Постановление Президиума РАН от 21.06.1994 № 125

«Об утверждении нормативных актов о совершенствовании архивного дела в Российской академии наук»

(вместе с «Положением об Архивном фонде Российской академии наук», «Положением о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук», «Типовым положением о Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения Российской академии наук, его научного центра и регионального научного центра Российской академии наук», «Типовым положением об Экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук», «Типовым положением о научном архиве регионального отделения Российской академии наук, его научного центра, регионального научного центра Российской академии наук», «Типовым положением о научно-отраслевом архиве учреждения, организации Российской академии наук», «Типовым положением о научном архиве учреждения Российской академии наук»)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552, Президиум Российской академии наук постановляет:

1. Утвердить Положение об Архивном фонде Российской академии наук (приложение 1).

2. Усовершенствовать экспертную службу Российской академии наук, для чего:

2.1. Организовать при Президиуме РАН Центральную экспертно-проверочную комиссию по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук.

Утвердить Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (приложение 2).

Утвердить состав Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (приложение 3 — не приводится).

2.2. Организовать при президиумах региональных отделений РАН, их научных центрах и региональных научных центрах РАН центральные экспертные комиссии по отбору документов на постоянное хранение.

Утвердить Типовое положение о Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения Российской академии наук, его научного центра и регионального научного центра Российской академии наук (приложение 4).

2.3. Утвердить Типовое положение об экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук (приложение 5).

3. Утвердить типовые положения:

3.1. о научном архиве регионального отделения Российской академии наук, его научного центра и регионального научного центра Российской академии наук (приложение 6);

3.2. о научно-отраслевом архиве учреждения, организации Российской академии наук (приложение 7);

3.3. о научном архиве учреждения Российской академии наук (приложение 8).

4. Обязать региональные отделения РАН, их научные центры, региональные научные центры РАН, указанные в пункте 3.1 приложения 1 к настоящему постановлению в трехмесячный срок разработать положения о научных архивах в соответствии с типовыми положениями, утвержденными настоящим постановлением.

5. Считать утратившим силу постановление Президиума АН СССР от 25 июня 1981 г. № 1027 «Об утверждении нормативных актов о совершенствовании архивного дела в Академии наук СССР».

6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на Архив Российской академии наук.

---

<*> В дальнейшем именуется — Положение.

Настоящее Положение в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской академии наук.

1. Общие положения

1.1. Архивный фонд Российской академии наук представляет совокупность документов, образующихся в результате деятельности Российской академии наук, ее учреждений, организаций и предприятий, имеющих научное, социально-культурное и историческое значение.

Документы Архивного фонда Российской академии наук составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации и являются собственностью Российской академии наук.

Дела и документы, составляющие Архивный фонд Российской академии наук, в государственные архивы не передаются.

1.2. Документы Архивного фонда Российской академии наук — подлинники или заменяющие их копии, независимо от времени их происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации, подлежат постоянному хранению в Архиве РАН, научных архивах региональных отделений РАН и их научных центров, региональных научных центров РАН (архивы с постоянным составом документов) и научно-отраслевых архивах учреждений, организаций Российской академии наук (архивы с постоянно-переменным составом документов) и временному хранению в научных архивах учреждений (архивы с переменным составом документов).

1.3. Вопросы определения состава Архивного фонда Российской академии наук и отбора для хранения в архивах с постоянным составом документов решает Российская академия наук.

Российская академия наук несет ответственность за комплектование, учет, хранение и использование Архивного фонда Российской академии наук.

Порядок отнесения документов к составу Архивного фонда Российской академии наук, организация использования документов устанавливаются Президиумом РАН.

1.4. Документы Архивного фонда Российской академии наук не могут быть объектом сделок, нарушающих право собственности РАН. Лица, виновные в совершении сделок, хищений, сокрытии, порче, бесхозяйственном хранении или незаконном уничтожении документов Архивного фонда Российской академии наук, привлекаются к ответственности.

2. Состав Архивного фонда РАН

2.1 Архивный фонд Российской академии наук составляют:

архивные фонды и архивные документы органов управления учреждений, организаций и предприятий Российской академии наук, существующих и существовавших в ее системе;

архивные фонды и архивные документы учреждений и организаций — предшественников Российской академии наук;

архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля собственности Российской академии наук;

архивные фонды и архивные документы членов Российской академии наук — действительных членов и членов-корреспондентов Российской академии наук и других выдающихся ученых, поступивших и поступающих на хранение в архивы Российской академии наук и ее учреждений;

архивные фонды и архивные документы общественных организаций учреждений Российской академии наук;

архивные фонды и архивные документы юридических лиц, приобретенные, полученные в дар или на другом законном основании поступившие и поступающие на хранение в архивы Российской академии наук, в том числе из-за рубежа.

2.2. Учреждения, организации и предприятия Российской академии наук, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской академии наук и виды таких документов определяются Российской академией наук. При этом Российская академия наук утверждает Перечень документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, в том числе с указанием сроков хранения.

3. Организация Архивного фонда РАН

3.1 Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляют:

Архив Российской академии наук;

научные архивы:

региональных отделений РАН — Дальневосточного, Сибирского, Уральского;

научных центров Сибирского отделения РАН — Бурятского, Иркутского, Красноярского, Томского, Якутского;

Коми научного центра Уральского отделения РАН;

региональных научных центров РАН — Дагестанского, Казанского, Карельского, Кольского, Уфимского;

Архив А.М. Горького;

научно-отраслевые архивы — Русского географического общества, Института археологии с Санкт-Петербургским филиалом, Института мировой литературы им. А.М. Горького, Института русской литературы (Пушкинский дом), Бурятского института общественных наук Бурятского научного центра СО РАН, Санкт-Петербургского филиала Института востоковедения, Санкт-Петербургского филиала Института российской истории.

Примечание: Научно-отраслевые архивы хранят постоянно исторически сложившиеся комплексы документов, собранные учреждением для проведения научных исследований в соответствии с Положением о них, утвержденным Президиумом РАН.

3.2. Право постоянного хранения Архивного фонда Российской академии наук в учреждениях предоставляется Президиумом РАН.

3.3. Архивы Российской академии наук с постоянным и постоянно-переменным составом документов действуют на основании положений о них.

Положение об Архиве РАН (Устав Архива РАН) утверждается президентом Российской академии наук, положение о научном архиве регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН утверждается президиумом соответствующего регионального отделения РАН или регионального научного центра РАН; положение о научно-отраслевом архиве утверждается Президиумом РАН.

3.4. Временное хранение документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляют научные архивы учреждений, действующие на основании Типового положения, утверждаемого Президиумом РАН.

Предельные сроки хранения в учреждениях, организациях, предприятиях Российской академии наук до передачи на постоянное хранение устанавливаются:

для документов Президиума РАН, региональных отделений РАН и их научных центров, региональных научных центров РАН — 3 года;

для управленческой документации в учреждениях и организациях РАН — 10 лет;

для документов по личному составу — 75 лет;

для научной и патентной документации — 10 лет;

для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм — 3 года;

для фотодокументов — 3 года;

для документов на машинных носителях — 5 лет.

3.5. По истечении предельных сроков временного хранения документов в президиумах Российской академии наук, региональных отделений РАН, региональных научных центров РАН, учреждениях, организациях и предприятиях РАН документы в полном комплексе с научно-справочным аппаратом передаются в соответствующие архивы Российской академии наук с постоянным составом документов.

3.6. До передачи документов на постоянное хранение ответственность за отбор, хранение, использование документов, а также обработку и своевременную передачу их на постоянное хранение возлагается на руководителей учреждений, предприятий, организаций Российской академии наук.

3.7. Рассмотрение вопросов, связанных с определением состава Архивного фонда Российской академии наук, экспертизой ценности документов и отбором их на постоянное хранение осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук, действующей в соответствии с Положением о ней, утверждаемым Президиумом РАН.

Отбор документов на постоянное хранение, а также определение документов, подлежащих уничтожению, осуществляется экспертными комиссиями учреждений и организаций. Экспертные комиссии действуют в соответствии с типовым положением о них, утверждаемым Президиумом РАН. Решения экспертных комиссий утверждаются Центральной экспертно-проверочной комиссией по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук.

3.8. При ликвидации или реорганизации учреждений, организаций, предприятий Российской академии наук, образовавшиеся при осуществлении их деятельности документы, передаются в соответствующие архивы Российской академии наук с постоянным составом документов. В целях сохранности документов в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включается представитель соответствующего архива Российской академии наук с постоянным составом документов.

3.9. Документы Архивного фонда Российской академии наук не подлежат приватизации.

3.10. Документы Архивного фонда Российской академии наук независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат учету. Учреждения, организации, предприятия РАН несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов.

Архивы Российской академии наук с постоянным и постоянно-переменным составом документов ведут учет документов Архивного фонда Российской академии наук, поступающих в эти архивы, в фондовых каталогах или иных формах и представляют сведения о них в Архив РАН по формам централизованного учета и статистической отчетности.

Научные архивы учреждений Российской академии наук представляют сведения для централизованного учета и статистической отчетности в соответствующие архивы Российской академии наук с постоянным составом документов.

Архив РАН представляет в Росархив сведения по учету документов Архивного фонда Российской академии наук по установленным формам.

3.11. Документы Архивного фонда Российской академии наук хранятся и учитываются по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

3.12. Документы Архивного фонда Российской академии наук предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Архивы Российской академии наук обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем информирования о хранящихся архивных фондах и документах, выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера, предоставления документов или их копий для изучения, организации выставок.

Архивы Российской академии наук осуществляют в установленном порядке публикацию документов, а также подготовку и издание различных справочников о составе и содержании Архивного фонда Российской академии наук.

3.13. Ограничения на доступ к документам Архивного фонда Российской академии наук, связанные с сохранением государственной и иной охраняемой законом тайны, а также защитой прав и законных интересов граждан устанавливаются в соответствии с действующим законодательством.

3.14. Рассекречивание документов Архивного фонда Российской академии наук, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится в соответствии с действующим законодательством в установленном порядке.

1. Общие положения

1.1. Для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и комплектования ими академических архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений, а также для осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб учреждений РАН при Президиуме РАН действует Центральная экспертно-проверочная комиссия по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук <*>.

1.2. В своей деятельности ЦЭПК РАН руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде РАН, распорядительными документами Президиума РАН, нормативно-методическими пособиями по экспертизе ценности документальных материалов и настоящим Положением.

1.3. ЦЭПК РАН является коллегиальным органом. Решения ЦЭПК РАН являются обязательными для всех академических учреждений и архивов.

1.4. В состав ЦЭПК РАН, утверждаемый Президиумом РАН, входят председатель, ответственный секретарь и члены из числа специалистов в области архивного дела, делопроизводственной службы, представителей отдельных отраслей науки, ведущих подразделений Президиума РАН.

2. Функции

Центральная экспертно-проверочная комиссия по отбору документов на постоянное хранение РАН:

2.1. разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава Архивного фонда РАН;

2.2. определяет списки видов учреждений — источников комплектования академических архивов, осуществляющих ведомственное хранение документов;

2.3. рассматривает вопросы о приеме в академические архивы документов фондов личного происхождения;

2.4. осуществляет научно-методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных служб Российской академии наук и ее учреждений;

2.5. рассматривает нормативно-методические пособия по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила работы с документами);

2.6. рассматривает и утверждает:

• описи дел постоянного и долговременного хранения (в том числе и по личному составу) учреждений РАН; описи документов фондов личного происхождения;
• акты о выделении к уничтожению документов учреждений РАН, не подлежащих дальнейшему хранению, а также об утрате и неисправимых повреждениях документов;

2.7. рассматривает и принимает решения:

об изменении установленного порядка сроков передачи дел на архивное хранение; спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими академических архивов, возникающие между центральными экспертными комиссиями региональных отделений РАН, их научных центров и региональных научных центров РАН, экспертными комиссиями учреждений РАН; предложения учреждений и архивов Российской академии наук по разработке нормативных документов и методических пособий по вопросам комплектования и экспертизе ценности Архивного фонда Российской академии наук, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении установленных сроков хранения документов;

2.8. осуществляет для сотрудников архивов и делопроизводственных служб РАН, ее учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права

При выполнении своих функций ЦЭПК РАН имеет право:

3.1. давать рекомендации сотрудникам подразделений Президиума РАН и ее учреждениям, организациям и предприятиям по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного и долговременного сроков хранения и документов по личному составу, а также научно-технической обработке документов в соответствии с существующими нормативными требованиями;

3.2. заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Президиума РАН, ее учреждений, организаций и предприятий о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;

3.3. запрашивать от структурных подразделений Президиума РАН, ее учреждений, организаций и предприятий:

• письменное объяснение о причинах утраты, порчи или незаконном уничтожении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
• документы (перечни), необходимые для определения сроков хранения документов;

3.4. приглашать на заседания ЦЭПК РАН в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Президиума РАН, ее учреждений, организаций и предприятий, а также Государственной архивной службы России.

4. Организация работы

4.1. Заседания ЦЭПК РАН проводятся не реже одного раза в квартал. Все заседания ЦЭПК РАН протоколируются.

4.2. Заседания ЦЭПК РАН и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭПК РАН.

Решения принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭПК РАН.

4.3. Ведение делопроизводства ЦЭПК РАН, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на ответственного секретаря ЦЭПК РАН.

1. Общие положения

1.1. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, их отбору на постоянное хранение, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий по отбору документов на постоянное хранение структурных подразделений президиума регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН и их учреждений создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения Российской академии наук, его научного центра, регионального научного центра Российской академии наук.

1.2. В своей деятельности ЦЭК руководствуется распорядительными документами Президиума РАН, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение РАН (ЦЭПК РАН) и настоящим Типовым положением.

ЦЭК действует под методическим руководством ЦЭПК РАН и информирует ее о результатах своей деятельности.

1.3 ЦЭК является совещательным органом.

1.4. В состав ЦЭК входят: председатель, его заместитель, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений президиума регионального отделения РАН, его научного центра и регионального научного центра РАН, а также заведующий научным архивом.

Состав ЦЭК утверждается президиумом регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

1.5. В соответствии с настоящим Типовым положением президиум регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН разрабатывает и утверждает свое положение о ЦЭК по согласованию с ЦЭПК РАН.

2. Функции

Центральная экспертная комиссия по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН:

2.1. разрабатывает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, их организации в делопроизводстве;

2.2. определяет совместно с делопроизводственной службой и научным архивом регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН организацию и порядок отбора документов на хранение или выделение их к уничтожению в структурных подразделениях президиума и учреждениях с обращением особого внимания на ежегодный отбор документов, подлежащих передаче в научный архив по завершении их делопроизводством, и экспертизу ценности документов с отметкой «ЭПК»;

2.3. представляет на утверждение ЦЭПК РАН списки подведомственных учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение; сводные номенклатуры дел; перечни документов, подлежащих передаче на хранение в архивы Российской академии наук с постоянным составом документов; проекты методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве и экспертизы их ценности; предложения об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;

2.4. рассматривает и утверждает описи дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу структурных подразделений президиума и учреждений, описи документов фондов личного происхождения; акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, а также об утрате и неисправимых повреждениях документов;

2.5. осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий структурных подразделений президиума и учреждений, проверяет их деятельность и заслушивает на своих заседаниях сообщения председателей экспертных комиссий;

2.6. участвует совместно с делопроизводственной службой и научным архивом регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификации работников делопроизводственных служб и научных архивов, а также членов экспертных комиссий подведомственных учреждений.

3. Права

При выполнении своих функций ЦЭК имеет право:

3.1. заслушивать на своих заседаниях информацию руководителей делопроизводственных служб и научных архивов учреждений о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу;

3.2. запрашивать от структурных подразделений президиума и учреждений сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3.3. приглашать в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений президиума и учреждений, а также, в случае необходимости, работников соответствующих научных архивов региональных отделений РАН, их научных центров, региональных научных центров РАН;

3.4. принимать участие в организации и проведении проверок состояния делопроизводства и работы научных архивов учреждений;

3.5. информировать руководство президиума регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН по вопросам деятельности ЦЭК и экспертных комиссий структурных подразделений президиума и учреждений.

4. Организация работы

4.1 Заседания ЦЭК созываются не реже двух раз в год.

4.2. Решения ЦЭК принимаются большинством голосов ее членов, присутствующих на заседании. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.

4.3. Заседания ЦЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЦЭК.

4.4. Ведение делопроизводства ЦЭК и хранение ее документации возлагается на секретаря ЦЭК.

1. Общие положения

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов учреждения Российской академии наук и отбору их на постоянное хранение или выделению к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, создается постоянно действующая Экспертная комиссия по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук <*>.

Примечание. Учреждение, имеющее сеть подведомственных учреждений и предприятий, филиалы, отделы, научные станции, базы, СКБ, производственные предприятия, учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, может организовать Центральную экспертную комиссию по отбору документов на постоянное хранение (ЦЭК) в соответствии с Типовым положением о Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

ЭК является единой для всех структурных подразделений учреждения и рассматривает все виды документов, как открытого, так и закрытого делопроизводства.

1.2. В своей деятельности ЭК руководствуется распорядительными документами РАН, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное <...>.

1.3. ЭК действует под методическим руководством Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение РАН (ЦЭПК) или Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение (ЦЭК) соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

ЭК является совещательным органом. Без решения вступают в силу после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК.

1.4. В состав ЭК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений учреждения, а также заведующие канцелярией и научным архивом учреждения.

Состав ЭК утверждается руководством учреждения РАН.

2. Функции

Экспертная комиссия:

2.1. организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и научным архивом учреждения ежегодно отбор документов для дальнейшего хранения или выделения их к уничтожению. При этом основное внимание уделяется отбору в структурных подразделениях документов и дел (по завершении делопроизводством), подлежащих сдаче в соответствующий архив РАН с постоянным составом документов, а также экспертизе ценности документов с отметкой «ЭПК»;

2.2. рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов, описи дел долговременного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, выносит решение о представлении этих документов на утверждение ЦЭПК РАН или ЦЭК. С описями представляются предисловие к описям и историческая справка о деятельности учреждения;

2.3. рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и представляет эти предложения на утверждение ЦЭПК РАН;

2.4. рассматривает номенклатуры дел учреждения, проводит проверку полноты и правильности ее составления;

2.5. участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов и других методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке для последующего хранения;

2.6. организует прием и передачу документов при смене заведующего научным архивом учреждения или лица, ответственного за архив.

3. Права

При выполнении своих функций ЭК имеет право:

3.1. в соответствии с установленными требованиями давать структурным подразделениям учреждения рекомендации по вопросам отбора документов на хранение или выделения их к уничтожению, упорядочения и передачи их в научный архив учреждения;

3.2. требовать от руководителей структурных подразделений учреждения проведения розыска недостающих дел, подлежащих постоянному, долговременному хранению и по личному составу и представления письменного объяснения в случае их отсутствия;

3.3. заслушивать на своих заседаниях сообщения заведующих канцелярией и научным архивом учреждения о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу;

3.4. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3.5. приглашать в качестве консультантов и экспертов научных сотрудников учреждения и Архива РАН или соответствующего архива с постоянным составом документов.

4. Организация работы

4.1 Заседания ЭК созываются по мере необходимости.

4.2. Решение ЭК принимаются большинством голосов членов ЭК, присутствующих на заседании.

4.3. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭК.

4.4. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документации возлагается на секретаря ЭК.

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН и их учреждений, документы учреждений — предшественников, а также документы, собранные или приобретенные, в том числе и за рубежом, полученные в дар или на другом законном основании и имеющие научное, социально-культурное или историческое значение, входят в состав Архивного фонда РАН.

1.2. В целях обеспечения сохранности, учета, научно-технической обработки, научного и практического использования документов, указанных в пункте 1.1 настоящего Типового положения, в региональном отделении РАН, его научном центре, региональном научном центре РАН создается научный архив на правах научного подразделения <*>, Научный архив является архивом с постоянным составом документов.

1.3. Научный архив в своей работе руководствуется распорядительными документами Президиума РАН, Положением об Архивном фонде РАН, нормативными и методическими разработками Архива Российской академии наук и настоящим Типовым положением.

1.4. Научный архив в своей деятельности подчиняется президиуму соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

1.6. В соответствии с настоящим Типовым положением региональное отделение РАН, его научный центр, региональный научный центр РАН разрабатывает и согласовывает с Архивом РАН положение о своем научном архиве с учетом специфики документов и организации его работы, которое утверждается президиумом соответствующего регионального отделения РАН или регионального научного центра РАН.

2. Состав документов, хранящихся в научном архиве

Научный архив хранит:

2.1. законченные делопроизводством:

• документы постоянного хранения, независимо от времени их происхождения, техники и способа закрепления информации, имеющие научное, социально-культурное и историческое значение;
• документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности учреждения;
• документы по личному составу;

2.2. документы личного происхождения <*>;

2.3. документы общественных организаций <*> и документы, образовавшиеся в деятельности предприятий, организаций и объединений РАН смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля собственности РАН.

За исключением личных фондов действительных членов и членов-корреспондентов РАН, подлежащих хранению в Архиве РАН.

3. Основные задачи

Основными задачами научного архива являются:

3.1. комплектование научного архива документами, образующимися в результате деятельности регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН и их учреждений и обеспечение их сохранности;

3.2. учет документов и создание научно-справочного аппарата к ним;

3.3. организация использования документов, хранящихся в научном архиве;

3.4. оказание научно-практической помощи аппарату президиума и учреждениям по организации документов в делопроизводстве.

4. Функции

Научный архив:

4.1. принимает и хранит документы, указанные в разделе 2 настоящего Типового положения;

4.2. осуществляет учет, создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам научного архива;

4.3. обеспечивает необходимые условия хранения документов. Проводит работу по созданию страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет их учет.

Осуществляет дезинфекционные, дезинсекционные и реставрационные работы;

4.4. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, оказывает методическую помощь в ее организации и проведении в аппарате президиума и учреждениях, составляет акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения. Участвует в работе Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН;

4.5. совершенствует описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждения, проводит научно-техническую обработку фондов личного происхождения в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

4.6. обеспечивает использование документов: по поручению руководства учреждения осуществляет выявление и подбор документов по определенным темам и запросам, принимает участие или осуществляет самостоятельную подготовку публикаций, информационно-справочных изданий по документам научного архива, выставок; обеспечивает работу исследователей с документами; исполняет запросы учреждений, заявления граждан по вопросам социально-правового характера и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

4.7. разрабатывает методические пособия по вопросам архивного дела на основе действующих положений, правил и инструкций по архивному делу с учетом специфики работы научного архива;

4.8. проверяет правильность составления номенклатуру дел в аппарате президиума и учреждениях, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, их сохранность в аппарате президиума и учреждениях, а также работу научных архивов учреждений;

4.9. участвует совместно с делопроизводственными службами в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников, ответственных за делопроизводство и хранение документов.

5. Права

Для выполнения своих задач и функций научный архив имеет право:

5.1. требовать от сотрудников аппарата президиума и учреждений соблюдения правил организации документов и работы научного архива, а также контролировать сдачу в научный архив полного комплекса документов аппарата президиума и учреждений, подлежащих постоянному хранению;

5.2. требовать от учреждений и исследователей соблюдения правил пользования документами, разработанных для архивов учреждений Российской академии наук;

5.3. давать указания и рекомендации по организации учета и хранения управленческой и научной документации в научных подразделениях аппарата президиума и учреждениях;

5.4. запрашивать от аппарата президиума и учреждений сведения, необходимые для работы научного архива, ЦЭПК РАН и Архива РАН;

5.5. участвовать в проводимых ЦЭПК РАН и Архивом РАН конференциях, школах, совещаниях и других мероприятиях, направленных на повышение квалификации сотрудников научного архива и работников аппарата президиума и учреждений, ответственных за делопроизводство и хранение документации;

5.6. запрашивать архивные документы из архивов учреждений во временное пользование и проводить обмен архивными копиями.

6. Организация работы

6.1. Основные направления работы научного архива определяются президиумом соответствующего регионального отделения РАН или регионального научного центра РАН, который решает вопросы организации работы научного архива, обеспечения его квалифицированными кадрами и материальной базой.

6.2. Структура и штат научного архива определяются президиумом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН в зависимости от объема и состава документов, интенсивности их использования, количества и географического расположения учреждений. В зависимости от объема документов и наличия групп специальной документации научный архив может иметь отделы кино- и фотодокументов, звукозаписей и др.

6.3. Научный архив возглавляет заведующий — квалифицированный специалист в области архивного дела.

Заведующий несет ответственность за выполнение возложенных на научный архив задач и осуществление функций, предусмотренных настоящим Типовым положением.

Заведующий и сотрудники научного архива избираются на должность в установленном порядке.

6.4. При смене заведующего научным архивом передача дел и документов производится по акту с последующим согласованием с Архивом РАН и соответствующим региональным отделением РАН, его научным центром, региональным научным центром РАН и утверждением президиумом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

6.5. Работа научного архива проводится по плану, предусматривающему виды архивных работ в соответствии с действующими нормами.

6.6. Научный архив ежегодно представляет в Архив РАН план работы и отчет, утвержденные президиумом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН, и учетно-отчетные документы (паспорт архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточки фондов и др.).

6.7. Контроль за деятельностью научного архива осуществляется Архивом РАН и президиумом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

6.8. Документы аппарата президиума и учреждений передаются на постоянное хранение в соответствующий научный архив регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН в обработанном виде после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК описей дел постоянного и долговременного хранения и актов о выделении дел к уничтожению.

6.9. Документы аппарата президиума и учреждений соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН передаются на постоянное хранение в сроки, предусмотренные Положением об Архивном фонде РАН.

6.10. Для выполнения возложенных на него задач научный архив имеет специальное помещение, отвечающее требованиям, предъявляемым к архивохранилищам, и помещения для работы сотрудников и исследователей, оснащенные современным оборудованием.

1. Общие положения

1.1. Научно-отраслевой архив учреждения, организации Российской академии наук — научное подразделение учреждения, организации, которое создается для хранения и научной разработки исторически сложившихся комплексов фондов учреждений и лиц, необходимых для деятельности учреждения по определенным научным направлениям.

1.2. Фонды учреждений и лиц, сложившиеся в результате собирательской деятельности учреждения, организации, документы и материалы, собранные в экспедициях, приобретенные, том числе и за рубежом, полученные в дар или на другом законном основании и поступившие на хранение в научно-отраслевой архив для использования в научных целях, а также документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, имеющие научное, социально-культурное или историческое значение, входят в состав Архивного фонда Российской академии наук.

Лица, виновные в хищении, сокрытии, порче, бесхозяйственном хранении или незаконном уничтожении документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. Научно-отраслевой архив является архивом с постоянно-переменным составом документов <*>. Исторически сложившиеся комплексы фондов учреждений и лиц, а также документы и материалы, собранные учреждением, организацией для проведения научных исследований, хранятся в научно-отраслевом архиве постоянно.

Документы, образовавшиеся в результате научно-организационной деятельности учреждения, организации, а также научная документация передаются на постоянное хранение в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов в установленном порядке в сроки, предусмотренные Положением об Архивном фонде Российской академии наук.

Примечание. При ликвидации учреждения, организации или изменении профиля его работы документы научно-отраслевого архива передаются в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов.

1.4. Научно-отраслевой архив в своей работе руководствуется распорядительными документами Президиума РАН, Положением об Архивном фонде РАН, нормативными и методическими разработками Архива РАН и настоящим Типовым положением.

1.5. В соответствии с настоящим Типовым положением учреждение, организация разрабатывает положение о своем научно-отраслевом архиве с учетом специфики документов и организации его работы.

В Положении о научно-отраслевом архиве предусматривается специальный раздел «Состав фондов и коллекций», где указываются основные категории документов, хранящихся в архиве.

Положение о научно-отраслевом архиве согласовывается с Архивом Российской академии наук и утверждается Президиумом РАН.

2. Основные задачи

Основными задачами научно-отраслевого архива учреждения, организации РАН являются:

2.1. комплектование научно-отраслевого архива фондами и отдельными документами, относящимися к профилю научно-отраслевого архива, фондами личного происхождения и документами, образующимися в результате деятельности учреждения, организации и обеспечение их сохранности;

2.2. учет документов и материалов и создание научно-справочного аппарата к ним;

2.3. организация использования документов, хранящихся в научно-отраслевом архиве; публикация документов;

2.4. разработка проблем по плану научно-исследовательских работ учреждения, организации на основе документов научно-отраслевого архива.

3. Функции

Научно-отраслевой архив учреждения, организации РАН выполняет следующие функции:

3.1. принимает и хранит документы, указанные в пункте 1.1 настоящего Типового положения;

3.2. осуществляет учет, создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам научно-отраслевого архива;

3.3. обеспечивает необходимые условия хранения документов. Проводит работу по созданию страхового фонда копий особо ценных дел и документов научно-отраслевого архива и ведет их учет. Осуществляет дезинфекционные, дезинсекционные и реставрационные работы;

3.4. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в научном архиве, оказывает методическую помощь в ее организации и проведении в структурных подразделениях учреждения, организации, составляет акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения. Участвует в работе экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения <*>;

3.5. проводит научно-техническую обработку фондов и коллекций в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

3.6. организует использование документов:

• по поручению руководства учреждения, организации осуществляет выявление документов;
• проводит научные исследования по плану;
• принимает участие или осуществляет самостоятельную подготовку публикаций, информационно-справочных изданий по документам научно-отраслевого архива, выставок;
• организует работу исследователей с документами;
• исполняет запросы учреждений, заявления граждан по вопросам социально-правового характера и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

3.7. разрабатывает методические пособия по вопросам архивного дела на основе действующих положений, правил и инструкций по архивному делу с учетом специфики работы научно-отраслевого архива;

3.8. оказывает методическую помощь в составлении сводной номенклатуры дел учреждения, организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях учреждения, организации, а также подготовку дел к передаче в научно-отраслевой архив;

3.9. участвует совместно с делопроизводственными службами в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников, ответственных за делопроизводство и хранение документов.

4. Права

Для выполнения возложенных задач и функций научно-отраслевой архив учреждения, организации имеет право:

4.1. требовать от сотрудников учреждения, организации соблюдения правил организации документов и работы научно-отраслевого архива, а также контролировать сдачу в научно-отраслевой архив полного комплекса документов, подлежащих постоянному хранению;

4.2. устанавливать контакты с фондообразователями и коллекционерами; брать на учет фонды личного происхождения и коллекции документов с целью последующего приема их в научно-отраслевой архив;

4.3. ходатайствовать перед руководством учреждения, организации о приобретении фондов, коллекций или отдельных документов, необходимых для проведения научных исследований;

4.4. предусматривать в планах работы участие сотрудников научно-отраслевого архива в экспедициях учреждений и организаций РАН и других ведомств для сбора материалов по профилю научно-отраслевого архива;

4.5. принимать участие в разработке научных проблем по документам и материалам научно-отраслевого архива;

4.6. требовать от учреждений и исследователей соблюдения правил пользования документами в архивах Российской академии наук;

4.7. запрашивать от структурных подразделений учреждения, организации сведения, необходимые для работы научно-отраслевого архива, ЦЭПК РАН и Архива РАН;

участвовать в проводимых ЦЭПК РАН и Архивом РАН конференциях, школах, совещаниях и других мероприятиях, направленных на повышение квалификации сотрудников научно-отраслевого архива и работников учреждения, организации, ответственных за делопроизводство и хранение документов.

5. Организация работы

5.1. Статус научно-отраслевого архива устанавливается Президиумом РАН по представлению учреждения, организации, согласованному с ЦЭПИ РАН.

5.2. Основные направления работы научно-отраслевого архива определяются руководством учреждения, организации, которое решает вопросы организации работы научно-отраслевого архива, обеспечения его квалифицированными кадрами и материальной базой.

5.3. Структура и штат научно-отраслевого архива определяются руководством учреждения, организации с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на научно-отраслевой архив функций.

5.4. Научно-отраслевой архив возглавляет заведующий — квалифицированный специалист в области архивного дела. Заведующий несет ответственность за выполнение возложенных на научно-отраслевой архив задач и осуществление функций, предусмотренных настоящим Типовым положением. Кандидатура заведующего научно-отраслевая архива <*> согласовывается с Архивом РАН.

5.5. При смене заведующего научно-отраслевым архивом передача документов и дел производится по акту с последующим согласованием с Архивом РАН и утверждением руководством учреждения, организации.

Примечание. При ликвидации учреждения, организации в ликвидационную комиссию вводится представитель Архива РАН и заведующий научно-отраслевым архивом. Вопрос о месте дальнейшего хранения документов данного научно-отраслевого архива решает ЦЭПК РАН.

5.6. Работа научно-отраслевого архива проводится по плану, предусматривающему научно-исследовательские и архивные виды работ в соответствии с действующими нормами.

5.7. Научно-отраслевой архив ежегодно представляет в Архив РАН план работы и отчет, утвержденные руководством учреждения, организацией учетно-отчетные документы (паспорт научно-отраслевого архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточки фондов и др.).

5.8. Контроль за деятельностью научно-отраслевого архива осуществляется Архивом РАН.

5.9. Для выполнения возложенных на него задач научно-отраслевой архив имеет специальные помещения, отвечающие требованиям, предъявленным к архивохранилищам, и помещения для работы сотрудников научно-отраслевого архива и исследователей.

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности научного учреждения Российской академии наук и организаций, находящихся на его финансово-хозяйственном обслуживании, документы предшественников учреждения, а также документы, собранные или приобретенные учреждением, в том числе и за рубежом, полученные им в дар или на другом законном основании и имеющие научное, социально-культурное или историческое значение, входят в состав Архивного фонда РАН.

1.2. В целях обеспечения сохранности, учета, научно-технической обработки, научного и практического использования документов, указанных в пункте 1.1 настоящего Типового положения, их своевременной подготовки к передаче в Архив РАН или научный архив соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН в учреждении действует научный архив.

Научный архив учреждения является архивом с переменным составом документов.

1.3. Научный архив в своей деятельности руководствуется распорядительными документами Президиума РАН, Положением об Архивном фонде РАН, нормативными и методическими разработками Архива РАН и настоящим Типовым положением.

2. Состав документов, хранящихся в научном архиве учреждения

Научный архив хранит:

2.1. законченные делопроизводством:

• документы постоянного хранения, независимо от времени их происхождения, техники и способа закрепления информации, имеющие научное, социально-культурное и историческое значение;
• документы долговременного срока хранения /свыше 10 лет/, необходимые в практической деятельности учреждения;
• документы по личному составу;

2.2. документы личного происхождения <*>;

2.3. документы общественных организаций и документы, образовавшиеся в деятельности предприятий, организаций и объединений РАН смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля собственности РАН.

3. Основные задачи

Основными задачами научного архива учреждения РАН являются:

3.1. комплектование научного архива документами, образующимися в результате деятельности учреждения и обеспечение их сохранности;

3.2. учет документов и создание научно-справочного аппарата к ним;

3.3. организация использования документов, хранящихся в научном архиве;

3.4. подготовка и своевременная передача документов на постоянное хранение.

4. Функции

Научный архив учреждения РАН выполняет следующие функции:

4.1. принимает и хранит документы, указанные в разделе 2 настоящего Типового положения;

4.2. осуществляет учет, создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам научного архива;

4.3. обеспечивает необходимые условия хранения документов. Проводит работу по созданию страхового фонда копий особо ценных дел и документов научного архива и ведет их учет;

4.4. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в научном архиве, оказывает методическую помощь в ее организации и проведении в структурных подразделениях учреждения, составляет акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения. Участвует в работе экспертной <*> комиссии учреждения;

4.5. совершенствует описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждения, проводит научно-техническую обработку фондов личного происхождения в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

4.6. обеспечивает использование документов:

• по поручению руководства учреждения осуществляет выявление и подбор документов по определенным темам и запросам;
• принимает участие или осуществляет самостоятельную подготовку публикаций, информационно-справочных изданий по документам научного архива, выставок; обеспечивает работу исследователей с документами;

6.4. При смене заведующего научным архивом учреждения передача дел производится по акту с последующим согласованием с Архивом РАН или с научным архивом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

Примечание. При ликвидации учреждения в ликвидационную комиссию вводится представитель Архива РАН или научного архива соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН. Вопрос о месте дальнейшего хранения документов данного учреждения решает ЦЭПК РАН.

в.6. Работа научного архива проводится по плану, предусматривающему виды архивных работ в соответствии с действующими нормами.

в.в. Научный архив учреждения ежегодно представляет в Архив РАН или научный архив соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН план работы и отчет, утвержденные руководством учреждения, и учетно-отчетные документы, /паспорт научного архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточки фондов и др./.

6.7. Контроль за деятельностью научного архива учреждения осуществляет Архив РАН или научный архив соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

6.8. Документы учреждения передаются из его научного архива на постоянное хранение в Архив РАН или научный архив соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН в обработанном виде после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК описей дел постоянного и долговременного хранения и актов о выделении дел к уничтожению.

6.9. Документы учреждения передаются научным архивом на постоянное хранение в сроки, предусмотренные Положением об Архивном фонде РАН.

6.10. Для выполнения возложенных на него задач научный архив имеет специальное помещение, отвечающее требованиям, предъявляемым к архивохранилищам, и помещения для работы сотрудников научного архива и исследователей, оснащенные современным оборудованием.

---