Постановление Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162
Актуально на 04.11.2026.
Как цитировать: Постановление Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162. 162. 20.06.1974. https://bukva.ai/docs/postanovlenie-162-1974
«Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»
Внимание
Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Инструкция, утвержденная данным документом, вступила в силу с 1 января 1975 года.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 июня 1974 г. № 162
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ
КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы постановляет:
Утвердить согласованную с ВЦСПС Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях согласно Приложению.
Настоящую Инструкцию ввести в действие с 1 января 1975 года.
Председатель
Государственного комитета Совета
Министров СССР по вопросам труда
и заработной платы
А.ВОЛКОВ
Утверждена
Постановлением
Государственного комитета
Совета Министров СССР
по вопросам труда
и заработной платы
от 20 июня 1974 г. № 162
Согласована
с Всесоюзным Центральным
Советом Профессиональных Союзов
29 мая 1974 года
(протокол № 15)
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.
Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
2. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия, учреждения, организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
3. Лица, поступающие на работу в качестве рабочих и служащих впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующим жилищно-коммунальным органом, сельским или поселковым Советом депутатов трудящихся, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена райисполкомом), а уволенные из рядов Вооруженных Сил СССР обязаны предъявить администрации военный билет.
4. Рабочим и служащим, впервые поступающим на работу, начиная с 1 января 1975 г. выдаются трудовые книжки нового образца.
Имеющиеся у рабочих и служащих трудовые книжки ранее установленного образца обмену на новые не подлежат.
Трудовые книжки как нового, так и ранее установленного образца ведутся в порядке, предусмотренном Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (СП СССР, 1973, № 21, ст. 115) и настоящей Инструкцией.
5. Лицам, впервые поступающим на работу, трудовые книжки вручаются в торжественной обстановке в присутствии коллектива бригады, участка, цеха, отдела, представителей общественных организаций.
6. Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.
Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия, учреждения, организации.
7. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.
8. За подделку или использование заведомо подложной трудовой книжки виновные лица несут ответственность в установленном законом порядке.
9. Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия, учреждения, организации как бланки строгой отчетности, а при увольнении рабочего или служащего выдаются ему на руки.
Администрация предприятия, учреждения, организации в случае необходимости выдает рабочим и служащим по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.
II. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
а) Общие указания
10. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на том языке, на котором ведется делопроизводство на данном предприятии, в учреждении, организации. В том случае, если делопроизводство ведется на языке союзной или автономной республики, то трудовая книжка заполняется одновременно на языке данной республики и на русском языке.
11. Все записи о датах приема на работу, перевода на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях и увольнении производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 7 марта 1975 г., в графе 2 записывается: 07.03.1975, в трудовых книжках ранее установленного образца: 1975.03.07.
12. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия, учреждения, организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
13. В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
14. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия, учреждения или организации после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи производятся аккуратно, чернилами фиолетового цвета.
15. С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая форма № Т-2, утвержденная ЦСУ СССР), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
16. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление производится администрацией того предприятия, учреждения, организации, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
17. Если предприятие, учреждение, организация, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии — вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие, учреждение, организация.
18. Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения, а в случае их утраты — другому документу данного предприятия, учреждения, организации, подтверждающему соответствующие сведения о работе (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности рабочих и служащих, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и т.п.), и заверяются в установленном порядке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
19. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости изменения записи после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за № таким-то недействительна, уволен...» и указывается новая формулировка.
В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
б) Занесение сведений о работнике
20. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование — среднее, среднее специальное и высшее — указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).
Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.).
Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.
21. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, учреждения, организации (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.
22. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.
в) Занесение сведений о работе
23. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, учреждения, организации.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 пишется: «Принят или назначен в такой-то цех или отдел, на такую-то должность или работу» с указанием разряда. Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих — в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих <1>; для служащих — в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.
<1> На предприятиях, в производственных объединениях и организациях, где не введены новые условия оплаты труда, записи о наименовании работы или должности производятся в точном соответствии с действующим на предприятии, в учреждении или организации штатным расписанием или тарифно-квалификационным справочником.
В графе 4 указывается, на основании чего внесена запись: приказ (распоряжение), его дата и номер.
В таком же порядке оформляется перевод работника на другую постоянную работу в том же предприятии, учреждении или организации.
Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
24. Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия, учреждения, организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие (учреждение, организация) такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.
25. Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения в дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений, в партийных школах и школах профдвижения. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.
26. В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:
а) о времени службы в составе Вооруженных Сил СССР, в органах Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР и Министерства внутренних дел СССР, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
б) о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
в) о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (техникумах, педагогических и медицинских училищах и т.д.), партийных школах, школах профдвижения и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, указанных в п. 25 настоящей Инструкции;
г) о работе в качестве члена колхоза — в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.
Предусмотренные в настоящем пункте записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии, учреждении и организации.
27. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку рабочего или служащего по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего совета профсоюзов.
Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва, в графе 3 указанного раздела трудовой книжки производится запись: «Непрерывный стаж работы сохраняется».
28. В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, администрация предприятия, учреждения, организации по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж (раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, графа 3).
В тех случаях, когда судом в установленном законом порядке время отбывания исправительных работ без лишения свободы включено в общий трудовой стаж, в трудовых книжках производится запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.
Указанные записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов МВД СССР.
При увольнении осужденного с работы в порядке, предусмотренном действующим законодательством, и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку тем предприятием, учреждением, организацией, на которое был принят или направлен осужденный.
Основанием для внесения в трудовые книжки предусмотренных настоящим пунктом записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, учреждения, организации, изданный в соответствии с приговором (определением) суда.
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки производятся следующие записи:
В графе 1 указывается порядковый номер записи; в графе 2 — дата внесения записи; в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж».
При включении судом времени отбывания исправительных работ в общий трудовой стаж в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж».
В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) руководителя предприятия, учреждения, организации, дата его издания и номер.
г) Занесение сведений о награждениях и поощрениях
29. В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о награждениях» вносятся следующие сведения:
а) о награждении орденами и медалями и о присвоении почетных званий на основании указов Президиума Верховного Совета СССР и указов Президиумов Верховных Советов союзных и автономных республик;
б) о присвоении званий: «Лауреат Ленинской премии», «Лауреат Государственной премии»;
в) о награждении почетными грамотами и нагрудными знаками на основании постановлений ВЦСПС;
г) о награждении и присвоении почетных званий на основании решений ЦК ВЛКСМ;
д) о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми в соответствии с законодательством министерствами, ведомствами, исполкомами Советов депутатов трудящихся совместно или по согласованию с соответствующими профсоюзными органами (например, присвоение звания «Почетный горняк», «Почетный металлург», «Почетный шахтер» и др., присвоение звания лучшего работника по данной профессии, награждение знаком «Победитель социалистического соревнования», награждение почетной грамотой министерства и ЦК профсоюза и др.).
В трудовые книжки ранее установленного образца указанные в настоящем пункте награждения, полученные после 1 января 1975 года, вносятся в раздел «Сведения о поощрениях и награждениях».
30. В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся следующие сведения:
а) о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценными подарками, награждение почетной грамотой предприятия, учреждения, организации, занесение в Книгу почета, на Доску почета и др.);
б) о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством;
в) об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.
31. Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, учреждения или организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).
д) Заполнение трудовой книжки при увольнении
32. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
Например, «Уволен в связи с несоответствием выполняемой работе вследствие состояния здоровья, п. 2 ст. 33 КЗоТ РСФСР» <1>, «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 29 КЗоТ РСФСР».
<1> Здесь и далее в Инструкции приводятся ссылки на КЗоТ РСФСР, при этом имеются в виду также соответствующие статьи КЗоТ других союзных республик.
При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию, зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31 КЗоТ РСФСР».
33. Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — причина увольнения; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись — приказ (распоряжение), его дата и номер.
Днем увольнения считается последний день работы.
Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штатов. 15 апреля 1975 г. является последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата увольнения (15.04.1975), в графе 3 пишется: «Уволен по сокращению штатов, п. 1 ст. 33 КЗоТ РСФСР», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
34. При переводах из одного предприятия, учреждения или организации в другое по распоряжению вышестоящих органов, по согласованию между руководителями предприятий, учреждений или организаций либо по решению соответствующих партийных, советских, профсоюзных и других органов в графе 3 записывается ссылка на согласование или решение этих органов.
Примеры: «Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие (учреждение, организацию) по распоряжению такого-то министерства, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР».
«Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие (учреждение, организацию) по согласованию между руководителями, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР».
При переходе на выборную должность в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР».
35. При назначении пенсии по старости и пенсии за выслугу лет в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии». В трудовых книжках ранее установленного образца указанный штамп ставится на первой странице.
III. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
36. В тех случаях, когда в трудовой книжке рабочего или служащего заполнены все страницы разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» или «Сведения о поощрениях», трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия, учреждения или организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
37. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 мм x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.
38. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного образца).
IV. ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
39. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в учреждении, организации, заверяются подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.
Если трудовая книжка заполнялась одновременно на языке союзной или автономной республики и на русском языке, то заверяются оба текста.
Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.
40. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия, учреждения, организации направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.
41. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке.
V. ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
42. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
43. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
44. Если работник до поступления в данное предприятие, учреждение или организацию уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, в каком предприятии, учреждении или организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, учреждения или организации, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, учреждении или организации, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данное предприятие, учреждение или организацию.
45. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, помимо сведений, предусмотренных в пункте 26 настоящей Инструкции, следующие записи:
а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;
б) о времени обучения в совпартшколах и на рабфаках;
в) о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.
46. Если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки.
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
VI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И СНАБЖЕНИЕ ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ И ВКЛАДЫШАМИ К НИМ, РАСЧЕТЫ ЗА НИХ И ХРАНЕНИЕ
47. В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» изготовление по единому образцу трудовых книжек и вкладышей к ним на русском языке и на языках союзных или автономных республик обеспечивается Министерством финансов СССР.
Советы Министров союзных республик представляют в Министерство финансов СССР заявки на изготовление трудовых книжек и вкладышей к ним и обеспечивают снабжение этими книжками и вкладышами всех находящихся на территории данной республики предприятий, учреждений и организаций (независимо от их ведомственной подчиненности).
48. Обеспечение предприятий, учреждений и организаций трудовыми книжками и вкладышами к ним производится за плату: 50 копеек за трудовую книжку и 30 копеек за вкладыш к ней (новых образцов).
Порядок расчетов за изготовление и рассылку трудовых книжек и вкладышей к ним устанавливается Министерством финансов СССР.
49. Администрация предприятий, учреждений и организаций обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
50. При выдаче трудовой книжки (дубликата) администрация взимает с работника 50 копеек, а при выдаче вкладыша в трудовую книжку — 30 копеек.
В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения, стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием, учреждением, организацией.
При утрате трудовой книжки работника предприятием, учреждением, организацией по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.
51. Трудовые книжки, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия, учреждения или организации отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия, учреждения, организации в течение 50-ти лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.
VII. УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
52. На предприятиях, в учреждениях и организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия, учреждения или организации (форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, учреждения или организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь (форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается).
При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке (типовая форма № Т-2) и в книге учета.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации и сургучной печатью.
53. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения или организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия, учреждения или организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).
VIII. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
54. Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» на министерства, ведомства, исполкомы Советов депутатов трудящихся, руководителей предприятий, учреждений и организаций возложена обязанность:
а) принять меры к строгому соблюдению установленного порядка ведения трудовых книжек рабочих и служащих;
б) укрепить кадры работников, осуществляющих ведение трудовых книжек, грамотными, знающими трудовое законодательство работниками и обеспечивать их действующими по этому вопросу законодательными материалами;
в) принять меры к улучшению хранения архивных документов, относящихся к трудовой деятельности рабочих и служащих (приказов о приеме и увольнении, личных карточек, расчетных ведомостей, лицевых счетов по заработной плате и т.п.).
55. Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы по согласованию с ВЦСПС дает разъяснения по вопросам, связанным с применением настоящей Инструкции.
56. Советы и комитеты профсоюзов осуществляют общественный контроль за своевременным и правильным заполнением трудовых книжек, за их учетом, хранением и выдачей, периодически (не реже одного раза в течение двух-трех лет) проверяют состояние этой работы и принимают меры к устранению выявленных недостатков.
ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
| Дата | От кого | Основание | Приход | Расход | ||||||||
| число | месяц | год | получено | (наименование | Количество | Сумма | Количество | Сумма | ||||
| или кому отпущено | документа, № и дата) | трудовых книжек (серия и номер) | вкладышей (серия и номер) | руб. | коп. | трудовых книжек (серия и номер) | вкладышей (серия и номер) | руб. | коп. | |||
КНИГА учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
| Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней | Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки | Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней | Профессия, специальность рабочего или служащего, который сдал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней | Наименование цеха (отдела), куда зачислен рабочий или служащий | Дата и № приказа (распоряжения), на основании которого произведен прием рабочего или служащего | Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку | Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним | Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении | Расписка рабочего или служащего в получении трудовой книжки | ||||
| число | месяц | год | руб. | коп. | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
«УТВЕРЖДАЮ» Руководитель предприятия (м.п.) (учреждения, организации) «» ____________ 19 г.
АКТ
«» _______________ 19 г. Город ___________________
Нами __________________________________________________________________
(указать должность, фамилию, имя и отчество)
составлен настоящий акт в том, что за период с «» ____________ 19 г. по «» _________ 19 г. ____________________________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
испорчено _________________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)
«_____» штук ______________________________________________________________ (указать прописью)
бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) _____________________________ (перечислить серию
и номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней)
на ____________________ языке, которые «» ____________ 19 г. уничтожены (название языка)
путем сожжения.
Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета ______________________________________________ (полное наименование предприятия,
учреждения или организации)
Подписи: