Постановление ЦИК России от 04.09.2019 № 225/1703-7

«О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации»

В целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, утвержденную постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 года № 321/1831-6, следующие изменения:

1. по тексту:

слова «Управление документационного обеспечения» в соответствующем падеже заменить словами «Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения» в соответствующем падеже,

слова «отдел прохождения документов» в соответствующем падеже заменить словами «отдел прохождения документов и ведения архива» в соответствующем падеже,

слова «отдел архивных документов» в соответствующем падеже заменить словами «отдел прохождения документов и ведения архива» в соответствующем падеже,

слова «Управление внешних связей» в соответствующем падеже заменить словами «Управление по вопросам взаимодействия с политическими партиями и международного сотрудничества» в соответствующем падеже,

слова «Контрольное управление» в соответствующем падеже заменить словами «Управление контроля расходов средств федерального бюджета и кадровой работы» в соответствующем падеже,

слова «Управление государственной службы и кадров» в соответствующем падеже заменить словами «Управление контроля расходов средств федерального бюджета и кадровой работы» в соответствующем падеже,

слова «Управление делами» в соответствующем падеже заменить словами «Управление государственных контрактов и обеспечения деятельности Комиссии» в соответствующем падеже,

слова «заместители Председателя ЦИК России» в соответствующем падеже заменить словами «заместитель Председателя ЦИК России» в соответствующем падеже,

слова «заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России — начальник Планово-финансового управления» в соответствующем падеже заменить словами «начальник Планово-финансового управления» в соответствующем падеже;

2. пункт 1.2 изложить в следующей редакции:

«1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ „Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации“, от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“, от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положения об Аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, иных актов ЦИК России, с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 „Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности“, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, с использованием ГОСТа Р 7.0.97-2016 „Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов“, ГОСТа Р 7.0.8-2013 „Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения“.»;

3. абзац тридцать пятый раздела 2 изложить в следующей редакции:

«отметка об электронной подписи — визуальное отображение сведений о том, что документ подписан электронной подписью должностного лица, с указанием информации о сертификате;»;

4. в пункте 3.2:

а) слова «(в пятницу до 17.00)» заменить словами «(в пятницу до 16.45)»;

б) абзац третий исключить;

5. пункт 3.5 изложить в следующей редакции:

«3.5. Пакеты (конверты) с пометкой „Лично“ учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.»

Документы, адресованные лично Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, передаются им через помощников (советников) или через гражданских служащих, работающих в соответствующих приемных, под подпись.

По письменному поручению Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России пакеты (конверты) с пометкой «Лично», поступившие на имя соответствующего должностного лица ЦИК России, вскрываются, регистрируются в ПИ ДЕЛО и докладываются данному должностному лицу в установленном порядке.»;

6. в абзаце седьмом пункта 3.11 слова «штамп визуализации электронной подписи» заменить словами «отметка об электронной подписи»;

7. в пункте 4.1 цифры «48» заменить цифрами «148»;

8. в пункте 4.5.11:

а) слова «перед фамилией» заменить словами «после фамилии»;

б) слова «П.П. Петрову» заменить словами «Петрову П.П.»;

в) слова «И.И. Иванову» заменить словами «Иванову И.И.»;

г) дополнить абзацами следующего содержания:

«При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса), например:»

	Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела vniidad@mail.ru«;»

9. пункты 4.5.19 - 4.5.20 изложить в следующей редакции:

«4.5.19. Отметка об электронной подписи.»

Проставляется на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе, например:

Председатель Избирательной комиссии Ленинградской области		М.Е. Лебединский

Рисунок (не приводится)	Документ подписан электронной подписью
Владелец	Лебединский Михаил Евгеньевич, Председатель, Избирательная комиссия Ленинградской области
Сертификат действителен	с 22.02.2017 по 22.05.2018

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

4.5.20 Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к левому полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Руководитель Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
протокол заседания Профсоюзного комитета Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 16 апреля 2015 г. № 175

или:

СОГЛАСОВАНО
письмо Минюста России от 2 апреля 2015 г. № 5-10/49»;

10. пункт 4.5.23 изложить в следующей редакции:

«4.5.23. Отметка о заверении копии.»

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии — заверительная надпись «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно (Копия верна)
консультант протокольно-контрольного отдела
личная подпись инициалы, фамилия
Дата

Допускается заверять копии отметкой «Верно» или «Копия верна» проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах, при заверении копии документа также проставляется время заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: «Всего в копии ___ л.».

Допускается заверять отметкой «Верно» либо «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.»; 11) абзац второй пункта 5.5 изложить в следующей редакции:

«Телеграммы категории „правительственная“ направляются только за подписью Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 года № 74 „Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий „Президент Российской Федерации“, „Председатель Правительства Российской Федерации“, „высшая правительственная“ и „правительственная“ передаются в приоритетном порядке».»; 12) в пункте 5.6:

а) абзац восьмой изложить в следующей редакции:

«начальник Управления по вопросам взаимодействия с политическими партиями и международного сотрудничества — по вопросам поездок за пределы территории Российской Федерации, приема иностранных делегаций, иным вопросам международного сотрудничества в области избирательных систем, консульским и регистрационным вопросам (на бланке письма ЦИК России);»;

б) абзац девятый изложить в следующей редакции:

«начальник Управления государственных контрактов и обеспечения деятельности Комиссии — по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения, запрос ценовой информации, необходимой для обоснования начальной (максимальной) цены государственного контракта (на бланке письма ЦИК России);»;

в) абзац тринадцатый изложить в следующей редакции:

«По поручениям либо указаниям по исполнению документа секретаря ЦИК России обращения, содержащие вопросы, не относящиеся к компетенции ЦИК России, требующие рассмотрения по существу соответственно уровню выборов, ответы на отдельные обращения, а также уведомления о переадресации обращения заявителя направляются в государственный орган (в том числе в иные избирательные комиссии), орган местного самоуправления, должностному лицу и гражданам за подписью начальника управления Аппарата ЦИК России, ответственного за исполнение поручения (на бланке письма ЦИК России).»;

г) дополнить абзацем следующего содержания:

«Письма по уточнению финансовых вопросов могут подписываться начальником Планово-финансового управления.»;

д) абзацы шестой, седьмой, одиннадцатый и двенадцатый исключить; 13) пункт 5.14 изложить в следующей редакции:

«5.14. Контроль за введением данных в ПИ ДЕЛО и актуальностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации и их руководителях осуществляет Управление по вопросам организации избирательного процесса; о федеральных органах государственной власти и иных федеральных государственных органах, их руководителях — Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения; о средствах массовой информации и их руководителях — Управление пресс-службы и информации; о политических партиях и их лидерах, об адресах иностранных посольств в Москве и международных организаций — Управление по вопросам взаимодействия с политическими партиями и международного сотрудничества.»

Проверка актуальности введенных в ПИ ДЕЛО данных осуществляется соответствующими управлениями не реже одного раза в месяц.»; 14) в пункте 5.15 слова «(в пятницу до 17.00)» заменить словами «(в пятницу до 16.45)»; 15) в пункте 7.1.10 слова «три дня» заменить словами «один день»; 16) в пункте 7.1.12:

а) абзац третий изложить в следующей редакции:

«В случаях, если текст письменного обращения не поддается прочтению либо не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).»;

б) абзац четвертый исключить; 17) пункт 7.1.16 изложить в следующей редакции:

«7.1.16. Обращения, поступившие через Интернет-приемную ЦИК России на официальный сайт ЦИК России в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“, регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются в форме электронных документов, в том числе в форме электронных образов документов в формате .pdf по адресам электронной почты, указанным в обращении. Кроме того, ответ на поступившее обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которое затрагивает интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требования части 2 статьи 6 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ на официальном сайте ЦИК России в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ ответственным за подготовку ответа на обращение по письменному указанию Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России.»; 18) дополнить пунктом 7.1.17 следующего содержания:

«7.1.17. В случае поступления в ЦИК России письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте ЦИК России в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“, гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.»; 19) в пункте 7.2.1 слова «Приемной» заменить словами «Горячей линии»; 20) в пункте 9.4.8:

а) дополнить новым абзацем вторым следующего содержания:

«В список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление ЦИК России (выписка из протокола заседания ЦИК России), исполнитель вносит информацию о ранее принятых документах ЦИК России, в которые вносятся изменения, принимаемые настоящим документом (при наличии), для размещения соответствующей информации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и официальном сетевом издании „Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации“.»;

б) абзац второй считать абзацем третьим; 21) в пункте 9.4.11 слова «председательствовал один из заместителей Председателя ЦИК России» заменить словами «председательствовал заместитель Председателя ЦИК России»; 22) в пункте 9.4.22:

а) дополнить новым абзацем вторым следующего содержания:

«Гражданские служащие протокольно-контрольного отдела передают электронные файлы постановлений ЦИК России (выписок из протокола заседания ЦИК России) в ФЦИ при ЦИК России для размещения их в официальном сетевом издании „Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации“.»;

б) абзац второй считать абзацем третьим; 23) пункт 13.3 дополнить абзацем следующего содержания:

«Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп, если они не оформлялись поручениями Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, осуществляют начальники управлений Аппарата ЦИК России, обеспечивающие деятельность рабочих групп.»; 24) в абзаце втором пункта 13.5 первое предложение изложить в следующей редакции:

«Документы с пометкой „Срочно“ исполняются в трехдневный срок, документы с пометками „Оперативно“, „Контроль“ — в десятидневный срок.»; 25) пункт 13.10 изложить в следующей редакции:

«13.10. При необходимости продления срока исполнения документа координатор исполнения, ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа (для обращений граждан — за один день) представляет на имя должностного лица ЦИК России, давшего поручение, докладную записку (для обращений граждан — вместе с проектом письма гражданину о продлении срока рассмотрения его обращения), завизированную соисполнителями (при наличии), с мотивированной просьбой о его продлении.»

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа руководства ЦИК России о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК. На основании указанной информации и представления бумажной копии данной записки с указанием по исполнению документа руководства ЦИК России о согласовании продления срока исполнения протокольно-контрольный отдел изменяет в РК срок исполнения документа.»; 26) пункт 13.13 изложить в следующей редакции:

«13.13. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд „Исполнен“ осуществляет протокольно-контрольный отдел (за исключением исходящих документов и поручений, содержащихся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп, если они не оформлялись поручениями Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России) только на основании отметки об исполнении документа, сделанной в его РК по указанию координатора исполнения.»; 27) абзац первый пункта 13.15 изложить в следующей редакции:

«13.15. Контроль сроков исполнения документов (за исключением исходящих документов и поручений, содержащихся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп, если они не оформлялись поручениями Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России) централизованно осуществляет протокольно-контрольный отдел с использованием ПИ ДЕЛО.»; 28) пункт 14.3 изложить в следующей редакции:

«14.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в приемные Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, в обязательном порядке передаются на регистрацию в отдел прохождения документов и ведения архива.»; 29) пункт 15.4 изложить в следующей редакции:

«15.4. На рассылаемых копиях постановлений ЦИК России, выписок из протокола заседания ЦИК России, распоряжений ЦИК России по основной деятельности проставляется оттиск печати с надписью „Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения № 1“.»

При оформлении бухгалтерских документов проставляется оттиск печати с надписью «Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Для финансовых документов».

На пакетах при отправке документов проставляется оттиск печати с надписью «Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения № 4».

При оформлении копий архивных документов проставляется штамп «Верно. Центральный архив ЦИК России».

При оформлении документов, содержащих информацию о гражданских служащих, поставленных на учет в ЦИК России для получения единовременной субсидии по приобретению жилого помещения, для внесения в базу данных программного комплекса Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации в печатных формах, снабженных двухмерным кодом, проставляется оттиск печати с надписью «Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Комиссия по выдаче субсидий».

На копии распоряжения ЦИК России «О постановке на учет федеральных государственных гражданских служащих Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения» при отправке в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации проставляется штамп «Верно: Председатель Комиссии для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, заместитель Председателя ЦИК России, инициалы, фамилия, дата».

Для аккредитации средств массовой информации в ЦИК России проставляется оттиск печати с надписью «Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Аккредитация СМИ».

При оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад в накладных проставляется оттиск печати с надписью «Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Склад». При оформлении документов на внос и вынос товарно-материальных ценностей в материальном пропуске проставляется оттиск печати с надписью «Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Материальный пропуск».

Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов. В отдельных случаях гражданские служащие, ответственные за хранение и использование указанных штампов, определяют необходимость их проставления на документах, не имеющих подписи.»; 30) пункт 16.2.5 изложить в следующей редакции:

«16.2.5. Документы для копирования и тиражирования принимаются только вместе с бланком заказа установленной формы (приложение № 19), заполненным и подписанным исполнителем, в котором необходимо указать, как должна быть выполнена работа: с оборотом, уменьшением, увеличением, со сшиванием или брошюрованием.»; 31) пункты 16.3.1 - 16.3.3 изложить в следующей редакции:

«16.3.1. Аудиозапись заседаний ЦИК России, совещаний и других мероприятий, проводимых ЦИК России, осуществляется ФЦИ при ЦИК России и передается в протокольно-контрольный отдел.»

16.3.2. При необходимости по решению ЦИК России, указанию Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России протокольно-контрольным отделом аудиозаписи заседаний ЦИК России, совещаний и других мероприятий, проводимых ЦИК России, направляются в организацию, уполномоченную на проведение работ по их расшифровке.

Аудиозаписи заседаний ЦИК России расшифровываются в первую очередь.

16.3.3. Для организации аудиозаписи и (или) подготовки ее расшифровки управления Аппарата ЦИК России и должностные лица, ответственные за проведение совещаний и других мероприятий, не позднее чем за пять дней направляют в Информационный центр ЦИК России согласованную с протокольно-контрольным отделом заявку на проведение аудиозаписи и (или) подготовку ее расшифровки (приложение № 20).

Копия зарегистрированной заявки передается ответственным за подготовку мероприятия в отдел административного обеспечения Административно-юридического управления ФЦИ при ЦИК России для организации дальнейшей работы.

Протокольно-контрольный отдел информирует ФЦИ при ЦИК России о необходимости ведения аудиозаписи.

В случае изменения времени, места проведения мероприятия или его отмены ответственный за проведение мероприятия обязан своевременно сообщить об этом Руководителю Аппарата ЦИК России, в протокольно-контрольный отдел и ФЦИ при ЦИК России.

При необходимости расшифровки аудиозаписи совещания или другого мероприятия готовится поручение руководства ЦИК России, и в протокольно-контрольный отдел представляется список его участников и порядок их выступлений.»; 32) приложение № 1 исключить; 33) в приложении № 19 слова «Начальник управления (отдела) _______» исключить; 34) в приложении № 20 слово «УДО» исключить.

2. Опубликовать настоящее постановление в официальном печатном органе Центральной избирательной комиссии Российской Федерации — журнале «Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации» и официальном сетевом издании «Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации».

---