Письмо СФР от 23.08.2024 № МС-25-18/39908

«О выдаче территориальным органом СФР гражданину (представителю, наследнику) копий документов выплатного дела»

Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации в связи с многочисленными обращениями отделений СФР по вопросу выдачи территориальным органом СФР гражданину (представителю, наследнику) копий документов выплатного дела, сообщает следующее.

1. Выдача копий документов гражданину из его выплатного дела.

Статьей 1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» <1> урегулированы отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

---

<1> Федеральный закон № 125-ФЗ.

Статьей 3 названного Федерального закона разъяснены следующие понятия:

архивное дело в Российской Федерации — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (пункт 1);

архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (пункт 9);

владелец архивных документов — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором (пункт 18);

пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (пункт 19).

При этом пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы (часть 1 статьи 24 Федерального закона № 125-ФЗ).

Кроме того, доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых пользователю архивных документов, в том числе в форме электронных документов (пункт 2 части 1.1 статьи 24 Федерального закона № 125-ФЗ).

Государственные органы при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (часть 3 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ).

Пунктом 8 статьи 3 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» установлено понятие выплатного дела — комплект соответствующих установленным требованиям документов в подлиннике и (или) в копии на бумажном носителе или в электронной форме, на основании которых гражданину установлены и выплачиваются пенсия (пенсии), дополнительное материальное обеспечение и иные выплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учитывая вышеизложенное и то, что территориальный орган СФР является государственным органом, осуществляющим, в частности, владение и пользование архивными документами, то есть реализует полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом, то по обращениям граждан в территориальный орган СФР, при наличии соответствующих архивных документов, он обязан бесплатно представлять копии архивных документов.

Абзацем 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Таким образом, по письменному заявлению гражданина, поданному в территориальный орган СФР, территориальный орган СФР вправе представить копии документов пенсионного дела, заверенные в установленном порядке <2>.

---

<2> Журнал «Пенсия», № 4, апрель 2022 года.

2. Выдача копий документов наследникам из закрытого выплатного дела.

Согласно части 7 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» <3> в случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни.

---

<3> Далее — Федеральный закон № 152-ФЗ.

Пунктом 3 постановления Верховного Совета Российской Федерации от 19 июня 1992 года № 3088-1 «О временном порядке доступа к архивным документам и их использования» установлено, что допуск к архивным документам, содержащим сведения о личной жизни гражданина, разрешается через 75 лет после их создания. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти — его наследниками.

В соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации <4> наследование осуществляется по завещанию, по наследственному договору и по закону (статья 1111).

---

<4> Далее — ГК РФ.

В состав наследства входят принадлежавшие наследодателю на день открытия наследства вещи, иное имущество, в том числе имущественные права и обязанности (абзац 1 статьи 1112 ГК РФ).

Наследники по закону призываются к наследованию в порядке очередности (наследники первой, второй, третей и последующих очередей, а также наследование нетрудоспособными иждивенцами наследодателя), предусмотренной статьями 1142, 1143, 1144, 1145 и 1148 ГК РФ.

Таким образом, наследники, определенные по законодательству Российской Федерации, подтвердившие законные права наследника свидетельством о праве на наследство, могут обратиться в территориальный орган СФР по месту нахождения выплатного дела с заявлением о выдаче копий документов выплатного дела <5>.

---

<5> Журнал «Пенсия», № 4, апрель 2022 года.

3. Выдача копий документов представителю гражданина из его выплатного дела.

Пунктом 1 статьи 182 ГК РФ определено, что сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (пункт 1 статьи 185 ГК РФ).

Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя (пункт 3 статьи 185 ГК РФ).

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (пункт 1 статьи 186 ГК РФ).

Кроме того следует отметить, что Социальный фонд России, являясь оператором персональных данных, осуществляет их обработку в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ.

Частью 7 статьи 14 Федерального закона № 152-ФЗ предусмотрен перечень информации, касающейся обработки персональных данных, право на получение которой, имеет субъект персональных данных.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Таким образом, сведения о персональных данных субъекта предоставляются по доверенности его представителю территориальным органом СФР при его обращении либо при получении запроса от представителя <6>.

---

<6> Обзор практики применения пенсионного законодательства за I квартал 2013 года (вопрос 48).

4. Об отсутствии правовых оснований истребования согласия граждан на обработку их персональных данных.

В соответствии с положениями пункта 4 части 1 и подпункта 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27 июня 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» <7>, включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг.

---

<7> Далее — Федеральный закон № 210-ФЗ.

Положением пункта 4 статьи 7 Федерального закона № 210-ФЗ определено, что для обработки органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, иными государственными органами, органами местного самоуправления, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, участвующими в предоставлении государственных и муниципальных услуг, персональных данных в целях предоставления персональных данных заявителя, имеющихся в распоряжении таких органов или организаций, в орган, предоставляющий государственную услугу, орган, предоставляющий муниципальную услугу, либо подведомственную государственному органу или органу местного самоуправления организацию, участвующую в предоставлении государственных и муниципальных услуг, либо многофункциональный центр на основании межведомственных запросов таких органов или организаций для предоставления государственной или муниципальной услуги по запросу заявителя, а также для обработки персональных данных при регистрации субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и на региональных порталах государственных и муниципальных услуг не требуется получение согласия заявителя как субъекта персональных данных в соответствии с требованиями статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ.

В соответствии с пенсионным законодательством вопрос об установлении пенсии может быть рассмотрен территориальным органом СФР только при наличии на то волеизъявления со стороны гражданина, выраженного посредством обращения в территориальный орган СФР с соответствующим заявлением.

Таким образом, путем подачи заявления об установлении пенсии в территориальный орган СФР гражданин дает право органу, осуществляющему пенсионное обеспечение, распоряжаться своими персональными данными в отношении его пенсионных прав <8>.

---

<8> Обзор практики применения пенсионного законодательства за II квартал 2016 года (вопрос 69), письмо СФР от 13.09.2011 № НЕ-08-25/10375 «О Федеральном законе № 25.07.2011 № 261-ФЗ».

Учитывая изложенное, полагаем возможным заявление, поданное гражданином (представителем, наследником) в территориальный орган СФР любым способом, включая использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», включая федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» в форме электронного документа, на предоставление ему копий документов выплатного дела, рассматривать как согласие на обработку персональных данных, наряду с документами, подтверждающими полномочия представителя (доверенность), наследника (документ, подтверждающий право на наследство).

При наличии в данном заявлении указания о направлении копий документов из выплатного дела посредством электронной почты на указанный заявителем адрес, следует направлять такие копии документов на соответствующий адрес электронной почты.

---