Письмо Росархива от 31.08.1998 № 5/695-Тр

<Об организации и совершенствовании работы по проверке наличия и розыску дел>

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПИСЬМО

от 31 августа 1998 г. № 5/695-Тр

Направляем информационно-методическое письмо «Об организации и совершенствовании работы по проверке наличия и розыску дел», подготовленное отделом обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов Росархива по рекомендации Комиссии Росархива по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел в федеральных архивах и центрах хранения документации. Полагаем целесообразным с учетом подходов, определенных в письме, рассмотреть состояние этой работы на дирекциях государственных архивов, коллегиях архивных органов, рабочих совещаниях специалистов архивных учреждений. В случае необнаружения уникальных документов и редких книг в обязательном порядке информировать соответствующие органы.

Заместитель Руководителя Росархива В. П. Тарасов

Приложение 1 к письму Росархива от 31 августа 1998 г. № 5/695-Тр

ИНФОРМАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ РАБОТЫ ПО ПРОВЕРКЕ НАЛИЧИЯ И РОЗЫСКУ ДЕЛ

Архивные учреждения России во исполнение решения Президиума Правительства Российской Федерации от 6 февраля 1997 года «О состоянии и мерах по сохранению музейного, библиотечного и архивного фондов», соответствующего решения коллегии Федеральной архивной службы России от 26 февраля 1997 года провели проверки организации учета и режима хранения архивных фондов. В комплексе мер по улучшению положения на этих направлениях одно из важных мест занимает проверка наличия и состояния документов. Как известно, особое внимание этой работе уделялось в 70-е — 80-е годы, когда во всех государственных архивах РСФСР была проведена сплошная проверка наличия дел. В последующий период архивы приступили к проведению плановой цикличной проверки наличия в сроки, определенные в «Изменениях и дополнениях к Основным правилам работы государственных архивов» (М., 1991):

• по фондам I категории — один раз в 10 лет;
• по фондам II категории — один раз в 15 лет;
• по фондам III категории — один раз в 20 лет;
• особо ценных документов — один раз в 10 лет. Несмотря на трудоемкость, проверка наличия является наиболее эффективным методом решения взаимосвязанных задач по уточнению объема находящихся на хранении документов, выявлению и устранению недостатков в их учете и организации хранения, выявлению и розыску необнаруженных дел, учету документов, требующих улучшения их физического состояния. В среднем по России ежегодно в плановом порядке проверяется наличие и состояние свыше 4 млн. ед. хр. документов только на бумажной основе. Практикуется проведение как сплошной постеллажной проверки наличия дел, что характерно прежде всего для муниципальных архивов (Республика Бурятия, Омская, Челябинская области и др.), так и цикличной. При этом государственные архивы в соответствии с требованиями «Изменений и дополнений к Основным правилам работы государственных архивов» (М., 1991) на основе анализа состояния работы по учету и хранению архивных фондов, результатов предыдущих проверок наличия изменяют сроки цикличности проверки отдельных фондов или групп фондов после обсуждения на совещательном органе архива и утверждения перечня фондов со сроками проверки руководством архива. Широкое распространение получила практика проверки наличия дел, выданных из архивохранилищ за определенный хронологический период времени. В обязательном порядке проверяется наличие дел после перемещения архивных документов в другое здание или хранилище, в случае чрезвычайных ситуаций. Значительная работа по проверке наличия проведена центрами хранения документации и хранилищами, созданными на базе бывших партийных архивов, что позволило не только уточнить количественные характеристики их фондов, но и уяснить состав и качество учетно-справочного аппарата, организовать учет физического состояния дел, принять меры по возвращению документов, выданных во временное пользование. В результате, например, Центр документации новейшей истории Волгоградской области возвратил в фонды 88 из 120 дел, выданных парткомиссиям не только в различные города России, на и в бывшие союзные республики. В целях улучшения организации проверки наличия, повышения качества ее проведения практикуется рассмотрение хода и итогов этой работы на коллегиях архивных органов, дирекциях госархивов, совещаниях работников архивных учреждений, занятиях по повышению квалификации, в том числе для работников муниципальных архивов (Республика Бурятия, Оренбургская, Псковская, Тамбовская области). Хорошая методическая база на этом направлении создана в архивных учреждениях Нижегородской, Свердловской, Ярославской и др. областей. Однако имеются и серьезные недостатки. Планы проверки наличия в ряде архивов не пересматриваются по многу лет, составляются без учета ранее проделанной работы, интенсивности использования фондов. Имеют место факты длительной незавершенности работ по отдельным фондам, небрежного оформления листов и актов проверки наличия. Эффективность работы зачастую снижает несоблюдение методики проведения проверки, которая в обязательном порядке должна начинаться с выверки учетных документов по фонду. Серьезную тревогу вызывает наличие значительного количества необнаруженных дел, на что особое внимание обратила коллегия Росархива в решении от 26 ноября 1997 года «О результатах проверки организации учета и режима хранения архивных фондов в федеральных архивах и центрах хранения документации». По неполным данным (ряд архивных органов не представил необходимые сведения, в том числе по муниципальным архивам), в архивах числится свыше 17 тыс. таких дел (свыше 3,7 тыс. ед. хр. — в федеральных и 13,6 тыс. ед. хр. — в региональных архивах). Среди необнаруженных — документы на различных носителях, в том числе фотодокументы; по фондам бывших партийных архивов числятся в розыске личные и персональные дела. Значительным остается количество необнаруженных дел в архивах Республики Бурятия, Брянской, Ивановской, Иркутской, Ленинградской, Московской, Нижегородской, Новосибирской, Пермской, Ростовской, Саратовской, Свердловской, Ульяновской, Читинской областей, г. Москвы. Только в ЦХСД, РГАНТД, РГАКФД, ЦИА Москвы, ЦГА Республики Северная Осетия — Алания, ЦДНИ Ульяновской области не выявлено необнаруженных дел. Эффективность проверки наличия во многом определяется результатами розыска необнаруженных дел. Ряд архивов успешно проводят эту работу (Республики Алтай, Коми, Саха (Якутия), Татарстан, Приморский край, Ивановская, Иркутская, Курганская, Новосибирская, Псковская, Тверская, Рязанская, Ярославская области). Всего в 1997 году, по поступившим сведениям, было найдено почти 2,0 тыс. ранее необнаруженных дел. Работа по розыску, как правило, начинается с дополнительного изучения дел фондов, проверки правильности итоговой записи к описи, по которой числятся необнаруженные дела. При необходимости изучаются акты выдачи документов во временное пользование, протоколы экспертных комиссий, годовые отчеты архивов. Особое внимание обращается на фонды, по которым проводилась перешифровка дел. В случае выявления в ходе проверки наличия неописанных документов, проверяется, не значатся ли они в числе отсутствующих (особенно, если у дел утрачена обложка). Имеют место факты выявления числившихся необнаруженными дел среди изолированных документов, требующих дезинфекции, неформатных дел, изъятых из основного массива документов без необходимых отметок в топографическом указателе о новом месте их хранения. К работе по розыску необнаруженных дел привлекаются работники отделов ведомственных архивов. Просматриваются разделы описей дел данного фонда, еще находящихся на ведомственном хранении, с тем, чтобы проверить не были ли ошибочно включены в них числящиеся необнаруженными дела. Наблюдаются случаи, когда количество необнаруженных дел неоправданно увеличивается за счет неправильного внесения и учета в описи так называемых «переходящих дел», заведенных за несколько лет и ошибочно включаемых за самостоятельными номерами в каждый годовой раздел описи. Результаты розыска оформляются в установленном порядке. При этом как ошибочная должна быть оценена существующая в некоторых архивах практика вычеркивания обнаруженных дел из листа и акта проверки наличия, которые должны оставаться неизмененными. Если в ходе розыска дело найдено, составляется справка с обязательным указанием его места обнаружения, на основании которой вносятся соответствующие данные в картотеку необнаруженных дел. По итогам розыска в обязательном порядке проводится анализ причин необнаружения дел для принятия мер по их устранению. Как следует из направлений розыска, в большинстве случаев такими причинами являются ошибки в учете, несвоевременное и неполное отражение в учетных документах результатов работы с фондами, особенно при приеме на государственное хранение. Имеют место факты, когда числящиеся по учетным документам дела (иногда свыше 400 ед. хр.) вообще не поступали в архив. Значительный объем из числа найденных дел числились необнаруженными из-за их неправильной подкладки. В числе причин — некачественное ведение топографических указателей, неиспользование карт-заместителей, отсутствие должного контроля за своевременным возвратом документов в архивохранилище, нерегулярность выверки книг выдачи дел, отказ от практики опечатывания коробок и др. Результаты анализа причин необнаружения, как правило, рассматриваются на заседаниях дирекций государственных архивов, которые намечают меры по улучшению организации хранения и учета документов. Для решения вопроса о снятии с учета дел, пути розыска которых исчерпаны, документы по итогам проверки наличия фондов представляются на рассмотрение соответствующих комиссий архивных органов. В ряде регионов такие комиссии действуют достаточно активно, оказывая существенное влияние на состояние работы на этом участке. Заслуживает положительной оценки действенная работа комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел архивного управления администрации Омской области, которая в соответствии с годовыми планами работы за период с 1991 года провела 20 заседаний, в том числе выездное расширенное заседание, на котором рассмотрены результаты проверки наличия фондов в Тарском филиале облгосархива. В работе комиссии принимали участие глава администрации Тарского района и заведующие архивными отделами районов, передающих документы на постоянное хранение в филиал. Строго контролируется комиссией полнота и качество поступивших на рассмотрение документов, тщательно оценивается обоснованность предложений архивов по списанию необнаруженных дел, аргументированность оправдательных документов, восполнимость информации, содержащейся в утраченных документах, другими документами архива. Работа комиссии оформляется протокольно. Выписка из протокола заседания комиссии, утвержденного руководителем архивного органа, является основанием для издания директором госархива приказа о снятии с учета дел, числящихся необнаруженными, на основании которого в соответствии с актом о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, вносятся изменения в учетные документы. В муниципальных архивах необнаруженные дела снимаются с учета на основании указанного акта, утвержденного архивным органом. Детальное рассмотрение материалов обеспечивают комиссии архивных органов Вологодской, Волгоградской областей; последняя, например, в 1997 году вернула на доработку справки и акты 7 муниципальных архивов. В ряде регионов функции комиссий по подведению итогов проверки наличия возложены на ЭПК архивного органа, как, например, в Тамбовской области. Вместе с тем в работе комиссий по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел некоторых архивных органов имеются серьезные недостатки. В отдельных случаях комиссии разрешают списывать документы без достаточных на то оснований. Имеют место факты, когда ранее снятые с учета дела находятся в ходе проведения архивных работ. Во многих случаях не отвечает предъявляемым требованиям качество направляемых в комиссии материалов, особенно справок о проведении розыска дел. Они не всегда содержат такие необходимые сведения, как история фонда, виды работ, которые проводились с его документами, пути розыска, предполагаемые причины отсутствия дел и т.д., без чего невозможно оценить полноту и всесторонность проведенного розыска и принять обоснованное решение. В актах о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, вопреки нормативным требованиям не всегда указывается, чем может быть восполнено содержание утраченных документов. Необходимо также отметить, что отдельные архивные органы слабо анализируют итоги работы по проверке наличия и розыску дел, некоторые из них, судя по противоречивой информации, представленной в Росархив, вообще не располагают точными данными об объемах необнаруженных дел и их составе. Улучшение качества и повышение эффективности всего комплекса работ по проверке наличия, и в первую очередь, активизация розыска необнаруженных дел, устранение причин их отсутствия, усиление контроля за этой работой признано решением коллегии Росархива от 26 ноября 1997 года задачей первостепенной важности.

Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов Росархива

Приложение 2 к письму Росархива от 31 августа 1998 г. № 5/695-Тр

ПРИМЕРНЫЙ ПЛАН АНАЛИЗА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ПО ПРОВЕРКЕ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОНДОВ, РОЗЫСКУ НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ

1. Планирование, подходы к определению ежегодных объемов работы и состава фондов, намечаемых к проверке; преемственность в проведении этой работы с организацией и результатами предыдущих проверок наличия фондов; применяемые виды проверки наличия (сплошная постеллажная, цикличная, выборочная дел, выданных из хранилищ за определенный хронологический период времени, их сочетание). Другие вопросы организации работы — распределение обязанностей между сотрудниками, нормирование, формы и методы контроля за ходом и качеством проверки наличия и состояния фондов. Рассмотрение хода и результатов этой работы на дирекции госархива.

2. Методическое обеспечение работы, наличие и качество методических разработок архива, подготовленных с учетом объема хранящихся дел, особенностей их состояния и состава, специфики организации хранения и учета фондов.

3. Подготовка к проверке наличия фондов, в том числе проведение выверки учетных документов, характер выявленных ошибок.

4. Проведение проверки наличия и состояния дел, оформление ее результатов, в том числе:

• качество документирования работы, соблюдение требований правил в части составления актов, листов проверки наличия и состояния дел, актов о технических ошибках в учетных документах, своевременность их утверждения руководством архива;
• учет фондов и дел, прошедших проверку наличия, необнаруженных дел;
• учет физического состояния дел по результатам проверки наличия;
• проведение в ходе проверки наличия работ по улучшению хранения документов (замена ярлыков, обеспыливание и др.);
• практика опечатывания коробок с документами малоиспользуемых фондов.

5. Количественные характеристики объема проделанной работы (за определенный хронологический период по определенной группе фондов): — проверено... — выявлено... — технических ошибок (+)...(-)... — неучтенных и неописанных дел... — не обнаружено... — найдено... — предлагается к списанию, в том числе... особо ценных дел.

6. Розыск необнаруженных дел, объем и эффективность использования бюджета рабочего времени, затрачиваемого на эту работу, результаты розыска. Имеют ли место факты необнаружения дел, числящихся снятыми с учета по результатам предыдущих проверок.

7. Обеспечение порядка представления документов по результатам проверки наличия и состояния фондов в орган управления архивным делом для решения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел; качество составления справок по результатам розыска; меры по восполнению информации, содержащейся в необнаруженных делах, включение соответствующих сведений в акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

8. Своевременность и качество внесения изменений в учетные документы по результатам проверки наличия и состояния фондов, обеспечение достоверности и сбалансированности их показателей.

9. Меры, принятые по результатам проделанной работы в части устранения причин необнаружения дел, улучшения организации хранения и учета архивных фондов, их физического состояния.

10. Выводы и предложения.

---