Постановление Совмина РСФСР от 07.01.1970 № 10

«О мерах по дальнейшему улучшению делопроизводства в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся РСФСР»

СОВЕТ МИНИСТРОВ РСФСР

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 7 января 1970 г. № 10

О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ УЛУЧШЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛКОМАХ СЕЛЬСКИХ, ПОСЕЛКОВЫХ СОВЕТОВ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ РСФСР

В целях дальнейшего улучшения ведения делопроизводства в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся РСФСР Совет Министров РСФСР постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию о делопроизводстве в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся РСФСР.

2. Обязать Советы Министров автономных республик, крайисполкомы, облисполкомы, Московский и Ленинградский горисполкомы:

а) разработать на основе утвержденной настоящим Постановлением Примерной инструкции о делопроизводстве инструкции о делопроизводстве в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся и утвердить их не позднее 1 апреля 1970 года;

б) обеспечить строгое соблюдение инструкций о делопроизводстве, утвержденных в соответствии с настоящим Постановлением, организовать систематические проверки состояния делопроизводства в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся, принять меры к повышению квалификации работников, занятых делопроизводством;

в) обеспечить снабжение исполкомов сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся бланками, карточками и журналами для ведения делопроизводства в соответствии с утвержденными инструкциями, бумагой и необходимыми канцелярскими принадлежностями, а также техническими средствами для размножения и оформления документов.

3. Признать утратившим силу пункт 2 Постановления Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. № 1238 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» (СП РСФСР, 1961, № 28, ст. 125) и Примерную инструкцию о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся, утвержденную указанным Постановлением Совета Министров РСФСР, в части делопроизводства в исполкомах сельских и поселковых Советов депутатов трудящихся.

Поручить Юридической комиссии при Совете Министров РСФСР разработать и представить на утверждение Совета Министров РСФСР проекты Примерных инструкций о делопроизводстве в учреждениях и организациях РСФСР.

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В ИСПОЛКОМАХ СЕЛЬСКИХ, ПОСЕЛКОВЫХ СОВЕТОВ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ РСФСР

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся РСФСР.

2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного характера. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.

3. За делопроизводство и сохранность документов сельского, поселкового Совета отвечает секретарь исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

II. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции

4. Регистрация поступающей корреспонденции ведется по карточной или журнальной системе, исходя из местных условий.

Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся в день поступления соответственно содержанию в журнале (карточке) регистрации входящих документов (приложения № 1 и 2 — приложения не приводятся), журнале (карточке) регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан (приложения № 3 и 2), журнале (карточке) регистрации писем депутатов (приложения № 4 и 2).

При карточной системе регистрации поступивших документов заполненная карточка помещается в соответствующую справочную картотеку. Карточки с предложениями, заявлениями и жалобами граждан должны находиться в картотеке в алфавитном порядке. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются на карточках той же формы, но отличающихся цветной полосой.

Телеграммы, телефонограммы и другие документы, требующие срочного исполнения, немедленно регистрируются и передаются председателю исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

5. Учет поступивших документов с грифом «Для служебного пользования» ведется в специальном журнале по форме согласно приложению № 5.

Документы с грифом «Для служебного пользования» хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах в служебном помещении, выносить их из служебного помещения для работы с ними на дому запрещается.

Выдача документов с грифом «Для служебного пользования» производится только под расписку лицам, имеющим к ним отношение.

Пересылка документов с грифом «Для служебного пользования» производится заказным отправлением через почтовую связь.

Уничтожение документов с грифом «Для служебного пользования», которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится по акту с соответствующей отметкой в учетном журнале.

6. При вскрытии поступивших конвертов с корреспонденцией проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Конверты с надписью «лично» не вскрываются.

При недостаче или повреждении документа или приложения к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, об этом сообщается отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

Документы, которые вследствие неправильного оформления не могут быть исполнены, возвращаются отправителю с указанием причин, почему документ не был принят к исполнению.

7. В левом нижнем углу на оборотной стороне последней страницы полученных документов ставится штамп (приложение № 6), на котором указывается наименование исполкома сельского, поселкового Совета, дата получения документа и входящий номер, состоящий из номера дела по номенклатуре и порядкового номера регистрации.

На письмах, содержащих предложения, на заявлениях и жалобах граждан этот штамп ставится в правом верхнем углу первой страницы.

8. Регистрации подлежат только те документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся и согласовывается с председателем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.

9. Регистрация входящих документов производится аккуратно и четко. Ошибочные записи зачеркиваются с отметкой «записано ошибочно» и заверяются подписью секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

10. Зарегистрированные документы передаются председателю исполкома сельского, поселкового Совета, который принимает необходимые меры к их исполнению.

Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения.

При передаче документа лицу, ответственному за его исполнение, в соответствующей графе журнала (карточки) регистрации входящих документов, журнала (карточки) регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан или журнала (карточки) регистрации писем депутатов секретарем исполкома сельского, поселкового Совета делается отметка с указанием, кому и когда этот документ передан для исполнения.

11. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, секретарь исполкома сельского, поселкового Совета сообщает об этом заинтересованной организации и на первой странице делает отметку, когда и как решен вопрос, которую заверяет своей подписью.

12. О решениях, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, сообщается заявителю и вышестоящей организации, в случае ее требования об уведомлении. В журнале (карточке) регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан делается отметка о результатах их разрешения.

13. Учет граждан, явившихся на личный прием, а также решений, принятых по их устным заявлениям, ведется в журнале (карточке) регистрации приема граждан (приложения № 7 и 8).

III. Составление служебных документов, оформление и отправка исходящей корреспонденции

14. Документы, составляемые на основании законов, указов, постановлений, решений, распоряжений вышестоящих организаций, должны содержать ссылку на них.

15. Все документы, подготовленные для отправки адресатам, как правило, подписываются председателем и секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся с полным наименованием их должности и указанием фамилии и инициалов.

Отдельные документы в зависимости от их содержания и значимости могут подписываться председателем, заместителем председателя или секретарем исполкома. Перечень такого рода документов устанавливается председателем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

16. Служебные письма должны быть краткими и ясными и, как правило, по одному вопросу.

Письма должны адресоваться не на имя руководителя учреждения, а в само учреждение (например, исполком Ленинского районного Совета депутатов трудящихся, исполком Кызылского городского Совета депутатов трудящихся, исполком Красноярского краевого Совета депутатов трудящихся, исполком Волгоградского областного Совета депутатов трудящихся).

Перед текстом письма слева кратко указывается его содержание (заголовок), изложенное одной фразой. В письмах, содержание которых не превышает 10 — 15 строк, а также в ответах на запросы и ходатайства заголовок не указывается.

При ответах на запросы указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

В письме, к которому прилагаются какие-либо документы, под текстом после слова «Приложение» указывается наименование документов и количество листов (приложение № 9).

17. На заседаниях исполкомов сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся ведутся протоколы, в которых указывается наименование обсуждавшихся вопросов, фамилии выступавших, краткое изложение выступлений и принятые решения (приложение № 10).

Протоколы записываются чернилами в книги протоколов или печатаются на пишущей машинке и подшиваются в соответствующее дело по номенклатуре.

На издаваемых исполкомом сельского, поселкового Совета решениях указывается наименование исполкома, дата выпуска, номер решения (нумерация ведется с начала до конца года), наименование решения. Решения подписываются председателем и секретарем исполкома сельского, поселкового Совета.

На каждом приложении к решению в правом верхнем углу первой страницы указывается: «Приложение N ____ к решению _____________ от ________ 19__ г. N ___», а на последующих страницах «Продолжение приложения N ___».

Исполкомы сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся обеспечивают ведение книг (дел) с протоколами сессий сельских, поселковых Советов (приложение № 11).

18. Выписки из решений исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся рассылаются организациям и лицам, которых непосредственно касается то или иное решение, не позднее чем в пятидневный срок.

Список организаций и лиц, которым посланы выписки из решений, прилагается к протоколу.

19. На всех документах, отправляемых в вышестоящие органы, организации и учреждения, а также на всех справках, удостоверениях и других документах, выдаваемых отдельным гражданам, ставится в левом верхнем углу документа угловой штамп исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся, на котором проставляется дата и исходящий номер, который, как и входящий номер, состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера регистрации.

20. На удостоверениях, справках, выдаваемых отдельным гражданам, документах по нотариальным действиям, выполняемым исполкомом сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся, свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, на протоколах и решениях исполкома сельского, поселкового Совета и, в необходимых случаях, на других документах ставится гербовая печать сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

21. Угловой штамп исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся находится у секретаря, а гербовая печать — у председателя исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

22. Исходящая корреспонденция отправляется секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся в день ее подписания. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

23. Вся исходящая корреспонденция регистрируется в журнале регистрации исходящих документов (приложение № 12). Ошибочные записи зачеркиваются с отметкой «записано ошибочно» и заверяются подписью секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

24. Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге (приложение № 13).

IV. Контроль за исполнением документов

25. Поступающие документы подлежат исполнению в установленные сроки.

Документы, сроки рассмотрения которых не установлены, должны быть исполнены в срок не более десяти рабочих дней.

26. Контроль за исполнением служебных документов осуществляется председателем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся. Контролю подлежат: постановления, решения, распоряжения и поручения вышестоящих органов, требующие исполнения; решения сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета; предложения, заявления и жалобы граждан; письма депутатов.

27. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в специальной папке «на контроле» и снимаются с контроля только по указанию председателя исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

V. Составление номенклатуры дел и группировка исполненных документов

28. В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел и их учете составляется номенклатура дел исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся (приложение № 14).

При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения.

Номенклатура дел ежегодно, не позднее декабря текущего года, может пересматриваться с учетом происшедших изменений и вводиться в действие с 1 января нового года.

Примерный перечень дел прилагается (приложение № 15).

29. Номенклатура дел согласовывается с соответствующим архивным органом и утверждается председателем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

30. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел производится секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся. Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные председателем исполкома сельского, поселкового Совета «В дело». При этом:

а) проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных подписей на копиях и т.п.;

б) устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;

в) изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;

г) документы группируются в дело только за период истекшего года, за исключением личных дел и дел, указанных в примерном перечне (приложение № 15), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.

Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

31. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела.

VI. Порядок хранения документов и передачи дел в архив

32. Работники исполкома сельского, поселкового Совета хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении.

Поступившие в исполком законы, указы, постановления, решения, распоряжения, копии документов, направленных в вышестоящие организации, приказы, инструкции, протоколы сессий Совета и заседаний его исполкома, а также переписка, предложения, заявления и жалобы граждан и другие материалы хранятся у секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

33. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел по номенклатуре.

34. Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего сдаются в архив.

35. Порядок подготовки документов для архивного хранения и уничтожения определяется правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР и местных архивных органов. Сроки хранения документов определяются перечнями, которые разрабатываются и утверждаются в установленном порядке.

36. Отобранные к уничтожению документы, а также черновики и лишние экземпляры измельчаются и передаются на переработку.

---