Письмо ФНС России от 14.12.2023 № Д-5-19/61@

«О личном приеме и обслуживании налогоплательщиков»

(вместе с «Типовыми рекомендациями по осуществлению функций администратора операционного зала»)

Федеральная налоговая служба, по результатам проведения мониторинга качества обслуживания налогоплательщиков в территориальных налоговых органах (далее — ТНО), указывает УФНС России по субъектам Российской Федерации на необходимость использования сотрудниками ТНО, осуществляющими прием и обслуживание налогоплательщиков, возможности перевода в другую очередь налогоплательщиков, получивших посредством программно-аппаратного комплекса автоматизации обслуживания граждан и организаций (далее — СУО) талона на неверно выбранную услугу самостоятельно, используя специальное программное обеспечение СУО.

Действующие настройки СУО производятся в соответствии с типовым техническим заданием, доведенным до УФНС России по субъектам Российской Федерации письмом Управления стандартов и международного сотрудничества от 17.03.2017 № 17-6-03/0025@.

Указанными настройками предусмотрено осуществление перевода налогоплательщика в другие очереди, в том числе в специальную очередь. Программа и методика проведения испытаний полноты выполненных настроек СУО включает проверку корректного перенаправления обслуживаемого налогоплательщика в другое окно и смену услуги. При этом налогоплательщик сохраняет статус приоритетного обслуживания, в случае совпадения идентификационных данных о налогоплательщике, но неверно выбранной услугой.

В дополнение к изложенному ФНС России поручает организовать работу администраторов операционного зала в ТНО в части выполнения функций по распределению потоков налогоплательщиков и оказания помощи при выборе заявителем корректной услуги в СУО и реализовать выполнение комплексных мер по организации личного приема и обслуживания налогоплательщиков, включающего:

1. Назначение в подведомственных территориальных налоговых органах ответственных должностных лиц, в обязанности которых будут входить функции администратора операционного зала (далее — администратор зала) в соответствии с типовым приказом о назначении администраторов зала (приложение № 1);

2. Организацию изучения администраторами зала должностных обязанностей и полномочий администратора зала (приложение № 2), типовых рекомендаций по осуществлению функций администратора зала (приложение № 3) и методических материалов по развитию клиентоориентированных навыков и умений в профессиональной деятельности сотрудников налоговых органов, размещенных на Интернет-портале ФНС России;

3. Обеспечение присутствия во всех подведомственных территориальных налоговых органах администраторов зала (при необходимости к работе могут быть привлечены дополнительные администраторы зала), а также контроль за ежедневной регистрацией администраторов зала в информационном ресурсе «Онлайн-запись на прием в инспекцию» для мониторинга в режиме онлайн-работы администраторов залов.

На основании изложенного Федеральная налоговая служба поручает УФНС России по субъектам Российской Федерации организовать работу территориальных налоговых органов в соответствии с настоящим письмом, а также взять на контроль работоспособность инфоматов (информационных терминалов) со справочно-правовыми системами и программными продуктами ФНС России, нестабильная работа которых была отмечена в ходе указанного мониторинга.

Письма ФНС России от 14.03.2014 № ММВ-20-6/26@ и 07.05.2019 № ГД-4-19/8611@ отменены в связи с выходом настоящей директивы.

«»		«»			N

О назначении должностных лиц (ИФНС России, МИФНС России), выполняющих функции администратора операционного зала

В целях реализации комплексных мер, направленных на повышение качества организации личного приема и обслуживания налогоплательщиков (их представителей) в помещениях (ИФНС России, МИФНС России), предназначенных для личного приема и обслуживания налогоплательщиков приказываю:

1. Назначить администраторов операционного зала из числа сотрудников структурного подразделения, ответственного за организацию приема налогоплательщиков (перечисление ФИО и должностей. Назначаются сотрудники, занимающие должность не ниже старшего государственного налогового инспектора).

2. Внести в должностные регламенты перечисленных в пункте 1 настоящего приказа лиц должностные обязанности и полномочия, в соответствии с приложением № 1 к данному приказу. Действие указанных обязанностей и полномочий ограничить временным периодом, отраженным в графике работы администратора зала.

3. Начальнику структурного подразделения, в компетенцию которого входит организация приема налогоплательщиков:

обеспечить ежемесячное составление графика работы администратора операционного зала за 10 дней до начала месяца;

довести до должностных лиц, указанных в пункте 1 настоящего приказа, типовые рекомендации по осуществлению функций администратора операционного зала, в соответствии с приложением № 2 к настоящему приказу;

обеспечить регистрацию должностных лиц, указанных в пункте 1 настоящего приказа, в интерактивном сервисе «Онлайн запись на прием в инспекцию».

4. Ответственность за организацию приема и обслуживания налогоплательщиков, в том числе, контроль за исполнением должностных обязанностей лицами, указанными в пункте 1 настоящего приказа, возложить на заместителя начальника (ИФНС России, МИФНС России, ФИО).

Исходя из задач и функций, определенных для сотрудников территориальных налоговых органов, выполняющих функции администратора зала (далее — администратор зала), на них возлагаются следующие должностные обязанности и полномочия:

1. Контролирует:

нахождение в операционном зале должностных лиц территориального налогового органа, осуществляющих прием и обслуживание налогоплательщиков в операционном зале, перераспределение в течение дня их количества;

соблюдение сроков, установленных законодательством в части ожидания налогоплательщиков в очереди. Принимает решение об открытии/закрытии дополнительных окон приема налогоплательщиков и оперативно привлекает сотрудников всех отделов, предварительно доведя информацию о принятом решении до начальников соответствующих отделов (лиц их замещающих) о необходимости привлечения дополнительных работников для приема налогоплательщиков в операционном зале.

При необходимости, в дни наибольшей загрузки, привлекает к работе дополнительных сотрудников территориального налогового органа, за которым также закреплены функции администратора зала:

качество приема налогоплательщиков сотрудниками инспекции, культуру их общения и поведения, уважительного отношения к налогоплательщикам;

приоритетность приема налогоплательщиков, записавшихся через сервис «Онлайн запись на прием в инспекцию»;

соблюдение порядка и требований к помещениям для личного приема и обслуживания налогоплательщиков;

работу информационных киосков и компьютеров общего доступа со справочно-правовыми системами и программными продуктами ФНС России.

При необходимости информирует ответственных сотрудников отдела информационных технологий о проблемах в работе системы управления очередью (далее — СУО), информационных киосков и компьютеров общего доступа.

2. Совместно с начальниками (лицами их замещающими) всех структурных подразделений территориального налогового органа, осуществляющих прием и обслуживание налогоплательщиков в операционном зале, организует обеспечение приема и обслуживания налогоплательщиков по продленному графику, в соответствии с Административным регламентом Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов и налоговых агентов о действующих налогах, сборах и страховых взносах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов, сборов и страховых взносов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов), утвержденным приказом ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@.

3. Осуществляет информирование налогоплательщиков по вопросам общего характера, таким как:

о порядке и сроках предоставления государственных услуг и исполнения функций ФНС России, осуществляемых структурными подразделениями территориального налогового органа;

о правилах работы с СУО, о перечне услуг и о возможностях интерактивного сервиса «Онлайн-запись на прием в инспекцию». При необходимости, оказывает помощь налогоплательщикам;

о возможностях и порядке работы с Интернет-сервисами ФНС России;

о месторасположении и графике работы окон (кабинетов) приема и обслуживания налогоплательщиков, местонахождении и графике работы вышестоящих органов;

о расположении информационных ресурсов (стендов, стоек, информационных папок, информационных киосков, компьютеров общего доступа) с актуальной и исчерпывающей информацией;

о проводимых инспекцией мероприятиях (семинарах, круглых столах, иных акциях) и местах их проведения;

о возможностях работы с информационными киосками и компьютерами общего доступа со справочно-правовыми системами и программными продуктами ФНС России;

о возможностях официального Интернет-сайта ФНС России;

по иным общим вопросам.

4. Своевременно принимает меры к предотвращению возникновения конфликтных ситуаций и/или к их урегулированию. При необходимости обращается за помощью в решении проблемных вопросов к компетентным сотрудникам соответствующих структурных подразделений или к заместителю начальника территориального налогового органа, ответственному за организацию личного приема и обслуживания налогоплательщиков.

5. Оперативно доводит до заместителя начальника территориального налогового органа, ответственного за организацию личного приема и обслуживания налогоплательщиков, информацию о каждом факте нетактичного поведения, грубости, формализма и хамства по отношению к налогоплательщикам.

6. Обобщает и представляет информацию о качестве организации приема налогоплательщиков заместителю начальника территориального налогового органа, ответственного за организацию личного приема и обслуживания налогоплательщиков.

7. На основе анализа замечаний и предложений налогоплательщиков, подготавливает предложения по повышению качества личного приема и обслуживания налогоплательщиков заместителю начальника территориального налогового органа, ответственному за организацию личного приема и обслуживания налогоплательщиков.

8. Принимает участие в составлении графика работы администраторов зала.

9. Осуществляет мониторинг помещений для личного приема и обслуживания налогоплательщиков на предмет ведения несанкционированной фото-видеосъемки, в том числе представителями СМИ, и информирование руководства инспекции о вышеуказанных фактах.

Раздел I. Подготовка к осуществлению обслуживания налогоплательщиков администратором зала.

Подготовка к осуществлению обслуживания налогоплательщиков администратором зала включает:

1. Обязательную регистрацию в информационном сервисе «Онлайн-запись на прием в инспекцию»;

2. Осмотр помещений для приема и обслуживания налогоплательщиков на предмет соблюдения порядка и соответствия установленным требованиям:

наличие в информационных ресурсах (стендах, стойках, информационных папках, информационных киосках, компьютерах общего доступа) актуальной и исчерпывающей информации;

отсутствие информации на окнах приема и обслуживания налогоплательщика в операционном зале (за исключением № окна);

отсутствие в помещениях для приема и обслуживания налогоплательщиков лишней информации, подготовленной по инициативе сотрудников налогового органа («Дверями не хлопать», «Юридические лица здесь не обслуживаются», «Справок не даем», «Обед с 13 до 14» и т.д.);

отсутствие рекламной информации коммерческих фирм (за исключением информации о сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи);

актуальность навигационной информации о предоставлении государственных услуг и исполнении функций ФНС России;

соблюдение порядка и чистоты в помещениях, предназначенных для приема и обслуживания налогоплательщиков в соответствии с требованиям к помещениям;

проверка работоспособности системы управления очередью, информационных киосков и компьютеров общего доступа и информирование ответственных сотрудников отдела информационных технологий, в случае выявления проблема в работе вышеуказанных ресурсов;

3. Соблюдение основных требований к внешнему виду администратора зала.

Администратору зала рекомендуется носить форменную одежду.

При отсутствии форменной одежды, администратору зала следует носить костюмы (платья) спокойных тонов и обувь строгого делового стиля. Информация о фамилии, имени, отчестве и должности администратора зала должна быть размещена на личной информационной табличке (бейдже).

Раздел II. Осуществление обслуживания налогоплательщиков администратором зала.

При обращении налогоплательщика администратор зала должен соблюдать следующие основные правила делового общения:

• при необходимости поприветствовать и предложить помощь обратившемуся к нему налогоплательщику (например: «Здравствуйте, чем я могу Вам помочь?»);
• в процессе беседы проявлять вежливость, внимательность, тактичность, доброжелательность, объективность, желание помочь налогоплательщику;
• выслушать налогоплательщика и уяснить суть изложенной проблемы, при необходимости задать уточняющие вопросы;
• излагать объяснения в понятной форме, исключающей возможность их ошибочного или двоякого понимания;
• если требуется, повторить и разъяснить смысл сказанного;
• избегать «параллельных» разговоров;
• особое внимание уделять налогоплательщикам с ограниченными возможностями по здоровью, преклонного возраста, ветеранам, оказывать необходимую им помощь.

В общении с налогоплательщиками со стороны администратора зала недопустимы:

• любого вида высказывания и действия дискриминационного характера в отношении признаков пола, возраста, расы, национальности, языка, гражданства, социального, имущественного или семейного положения, политических или религиозных предпочтений;
• высокомерный тон, грубость, заносчивость, некорректность замечаний;
• споры, дискуссии и действия, препятствующие нормальному общению.

Ответ налогоплательщику должен быть максимально информативным, подробным (если в этом есть необходимость). Все разъяснения должны даваться в вежливой корректной форме.

После выяснения сути проблемы, изложенной налогоплательщиком, администратор зала должен направить (либо проводить) налогоплательщика к специалисту, компетентному в данном вопросе, либо к соответствующему информационному ресурсу (стенд, стойка, информационные папки, информационный киоск, компьютер общего доступа, терминал системы управления очередью).

При общении с налогоплательщиками администратор зала должен проявлять выдержку и быть готовым к неадекватному поведению со стороны налогоплательщика, в том числе проявлению агрессии.

В случае конфликтного поведения со стороны налогоплательщика администратору зала необходимо принять меры для выстраивания конструктивного диалога, после выяснения причин конфликта, спокойно разъяснить ему порядок решения вопроса и/или принять соответствующие меры по решению вопроса.

Если налогоплательщик ведет себя агрессивно, позволяет грубые и нецензурные высказывания администратор зала вправе отказать ему в дальнейшей работе, пригласив для разъяснения и устранения конфликтной ситуации начальника/заместителя начальника структурного подразделения, отвечающего за работу с налогоплательщиками. Отказ, не смотря на сложность и двусмысленность ситуации, должен быть выполнен в корректной форме (например: «Простите, но, к сожалению, я не смогу продолжить работу с Вами. Надеюсь, что ваш вопрос сможет решить начальник отдела работы с налогоплательщиками, которого я приглашу сюда прямо сейчас»).

Исключение составляют ситуации, в которых со стороны налогоплательщика в адрес сотрудников налоговых органов, осуществляющих личный прием и обслуживание налогоплательщиков, исходят прямые угрозы жизни и здоровью. В соответствии с пунктом 17 статьи 14 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ, гражданский служащий имеет право на государственную защиту своих жизни и здоровья, жизни и здоровья членов своей семьи, а также принадлежащего ему имущества. Поэтому, руководствуясь вышеупомянутым Федеральным законом, а также приказами ФНС России от 14 декабря 2010 г. № ММВ-7-4/707@ «Об организации охраны объектов центрального аппарата ФНС России, территориальных органов ФНС России, федеральных государственных учреждений и федерального государственного унитарного предприятия, находящихся в ведении ФНС России», от 9 ноября 2011 г. № ММВ-7-4/738@ «Об утверждении Концепции обеспечения собственной безопасности Федеральной налоговой службы», при возникновении вышеуказанной ситуации, администратор зала имеет право обратиться за помощью к сотрудникам вневедомственной охраны при органах внутренних дел Российской Федерации, полиции. Не позднее следующего дня, администратор зала обязан доложить о сложившейся ситуации заместителю начальника территориального налогового органа, ответственному за организацию личного приема и обслуживания налогоплательщиков.

Раздел III. Завершение осуществления обслуживания налогоплательщиков администратором зала.

После окончания обслуживания налогоплательщиков администратор зала должен произвести осмотр помещений для приема и обслуживания налогоплательщиков на предмет соответствия помещений для приема и обслуживания налогоплательщиков требованиям пункта 2 раздела I настоящего документа.

После того, как администратор зала убедится в соответствии помещений для личного приема и обслуживания налогоплательщиков установленным требованиям, он завершает работу в информационном сервисе «Онлайн-запись на прием в инспекцию».

---