Правила ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков СССР

(утв. Госбанком СССР от 30.09.1987 № 7)

(ред. от 31.08.1990)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ БАНК СССР

30 сентября 1987 г. № 7

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ В УЧРЕЖДЕНИЯХ БАНКОВ СССР

(в ред. письма Госбанка СССР от 31.08.90 № 320)

Раздел I.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Настоящие правила, разработанные совместно со специализированными банками СССР, определяют общий для всех банков СССР порядок ведения бухгалтерского учета, организации операционной работы, документооборота, внутрибанковского контроля и бухгалтерской отчетности в банках СССР. Специализированные банки СССР могут по согласованию с Госбанком СССР устанавливать особенности в документообороте и аналитическом учете отдельных операций.

Аналитический учет

1. Аналитический бухгалтерский учет в банках СССР ведется в лицевых счетах (карточках, книгах, журналах), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей, с указанием их назначения и владельца <1>.

2. Все открываемые предприятиям, учреждениям и организациям счета и субсчета регистрируются в книге 0487006, которая ведется в разрезе балансовых счетов второго порядка. При регистрации в этой книге каждому клиенту присваивается порядковый номер, который затем используется для нумерации всех лицевых счетов, открываемых данному клиенту. Указания о порядке нумерации лицевых счетов приведены в приложении № 1. Не подлежат регистрации в книге счета по доходам государственного бюджета, текущие субсчета и транзитные текущие счета профсоюзов, нумерация которых установлена в централизованном порядке. В случае закрытия счета в книге проставляется дата закрытия. Номера закрытых расчетных и текущих счетов могут присваиваться новым клиентам по истечении двух лет после даты их закрытия. Книга хранится у главного бухгалтера учреждения банка или его заместителя.

3. Лицевые счета клиентов печатаются на бланках установленных форм в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту. Лицевые счета клиентов по расчетным, текущим, ссудным и другим счетам печатаются на бланках 0407001, по финансированию капитальных вложений — на бланках 0407003, по бюджетным счетам (балансовые счета № 110 и 120) — на бланках 0407002, по лицевым счетам, выписки из которых клиентам не выдаются, — на бланках 0407001б. В условиях обработки учетной информации на электронных и перфорационных вычислительных машинах лицевые счета составляются на гладкой бумаге применительно к действующим формам бланков. Записи в лицевых счетах делаются только на основании надлежаще оформленных расчетно-денежных документов. В лицевой счет заносятся сведения о дате операции, номере документа и номере корреспондирующего счета, условном цифровом обозначении вида операций, сумме операции, а также об общей сумме оборотов по дебету или кредиту за день и суммах входящего и исходящего остатка. Дата может указываться один раз при записи первой операции текущего дня. В случае, когда в лицевой счет записывается сумма, корреспондирующая одновременно с двумя и более счетами, номер корреспондирующего счета условно обозначается цифрами 99. Условные цифровые обозначения (шифры), используемые для обозначения вида операции, приведены в приложении № 2.

4. Выписки из лицевых счетов, предназначенные для выдачи клиентам, оформляются штампом и подписью ответственного исполнителя учреждения банка. При выдаче клиенту выписки, составленной на нескольких листах, штампом учреждения банка и подписями должен быть заверен каждый лист выписки. В выписках из лицевых счетов не должно оставаться свободного места между последней записью, штампом и подписями. Выписки из лицевых счетов при ведении их на ЭВМ никакими подписями и штампами банка не оформляются.

5. По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету (приложение № 2). На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп, которым оформляются выписки из лицевых счетов, а также календарный штемпель даты проводки документа по лицевому счету, если эта дата не совпадает с датой выписки документа. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится. Не заверяются оттиском указанного штампа вторые экземпляры оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из счетов клиентов, уже снабженные штампом либо гербовой печатью банка на ранней стадии их обработки, а также документы по приходным кассовым операциям.

6. Ответственный исполнитель (контролирующий работник), подписывая лицевой счет и выписку к нему, обязан убедиться в их полной идентичности, наличии необходимых приложений к выписке, а также правильности их оформления.

7. Выписки выдаются под расписку в лицевом счете лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, или их представителям по доверенности, оформленной в установленном порядке, а по заявлению клиента — через абонентские ящики.

8. Владелец счета обязан в течение 20 дней после вручения ему выписок письменно сообщить учреждению банка о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанные сроки возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными. В необходимых случаях учреждения банка могут давать владельцам счетов, их вышестоящим организациям, финансовым и страховым органам устные справки об операциях и остатках по счетам. Письменные справки выдаются только по письменным требованиям вышестоящих по отношению к владельцам счетов организаций, органов народного контроля, органов дознания и следствия, судебных и финансовых органов.

9. В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат может быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя учреждения банка или его заместителя по заявлению клиента, в котором он обязан указать причины утраты выписки, подписанному руководителем и главным бухгалтером предприятия, организации, учреждения. В титульной части дубликата делается надпись: «Дубликат выписки за » ___ « __________ 19 ___ г.». Дубликаты выписок из лицевых счетов составляются на бланках лицевых счетов с защитной сеткой на клавишных вычислительных машинах. Если имеется техническая возможность, дубликаты выписок из лицевых счетов могут составляться на ЭВМ или получаться посредством ксерокопии. Дубликат выписки подписывается ответственным исполнителем и главным бухгалтером или его заместителем, скрепляется оттиском гербовой печати банка и выдается представителю клиента под расписку на заявлении. В титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат, делается надпись: « ___ » __________ 19 ___ г. Выдан дубликат выписки». Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера или его заместителя.

10. После выдачи или высылки выписок клиентам лицевые счета помещаются в архивную картотеку в возрастающем порядке их номеров. По окончании месяца они брошюруются в таком порядке в пачки по балансовым и внебалансовым счетам и помещаются в текущий архив не позднее 20 числа следующего месяца.

<1> Особенности ведения учета иностранных операций в учреждениях Внешэкономбанка СССР изложены в отдельных нормативных документах.

Синтетический учет

11. Материалами синтетического учета являются ежедневные балансы (сводки оборотов и остатков), кассовые и бухгалтерские журналы, сводные карточки, проверочные и оборотные ведомости. Бухгалтерские балансы составляются всеми учреждениями банков, а журналы и сводные карточки составляются в учреждениях банков, бухгалтерский учет в которых ведется с применением клавишных и перфорационных вычислительных машин. Проверочные ведомости составляются на электронных и перфорационных вычислительных машинах.

12. Бухгалтерский журнал предназначен для регистрации всех операций, проведенных за день по балансу учреждения банка. В нем выводятся итоги оборотов по балансовым счетам. Порядок составления бухгалтерских журналов на перфорационных и клавишных вычислительных машинах определен в Технических указаниях по эксплуатации этих машин. В учреждениях банков с небольшим объемом операций по усмотрению его главного бухгалтера бухгалтерский журнал может составляться отдельным процессом от печатания лицевых счетов путем подсчета документов с выводом итогов по дебетовому обороту балансовых счетов. Обязательным условием ведения бухгалтерского журнала таким способом является его составление по сброшюрованным документам, чтобы избежать их вторичного подсчета. В бухгалтерском журнале по каждому балансовому счету печатаются суммы мемориальных документов с указанием впереди них номеров корреспондирующих балансовых счетов первого порядка. Итоги оборотов по каждому балансовому счету и общий итог оборотов, напечатанные в бухгалтерском журнале, сверяются с соответствующими итогами в сводке оборотов, которая составляется на последнем листе бухгалтерского журнала путем суммирования по данным сводных карточек итогов оборотов по всем балансовым счетам.

13. Кассовые журналы составляются раздельно по приходу и расходу кассы, с выведением частных итогов по корреспондирующим со счетом кассы балансовым счетам первого порядка и общего итога по журналу в целом. Если учреждением банка составляется ведомость исполнения кассового плана с выведением частных итогов по статьям кассового плана и общих итогов по ведомости в целом, то указанная ведомость может быть использована в качестве кассового журнала.

14. Сводные карточки ведутся по счетам первого порядка. Если в оборотной ведомости (квартальной, годовой) обороты показываются по счетам второго порядка, то сводные карточки ведутся по счетам второго порядка.

15. В сводных карточках регистрируются итоги оборотов за день и итоги остатков лицевых счетов по каждому балансовому счету. Сводные карточки заполняются на основании бухгалтерских журналов или ежедневных проверочных ведомостей. По счетам, имеющим остатки как по активу, так и по пассиву, итоги остатков лицевых счетов записываются в сводных карточках развернуто в графах актива и пассива. Для составления по сводным карточкам квартальных и годовых оборотных ведомостей в сводных карточках выводятся итоги оборотов за месяц и транспорт оборотов с начала года.

16. Ежедневный баланс составляется по данным сводных карточек в разрезе балансовых счетов первого порядка по следующей форме:

                         Баланс
            на " ___ " ___________ 198 ___ г.

                  Подписи: Управляющий _______________________

                           Главный бухгалтер _________________

В ежедневном балансе после остатков по балансовым счетам или на отдельном листе, прилагаемом к балансу, печатаются остатки по внебалансовым счетам на основании сводных карточек по ним. На 1 число месяца баланс составляется по счетам второго порядка в двух экземплярах с выведением итогов по балансовым счетам первого порядка. При ведении учета операций на электронных и перфорационных вычислительных машинах в качестве ежедневного баланса используется сводка оборотов и остатков по балансовым счетам.

17. Ежемесячно на первое число месяца по всем балансовым и внебалансовым счетам составляются проверочные ведомости остатков аналитического учета с указанием номеров лицевых счетов. Проверочные ведомости по балансовым счетам составляются в разрезе счетов второго порядка с выведением итогов по каждому из них. По тем балансовым и внебалансовым счетам, по которым ведутся операционные журналы или сборные лицевые счета, проверочные ведомости остатков на 1 число составляются с указанием каждой частной открытой суммы и даты ее записи по счету. В проверочных ведомостях по ссудным счетам данные лицевых счетов по каждому балансовому счету могут печататься с итогами по шифрам и символам отраслевой статистической отчетности. Эти ведомости составляются в двух экземплярах, из которых один является проверочной ведомостью по ссудным лицевым счетам, а другой служит отраслевой статистической отчетностью и отсылается в управление. Проверочные ведомости не составляются по балансовым счетам, учитываемым в книгах, а также по счетам, на которых имеется только один лицевой счет. На первое число каждого месяца главный бухгалтер производит сверку аналитического учета с синтетическим по этим счетам и факт сверки удостоверяет своей подписью в сводных карточках. Если материалами аналитического учета являются документы, хранящиеся в картотеках (авизо по МФО, срочные обязательства, платежные требования и т.п.), вместо составления проверочных ведомостей производится ежемесячная инвентаризация картотек этих документов. Проверочные ведомости на 1 число каждого месяца подписываются ответственными исполнителями и главным бухгалтером.

18. Ежеквартально по данным сводных карточек составляется оборотная ведомость, которая содержит остатки на начало года, обороты с начала года и остатки на конец отчетного периода по балансовым счетам первого порядка и внебалансовым счетам. За четвертый квартал оборотная ведомость отдельно не составляется, так как соответствующие данные содержатся в годовом отчете. Общие суммы оборотов, выведенные в оборотной ведомости по балансовым и внебалансовым счетам, должны быть сверены с соответствующими итогами оборотов за отчетный период, указанными в бухгалтерском журнале за последний день квартала нарастающим итогом с начала года. До подписания оборотной ведомости и баланса на 1 число по счетам второго порядка главный бухгалтер обязан сверить этот баланс с проверочными ведомостями, составленными по данным аналитического учета, остатками лицевых счетов и другими материалами аналитического учета по тем балансовым счетам, по которым не составляются проверочные ведомости, остатками по книгам кладовой. При обработке информации отделений банка на вычислительных центрах квартальные оборотные ведомости по каждому из таких отделений банка могут не выдаваться, поскольку оборотная ведомость составляется по управлению соответствующего банка в целом.

Порядок проверки материалов аналитического и синтетического учета

19. Проверка лицевых счетов производится ответственными исполнителями, которым поручено ведение этих счетов. При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах обоснованы соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов. В материалах аналитического учета, ведущихся в операционных журналах или сборных (групповых) счетах, работником при списании суммы проставляется дата ее списания против записи о зачислении этой суммы на счет.

20. Проверка записей в лицевых счетах производится счетным методом. Кредитовые обороты по каждому лицевому счету сверяются с итогами лент подсчета документов, прилагаемых к выпискам из лицевых счетов. Дебетовые записи по лицевым счетам выверяются путем подсчета бухгалтерских документов дня в разрезе дебетованных балансовых счетов первого порядка и их итоги (с учетом кассовых оборотов) сопоставляются с дебетовыми оборотами в проверочных ведомостях и сводных карточках. Кроме проверки записей оборотов в лицевых счетах проверяются входящие остатки и даты, на которые они были выведены, путем сопоставления их с этими же данными в проверочной ведомости за предыдущий день, а исходящие остатки — с проверочной ведомостью за данный день.

21. По мере проверки лицевых счетов, составленных на перфорационных вычислительных машинах, и сверки выведенных в них остатков и итогов оборотов с проверочными ведомостями ответственные исполнители проверенные итоги оборотов и остатков по балансовым счетам записывают в сводные карточки, сверяя исходящий остаток по сводной карточке с остатком, показанным в проверочной ведомости. В подтверждение произведенной проверки ответственный исполнитель ставит свою подпись в проверочной ведомости и сводной карточке. В сводных карточках, ведущихся на клавишных вычислительных машинах, остатки балансовых счетов проверяются с подсчитанными в бухгалтерском журнале (лентах подсчета) итогами остатков лицевых счетов по соответствующему балансовому счету или с остатками операционного журнала либо сборного лицевого счета, и сводная карточка заверяется подписью ответственного исполнителя. Остатки в сводных карточках на 1 число (по счетам учета хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов на день совершения операции) сверяются кроме того с итогами открытых сумм (т.е. сумм в операционных журналах и сборных лицевых счетах, против которых нет отметки о списании). В лентах подсчета остатков лицевых счетов, являющихся основанием для заполнения ежедневных остатков в сводных карточках, а также в лентах подсчета открытых сумм в операционных журналах и в сборных (групповых) лицевых счетах на 1 число указываются номера балансовых и внебалансовых счетов, по которым подсчитаны остатки, и даты подсчета, а итоги в них заверяются подписью ответственного исполнителя. Эти ленты хранятся у ответственных исполнителей до составления квартальной оборотной ведомости и уничтожаются с разрешения главного бухгалтера.

22. После проверки лицевых счетов ответственный исполнитель передает проверочные ведомости (бухгалтерские журналы, составленные на КВМ), сводные карточки, а также лицевые счета, в которые вносились исправления, и документы, подтверждающие эти исправления, работнику, ответственному за сверку аналитического учета с синтетическим, который сличает итоги оборотов и остатков по балансовым счетам, выведенные в сводных карточках, с соответствующими данными сводки оборотов и остатков (бухгалтерских журналов), предварительно сопоставив общие итоги дебетовых и кредитовых оборотов в этой сводке с контрольной суммой оборотов за день, подсчитанной по итогам бухгалтерских журналов. В процессе проверки этот работник вносит в сводку оборотов и остатков и в бухгалтерские журналы исправления, внесенные ответственными исполнителями при проверке записей в лицевых счетах, и подтверждает факт сверки своей подписью в проверочной ведомости под итогами остатков по каждому балансовому счету.

23. Работник, ответственный за сверку аналитического учета с синтетическим, после внесения исправлений возвращает ответственным исполнителям соответствующие лицевые счета и составляет справку об исправлениях, внесенных в сводку оборотов и остатков. Эта справка является основанием для изменения итогов оборотов, выведенных ИВС в контрольной ведомости оборотов, и хранится вместе с бухгалтерскими журналами. Проверочные ведомости с внесенными в них исправлениями после окончания сверки аналитического учета с синтетическим передаются на ИВС для изъятия, замены или дополнительной пробивки соответствующих перфокарт.

24. Проверка записей в лицевых счетах по операциям, подлежащим дополнительному контролю, производится теми работниками, на которых возложен контроль этих операций.

25. Факт сверки показанных в сводной карточке оборотов с бухгалтерским журналом удостоверяется подписью работника, осуществляющего сверку аналитического учета с синтетическим, в соответствующей колонке сводной карточки. Этим же работником подписывается проверенный бухгалтерский журнал либо сводка оборотов с выведенными в них общими итогами оборотов по всем балансовым счетам, В таком же порядке заверяются записи в сводных карточках по внебалансовым счетам, а также бухгалтерский журнал по этим счетам, сверенный с данными аналитического учета.

26. Если при проверке бухгалтерских журналов выявится отсутствие равенства итогов оборотов за день по дебетовой и кредитовой стороне, то выявляется причина расхождения и вносятся необходимые изменения на основе первичных документов (путем выверки оборотов по дебету и кредиту соответствующих счетов по документам).

27. Проверенные бухгалтерские журналы либо сводка оборотов по балансовым счетам, а также бухгалтерский журнал по внебалансовым счетам, подписанные работником, ответственным за сверку аналитического учета с синтетическим, передаются главному бухгалтеру в конце дня совершения операций или утром следующего дня. В бухгалтерских журналах по балансовым и внебалансовым счетам либо сводке оборотов по балансовым счетам за последний день месяца указываются итоги оборотов по счетам за месяц, подсчитанные по бухгалтерским журналам (сводкам оборотов) за все дни месяца и нарастающим итогом с начала года.

28. Баланс учреждения банка должен быть составлен, как правило, к началу следующего рабочего дня на основании сводных карточек. Правильность составления ежедневного баланса контролируется равенством итогов остатков по активу и пассиву, а правильность итога остатков по внебалансовым счетам — соответствием его итогу предыдущего баланса плюс итог оборотов прихода минус итог оборотов расхода по бухгалтерскому журналу за тот день, за который составляется баланс. Баланс подписывается составившим его сотрудником и главным бухгалтером, а затем рассматривается и подписывается руководителем учреждения банка. В заголовках бухгалтерских журналов и ежедневных балансов печатаются либо проставляются специальными штампами наименование этого документа и его дата. Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. Руководители и главные бухгалтеры учреждений банков персонально отвечают за срыв обслуживания клиентуры, несвоевременное составление баланса и нарушения в организации документооборота, поэтому в случае отсутствия баланса к концу следующего дня или срыва обслуживания клиентуры в течение всего рабочего дня учреждение банка обязано по телеграфу доложить об этом, а также о принимаемых мерах по устранению допущенных нарушений вышестоящему учреждению банка. Руководители республиканских банков в случае отсутствия баланса, неурегулированных расхождений в учете в течение трех дней или необеспечения обслуживания клиентуры обязаны доложить об этом Правлению банка СССР.

Исправление ошибочных записей в бухгалтерском учете операций и закрытие счетов

29. Ошибки в записях, выявленные в процессе печатания лицевых счетов на клавишных вычислительных машинах самими операторами (до вывода остатка), немедленно исправляются путем повторного набора неправильно отпечатанной суммы с нажатием клавиш «сторно». При этом в призначных графах лицевого счета печатаются цифры 9 (шесть раз), являющиеся условным обозначением исправительной записи, сумма которой со знаком «сторно» исключает неправильно отпечатанную сумму в той же колонке. Затем производится в обычном порядке запись операции взамен сторнированной. Перепечатывать лицевые счета и табуляграммы, составленные на клавишных или перфорационных вычислительных машинах, в связи с выявленными ошибками запрещается. Ошибки в записях, выявленные ответственными исполнителями или контролерами при текущей, т.е. до заключения баланса, проверке лицевых счетов и операционных журналов, исправляются путем зачеркивания неправильно записанных сумм и надписания над ними правильных сумм чернилами или шариковой ручкой. В лицевых счетах, выписках из них, либо в операционных журналах рядом с исправленными суммами ответственный исполнитель (контролер) ставит свою подпись. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то ответственный исполнитель (контролер) вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой пишет: «Не считать», заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно исправляются итоги оборотов и остатков в лицевых счетах и выписках из них, а также в проверочных ведомостях, бухгалтерских журналах. Исправления в лицевых счетах и выписках, произведенные ответственными исполнителями либо контролерами, проверяются главным бухгалтером или его заместителем, скрепляются их подписями, а в выписке, кроме того, оттиском гербовой печати учреждения банка. Исправления сумм в ежедневных балансах, квартальных оборотных и месячных проверочных ведомостях заверяются подписью главного бухгалтера или его заместителя. Исправления в сводных карточках заверяются подписями ответственного исполнителя и работника, отвечающего за сверку аналитического учета с синтетическим. Исправления в бухгалтерских журналах заверяются подписью работника, ответственного за сверку данных учета. В лицевых счетах, составленных на ЭВМ, никаких исправлений не допускается. Запрещается производить исправления путем подчисток и поправок сумм.

30. Ошибки в записях, выявленные после заключения бухгалтерского журнала и составления баланса, должны исправляться обратными записями по тем счетам, по которым сделаны неправильные записи (методом обратного сторно), на основании составляемых исправительных ордеров. Списание со счетов в таких случаях производится без согласия клиентов. Исправительные ордера должны составляться в четырех экземплярах на бланках 0481008, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах при ордерах. В лицевом счете или операционном журнале против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, обязательно должна быть сделана отметка «Сторнировано» с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя (начальника отдела), подписавшего исправительный ордер. Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы.

31. В случаях, когда требуется перенести учет каких-либо операций с одного счета на другой счет либо в другое учреждение банка, то бухгалтерскими проводками перечисляется только остаток счета.

Заключительные обороты

32. Заключительными оборотами являются обороты по отдельным счетам и операциям, проводимые в новом году, но подлежащие учету как обороты истекшего года. При проведении заключительных оборотов по соответствующим счетам следует руководствоваться указаниями по Плану счетов бухгалтерского учета в банках СССР. Предельный срок совершения заключительных оборотов устанавливается главным бухгалтером учреждения банка с таким расчетом, чтобы не задержать перечисление остатков централизованных счетов и высылку годового отчета банка в установленный срок.

33. Записи по заключительным оборотам на клавишных вычислительных машинах производятся в отдельных лицевых счетах на бланках тех же форм, что и по оборотам текущего года. В этих лицевых счетах выводятся итоги заключительных оборотов за день и их транспорт с 1 января без вывода остатков. Ежедневно итоги заключительных оборотов за день переносятся в лицевые счета текущего года без заполнения колонок «N документа» и «Корреспондентский счет» с условным обозначением вида операций цифрой «8». С учетом этих оборотов выводится окончательный остаток на следующий день в лицевом счете за текущий год. Выписки из лицевых счетов по заключительным оборотам прикладываются к выпискам текущего года в качестве расшифровки итогов оборотов, относящихся к прошлому году. По счетам внутрибанковского значения заключительные обороты могут записываться в лицевые счета истекшего года без отражения в лицевых счетах нового года. В таком же порядке в лицевых счетах истекшего года могут производиться записи заключительных оборотов по закрытию остатков транзитных счетов.

34. В течение периода с 1 января по день окончания заключительных оборотов ведутся отдельные бухгалтерские журналы по этим оборотам, в которых январь месяц обозначается числом «13». Журналы эти брошюруются по дням проводки вместе с журналами по операциям нового года. На документах по заключительным оборотам ставится штамп или делается надпись «По заключительным оборотам». Документы по заключительным оборотам подбираются в отдельную пачку, но брошюруются вместе с документами данного дня по операциям нового года. Ежедневная сверка аналитического учета с синтетическим по оборотам производится раздельно по заключительным оборотам прошлого года и по оборотам текущего года, а остатки сверяются в обычном порядке. Сводные карточки по тем балансовым счетам, по которым могут быть заключительные обороты, в январе месяце заполняются на бланках 0487008.

35. Порядок отражения операций по заключительным оборотам в бухгалтерском учете с применением электронных и перфорационных вычислительных машин изложен в Руководстве (технических указаниях) по эксплуатации этих машин.

36. До перечисления вышестоящему банку остатки по транзитным счетам сверяются с соответствующими организациями, которым выдаются выписки из этих счетов.

37. По окончании заключительных оборотов составляется оборотная ведомость по всем заключительным оборотам.

38. В управлениях банков полученные от отделений (агентств) остатки централизованных счетов зачисляются на отдельные транзитные лицевые счета, открываемые на тех же счетах баланса, на которых учитывались перечисляемые остатки. Остатки транзитных лицевых счетов в свернутом виде перечисляются вышестоящему банку в установленные им сроки.

Раздел II.

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАЦИОННОЙ РАБОТЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИЯХ БАНКОВ

Построение учетно-операционного аппарата учреждений банков

39. Учетно-операционный аппарат учреждения банка включает в себя работников, занятых оформлением, контролем расчетно-денежных документов и отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета. Учетно-операционный аппарат возглавляется главным бухгалтером учреждения банка, действующим на основании Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59.

40. Поскольку главный бухгалтер призван выполнять организаторские и контрольные функции, на него не могут возлагаться обязанности руководителей учреждения банка при временном их отсутствии, а также обязанности по непосредственному выполнению бухгалтерских операций.

41. Учетно-операционный аппарат учреждения банка работает по принципу ответственных исполнителей или операционных бригад. Конкретные обязанности работников учетно-операционного аппарата определяются главным бухгалтером учреждения банка.

42. В крупных учреждениях банков могут создаваться учетно-операционные отделы. Количество создаваемых отделов зависит от объема совершаемых операций и уровня их механизации.

43. Ответственными исполнителями считаются работники банка, которым поручается единолично оформлять и подписывать расчетно-денежные документы по выполняемому кругу операций (ведение счетов бухгалтерского учета). Ответственными исполнителями считаются также другие работники, на которых возложено выполнение операций, связанных с контролем, оформлением расчетно-денежных документов и отражением в учете банковских операций, включая операции по контролю МФО и эмиссионные операции.

44. В случае создания в учреждениях банков групп (участков, бригад) по отдельным участкам работы, работники таких групп (участков, бригад) специализируются на выполнении однотипных операций и являются ответственными исполнителями. Участок работы выделяется исходя из принятой в учреждении банка технологии документооборота, учета и контроля. Операционные бригады могут организовываться также на таких участках, где преобладают операции, требующие дополнительного контроля, и в случаях, когда из-за отсутствия работников соответствующей квалификации работа не может быть организована по системе ответственных исполнителей. В последнем случае в состав операционной бригады входят, как правило, два-четыре операционных работника, которые оформляют документы по производимым операциям, и контролер, который обязательно проверяет документы и записи в лицевых счетах, выполненные операционными работниками бригады. Контролер операционной бригады может единолично оформлять отдельные операции.

45. За операционными работниками закрепляется ведение определенных счетов или же выполнение отдельных операций. Распределение счетов между ответственными исполнителями производится, как правило, по номерам балансовых счетов первого или второго порядка, причем, с одним обязательным условием, что расчетный счет и все ссудные счета по краткосрочным кредитам одного хозоргана ведутся одним исполнителем.

46. Ведение учета картотек авизо по МФО, а также ведение учета операций по внутрибанковским счетам должно сосредоточиваться в специальных отделах или возлагаться на отдельных учетных работников.

47. В учреждении банка может создаваться машиносчетное бюро (МСБ), куда входят операторы, выполняющие на клавишных вычислительных машинах работу по отражению операций в аналитическом и синтетическом учете, составлению различных документов и отчетности. Общее руководство работой машиносчетного бюро (МСБ) возлагается на главного бухгалтера учреждения банка или его заместителя. Примерный распорядок работы МСБ приведен в приложении № 3.

48. Закрепление счетов за структурными частями учетно-операционного аппарата и отдельными исполнителями и последующее их перераспределение производится главным бухгалтером и оформляется записями в специальной книге учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками учреждения банка (0487011). В случае болезни работника, дела которого приняты другим лицом, в книге 0487011 делается соответствующая отметка. При обнаружении тех или иных недостатков в книге делаются соответствующие записи об этих недостатках.

49. В каждом учреждении банка должны быть разработаны и утверждены должностные инструкции, копии которых передаются учетнооперационным работникам. Соответствующие работники должны быть ознакомлены с законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих банка.

Организация рабочего дня и документооборота

50. Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. В учреждениях банков устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота:

а) приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение первой половины рабочего дня (это время называется операционным днем). Расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка, а при обработке информации на ЭВМ — по согласованию с руководством ВЦ. Обязательной отсылке в банк плательщика в тот же день подлежат платежные требования, сданные в банк не позднее чем за 2 часа до окончания рабочего дня банка. Платежные требования, принятые на инкассо в последние 2 часа рабочего дня, могут отсылаться в банк плательщика на следующий день. При этом дата платежных требований не исправляется. Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики), из которых документы вынимаются не реже одного раза в час. Документы, поступившие в банк, направляются внутренним порядком на обработку соответствующим учетно-операционным работникам. Если документы по какой-либо причине не могут быть приняты к исполнению, то об этом извещаются клиенты. Для регулирования операционной нагрузки в каждом учреждении банка устанавливается график приема документов от основных клиентов, постоянно представляющих в банк значительное количество платежных документов. Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

б) оплата всех расчетно-денежных документов, включая по отчислениям в бюджет и выплате заработной платы, с расчетных и текущих счетов производится за счет средств на этих счетах с соблюдением календарной очередности поступления расчетных документов (наступления сроков платежей). Для удовлетворения имеющихся претензий к счету используются суммы поступлений на расчетный (текущий) счет в течение операционного дня (по документам, поступившим к работнику, ведущему счет плательщика);

в) передача информации с документов на ВЦ, ИВС производится равномерно в течение всего операционного дня и должна завершаться, как правило, за 2-3 часа до окончания рабочего дня. Руководители областных управлений банков по согласованию с ВЦ (ИВС) могут устанавливать более позднее время завершения передачи информации. Для передачи информации на ВЦ (ИВС) в отделении банка производится раскладка документов по группам (пачкам) в соответствии с установленными макетами перфорации;

г) передача в МСБ лицевых счетов и подлежащих отражению в них документов производится по мере обработки последнего документа по каждому балансовому и внебалансовому счету и завершается, как правило, в течение одного часа после окончания операционного дня. Передаваемые в МСБ документы должны быть подобраны по балансовым счетам, а внутри них — в порядке восходящих номеров лицевых счетов. По каждому лицевому счету документы группируются для записи по кредиту и дебету отдельно;

д) расчетно-денежные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банка по почте, подлежат сдаче предприятию связи в день завершения операции. При печатании авизо по МФО на ВЦ сдача их предприятию связи должна производиться не позднее дня поступления этих авизо в учреждение банка. С учетом изложенного, в каждом учреждении банка устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций и время прохождения документов по всем участкам их обработки. График документооборота утверждается руководителем учреждения банка. Примерные указания по организации рабочего дня банка приведены в приложении № 4.

Внутрибанковский контроль

51. При приеме денежно — расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия — проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя.

(в ред. письма Госбанка СССР от 31.08.90 № 320)

52. По указанным ниже счетам и операциям должны быть проверены и подписаны контролирующим работником:

а) расчетно-денежные документы:

• при выдаче лимитированных и нелимитированных чековых книжек и справок и акцепте платежных поручений. В подтверждение произведенной проверки подписываются заявления или поручения клиентов по этим операциям, а также надписи на выдаваемых чековых книжках и справках и акцептуемых поручениях. В таком же порядке проверяются операции по оформлению дополнительного лимита по лимитированным чековым книжкам и справкам;

(в ред. письма Госбанка СССР от 31.08.90 № 320)

• по операциям, производимым без поручений (требований) клиентов или распоряжений по кредитным операциям, предусмотренным инструкциями по расчетам и кредитованию, в частности, ордера по списанию суммы пени, не взысканной одновременно с основным платежом; ордера по перечислениям с субсчетов, кроме субсчетов по профвзносам и соцстраху; ордера по переадресовке и возврату сумм, авизованных по МФО;
• на высылку дубликатов авизо по межфилиальным оборотам и повторных дубликатов авизо по МФО;
• по счету «Расходы по выплате пенсий и пособий колхозникам»;

б) расчетно-денежные документы и записи в аналитическом учете:

• по счетам вкладов граждан и военнослужащих;
• по взысканию с клиентов штрафов за нарушение правил совершения расчетных операций;
• по счетам драгоценных металлов; основных средств банка, малоценных и быстроизнашивающихся предметов; расчетов с хозрасчетными предприятиями банка; дебиторов и кредиторов банка (только по дебету); сумм, перечисленных по МФО, до выяснения; хозяйственных материалов; расходов будущих периодов; операционных и разных доходов и расходов; расходов на содержание аппарата управления банка; не квитующихся сумм по МФО; по внебалансовым счетам марок государственной пошлины, разных ценностей и документов (в части списания ценностей) и бланков строгой отчетности;
• операциям по текущим субсчетам и транзитным счетам Советского фонда мира, Советского фонда культуры и других общественных фондов, а также счетам по разницам в ценах на продукцию;
• по текущим счетам уполномоченных;
• по лицевым счетам выплат по пенсиям и счетам государственного бюджета в случаях, предусмотренных инструкцией Госбанка СССР по кассовому исполнению Государственного бюджета СССР;
• по ссудным счетам индивидуальных заемщиков;
• по другим счетам и операциям по отдельным решениям Банков СССР.

53. Ордера по счетам фондов банка, иностранных операций, драгоценных металлов, подкреплений и излишков касс в пути, прибылей и убытков, по внебалансовому счету долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера и авизо по закрытию счетов по МФО, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись главного бухгалтера или его заместителя. Ордера по иностранным операциям в учреждениях банка, где имеются отделы иностранных операций, подписываются контрольной подписью начальников этих отделов. Ордера на прием и отсылку денег и других ценностей, хранящихся в кладовой, и ордера по операциям с резервными фондами должны быть подписаны, кроме исполнителей и главного бухгалтера, также руководителем учреждения банка и заведующим кассой. Сводные ордера, составляемые в управлении (республиканском банке) Госбанка СССР на перечисление в конце дня по МФО сумм выпуска и изъятия денег из обращения, подписываются бухгалтерским работником, ведущим учет эмиссионных операций, начальником отдела (управления) денежного обращения и главным бухгалтером.

54. По операциям, связанным с перечислением средств в другие учреждения банка для отнесения на счета, указанные в п. 52 и 53, авизо по МФО подписываются также соответствующим контролирующим работником.

55. При совершении безналичных банковских операций должны соблюдаться основные правила документооборота и контроля, изложенные в настоящем разделе. Ответственный исполнитель, ведущий дебетуемый счет, принимает документ к проводу после проверки правильности оформления документа, в т.ч. соответствия подписей и оттиска печати распорядителей счетом заявленным образцам и возможности списания его суммы со счета. В удостоверение этой проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию (копии), предварительно убедившись в их тождестве. При перечислении средств с одного счета на другой в том же учреждении банка по операциям и счетам, не требующим дополнительного контроля, ответственный исполнитель первые экземпляры документов передает в отдел (группу) контроля или подкладывает к соответствующим лицевым счетам плательщиков, а вторые экземпляры передает ответственному исполнителю, ведущему кредитуемый счет. Работник, ведущий кредитуемый счет, проверяет наличие и подлинность подписи ответственного исполнителя, ведущего дебетуемый счет, на полученной им копии документа или на отрезной части копии сводного документа и, убедившись в правильности оформления операции, подбирает полученные копии по номерам лицевых счетов и хранит их до получения разработок от ВЦ, ИВС или подкладывает полученные копии к кредитованному лицевому счету для совершения записей в МСБ. Копии документов в последующем прилагаются к выпискам из лицевых счетов.

56. В тех случаях, когда операции по счетам подлежат дополнительному контролю, ответственный исполнитель, оформивший своей подписью документы по безналичному перечислению средств с одного счета на другой, передает оба экземпляра документов контролеру. Контролер проверяет правильность оформления операции, убеждается в полном соответствии между собой первого и второго экземпляров документа, подписывает их и первый экземпляр направляет на обработку по отражению операций по дебету, а второй экземпляр — ответственному исполнителю, ведущему кредитуемый лицевой счет.

57. Кассовые расходные операции, выполняемые ответственными исполнителями, контролируются централизованно контролером, рабочее место которого размещается по возможности в непосредственной близости от кассы. Этот контролер ведет кассовый журнал по расходу. Контроль расходных операций должен быть организован так, чтобы была исключена возможность:

а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;

б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих операционных работников и контролера банка;

• внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.

58. Кассовый журнал по расходу может составляться на бланках 0482054 или 0482056 в одном или двух экземплярах соответственно. При ведении учета на клавишных вычислительных машинах копии кассового расходного журнала разрезаются на ленты, подписываются контролером по кассовым расходным операциям и используются для записи в лицевые счета. По усмотрению руководителя учреждения банка допускается (при ведении учета в МСБ) устанавливать порядок заполнения к каждому денежному чеку ремарок с указанием номера счета, с которого оплачивается чек, номера чека и его суммы. Заполненные ремарки проверяются ответственным исполнителем и заверяются его подписью. При составлении ремарок кассовый журнал по расходу ведется на бланках 0482054 в одном экземпляре. При ведении бухгалтерского учета с применением ЭВМ или ПВМ для передачи информации на обработку направляются отдельные листы кассового журнала по расходу по мере их заполнения либо, при незначительном объеме операций, одновременно все листы кассового журнала после сверки оборотов с кассой.

59. Порядок направления контролером кассовых расходных документов в кассу для оплаты — под расписку кассира в разносной книге или кассовом журнале — устанавливается главным бухгалтером учреждения банка. Разносная книга ведется по следующей форме:

Дата указывается в начале записей за день. Если кассовый журнал по расходу ведется в двух экземплярах под копирку, то расходные документы можно передавать в кассу под расписку кассира на первом экземпляре журнала. При таком порядке передачи расходных документов в кассу второй экземпляр кассового журнала остается у контролирующего работника, который проверяет, не внесено ли каких-либо исправлений и дописок в первый экземпляр. Если рабочее место лица, контролирующего кассовые расходные операции, находится рядом с кассой либо соединено с кассой предохраненным от доступа извне транспортным устройством, то по усмотрению руководителя учреждения банка может быть установлен порядок передачи кассовых расходных документов контролером кассиру без его расписки.

60. Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов во вклады граждан, которые записываются в лицевые счета вкладчиков до приема денег. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, подписывается им, заносится в кассовый журнал (0482054), составляемый на клавишной вычислительной машине, и передается в кассу с выписанной квитанцией за подписью ответственного исполнителя. При приеме денег от работников банка для зачисления на счета внутрибанковского значения приходный кассовый ордер выписывается в двух экземплярах, из которых один заменяет квитанцию. Получив обратно из кассы ордер из комплекта бланков 0402001 с подписью кассира, свидетельствующей о приеме им денег, ответственный исполнитель проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее образцу и делает в кассовом журнале условную отметку о возврате этого документа, после чего передает его на обработку по отражению операции в бухгалтерском учете или подкладывает к соответствующему лицевому счету. Кассовый журнал по приходу кассы можно вести централизованно. Суммы государственных доходов и платежей по обязательному окладному страхованию, поступающие наличными деньгами, могут записываться в кассовый журнал на основании сводного приходного кассового ордера (ленты подсчета документов), составляемого в конце дня ответственным исполнителем на основании оставленных им у себя уведомлений первичных кассовых документов.

61. Кассовый журнал по приходу по операциям вечерней кассы разрешается составлять на листе бумаги на счетной машине в двух экземплярах с выведением частных итогов по лицевым счетам и общего итога по журналу с тем, чтобы записи в лицевые счета производить итоговыми суммами. Вторые экземпляры журнала, разрезанного на ленты, после проверки записей в лицевые счета прилагаются вместе с ордерами к объявлениям о взносе денег в вечернюю кассу к выпискам из лицевых счетов. Правильность заполнения этих ордеров проверяется бухгалтером-контролером вечерней кассы, а при применении кассовых аппаратов — ответственными исполнителями утром следующего дня. Факт этой проверки удостоверяется подписью бухгалтера-контролера или ответственного исполнителя на ордере к объявлению 0402001 или уведомлении к объявлению 0402002.

62. Проверка наличия на расчетно-денежных документах соответствующих подписей работников банка, уполномоченных осуществлять те или иные операции, а также правомерности исправления номеров счетов клиентов на расчетно-денежных документах возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на ВЦ (ИВС). В учреждениях банков, учет которых механизирован на клавишных вычислительных машинах, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя учреждения банка. Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц банка, а также возможных изменений номеров счетов клиентов, которые могут вноситься в расчетно-денежные документы работниками банка. Перечни, а также образцы подписей работников банка, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.

63. Для проверки подлинности подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетно-денежных документах соответствующие работники должны иметь образцы их подписей. Контролеры должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Контролерам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которым пользуются ответственные исполнители. В карточках образцов подписей и печатей клиентов у исполнителей и контролеров подлежат регистрации номера выданных банком данным клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.

64. При оформлении открытия расчетного, текущего или бюджетного счета главный бухгалтер или его заместитель принимает представляемые клиентом документы, проверяет их соответствие установленным правилам и передает руководителю учреждения банка для разрешения открытия счета. После открытия счета карточки образцов подписей и оттиска печати передаются соответствующим работникам банка. При замене документов (карточек с образцами подписей и других) по действующим расчетным, текущим и бюджетным счетам документы принимаются ответственными исполнителями, которые представляют эти документы вместе с отменяемыми главному бухгалтеру или его заместителю либо начальнику отдела, которые проверяют документы и заверяют их своей подписью. В случае закрытия счета, а также при изменении наименования предприятия, организации, учреждения либо номера счета владелец счета обязан возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должно содержаться также подтверждение остатка средств на счете на день закрытия.

65. Неиспользованные чеки по закрываемым счетам, а также по счетам, передаваемым в другое учреждение банка, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель, который должен немедленно погасить каждый сданный чек путем вырезания части чека, предназначенной для подписи. Лишь после этого чеки передаются соответствующему операционному работнику, который обязан составить ордер на закрытие счета и представить его для проверки и подписания главному бухгалтеру или его заместителю. Неиспользованные чеки из лимитированных книжек при наличии остатка лимита принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке ответственным исполнителем или контролером операционной бригады, который проверяет и подписывает платежное поручение на закрытие лицевого счета по лимитированной чековой книжке.

66. При закрытии расчетного, текущего или бюджетного счета по распоряжению учреждения банка и зачислении остатка соответствующих средств на счет «Прочие дебиторы и кредиторы» главный бухгалтер учреждения банка или его заместитель обязан тщательно проверить по документам все записи в закрываемом счете со дня вручения клиенту последней выписки из счета, убедиться в правильности выведенного окончательного остатка и сделать об этом соответствующую отметку в закрываемом лицевом счете за своей подписью. Выдача остатка с этого счета может быть произведена в течение срока исковой давности, причем должны быть истребованы книжки с неиспользованными корешками и чеками.

67. Для предупреждения задержек в перечислении средств с субсчетов главный бухгалтер должен организовать строгий контроль за срочными перечислениями, пользуясь для этого табелем сроков перечисления средств с субсчетов, выписки из которого должны быть у каждого работника, выполняющего эти операции и осуществляющего за ними контроль.

68. Руководители учреждений банков обязаны обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов учреждения банка ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у руководителя учреждения банка или, по его усмотрению, у главного бухгалтера. Штампы, кроме угловых (бланковых), в эту книгу не включаются. Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка.

69. Жалобы на действия работников банка и другие письма принимает от клиентов экспедиция (специально выделенные лица) банка или лично главный бухгалтер. Об этом порядке клиенты должны быть извещены путем вывешивания объявлений. Операционным работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

70. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера. Руководитель учреждения банка, наряду с общим наблюдением за состоянием учетно-операционной работы, обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, отсылки расчетно-денежных документов иногородним и одногородним банкам.

71. Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы. При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций. В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков. Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год. Состав работников, привлекаемых к проведению последующих проверок, помимо специальных инспекторов по контролю, заместителей главного бухгалтера и начальников отделов (групп), определяется главным бухгалтером исходя из объема выполняемых учреждением банка операций.

72. Результаты последующих проверок должны оформляться краткими справками; руководители учреждений банков обязаны в пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующей проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников учетно-операционного аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки. Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

Раздел III

РАСЧЕТНО-ДЕНЕЖНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

Оформление расчетно-денежных документов

73. Расчетные, кассовые, кредитные и другие денежные операции совершаются в учреждениях банка и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с требованиями, изложенными в Положении о расчетных документах.

74. По денежному чеку деньги выплачиваются тому лицу, которое указано в чеке. Передоверие права на получение денег по чеку не допускается. Не допускается выплата денег по именному чеку на имя главного бухгалтера предприятия (организации, учреждения) или другого работника, подписавшего чек второй подписью, за исключением чеков по счетам воинских частей, военных организаций, поселковых и сельских Советов народных депутатов , которые не обслуживаются централизованными бухгалтериями, а также чеков по счетам предприятий (организаций, учреждений), у которых в штате нет другого лица, на которое можно возложить получение денег. Это должно быть подтверждено соответствующей надписью владельца счета в карточке с образцами подписей (на следующей строке после образца второй подписи).

75. Владелец счета обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя. Платежные поручения и чеки предприятий, организаций и учреждений, подведомственных Министерству обороны, Министерству внутренних дел СССР, Комитету государственной безопасности СССР, а также партийных и комсомольских организаций могут представляться без указания назначения сумм. Учреждения Сберегательного банка и предприятия связи не указывают на обороте денежных чеков назначение сумм. Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки, как денежные, так и расчетные, должны быть обязательно заполнены от руки чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование учреждения банка в чеках и объявлениях могут обозначаться штампами. Чеки и платежные поручения принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки, без исправления даты, обозначенной на документе. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в банк; если клиентом указана другая дата, то она исправляется на всех экземплярах документа. На документах, составляемых банком, указываются их номера. Порядок нумерации объявлений 0402001, 0402002, 0402004, а также квитанций к ним устанавливается главным бухгалтером учреждения банка. В тех случаях, когда в приеме денег плательщику выписывается квитанция 0402004, в объявлении работником банка проставляются 3 последних знака номера выданной вносителю квитанции. В выдаваемых банком квитанциях 0402001, 0402002 и 0402005 сумма прописью начинается обязательно в самом начале строки, свободное место в реквизите «сумма цифрами» и после суммы прописью прочеркивается двумя линиями. Квитанции в приеме наличных денег должны заполняться только от руки чернилами или пастой шариковой ручки за исключением квитанций, входящих в комплекты бланков 0402005. Документы должны содержать четкое изложение сущности операции. Каждый документ и каждый отдельный лист сводного документа, например, сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковых ручек. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные отрезные части должны быть прочеркнуты. Учреждение банка отказывает в приеме чека или платежного поручения и не несет ответственности за этот отказ, если документ, подписи, оттиск печати или надписи на нем будут признаны учреждением банка сомнительными. Банк не несет ответственности за выплату денег по утерянному или похищенному чеку, если эта выплата произведена до получения учреждением банка извещения владельца счета об утере или хищении чека. Равным образом банк не несет ответственности за правильность содержащихся в расчетных документах сведений и арифметических расчетов. Убыток, который произойдет вследствие оплаты чека или платежного поручения с подложными подписями, подложной печатью или с подложным текстом, несет владелец счета, если не будет доказана вина учреждения банка.

76. Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми учреждениями банка согласно требованиям настоящей инструкции и инструкций по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые и внебалансовые ордера, мемориальные ордера, распоряжения кредитного отдела и др.

77. Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен этот ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

78. Операции, связанные с перечислением средств в иногородние банки (межфилиальные обороты — МФО) оформляются специальными документами — авизо по МФО. Бланки авизо по МФО являются документами строгого учета.

79. В мемориальных ордерах на частичную оплату платежных требований и поручений, оплату пени, в кассовых ордерах и внебалансовых ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью. В ордерах на частичную оплату платежных требований и поручений допускается текст содержания операций заменять его условным обозначением — цифрой «2» или «1» соответственно с указанием номера и даты платежного требования или поручения.

80. Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь контировку, т.е. обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись.

81. На денежных чеках, расходных кассовых и внебалансовых ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, отбираются расписки получателей (чернилами или шариковой ручкой). Кроме того, на этих документах должны делаться отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя. Допускается заполнение этих отметок самими получателями, причем операционный работник учреждения банка, после проверки им предъявленного получателем паспорта или заменяющего его документа, должен проверить правильность заполнения реквизитов этого документа, сличить имеющийся в нем образец подписи с распиской получателя на чеке или расходном ордере. Правильность отметки о паспорте или другом документе, удостоверяющем личность получателя, заверяется подписью операционного работника на чеке или ордере.

82. Документы с исправлениями таких реквизитов, как сумма, наименования клиентов и номера их счетов, хотя бы и оговоренными, являются недействительными и не подлежат приему банком к исполнению. Работники банков могут в случаях, предусмотренных инструкциями банков, исправлять в платежных поручениях и платежных требованиях клиентов указанные ими номера счетов на номера других счетов тех же клиентов (например, номер расчетного счета на номер ссудного счета). Исправления заверяются подписью ответственного исполнителя. Если отдельная частная сумма, включенная в сводное платежное поручение или требование, не может быть зачислена на счет получателя или списана со счета плательщика, то соответствующая сумма по просьбе клиента может быть вычеркнута с исправлением общей суммы сводного документа. Каждое такое исправление оформляется подписью бухгалтерского работника и заверяется контрольной подписью главного бухгалтера учреждения банка или его заместителя. Ошибки, допущенные клиентами при заполнении текста поручения (кроме приведенных выше реквизитов) и оборотной стороны чека, могут быть исправлены с соответствующей оговоркой за подписями тех же лиц, которыми подписан документ.

83. Расчетно-денежные документы, на основании которых в учреждениях банков осуществлен прием и выдача наличных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц учреждения банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, — одну подпись ответственного исполнителя. Подписями работников банка оформляются как те экземпляры документов, которые предназначены для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, так и экземпляры, подлежащие приложению к выпискам из счетов клиентов и к авизо по МФО. Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке.

84. Документы, связанные с приемом и выдачей денег и ценностей, в том числе квитанции в приеме денег и ценностей, должны иметь, кроме указанных выше подписей, также подпись кассира, принявшего или выдавшего деньги и ценности.

85. Право подписания расчетно-денежных документов, предоставляемое банковским работникам, оформляется распоряжением руководителя учреждения банка на бланках 0489017 и 0489018.

86. Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.

87. Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками.

88. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий. Главный бухгалтер учреждения банка обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были своевременно переданы под расписку в кассу, операционным и контролирующим работникам, группе переводного ключа, абонентскому телеграфу, а также местному предприятию министерства связи и учреждению сберегательного банка СССР. Главный бухгалтер обязан также следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники банка в своей работе, например, в связи с увольнением работников банка. Один комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетно-денежных документах.

89. В учреждениях банков должен осуществляться строгий контроль за выдачей чековых книжек, использованием бланков квитанций и других бланков строгой отчетности, обеспечивающий правильное расходование бланков, а также своевременное и полное отражение их движения в учете.

90. Выдача книжек денежных и расчетных чеков по счетам в банке производится по письменным заявлениям владельцев счетов на бланке 0401017 за подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом. В соответствии с заявлением клиента ему может быть выдано одновременно несколько книжек денежных и расчетных чеков по одному счету, причем должна соблюдаться последовательность номеров чеков.

91. Заявление на выдачу чековой книжки представляется в банк в одном экземпляре. Операционный работник проверяет правильность заполнения заявления, соответствие подписей и оттиска печати на нем с имеющимися у него образцами подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, подписывает разрешение на выдачу чековой книжки и передает заявление вместе с талоном в кассу. Кассир, получив заявление, проверяет наличие на нем подписей должностных лиц банка, отмечает на заявлении и талоне к заявлению номера чеков выдаваемой чековой книжки (с номера по номер) и передает операционному работнику чековую книжку вместе с заявлением под расписку на талоне. Талон к заявлению остается в кассе. Операционный работник проверяет наличие всех чеков в книжке и, проставив на всех чеках реквизиты, подлежащие обязательному заполнению до выдачи книжки клиенту (наименование владельца счета и, если книжка требуется для одного счета, номер расчетного или текущего счета), записывает номера чеков в карточку с образцами подписей данного клиента и передает заявление работнику, контролирующему кассовые расходные операции. Последний проставляет номера денежных чеков на своем экземпляре карточки с образцами подписей. Затем заявление вместе с чековой книжкой возвращается в кассу. Кассир проверяет наличие всех чеков в чековой книжке, расписывается на талоне. Талон возвращается операционному работнику после выдачи чековой книжки для выписки внебалансового расходного ордера по счету учета бланков строгой отчетности. Кассир выдает книжку под расписку на заявлении, предварительно сверив подпись получателя с образцом его подписи на заявлении. После выписки внебалансового ордера талоны к заявлениям на выдачу чековых книжек уничтожаются. Заявления клиентов на выдачу чековых книжек хранятся при расходном ордере, составляемом на общее количество выданных за день книжек.

92. Заготовленные к выдаче чековые книжки, не полученные клиентами в течение 30 дней, погашаются с отметкой на заявлении клиента за подписями руководителя, главного бухгалтера и старшего кассира учреждения банка путем вырезки из чеков места, предназначенного для подписи, и списываются в расход. Номера погашенных денежных чеков вычеркиваются из карточек с образцами подписей. Погашенные чековые книжки прилагаются к расходному ордеру.

93. Квитанционные книжки с бланками квитанций 0402004 и книжки комплектов квитанций, уведомлений и ордеров 0402005 по приему налоговых и других платежей населения выдаются в начале операционного дня кассиром под отчет операционным работникам в пределах дневной потребности в этих книжках. Выдаваемые книжки снабжаются штампом данного учреждения банка. Учет выданных квитанционных книжек ведется кассиром, на ответственности которого эти книжки хранятся, в книге 0482154.

94. Каждый операционный работник после окончания операций и сверки оборотов с кассой отмечает на обложках книжки квитанций 0402004 и комплектов 0402005 количество и три последних знака номера использованных и испорченных квитанций. Испорченные квитанции 0402004, а также комплекты квитанций 0402005 погашаются путем крестообразного перечеркивания.

95. В бухгалтерии на основании записей в книге 0482154 составляется внебалансовый расходный ордер на все выданные из кассы в течение дни книжки 0402004 и 0402005.

96. Контроль за использованием в бухгалтерии бланков 0402004 и 0402005 осуществляется в следующем порядке. Бухгалтерским работником по поручению главного бухгалтера ведется книга учета использования бланков квитанций (0482074) по следующей форме: 0482074

Подпись главного бухгалтера или его заместителя

Ежедневно в этой книге заполняется графа «Получено» на основании записей в книге 0482154 и расходного внебалансового ордера. Графа «Израсходовано» заполняется на основании справки 0482109 приходного кассира, а в тех учреждениях банков, где на протяжении операционного дня функционирует лишь одна приходно-расходная касса, — на основании сводной справки 0482111 со сведениями на ее обороте о количестве документов, по которым выданы квитанции. Кроме того, основанием заполнения графы «Израсходовано» являются приходные ордера на ценности и документы (иностранную валюту, неплатежные деньги на экспертизу, вкладные книжки на инкассо), в приеме которых вносителям выдаются квитанции. Графа «Испорчено» заполняется после полного использования квитанционной книжки на основании предъявленных операционными работниками погашенных испорченных квитанций, записанных на обложке этой книжки. Внебалансовый расходный ордер, справки 0482109 или 0482111, указанные выше приходные ордера, а также квитанционные книжки вместе с книгой учета их использования передаются главному бухгалтеру или его заместителю, либо начальнику учетно-операционного отдела для проверки правильности записей в книге.

97. Не полностью использованные квитанционные книжки после проверки записей в книге учета их использования, а также испорченные квитанции из этих книжек возвращаются операционным работникам для хранения до следующего дня вместе с учетными материалами, находящимися под их ответственностью, в железных шкафах или ящиках. Обложки полностью использованных квитанционных книжек и относящиеся к ним испорченные квитанции прилагаются к расходному внебалансовому ордеру по счету учета бланков строгой отчетности. Если в этот день не было оборотов по расходу указанного счета, обложки использованных квитанционных книжек с испорченными квитанциями подшиваются после других внебалансовых расходных ордеров. Главный бухгалтер при заверке надписи на обложке кассовых документов за день должен убедиться, что в них находятся обложки всех квитанционных книжек, использование которых закончено в течение данного дня, и бланки испорченных квитанций, номера которых отмечены на этих обложках.

98. Наличие неиспользованных бланков квитанций, числящихся за каждым операционным работником по книге учета, проверяется периодически по усмотрению главного бухгалтера и обязательно на 1 число месяца, о чем делается отметка в книге.

99. Квитанционные книжки контролеру вечерней кассы выдаются под отчет.

100. Бланки комплектов 0402005 и книжки денежных чеков выдаются учреждениям Сберегательного банка СССР по их разовым доверенностям, которые хранятся в документах дня при внебалансовых расходных ордерах на выдачу этих бланков.

101. Бланки вкладных книжек выдаются кассой авансом бухгалтеру, ведущему лицевые счета по вкладам, по письменному требованию за подписью главного бухгалтера или его заместителя, либо начальника отдела под расписку на этом требовании. Ежедневно по окончании операций вкладные книжки, выданные вкладчикам, списываются в расход. Расходный ордер подписывается контрольной подписью главного бухгалтера или его заместителя, либо начальника учетно-операционного отдела, который сверяет количество списываемых в расход книжек с количеством открытых за день лицевых счетов вкладчиков. Неиспользованные вкладные книжки сдаются кассиру, который возвращает бухгалтеру его расписку в получении книжек авансом. В аналогичном порядке выдаются и учитываются бланки расчетных чеков банков СССР.

102. Бланки лицевых счетов с типографской нумерацией и защитной сеткой на выписках и бланки авизо по МФО учитываются внесистемно. Высылка указанных бланков лицевых счетов и авизо по МФО производится типографиями согласно требовательным ведомостям. Учреждение банка, получившее эти бланки, обязано в пятидневный срок выслать вышестоящему учреждению банка подтверждение в получении бланков за подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения банка с указанием количества и номеров бланков каждой формы.

103. Бланки лицевых счетов высылаются ценными посылками отдельно от прочих бланков. Посылки с этими бланками принимаются кладовщиком материального склада в присутствии лиц, назначенных руководителем банка. Бланки в целой упаковке с пломбами типографии принимаются пачками. Бланки в пачках с поврежденной упаковкой пересчитываются полистно. При обнаружении в посылках недостач или излишков бланков составляется акт с указанием состояния упаковки, наименования и номеров форм бланков, номеров и серий недостающих или излишних бланков. Этот акт составляется за подписями лиц, участвовавших в приеме бланков, в двух экземплярах, из которых первый отсылается отправителю (типографии или вышестоящему учреждению банка), а второй остается в делах учреждения банка-получателя. К первому экземпляру акта прилагается обвязка с пломбой, накладка пачки и бандероль от корешка, в котором оказалась недостача. На накладке и бандероли делаются надписи о недостаче за подписями лиц, производивших проверку. Эти надписи скрепляются оттиском печати учреждения банка. Полистный пересчет бланков, проверка правильности их нумерации, а также приемка по качеству производятся при передаче бланков для использования. О выявленных при этом недостачах и излишках бланков лицевых счетов, а также об обнаружении в них дефектов составляются акты, оформляемые и используемые в порядке, изложенном выше.

104. Бланки лицевых счетов хранятся на складе, где ведется количественный учет бланков в листах (без указания их номеров) на карточках 0489002 отдельно по каждой форме.

105. Лицо, ответственное за хранение запаса бланков лицевых счетов, выдает необходимые для текущей работы бланки ответственным исполнителям под расписку в книге 0487010. В этой книге, кроме учета общего количества поступивших и израсходованных бланков, который ведется на отдельных листах для каждой формы бланка, открываются отдельные листы на каждого ответственного исполнителя для учета полученных им и использованных бланков. В течение месяца в книге регистрируется по каждому ответственному исполнителю количество выданных ему бланков с указанием типографских номеров, делаются отметки об испорченных бланках, возвращенных ответственному за их хранение лицу. По окончании месяца в книге по каждому ответственному исполнителю отдельно выводится остаток бланков на начало нового месяца, который подтверждается подписями лица, ответственного за хранение запаса бланков, и ответственного исполнителя. Количество оставшихся бланков проверяется по отдельным ответственным исполнителям в выборочном порядке. После выведения итогов количества полученных, использованных и испорченных лицевых счетов производится подсчет количества выданных за месяц бланков всем ответственным исполнителям, которое сверяется (с учетом испорченных и остатка на начало месяца) с расходом по учету общего запаса соответствующих форм бланков. Ответственные исполнители передают ежедневно необходимое количество бланков лицевых счетов (в возрастающем порядке номеров) операторам для составления лицевых счетов. Контроль за полнотой использования операторами бланков осуществляется ответственными исполнителями при получении отпечатанных лицевых счетов. Бланки лицевых счетов хранятся у ответственных исполнителей в металлических шкафах (ящиках). Запрещается выдавать бланки лицевых счетов с типографской нумерацией и защитной сеткой на выписках работникам, не связанным с выполнением операций по счетам клиентов.

106. Испорченные бланки лицевых счетов с типографской нумерацией погашаются путем крестообразного перечеркивания чернилами или шариковой ручкой и ежедневно сдаются под расписку лицу, ответственному за хранение их запаса. Испорченные бланки лицевых счетов периодически уничтожаются сотрудником, ответственным за хранение их запаса, и главным бухгалтером. В учреждениях банков, где запас бланков лицевых счетов хранится у главного бухгалтера, уничтожение испорченных бланков производится главным бухгалтером и руководителем учреждения банка. Об уничтожении испорченных бланков в книге 0487010 делается запись, заверяемая подписями указанных лиц, с обозначением общего количества уничтоженных бланков и периода, за который они были испорчены.

107. Бланки авизо по МФО хранятся на складе и учитываются по количеству блокнотов на отдельных карточках 0489002 по бланкам каждой формы. Высылка бланков, прием посылок кладовщиком на материальный склад осуществляется в порядке, предусмотренном для бланков лицевых счетов. Выдача бланков авизо по МФО со склада для их использования или отсылки другим учреждениям банков производится по требованиям. В требованиях на выдачу или высылку бланков, снабженных типографской нумерацией, указываются типографские номера бланков. Бухгалтерия следит за получением подтверждений по отосланным бланкам от соответствующих учреждений банков.

108. Бланки авизо, поступающие в учреждение банка, после проверки их по количеству блокнотов и по номерам авизо, указанным в сопроводительном документе, хранятся под ключом у главного бухгалтера учреждения банка, а в крупных отделениях — у лица, на которое приказом руководителя учреждения банка возложена ответственность за сохранность и правильное использование этих бланков.

109. Лицо, ответственное за хранение и использование бланков авизо по МФО, ведет количественный учет бланков авизо с типографской нумерацией в книге 0481044, с указанием номеров поступивших бланков, а также номеров испорченных бланков. В течение дня бланки выдаются под расписку сотрудникам банка, составляющим авизо, в порядке возрастающих номеров авизо. В конце рабочего дня неиспользованные и испорченные бланки возвращаются работнику, ответственному за хранение бланков авизо. Он подсчитывает количество использованных бланков каждой формы, исходя из общего количества бланков, выданных под отчет в течение дня и возвращенных неиспользованных и испорченных бланков, и сверяет данные об использованных за день бланках со справкой о количестве авизо, фактически отосланных за этот день. Эта справка составляется работником по начальным МФО на основании оставшихся у него копий авизо, причем указывается количество авизо отдельно по каждой из форм. После этой проверки использованные и испорченные бланки каждой формы записываются в книгу 0481044. Общее количество использованных за день бланков, записанное в книгу 0481044, сверяется с количеством авизо, показанным в отчетной ведомости 0481034, факт проверки удостоверяется подписью лица, ведущего учет, в книге учета бланков авизо. После отсылки отчетности 0481034 справки уничтожаются. Допускается записывать в книгу 0481044 количество израсходованных бланков непосредственно с копий авизо без составления справок.

110. Испорченные комплекты бланков авизо погашаются путем крестообразного перечеркивания и хранятся у лица, ведущего учет бланков авизо. Периодически эти бланки после сверки их номеров с записями в книге 0481044, а также проверки наличия полного комплекта бланков авизо уничтожаются в присутствии главного бухгалтера учреждения банка. Об уничтожении бланков авизо делается запись в книге учета бланков с указанием количества уничтоженных бланков авизо и периода времени, в течение которого бланки были испорчены. Запись подписывается работником, ведущим учет бланков по МФО, и главным бухгалтером. В учреждениях банков, где учет бланков авизо ведется главным бухгалтером, запись в книге об уничтожении испорченных бланков заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя учреждения банка.

Хранение бухгалтерских документов

111. Учреждения банков обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров учреждений банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников учреждений банков и вневедомственной охраны; распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

112. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Допускается формирование мемориальных документов в порядке возрастания номеров кредитованных счетов, а также по пачкам, формируемым для передачи информации на ВЦ. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. По счету «Ответные МФО» в папку с мемориальными документами помещаются первые экземпляры журнала-описи, используемые в качестве мемориальных ордеров, а также ордера по квитовке МФО. Документы, затрагивающие по дебету (кредиту) более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по ссудам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения. Сброшюрованные документы подсчитываются на клавишной вычислительной машине и сумма их сверяется с итогом оборотов в бухгалтерском журнале либо сводке оборотов, исключая обороты по приходу и расходу кассы. Если общие итоги не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам. Внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются после мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров. Внебалансовые документы также подсчитываются и суммы их сверяются с бухгалтерскими журналами.

113. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

«Срок хранения ______________________ Индекс _____________________»

отделение банка __________________________________________________

Бухгалтерские документы за " ____ " ________________ 19 ___ г.

Мемориальных документов на сумму руб. _____________ коп. _________ (цифрами) Из них находится в отдельных папках:

по вкладным операциям на сумму руб. _____________ коп. ______ (цифрами)

по ссудам индивидуальным заемщикам       _____________      ______

по операциям с драгметаллами и инвалютой _____________      ______

по счетам внутрибанковского значения     _____________      ______

Документов по приходу внебалансовых счетов _____________ ______

Из них находятся в отдельной папке по операциям с драгметаллами и инвалютой _____________ ______

Документов по расходу внебалансовых счетов _____________ ______

Из них находятся в отдельной папке по

операциям с драгметаллами и инвалютой    _____________      ______

сброшюровал и подсчитал                  _____________

                                       (подпись)

С данными бухгалтерского учета сверено (подпись гл. бухгалтера или его заместителя)

При подсчете сброшюрованных документов на клавишной вычислительной машине к ним прилагается лента подсчета, подписанная сотрудником, производившим подсчет. Если документы сформированы по пачкам, их подсчет может производиться по итогам лент подсчета пачек, однако работник, формировавший документы, должен убедиться в том, что в сшиве находятся все документы, по которым произведены за день бухгалтерские операции. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

114. Документы за истекший день должны быть оформлены в указанном выше порядке не позднее чем на следующий день. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

115. Документы, подлежащие более длительному хранению, а также относящиеся к внутрибанковским операциям, должны помещаться в отдельные папки:

1. по вкладам граждан и вкладам военнослужащих;

2. по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой и по расчетам в иностранной валюте;

3. по операциям с основными средствами (фондами), операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка;

4. по ссудам на индивидуальное жилищное строительство и другие цели, выдаваемым индивидуальным заемщикам;

5. кассовые документы. В папках документов первых двух групп вместе с мемориальными документами помещаются внебалансовые приходные и расходные ордера со всеми приложениями к ним, а также подлинные авизо, поступившие от других учреждений банка (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов «А»), а в папку первой и четвертой групп помещаются также и подлинные кассовые документы. Эти документы формируются, как правило, ежедневно, количество и общая сумма документов заверяется на обложке подписями формировавшего работника, главного бухгалтера или его заместителя, а по кассовым документам — также старшего кассира. По усмотрению главных бухгалтеров кассовые документы длительного срока хранения могут формироваться отдельно от мемориальных. Допускается также формировать эти документы раз в декаду или в месяц при условии, если до сброшюрования они будут помещаться в скоросшиватель и храниться в кладовой или в несгораемом шкафу. В папку с документами по операциям с основными средствами (фондами), операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка помещаются вместе с мемориальными документами подлинные документы, проведенные в корреспонденции со счетом кассы, послужившие основанием для составления кассовых ордеров (счета, ведомости на заработную плату, заявления и т.д.). В учреждениях банков с небольшим объемом операций допускается по усмотрению руководителя учреждения документы с длительным сроком хранения формировать по истечении года за истекший год. В таком случае до окончания года эти документы должны подбираться в скоросшиватель и храниться в кладовой или в несгораемом шкафу под ответственностью главного бухгалтера. При формировании документов с длительными сроками хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за данный день, а на обложке папки указывается общая сумма документов по дебету и кредиту каждого балансового счета, сверенная с данными бухгалтерского учета. В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки за подписью главного бухгалтера или его заместителя о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого небалансового счета, хранящихся в отдельных папках.

116. Работники, на которых возложено хранение документов, обязаны обеспечить полную их сохранность. Они не имеют права допускать кого-либо из других работников к просмотру документов без разрешения главного бухгалтера, его заместителя или начальника отдела.

117. Обязательному хранению подлежат:

А. В кладовой или в несгораемых шкафах:

а) оформленные надлежащими подписями копия годового отчета за истекший год и месячный баланс за последний истекший месяц со всеми к ним приложениями;

б) сводки оборотов и остатков (бухгалтерские, кассовые журналы) и ежедневные балансы за текущий месяц;

в) проверочные ведомости на первое число текущего месяца;

г) действующие лицевые счета по вкладам граждан;

д) кассовые документы за последние двенадцать месяцев;

е) мемориальные документы за текущий месяц;

ж) журналы 0489008 по счетам учета зданий и сооружений, хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Б. В железных шкафах, сундуках или ящиках в охраняемом помещении:

а) картотеки действующих лицевых счетов (кроме лицевых счетов по вкладам), операционные журналы, книги, карточки с образцами подписей, карточки учета средств, выданных на заработную плату, ведомости по начислению процентов;

б) картотеки действующих и архивных пенсионных листов и поручений на единовременную выплату пенсий и пособий;

в) действующие картотеки по ответным МФО, по расчетным документам и срочным обязательствам по ссудам;

г) расходные расписания и бюджетные поручения.

118. Все документы по эмиссионным операциям, послужившие основанием для бухгалтерских проводок по соответствующим балансовым и внебалансовым счетам, хранятся в хронологическом порядке в отдельных папках (делах) и брошюруются в зависимости от количества документов ежемесячно, ежеквартально или раз в год. В отделениях банка заводятся две папки. В первой помещаются разрешительные телеграммы на выпуск денег в обращение и подтверждения других учреждений банка о получении денежных билетов и монеты и зачислении их в резервные фонды. Эта папка хранится в кладовой, а при отсутствии кладовой — в несгораемом шкафу. Во вторую папку помещаются полученные задания на вложение денег в резервные фонды, копии заявок на подкрепление оборотной кассы и другие документы по эмиссионным операциям. Эта папка хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу. В управлениях банков в областях (АССР, краях) заводятся три папки, в которые помещаются соответственно:

а) полученные разрешения на выпуск денег в обращение; ведомости распределения по подчиненным учреждениям банков сумм, разрешенных к выпуску в обращение, а также распределенных в порядке регулирования кассовых ресурсов внутри области (края, республики); копии разрешительных телеграмм учреждениям банка на выпуск денег в обращение и заявки последних на подкрепление оборотной кассы;

б) телеграммы и почтовые авизо учреждений банков о перечислениях из резервных фондов в оборотную кассу и из оборотной кассы в резервные фонды, а также об аннулировании неиспользованных разрешений, копии телеграмм управления Правлению Госбанка СССР на перечисление остатков по счету учета расчетов между учреждениями банка по эмиссионным операциям и об аннулировании неиспользованных разрешений, задания на вложения денег в резервные фонды;

в) уведомления учреждений банков о получении подкреплений резервных фондов, отчетность учреждений по резервным фондам и копии рекламаций, полученных по отчетности. По усмотрению главного бухгалтера учреждения банка при большом объеме эмиссионных операций могут быть заведены дополнительные папки для помещения в них копий разрешительных телеграмм учреждениям банков на выпуск денег в обращение, заданий на вложение денег в резервные фонды, подтверждений о их получении и др. Эти папки хранятся в отделе (управлении) денежного обращения в несгораемом шкафу.

119. Заявления клиентов об открытии им счетов со всеми необходимыми документами на открытие счетов должны храниться в отдельном деле по каждому клиенту; никаких изъятий документов из таких дел не допускается. В это же дело помещаются переписка об изменении права подписи и документы, определяющие полномочия на распоряжение счетом, заявления-обязательства об открытии ссудных счетов, а также копии распоряжений об открытии расчетных субсчетов. Каждому делу присваивается тот же номер, который присвоен расчетному, текущему или бюджетному счету хозоргана. Допускается также хранение указанных документов в общих папках по группам клиентуры (сельсоветы, школы и т.п.). При этом документы каждой организации отделяются прокладкой с указанием названия организации. Хранение документов по оформлению счетов возлагается на главного бухгалтера или его заместителя. Дела эти должны храниться в запирающихся шкафах. Действующие образцы подписей должны храниться в запирающихся картотеках у операционных работников. Утратившие силу документы по оформлению счетов остаются в деле, но перечеркиваются крестообразно и на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей один из экземпляров таких карточек помещается в дело по оформлению счета, а остальные экземпляры уничтожаются.

120. Все материалы бухгалтерского учета (мемориальные документы и лицевые счета за истекшие месяцы, сквитованные карточки по МФО и пр.) до сдачи их в архив учреждениями банков должны храниться в текущем архиве бухгалтерии, оборудованном стеллажами и железными шкафами. Этот текущий архив находится в ведении специально выделенного работника, ответственного за сохранность документов. Этот же работник должен ведать документами, хранящимися в бухгалтерии в несгораемых и железных шкафах из-за недостатка мест в кладовой.

121. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Сотрудник учреждения банка, получивший разрешение на наведение справки, должен работать в присутствии кассира или работника, ведающего текущим архивом. Лица, ответственные за документы, обязаны следить за тем, чтобы сотрудники, допущенные для наведения справок, не производили в документах никаких исправлений и надписей. Выдача мемориальных документов из кладовой и текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены.

122. Изъятие мемориальных документов производится только с разрешения руководителя учреждения банка по письменным требованиям судебных и следственных органов, органов народного контроля, арбитража или вышестоящего учреждения банка. Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованиям судебных или следственных органов в связи с уголовными делами. При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями руководителя учреждения банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. В акте или протоколе должно быть точно указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта или протокола вручается указанному представителю. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами. Если изъятый документ отсылается по почте, акт составляется без подписи представителя учреждения, приславшего требование об изъятии, и к акту прилагается почтовая квитанция на отсылку документа ценным пакетом по соответствующему адресу. В случаях одновременного изъятия мемориальных документов за разные даты одного года составляется один акт или протокол на все изъятые документы с включением перечня. На место одного из этих документов помещается его копия, требование на изъятие и первый экземпляр акта или протокола, а взамен остальных документов остаются их копии с отметкой о месте хранения требования на изъятие. Учреждения банков по письменной просьбе ревизоров КРУ Минфина СССР и других ревизующих органов обязаны сообщать им перечень открытых расчетных, текущих, бюджетных и других счетов ревизуемой организации, а также в необходимых случаях предоставлять ревизующим возможность сличать предъявленные им ревизуемой организацией выписки банка из расчетных, текущих, бюджетных и других счетов с записями по этим счетам. В случае расхождения записей в них с подлинными записями в учреждении банка, ревизующий составляет акт, который подписывается ревизующим, главным бухгалтером учреждения банка и главным бухгалтером ревизуемой организации.

Бухгалтерская отчетность

123. Отделения банков в первый рабочий день каждого месяца высылают вышестоящему учреждению банка по подчиненности первый экземпляр баланса на 1 число месяца по счетам второго порядка (без включения внебалансовых счетов). По учреждениям банков, учет которых ведется на ВЦ, балансы управлениям не представляются. При необходимости получения отчетного баланса от тех или иных отдаленных учреждений банков по телеграфу баланс и дополнительные сведения к нему передаются телеграммой в целых тысячах рублей, причем суммы до 500 рублей отбрасываются, а от 500 рублей и более считаются за целую тысячу в порядке, предусмотренном в инструкции об организации работы по составлению статистической отчетности. Ежемесячно, не позднее третьего числа отделения банков представляют вышестоящему управлению выписки из счетов «Взаимные межфилиальные расчеты» (0481046), которые используются им при проведении работы с ВЦ по контролю за МФО.

124. Не позднее третьего числа первого месяца квартала отделения банков высылают оборотную ведомость 0482061 со справочными данными, предусмотренными формой ведомости. К оборотной ведомости прилагаются:

а) ведомость остатков по счетам «Прочие дебиторы и кредиторы» и «Дебиторы и кредиторы по капиталовложениям» (0489001);

б) ведомость неквитующихся и неурегулированных сумм по счетам ответных МФО (0481039). В ведомость 0481039 заносится каждое авизо, числящееся на конец квартала в остатке по счету № 860 (не сквитованные суммы), а также числящиеся на счете № 840 (ответные МФО) авизо по внутрикустовым оборотам со сроком свыше 25 дней, по межкустовым — свыше 40 дней, а по отдаленным филиалам — свыше двух месяцев от даты ответного провода авизо по счету «Ответные МФО». В ведомость вносится и каждое авизо, числящееся в остатке по счету «Суммы, перечисляемые по МФО, до выяснения». Если соответствующих сумм нет, то об этом делается надпись на оборотной ведомости, а ведомость 0481039 не представляется;

в) отчет об операционных и разных доходах и расходах (форма № 2);

г) отчет о расходах на содержание аппарата управления (форма № 14 спец.). Кроме того, отделения банков высылают в адрес управления Госбанка СССР в области, крае, республике: ежемесячно — отчетность по резервным фондам (отрывные листы книги резервных фондов 0482136), этот отчет высылается не позднее второго рабочего дня следующего за отчетным месяца; ежеквартально — не позднее второго рабочего дня следующего за отчетным кварталом месяца — ведомость покупюрного строения резервных фондов в хранилищах и фондов, отосланных учреждениям банка (0482142). Каждая из отчетных форм должна быть детально рассмотрена и подписана руководителем учреждения банка и главным бухгалтером. Отчетность по фондам подписывается, кроме того, старшим кассиром.

125. Управления банков и республиканские банки представляют соответственно республиканским банкам и правлениям банков СССР сводные отчеты по формам № 2 и 14 спец. в сроки, установленные банками СССР.

126. Поступающая в вышестоящие учреждения банков бухгалтерская отчетность проверяется, анализируется и на ее основе принимаются необходимые управленческие решения. При обнаружении расхождений их причины должны немедленно выясняться и урегулироваться в кратчайший срок. Руководители банков в областях, краях, республиках должны ежеквартально рассматривать балансы и заслушивать доклады главного бухгалтера о состоянии учетно-операционной работы, бухгалтерского учета и отчетности в подчиненных учреждениях банка, а также о ходе устранения выявленных недостатков в этой работе.

127. Республиканские банки Госбанка СССР представляют дополнительно Правлению Госбанка СССР: ежемесячно: отчетную ведомость оборотов по резервным фондам (0482139) — не позднее пятого рабочего дня нового месяца; ежеквартально: ведомость покупюрного строения резервных фондов в хранилищах и фондов, отосланных учреждениям банка (0482142), — не позднее 20 числа следующего за отчетным кварталом месяца. Сроки высылки ведомостей устанавливаются Управлением эмиссионно-кассовых операций Госбанка СССР.

128. Состав, содержание и порядок представления бухгалтерского годового отчета устанавливается отдельными указаниями банков СССР.

129. Бухгалтерские балансы (в копии) управлений, республиканских банков и правлений специализированных банков СССР представляются соответственно управлениям, республиканским банкам и Правлению Госбанка СССР.

С изданием настоящей инструкции, а также Плана счетов бухгалтерского учета в банках СССР утрачивают силу письма Госбанка СССР от 11 сентября 1956 г. № 376, от 29 апреля 1987 г. № 978, от 7 июля 1987 г. № 996, приказ Госбанка СССР от 10 января 1983 г. № 1.

Председатель Правления Государственного банка СССР Н. В. Гаретовский

Приложение № 1 (к пункту 1)

УКАЗАНИЯ о порядке нумерации лицевых счетов

Нумерация лицевых счетов в учреждениях банков СССР производится по единым правилам в интересах обеспечения потребностей машинизированной обработки информации, упрощения учета и отчетности. Номер лицевого счета может иметь от 3 до 9 разрядов (цифр) в зависимости от характера учитываемых средств и ценностей. Трехзначные номера используются в случаях, когда по соответствующему балансовому счету второго порядка нет необходимости в ведении более детального аналитического учета. Номер лицевого счета в таком случае соответствует номеру балансового счета второго порядка, например, счет «Касса» имеет номер 030, счета для учета остатков средств по межфилиальным расчетам имеют номера 830, 831, 640, 841, 850, 851, 860, 861 и т.д. Четырехзначные номера могут иметь место в части лицевых счетов, открываемых на балансовых счетах по доходам союзного бюджета (090) и доходам, распределяемым между бюджетами (080), в связи с тем, что цифра «0», входящая в номер балансового счета, с которой начинается номер лицевого счета, при печатании номера опускается. Например, лицевой счет по учету поступлений подоходного налога с населения в союзный бюджет будет иметь номер 9053 (вместо 09053). Все остальные лицевые счета имеют номер с большим числом знаков (цифр). Общим правилом при построении номера лицевого счета является обязательное включение в номер балансового счета второго порядка, на котором учитываются соответствующие средства и ценности. Этот номер составляют 3-5 знаки справа в номерах лицевых счетов в случаях, если учет в учреждениях банков ведется без применения ЭВМ, или 4-6 знаки справа, если учет ведется на ЭВМ (в последнем случае третий знак справа выделяется для проставления цифры контрольного ключа). Кроме номера балансового счета второго порядка в номер лицевого счета включаются номера (шифры) статей и символов классификаций доходов и расходов бюджета, объектов краткосрочного и долгосрочного кредита, номенклатур отчетности и т.п., а также порядковые номера счетов по книге их регистрации в данном учреждении банка. Ниже приводится общая схема построения номера счета:

      Цифры (справа налево) номера лицевого счета

            Примеры нумерации отдельных счетов

Примечания:

1. Буквой «К» обозначена цифра, рассчитываемая по особым правилам в соответствии с руководством по организации и проведению работ ГВЦ Госбанка СССР.

2. В случае, когда учреждение банка обслуживает более одного финансового органа, в 3 (4 — при обработке информации на ЭВМ) разряде слева вместо 0 проставляется цифра, обозначающая условный номер, присвоенный соответствующему финоргану.

По балансовым счетам N 940 (931) номера лицевых счетов по учету принадлежащих банку строительных и хозяйственных материалов состоят из 6 знаков. Первый знак слева показывает номер субсчета по месту нахождения материалов, а именно: 1 - на складе; 2 - в пути; 3 - временные приспособления и устройства по строительству; 4-9 - номер лицевого счета подотчетного лица или предприятия, принявшего материалы для ремонта либо в переработку. Вторым знаком является условное обозначение группы материалов: 0 - материалы для ремонта; 1 - запасные части автомобилей, счетных и других машин; 2 - основные агрегаты автомобилей, подлежащие ремонту (субсчет 0) и переданные в ремонт (субсчет 3-9); 3 - основные агрегаты автомобилей отремонтированные; 4 - автопокрышки, камеры и ободные ленты новые; 5 - автопокрышки, подлежащие восстановлению; 6 - автопокрышки восстановленные (субсчет 0) и сданные для восстановления (субсчета 3-9); 7 - топливо, фураж, горючее, смазочные материалы; 8 - сумки для сбора выручки и мешки для перевозки и хранения ценностей; 9 - прочие материалы - канцелярские принадлежности (в управлении), материалы и приборы для сигнализации, упаковочные материалы и др. Следующий - третий слева - знак показывает количество сотен в трехзначном шифре материала; четвертый, пятый и шестой знаки - номер балансового счета (931 или 940), и последние два знака - десятки и единицы шифра материала в пределах данной группы. Номера лицевых счетов по текущим субсчетам, транзитным и централизованным счетам по профвзносам и социальному страхованию устанавливаются в централизованном порядке и сообщаются учреждениям банков. Особенности нумерации лицевых счетов в условиях обработки информации на ЭВМ приведены в Руководстве по организации проведения работ, разработанному по каждому типу машин.

ПЕРЕЧЕНЬ шифров для условного обозначения министерств и ведомств

    Главный бухгалтер
    Государственного банка СССР              В.И.СОЛОВОВ

Приложение № 2 (к п. 3,5 инструкции)

УСЛОВНЫЕ ЦИФРОВЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ (ШИФРЫ) ВИДА ОПЕРАЦИЙ, ПРОСТАВЛЯЕМЫЕ В ЛИЦЕВЫХ СЧЕТАХ

Для условного обозначения движения кредитов государственного бюджета в лицевых счетах по внебалансовым счетам № 9951 и 9952 применяются следующие цифровые обозначения в колонке «Вид операции».

В лицевых счетах, составляемых на ЭВМ, шифр вида операций может состоять из двух знаков (по классификатору платежного оборота).

  Главный бухгалтер
  Государственного банка СССР                      В.И.СОЛОВОВ

Приложение № 3

ПОЛОЖЕНИЕ об организации работы в машиносчетных бюро (МСБ)

1. Клавишные вычислительные машины в учреждениях банков используются централизованно в машиносчетных бюро (МСБ) или машиносчетных группах. При наличии трех или более операторов, работающих на указанных машинах, создаются машиносчетные бюро. В дальнейшем изложении как группа, так и бюро именуются МСБ. Руководство работой МСБ возлагается на главного бухгалтера учреждения банка или его заместителя.

2. На МСБ возлагается ведение и сверка документов аналитического и синтетического учета; подсчет мемориальных документов; подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление процентов; выполнение разного рода подсчетов и составление сводных ордеров и описей для бухгалтерского оформления операций. В МСБ составляется бухгалтерская и статистическая отчетность, а также ведутся динамические ряды отчетных данных в соответствии с указаниями инструкции по составлению статистической отчетности.

3. Время начала работы операторов МСБ устанавливается в зависимости от их численности с расчетом максимального охвата учетно-вычислительных работ, выполнение которых можно механизировать. При наличии 4 и более операторов целесообразно строить работу МСБ на основе скользящего графика, предусматривающего различные часы работы отдельных операторов в течение одного дня и разные часы работы одного оператора по неделям. Начало работы одного или двух операторов рекомендуется устанавливать на 1-1,5 часа ранее начала работы ответственных исполнителей, чтобы за это время успеть составить для них сводные ордера и описи по документам, поступившим накануне вечером и с утренней почтой текущего дня. Из остальных операторов одним целесообразно начинать работу одновременно с ответственными исполнителями, а другим — несколько позднее последних, чтобы печатать лицевые счета с бухгалтерскими журналами и заполнять сводные карточки. Позднее вышедшие на работу операторы заканчивают сбалансирование оборотов и составляют баланс за истекший день.

4. Журналы описи полученных авизо по МФО, описи отобранных из картотек для оплаты платежных требований, ведомости предварительного зачисления инкассированной выручки составляются в МСБ до начала работы ответственных исполнителей и передаются им в утренние часы. Описи и сводные мемориальные ордера на платежные требования, оплачиваемые с предварительным акцептом, целесообразно печатать накануне дня оплаты после окончания печатания лицевых счетов. Описи и сводные мемориальные ордера на платежные требования, оплачиваемые с последующим акцептом и без акцепта с расчетных счетов, составляются операторами на протяжении операционного дня по мере получения подлежащих оплате документов от ответственных исполнителей. Ведомости перечисления остатков субсчетов и транзитных счетов по соцстраху и профвзносам печатаются также в начале дня срока перечисления. Журналы регистрации платежных требований, поступивших утренней почтой, составляются в начале дня, а журналы платежных требований, поступивших вечерней почтой, — после окончания печатания лицевых счетов.

5. Записи в лицевые счета по расходу внебалансового счета «Расчетные документы, не оплаченные в срок» производятся операторами по мере оплаты документов до их подборки к лицевым счетам плательщиков. Записи в лицевые счета по приходу указанного внебалансового счета производятся один раз в день после окончания печатания лицевых счетов.

6. Мемориальные документы за день подсчитываются после составления лицевых счетов в день совершения операций либо на следующий день не позднее 11 часов утра.

7. Время перерыва на обед основному составу операторов МСБ, участвующему в печатании лицевых счетов, целесообразно устанавливать с таким расчетом, чтобы перерыв был закончен к началу печатания лицевых счетов.

8. Печатание лицевых счетов в МСБ производится с таким расчетом, чтобы для проверки каждому ответственному исполнителю к окончанию его обеденного перерыва были подготовлены лицевые счета по части закрепленных за ним балансовых счетов.

Главный бухгалтер
Государственного банка СССР                        В.И.СОЛОВОВ

Приложение № 4

ПРИМЕРНЫЙ РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ УЧЕТНО-ОПЕРАЦИОННЫХ РАБОТНИКОВ

1. Для обеспечения равномерной операционной нагрузки и ускорения документооборота в учреждениях банков разрабатываются графики документооборота и обслуживания клиентуры. В этих графиках предусматривается конкретное время прохождения документов по всем участкам их обработки с таким расчетом, чтобы не допускать накопления неоформленных документов в течение рабочего дня. При составлении графика учитывается следующее:

• документы по сбору выручки должны поступать из кассы пересчета к операционным работникам к началу рабочего дня. Документы по выручке, инкассированной на протяжении операционного дня, поступают из кассы по мере пересчета выручки, но не позднее 13 часов. Сверка кассовых журналов с данными кассы заканчивается к 15 часам;
• платежные требования, находящиеся в картотеке № 1, а также расчетно-денежные документы, принятые от клиентов во второй половине рабочего дня, должны оформляться к проводу накануне срока платежа (в конце рабочего дня);
• оформление оплаты документов из картотеки № 2 и оформление к проводу документов, поступивших с вечерней и утренней почтой, должно производиться утром до 10 часов, причем вновь поступившие документы должны оплачиваться по мере наступления времени обслуживания соответствующих клиентов;
• начало и режим работы тех сотрудников банка, которые принимают, сортируют, проверяют и регистрируют поступающую в банк почтовую корреспонденцию, устанавливается с таким расчетом, чтобы документы, поступившие с почты накануне вечером и утром текущего дня, были обработаны и переданы операционным работникам к началу их рабочего дня, а документы, поступающие в течение рабочего дня, оперативно обрабатывались и передавались по назначению;
• прием документов от клиентов производится в течение всего рабочего дня. Документы, поступившие в банк до конца операционного дня, оформляются к проводу по балансу текущего дня, а документы, поступившие в банк по истечении операционного дня, проводятся по балансу следующим рабочим днем банка. Платежные требования по иногородним расчетам, принятым на инкассо не позднее чем за два часа до конца рабочего дня, в тот же день отсылаются в банки, обслуживающие плательщиков. Для обеспечения равномерного поступления документов от основных клиентов банков разрабатываются и согласовываются с клиентами графики их обслуживания. В графики включаются те предприятия и организации, которые находятся в одном населенном пункте с банком и посещают банк ежедневно. Граждане и представители клиентов, не включенные в график, должны обслуживаться в течение всего операционного дня по мере их явки в банк;
• передача документов работникам группы начальных МФО для составления и оформления авизо производится по мере совершения операций. При обработке информации на ВЦ документы, по которым составляются авизо по МФО, должны направляться на перфорацию, как правило, первым рейсом;
• передача документов от одних операционных работников другим для зачисления и списания сумм по счетам клиентов данного учреждения банка производится без задержки, по мере поступления и обработки документов;
• передача информации (документов) по операциям текущего дня на ВЦ (ИВС, МСБ) должна производиться по специальному графику, согласованному с ВЦ (ИВС, МСБ);
• проверка записей в лицевых счетах, составленных на клавишных вычислительных машинах, и сверка их итогов по балансовым и внебалансовым счетам со сводными карточками производится ответственными исполнителями после окончания обеденного перерыва;
• документы в экспедицию передаются по мере их оформления. Прием экспедицией документов должен заканчиваться, как правило, не ранее чем за 1,5 часа до окончания рабочего дня.

2. В отделениях банков с численностью учетно-операционного аппарата до 5 человек (включая главного бухгалтера и его заместителя) документооборот и внутрибанковский контроль организуется с учетом следующих особенностей. Обязанности между бухгалтерскими работниками в таких учреждениях банков рекомендуется распределять примерно следующим образом:

• расчетные, ссудные, текущие и другие счета всех предприятий, объединений, организаций и колхозов ведутся одним ответственным исполнителем, а счета по доходам союзного бюджета и республиканского бюджета союзной республики, бюджетные, текущие и депозитные счета учреждений, состоящих на государственном бюджете, текущие счета профсоюзных организаций по профбюджету и социальному страхованию, счета финансирования капитальных вложений, счета Госстраха СССР ведутся вторым ответственным исполнителем;
• счета внутрибанковского значения и картотеки по МФО ведутся третьим операционным работником. Ему же поручается печатание авизо по МФО, обработка входящей и отправка исходящей почтовой и телеграфной корреспонденции, обязанности третьего операционного работника могут быть распределены между двумя ответственными исполнителями либо выполняются полностью или частично заместителем главного бухгалтера под контролем главного бухгалтера;
• формирование мемориальных документов за день производится заместителем главного бухгалтера. Он же составляет бухгалтерский журнал путем регистрации по дебетовой стороне сброшюрованных мемориальных документов с добавлением кассовых оборотов, сводку оборотов за день и ежедневный баланс, проверяемый главным бухгалтером;
• главный бухгалтер выполняет все контрольные функции по кассовым операциям и по сверке аналитического учета с синтетическим;
• записи в лицевых счетах на клавишных вычислительных машинах производятся ответственными исполнителями, а проверка записей в лицевых счетах осуществляется главным бухгалтером или заместителем главного бухгалтера;
• записи в сводных карточках заверяются контролирующим работником после сверки их с итогами в лентах подсчета, предварительно сверенных с лицевыми счетами, и балансирования сумм оборотов и остатков в сводной карточке;
• выписки из лицевых счетов для клиентов оформляются подписями контролирующего лица.

Главный бухгалтер Государственного банка СССР В. И. Соловов