (печать) (личная подпись) И. О. Фамилия

26. Отметка о заверении копии

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий подлинный документ и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

В правом верхнем углу копии документа над реквизитами «Адресат», «Гриф утверждения документа» пишется слово КОПИЯ. Соответствие копии документа его подлиннику заверяют проставлением на свободном месте в нижней части документа (ниже реквизита «Подпись») заверительной надписи «Верно», наименования должности работника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (инициалов и фамилии), даты заверения и печати, например:

Верно: Ведущий специалист отдела документационного обеспечения (личная подпись) И. О. Фамилия

07.12.2005 (печать)

При оформлении выписок из документов в правом верхнем углу первого листа над реквизитами «Адресат», «Гриф утверждения документа» делают отметку ВЫПИСКА. Заверяют выписку так же, как копию.

27. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя его фамилию, имя и отчество, номер служебного телефона и принятое в обществе условное (сокращенное) наименование подразделения аппарата управления общества, например:

Исп. Сергеева Анна Ивановна, ЦП

262-51-47

Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа, или работник подразделения аппарата управления общества, который готовил для подписания документ, составленный обособленным структурным подразделением общества.

Отметку об исполнителе проставляют:

на приказах, положениях, правилах, инструкциях и других нормативных документах, а также на протоколах совещаний — на оборотной стороне последнего листа подлинника;

на распоряжениях, поручениях и телеграммах — на лицевой стороне последнего листа подлинника;

на письмах — на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника и визового экземпляра. Если между реквизитами «Подпись» и «Отметка об исполнителе» расстояние составляет менее 24 пт, то отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.

Отметку печатают в нижнем левом углу листа на лицевой стороне шрифтом размером № 8 — 10, на оборотной стороне — шрифтом размером № 14.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

краткие сведения об исполнении документа (если документ исполнен ответным документом, то приводят дату и номер документа; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дают краткую справку об исполнении);

слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи лица, проставляющего отметку (инициалы и фамилию).

Номер дела в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» на документах, поступивших на имя президента и вице-президентов общества, проставляет работник отдела документационного обеспечения.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело проставляют после завершения работы над документом, например:

Дан ответ письмом от 26.12.2005 № ИП-26. В дело ЦН-20 (личная подпись) И. О. Фамилия

29.12.2005

    Вопрос  решен на совместном совещании с участием представителя
Минюста  России  10.09.2005  (излагают  краткие сведения о решении

вопроса). В дело ЦН-50 (личная подпись) И. О. Фамилия

15.12.2005

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело размещают на лицевой стороне первого листа документа в левой части нижнего поля, в случае недостатка места — на оборотной стороне первого листа.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

В отметке указывают наименование подразделения аппарата управления общества (включающее сокращенное наименование общества — ОАО «РЖД»), которое получило документ, дату его поступления, время поступления (для телеграмм), номер входящего документа, количество листов основного документа и приложений к нему.

Отметку о поступлении располагают на лицевой стороне первого листа документа в правой части нижнего поля, в случае недостатка места — на свободном месте этой стороны листа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа (имя файла) проставляют в колонтитуле в левом нижнем углу страницы шрифтом Times New Roman размером № 6 — 8.

Бухгалтерские документы первичного учета и отчетности

Счета на оплату услуг связи, копировально-множительных и других работ

Формы финансовой и статистической отчетности

Статистические отчеты

Извещения о заседаниях, совещаниях, конференциях и повестки дня

Сводки, информационные документы и другие материалы для сведения

Телефонограммы

Типографские бланки и карточки для картотеки

Графики, наряды, заявки, разнарядки

Нормы расхода материалов

Научные отчеты по темам НИОКР

Авторские свидетельства, патенты

Книги, специальная литература и другие печатные издания.

Учебные планы, программы

Технические задания на командирование специалистов

Корреспонденция, адресованная работнику с пометкой «Лично», если она не носит служебного характера

Технические условия

Периодические издания (газеты, журналы, брошюры)

Прейскуранты, прайс-листы

Рекламные извещения, плакаты, проспекты

Карты, схемы

Поздравительные письма, телеграммы, открытки

Пригласительные письма и билеты

Соболезнования

Документы без подписи.

Регистрационные штампы

┌────────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Отдел документационного обеспечения │ │    Департамент пути и сооружений   │
│   Департамента управления делами   │ │             ОАО "РЖД"              │
│              ОАО "РЖД"             │ │                                    │
│Вх. N 25                            │ │Вх. N 84/ЦП                         │</pre>
│────────────────────────────────────│ │────────────────────────────────────│
│"8" сентября 2005 г. на 1 л. + 19 л.│ │"15" октября 2005 г. на 1 л. + 2 бр.│
└────────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────────┘

С В О Д К А учета объема документооборота

в ____________________________________ ОАО «РЖД» за ______________ (наименование подразделения) (месяц, год)

Руководитель службы делопроизводства _____________________________ (указывается должность работника) (подпись, расшифровка подписи)

Приложение № 5 (к п. 4.19 Инструкции)

      рассылки (указывается вид документа) ОАО "РЖД"

от «__» ___________ 200_ г. N _______ Документ на ____ листах. Приложения к документу на ____ листах.

Рассылку составил ______ (подпись исполнителя, И.О.Фамилия, дата) Рассылку оформил _____________ (подпись ___________ дата рассылки)

Приложение № 6 (к п. 6.12 Инструкции)

              ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
               "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
                       (ОАО "РЖД")

П Р И К А З

«__» ____________ ____ г. Москва N ______

О мерах по снижению негативных последствий при взаимодействии железнодорожного пути и подвижного состава

    В  целях  обеспечения  условий для повышения скорости движения
пассажирских   и   грузовых  поездов,  увеличения  массы  грузовых
поездов,  снижения  потерь материальных и энергетических ресурсов,

вызываемых износом в системе «колесо-рельс», приказываю:

1. <a id="p101106"></a>Утвердить прилагаемые:

    Стратегическую      программу      обеспечения     устойчивого
взаимодействия  в  системе  "колесо-рельс" (далее - Стратегическая

программа); Программу первоочередных мероприятий по обеспечению устойчивого взаимодействия в системе «колесо-рельс». (указанные программы не приводятся)

2.  <a id="p101107"></a>Начальникам  Департамента  пути и сооружений Фамилия И.О.,

Департамента   вагонного   хозяйства  Фамилия  И.О.,  Департамента
локомотивного  хозяйства  Фамилия  И.О. и директору ВНИИЖТ Фамилия
И.О.   (по   согласованию)   разработать...   систему  мониторинга
фактических   сроков  службы  элементов  верхнего  строения  пути,
ресурса  вагонных колес и локомотивных бандажей, удельного расхода
топливно-энергетических  ресурсов  на  тягу  поездов и подготовить
план    мероприятий    по    достижению    конечных   результатов,

предусмотренных Стратегической программой.

3. <a id="p101108"></a>Вице-президенту Фамилия И.О., начальникам Департамента пути

и  сооружений  Фамилия  И.О., Департамента локомотивного хозяйства
Фамилия  И.О.,  Департамента управления перевозками Фамилия И.О. и
директору   ВНИИЖТ  Фамилия  И.О.  (по  согласованию)  разработать
программу  устранения  в  2005  -  2006  годах на железных дорогах
"узких   мест",   препятствующих   увеличению   скорости  движения

пассажирских поездов.

4. <a id="p101109"></a>Образовать рабочую группу по оперативному решению вопросов,

связанных с реализацией Стратегической программы, в составе согласно приложению (далее — рабочая группа).

5. <a id="p101110"></a>Руководителю рабочей группы Фамилия И.О.:

а) __________________________________________________________;

б) __________________________________________________________;

в) __________________________________________________________;

6.  <a id="p101111"></a>Старшему  вице-президенту  Фамилия  И.О.,  вице-президенту

Фамилия И.О., начальникам Департамента инвестиционной деятельности

Фамилия  И.О.,  Департамента планирования и бюджетирования Фамилия
И.О.,   Департамента   корпоративных   финансов   Фамилия  И.О.  и
Департамента   технической  политики  Фамилия  И.О.  обеспечить  в
пределах     установленных     лимитов    финансирование    работ,
предусмотренных  Стратегической  программой,  и  поставок железным
дорогам     оборудования    по    программе    "Ресурсосбережение"

(подпрограмма «Снижение износа бандажей, колес и рельсов»).

7.  <a id="p101112"></a>Контроль  за  исполнением настоящего приказа и руководство

работой по реализации Стратегической программы возложить на первого вице-президента Фамилия И.О.

Президент ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

Приложение № 7 (к п. 6.32 Инструкции)

УПРАВЛЕНИЯ ОАО «РЖД» И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА (НА ПРИМЕРЕ

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
        "РОССИЙСКИЕ
      ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
        (ОАО "РЖД")

         ДЕПАРТАМЕНТ
       КОРПОРАТИВНОГО
       СТРОИТЕЛЬСТВА И
       РЕФОРМИРОВАНИЯ

П Р И К А З

«__» _________ 2005 г. № ЦРЖК-3/5

О реализации плана работ на 2006 год, выполняемых за счет общехозяйственных расходов ОАО «РЖД»

    В  целях своевременной реализации Департаментом плана работ на
2006  год,  выполняемых  за  счет  общехозяйственных  расходов ОАО

«РЖД», утвержденного распоряжением ОАО «РЖД» от __________ 2005 г. N ___ (далее — план), приказываю:

1.   <a id="p101119"></a>Начальнику   отдела   правового  обеспечения  дочерних  и

зависимых   акционерных   обществ   Фамилия   И.О.   совместно   с
начальниками  отделов  Департамента  Фамилия  И.О.,  Фамилия  И.О.
обеспечить   в   установленном  порядке  заключение  договоров  на
выполнение  работ,  предусмотренных  планом,  а  также организацию

приемки и оплаты выполненных работ.

2. <a id="p101120"></a>___________________________________________________________

3. <a id="p101121"></a>Начальнику отдела мониторинга и взаимодействия с филиалами,

дочерними   и   зависимыми   обществами  Фамилия  И.О.  обеспечить
взаимодействие  с  Департаментом  планирования и бюджетирования по

вопросам...

4.  <a id="p101122"></a>Контроль  за  исполнением  настоящего приказа возложить на

первого заместителя начальника Департамента Фамилия И.О.

Начальник департамента И. О. Фамилия

Приложение № 8 (к п. 6.33 Инструкции)

И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ

              ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
               "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
                       (ОАО "РЖД")

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

«__» ____________ ____ г. Москва N ______

Об упорядочении закупок товаров, выполнения работ и оказания услуг для нужд ОАО «РЖД»

    В  целях  упорядочения  организации  в  ОАО  "РЖД"  конкурсов,
эффективного   расходования   средств   и   повышения  доходов  от

использования движимого и недвижимого имущества:

1.   <a id="p101130"></a>Установить,  что  закупки  товаров,  выполнение  работ  и

оказание  услуг  для  обеспечения  основных видов деятельности ОАО
"РЖД",  а  также  продажа  и передача в аренду имущества ОАО "РЖД"
осуществляются    на    конкурсной   основе   в   соответствии   с
законодательством  Российской Федерации и нормативными документами

ОАО «РЖД».

2.   <a id="p101131"></a>Образовать  Конкурсную  комиссию  открытого  акционерного

общества «Российские железные дороги».

3. Утвердить прилагаемые Положение о Конкурсной комиссии открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (далее — Комиссия) и ее состав.

   4. Установить, что создание конкурсных комиссий в филиалах ОАО «РЖД» осуществляется руководителями этих филиалов по согласованию с председателем Комиссии.

   5. Начальникам департаментов и управлений, руководителям филиалов ОАО «РЖД» представлять в Комиссию ежеквартально информацию о договорах, заключенных по результатам конкурсов.

   6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого вице-президента Фамилия И.О.

Президент ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

Исп. Ким Иван Сергеевич, ЦКР 262-12-73

УТВЕРЖДЕНО распоряжением ОАО «РЖД» от ____________ N _____

ПОЛОЖЕНИЕ о Конкурсной комиссии открытого акционерного общества «Российские железные дороги»

Общие положения

1. <a id="p101141"></a>Конкурсная комиссия ОАО "РЖД" (далее - Комиссия) образована

в  целях обеспечения эффективного расходования средств и повышения
доходов   от  использования  движимого  и  недвижимого  имущества,
сокращения  затрат  на  закупку  товаров,  на  выполнение  работ и

оказание услуг для ОАО «РЖД» путем проведения конкурсов.

2. <a id="p101142"></a>___________________________________________________________

                     Задачи Комиссии

3. <a id="p101143"></a>Основными задачами Комиссии являются:

4. <a id="p101144"></a>___________________________________________________________

                   Полномочия Комиссии

5.  <a id="p101145"></a>Комиссия  в  целях  решения возложенных на нее задач имеет

право: ___________________________________________________________

6. <a id="p101146"></a>___________________________________________________________

               Организация работы Комиссии

7. <a id="p101147"></a>Конкурсы, организуемые Комиссией, проводятся в соответствии

с планом работы Комиссии, утверждаемым председателем Комиссии.

8. <a id="p101148"></a>___________________________________________________________

9. <a id="p101149"></a>___________________________________________________________

                Регламент работы Комиссии

10. <a id="p101150"></a>Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости.

11. <a id="p101151"></a>__________________________________________________________

                   ____________________

УТВЕРЖДЕН распоряжением ОАО «РЖД» от _____________ N ____

СОСТАВ Конкурсной комиссии открытого акционерного общества «Российские железные дороги»

Фамилия И.О. — наименование должности (председатель Комиссии)

Фамилия И.О. — наименование должности (заместитель председателя Комиссии)

Фамилия И.О. <*>             - наименование должности

Фамилия И.О. <*>             - наименование должности

Фамилия И.О. <*>             - наименование должности

--------------------------------
<*> Фамилии располагаются в алфавитном порядке.

                   ____________________

Приложение № 9 (к п. 6.39 Инструкции)

И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ

                    ЛОГОТИП ОАО "РЖД"

П О Р У Ч Е Н И Е ПРЕЗИДЕНТА ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» И. О. Фамилия

«__» ____________ ____ г. N _________

  (по итогам селекторного совещания ___________ 2005 г.)

1. <a id="p101158"></a>Фамилия И.О. ┐
                } в дательном падеже
   Фамилия И.О. ┘

Подготовьте до ______________ 2005 г. предложения по повышению

эффективности перевозок и получению прибыли в размере не менее _________ рублей.

2. <a id="p101159"></a>Фамилия И.О.
   Фамилия И.О. - отв.
   Фамилия И.О.

    Рассмотрите  положение  с  обслуживанием  пассажиров и примите
дополнительные  меры  по  исключению  случаев неудовлетворительной

подготовки пассажирских вагонов в рейс. Доложите. Срок — _____________ 2005 г.

                                                   И.О.Фамилия

Исп. Сергеева Анна Сергеевна 262-51-47, ЦЛД

Примечание. Поручения первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов ОАО «РЖД» оформляются на соответствующих бланках аналогично поручению президента ОАО «РЖД».

Приложение № 10 (к п. 6.42 Инструкции)

                    ЛОГОТИП ОАО "РЖД"

П Р О Т О К О Л СОВЕЩАНИЯ У ПРЕЗИДЕНТА ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» И. О. Фамилия

                             "__" _______________ г. N _______

Присутствовали:

первый вице-президент                     - фамилия и инициалы

старшие вице-президенты                   - фамилии и инициалы

                                        (в алфавитном порядке)

вице-президенты — фамилии и инициалы (в алфавитном порядке)

начальники департаментов                  - фамилии и инициалы
и управлений                                (в алфавитном порядке)

начальники железных дорог                 - фамилии и инициалы

                                        (в алфавитном порядке)

заместитель руководителя — фамилия и инициалы департамента Минтранса России

директор Рефсервиса                       - фамилия и инициалы

заместители начальников                   - фамилии и инициалы
департаментов и управлений                  (в алфавитном порядке)

заместитель директора                     - фамилия и инициалы

Главного вычислительного центра

заместитель руководителя — фамилия и инициалы департамента ОАО «Корпорация „Трансстрой“»

работники аппарата управления — фамилии и инициалы (в алфавитном порядке)

I. О вводе в постоянную эксплуатацию объектов... _______________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия...)

1. <a id="p101165"></a>Отметить, что _____________________________________________

2. <a id="p101166"></a>Согласиться с предложением ________________________________

3.   <a id="p101167"></a>Первому  вице-президенту  Фамилия  И.О.,  вице-президенту

Фамилия И.О., начальникам департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О. рассмотреть ______________________________________________________

4. <a id="p101168"></a>Начальникам Департамента капитального строительства Фамилия

И.О., Департамента инвестиционной деятельности Фамилия И.О. и Департамента безопасности Фамилия И.О. разработать _______________

II. О предварительных итогах финансовой деятельности за 2005 год ____________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия...)

1. <a id="p101170"></a>Принять к сведению информацию _____________________________

2.  <a id="p101171"></a>Старшему  вице-президенту  Фамилия  И.О., вице-президентам

Фамилия И.О., Фамилия И.О., начальникам департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О. обеспечить:

а) __________________________________________________________;

б) __________________________________________________________;

3. <a id="p101172"></a>___________________________________________________________

Президент ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

Примечание. Протоколы совещаний у первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов ОАО «РЖД» оформляются на соответствующих бланках аналогично протоколу совещания у президента ОАО «РЖД».

Приложение № 11 (к п. 6.42 Инструкции)

ОАО «РЖД» И РУКОВОДИТЕЛЯ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

рабочей встречи губернатора Ростовской области Фамилия И.О. и президента ОАО «РЖД» Фамилия И.О. г. Ростов-на-Дону

                            "__" ____________ 2005 г. N ______

Присутствовали:

от администрации Ростовской области первый заместитель главы администрации — фамилия и инициалы области — вице-губернатор

заместитель главы администрации области — фамилия и инициалы

• министр автомобильных дорог, транспорта и связи

_____________________________________ — __________________

от ОАО «РЖД»

вице-президент ОАО "РЖД"                      - фамилия и инициалы

начальник Северо-Кавказской железной          - фамилия и инициалы

дороги

_____________________________________         - __________________

    В  ходе  встречи  рассмотрен  комплекс  вопросов,  связанных с
развитием  инфраструктуры железнодорожного транспорта и улучшением

транспортного обслуживания Ростовской области.

I. О строительстве железнодорожного подъездного пути к Садкинскому месторождению угля ____________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия...)

Начальнику Северо-Кавказской железной дороги Фамилия И.О.:

а)  провести  до  20  сентября  2005  г. с представителями ЗАО

«Северстальтранс» и администрации Ростовской области переговоры по

определению  перечня  работ  при строительстве подъездного пути, а
также  о  размере  долевого  участия  ЗАО "Северстальтранс" в этом

строительстве;

    б)  совместно  с  министерством  промышленности,  энергетики и
природных  ресурсов  Ростовской области подготовить предложения по
назначению   балансодержателя   строящихся   объектов  Садкинского

месторождения угля и подъездного пути к нему.

II. О разработке технико-экономического обоснования (ТЭО) и строительстве железнодорожного пути между разводным мостом и мостом на западном обходе г. Ростова-на-Дону ___________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия...)

1.   <a id="p101181"></a>Заместителю  главы  администрации  Ростовской  области  -

министру  автомобильных  дорог,  транспорта  и  связи Фамилия И.О.
подготовить  до  1  октября  2005  г.  письмо  Министру транспорта
Российской  Федерации  о содействии в привлечении судовладельцев к

долевому участию в финансировании данного проекта.

2.  <a id="p101182"></a>Вице-президенту  ОАО  "РЖД"  Фамилия И.О. подготовить до 1

октября  2005 г. обращение в Правительство Российской Федерации по
вопросу  включения данного проекта в Федеральную целевую программу

«Модернизация транспортной системы России (2002 — 2010 гг.)».

Президент                          Глава администрации
ОАО "РЖД"                          Ростовской области

                               (губернатор)

             И.О.Фамилия                           И.О.Фамилия

Приложение № 12 (к п. 6.55 Инструкции)

                    ЛОГОТИП ОАО "РЖД"

П Р О Т О К О Л ЗАСЕДАНИЯ ПРАВЛЕНИЯ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

                          от "__" ____________ ____ г. N _____

         ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ПРЕЗИДЕНТ ОАО "РЖД"
                       И.О.ФАМИЛИЯ

Присутствовали:

члены правления:

первый вице-президент                     - фамилия и инициалы

старшие вице-президенты                   - фамилии и инициалы

                                        (в алфавитном порядке)

вице-президенты — фамилии и инициалы (в алфавитном порядке)

начальники департаментов — фамилии и инициалы (в алфавитном порядке)

начальники железных дорог — фамилии и инициалы (в алфавитном порядке)

приглашенные:

председатель Роспрофжела                  - фамилия и инициалы

начальники департаментов и управлений     - фамилии и инициалы

                                       (в алфавитном порядке)

начальники железных дорог — фамилии и инициалы (в алфавитном порядке)

работники аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» (список прилагается)

I. О проекте бюджета ОАО «РЖД» на 2006 год __________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия...)

Одобрить  доработанный  проект бюджета ОАО "РЖД" на 2006 год и

направить его на утверждение совета директоров.

II. О развитии лизинга подвижного состава _________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия...)

1.  <a id="p101188"></a>Одобрить  в  основном  комплекс  мер  по  развитию лизинга

подвижного состава, подготовленный департаментами ________________

2.  <a id="p101189"></a>Первому  вице-президенту  Фамилия  И.О.,  вице-президентам

Фамилия  И.О.,  Фамилия  И.О.,  начальникам  департаментов Фамилия
И.О.,  Фамилия  И.О. доработать  комплекс мер  по развитию лизинга
подвижного состава с учетом высказанных  на  заседании предложений

и замечаний, и в частности: дополнить раздел 1 пунктом 5 следующего содержания: «_______________________________________________________________»; предусмотреть увеличение средств на лизинг пассажирских электровозов; более четко отразить участие регионов в закупке электропоездов для пригородного сообщения; исключить пункты 4, 5 и 8 как не имеющие прямого отношения к данной проблеме; ______________________________________________________________

Доработанный   документ   представить  в  10-дневный  срок  на

утверждение президенту ОАО «РЖД».

3. <a id="p101190"></a>___________________________________________________________

4.   <a id="p101191"></a>Вице-президенту   Фамилия  И.О.  и  начальнику  Правового

департамента  Фамилия  И.О.  подготовить  предложения  о  внесении
изменений   в  нормативные  документы  общества,  регламентирующие

проведение лизинговых операций. Срок — I квартал 2006 г.

Председатель правления, президент ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

Приложение № 13 (к п. 6.56 Инструкции)

РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА

      ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО           Правительство
               "РОССИЙСКИЕ                    Российской Федерации

         ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
           (ОАО "РЖД")

Новая Басманная ул., 2, Москва, 107174 Тел.: (095)262-99-01, факс: (095)262-90-95 e-mail: rzd@rzd.ru.www.rzd.ru _________________ N ______________________

на N ИИ-П 11-310  от 25.09.2005
_________________    _____________________

О проекте постановления Правительства Российской Федерации

(наименование проекта постановления)

ОАО   "Российские   железные    дороги"   рассмотрело   проект

постановления Правительства Российской Федерации «________________»

_________________________________________________________________» (название проекта постановления) и сообщает замечания и предложения.

1. <a id="p101195"></a>Предлагается пункт _________ изложить в следующей редакции:

    (излагается предлагаемая редакция и обоснование)

2. <a id="p101196"></a>Пункт ______ исключить ____________________________________
                                (излагается обоснование)

3.  <a id="p101197"></a>Предлагается  также  дополнить  проект  пунктом следующего

содержания: ______________________________________________________

(излагается предлагаемое содержание пункта и обоснование)

Президент ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

Исп. Грачев Петр Иванович 262-06-52, ЦЭС

Приложение № 14 (к п. 6.56 Инструкции)

РЕКВИЗИТОВ И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА

              ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
               "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
                       (ОАО "РЖД")

«__» _____________ г. N ______________

на N 23-4/134      от   08.12.2005
__________________      ______________

                                          Министру транспорта
                                          Российской Федерации
                                          И.О.Фамилия

                      Уважаемый..!

По Вашей просьбе направляю материалы конференции _____________

Приложение: на 45 л.

Президент ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

исп. Егоров Михаил Семенович, ЦН 262-18-48

          Новая Басманная ул., 2, Москва, 107174
          Телефон (095)262-99-01 Факс (095)90-95
              e-mail: rzd@rzd.ru.www.rzd.ru

Приложение № 15 (к п. 6.56 Инструкции)

И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА

      ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО             Губернатору
               "РОССИЙСКИЕ                      Московской области
             ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"                   И.О.Фамилия

           (ОАО "РЖД")

            ПРЕЗИДЕНТ

Новая Басманная ул., 2, Москва, 107174 Тел.: (095)262-99-01, факс: (095)262-90-95 e-mail: rzd@rzd.ru. www.rzd.ru _________________ N ______________________

на N 16-8/24      от 15.09.2005
_________________    _____________________

О развитии пригородного скоростного сообщения в Подмосковье

                      Уважаемый..!

Ваше  обращение по вопросу развития в Подмосковье пригородного

скоростного сообщения внимательно рассмотрено.

           (излагаются результаты рассмотрения)
ОАО   "РЖД"   наметило    осуществить   в   ближайшее    время

             (сообщается о намеченных мерах)
В   целях   координации    совместных    действий    предлагаю

        (излагаются предложения, а также просьбы)

                                                   И.О.Фамилия

Исп. Невзоров Владимир Тихонович, 262-15-19, ЦЛП

Примечание. Письма на бланках первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов ОАО «РЖД» оформляются аналогично письму на бланке президента ОАО «РЖД».

Приложение № 16 (к п. 6.57 Инструкции)

УПРАВЛЕНИЯ ОАО «РЖД» И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА

      ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО          ОАО "Сельхозмаш"
               "РОССИЙСКИЕ                   Управление транспорта
             ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"                и сбыта
               (ОАО "РЖД")                   И.О.Фамилия

           ДЕПАРТАМЕНТ
     УПРАВЛЕНИЯ ПЕРЕВОЗКАМИ

Новая Басманная ул., 2, Москва, 107174 Тел.: (095)262-11-78, факс: (095)262-55-05 e-mail: rzd@rzd.ru. www.rzd.ru _________________ N ______________________

на N 18-24/40     от 31.09.2005
_________________    _____________________

О подаче полувагонов под погрузку сельскохозяйственной техники

    Ваша  просьба  об  увеличении  подачи полувагонов под погрузку
сельскохозяйственной   техники   рассмотрена,  и  принято  решение

    Прошу   дать   указание   предприятиям   ОАО   "Сельхозмаш"  -
отправителям  сельскохозяйственной техники согласовать с железными

дорогами графики погрузки сельскохозяйственной техники.

Начальник департамента И. О. Фамилия

исп. Греков Харитон Иванович 262-42-49, ЦД

Приложение № 17 (к п. 6.57 Инструкции)

       ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО        Генеральному директору
        "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"        ЗАО "Контейнерный
                (ОАО "РЖД")                 международный центр"
                  ФИЛИАЛ                    И.О.Фамилия

            МОСКОВСКАЯ
         ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА

Краснопрудная ул., 20, Москва, 107996 Тел.: (095)266-20-50, факс: (095)266-31-72 _________________ N ______________________

на N КМЦ-3/140   от 25.11.2005
_________________   ______________________

                      Уважаемый..!

    Московская  железная  дорога  рассмотрела  Ваше предложение об
организации  в ___________________________________________________

контейнерного терминала и поддерживает это предложение. Однако для реализации проекта необходимо осуществить _________

    Кроме   того,   следует   выполнить   дополнительные  расчеты,
подтверждающие  намечаемые  объемы  грузов  в контейнерах, а также

Начальник железной дороги, член правления ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

исп. Чернов Михаил Иванович, М 266-34-19

Приложение № 18 (к п. 6.79 Инструкции)

                    JOINT STOCK COMPANY
                    "RUSSIAN RAILWAYS"
                    Новая Басманная ул., 2, Москва, 107174
                    Тел. (095)266-1628, факс: (095)266-2880,
                    975-2411

                    2. Novaya Basmannaya Str., Moscow, 107174,
                    Russia
                    Phone: (095)266-1628,
                    Fax: (095)266-2880, 975-2411
                    E-mail: rzd@rzd.rг. www.rzd.ru

«__» _________________ N ___________

Приложение № 19 (к п. 6.84 Инструкции)

                                         Срочно

                              Н, НОД, ДЦФТО, ИВЦ
                              Начальникам департаментов
                              и управлений (по списку, почтой)
                              Руководителям филиалов
                              и учреждений (по списку, почтой)

Примите к исполнению распоряжение Минтранса России
от "__" ____________ 2005 г. N _______ (далее излагается текст

распоряжения). Проинструктируйте причастных, проинформируйте грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторские организации. Установите контроль за правильностью взимания договорных сборов за сменное сопровождение и охрану грузов.

ЦЗ-1 И. О. Фамилия «__» ____________ ____ г. N _______________

Исп. Семенов Иван Петрович, ЦМ 262-19-24

Приложение № 20 (к п. 6.97 Инструкции)

Президенту ОАО «РЖД»

                                          И.О.Фамилия

О развитии туристического бизнеса на железнодорожном транспорте

Уважаемый..!

В соответствии с Вашим поручением от 1 сентября 2005 г. (N ПП-250) проведены консультации с рядом заинтересованных организаций, по результатам которых совместно с Федеральной пассажирской дирекцией, Департаментом дальних пассажирских перевозок и другими причастными подразделениями общества выработаны принципиальные подходы к решению проблемы организации железнодорожного туризма.

(Приводятся варианты организации железнодорожного туризма и этапы их реализации, предложения по формированию соответствующих структур с функциями управления железнодорожными туристическими перевозками, по строительству (модернизации) подвижного состава, обоснования по другим вопросам.

Далее рекомендуется отразить выводы и предложения, вытекающие из первой (описательной) части докладной записки).

В целях проведения более глубокой проработки всего комплекса вопросов, связанных с развитием туристического бизнеса на железнодорожном транспорте, прошу Вас назначить Фамилия И.О. куратором данного проекта и возложить на него руководство этой работой.

Вице-президент ОАО «РЖД» И. О. Фамилия

«__» ____________ 2005 г. N _______________

Примечание. Регистрационный номер докладной записки первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов ОАО «РЖД» проставляется отделом документационного обеспечения, докладной записки начальника департамента (управления) и иного структурного подразделения ОАО «РЖД» — службой делопроизводства соответствующего подразделения.

Приложение № 21 (к п. 6.97 Инструкции)

 к проекту программы модернизации средств железнодорожной
     автоматики и телемеханики на период до 2010 года

Обоснование необходимости принятия программы

    Основные  технические   средства  автоматики  и  телемеханики,
используемые  на  железнодорожном транспорте, в настоящее время по
своему   качественному   уровню   не   удовлетворяют   требованиям
комплексной   автоматизации   перевозочного  процесса,  сдерживают

внедрение информационных технологий ______________________________

Цели принятия программы

В соответствии с распоряжением ОАО "РЖД" от __________ 2005 г.
N _______________ и   в   целях     повышения    эффективности

информационно-управляющих технологий на железнодорожном транспорте

Департаментом  автоматики и телемеханики совместно с Департаментом
инвестиционной    деятельности    разработан    проект   программы
модернизации  средств железнодорожной автоматики и телемеханики на

период до 2010 года. Проект программы ориентирован на создание единой многоуровневой системы изготовления, внедрения и эксплуатационного обслуживания современных средств железнодорожной автоматики и телемеханики отечественного производства _________________________

Основные положения программы

    В  проекте  программы предлагается механизм выбора современных
отечественных  систем железнодорожной автоматики и телемеханики на
базе   релейно-производственных   микропроцессорных   устройств  и
внедрения  их на отдельных участках и направлениях железнодорожной
сети   ОАО   "РЖД",   определенных  для  первоочередного  развития
инфраструктуры  формируемых  транспортных  коридоров  и скоростных

пассажирских линий.

    В  качестве  опытного проекта комплексной модернизации средств
железнодорожной    автоматики    и    телемеханики   в   программе

предусматривается инвестиционный проект по усилению инфраструктуры железнодорожной линии Санкт-Петербург — Москва. Предусматривается также ______________________________________

Ожидаемые   социально-экономические   последствия   реализации

программы

    Реализация  программы,  рассчитанной до 2010 года, позволит за
счет  применения  современных средств железнодорожной автоматики и
телемеханики   на   микропроцессорной   элементной  базе,  средств
технической  диагностики  и  др.  обеспечить  повышение пропускной
способности  на  важнейших  железнодорожных  направлениях (линиях,
участках)  и  увеличение  скоростей движения поездов, прежде всего

пассажирских.

Начальник Департамента автоматики и телемеханики И. О. Фамилия «__» ____________ 2005 г.

Приложение № 22 (к п. 6.101 Инструкции)

И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ДОВЕРЕННОСТИ НА ОБЩЕМ БЛАНКЕ

              ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
               "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
                       (ОАО "РЖД")

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

«__» января 2006 г. Москва N _____ (две тысячи шестого года)

Настоящей    Доверенностью   открытое   акционерное   общество

«Российские железные дороги» (ИНН 7708503727; г. Москва, ул. Новая Басманная, дом 2; зарегистрировано 23 сентября 2003 г. за основным

государственным  регистрационным номером 1037739877295 Межрайонной
инспекцией   МНС  России  N  39  по  г.  Москве,  свидетельство  о
государственной    регистрации    юридического   лица   серии   77

№ 007105126), далее именуемое ОАО «РЖД», в лице президента Фамилия Имя Отчество, действующего на основании Устава ОАО «РЖД», уполномочивает (указывается должность, Фамилия Имя Отчество <*>, паспортные данные доверенного лица) на представление интересов ОАО «РЖД» ________________________, для чего ему предоставляется право совершать от имени ОАО «РЖД» _____________________________________

Настоящая   Доверенность   выдана   без  права  передоверия  и

действительна по тридцать первое декабря две тысячи шестого года.

Президент ОАО «РЖД» И. О. Фамилия --------------------------------

<*> Фамилия, имя и отчество доверенного лица печатаются полужирным шрифтом.

Приложение № 23 (к п. 10.4 Инструкции)

         "РОССИЙСКИЕ
       ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
         (ОАО "РЖД")

(наименование подразделения ОАО «РЖД»

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________________ N _________________

на 200_ год

Наименование должности руководителя подразделения ОАО «РЖД» (подпись) И. О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Начальник отдела методологии делопроизводства и архивов Департамента управления делами (подпись) И. О. Фамилия

      Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году в ________________________________
                                  (подразделение ОАО "РЖД")

Наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в ____________________________________ (подпись) И. О. Фамилия (подразделение ОАО «РЖД»)

(дата)

Итоговые сведения переданы в отдел методологии делопроизводства и архивов Департамента управления делами.

Наименование должности лица, передавшего сведения (подпись) И. О. Фамилия

(дата) --------------------------------

<*> Название перечня и его выходные данные.

Приложение № 24 (к п. 10.4 Инструкции)

     "РОССИЙСКИЕ

       ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"                 УТВЕРЖДАЮ
         (ОАО "РЖД")                    __________________________

                                     (наименование должности

       НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                   руководителя ОАО "РЖД")
______________ N ____________           (подпись)      И.О.Фамилия

на 200_ год                             (дата)

Начальник Департамента управления делами (подпись) И. О. Фамилия Виза начальника отдела методологии делопроизводства и архивов Департамента управления делами (подпись) И. О. Фамилия (дата)

**СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК ОАО "РЖД"                      Протокол ЭПК архивного
от ___________ N ____                       учреждения

                                        от ____________ N ____

        Итоговая запись о категориях и кол-ве дел,
           заведенных в _____ году в ОАО "РЖД"

Начальник отдела методологии делопроизводства и архивов Департамента управления делами (дата) (подпись) И. О. Фамилия

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица, передавшего сведения в архив (дата) (подпись) И. О. Фамилия

Приложение № 25 (к п. 10.21 Инструкции)

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

     "РОССИЙСКИЕ
   ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

         (ОАО "РЖД")                     УТВЕРЖДАЮ
______________________________           _________________________
______________________________           _________________________
______________________________           (должность руководителя
 (наименование подразделения              подразделения ОАО "РЖД")

      ОАО "РЖД")

            А К Т                        (подпись)     И.О.Фамилия
_____________ N ______________           (дата)

 (место составления)

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________
             (название и выходные данные перечня  документов с
                      указанием сроков их хранения)

отобраны  к   уничтожению   как   не  имеющие  научно-исторической
ценности  и  утратившие  практическое   значение  документы  фонда

N ________________________________________________________________ (название фонда)

Итого ________________________________ дел за _______________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены ЭПК архивного учреждения (протокол от ___________ N ______)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов (подпись) И. О. Фамилия (дата)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК подразделения ОАО «РЖД» от _______________ N ______________

Документы в количестве ___________________________________________ (цифрами и прописью) дел, весом _____________ кг сданы в ______________________________ (наименование организации) на переработку по приемно-сдаточной накладной от _________________ N ______________.

Наименование должности лица, сдавшего документы (подпись) И. О. Фамилия (дата)

Изменения в учетные документы внесены Наименование должности лица, внесшего изменения в учетные документы (подпись) И. О. Фамилия (дата)

Приложение № 26 (к п. 10.27 Инструкции)

           документов дела N ________________

Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись (подпись) И. О. Фамилия

(дата)

Приложение № 27 (к п. 10.28 Инструкции)

ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

                           Код ОАО "РЖД" _____________________

                                                ┌────────────────┐
<pre class="legal-pre">                                                │Ф.  N _________ │
_______________________________________         │Оп. N _________ │
_______________________________________         │Д.  N _________ │
  (наименование архивного учреждения)           └────────────────┘</pre>

 (полное наименование ОАО "РЖД", подразделения ОАО "РЖД")

          ДЕЛО N                          ТОМ N

                     (заголовок дела)

                      (крайние даты)

                           На __________________________листах
                           Хранить____________________________

┌────────────────┐
│Ф.  N _________ │
│Оп. N _________ │
│Д.  N _________ │
└────────────────┘

Приложение № 28 (к п. 10.32 Инструкции)

ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОАО «РЖД»

     "РОССИЙСКИЕ
   ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

         (ОАО "РЖД")                    УТВЕРЖДАЮ
______________________________          __________________________
______________________________           (наименование должности
______________________________          руководителя подразделения
 (наименование подразделения                      ОАО "РЖД")
          ОАО "РЖД")                    (подпись)      И.О.Фамилия
Опись N _________                       (дата)

дел _____________

В данную опись внесено ______________________ дел (цифрами и прописью) с N ______________ по N _______________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности лица, составившего опись (подпись) И. О. Фамилия (дата)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ОАО "РЖД"                     СОГЛАСОВАНО
от ____________ N ____                     Протокол ЭК

                                       подразделения ОАО "РЖД"
                                       от ___________ N ______

Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) Наименование должности работника, сдавшего дела (подпись) И. О. Фамилия (дата)

Принял _______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) Наименование должности работника архива (подпись) И. О. Фамилия (дата) --------------------------------

<*> Опись дел постоянного хранения не содержит главу 6.

Приложение № 29 (к п. 10.32 Инструкции)

  (наименование архивного учреждения)

              ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
               "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

          (наименование подразделения ОАО "РЖД")



                 Фонд N _________________

                 ОПИСЬ N ________________
                 дел постоянного хранения

                     (название описи)

                                      За __________ годы

Приложение № 30 (к п. 10.35 Инструкции)

ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ОАО «РЖД»

     "РОССИЙСКИЕ
   ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
     (ОАО "РЖД")               УТВЕРЖДАЮ
                               _______________________________
                                   (наименование должности
                                    руководителя ОАО "РЖД")

                               (подпись)           И.О.Фамилия
                               (дата)

Фонд N ___________ Опись N ___________ дел постоянного хранения за _________________ год

__________________________________________________________________ (название раздела) В данный раздел описи внесено ________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ______________________ по N ____________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должностного лица, составившего опись (подпись) И. О. Фамилия (дата)

Начальник отдела методологии делопроизводства и архивов Департамента управления делами (подпись) И. О. Фамилия (дата)

**СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДЕНО**
Протокол ЦЭК ОАО "РЖД"                      Протокол ЭПК архивного

                                        учреждения

от _________ N ______ от __________ N ______

Приложение № 31 (к п. 10.36 Инструкции)

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОАО «РЖД»

     "РОССИЙСКИЕ
   ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
     (ОАО "РЖД")                     УТВЕРЖДАЮ
                                     _________________________
                                      (наименование должности
                                      руководителя ОАО "РЖД")

                                     (подпись)     И.О.Фамилия
                                     (дата)

Фонд N _____________ Опись N ____________ дел по личному составу за _______________ год

__________________________________________________________________ (название раздела) В данный раздел описи внесено ________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ______________________ по N ____________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должностного лица, составившего опись (подпись) И. О. Фамилия (дата)

Начальник отдела методологии делопроизводства и архивов Департамента управления делами (подпись) И. О. Фамилия (дата)

**СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК ОАО "РЖД"                      Протокол ЭПК архивного

                                        учреждения

от _________ N ______ от __________ N ______