Постановление Исполнительного комитета Общероссийского профсоюза работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства от 27.03.2019 № 14/10-1

«Об утверждении Положения о защите персональных данных в Общественной организации „Общероссийский профессиональный союз работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства“»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» Исполком Профсоюза постановляет:

1. Утвердить Положение о защите персональных данных в Общественной организации «Общероссийский профессиональный союз работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства» (РОСПРОФТРАНСДОР) (прилагается).

2. Комитетам территориальных и первичных организаций Профсоюза использовать Положение, утвержденное п. 1 настоящего постановления, при работе с персональными данными членов Профсоюза, штатных работников профсоюзных организаций, а также физических лиц, оказывающих гражданско-правовые услуги для организации хозяйственной деятельности организаций Профсоюза.

Общие положения

1.1. Настоящим Положением определяется политика обращения с персональными данными членов Профсоюза, руководителей и членов выборных органов и работников аппаратов Профсоюза и его структурных организаций в Общественной организации «Общероссийский профессиональный союз работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства» (далее — Профсоюз), а также физических лиц, оказывающих гражданско-правовые услуги для организации хозяйственной деятельности Профсоюза и его организаций (далее — организаций Профсоюза);

1.2. Упорядочение обращения с персональными данными имеет целью обеспечить соблюдение законных прав и интересов Профсоюза, членов Профсоюза, работников организаций Профсоюза, а также физических лиц, оказывающих гражданско-правовые услуги для организации хозяйственной деятельности организаций Профсоюза в связи с необходимостью получения (сбора), систематизации (комбинирования), хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные.

1.3. Персональные данные — любая информация, относящаяся к данному работнику (субъекту персональных данных) и необходимая организации Профсоюза в связи с трудовыми отношениями, отношениями, связанными с членством в Профсоюзе, а также физическому лицу, оказывающему гражданско-правовые услуги для организации хозяйственной деятельности организации Профсоюза, в том числе:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• адрес проживания (регистрации);
• семейное, социальное, имущественное положение;
• образование, профессия;
• доходы, имущество и имущественные обязательства;
• другая аналогичная информация, на основании которой возможна безошибочная идентификация субъекта персональных данных.

1.4. Сведения о персональных данных работников и членов Профсоюза, а также физических лиц, оказывающих гражданско-правовые услуги для организации хозяйственной деятельности организации Профсоюза, относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну в Профсоюзе). Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:

• в случае их обезличивания;
• по истечении 75 лет срока их хранения;
• в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Основные понятия. Состав персональных данных работников и членов Профсоюза, а также физических лиц, оказывающих гражданско-правовые услуги для организации хозяйственной деятельности организации Профсоюза (далее — субъектов персональных данных)

2.1 Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

обработка персональных данных субъекта персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые уполномоченным должностным лицом Профсоюза, в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных, либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных субъекта персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных субъекта персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;

информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

документированная информация — информация, зафиксированная на материальном носителе путем ее документирования с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель;

конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенным ответственным лицом, получившим доступ к персональным данным субъекту персональных данных, требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных, или иного законного основания;

2.2. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в организацию Профсоюза, при вступлении в члены Профсоюза должна иметь документальную форму.

При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда договор заключается впервые, или работник поступает на работу на условиях совместительства, или трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета — для лиц, подлежащих воинскому учету;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).

2.3. При оформлении работника заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

• общие сведения (Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
• сведения о воинском учете;
• данные о приеме на работу;
• сведения об аттестации;
• сведения о повышенной квалификации;
• сведения о профессиональной переподготовке;
• сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
• сведения об отпусках;
• сведения о социальных гарантиях;
• сведения о месте жительства и о контактных телефонах;
• иные данные.

2.4. При вступлении в члены Профсоюза физическое лицо заполняет заявление установленной в Профсоюзе формы. Ему выдается профсоюзный билет установленной в Профсоюзе формы.

2.5. В организации Профсоюза создаются и хранятся следующие документы, содержащие данные о субъектах персональных данных в единичном или сводном виде:

• подлинники и копии приказов по кадрам;
• личные дела и трудовые книжки;
• трудовые договоры;
• дела, содержащие основания к приказу по личному составу;
• должностные инструкции работников;
• копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения;
• приказы председателя Профсоюза, председателя организации Профсоюза;
• списки членов Профсоюза по категориям;
• договоры с физическими лицами, оказывающими гражданско-правовые услуги для организации хозяйственной деятельности организации Профсоюза;
• иные документы.

Обработка персональных данных работников

3.1. Источником информации всех персональных данных субъекта персональных данных является непосредственно субъект персональных данных. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то субъект персональных данных должен быть заранее в письменной форме уведомлен об этом и от него должно быть получено письменное согласие. Организация Профсоюза обязана сообщить субъекту персональных данных о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.2. Организация Профсоюза не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

3.3. Обработка персональных данных субъекта персональных данных организацией Профсоюза возможна без его согласия в следующих случаях:

• персональные данные являются общедоступными;
• персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
• по требованию полномочных государственных органов — в случаях, предусмотренных федеральным законом.

3.4. Организация Профсоюза вправе обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных только с его письменного согласия (за исключением персональных данных, указанных в пункте 3.3 настоящего Положения).

3.5. Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных согласия (за исключением персональных данных, указанных в пункте 3.3 настоящего Положения) должно включать в себя:

• фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
• срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

3.6 Согласие субъекта персональных данных не требуется в следующих случаях:

• обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определенного полномочия работодателя;
• обработка персональных данных в целях исполнения трудового договора;
• персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
• обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных.

3.7. В соответствии со ст. 86 Трудового кодекса Российской Федерации в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина организация Профсоюза и ее законные представители при обработке персональных данных субъекта персональных данных должны выполнять следующие общие требования:

3.7.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; обеспечения профсоюзных прав и обязанностей члена Профсоюза;

3.7.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных организация Профсоюза должна руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

3.7.3. При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта персональных данных, организация Профсоюза не имеет права основываться на персональных данных, полученных о нем исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.7.4. Защита персональных данных субъекта персональных данных от неправомерного их использования, утраты обеспечивается организацией Профсоюза за счет ее средств в порядке, установленном федеральным законом.

3.7.5. Работники должны быть надлежащим образом информированы о порядке обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Члены Профсоюза знакомятся со своими правами в области персональных данных при заполнении заявления о приеме в члены Профсоюза.

3.7.6. Во всех случаях отказ работника, члена Профсоюза от своих прав на сохранение и защиту персональных данных недействителен.

Передача персональных данных

4.1. При передаче персональных данных субъекта персональных данных организация Профсоюза должна соблюдать следующие требования:

4.1.1. Не сообщать персональные данные субъекта персональных данных третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, а также в случаях, установленных федеральным законом.

4.1.2. Не сообщать персональные данные субъекта персональных данных в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных субъекта персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные субъекта персональных данных, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

4.1.4. Передавать персональные данные субъекта персональных данных его законным, полномочным представителям в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

4.2. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются и хранятся в офисных помещениях аппарата Профсоюза и структурных организаций Профсоюза, расположенных по их фактическим или юридическим адресам.

4.3. Персональные данные субъектов персональных данных могут быть получены, подвергаться дальнейшей обработке и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде (посредством локальной компьютерной сети).

4.4. При получении персональных данных не от субъекта персональных данных (за исключением случаев, если персональные данные являются общедоступными) организация Профсоюза до начала обработки таких персональных данных обязана предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:

• наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;
• цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
• предполагаемые пользователи персональных данных;
• установленные федеральными законами права субъекта персональных данных.

Доступ к персональным данным работников

5.1. Право неограниченного доступа к персональным данным работников имеют: председатель, главный бухгалтер, работник организации Профсоюза, наделенный обязанностями ведения кадровой работы, ответственный за работу с персональными данными.

5.2 Субъект персональных данных имеет право:

5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копии любой записи, содержащей его персональные данные.

5.2.2. Требовать от организации Профсоюза уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для Профсоюза персональных данных.

5.2.3 Получать от организации Профсоюза:

• сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
• перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

5.2.4. Требовать извещения организацией Профсоюза всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

5.2.5. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие организации Профсоюза при обработке и защите его персональных данных.

5.3. Копировать и делать выписки персональных данных субъекта персональных данных разрешается исключительно в целях профсоюзной деятельности.

5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии субъекта персональных данных.

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных

6.1. Работники организации Профсоюза, виновные в нарушении порядка обращения с персональными данными, несут ответственность в соответствии с законодательством.

6.2. Руководители организаций Профсоюза за нарушение порядка обращения с персональными данными несут административную ответственность, а также возмещают наемному работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом работнике.

---