Письмо Минобрнауки России от 07.10.2021 № МН-19/697

«О направлении методических рекомендаций по разработке стратегии цифровой трансформации образовательных организаций высшего образования, подведомственных Минобрнауки России»

ПИСЬМО

В целях достижения целевого показателя достижения «цифровой зрелости» ключевых отраслей экономики и социальной сферы, в том числе здравоохранения и образования, а также государственного управления национальной цели «Цифровая трансформация», закрепленной Указом Президента Российской Федерации от 21 июля 2020 г. № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года», в рамках сферы высшего образования Департаментом цифрового развития Минобрнауки России (далее — Департамент) подготовлены методические рекомендации по разработке стратегии цифровой трансформации образовательных организаций высшего образования, подведомственных Минобрнауки России (далее соответственно — стратегия, ООВО).

Стратегия является отдельным стратегическим документом, который может учитывать как проекты, указанные ООВО, в Программе развития ООВО, так и проекты, реализуемые в рамках Программы цифрового развития ООВО.

Просим разработать стратегии цифровой трансформации ООВО до 1 ноября 2021 года, предварительно представив проект стратегии в адрес Департамента для его экспертной оценки, а также продублировать на адрес электронной почты strategy@scieddi.ru.

Перечень определений и сокращений

1. Основные положения

В данном разделе указываются в свободной текстовой форме следующие элементы:

- документы, на основании которых разрабатывается Стратегия;

- взаимосвязь проектов Стратегии с проектами Программы развития ООВО;

- особенности реализации Стратегии (при наличии).

2. Вызовы, цели и задачи Стратегии

2.1. Цели Стратегии

В данном разделе указывается цель, соответствующая следующим принципам: конкретности, измеримости, достижимости, уместности (необходимости), ограниченности во времени (далее — модель SMART). Цель должна быть сформирована на период до 2030 года.

2.2. Задачи Стратегии

В данном разделе указываются задачи, сформулированные в соответствии с моделью SMART и способствующие достижению цели, определенной в разделе 2.1.

2.3. Проблемы достижения цифровой зрелости в ООВО

В данном разделе указываются барьеры, препятствующие достижению цифровой зрелости ООВО.

3. Раздел «Цифровые сервисы»

3.1. Цели раздела

В данном разделе указывается цель развития блока цифровых сервисов, действующих в ООВО, сформулированная в соответствии с моделью SMART и способствующая достижению цели Стратегии на период до 2030 года.

3.2. Задачи раздела

В данном разделе указываются задачи, сформулированные в соответствии с моделью SMART и способствующие достижению цели раздела «Цифровые сервисы».

3.3. Описание текущей ситуации

Описание текущей ситуации в указанном подразделе может включать в себя анализ следующих показателей, в соответствии с таблицей 1:

• наличие сервисов, а именно перечисление сервисов, используемых в деятельности ООВО, с указанием пользовательских ролей, на которые они направлены, и с описанием основных функциональных возможностей.
• качество сервисов, а именно метрики использования сервисов (DAU, WAU, MAU, Sessions, Average Session Time, Sticky Factor) (при их наличии). Порядок расчета метрик указан в Приложении 1.
• уровень удовлетворенности пользователей сервисами, действующими в ООВО. Порядок расчета метрики указан в Приложении 1;
• доля сервисов ООВО, в отношении которых оказывается техническая поддержка эксплуатации, в общем количестве сервисов, действующих в ООВО.

Описание текущей ситуации также может включать в себя графическое отображение модели алгоритмов взаимодействия работников образовательной организации и обучающихся в виде схемы бизнес-процессов, разработанной в нотации BPMN.

3.4. Целевое видение

В данном разделе необходимо описать модель сервисов, которая определит архитектуру сервисов, а именно системы сервисов и их взаимосвязи между собой.

В представленной ниже целевой модели описываются основные направления по созданию и развитию сервисов, а также возможное распределение сервисов в рамках выбранных направлений в соответствии с их функциональными возможностями. Данная модель носит рекомендательный характер.

Разделы целевого видения модели «сервисов» могут быть сформированы как с учетом предоставленной структуры, так и согласно собственным разработкам ООВО.

Описание целевого видения также может включать в себя графическое отображение модели алгоритмов взаимодействия работников образовательной организации и обучающихся в виде схемы протекания бизнес-процессов, разработанной в нотации BPMN. В модели следует отражать целевое видение для контрольных точек стратегии: на момент 2024 и 2030 года.

Направления создания и развития сервисов:

3.4.1. Направление создания и развития сервисов «Обеспечение коммуникации и взаимодействия»

3.4.1.1. Указанное направление может состоять из сервисов, обеспечивающих взаимодействие между абитуриентами, обучающимися, ППС, АУП и другими заинтересованными лицами, например, сайт ООВО, сервис видеоконференций и другие сервисы.

3.4.2. Направление создания и развития сервисов «Система управления обучением»

Указанное направление может состоять из следующих разделов:

3.4.2.1 Раздел «Управление системой обучения». В указанный раздел могут быть включены сервисы:

• обеспечивающие работу с шаблонами форм, содержащими образовательный контент;
• по хранению и обработке информации;
• по обеспечению коммуникации между участниками курсов и сообществ;
• по интеграции с рекрутинговыми сайтами (HH.ru, profi.ru и др.).

3.4.2.2. Раздел «Формирование цифрового профиля обучающегося». В указанный раздел могут быть включены сервисы, позволяющие обучающемуся просматривать свою успеваемость (рейтинг), сервисы по постановке образовательных целей и осуществлению мониторинга их достижения, сервисы по оплате услуг ООВО и другие сервисы, позволяющие обучающемуся посмотреть свой цифровой след в ООВО.

3.4.2.3. Раздел «Подготовка к поступлению в ООВО». В указанный раздел могут быть включены сервисы, позволяющие абитуриенту ознакомиться с программами обучения, реализуемыми ООВО, посмотреть навигацию в инфраструктуре ООВО, поступить в ООВО, записаться на образовательные курсы.

3.4.2.4 Раздел «HR-цикл». В указанный раздел могут быть включены сервисы:

• позволяющие оформить практику обучающегося;
• обеспечивающие коммуникацию между обучающимися и работодателями;

- способствующие кадровому развитию.

3.4.3. Направление создания и развития сервисов «Управления деятельностью ООВО»

3.4.3.1. Указанное направление может состоять из сервисов, позволяющих АУП осуществлять оперативное и стратегическое управление ООВО, например: инструменты бизнес-анализа (BI), сервисы по управлению административно-хозяйственной деятельностью, сервисы по управлению и контролю доступом и других сервисов.

3.4.4. Направление создания и развития сервисов «Управление цифровым образовательным пространством»

Указанное направление может состоять из следующих разделов:

3.4.4.1. Раздел «Образовательная траектория». В указанный раздел могут быть включены сервисы, позволяющие организовать управление образовательной траекторией обучающихся, например: сервис по записи на факультатив, сервис по смене профиля обучения.

3.4.4.2. Раздел «Услуги онлайн». В указанный раздел могут быть включены сервисы, позволяющие получать обучающимся/работникам услуги, предоставляемые ООВО в режиме «онлайн».

3.4.4.3. Раздел «Онлайн расписание». В указанный раздел могут быть включены сервисы, позволяющие осуществлять планирование и мониторинг образовательных/личных мероприятий, например: сервис по просмотру расписания в режиме «онлайн», сервис по просмотру научных мероприятий.

3.4.4.4. Раздел «Единый личный кабинет работника/обучающегося». В указанный раздел могут быть включены все сервисы ООВО, доступные для обучающихся/работников в едином сервисе.

3.4.4.5. Раздел «Поступление онлайн». В указанный раздел могут быть включены сервисы, позволяющие организовать процесс поступления в ООВО в режиме «онлайн».

3.4.4.6. Раздел «Завершение обучения в ООВО». В указанный раздел могут быть включены сервисы, позволяющие обучающемуся и ООВО быстро и эффективно исполнять взаимные обязательства после успешного завершения обучающимся обучения, например: сервис по ведению обходного листа в режиме «онлайн», сервис по получению копии диплома в режиме «онлайн».

3.4.5. Направление создания и развития сервисов «Научная и проектная деятельность»

В указанный раздел могут быть включены сервисы, позволяющие осуществлять научно-исследовательскую, опытно-конструкторскую и проектную работы, как профессорско-педагогическим составом, так и обучающимися и иными участниками образовательного процесса ООВО в цифровом виде, например, сервис по предоставлению вычислительных мощностей, сервисы по созданию и тестированию прототипов и т.д.

4. Раздел «Информационные системы»

4.1. Цели раздела

В данном разделе указывается цель развития информационных систем ООВО, сформулированная в соответствии с моделью SMART и способствующая достижению цели Стратегии на период до 2030 года.

4.2. Задачи раздела

В данном разделе указываются задачи, сформулированные в соответствии с моделью SMART и способствующие достижению цели раздела «Информационные системы».

4.3. Описание текущей ситуации

Описание текущей ситуации в указанном подразделе включает в себя анализ следующих показателей:

• ИС, находящиеся на балансе ООВО, в соответствии с таблицей 2:
• перечень ИС, находящихся на балансе ООВО, с описанием решаемых ими задач;
• классификация ИС (ГИС, ведомственная и др.);
• доля действующих ИС в общем количестве ИС, находящихся на балансе ООВО.
• технический стек и архитектура ИС ООВО в соответствии с таблицей 3;
• наличие исполнительной документации в отношении ИС, действующих в ООВО, в соответствии с таблицей 4.

4.4. Целевое видение

В указанном разделе необходимо отобразить целевую архитектуру ИС ООВО.

Решения, отраженные в архитектуре ИС, должны обеспечивать построение ИС, соответствующей следующим принципам:

• открытость (кроссплатформенность) — возможность ИС допускать замену любого элемента системы без пересмотра системной архитектуры;
• масштабируемость — возможность наращивать ресурсы ИС с пропорциональным повышением производительности таким образом, что при этом не возникает необходимости модернизации программного обеспечения ИС или проведения структурных изменений системы;
• надежность — возможность ИС сохранять во времени в установленных пределах значения всех параметров, характеризующих способность выполнять требуемые функции в заданных режимах и условиях применения;
• тестируемость — возможность установления факта правильного функционирования системы;
• диагностируемость — возможность нахождения неисправной части системы;
• простота обслуживания и эксплуатации — минимальные требования к квалификации и дополнительному обучению эксплуатационного персонала;
• безопасность — соответствие ИС требованиям информационной безопасности, установленным в нормативно-правовых актах Российской Федерации;
• ремонтопригодность — возможность восстановления работоспособности ИС за минимальное время при экономически оправданной стоимости ремонта;
• экономичность — экономическая эффективность ИС в процессе функционирования;

- долговечность — максимальная длительность жизненного цикла системы без существенного устаревания решения за счет выбора перспективных промышленных стандартов.

5. Раздел «Инфраструктура»

5.1. Цели раздела

В данном разделе указывается цель развития ИКТ-инфраструктуры ООВО, сформулированная в соответствии с моделью SMART и способствующая достижению цели Стратегии на период до 2030 года.

5.2. Задачи раздела

В данном разделе указываются задачи, сформулированные в соответствии с моделью SMART и способствующие достижению цели раздела «Инфраструктура».

5.3. Описание текущей ситуации

Описание текущей ситуации в данном подразделе включает в себя:

• краткое описание текущего уровня цифрового развития по результатам проведенного самообследования ИКТ-инфраструктуры объектов ООВО;
• проблемно-ориентированный анализ результатов самообследования текущего уровня ИКТ-инфраструктуры объектов ООВО. Анализ должен включать в себя обоснование решений о наличии или отсутствии проведения мероприятий по следующим исходным:
• необходимость создания/модернизации локальных вычислительных сетей (далее — ЛВС);
• необходимость создания/модернизации структурированных кабельных систем;
• необходимость создания/модернизации систем беспроводного широкополосного доступа;
• необходимость оснащения/модернизации источниками бесперебойного питания и средствами стабилизации напряжения;
• необходимость оснащения (обновления) компьютерным, мультимедийным, презентационным оборудованием и программным обеспечением.

5.4. Целевое видение

В указанном подразделе ООВО необходимо описать этапы реализации мероприятий по дальнейшему развитию ИКТ-инфраструктуры на основании проведенного анализа ИКТ-инфраструктуры объектов ООВО, в соответствии с таблицей 5.

Таблица 5

6. Раздел «Управление данными»

6.1. Цели раздела

В данном разделе указывается цель в части управления данными ООВО, сформулированная в соответствии с моделью SMART и способствующая достижению цели Стратегии на период до 2030 года.

6.2. Задачи раздела

В данном разделе указываются задачи, сформулированные в соответствии с моделью SMART и способствующие достижению цели раздела «Управление данными».

6.3. Описание текущей ситуации

В указанном подразделе необходимо указать мероприятия, реализуемые в ООВО, в части управления и руководства данными, в том числе с описанием:

• существующих стратегических и операционных документов по управлению данными, действующие в ООВО, в соответствии с таблицей 6;
• перечень должностей, реализующих мероприятия по управлению и руководству данными и их должностные обязанности, в соответствии с таблицей 7;
• существующие практики сбора и использования данных в ООВО.

[Например: «данные открытых источников используются для таргетированного привлечения абитуриентов в социальных сетях» и (или) «данные об активностях студентов в LMS используются преподавателями для корректировки учебной нагрузки обучающихся»];

• используемые инструменты аналитики и принятия решений, внедренные в деятельность ООВО, в соответствии с таблицей 8;
• существующие барьеры, препятствующие проведению мероприятий по управлению и руководству данными и использованию данных для принятия управленческих решений в ООВО и предполагаемые меры по их преодолению, в соответствии с таблицей 9;

Таблица 6. Документы по работе с данными

Таблица 7. Перечень должностей, реализующих мероприятия по управлению и руководству данными

Таблица 8. Инструменты аналитики и принятия решений, действующие в ООВО

Таблица 9. Барьеры, препятствующие проведению мероприятий по управлению и руководству данными, а также использованию данных для принятия управленческих решений и меры по их преодолению

6.4. Целевое видение

В подразделе должна быть указана следующая информация:

1. Стратегическое видение работы с данными в ООВО. Необходимо сформулировать цель, которая будет достигнута посредством выполнения мероприятий по управлению данными в рамках реализации программы развития. Привести информацию о том, какие стратегические документы по управлению данными будут приняты в ООВО (например: стратегии по управлению данными, концепции мероприятий по управлению данными, включающие общие положения и дорожную карту мероприятий).

2. Организационная структура работы с данными в ООВО. Необходимо привести роли, функциональные возможности и полномочия всех субъектов работы с данными и описать порядок их взаимодействия, основываясь на текущей организационной структуре. Структура работы с данными может состоять из руководителя по управлению данными, органов по управлению данными, команды по качеству данных и конечных потребителей.

3. Руководство данными в ООВО. Необходимо описать, какие политики, процедуры и стандарты в части работы с данными, а также локальные нормативные акты будут приняты в ООВО. Возможные объекты руководства данными: управление архитектурой данных, моделирование данных, хранение и обработка данных, обеспечение безопасности данных, управление жизненным циклом данных, управление качеством данных, управление метаданными, управление мастер-данными, порядок использования и представления данных для пользователей.

4. Архитектура данных в ООВО. Необходимо описать основные источники данных и порядок обеспечения их взаимодействия, порядок описания моделей и потоков данных на различных уровнях, порядок представления и использования данных в ООВО.

5. Качество данных в ООВО. Необходимо привести меры, которые будут приниматься для повышения и поддержки качества данных в контуре ООВО.

6. Анализ данных и принятие решений в ООВО. Необходимо описать, как данные в ООВО будут использоваться для принятия управленческих решений, какие решения по представлению данных пользователям будут использованы и на каких уровнях.

7. Возможные риски. Необходимо описать, какие существуют барьеры и риски при переходе к целевому видению и описать возможные способы их решения.

7. Раздел «Кадры»

7.1. Цели раздела

В данном разделе указывается цель в части развития кадрового потенциала ООВО, сформулированная в соответствии с моделью SMART и способствующая достижению цели Стратегии на период до 2030 года.

7.2. Задачи раздела

7.3. Описание текущей ситуации

• результаты проведенного исследования по оценке цифровых компетенций у обучающихся, ППС и АУП, например: уровень развития цифровых компетенций, выявленные дефициты, потребность в развитии конкретных компетенций (при наличии), в соответствии с таблицей 11 с указанием данных за последние 12 месяцев;

- мероприятия (те, что были проведены, и какие результаты были достигнуты или не достигнуты), проводимые в ООВО, для повышения уровня цифровых компетенций у обучающихся, ППС и АУП в соответствии с таблицей 12 с указанием данных за последние 12 месяцев;

- доля ППС, разработавших верифицированный цифровой образовательный контент. В качестве верифицированного контента учитываются цифровые образовательные материалы, размещенные на внутренних или общедоступных образовательных платформах.

Таблица 11. Оценка цифровых компетенций у обучающихся, ППС и АУП

Таблица 12. Мероприятия, проводимые в ООВО, для повышения уровня цифровых компетенций у обучающихся, ППС и АУП

7.4. Целевое видение

В указанном разделе необходимо описать этапы реализации мероприятий, реализуемых в ООВО и направленных на повышение уровня цифровой грамотности участников образовательного процесса на основании данных, указанных в таблицах 11 и 12, в соответствии с таблицей 13.

Таблица 13

8. Проекты цифровой трансформации

Необходимо заполнить все поля, указанные в таблице 14.

Таблица 14. Форма заполнения проектов цифровой трансформации

9. Показатели достижения цифровой зрелости

Необходимо заполнить все поля, указанные в таблице 15

Таблица 15. Форма заполнения показателей достижения цифровой трансформации

10. Взаимосвязь с проектами стратегии цифровой трансформации отрасли науки и высшего образования и программой развития ООВО

В таблице 16 необходимо указать взаимосвязь проектов Стратегии с проектами цифровой трансформации в отрасли науки и высшего образования и проектами, содержащимися в Программе развития ООВО.

Таблица 16. Форма отображения взаимосвязи проектов цифровой трансформации

11. Оценка рисков при реализации Стратегии

Риски проекта — события или условия, которые в случае возникновения имеют негативное воздействие. Указываются ключевые риски, которые могут оказать существенное влияние на результат проекта.

Могут быть указаны как стратегические, так и операционные риски.

Стратегические риски имеют масштабные последствия, могут привести к отклонениям в процессе достижения нескольких результатов проекта или проекта в целом.

Операционные имеют локальные последствия, могут привести к отклонениям в процессе решения конкретной задачи проекта.

Заполняется 3 — 5 конкретных рисков, релевантных проекту. Для каждого риска описывается в соответствии с таблицей 16:

1. Источник риска.

2. Приоритетное рисковое событие.

Примеры стратегических рисков:

- Здоровье и безопасность

Выбираются, если проект зависит от продолжительности жизни, снижения травматизма, обеспечения лекарственными препаратами, создания безопасной среды и др.

- Кибербезопасность

Выбирается, если достижение целей проекта зависит от безопасности обработки и хранения конфиденциальных данных, непрерывного функционирования ИТ-системы или сервиса.

- Макроэкономическая стабильность

Выбирается, если цели проекта напрямую зависят от макроэкономической стабильности, от роста ВВП, роста доходов населения или отдельных социальных групп, улучшения условий труда и т.д.

- Окружающая среда

Выбирается, если реализация проекта связана с конкретным местоположением, прогнозируемыми стихийными бедствиями, техногенными авариями и т.д.

- Санкции

Выбирается, если цели проекта могут быть не достигнуты из-за ограничений на экспорт в Россию или импорт из России (указать товары, релевантные для проекта), санкций на организации и/или отдельных лиц.

- Технологический суверенитет

Выбирается, если проект зависит от возможности использования новейших технологий или компетенций, утрата или ограничение доступа к которым могут привести к срыву проекта.

- Человеческий капитал

Выбирается, если проект связан с развитием человеческого капитала, повышением качества образования, НИОКР, созданием условий для личной и профессиональной самореализации и т.д.

Примеры операционных рисков:

- Качество планирования

Выбирается, если с высокой вероятностью цель проекта не будет достигнута из-за некачественного планирования мероприятий:

а) проект слишком новый и сложный;

б) могут быть ошибки проектирования решения из-за нехватки опыта;

в) мероприятий недостаточно;

г) мероприятия не ведут к цели;

д) нереалистичные сроки;

е) неверные приоритеты.

- Качество реализации

Выбирается, если с высокой вероятностью целевой образ результата не будет достигнут из-за некачественной реализации мероприятия, нарушения обязательств контрагентами, снижения качества поставляемых услуг и материалов и т.д.

- Нехватка компетенций

Выбирается, если с высокой вероятностью цель проекта не будет достигнута из-за нехватки компетенций при реализации проекта или ухода ключевых сотрудников, держателей процесса.

• Соответствие запросу бенефициаров

Выбирается, если при планировании цели проекта не были учтены реальные запросы бенефициаров или запросы бенефициаров поменялись в процессе реализации проекта.

- Финансово-бюджетный процесс

Выбирается, если существуют риски нарушения бюджетных правил или невозможность привлечь дополнительное финансирование.

Таблица 16. Таблица рисков проекта

Приложение 1

Текст документа необходимо оформить с учетом следующих требований:

• размер полей должен быть следующим: правое — 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм, левое — 30 мм;
• при написании документа используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14 пт. Межстрочный интервал: 1,5;
• заголовки структурных частей располагаются в середине строки. Точка в конце заголовка не ставится;
• заголовки печатают шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт, с возможным применением к заголовкам полужирного начертания;
• абзацный отступ — 1,25 см.