Письмо Минюста СССР от 30.01.1980

«Методические рекомендации по обобщению нотариальной практики»

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ СССР

ПИСЬМО от 30 января 1980 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБОБЩЕНИЮ НОТАРИАЛЬНОЙ ПРАКТИКИ

Раздел 1. Общие положения

Обобщение нотариальной практики является одним из средств повышения уровня обслуживания населения, предприятий, учреждений, организаций и играет важную роль в укреплении социалистической законности, обеспечении интересов государства и граждан.

Обобщения нотариальной практики проводятся как нотариальными конторами, так и министерствами и отделами юстиции, поэтому цель проводимых ими обобщений определяется теми задачами, которые стоят перед нотариальными конторами или министерствами и отделами юстиции.

Обобщения, проводимые нотариальными конторами, позволяют установить, соблюдается ли законодательство при совершении нотариальных действий, вскрыть имеющиеся в их работе ошибки и упущения, а также недостатки в работе других учреждений, предприятий, организаций, деятельность которых связана с деятельностью нотариальных контор, установить причины этих ошибок и недостатков, наметить и осуществить мероприятия по их устранению; выявить неясные и спорные вопросы, возникающие в нотариальной практике, и поставить эти вопросы на разрешение соответствующих органов; вносить предложения по совершенствованию законодательства.

Эти задачи при обобщении нотариальной практики стоят также перед министерствами и отделами юстиции. Вместе с тем обобщения для них являются одной из форм контроля за деятельностью нотариальных контор и руководства ими. Поэтому обобщения, проводимые министерствами и отделами юстиции, должны быть направлены на изучение состояния законности в работе нотариальных контор республики, края, области и обеспечение единства нотариальной практики в их деятельности, выявление и внедрение положительного опыта работы лучших нотариусов, определение уровня профессиональной подготовки и деловых качеств работников нотариальных контор и осуществление мероприятий, направленных на повышение их квалификации. Выявление в нотариальной практике неясных и спорных вопросов является основанием для дачи нотариусам соответствующих разъяснений и рекомендаций. Обобщения являются основой для оказания нотариусам необходимой практической помощи.

Виды обобщений

Объектом изучения и обобщения нотариальной практики в большинстве случаев являются отдельные виды нотариальных действий (выдача свидетельств о праве на наследство, удостоверение договоров отчуждения жилых домов, свидетельствование верности копий документов и др.). Вместе с тем возможно обобщение практики нескольких видов нотариальных действий одновременно, но с точки зрения решения одного вопроса, например, практики истребования сведений и документов, необходимых для удостоверения договоров отчуждения жилых домов, выдачи свидетельств о праве на наследство, свидетельств о праве собственности; оформления отказов в совершении нотариальных действий.

Некоторые обобщения целесообразно проводить совместно с другими органами. Так, рассмотрение судами жалоб на отказы нотариусов в совершении нотариальных действий, а также на совершенные нотариальные действия рекомендуется изучать совместно с судебными работниками, обобщение практики по изучению нотариусами документов при совершении нотариальных действий и выявлению подделок документов — со специалистами судебно-экспертных учреждений. Обобщения, проводимые совместно различными органами, позволяют выработать единую точку зрения по вопросу применения законодательства, способствуют установлению взаимодействия в работе и устранению разнобоя в практической деятельности этих органов.

Планирование обобщений и выбор темы

Результативность обобщения во многом обеспечивается надлежащим планированием этой работы.

Включая в план работы обобщение нотариальной практики, указывая тему, сроки окончания работы, конкретных исполнителей, необходимо учитывать возможности для проведения всестороннего, глубокого изучения планируемого вопроса.

Если нотариальные конторы планируют и обобщают нотариальную практику по заданию министерства либо отдела юстиции, то тема, сроки исполнения и план обобщения определяются министерством, отделом юстиции.

Проведение обобщения целесообразно планировать на квартал. Более длительные сроки могут привести к тому, что изучаемый материал и реализация итогов обобщения утратят свою актуальность. Проведение обобщений в нотариальных конторах, где работает более одного нотариуса, следует поручать по возможности наиболее опытному работнику. В целях обеспечения единства нотариальной практики для обобщений, проводимых министерствами или отделами юстиции, рекомендуется привлекать опытных нотариусов первых государственных нотариальных контор.

Темы обобщений должны определяться содержанием деятельности нотариальных контор. В ряде министерств, отделов юстиции, нотариальных контор сложился устойчивый перечень тем для обобщений — это наиболее сложные нотариальные действия (такие, например, как оформление наследственных прав граждан, отчуждение жилых домов). Нередко такие обобщения проводятся ими по одним и тем же нотариальным действиям из года в год. Возможно для сложных нотариальных действий такой метод является правильным, однако при этом нельзя основываться лишь формальными соображениями. Это может привести к изучению одной и той же темы без видимой необходимости и не дать должных результатов. Поэтому при выборе темы следует определить прежде всего ее актуальность и целесообразность.

Обоснованность темы может быть определена путем анализа статистических данных. При этом следует учитывать не только цифровые данные, но и тенденцию к росту либо сокращению соответствующих нотариальных действий, их распространенность и т.д.

Выбор темы может быть определен такими показателями, как наличие ошибок, допускаемых при совершении нотариальных действий, отсутствие единства в нотариальной практике, наличие сложных и спорных вопросов, возникающих в деятельности нотариальных контор, поступление жалоб и заявлений граждан. На выбор темы могут повлиять личные наблюдения нотариусов и других работников нотариальных контор. Выбор темы может быть продиктован необходимостью изучения результатов ранее проведенных обобщений.

План обобщения и методика изучения материалов

Обязательным условием качественного проведения обобщения является составление плана, в котором определяются цели и задачи, объем и направление предстоящей работы. Составление плана дает возможность всесторонне продумать содержание и последовательность работы по обобщению.

Составлению плана предшествует тщательное изучение законодательных и иных нормативных актов, специальной юридической литературы, опубликованной судебной и нотариальной практики по исследуемому вопросу.

В плане должен быть указан период времени, за который проводится обобщение (год, полугодие, два года и т.д.). Этот период должен охватывать такое количество нотариальных действий, которое было бы достаточным для вывода, поскольку по единичным примерам трудно сделать выводы, правильные для всей категории.

При обобщении нотариальной практики по конкретному нотариальному действию следует изучить, выполняются ли нотариальными конторами все требования Закона о государственном нотариате, Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами и других нормативных актов, регламентирующих совершение этого нотариального действия. Перечень вопросов, подлежащих выяснению при изучении конкретного нотариального действия, также включается в план обобщения (раздел II).

В плане необходимо определить, какие дополнительные материалы помимо нотариальных действий следует изучить. Такими материалами могут быть статистические отчеты, итоговые документы по результатам проверок деятельности нотариальных контор, сделанные ранее обобщения, жалобы, заявления, предложения граждан, судебная практика по исследуемому вопросу. По согласованию с учреждениями, организациями, деятельность которых связана с деятельностью нотариальных контор, в план может быть включено изучение и использование при обобщении соответствующих материалов этих учреждений, организаций (БТИ, ГАИ, торговых предприятий и др.). При составлении плана следует также учитывать наблюдения и записи, сделанные работниками нотариальных контор в процессе повседневной работы.

При проведении обобщений министерствами, отделами юстиции в плане должно быть предусмотрено, как будет собираться информация: путем выезда в нотариальные конторы для изучения материалов на месте, истребования этих материалов, дачи нотариусам соответствующих заданий. Ограничиваться лишь истребованием от нотариусов справок по изучаемому вопросу не рекомендуется.

В ходе обобщения при необходимости план может изменяться и дополняться его составителем.

Приступая к изучению материалов обобщения, следует определить форму фиксации результатов. Опыт обобщений нотариальной практики показывает, что наиболее удобно результат по каждому изучаемому вопросу плана заносить на отдельный лист бумаги. Можно также подготовить таблицы, разграфленные по числу вопросов, подлежащих изучению. Занося в таблицы или на отдельные листы результаты изучения, одновременно необходимо делать соответствующие заметки, которые впоследствии облегчат анализ имеющегося материала, подготовку выводов и предложений.

Анализ материалов обобщения, подготовка итогового документа

Анализ следует начинать с изучения статистических данных. Изучая конкретное нотариальное действие, необходимо определить, увеличилось или уменьшилось количество этих действий в сравнении с аналогичным предыдущим периодом, установить и объяснить причины роста или сокращения, показать, какой процент составляет изучаемое действие в общем количестве совершенных нотариальных действий.

Анализируя допущенные нотариусами ошибки и другие недостатки, следует обратить внимание на их распространенность, причины, а также на последствия, к которым они привели, особо выделить те из них, которые повлекли нарушение прав и законных интересов граждан.

Необходимо проанализировать выявленные недостатки в работе учреждений, организаций, связанных с деятельностью нотариальных контор, к каким нарушениям интересов государства и граждан они привели, какие меры принимались нотариусами ранее по устранению этих недостатков.

Министерствам и отделам юстиции при обобщении практики по отдельным видам нотариальных действий нужно выявить, имелись ли случаи неправильного, ошибочного толкования нотариусами законодательного и иного нормативного материала. Особое внимание следует обратить на одни и те же решаемые по-разному вопросы нотариальной практики, выявить, случайны ли эти расхождения либо они проявлялись многократно и требуют принятия практических мер.

Установив при обобщении ошибки и другие недостатки, а также их причины, следует принять все возможные меры к их устранению в ходе изучения и отразить это в итоговом документе.

Изучение и обобщение нотариальной практики не должно сводиться только к выявлению недостатков в их работе. Необходимо уделять должное внимание и положительным сторонам деятельности нотариусов с тем, чтобы использовать эти материалы для распространения положительного опыта их работы.

Результаты анализа материалов обобщения являются основой для подготовки итогового документа. Этот документ (справка) должен включать в себя все изучаемые по плану вопросы. При изложении выявленных ошибок и других недостатков в первую очередь следует показать наиболее серьезные и распространенные из них. Не рекомендуется приводить многочисленные примеры по одному и тому же вопросу, достаточно описать один из них и указать общее количество таких ошибок.

В справке должны быть четко сформулированы возникшие сложные и спорные вопросы, требующие разрешения вышестоящими органами.

Справка должна содержать обоснованные выводы, вытекающие из материалов обобщения, оценку той работы, которая изучалась и обобщалась. Конкретные предложения должны быть направлены на распространение положительного опыта либо устранение выявленных недостатков, а также на проведение профилактических мероприятий в целях недопущения этих недостатков в дальнейшей работе.

Реализация материалов обобщения

Завершающей стадией изучения и обобщения нотариальной практики является реализация материалов этих обобщений. Реализация определяется теми целями и задачами, которые ставились при обобщении, компетенцией органа, проводящего обобщение, полученными результатами. Формы реализации могут быть самыми разнообразными.

Если обобщение проводилось нотариальной конторой, то при наличии в ней двух и более работников следует обсудить итоги на совещании; принять меры к устранению в установленном законом порядке конкретных ошибок и иных недостатков, выявленных обобщением (например, поставить вопрос о признании в судебном порядке недействительными нотариальных действий, совершенных с нарушением законодательства, возвратить излишне взысканную госпошлину и т.д.); с учетом материалов обобщения следует также составить план профилактических мероприятий, в который включить такие, например, вопросы, как изучение соответствующих разделов законодательства, усиление разъяснительной работы в целом либо в отдельных учреждениях, организациях, активизацию правовой помощи исполкомам, совершающим нотариальные действия, и др. В тех случаях, когда обобщением установлены недостатки в работе других учреждений, организаций, необходимо направлять в их адрес информационные письма. Если устранение этих недостатков требует вмешательства вышестоящих органов, то о выявленных фактах нотариусы сообщают отделам или министерствам юстиции, которые в свою очередь доводят их до сведения соответствующих органов.

Справка о результатах обобщения вместе с сообщением о намеченных, а также осуществленных мероприятиях направляется в министерство юстиции автономной республики, отдел юстиции крайоблгорисполкомов, а в республиках без областного деления — непосредственно в министерство юстиции союзной республики.

Обобщив нотариальную практику, министерства и отделы юстиции принимают необходимые меры к устранению выявленных ошибок и других недостатков, а также разрабатывают и осуществляют мероприятия, направленные на устранение повлекших их причин, совершенствование работы нотариальных контор по обслуживанию населения. Наиболее распространенными формами реализации является направление в нотариальные конторы обзорных справок по итогам обобщения, изучение материалов обобщения на семинарах нотариусов, республиканских курсах усовершенствования работников юстиции, при прохождении нотариусами производственной практики, а также оказание отдельным нотариусам практической помощи на месте. При выявлении расхождений в практике нотариальных контор, а также сложных и неясных для нотариусов вопросов министерствам и отделам юстиции следует дать нотариальным конторам соответствующие указания, рекомендации, разъяснения, разработать методические пособия и т.д.

Если нотариальная контора или министерство (отдел) юстиции не могут сами решить вопросы, возникшие при обобщении, они ставят эти вопросы на разрешение соответствующих органов.

При получении от нотариусов сообщений о выявленных обобщениями недостатках в работе других учреждений и организаций либо при выявлении таких недостатков министерствами и отделами юстиции они должны направлять в адрес этих учреждений и организаций информационные письма.

Информационные письма по итогам обобщений должны содержать точное название органа, которому оно адресуется, описание источника информации, изложение и обоснование фактов, которые послужили основанием для письма, а также последствий, которые повлекли допущенные недостатки, предложения об устранении этих недостатков. Информационные письма не должны носить характер вмешательства в функции и деятельность учреждений, организаций, которым они адресуются.

Выполнение намеченных по итогам обобщений мероприятий должно находиться под контролем до полного их осуществления. Через определенный промежуток времени рекомендуется проверить результаты проведенной работы.

---