Письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671

«Об использовании самостоятельно разработанных форматов документов»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМО от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671

ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ САМОСТОЯТЕЛЬНО РАЗРАБОТАННЫХ ФОРМАТОВ ДОКУМЕНТОВ

Федеральная налоговая служба рассмотрела вопрос использования самостоятельно разработанных организацией форматов первичных учетных документов и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений прав, субъектов экономической деятельности для оформления любых фактов хозяйственной жизни использовать самостоятельно разработанные форматы первичных учетных документов.

Условия использования электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ). Согласно статье 1 Закона № 63-ФЗ сфера его действия распространяется на регулирование отношений в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Таким образом, первичные учетные документы в электронной форме могут подтверждать доходы и расходы, факты принятия ценностей на учет для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи, до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом № 63-ФЗ вид электронной подписи.

Налоговое законодательство не содержит специальных требований закреплять используемые форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения.

Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

Из части 4 статьи 9, части 4 статьи 7 Закона № 402-ФЗ следует, что с 2013 года определение названия и состава показателей первичных учетных документов, а также формы их представления на бумажном носителе находится в компетенции руководителей экономических субъектов.

В такой ситуации утверждение ФНС России форматов форм первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения, не является целесообразным.

Вместе с тем, в целях поддержки расширения электронного документооборота документами, которые налогоплательщики в соответствии с пунктом 7 статьи 80 и пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) смогут представлять в налоговые органы по процедурам истребования (или вместе с налоговой декларацией) по телекоммуникационным каналам связи, ФНС России подготовлены для направления на государственную регистрацию в Минюст России проекты приказов «Об утверждении документа о передаче результатов работ (об оказании услуг)» и «Об утверждении формата документа о передаче товаров при торговых операциях».

Кроме того, подготовлен к размещению по процедуре оценки регулирующего воздействия согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 17.12.2012 № 1318 «О порядке проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, проектов поправок к проектам федеральных законов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (корректировочный документ), который может использоваться как:

• счет-фактура (корректировочный счет-фактура), выставляемый продавцом при исполнении обязанности, предусмотренной пунктом 1 статьи 169 Кодекса, и который является подтверждением права на применение налоговых вычетов по НДС;
• счет-фактура (корректировочный счет-фактура) с расширенным набором реквизитов, позволяющих применять электронный документ как основание для применения вычетов по НДС, и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Закона № 402-ФЗ для целей бухгалтерского учета;
• первичный учетный документ для оформления факта хозяйственной жизни в виде передачи товаров (работ, услуг, имущественных прав) в соответствии с требованиями Закона № 402-ФЗ (с набором реквизитов, удовлетворяющим требованиям к показателям первичного учетного документа).

Указанный выше перечень документов представляет собой документы, оформляющие массовые операции передачи товаров, работ, услуг, имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому хозяйствующему субъекту. Фактически этих документов достаточно для всех случаев передачи между хозяйствующими субъектами любых видов ценностей.

Универсальность разрабатываемых форматов определяется включением в них элементов «свободных полей», которые могут заполняться налогоплательщиками наименованиями любых учитывающих специфику оформляемого события дополнительных реквизитов (50 символов) и значениями этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, реализующего возможность отражения в документе более полной информации о факте хозяйственной жизни.

В ранее рекомендованных ФНС России форматах Товарной накладной (ТОРГ-12) и Акта приемки-сдачи работ предусмотрены аналогичные возможности (до 2000 символов с возможностью использования отдельного файла).

---