Письмо ВАС РФ от 14.05.1998 № С6-7/УД-344

<О направлении справки о результатах рассмотрения вопросов, касающихся делопроизводства, поставленных в информациях арбитражных судов по итогам работы за 1997 год>

ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО от 14 мая 1998 г. № С6-7/УД-344

Направляется для сведения и учета в работе справка о результатах рассмотрения вопросов, касающихся делопроизводства, поставленных в информациях арбитражных судов по итогам работы за 1997 год.

При наличии предложений или замечаний по тем или иным практическим вопросам ведения делопроизводства и путях их решения прошу сообщить об этом непосредственно в Управление делопроизводства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Управлением делопроизводства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации изучены информации арбитражных судов о работе за 1997 год в части, касающейся организации делопроизводства и предложений по его совершенствованию.

Делопроизводство в судах ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, утвержденной Приказом Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 26 марта 1996 г. № 7. Во всех судах организованы занятия по ее изучению специалистами, занимающимися делопроизводством. Многие суды предусмотрели такие занятия и в планах работы на 1998 г.

В арбитражных судах систематически, как правило ежеквартально, проводятся проверки организации ведения делопроизводства в судебных составах и структурных подразделениях с последующим обсуждением итогов на оперативных совещаниях с участием судей и специалистов. Отдельные арбитражные суды обсуждали итоги проверок на заседаниях президиумов. Такая практика, как видно из отчетов, приносит положительные результаты: устраняются выявленные упущения и недостатки, определяются конкретные меры по их предупреждению, повышается квалификация специалистов по делопроизводству, их правовая подготовка.

При применении Инструкции в некоторых судах возникли вопросы, которые, по мнению Управления делопроизводства, было бы необходимо решать следующим образом.

1. Регистрацию повторно поступивших исковых заявлений после их возвращения истцам по основаниям, предусмотренным пунктами 1, 2, 4 — 6, 8 части 1 статьи 108 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, следует производить по мере их поступления по очередному новому порядковому номеру.

При большом объеме поступающей документации регистрация может производиться в нескольких журналах (компьютере) по ее различным видам: исковые заявления; заявления о несостоятельности (банкротстве); апелляционные жалобы; кассационные жалобы; заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам; дополнительно поступившие материалы по судебным делам; законодательные, нормативные документы и т.д.

2. Поступающие заявления о несостоятельности (банкротстве) организаций и лиц следует регистрировать как исковые заявления.

Заявления арбитражных управляющих, требования и жалобы кредиторов о нарушении их прав и интересов, поданные в ходе наблюдения, внешнего управления или конкурсного производства, регистрируются по номеру соответствующего дела о банкротстве как дополнительно поступившие документы.

3. Опись документов судебного дела должна начинаться судом первой инстанции и продолжаться по мере поступления новых документов под порядковыми текущими номерами в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях, т.е. должна быть единой.

4. В случае отмены апелляционной инстанцией определения суда об отказе в принятии искового заявления или о его возвращении исковое заявление следует считать поданным в день первоначального обращения в арбитражный суд, и судебное дело должно формироваться, начиная с искового заявления.

5. Копии судебных актов и документов, имеющихся в материалах судебного дела, выдаются по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, с письменного разрешения судьи — председательствующего по делу либо руководства арбитражного суда.

Порядок выдачи подлинных документов из материалов судебного дела регулируется совместным письмом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 5 мая 1997 г. № С1-5/ОУ-306.

6. Судебное дело, по которому исковые требования были удовлетворены, подлежит сдаче в архив после вступления судебного акта в законную силу, а при необходимости принудительного его исполнения после передачи (направления) исполнительного листа взыскателю.

Если в удовлетворении исковых требований отказано либо производство по делу прекращено, судебное дело подлежит передаче в архив после вступления в законную силу вынесенного решения или определения.

7. Копии и дубликаты документов, уже имеющихся в материалах судебного дела, возвращаются судьей заявителю с отметкой о их возвращении за подписью судьи в перечне приложений против наименований возвращаемых документов, указанных в поступившем заявлении. В случае поступления таких документов по почте они возвращаются представившему их лицу почтовым отправлением с сопроводительным письмом, в котором указываются причина возврата, название документа и количество листов.

8. Судья — председательствующий по делу и все судьи при рассмотрении дел коллегиально подписывают только подлинник решения, определения, постановления суда, который подшивается в судебное дело. Копии, направляемые сторонам, другим лицам и организациям, удостоверяются подписью судьи — председательствующего по делу и должностного лица, ответственного за делопроизводство в суде, с приложением гербовой печати суда. Это требование соблюдается и в тех случаях, когда копии изготовлены путем ксерокопирования.

9. В соответствии с пунктом 2.11 Инструкции регистрационный номер искового заявления присваивается арбитражному делу и не подлежит изменению при последующем рассмотрении дела в судебных инстанциях.

Однако это требование, как показали отчеты, выполняется не во всех судах. В отдельных судах регистрационный номер судебному делу присваивается после принятия судом искового заявления к производству, вследствие чего этот номер не совпадает с регистрационным номером искового заявления, что недопустимо.

В других судах в регистрационный номер помимо номера судебного состава включаются номер дела при регистрации дел в судебном составе, номер отдела судьи; к основному номеру дописываются номера дел, присваиваемые при их рассмотрении апелляционной и кассационной инстанциями и т.д.

Такое положение нарушает принцип единообразия присвоения регистрационных номеров судебным делам.

Порядок регистрации, предусмотренный пунктом 2.11 Инструкции, должен быть единым независимо от штатной численности судей, количества поступающих исковых заявлений и рассмотренных дел.

За два года применения Инструкции арбитражными судами выявилась необходимость внесения некоторых дополнений и изменений ее отдельных положений, что нашло отражение в предложениях арбитражных судов, содержащихся в отчетах о работе.

Эти предложения касаются следующих вопросов:

а) изменения внешней и внутренней стороны обложки судебного дела с целью упрощения заполнения отдельных граф, отметок о движении дела в судебных инстанциях;

б) порядка регистрации судебных дел при объединении дел в одно производство и выделения исковых требований в отдельное производство;

в) формирования судебных дел (последовательности подшивки протокола судебного заседания и решения (определения) суда);

г) оформления акта об отсутствии документов или приложений к ним в поступивших в суд пакетах;

д) порядка перерегистрации не рассмотренных в истекшем году судебных дел по истечении календарного года;

е) порядка регистрации дел, возвращенных на новое судебное рассмотрение после отмены решения (определения, постановления) арбитражных судов;

ж) порядка подготовки судебных дел к сдаче в архив суда.

Кроме того, предлагается дополнить Инструкцию разделами о делопроизводстве суда, связанном с деятельностью по исполнению судебных актов арбитражных судов; о порядке прохождения кассационной жалобы. Имеются предложения о совмещении в одной карточке двух ныне действующих — регистрационно — контрольной и статистической, о сокращении дублирующих граф приложений 45 и 46 инструкции и их упрощении; о необходимости уплаты госпошлины за повторную выдачу судебных актов и выдачу копий документов из материалов судебного дела.

Указанные вопросы поставлены в отчетах о работе за 1997 год Федеральным арбитражным судом Волго — Вятского округа, арбитражными судами Омской, Кировской, Курской, Орловской, Ростовской, Свердловской, Тамбовской, Тюменской, Воронежской, Калужской, Брянской, Астраханской областей и города Москвы, Приморского, Ставропольского краев, Республик Адыгея, Алтай, Бурятия, Карачаево — Черкесская, Татарстан, Хакасия, Чувашская и ряда других. Они касаются деятельности не только Управления делопроизводства, но и других подразделений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, и будут рассмотрены дополнительно.

Что же касается предложений разработать «типовую» инструкцию по делопроизводству для арбитражных судов с небольшим численным составом судей и специалистов, подготовить образец формирования «предельно объемного» дела, то представляется, что в этом нет необходимости, так как пункт 1.1 действующей Инструкции дает председателям арбитражных судов возможность организовать делопроизводство в суде с учетом структуры, штатной численности и технической оснащенности суда.

Исходя из этого положения, федеральные арбитражные суды Поволжского, Западно — Сибирского округов, арбитражные суды города Москвы, Московской, Новосибирской, Вологодской, Архангельской, Белгородской областей, Республик Карелия и Татарстан и ряд других разработали для себя инструкции по делопроизводству, сохранив основные, принципиальные позиции Инструкции от 26 марта 1996 г. № 7.

В некоторых судах разработаны и утверждены памятки по делопроизводству, детализирующие те или иные этапы работы с документами (арбитражные суды Удмуртской Республики, Тверской области, Санкт — Петербурга и Ленинградской области). Такая практика свидетельствует о творческом подходе к организации и ведению делопроизводства.

Поскольку практически невозможно регламентировать все детали и технические стороны делопроизводства, такие вопросы, как оформление сопроводительных писем к делам и документам, направляемым из арбитражного суда в кассационную инстанцию или другим адресатам, к возвращаемым сторонам копиям документов, уже имеющимся в деле; порядок информирования руководства суда о временном выбытии ответственного исполнителя и необходимости передачи имеющихся у него документов другому; периодичность сдачи дел в архив; время отправки исходящей корреспонденции (в начале или конце рабочего дня), могут решаться руководством арбитражного суда в оперативном порядке.

Управление делопроизводства считает целесообразным информировать об изложенном арбитражные суды с тем, чтобы затронутые в справке вопросы могли быть обсуждены судьями и специалистами, мнение которых по улучшению организации делопроизводства будет учтено при разработке дополнений и изменений в действующую Инструкцию.

---