Письмо МПТР РФ от 16.05.2003 № Ц/4-19-146

<О Методических рекомендациях по обеспечению сохранности и учета бланков строгого учета и строгой отчетности на полиграфических предприятиях>

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ПЕЧАТИ, ТЕЛЕРАДИОВЕЩАНИЯ И СРЕДСТВ МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ

ПИСЬМО

от 16 мая 2003 г. № Ц/4-19-146

Министерство Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций сообщает об утверждении «Методических рекомендаций по обеспечению сохранности и учета бланков строгого учета и строгой отчетности на полиграфических предприятиях» и предлагает руководствоваться ими при печати бланков строгого учета без использования защитных технологий. Одновременно сообщаем, что Приказом МПТР России от 15 мая 2003 г. № 100 признан не подлежащим применению на территории Российской Федерации Приказ Мининформпечати РФ от 18.12.1992 № 447 «Об утверждении Типовой инструкции по режиму сохранности на полиграфических предприятиях, выпускающих печатную документацию строгого учета».

Заместитель Министра В. В. Григорьев

Утверждаю Заместитель Министра Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций В. В. Григорьев 16 мая 2003 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ И УЧЕТА БЛАНКОВ СТРОГОГО УЧЕТА И СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ НА ПОЛИГРАФИЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации предназначены для установления на полиграфических предприятиях (далее по тексту — полиграфпредприятия) требований, обеспечивающих сохранность и оперативный учет бланков строгого учета и строгой отчетности, их полуфабрикатов, а также печатных форм.

1.2. Методические рекомендации не распространяются на изготовление бланков строгого учета и строгой отчетности с использованием защитных технологий, подлежащих лицензированию, порядок проведения которого определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. № 817 «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговли указанной продукцией». Методические рекомендации не распространяются на изготовление бланков общего назначения.

1.3. К бланкам строгого учета и строгой отчетности (далее по тексту — бланки) относится бланочная печатная продукция, при изготовлении которой используется нумерационная печать, и иные виды бланков, утвержденные в качестве бланков строгого учета или строгой отчетности нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Федерации, органов местного самоуправления, решениями юридических лиц, а также отнесенные к таковым заказчиком. Изготовление дубликатов бланков с повторением номеров и серий не допускается.

1.4. Унифицированные (типовые) бланки полиграфпредприятие обязано изготавливать в соответствии с формами, утвержденными нормативными правовыми актами, регламентирующими тот вид деятельности, для реализации которого предназначены бланки, а также выполнять особые требования и условия их изготовления, если таковые установлены нормативными правовыми актами.

1.5. В соответствии с настоящими Методическими рекомендациями с учетом конкретных условий производства и специфики выполняемых заказов полиграфпредприятие разрабатывает инструкцию по обеспечению сохранности и учета изготавливаемых бланков. Инструкция утверждается руководителем полиграфпредприятия.

1.6. К Методическим рекомендациям прилагаются формы первичной документации по оперативному учету бланков, рекомендуемые к руководству. В зависимости от специфики и структуры полиграфпредприятия, выпускающего бланки, могут разрабатываться дополнительные формы учетных документов.

1.7. За организацию производства и учета бланков ответственность несет руководитель полиграфпредприятия и ответственное лицо, назначаемое при необходимости приказом по полиграфпредприятию. На ответственное лицо возлагаются:

• разработка совместно с заинтересованными подразделениями полиграфпредприятия Инструкции по обеспечению сохранности бланков на основе настоящих Методических рекомендаций и организация проверок за установленным порядком их изготовления;
• контроль за текущими изменениями унифицированных (типовых) форм бланков строгого учета и строгой отчетности по группам бланков, изготавливаемых полиграфпредприятием.

1.8. Руководитель полиграфпредприятия организует изучение инструкции со всеми работниками, связанными с изготовлением и хранением бланков.

II. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКАЗОВ НА ПЕЧАТЬ БЛАНКОВ СТРОГОГО УЧЕТА И СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

2.1. На полиграфических предприятиях изготовление бланков производится по заказам предприятий, организаций или предпринимателей на основе двухсторонних договоров. Унифицированные (типовые) бланки строгого учета и строгой отчетности могут изготавливаться для последующих продаж по распоряжению руководителя полиграфпредприятия.

2.2. Полиграфические предприятия могут приступать к изготовлению тиража бланков при наличии подписанного заказчиком двухстороннего договора и подписанного заказчиком «в печать» образца с указанием в нем номеров и серий. При изготовлении унифицированных (типовых) бланков для последующих продаж образец также с указанием в нем номеров и серий подписывается «в печать» руководителем полиграфпредприятия.

2.3. В обязательном порядке необходимо указывать в выходных данных полное или сокращенное название полиграфпредприятия, регион и населенный пункт, где размещается предприятие, номер заказа, год выпуска, тираж. В малоформатных бланках возможна замена названия полиграфпредприятия на его идентификационный налоговый номер.

2.4. Все заказы на выпуск бланков строгого учета и строгой отчетности регистрируются в книге регистрации заказов на изготовление бланков строгого учета и строгой отчетности (Приложение 1). При изготовлении полиграфпредприятием унифицированных бланков для последующих продаж полиграфпредприятие ведет аналогичные записи регистрации продаж. Форма записи в книге регистрации заказов должна обеспечивать возможность идентификации заказчика (покупателя), вида изготовленного (проданного) бланка, его номеров и серий, тиража, а при продаже тиража отдельными партиями — аналогичные сведения по каждой продаваемой партии бланков.

2.5. Книга регистрации заказов пронумеровывается, прошнуровывается, подписывается руководителем полиграфпредприятия и главным бухгалтером и выдается соответствующему исполнителю. В книге не допускаются подчистки и исправления. Выявленная ошибка зачеркивается одной чертой и над ней делается правильная запись, указывается дата внесения изменения и роспись ответственного лица.

2.6. Рекомендуемый срок хранения книги регистрации заказов бланков — 10 лет, но не менее срока, установленного для хранения бланков нормативными правовыми актами, регламентирующими тот вид деятельности, для реализации которого предназначены бланки. Рекомендуемый срок хранения подписанных заказчиком (при изготовлении бланков для последующих продаж — руководителем полиграфпредприятия) «в печать» образцов бланков — 1 год после передачи тиража заказчику или реализации последней партии бланков, изготовленных для продажи.

III. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ПРИЕМ, ВЫДАЧА, ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ПОЛУФАБРИКАТОВ, НУМЕРАТОРОВ, ФОРМНЫХ ИЗДЕЛИЙ И ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ

3.1. Порядок передачи, хранения полуфабрикатов, нумераторов и готовых форм и ответственные за его выполнение устанавливаются в зависимости от специфики организации производства и конкретных условий полиграфпредприятия и фиксируются в инструкции по обеспечению сохранности бланков, утверждаемой руководителем полиграфпредприятия. Указанный порядок должен исключить изготовление дубликатов бланков с повторяющимися сериями и номерами, сверхтиражной и неучтенной продукции, а также должен предоставить возможность идентификации по выходным сведениям типографии, изготовившей бланк, и заказчика (покупателя) этого бланка.

3.2. Формные изделия, которые пришли в негодность или в дальнейшем использоваться не будут, технические отходы печатного производства и печатный брак уничтожаются с составлением акта на уничтожение (Приложение 2).

IV. ПРИЕМ, ВЫДАЧА, ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ В ЦЕХАХ И НА СКЛАДАХ

4.1. Готовая печатная продукция — это отпечатанные бланки строгого учета и строгой отчетности, которые полностью укомплектованы, упакованы и сданы на склад готовой продукции или заказчику при соответствующем документальном оформлении.

4.2. Передача готовой продукции на склад производится по накладной или в ином порядке, зафиксированном в инструкции, утверждаемой руководителем полиграфпредприятия.

4.3. Прием готовой продукции на склад производится путем проверки количества пачек, сохранности упаковки, в том числе качества обвязки, и ярлыков.

4.4 Выдача готовой продукции заказчику производится по доверенности.

К продукции, выдаваемой заказчику, прилагается накладная или другая сопроводительная документация с указанием наименования бланков, их количества, серий, номеров и стоимости.

V. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Инвентаризацию готовой продукции и нумераторов, форм и полуфабрикатов бланков, находящихся в цехах и на складах, рекомендуется производить не менее одного раза в год.

VI. СЛУЖЕБНОЕ РАССЛЕДОВАНИЕ НЕДОСТАЧ

6.1. Работник типографии, обнаруживший недостачу формных изделий, нумераторов, полуфабрикатов или готовых бланков, обязан сообщить о выявлении факта своему непосредственному начальнику.

6.2. Каждый конкретный случай недостач оформляется актом, утверждаемым руководителем полиграфпредприятия.

6.3. Руководитель типографии обязан в срочном порядке организовать служебное расследование причин, вызвавших недостачу или излишки продукции, выявление виновных лиц с принятием соответствующих мер.

Приложение 1

Наименование предприятия

                Книга регистрации заказов

Начата _________________ Окончена _______________

Дата приема	Номер заказа	Сведения о заказчике
заказа		наименование или Ф.И.О., адрес	свидетельство о регистрации <*> N, кем и когда выдано	ИНН заказчика
1	2	3	4	5

Наименование бланка или номер унифицированной формы бланка, вид комплектовки	Серия и номера бланков	Тираж <**>	Дата выдачи заказчику	Номер накладной
6	7	8	9	10

---

<*> Свидетельство о государственной регистрации заказчика в качестве юридического лица, индивидуального предпринимателя или о государственной регистрации крестьянского (фермерского) хозяйства. <**> Для листовых бланков — количество бланков, имеющих индивидуальный номер (например: квитанция и две копии квитанции — 1 экз. бланка); для скомплектованных в подборки, книжки или рулонных — количество скрепленных подборок, книжек, рулонов с указанием количества бланков, имеющих индивидуальный номер, в подборке, книжке или рулоне (например: две книжки, содержащие по 25 экз. бланков — 2 x 25 экз.).

Приложение 2

Наименование предприятия                        УТВЕРЖДАЮ
Цех ______________                      ______________ (должность)
                                        _________  _______________
                                        (подпись)  (и.о., фамилия)

                                    "__" __________________ г.

                           АКТ
       на уничтожение N ___ от "__" ____________ г.

N	Наименование продукции	Количество	Примечания
1	2	3	4

Формные изделия, бракованная бумага и ее отходы, печатный брак

в количестве _____________ разрезаны (уничтожены).

Председатель комиссии     ___________   _________  _______________
                          (должность)   (подпись)  (фамилия, и.о.)

Члены комиссии            ___________   _________  _______________
                          (должность)   (подпись)  (фамилия, и.о.)
                          ___________   _________  _______________
                          (должность)   (подпись)  (фамилия, и.о.)

---