Письмо Госналогслужбы РФ от 22.07.1998 № СШ-6-30/452@

<О требованиях к составу и структуре информации о доходах физических лиц, представляемой на магнитных носителях налоговыми инспекциями>

(вместе с требованиями, утв. Госналогслужбой РФ 16.07.1998)

ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

Для обеспечения единых способов представления данных о доходах физических лиц при обмене информацией между налоговыми органами на магнитных носителях направляю для использования в работе «Требования к составу и структуре информации о доходах физических лиц, представляемой на магнитных носителях налоговыми инспекциями», которые вводятся в действие с 27.07.98.

Обращаю внимание на обязательность выполнения указанных требований налоговыми инспекциями в условиях перехода налоговых органов на безбумажную технологию приема, обработки и доведения сведений о доходах физических лиц до налоговых инспекций по месту их постоянного жительства.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ И СТРУКТУРЕ ИНФОРМАЦИИ О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ, ПРЕДСТАВЛЯЕМОЙ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ НАЛОГОВЫМИ ИНСПЕКЦИЯМИ

1. Структура наименования файла

Информация на магнитных носителях создается в виде текстовых файлов в текстовом формате DOS (модифицированная альтернативная кодировка ГОСТ) с именем

SPPИИNNN.txt, где

      доходах физического лица)

Коды региона и инспекции определяют государственную налоговую инспекцию, подготовившую информацию на магнитном носителе (отправителя), а номер является порядковым номером файла, сформированного отправителем в текущем году.

Сформированный файл упаковывается архиватором ARJ в файл с именем, соответствующим txt — файлу, но имеющим расширение ARJ.

В случае отсутствия архиватора ARJ возможна передача неупакованного txt — файла.

Количество информации в файле ограничивается требованиями размещения данных на одном магнитном носителе.

2. Формы представления информации на магнитных носителях

Структура формы представления информации на магнитных носителях приведена в таблице 1.

В графе НАИМЕНОВАНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯ указывается полное наименование реквизита.

Символы в графе ТИП имеют следующие значения:

О — обязательный реквизит;

Н — необязательный реквизит;

У — условно — обязательный реквизит;

С — реквизит выбирается из справочника.

Текстовое (символьное) значение может состоять из заглавных букв, цифр и любых других символов, за исключением символов «возврат каретки» и «перевод строки» (коды 13 и 10).

Числовое значение может состоять из цифр и включать десятичную точку.

Значение типа ДАТА имеет специальный формат для представления дат в виде ДД.НН.ГГГГ, где ДД — число, НН — номер месяца, ГГГГ — цифры года.

Обязательный реквизит — реквизит, отсутствие которого приводит к нарушению корректности документа.

Необязательный реквизит — реквизит, отсутствие которого не приводит к нарушению корректности документа.

Условно — обязательный реквизит — реквизит, наличие или отсутствие которого определяется значением другого (других) реквизита.

В графе ДЛИНА указывается максимальная длина реквизита.

В графе АББРЕВИАТУРА указывается сокращенное наименование реквизита, используемое при представлении информации.

Каждый реквизит записывается в отдельной строке. Признак окончания строки — пара символов с кодами 13 и 10. Сокращенное наименование реквизита отделяется от значения знаком «:» (двоеточие).

Реквизиты, не имеющие значений, могут быть опущены при формировании файла (кроме обязательных реквизитов, которые в этом случае заполняются нулевыми значениями).

2.1. Состав файла и структура информации документа «Справка о доходах физического лица»

2.2. Описание реквизитов

2.2.1 Реквизит "Идентификатор файла"

Реквизит "Идентификатор файла" является обязательным реквизитом и позволяет каждому файлу присвоить уникальный код и идентифицировать отправителя сообщения.

Идентификатор файла состоит из идентификатора отправителя, а также даты и времени формирования файла.

Структура идентификатора файла:

ИИИИИИИИИИИИГГННДДЧЧММСС, где

└───┬──────┘└─┬──┘└──┬─┘
<pre class="legal-pre">    │         │      │
    │         │      └─────── ЧЧ - часы, ММ - минуты, СС - секунды
    │         └────────────── ГГ - 2 последние цифры года, НН -
    │                         номер месяца, ДД - число</pre>
    └──────────────────────── идентификатор отправителя

Идентификатор отправителя представляется 12-разрядным кодом.

Для отправителя — государственной налоговой инспекции идентификатор отправителя состоит из 4-разрядного кода налоговой инспекции, принятого в системе обозначений государственных налоговых инспекций, дополненного 8 символами *:

<идентификатор отправителя> = XXXX********

2.2.2 Реквизит «Тип информации»

Для данного типа информации всегда постоянное значение ДОХОД.

2.2.3 Реквизит «Наименование отправителя»

Реквизит обязательный. Указывается наименование налоговой инспекции, подготовившей информацию на магнитном носителе. Записывается НаимОтпрЮл: <наименование>.

2.2.4 Реквизит «Телефон отправителя»

Указывается контактный телефон налоговой инспекции. Реквизит необязательный. Заполняется произвольным способом (как правило, пишется через дефисы).

2.2.5 Реквизит «Адрес отправителя»

Реквизит обязательный. Указывается адрес, по которому зарегистрирована налоговая инспекция — отправитель информации. Правила заполнения всех адресных реквизитов одинаковы и приведены в описании реквизита Адрес постоянного места жительства. В данном реквизите элемент <код страны> не заполняется.

2.2.6 Реквизит «Должность отправителя»

Указывается должность ответственного лица в налоговой инспекции, подготовившего информацию на магнитном носителе. Реквизит обязательный. Заполняется произвольным способом.

2.2.7 Реквизит «Фамилия, Имя, Отчество отправителя»

Определяет ответственное лицо, подготовившее информацию на магнитном носителе. Состоит из элементов <фамилия>, <имя> и <отчество>, разделяемых знаком «,» (запятая). Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> — не является обязательным. Значения элементов представляются только русскими буквами.

2.2.8 Реквизит «Количество документов»

Обязательный реквизит. Фиксирует количество документов в передаваемом файле.

2.2.9 Реквизит «Версия передающей программы»

Реквизит обязательный. Должен содержать идентификатор программы (записывается произвольным текстом), с помощью которой готовился файл и другие данные.

2.2.10 Реквизит «Идентификатор документа»

Реквизит «Идентификатор документа» позволяет каждому документу присвоить уникальный код и идентифицировать его источник. По наличию символов * в идентификаторе документа определяется, юридическое или физическое лицо является источником выплаты дохода. Обязательный реквизит.

Для обеспечения уникальности идентификатор документа состоит из идентификатора отправителя — источника выплаты дохода, двух последних цифр отчетного года и порядкового номера документа, подготовленного источником в течение отчетного года.

Структура идентификатора документа:

ИИИИИИИИИИИИГГКККККККК, где

                        выплаты дохода

Идентификатор отправителя — источника выплаты дохода представляется 12-разрядным кодом.

Для отправителя — физического лица идентификатор отправителя совпадает с 12-разрядным идентификационным номером налогоплательщика (ИНН) физического лица:

<идентификатор отправителя> = XXXXXXXXXXXX

Для отправителя — иностранного юридического лица идентификатор отправителя состоит из 11-разрядного ИНН иностранного юридического лица, дополненного одним символом *:

<идентификатор отправителя> = FXXXXXXXXXX*

Для отправителя — российского юридического лица идентификатор отправителя состоит из 10-разрядного ИНН юридического лица, дополненного двумя символами *:

<идентификатор отправителя> = XXXXXXXXXX**

2.2.11 Реквизит «Дата документа»

Значение данного реквизита равно дате составления источником выплаты документа. Представляется в формате ДАТА, описанном ранее.

Реквизит обязательный.

2.2.12 Реквизит «Наименование источника выплаты дохода ЮЛ»

Написание реквизитов, характеризующих предприятие, учреждение или организацию, должно соответствовать написанию в Госреестре юридических лиц, который ведется в налоговой инспекции. Реквизит условно — обязательный, поскольку его заполнение зависит от значения реквизита «Идентификатор документа», по которому определяется вид источника выплаты дохода — юридическое или физическое лицо.

2.2.13 Реквизит «Фамилия, Имя, Отчество источника выплаты ФЛ»

Состоит из элементов <фамилия>, <имя> и <отчество>, разделяемых знаком «,» (запятая).

Значения элементов представляются только русскими буквами.

Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> — не является обязательным.

Реквизит в целом условно — обязательный, поскольку его заполнение зависит от значения реквизита «Идентификатор документа», по которому определяется вид источника выплаты дохода — юридическое или физическое лицо.

2.2.14 Реквизит «Адрес источника выплаты дохода»

Реквизит обязательный. Правила заполнения всех адресных реквизитов одинаковы и приведены в описании реквизита Адрес постоянного места жительства. В данном реквизите элемент <код страны> не заполняется.

2.2.15 Реквизит «Телефон контактный»

Указывается контактный телефон для связи с источником выплаты дохода. Реквизит необязательный. Заполняется произвольным способом (как правило, пишется через дефисы).

2.2.16 Реквизит «ИНН физического лица»

В настоящее время этот реквизит заполняется только для граждан, получивших идентификационный номер налогоплательщика в качестве лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, частной практикой либо при непосредственном обращении в налоговую инспекцию.

2.2.17 Реквизит «Фамилия, Имя, Отчество»

Состоит из элементов <фамилия>, <имя> и <отчество>, разделяемых знаком «,» (запятая), и определяет получателя дохода.

Значения элементов представляются только русскими буквами. Двойные фамилии пишутся через дефис.

Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> — не является обязательным.

2.2.18 Реквизит «Документ, удостоверяющий личность»

Реквизит представляет собой группу из 2-х элементов, разделенных запятой: <код вида документа> и <серия и номер>. Все элементы являются обязательными.

Код вида документа должен соответствовать приведенному в справочнике № 1 приложения № 9 к Инструкции Госналогслужбы России № 35.

В элементе <серия и номер> указываются реквизиты удостоверяющего личность документа в том виде, как они представлены в конкретном документе. При этом слово «серия» и знак «N» опускаются.

При использовании в значении серии документа римских цифр они задаются символами «I», «V», «X», «L», «C», набранными на верхнем регистре латинской клавиатуры, либо символами «1», «У», «Х», «Л», «С», набранными на верхнем регистре русской клавиатуры.

2.2.19 Реквизит «Дата рождения»

Данный реквизит является обязательным. Представляется в формате ДАТА, описанном ранее.

2.2.20 Реквизит «Адрес постоянного места жительства»

Адрес постоянного места жительства является обязательным реквизитом. Формат представления адреса состоит из элементов адреса, разделенных запятыми: <код страны>, <индекс>, <код региона>, <район>, <город>, <населенный пункт>, <улица>, <дом>, <корпус>, <квартира>.

Элементы адреса <код страны> и <код региона> представляются кодами из общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ) и из справочника № 5 приложения № 9 к Инструкции Госналогслужбы России № 35, соответственно.

Состав элементов в адресе должен соответствовать их составу, принятому при написании почтового адреса. При этом следует иметь в виду, что для региональных центров наименования регионов могут не указываться, а для районных центров могут не указываться наименования районов. Для городов Москва и Санкт — Петербург, являющихся регионами Российской Федерации, обязательно заполняется элемент <код региона> и не заполняются элементы адреса <район>, <город>.

Элементы адреса <район>, <город>, <населенный пункт> и <улица> представляются в текстовом виде.

При отсутствии в адресе любого (любых) из перечисленных выше 10 элементов общее количество запятых (девять) в записи, отделяющих и отсутствующие элементы, сохраняется для обеспечения контроля.

Написание адресных реквизитов производится только заглавными буквами и начинается со смысловой части элемента, а затем записывается тип элемента, например: город Подольск записывается как ПОДОЛЬСК Г; поселок Победа — ПОБЕДА П; улица Строителей — СТРОИТЕЛЕЙ УЛ; бульвар Мира — МИРА Б-Р и т.п. Перечень используемых при написании сокращенных наименований типов элементов адреса приведен в разделе 3. Точки в конце сокращений не допускаются.

При заполнении элемента <дом> ставится только номер дома (символьное значение, состоящее из числа и, при необходимости, буквы). Если дом «угловой», то номер дома вводится через «/». Например: 4А или 4/2.

Корпус и другие возможные модификации (например, «строение») дома заполняются в элементе <корпус>. Пример: «строение 1».

2.2.21 Реквизит «Статус»

Данный реквизит принимает значение, равное «1», для резидента и значение, равное «2», для нерезидента. Реквизит является обязательным.

2.2.22 Реквизит «Место работы»

Данный реквизит является обязательным. Если доходы получены по основному месту работы, реквизит равен «1»; если не по основному — реквизит равен «2».

2.2.23 Реквизит «Налогооблагаемый период»

Данный реквизит является обязательным. Состоит из 12 символов «0» или «1», позиции которых соответствуют номерам месяцев. Все месяцы налогооблагаемого периода, за которые был выплачен доход, отмечаются символом «1»; остальные — символом «0».

2.2.24 Реквизит «Совокупный доход по месяцам»

Данный реквизит содержит 12 элементов, характеризующих суммы совокупного ежемесячного дохода, разделенных знаком «,» (запятая).

Все элементы являются обязательными. При отсутствии доходов в каком-либо месяце соответствующий элемент должен иметь значение, равное нулю.

2.2.25 Реквизит «Виды доходов в налогооблагаемом периоде»

Каждому виду дохода (деятельности) ставится в соответствие группа из 4-х элементов, разделенных запятыми:

<код дохода>, <сумма дохода>, <код скидки>, <сумма скидки>

Все элементы являются обязательными. Отсутствующие в группе элементы должны иметь значение, равное нулю.

Данный реквизит может содержать до 8 групп, разделенных знаком «;» (точка с запятой).

Код дохода выбирается из справочника № 2, код скидки (расхода) — из справочника № 3, приведенных в приложении № 9 к Инструкции Госналогслужбы России № 35.

2.2.26 Реквизит «Вычеты»

Каждому виду вычета ставится в соответствие группа из 2-х элементов, разделенных запятыми:

<код вычета> и <сумма вычета>.

Данный реквизит может содержать до 9 групп, разделенных знаком «;» (точка с запятой).

Код вычета выбирается из справочника № 4 приложения № 9 к Инструкции Госналогслужбы России № 35.

Реквизит в целом является необязательным.

2.2.27 Реквизит «Наименование и адрес нового строительства или приобретения жилья»

Реквизит является условно — обязательным. Заполняется текстовым значением в случае предоставления физическому лицу вычета по строительству или приобретению жилья.

2.2.28. Реквизиты «Общая сумма скидок (расходов)», «Общая сумма вычетов из дохода», «Сумма валового дохода», «Сумма облагаемого дохода», «Сумма исчисленного налога с облагаемого дохода» и «Сумма удержанного налога с облагаемого дохода» являются обязательными. При отсутствии данных по любому из перечисленных выше реквизитов его значение должно быть равно «0».

2.2.29. Реквизиты «Сумма коэффициентов и надбавок», «Облагаемая сумма коэффициентов и надбавок», «Исчисленный подоходный налог с суммы коэффициентов и надбавок», «Сумма материальной выгоды», «Облагаемая сумма материальной выгоды», «Исчисленный подоходный налог с суммы материальной выгоды», «Удержанный подоходный налог с суммы материальной выгоды» и «Сумма налога, переданная на взыскание в ГНИ» являются необязательными. Отражаются при наличии в первичных документах, поступивших в налоговую инспекцию от источника выплаты дохода.

2.2.30. Реквизит «Наличие у предпринимателя, частного практика, арендодателя основания для неудержания подоходного налога у источника выплаты» не является обязательным. Данный реквизит заполняется только для перечисленных категорий налогоплательщиков и равен «1» — при наличии у налогоплательщика документа, подтверждающего, что налогообложение данного физического лица осуществляется налоговым органом. Реквизит принимает значение, равное «2» — при отсутствии у налогоплательщика документа, подтверждающего правомерность неудержания подоходного налога у источника выплаты.

3. Сокращенные наименования элементов адреса

4. Пример представления информации о доходах на магнитном носителе

ИдФайл:7707******980110150011 ТипИнф:ДОХОД НаимОтпрЮЛ:ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ № 07 ЦЕНТРАЛЬНОГО ОКРУГА Г. МОСКВЫ ТелОтпр:235-95-84 АдрОтпр:,123456,77,,,,ПИОНЕРСКАЯ УЛ,10,, ДолжнОтпр:ИНСПЕКТОР ФИООтпр:СИДОРОВ,АЛЕКСАНДР,СЕРГЕЕВИЧ КолДок:123 ВерсПрог:НП 1.0 ИдДок:77071234569700000001 ДатаДок:10.01.1998 РаботодатЮЛ:САТУРН АО АдрРаботодат:,123456,77,,,,ВАЛОВАЯ УЛ,20,, ТелРаботодат:197-99-44 ИННФЛ:771112345699 ФИО:ИВАНОВ,ИВАН,ИВАНОВИЧ УдЛичн:01,XIV-ММ 123456 ДатаРожд:11.11.1955 АдрМЖ:,129085,77,,,,АЛЕКСЕЕВСКАЯ УЛ,1,,11 СтатусФЛ:1 МестоДох:1 ПериодДох:111000110001 ДоходМес:100000.00,100000.00,100000.00,0.00,0.00,0.00,

150000.00,50000.00,0.00,0.00,0.00,100000.00
ДоходВид:0200,500000.00,0,0.00;3100,100000.00,02,100000.00
Вычет:10,6000.00;11,1000.00;41,4000.00
Жилье:КВАРТИРА;,129085,77,,,,МИРА ПР-КТ,12,,15
СкидСумм:100000.00
ВычСумм:10000.00
ВалСумм:600000.00
ОблСумм:490000.00
ОблСуммНалИс:58800.00
ОблСуммНалУд:58800.00
НадСумм:100000.00
НадОбл:99000.00
НадОблНалИс:11880.00
НадОблНалУд:11880.00
ВыгСумм:5000.00
ВыгОбл:5000.00
ВыгОблНалИс:750.00
ВыгОблНалУд:750.00
ВзыскГНИ:1000.00
@@@
ИдДок:7707123456**9700000002
ДатаДок:10.01.1998
РаботодатФЛ:СИДОРОВ,СИДОР,СИДОРОВИЧ
АдрРаботодат:,123499, МОСКВА Г,,,,СРЕТЕНКА УЛ,15,,44
ТелРаботодат:199-99-44
ФИО:ПЕТРОВ,ПЕТР,ПЕТРОВИЧ
УдЛичн:01,VI-СЕ 654321
ДатаРожд:10.01.1945
АдрМЖ:,123015,50,,ОДИНЦОВО Г,,СЕВЕРНАЯ УЛ,1,,11
СтатусФЛ:1
МестоДох:1
ПериодДох:100000111111
ДоходМес:100000.00,0.00,0.00,0.00,0.00,0.00,100000.00,

150000.00,200000.00,250000.00,100000.00,100000.00
ДоходВид:0200,1000000.00,0,0.00
Вычет:10,10000.00
СкидСумм:0.00
ВычСумм:10000.00
ВалСумм:1000000.00
ОблСумм:990000.00
ОблСуммНалИс:118800.00
ОблСуммНалУд:118800.00
@@@
...
===