---
title: "Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238"
number: "1238"
issuer: "Совет Министров РСФСР"
issued_on: 1961-09-30
status: утратил силу
canonical: "https://bukva.ai/docs/postanovlenie-1238-1961"
---

## Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238

# Постановление Совмина РСФСР от 30.09.1961 N 1238

(с изм. от 07.01.1970)

"О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР"


<div align="center">

<a id="p100001"></a>**СОВЕТ МИНИСТРОВ РСФСР**

</div>



## <a id="p100002"></a>ПОСТАНОВЛЕНИЕ

<div align="center">

**от 30 сентября 1961 г. N 1238**

<a id="p100003"></a>**О МЕРАХ ПО УЛУЧШЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА**<br>
В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ РСФСР

</div>


<a id="p100004"></a>Совет Министров РСФСР отмечает, что во многих совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся имеются серьезные недостатки в организации делопроизводства, отсутствуют инструкции о делопроизводстве, в результате чего оно ведется бессистемно и в каждом учреждении, организации по-своему. Отсутствие должного порядка в делопроизводстве приводит во многих случаях к волоките в прохождении и рассмотрении документов и писем трудящихся. Не уделяется должного внимания механизации труда и повышению квалификации работников, занятых делопроизводством.
<a id="p100005"></a>В целях улучшения организации делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР Совет Министров РСФСР постановляет:
1. <a id="p100006"></a>Утвердить прилагаемую примерную [Инструкцию](#p100019) о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся.
2. <a id="p100007"></a>Обязать совнархозы, министерства и ведомства РСФСР, Советы Министров автономных республик, крайисполкомы, облисполкомы, Московский и Ленинградский горисполкомы:
<a id="p100008"></a>а) разработать соответственно на основе примерной [Инструкции](#p100019) о делопроизводстве, утвержденной настоящим Постановлением, с учетом местных особенностей, и утвердить не позднее 1 января 1962 г. инструкции о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах краевых, областных, окружных, районных, городских, сельских и поселковых Советов депутатов трудящихся.
<a id="p100009"></a>Советам Министров автономных республик, крайисполкомам, облисполкомам, Московскому и Ленинградскому горисполкомам разработать инструкции о делопроизводстве в министерствах и ведомствах автономных республик, управлениях и отделах исполнительных комитетов краевых, областных, окружных, районных, городских Советов депутатов трудящихся;
<a id="p100010"></a>б) принять меры к улучшению ведения делопроизводства, имея в виду обеспечить строгое соблюдение инструкций о делопроизводстве, утвержденных в соответствии с настоящим Постановлением;
<a id="p100011"></a>в) систематически совершенствовать делопроизводство, обеспечить повышение уровня механизации и производительности труда работников, занятых делопроизводством, а также повышение их квалификации.
3. <a id="p100012"></a>Обязать Министерство просвещения РСФСР:
<a id="p100013"></a>а) ввести, начиная с 1962/63 учебного года, в ряде средних общеобразовательных трудовых политехнических школ с производственным обучением подготовку учащихся по специальности "Делопроизводство", предусмотрев обучение машинописи, стенографии, работе с документами и освоение простейших средств механизации труда работников, занятых делопроизводством;
<a id="p100014"></a>б) разработать и утвердить программу и издать к началу 1962/63 учебного года учебное пособие по делопроизводству для средних школ на основе примерной [Инструкции](#p100019) о делопроизводстве, утвержденной настоящим Постановлением.
4. <a id="p100015"></a>Считать утратившей силу [Инструкцию](https://bukva.ai/docs/instruktsiya-25-sovmin-rsfsr-sovet-ministrov) по делопроизводству в сельских Советах депутатов трудящихся, утвержденную Постановлением Совета Министров РСФСР от 17 января 1948 г. N 25 "Об упорядочении делопроизводства в сельских Советах депутатов трудящихся".

<a id="p100016"></a>Председатель

<div align="right">

Совета Министров РСФСР<br>
Д.ПОЛЯНСКИЙ

<a id="p100017"></a>Управляющий Делами<br>
Совета Министров РСФСР<br>
В.КАРГАПОЛОВ

</div>






<div align="right">

<a id="p100018"></a>Утверждена<br>
Постановлением<br>
Совета Министров РСФСР

</div>

<div align="center">

**от 30 сентября 1961 г. N 1238**

</div>



## <a id="p100019"></a>ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В СОВНАРХОЗАХ, МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РСФСР, СОВЕТАХ МИНИСТРОВ АВТОНОМНЫХ РЕСПУБЛИК И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ КОМИТЕТАХ МЕСТНЫХ СОВЕТОВ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ



### <a id="p100020"></a>I. Общие положения


1. <a id="p100021"></a>Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся.
2. <a id="p100022"></a>Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного характера. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.
3. <a id="p100023"></a>Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на управление делами, канцелярию, общий отдел, секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.
4. <a id="p100024"></a>В зависимости от структуры, а также от количества входящих и исходящих документов, система делопроизводства может быть централизованной (с небольшим документооборотом и количеством структурных подразделений) или смешанной (с большим документооборотом и сложной структурой).
<a id="p100025"></a>При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются управлением делами, канцелярией, общим отделом, а другие операции (регистрация, оформление документов, формирование дел) производятся как в управлении делами, канцелярии, общем отделе, так и в структурных подразделениях.
<a id="p100026"></a>В совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР применяется, как правило, смешанная система делопроизводства, а в Советах Министров АССР, исполкомах - централизованная.
5. <a id="p100027"></a>В структурном подразделении, где по штату не предусмотрен специальный работник, для ведения делопроизводства назначается лицо, ответственное за эту работу.
6. <a id="p100028"></a>Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений со структурой аппарата, установленным порядком работы и инструкцией о делопроизводстве.


### <a id="p100029"></a>II. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции


7. <a id="p100030"></a>Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется, как правило, в одном месте - управлении делами, канцелярии, общем отделе, а в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся - секретарем.
<a id="p100031"></a>В совнархозах, министерствах и ведомствах вся корреспонденция, в том числе и для структурных подразделений (размещенных вместе с ними в одном здании), принимается в управлении делами, канцелярии, а регистрируется:
<a id="p100032"></a>адресованная совнархозу, министерству, ведомству, - в управлении делами, канцелярии;
<a id="p100033"></a>адресованная структурным подразделениям, - в этих подразделениях.
8. <a id="p100034"></a>Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "Лично", вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.
<a id="p100035"></a>Если при вскрытии конверта будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом сообщается отправителю.
<a id="p100036"></a>Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.
<a id="p100037"></a>Неправильно засланные документы передаются или пересылаются по принадлежности.
9. <a id="p100038"></a>Управлением делами, канцелярией, общим отделом присваивается каждому из структурных подразделений или группе однородных организаций (лечебные учреждения, школы, предприятия местной промышленности и т.д.) условный номер (индекс).
<a id="p100039"></a>В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся индексы не устанавливаются.
10. <a id="p100040"></a>В левом нижнем углу на оборотной стороне последней страницы полученных документов ставится штамп (приложение N 1 - приложения не приводятся), на котором указывается дата получения документа, входящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела, в которое по исполнении должен быть подшит документ.
<a id="p100041"></a>В совнархозах, министерствах и ведомствах на штампе указывается только дата получения и индекс структурного подразделения - первая часть входящего номера.
<a id="p100042"></a>Вторая составная часть входящего номера - номер дела, а также фамилия исполнителя проставляются в структурном подразделении.
<a id="p100043"></a>В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся на штампе указывается дата получения документа, входящий номер и номер дела.
11. <a id="p100044"></a>Регистрации подлежат только те документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.
<a id="p100045"></a>Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется управляющим делами Совета Министров АССР, секретарем исполкома, руководителем канцелярии совнархоза, министерства, ведомства.
12. <a id="p100046"></a>Поступившая корреспонденция регистрируется на карточках (приложение N 2).
<a id="p100047"></a>При незначительном количестве корреспонденции и небольшом числе структурных подразделений допускается сохранение журнальной формы регистрации поступивших документов (приложение N 3).
13. <a id="p100048"></a>При карточной форме регистрации на поступившие документы заполняются:
<a id="p100049"></a>а) в совнархозах, министерствах, ведомствах - три карточки; после записи указаний руководства одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая передается на контроль, а третья вместе с документом передается в структурное подразделение, в котором в эту карточку записывается резолюция руководителя, после чего документ передается исполнителю, а карточка помещается в справочную картотеку подразделения.
<a id="p100050"></a>На документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения, заполняется одна карточка, которая помещается в справочную картотеку;
<a id="p100051"></a>б) в Совете Министров АССР, крайисполкоме, облисполкоме - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку, а вторая вместе с документом передается в структурное подразделение (приемная, отдел);
<a id="p100052"></a>в) в окрисполкоме, райисполкоме, горисполкоме - одна карточка, которая помещается в справочную картотеку.
<a id="p100053"></a>Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются на карточках той же формы, но отличающихся цветной полосой.
14. <a id="p100054"></a>Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, а остальная корреспонденция доставляется в структурные подразделения в течение рабочего дня.
<a id="p100055"></a>Документы передаются, как правило, без расписки в получении, но с отметкой в регистрационной карточке или журнале, кому передан документ.
15. <a id="p100056"></a>Служебные документы, адресованные совнархозу, министерству, ведомству, Совету Министров АССР, исполкому, поступившие минуя управление делами, канцелярию, общий отдел, непосредственно в структурные подразделения, обязательно регистрируются в управлении делами, канцелярии, общем отделе.
16. <a id="p100057"></a>Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится по согласованию с руководителями этих подразделений, о чем делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.
17. <a id="p100058"></a>Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения.
18. <a id="p100059"></a>В том случае, когда в корреспонденции имеется ссылка на какие-либо документы учреждения или организации, которым она адресована, к корреспонденции подбираются эти документы и передаются руководству.
19. <a id="p100060"></a>На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на первой странице делает отметку, когда и как решен вопрос, и заверяет ее своей подписью.
20. <a id="p100061"></a>На письмах, заявлениях и жалобах граждан в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп, указывается дата поступления, начальная буква фамилии заявителя и порядковый (входящий) номер.
21. <a id="p100062"></a>Письма, заявления и жалобы регистрируются на карточке или в журнале (приложения N 4, 5) и в тот же день докладываются руководству или направляются в соответствующие структурные подразделения.
<a id="p100063"></a>Если письма, заявления и жалобы регистрируются в журнале, рекомендуется иметь карточки (приложение N 6), которые должны находиться в картотеке в алфавитном порядке.
22. <a id="p100064"></a>На каждое письмо, заявление, жалобу заполняются:
<a id="p100065"></a>а) в совнархозах, министерствах, ведомствах - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку (по алфавиту), а вторая направляется вместе с письмом, заявлением, жалобой в соответствующее структурное подразделение. Повторная регистрация их в структурных подразделениях не производится;
<a id="p100066"></a>б) в Советах Министров АССР, крайисполкомах, облисполкомах - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку (по алфавиту), а вторая направляется вместе с письмом, заявлением, жалобой руководству;
<a id="p100067"></a>в) в окрисполкомах, райисполкомах, горисполкомах - одна карточка.
23. <a id="p100068"></a>Указания руководства по письму, заявлению, жалобе записываются в регистрационную карточку или журнал.
<a id="p100069"></a>Карточки по письмам, заявлениям и жалобам, взятым на контроль, помещаются в картотеку по срокам исполнения.
24. <a id="p100070"></a>При направлении письма, заявления, жалобы в учреждение или организацию для принятия мер заявителю об этом должно быть немедленно сообщено письменно; жалоба берется на контроль.
25. <a id="p100071"></a>Рассмотрение писем, заявлений и жалоб, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю.
<a id="p100072"></a>Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке или журнале.
26. <a id="p100073"></a>Учет граждан, явившихся на прием, а также решений, принятых по их устным заявлениям, ведется на карточках или в журнале (приложения N 7, 8).
27. <a id="p100074"></a>При ответах на письма, заявления и жалобы исходящим номером является входящий номер полученного письма, заявления, жалобы.


### <a id="p100075"></a>III. Составление, оформление и размножение служебных документов


28. <a id="p100076"></a>Документы, составляемые на основании законов, указов, постановлений, решений, распоряжений вышестоящих организаций, должны содержать ссылку на них.
29. <a id="p100077"></a>Проекты постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций, писем должны быть тщательно отредактированы и напечатаны на бланках установленного образца (приложения N 9 - 14).
<a id="p100078"></a>В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся бланки не употребляются, а на угловом штампе исполкома Государственный герб РСФСР не изображается.
<a id="p100079"></a>Должностные бланки (председателя, министра, их заместителей и т.д.) применяться не должны.
30. <a id="p100080"></a>Проект постановления, решения, распоряжения, приказа, инструкции визируется исполнителем, руководителями заинтересованных управлений, отделов, юрисконсультом, заместителями председателя, заместителями министра или руководителя ведомства, ведающими соответствующими вопросами.
<a id="p100081"></a>К проекту исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.
31. <a id="p100082"></a>Подписанные постановления, решения, распоряжения, приказы, инструкции передаются на выпуск в управление делами, канцелярию, общий отдел, где они регистрируются в журналах (приложения N 15 - 19); нумерация их ведется отдельно с начала до конца года, а датой выпуска является дата подписи этих документов руководством.
<a id="p100083"></a>К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р" (например, 25-р).
32. <a id="p100084"></a>При размножении и рассылке постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций необходимо исходить из того, чтобы обеспечить своевременное доведение их до соответствующих подведомственных учреждений и организаций, а также до организаций других министерств, ведомств, которых касаются эти документы.
33. <a id="p100085"></a>На каждом приложении к постановлению, решению, распоряжению, приказу, инструкции в правом верхнем углу первой страницы указывается "Приложение N ___ к ___________ от "__" _________ 19__ г. N ____", а на последующих страницах "Продолжение приложения N ___". (В отдельных случаях может быть гриф - "Утверждено постановлением, распоряжением, приказом от "__" _______ 19__ г. N ____".)
34. <a id="p100086"></a>Материалы к заседаниям Совета Министров АССР, исполкома, совнархоза, коллегии министерства, ведомства размножаются управлением делами, канцелярией, общим отделом и рассылаются по утвержденному списку.
<a id="p100087"></a>На заседании ведется протокол, который составляется кратко, с указанием наименования обсуждавшихся вопросов, фамилий выступавших и принятых предложений (приложение N 20).
35. <a id="p100088"></a>Служебные письма должны быть краткими и ясными (как правило, не превышать двух страниц). В том случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.
<a id="p100089"></a>Письмо должно составляться, как правило, по одному вопросу.
<a id="p100090"></a>На копии письма ставятся визы исполнителей и других работников, с которыми согласован проект письма. Подпись визирующего должна быть написана разборчиво, с указанием даты.
<a id="p100091"></a>Внизу слева на оборотной стороне последней страницы письма печатаются фамилия исполнителя и инициалы машинистки.
36. <a id="p100092"></a>Все письма должны адресоваться не на имя руководителя учреждения, а в само учреждение (например, Совет Министров РСФСР, Владимирский совнархоз, Министерство просвещения РСФСР).
37. <a id="p100093"></a>Перед текстом письма слева кратко указывается его содержание (заголовок), изложенное одной фразой (не более одной-двух строк). В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок не указывается.
<a id="p100094"></a>При ответах на запросы под заголовком в скобках указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
38. <a id="p100095"></a>В письме, к которому прилагаются какие-либо документы, под текстом после слова "Приложение" указывается наименование и количество листов прилагаемых документов.
39. <a id="p100096"></a>Служебные документы подписываются:
<a id="p100097"></a>направляемые в вышестоящие организации, - председателем, министром, руководителем ведомства, а в случае отсутствия - их первыми заместителями;
<a id="p100098"></a>направляемые в другие организации, - председателем, министром, руководителем ведомства, их заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
40. <a id="p100099"></a>Телеграммы посылаются в исключительных случаях.
<a id="p100100"></a>Телеграммы пишутся в двух экземплярах; адресуются они так же, как и письмо, в само учреждение. Отметка об особом виде телеграммы (срочная, молния) делается перед адресом.
<a id="p100101"></a>Телеграммы должны излагаться кратко, без союзов, предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы. Телеграммы пишутся без переноса слов, без поправок и исправлений. Подпись пишется с новой строки.
41. <a id="p100102"></a>Служебные документы для печатания на пишущей машинке должны быть написаны ясно, разборчиво и обязательно чернилами.
42. <a id="p100103"></a>В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать, свою фамилию, дату сдачи материала и номер телефона.
<a id="p100104"></a>В крупных машинописных бюро на материалы, сдаваемые для печатания, рекомендуется заполнять бланки заказа (приложение N 21).
43. <a id="p100105"></a>Документы печатаются, как правило, на обеих сторонах писчего листа.


### <a id="p100106"></a>IV. Контроль за сроками исполнения документов


44. <a id="p100107"></a>Поступающие в учреждения и организации РСФСР законы, указы, постановления, решения, распоряжения, поручения вышестоящих организаций и ходатайства организаций берутся на контроль.
45. <a id="p100108"></a>Контроль за своевременным исполнением служебных документов организуется в соответствии с установленным в совнархозе, министерстве, ведомстве, Совете Министров АССР, исполкоме порядком.
46. <a id="p100109"></a>В регистрационной карточке, журнале записывается содержание резолюции, срок исполнения документа, находящегося на контроле, фамилия исполнителя; на документе ставится штамп "Контроль", после чего документ направляется исполнителю, а регистрационная карточка помещается в картотеку по срокам исполнения.
47. <a id="p100110"></a>При передаче документа, находящегося на контроле, одним исполнителем другому в регистрационной карточке, журнале делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ для дальнейшего исполнения.
48. <a id="p100111"></a>В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в десятидневный срок.
<a id="p100112"></a>Если в поручениях руководства срок указывается в днях, то срок исполнения считается со дня поступления документа в структурное подразделение.
49. <a id="p100113"></a>Об исполнении документа, находящегося на контроле, в журнале или регистрационной карточке записываются необходимые сведения (дата, наименование адресата, фамилия и должность лица, подписавшего ответ), после чего карточка помещается в картотеку в раздел исполненных документов.


### <a id="p100114"></a>V. Оформление и отправка исходящей корреспонденции


50. <a id="p100115"></a>Исходящая корреспонденция отправляется управлением делами, канцелярией, общим отделом, секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся в день ее получения. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
51. <a id="p100116"></a>Исходящая корреспонденция не регистрируется. На отправляемом документе и его копии проставляется исходящий номер, который, как и входящий номер, состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре.
52. <a id="p100117"></a>Документы, назначение и содержание которых не требуют пояснения, посылаются без препроводительных писем. Дата и исходящий номер на этих документах, если они составлены не на бланках, проставляются ниже подписей, в левом нижнем углу.
53. <a id="p100118"></a>В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается подлинник письма организации, в регистрационной карточке, журнале отмечается дата отправки и наименование адресата.
<a id="p100119"></a>При отправлении подлинника документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".
54. <a id="p100120"></a>Отправляемые одновременно одному и тому же адресату документы должны быть вложены в один конверт.
55. <a id="p100121"></a>Документы, посылаемые постоянным корреспондентам, отправляются в конвертах с адресом получателя и адресом отправителя, напечатанными типографским способом.
56. <a id="p100122"></a>Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге (приложение N 22).
57. <a id="p100123"></a>Разносные книги и реестры на иногороднюю корреспонденцию (заказные, ценные письма) хранятся в течение года.


### <a id="p100124"></a>VI. Формирование дел текущего делопроизводства


58. <a id="p100125"></a>В целях установления единой системы формирования дел составляется номенклатура дел (приложение N 23).
<a id="p100126"></a>Номенклатура дел ежегодно, не позднее декабря текущего года, пересматривается с учетом происшедших изменений и вводится в действие с 1 января нового года.
59. <a id="p100127"></a>При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать все документы, относящиеся к деятельности совнархоза, министерства, ведомства, Совета Министров АССР, исполкома и их структурных подразделений.
<a id="p100128"></a>В номенклатуре дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения.
<a id="p100129"></a>В случае необходимости документы разного срока хранения по одному и тому же вопросу могут храниться до конца текущего года в одном деле.
60. <a id="p100130"></a>Номенклатура дел согласовывается с соответствующим архивным органом и утверждается управляющим делами, руководителем канцелярии, заведующим общим отделом, руководителем структурного подразделения, председателем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.
61. <a id="p100131"></a>Типовые номенклатуры для определенной системы (группы) учреждений и организаций совнархоза, министерства, ведомства согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководством совнархоза, министерства, ведомства.
62. <a id="p100132"></a>Документы, исполненные и списанные "В дело", формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом:
<a id="p100133"></a>а) проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело;
<a id="p100134"></a>б) устанавливается последовательность группировки документов внутри дела по принятой системе;
<a id="p100135"></a>в) изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки.
<a id="p100136"></a>Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.
63. <a id="p100137"></a>Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела.


### <a id="p100138"></a>VII. Хранение документов


64. <a id="p100139"></a>Поступившие в совнархоз, министерство, ведомство, Совет Министров АССР, исполком законы, постановления, распоряжения, решения, копии документов, направленных в вышестоящие организации, приказы, инструкции, протоколы заседаний хранятся в управлении делами, канцелярии, общем отделе, у секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.
65. <a id="p100140"></a>При централизованной системе делопроизводства все документы хранятся в управлении делами, канцелярии, общем отделе.
<a id="p100141"></a>Письма, заявления и жалобы граждан могут храниться в приемной.
66. <a id="p100142"></a>Управление делами, канцелярия, общий отдел (юридический отдел) по указанию руководства знакомит работников аппарата со всеми законами, указами, постановлениями, распоряжениями, решениями, приказами, инструкциями, полученными из вышестоящих органов.
<a id="p100143"></a>Лицо, ознакомившееся с документом, расписывается на бланке, приобщенном к этому документу, или на самом документе. После исполнения или ознакомления документ возвращается в управление делами, канцелярию (юридический отдел), общий отдел.
67. <a id="p100144"></a>Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
68. <a id="p100145"></a>Дела выдаются для служебного пользования работникам под расписку.
69. <a id="p100146"></a>Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
70. <a id="p100147"></a>Документы находятся в делах текущего делопроизводства в течение года, после чего сдаются в архив.
71. <a id="p100148"></a>Порядок отбора документов на хранение и уничтожение определяется правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР и архивного управления Министерства внутренних дел РСФСР. Сроки хранения документов определяются перечнями, которые разрабатываются и утверждаются в установленном порядке.
72. <a id="p100149"></a>Отобранные к уничтожению документы, а также черновики и лишние экземпляры измельчаются и передаются на переработку.



<a id="p100150"></a>

---