Письмо Росархива от 30.11.2023 № 7/3388-III

<О применении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77>

Управление комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Федерального архивного агентства (Росархив) рассмотрело обращение и сообщает следующее.

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Минюстом России 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119) (далее — Правила) установлен порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования, а также обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, и других архивных документов.

1. Приложенные к Правилам формы документов являются рекомендуемыми.

Указанные формы могут применяться как с полным воспроизведенном всех полей и реквизитов, так и с некоторыми изменениями, не противоречащими законодательству Российской Федерации. Могут быть изменены: шрифт, интервалы и т.д. согласно требованиям локальных нормативных актов конкретной организации. Кроме того, могут быть исключены отдельные реквизиты, не используемые конкретной организацией. Например, реквизит «гриф утверждения», расположенный в нижнем правом углу Приложения № 9 к Правилам «Опись дел постоянного хранения», не применяется в случае, если организация не выступает источником комплектования государственного (муниципального) архива и не представляет описи дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.

Требования по формированию и оформлению дел установлены пунктами 48 - 53, 55 - 61 Правил. Обращаем внимание, что «ГОСТ 17914-72. Государственный стандарт Союза ССР. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», введенный постановлением Госстандарта СССР от 17 июля 1972 г. № 1411, носит рекомендательный характер.

2. Начало действия Правил - 17 сентября 2023 г. То есть с указанного момента в организациях Российской Федерации начинается процедура внедрения Правил. Организациями должна проводиться работа по актуализации локальных нормативных актов по вопросам работы с архивными документами, а также приведению учетных, описательных и других форм в соответствие с положениями Правил. Обращаем внимание, что рекомендуемые формы, приложенные к Правилам, подверглись незначительному изменению по сравнению с формами, приложенными к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (отменен приказом Минкультуры России от 8 августа 2023 г. № 2367) (далее — Правила, утвержденные приказом Минкультуры России № 526).

Оформленные и утвержденные в установленном порядке документы (описи, акты, номенклатуры дел и т.д.) до вступления в силу Правил переоформлению не подлежат.

Дополнительно информируем, что в настоящее время Росархивом проводится работа по внесению изменений в ряд нормативных правовых актов в части приведения их в соответствие с Правилами. Изменения вносятся в:

• Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа;
• Примерное положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа;
• Примерное положение об экспертной комиссии организации;
• Примерное положение об архиве организации, а также в ряд других нормативных правовых актов.

Росархивом планируется разработка Методических рекомендаций к Правилам.

3. После издания Указа Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» Федеральное архивное агентство подчинено Президенту Российской Федерации, получило полномочия нормотворческой деятельности, соответственно в настоящее время завершается актуализация нормативных правовых актов, принятых до 2016 года.

В рамках указанных процедур проводилась работа по актуализации Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526.

Правилами уточнен порядок проведения экспертизы ценности, определен ее предмет, установлены критерии экспертизы ценности архивных документов с целью отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Введена обязанность организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, представлять на утверждение экспортно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных учреждений:

проекты описей дел по личному составу, подготовленные источниками комплектования, а также составленные архивом по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

проекты описей дел по личному составу ликвидированных организаций;

проекты номенклатуры дел;

акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;

акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации;

проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Пунктом 31 Правил установлена норма, регламентирующая порядок уничтожения документов, в том числе, содержащих персональные данные, имеющих пометку «Для служебного пользования», а также содержащих информацию ограниченного доступа. Так, документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов (пункт 31 Правил).

Правила дополнены положениями, регламентирующими порядок организации хранения, комплектования, учета электронных архивных документов, а также порядок подготовки дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы, к передаче в архив организации (Глава X. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов; Глава XI. Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов).

---