Скачать PDF

Письмо Росархива от 23.08.2007 № 5/1617-Т

№ 5/1617-Т от 23.08.2007Действующий акт

Актуально на 07.11.2026.

Как цитировать: <Письмо> Росархива от 23.08.2007 N 5/1617-Т. 5/1617-Т. 23.08.2007. https://bukva.ai/docs/pismo-51617-t

<Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2007 и качестве составления паспортов>

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО

от 23 августа 2007 г. № 5/1617-Т

Направляем информационно-методическое письмо «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2007 и качестве составления паспортов» для использования в работе по анализу состояния архивного дела, определению показателей основных направлений деятельности архивов, решению других организационных, а также методических вопросов.

В. П. Тарасов

Приложение к письму Росархива от 23 августа 2007 г. № 5/1617-Т

ИНФОРМАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО «ОБ ИТОГАХ ПАСПОРТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ, МУЗЕЕВ И БИБЛИОТЕК, ОРГАНИЗАЦИЙ РАН ПО СОСТОЯНИЮ НА 01.01.2007 И КАЧЕСТВЕ СОСТАВЛЕНИЯ ПАСПОРТОВ»

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации организована очередная паспортизация государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук по состоянию на 01.01.2007 <1>.

<1> Паспортизация проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2004.

По итогам проведенной работы в Росархив поступили паспорта от федеральных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, за исключением Республики Ингушетия и Чеченской Республики, а также от федеральных музеев и библиотек и Архива Российской академии наук. Анализ итогов паспортизации характеризуется следующими данными.

Состав и объем документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов <2>

<2> Далее — документов.

Общий объем документов, хранящихся в названных организациях, — более 245,4 млн. ед. хр., в том числе по неполным данным в хранилищах государственных музеев и библиотек сосредоточено около 9,7 млн. ед. хр., в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук — почти 2,8 млн. ед. хр. Объем документов, сосредоточенных в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, увеличился почти на 19,0 млн. ед. хр. или на 8% и насчитывает свыше 232,9 млн. ед. хр., в том числе:

  • в федеральных архивах хранится 41,6 млн. ед. хр. (увеличение на 2%);
  • в государственных архивах субъектов Российской Федерации — 135,6 млн. ед. хр. (увеличение на 4%);
  • в муниципальных архивах — 55,7 млн. ед. хр. (увеличение на 22%). Динамика роста объемов документов, хранящихся в этих архивах за период с 1998 г., отражена в приложении 1 (не приводится). Структура распределения документов по федеральным, государственным архивам субъектов Российской Федерации и муниципальным архивам характеризуется следующими данными:
  • в федеральных архивах хранится 18% от общего объема документов;
  • в государственных архивах субъектов Российской Федерации — 58%;
  • в муниципальных архивах — 24%. Наиболее активно комплектуются муниципальные архивы, доля документов которых в общем объеме архивных фондов государственных и муниципальных архивов за период с 2001 г. выросла на 6%, а за последнее трехлетие — на 4%. В течение последних 10 лет практически остается без изменений структура состава архивных документов по видам основы:
  • документы на бумажной основе составляют 97,2% от общего количества;
  • кинодокументы — 0,13%;
  • фотодокументы — 2,5%;
  • фонодокументы — 0,12%;
  • микроформы на правах подлинников — 0,03%;
  • видео- и электронные документы — менее одной сотой процента. Несмотря на активное внедрение информационных технологий в делопроизводственную практику организаций электронные документы поступают на хранение в незначительных количествах. За период с 2004 г. объем таких документов увеличился всего на 573 ед. хр. и составляет чуть более 6,6 тыс. ед. хр. Основной их массив (5,9 тыс. ед. хр.) хранится в РГАНТД. Структура состава документов на бумажной основе характеризуется следующими данными:
  • управленческая документация — 72,8%;
  • документы по личному составу — 23,6%;
  • научно-техническая документация — 2,3%;
  • документы личного происхождения — 1,3%. При этом за последние 10 лет доля управленческой документации в общем объеме документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, снизилась на более чем 5%, а доля документов по личному составу соответственно выросла на 5%. В абсолютных цифрах за период с 1998 г. количество документов по личному составу возросло на 18,0 млн. дел в основном за счет приема этих документов в муниципальные архивы. Наблюдается тенденция роста приема на постоянное хранение научно-технической документации. За последнее трехлетие ее объем вырос на 367,0 тыс. ед. хр., что на 7% превышает показатель предыдущей паспортизации. Значительные объемы НТД хранятся в госархивах г. г. Москвы (542,0 тыс. ед. хр.), Санкт-Петербурга (314,5 тыс. ед. хр.), Республики Башкортостан (48,8 тыс. ед. хр.), Ростовской области (42,7 тыс. ед. хр.), а также муниципальных архивах Красноярского края (17,8 тыс. ед. хр.), Свердловской области (14,1 тыс. ед. хр.). Динамика роста объемов различных видов документов на бумажной основе за период с 1998 г. отражена в приложениях 2 — 5 (не приводятся). Активно осуществляется комплектование аудиовизуальной документацией муниципальных архивов, объем которой за истекшие три года возрос более чем на 60,3 тыс. ед. хр. (на 10%). Несмотря на нехватку площадей продолжается рост объема архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архивы. Количество таких документов по сравнению с данными предыдущей паспортизации возросло на 31% и составляет почти 1,9 млн. ед. хр., при этом 54% — документы по личному составу. Прием такого рода документов обусловлен необходимостью зарабатывания внебюджетных средств, что является весьма актуальным в условиях сложного материально-технического положения многих государственных и муниципальных архивов. Количество учтенных особо ценных документов со времени предыдущей паспортизации возросло на 4% и составляет более 9,9 млн. ед. хр., в том числе:
  • в федеральных архивах — 7,3 млн. ед. хр. (18% от объема документов федеральных архивов);
  • в государственных архивах субъектов Российской Федерации — 2,5 млн. ед. хр. (1,8%);
  • в муниципальных архивах — 118,1 тыс. ед. хр. (0,2%). В процентном отношении эти данные соответствуют предыдущей паспортизации. В сводном паспорте музеев и библиотек учтены 9,7 млн. ед. хр., из них 2,3 млн. ед. хр. хранится в учреждениях культуры федерального уровня и 7,4 млн. ед. хр. — субъектов Российской Федерации. В структуре этой части архивных фондов основной объем по-прежнему составляют документы личного происхождения (47%) и фотодокументы (31%). В научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук сосредоточено почти 2,8 млн. ед. хр. документов всех видов за исключением видеофонограмм и электронных документов. В указанных архивах главное место занимают документы личного происхождения (31%) и фотодокументы (26%).

Описание документов

В течение последних 10 лет практически неизменным остается показатель описания документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации — 97%. По-прежнему полностью упорядочены документы в 7 федеральных архивах, в том числе в комплектующихся РГАНТД, РГАФД, а также в государственных архивах 44 (51%) субъектов Российской Федерации. За истекший период завершено описание документов в госархивах Республики Северная Осетия — Алания, Липецкой, Омской областей, Ямало-Ненецкого автономного округа. Значительные объемы работ по описанию документов выполнены архивами Алтайского, Хабаровского краев, Мурманской, Новгородской, Ростовской областей, г. Москвы. Однако в абсолютных цифрах число неописанных документов на всех видах носителей продолжает увеличиваться и составляет 7,7 млн. ед. хр., что на 35% превышает показатель предыдущей паспортизации, из них:

  • в федеральных архивах хранится 1,3 млн. ед. хр.;
  • в государственных архивах субъектов Российской Федерации — 3,4 млн. ед. хр.;
  • в муниципальных архивах — 3,0 млн. ед. хр. В архивах муниципального звена количество неописанных документов возросло в 4 раза, что свидетельствует об устойчивой негативной тенденции поступления на хранение значительных массивов неупорядоченных документов. По объему документов на бумажной основе, не внесенных в описи, архивы фактически вернулись к показателям 1998 г. Динамика изменений объемов документов на бумажной основе, не включенных в описи, отражена в приложении 6 (не приводится). По сравнению с данными предыдущей паспортизации на 12,5 тыс. ед. хр. увеличилось количество необработанных документов в РГАСПИ. По-прежнему значительные объемы неописанных документов сосредоточены в РГАНИ — более 782,0 тыс. дел структурных подразделений бывшего ЦК КПСС, филиале РГАНТД в г. Самаре — около 365,0 тыс. дел патентной и другой документации. В числе неописанных — более 631,0 тыс. документов личного происхождения, 434,7 тыс. из которых хранится в РГАЛИ. Различные объемы (от 28 ед. хр. до 1,6 млн. ед. хр.) неупорядоченных документов имеются на хранении в архивах 43 (50%) регионов, что на 5 регионов больше, чем по итогам предыдущей паспортизации. Наибольшие объемы неописанных документов по-прежнему сосредоточены в государственных архивах г. Санкт-Петербурга (1,6 млн. ед. хр.), Ростовской (101,6 тыс. ед. хр.), Курганской (60,6 тыс. ед. хр.), Читинской (59,0 тыс. ед. хр.) областей, Приморского края (44,0 тыс. ед. хр.). В ряде архивов имеются неописанные аудиовизуальные документы (Республики Карелия, Татарстан, Саха (Якутия), Приморский, Хабаровский края, Калужская, Нижегородская, Костромская, Ростовская, Тверская области). В архивных учреждениях г. Москвы число таких документов составляет 918,0 тыс. ед. хр. Имеются неописанные документы личного происхождения в архивах Республики Саха (Якутия), Ивановской, Мурманской областей, где поступило на хранение от 251 (Республика Саха (Якутия)) до 7,8 тыс. (Мурманская область) необработанных документов; в архивах Республики Хакасия, Хабаровского края, Костромской, Нижегородской, Новгородской, Омской, Тверской, Читинской областей количество таких документов существенно увеличилось. В музеях и библиотеках хранится более 4,3 млн. ед. хр. неописанных документов, уровень описания документации в этих учреждениях составляет 55%, что существенно ниже показателя по архивам. В научных и научно-отраслевых архивах системы Российской академии наук при уровне описания 90% число неописанных документов составляет 277,8 тыс. ед. хр., при этом полностью внесены в описи документы Архива РАН и его Санкт-Петербургского филиала.

Создание страхового фонда уникальных и особо ценных документов и фонда пользования

За прошедшее трехлетие страховые копии созданы на более чем 225,0 тыс. ед. хр. Объем страхового фонда увеличился на 40,0 млн. кадров и составляет 634,8 млн. кадров, отснятых с 5,1 млн. ед. хр. документов всех видов. Динамика изменений объемов микрокопий страхового фонда, отснятых с документов на бумажной основе, отражена в приложении 7 (не приводится). Страховые копии имеют 51,4% учтенных особо ценных документов. За последние 10 лет этот показатель вырос всего лишь на 1%, что свидетельствует о недостаточных темпах работ по страховому копированию. Однако в зависимости от вида документации процент скопированных особо ценных ед. хр. существенно различается. Страховые копии имеют:

  • 50% особо ценных документов на бумажной основе;
  • 17% особо ценных кинодокументов;
  • 93% особо ценных фонодокументов. Что касается скопированных фотодокументов, то их число на 18% превышает количество выявленных и учтенных особо ценных фотодокументов. В федеральных архивах скопировано лишь 38% особо ценных документов, что на 1% больше данных предыдущей паспортизации. В государственных архивах субъектов Российской Федерации этот показатель почти в 2,5 раза превышает федеральный уровень и составляет 93% (на 2% меньше аналогичного показателя на 01.01.2004). За последние 3 года объем страхового фонда увеличился только в государственных архивах 37 субъектов Российской Федерации (43%), без изменений остался в 34 субъектах Российской Федерации (40%). Среди федеральных архивов не ведутся работы по созданию страхового фонда в РГИА ДВ. Государственные архивы 13 регионов (15%) (Республики Адыгея, Алтай, Карачаево-Черкесская, Хакасия, Магаданская область, Агинский (Бурятский), Коми-Пермяцкий, Корякский, Таймырский, Ханты-Мансийский, Чукотский, Эвенкийский, Ямало-Ненецкий автономные округа) не имеют страховых копий на хранящиеся у них документы. Копии фонда пользования созданы на 80% ед. хр., прошедших страховое копирование (рост — 1% за три года). Во всех федеральных архивах, ведущих страховое копирование документов, и государственных архивах только в 3 регионах (Алтайский край, Калужская, Самарская области) страховой фонд создается в комплекте с фондом пользования. Фонд пользования не создается в государственных архивах 6 регионов, ведущих работы по страховому копированию (Республики Марий Эл, Мордовия, Тыва, Камчатская, Новгородская, Пензенская области), что на 3 региона меньше, чем по итогам предыдущей паспортизации. С 2004 г. организовано создание копий фонда пользования на документы на бумажной основе в госархивах Кабардино-Балкарской Республики, Еврейской автономной области, на электронные документы — в госархивах Республики Калмыкия. Впервые в паспортах государственных архивов субъектов Российской Федерации учтен фонд пользования на кинодокументы (Мурманская область), фонодокументы (Свердловская, Тверская области), видеодокументы (Омская область). Страховой фонд на управленческую документацию и фотодокументы создается в муниципальных архивах 6 регионов, при этом в архивах 4 регионов (на 1 регион больше, чем по итогам предыдущей паспортизации) копируются оба вида документации (Удмуртская Республика, Краснодарский край, Ивановская и Пермская области), в 2 — только управленческие документы (Самарская и Челябинская области). В Миасском городском архиве Челябинской области страховой фонд на микрофишах создается в комплекте с фондом пользования. Работа по созданию страхового фонда ведется и в библиотеках и музеях, хотя уровень страхового копирования документов там низок — около 18% от числа учтенных особо ценных ед. хр. В научных учреждениях РАН страховые копии имеют 34% документов, отнесенных к категории особо ценных, при этом в Архиве РАН на весь объем скопированных для страхового фонда дел создан и фонд пользования.

Создание справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам

Систему научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов составляют более 1,2 тыс. справочных изданий, почти 1,6 млн. описей, 70,8 млн. карточек, организованных в систематические и другие каталоги и картотеки, и более 1,6 тыс. баз данных о составе и содержании документов. За прошедшее трехлетие количество изданных справочников увеличилось на 15%. Динамика роста количества изданных справочников (приложение 8 — не приводится). Федеральными архивами организована подготовка и издание 93 справочников, из которых 11 — путеводители, справочники по фондам (ГА РФ, РГВИА, РГАЭ, РГАЛИ, РГВА, филиал РГАНТД в г. Самаре, РГАФД, РГАНИ), 1 — по административно-территориальному делению (РГИА), остальные — «другие типы». Количество справочников, изданных в субъектах Российской Федерации, увеличилось на 101 (17%) в основном за счет путеводителей, справочников по фондам (40) и «других типов» (79). Впервые изданы справочники по фондам госархивов Белгородской области и справочник «других типов» в госархиве Корякского автономного округа. Наибольшее число справочников за последние три года подготовили и издали государственные архивы Ульяновской (9) области, Республики Алтай (8), Свердловской (7), Омской (6) областей. Не имеют изданных справочников госархивы Республик Адыгея, Дагестан, Хакасия, Агинского (Бурятского), Коми-Пермяцкого, Ненецкого, Таймырского, Усть-Ордынского, Ханты-Мансийского, Чукотского и Эвенкийского автономных округов. Расширяется практика издания справочников по документам муниципальных архивов. Их число увеличилось в 1,3 раза и составляет 74 единицы. В числе изданных — справочники по документам муниципальных архивов Республики Башкортостан, Краснодарского края, Волгоградской, Иркутской, Томской, Тульской областей, Коми-Пермяцкого, Корякского автономных округов. На 5% увеличилось количество описей. Результаты паспортизации свидетельствуют о росте числа описей, имеющихся в нормативном количестве экземпляров. По данным на 01.01.2007 число таких описей составляет 58%, что на 8% больше, чем по итогам предыдущей паспортизации. При этом показатели комплектности описей существенно различаются в зависимости от уровня архивов: по федеральным архивам этот показатель составляет 57%, по государственным архивам субъектов Российской Федерации — 44%, по муниципальным архивам — 85%. Полный комплект описей на все виды документации имеется только в филиале РГАНТД в г. Самаре и архивах 8 регионов (Республика Адыгея, Хабаровский край, Агинский (Бурятский), Коми-Пермяцкий, Корякский, Таймырский, Ханты-Мансийский, Эвенкийский автономные округа), что на 3 региона больше, чем по итогам предыдущей паспортизации. В РГАЭ, РГАЛИ, РГАНИ, архивах еще 6 регионов (Республика Башкортостан, Алтайский край, Калининградская, Кемеровская, Курская, Читинская области) этот показатель составляет от 90% до 99%. Однако в государственных архивах 45 регионов комплектность описей ниже среднеотраслевого уровня, при этом число таких регионов увеличилось на 15%. В архивах Волгоградской, Вологодской, Курганской, Рязанской областей комплектность описей составляет от 9% до 11%. Все еще низки эти показатели в архивах Свердловской и Орловской областей (соответственно 33% и 21%). В части описей на аудиовизуальную документацию в государственных архивах 7 регионов (на 1 регион меньше, чем по итогам предыдущей паспортизации) весь объем описей не имеет нормативного комплекта (Республики Дагестан, Тыва, Нижегородская, Новгородская, Пензенская, Ярославская области). В архивах г. Москвы прием аудиовизуальной документации осуществляется по описям без нормативного комплекта. В библиотеках и музеях 50% описей составлены в нормативном количестве экземпляров. Самый высокий уровень комплектности описей в архивах учреждений РАН — около 75%. Объем тематически разработанных дел в течение последнего десятилетия продолжает держаться на уровне 10% — 11%, при этом в федеральных архивах этот показатель составляет 22%, в государственных архивах субъектов Российской Федерации — 10%, в муниципальных архивах — 2%. В каталогах имеются сведения о более чем 81% кинофотодокументов из числа включенных в описи, 77% описанных фонодокументов. Расширяется работа по каталогизации документов в архивах муниципального уровня, которая осуществляется в 51 (59%) регионе, в том числе впервые к каталогизации приступили в муниципальных архивах Республики Саха (Якутия) и Вологодской области. Если до 2004 г. каталогизацию фонодокументов проводили в муниципальных архивах только Свердловской, Оренбургской и Пермской областей, то сейчас эти работы осуществляются в архивах еще 3 регионов (Красноярский край, Тверская область, Ямало-Ненецкий автономный округ). Тематическую разработку видеодокументов продолжают в архивах Приморского края, Оренбургской, Пермской и Свердловской областей. К этой работе приступили в архивах Удмуртской Республики, Самарской, Тверской, Тюменской областей, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов. Общее количество составленных для каталогов карточек в архивах всех уровней увеличилось почти на 1,4 млн. (2%) и составляет 71,9 млн. карточек, 98,4% которых организованы в систематические и другие каталоги и картотеки. Несмотря на проводимую работу не удается в полном объеме включить в каталоги все составленные карточки. Эта проблема решена только в 8 федеральных архивах, государственных архивах 41 региона (48%) и муниципальных архивах 36 регионов (42%). За три года полностью ликвидировали разрыв между составленными и влитыми в каталоги карточками в РГИА ДВ, РГАКФД, государственных архивах 6 регионов (Республики Алтай, Марий Эл, Нижегородская, Новгородская, Орловская, Томская области) и муниципальных архивах 4 регионов (Республики Бурятия, Татарстан, Курская, Орловская области). Большая работа по пополнению каталогов проведена в ГА РФ, РГАЛИ, филиале РГАНТД в г. Самаре, государственных архивах Республики Хакасия, Пензенской, Ярославской областей и муниципальных архивах Оренбургской, Свердловской областей. Однако, как отмечалось ранее, разрыв между составленными и влитыми в каталог карточками до настоящего времени не удалось ликвидировать в 7 федеральных архивах (ГА РФ, РГАДА, РГИА, РГАВМФ, РГАЭ, РГАЛИ, филиал РГАНТД в г. Самаре) и в государственных архивах 43 регионов. В абсолютных цифрах он составляет более 1,1 млн. карточек. Значительные объемы не влитых карточек в государственных архивах 11 субъектов Российской Федерации (Республика Северная Осетия — Алания (322,1 тыс.), Кемеровская (159,6 тыс.) область, Чувашская Республика (57,3 тыс.), Ростовская (20,4 тыс.), Ленинградская и г. Санкт-Петербург (16,0 тыс.), Рязанская (13,2 тыс.) области, Республика Дагестан (12,4 тыс. карточек), Курская (11,7 тыс.), Брянская (11,2 тыс.), Омская (10,8 тыс.) области) и в муниципальных архивах 3 регионов (Нижегородская (22,5 тыс.), Самарская (21,6 тыс.), Тверская (12,8 тыс.) области). Весь объем составленных карточек не сформирован в каталоги в государственных архивах Агинского (Бурятского) и Эвенкийского автономных округов и муниципальных архивах Белгородской и Тульской областей. В государственных архивах Республики Карелия, Воронежской, Камчатской, Тульской, Тюменской областей, Еврейской автономной области, Ханты-Мансийского автономного округа, где по состоянию на 01.01.2004 весь массив карточек был сформирован в каталоги, темпы их составления в настоящее время опережают процесс включения в каталоги. Активно идет процесс внедрения информационных архивных технологий в сферу создания справочно-поисковых средств к архивным документам. Количество БД о составе и содержании документов за прошедшее трехлетие увеличилось на 55%, а их объем вырос почти в 17 раз, что связано с созданием полнотекстовых БД. В федеральных архивах ведутся 235 БД, из них в ГА РФ — 146 (62%). В государственных архивах субъектов Российской Федерации ведется 657 БД, наибольшее количество которых отмечается в Омской (46), Свердловской (37), Курганской (27), Тверской (22), Тюменской (19) областях. Расширяется эта работа и в муниципальных архивах. Если три года назад информационные технологии внедрялись в муниципальных архивах 26 регионов, то по состоянию на 01.01.2007 количество таких регионов выросло до 41 (48%). За последние три года приступили к внедрению информационных технологий в муниципальных архивах Республик Мордовия, Татарстан, Удмуртской, Алтайского края, Волгоградской, Иркутской, Курской, Мурманской, Орловской, Тамбовской, Томской областей. Значительно увеличилось количество БД в муниципальных архивах Московской (с 54 до 74), Свердловской (с 27 до 95), Тюменской (с 26 до 35), Челябинской (с 22 до 58) областей. В научно-справочных библиотеках архивов сосредоточено почти 5,1 млн. единиц печатной продукции, что на 140,5 тыс. единиц (3%) превышает данные предыдущей паспортизации. В структуре библиотечных фондов основное место занимают книги и брошюры — 62%. Систему научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в библиотеках и музеях, составляют 10,9 тыс. справочников различных типов, 15,4 тыс. описей, каталоги объемом 2,5 млн. карточек и 389 БД. Уровень тематической разработки документов на бумажной основе — 23%, что более чем в 2 раза выше, чем соответствующий показатель по архивам. В каталоги включено 88% составленных карточек. По документам, находящимся на хранении в учреждениях Российской академии наук, издано 102 справочника (при этом треть из них — непосредственно Архивом РАН), составлено более 7,5 тыс. описей, в каталоги общим объемом 727,4 тыс. карточек включена информация о более чем 526,0 тыс. дел при достаточно высоком (99%) уровне формирования каталогов.

Условия хранения документов

Государственные и муниципальные архивы занимают более 3,0 тыс. зданий и помещений, лишь только 198 (6%) из них — специально построенные. По федеральным архивам здания этой категории составляют 76%, по государственным архивам субъектов Российской Федерации — 45%. Из почти 2,7 тыс. зданий, занимаемых муниципальными архивами, специально построены 34 в 14 субъектах Российской Федерации. За истекшие три года введены в эксплуатацию: на федеральном уровне комплекс новых зданий (4 здания) РГИА, новое здание РГАВМФ; в субъектах Российской Федерации — здания государственных архивов Пермской, Тюменской областей, г. Москвы, Усть-Ордынского Бурятского, Агинского (Бурятского), Коми-Пермяцкого автономных округов, государственного исторического архива немцев Поволжья в г. Энгельсе; 2 здания специально построены для муниципальных архивов — Череповецкий центр хранения документации в Вологодской области и Подольский районный архив Московской области. Общая протяженность стеллажных полок увеличилась на 471,3 тыс. пог. м, при этом по федеральным архивам увеличение составило 144,6 тыс. пог. м (27%) (в основном за счет ввода в эксплуатацию нового здания РГИА), по государственным архивам субъектов Российской Федерации — 108,9 тыс. пог. м (6%), по муниципальным архивам — 217,8 тыс. пог. м (28%). Особенно значительно увеличилась протяженность стеллажных полок в государственных архивах г. Москвы, Республик Бурятия, Саха (Якутия), Кемеровской области и муниципальных архивах Краснодарского края, Вологодской, Московской, Свердловской областей. 84% стеллажей в государственных и муниципальных архивах России — металлические. По сравнению с данными предыдущей паспортизации этот показатель вырос на 5%. За период с 2004 г. полностью заменили деревянные и смешанные стеллажи на металлические в РГИА, госархивах Республики Алтай, Калининградской, Камчатской, Московской, Тульской областей, Агинского (Бурятского), Коми-Пермяцкого автономных округов. 7 федеральных архивов (РГИА, РГАСПИ, РГАНИ, РГИА ДВ, РГАНТД, филиал РГАНТД в г. Самаре, РГАФД) и государственные архивы 38 регионов оснащены только металлическими стеллажами. На муниципальном уровне эта проблема решена полностью только в 3 регионах — Воронежской области, г. Москве, Агинском (Бурятском) автономном округе. В отдельных регионах продолжается установка деревянных стеллажей как в государственных (Кемеровская, Ростовская области), так и в муниципальных (Хабаровский край, Саратовская, Сахалинская области, Корякский, Ямало-Ненецкий автономные округа) архивах. Некоторые позитивные сдвиги в части строительства архивных объектов и выделения новых помещений под архивохранилища, происшедшие за последнее трехлетие, не решили проблему обеспеченности площадями архивов Российской Федерации. Из 16 федеральных архивов 8 загружены на 100% и более, в том числе активно комплектующиеся ГА РФ и РГАЭ. Еще в пяти федеральных архивах РГАСПИ, РГАНИ, РГВА, РГАЛИ, РГАНТД загруженность составляет свыше 90%. Огромный дефицит площадей испытывает РГИА ДВ (г. Владивосток), 70% документов которого складированы в арендованных аптечных складах в ненормативных условиях и не доступны для использования. Государственные архивы 57% регионов России загружены на 90% — 100%. Исчерпали резервы площадей государственные архивы Республик Башкортостан, Карачаево-Черкесской, Северной Осетии — Алании, Саха (Якутия), Алтайского, Приморского краев, Калининградской, Калужской, Кемеровской, Кировской, Липецкой, Ростовской, Тверской, Ульяновской областей, Таймырского, Чукотского, Эвенкийского автономных округов. Более чем на 90% загружены государственные архивы Республик Адыгея, Карелия, Красноярского, Хабаровского краев, Амурской, Владимирской, Воронежской, Псковской, Рязанской, Сахалинской, Свердловской, Смоленской, Тамбовской, Читинской областей. Отсутствуют резервы площадей для комплектования Национального архива Республики Калмыкия. Загруженность менее 60% и соответственно возможности для планомерного приема документов имеют всего 2 федеральных архива (филиал РГАНТД в г. Самаре и ЦХСФ), государственные архивы 4 регионов (Еврейская автономная область, Агинский (Бурятский), Коми-Пермяцкий, Эвенкийский автономные округа). Вместе с тем расчетное количество дел на 1 пог. м стеллажей, например, в государственных архивах субъектов Российской Федерации составляет всего 60 ед. хр. (при норме 70 — 80 ед. хр.), что свидетельствует о недостаточно рациональном размещении документов в хранилищах. Лучше ситуация в муниципальных архивах, загруженность которых в большинстве регионов (58%) составляет от 60% до 90%. Однако по сравнению с данными предыдущей паспортизации количество регионов, в которых муниципальные архивы имеют достаточный резерв для комплектования, уменьшилось на 4%. Имеются определенные позитивные сдвиги в части оснащения архивов системами безопасности. По сравнению с данными предыдущей паспортизации с 53% до 65% увеличилось число регионов, государственные архивы в которых полностью оснащены охранно-пожарной сигнализацией. За минувшее трехлетие завершена установка этих систем в государственных архивах Краснодарского края, Иркутской, Калининградской, Камчатской, Мурманской областей, охранной сигнализации — в Республике Бурятия, пожарной сигнализации- в Архангельской, Орловской областях. Государственные архивы Республики Дагестан, Пензенской области, Агинского (Бурятского), Коми-Пермяцкого, Эвенкийского автономных округов, которые в 2004 г. вообще не имели ОПС, по состоянию на 01.01.2007 полностью ими оснащены. В настоящее время муниципальные архивы 77 регионов оборудованы от 2% до 92% системами охранно-пожарной сигнализации. Высокие показатели (свыше 90%) оснащенности ОПС достигнуты в Краснодарском крае, г. Москве, Читинской области, Чукотском автономном округе. Вместе с тем проблема оснащения архивов охранно-пожарной сигнализацией еще далека от решения. В 30 регионах не все государственные архивы оснащены охранно-пожарной сигнализацией. Государственные архивы 2 регионов (Республика Северная Осетия — Алания и Пензенская область) по-прежнему не оборудованы защитными системами. В государственных архивах 9 регионов процент оснащения ОПС составляет 50% и менее (Республики Коми (ОС), Марий Эл, Тыва, Белгородская (ОС), Волгоградская (ОС), Кемеровская (ПС), Московская, Тульская (ОС), Челябинская (ОС) области). В связи с техническим износом оборудования снизился уровень безопасности госархивов Республики Татарстан, Кемеровской, Свердловской, Читинской областей, а также Белгородской, Волгоградской, Тверской областей, которые по данным паспортизации 2004 г. были полностью оснащены ОПС. Только в 1 регионе (Республика Адыгея) все муниципальные архивы оснащены охранной и пожарной сигнализацией. Уровень безопасности архивов этого звена в Республике Хакасия, Архангельской, Ивановской, Ленинградской области и г. Санкт-Петербурге снизился на 13% — 20% в связи с выходом из строя применяемых защитных систем. В Воронежской области лишились охранно-пожарной сигнализации, срок эксплуатации которой истек, 40% муниципальных архивов. В целом в половине регионов уровень оснащения техническими средствами защиты муниципальных архивов составляет менее 50%, что соответствует данным предыдущей паспортизации. Наиболее низкие показатели (2 — 28%) характерны для муниципальных архивов Республик Дагестан, Карелия, Тыва, Калужской, Курганской, Магаданской, Ростовской, Рязанской областей. Муниципальные архивы Камчатской области по-прежнему не оборудованы защитными системами. В архивах продолжается работа по картонированию документов. Состояние этой работы характеризуется следующими данными:

  • в федеральных архивах закартонировано 93% документов, что соответствует данным предыдущей паспортизации;
  • по государственным архивам субъектов Российской Федерации этот показатель остался на прежнем уровне и составляет 72%;
  • по муниципальным архивам увеличился на 3% и составляет 44%. Средний показатель по архивам всех уровней — 69%. В 5 федеральных архивах (РГИА, РГВИА, РГАВМФ, РГАНИ, РГАФД), государственном архиве Чукотского автономного округа и муниципальных архивах Воронежской области закартонированы все документы, находящиеся на хранении. Наиболее низкие показатели обеспечения первичными средствами хранения характерны для государственных архивов Республики Карелия, Кировской, Новгородской, Орловской, Псковской, Тюменской областей, Таймырского, Эвенкийского, Ямало-Ненецкого автономных округов (до 40%), муниципальных архивов Республик Алтай, Мордовия, Татарстан, Чувашской, Камчатской, Кировской, Новгородской, Орловской, Рязанской, Саратовской, Смоленской областей, Корякского автономного округа (до 10%). Все дела хранятся в связках в госархиве Ханты-Мансийского автономного округа и муниципальных архивах 5 регионов (Республика Дагестан, Курская, Тульская области, Таймырский и Эвенкийский автономные округа).

Вопросы учета документов и качества составления паспортов

Качественные паспорта представлены РГАДА, РГВИА, РГИА, РГАВМФ, РГВА, РГИА ДВ, государственными и муниципальными архивами Республик Коми, Удмуртской, Алтайского края, Иркутской, Ульяновской областей, г. Санкт-Петербурга, Коми-Пермяцкого автономного округа, показатели которых без дополнительных уточнений включены в сводные паспорта. На хорошем уровне подготовлены паспорта архивов Республики Северная Осетия — Алания, Калининградской, Камчатской, Кировской, Нижегородской, Самарской, Смоленской, Свердловской, Томской, Челябинской областей, Ямало-Ненецкого автономного округа. К ряду паспортов составлены подробные качественные объяснительные записки (Удмуртская Республика, Краснодарский, Хабаровский края, Астраханская, Владимирская, Вологодская, Иркутская, Калининградская, Мурманская, Оренбургская, Пензенская, Псковская, Ростовская, Самарская, Томская, Ярославская области, г. Москва, г. Санкт-Петербург и Ленинградская область и др.). Вместе с тем в ходе анализа результатов паспортизации выявляются ошибки и неточности в составлении паспортов и объяснительных записок к ним. Одним из самых распространенных недостатков является несбалансированность отдельных показателей паспортов. Объем описанных (закаталогизированных, включенных в каталог) документов (карточек) больше их общего количества (РГАНТД, Республики Карачаево-Черкесская, Мордовия, Татарстан, Хабаровский край, Архангельская, Белгородская, Брянская, Владимирская, Воронежская, Мурманская, Пензенская, Тамбовская, Оренбургская, Тюменская области, Ханты-Мансийский автономный округ), а на документацию, которая вообще не числится по паспорту, созданы отдельные виды научно-справочного аппарата (Агинский (Бурятский), Чукотский автономные округа). При отсутствии данных об объеме микроформ на правах подлинников в единицах хранения указывается количество их кадров (Белгородская область). Документы по личному составу ошибочно учтены как особо ценные и включены в сводные показатели стр. 101 и 112 гр. 5 (г. Москва). При наличии неописанных единиц хранения аудиовизуальной документации показано включение в описи всего объема составляющих их единиц учета (Республика Татарстан, Приморский край, Костромская, Пермская, Тверская области) или наоборот — при включении в описи всех единиц хранения аудиовизуальной документации указано наличие неописанных единиц учета этой документации (Тамбовская область). При наличии документов, на которые создан страховой фонд, не указан его объем (Краснодарский край, Ивановская, Новосибирская, Пермская, Смоленская, Омская области), а при наличии кадров страхового фонда нет данных о его объеме в единицах хранения (Ивановская область). Страховой фонд, переданный в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск Тюменской области), ошибочно учтен в соответствующих показателях паспорта (Республика Дагестан). Количество скопированных для страхового фонда единиц хранения аудиовизуальной документации не соответствует количеству единиц хранения страхового фонда (РГАСПИ, РГАКФД, Краснодарский край, Калининградская, Кировская, Липецкая, Новгородская, Пермская, Сахалинская, Свердловская, Томская области). При наличии карточек и закаталогизированных фондов не указано количество единиц хранения, прошедших каталогизацию (Эвенкийский автономный округ). Количество фондов, прошедших каталогизацию, превышает их общий объем (Карачаево-Черкесская Республика, Ставропольский край, Липецкая, Магаданская, Омская, Пермская, Ростовская, Самарская, Тверская области), при этом не приводится объяснений. При увеличении скопированных для страхового фонда единиц хранения и кадров страхового фонда не изменилось количество его единиц хранения (Владимирская область). При наличии информационного объема (в Мбайт) баз данных не показано их количество (Амурская область). Серьезные сомнения в достоверности паспортных данных отдельных архивов подтверждаются результатами сравнительного анализа данных настоящей и предыдущей паспортизации. В частности, без каких-либо объяснений в паспорте по состоянию на 01.01.2007 отсутствуют отдельные показатели, которые были включены в паспорт на 01.01.2004 (Республики Кабардино-Балкарская (стр. 508 паспорта муниципальных архивов), Калмыкия (стр. 106, гр. 1 — 3, стр. 301, 302, 307, 312, гр. 3 — 6, стр. 306, гр. 1 — 2 паспорта муниципальных архивов), Карелия (стр. 307, гр. 3 паспорта госархивов), Саха (Якутия) (стр. 104, гр. 1 паспорта муниципальных архивов), Северная Осетия — Алания (стр. 105, гр. 6 паспорта госархивов), Амурская (стр. 101, 105, 112, гр. 6, стр. 401 — 403 паспорта госархивов), Волгоградская (стр. 301, 302, гр. 4 паспорта муниципальных архивов), Калужская (стр. 108, гр. 1 — 2 паспорта муниципальных архивов) области). Одни и те же справочники, учтенные в паспортах на 01.01.2004 и 01.01.2007, отнесены к разным видам справочников (Тверская область). В объяснительной записке к паспорту объемные показатели на 01.01.2007 не соответствуют данным предыдущей паспортизации (Костромская, Липецкая, Читинская области). По-прежнему многие архивы неправильно заполнили показатель гр. 4 раздела 3.1 «Количество закаталогизированных ед. хр./ед. уч.», ошибочно указав количество закаталогизированной аудиовизуальной и машиночитаемой документации в единицах хранения (стр. 306, 308 — 310) (Хабаровский край, Воронежская, Магаданская, Нижегородская, Омская, Оренбургская, Орловская, Самарская, Тамбовская, Тверская, Тюменская, Челябинская области, Ханты-Мансийский автономный округ), и наоборот — объемы закаталогизированных документов на бумажной основе в единицах учета (Республики Башкортостан, Саха (Якутия), Белгородская, Волгоградская, Кемеровская, Омская области). Разъясняем, что в соответствии с «Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива» (Приказ Росархива от 17.11.97 № 61) количество закаталогизированных документов на бумажной основе, фотодокументов и микрофильмов на правах подлинников (стр. 301 — 305, 307 и 311) указывается только в единицах хранения, а сведения по всем остальным видам документации (стр. 306, 308 — 310) — только в единицах учета. Соответственно подводятся итоги в стр. 312: в числителе — количество единиц хранения (сумма стр. 301, 307 и 311), в знаменателе — количество единиц учета (сумма стр. 306, 308 — 310). Во многих паспортах допущены технические ошибки и неточности при заполнении. В ряде случаев итоговые показатели строк 101, 112, 201, 212, 301, 312, 314 и 504 паспорта не соответствуют сумме их составляющих (РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАНТД, филиал РГАНТД, Республики Адыгея, Алтай, Башкортостан, Кабардино-Балкарская, Карелия, Марий Эл, Мордовия, Саха (Якутия), Тыва, Краснодарский, Красноярский, Приморский, Ставропольский края, Владимирская, Вологодская, Воронежская, Костромская. Курганская, Курская, Липецкая, Нижегородская, Магаданская, Московская, Омская, Оренбургская, Пензенская, Пермская, Ростовская, Саратовская, Сахалинская, Тамбовская, Тверская, Челябинская, Еврейская автономная области, Агинский (Бурятский), Корякский, Ханты-Мансийский, Чукотский, Ямало-Ненецкий автономные округа), в отдельных случаях — по всем итоговым графам (Архангельская область). В ряде случаев не заполнены отдельные показатели, главным образом, итоговых строк паспорта (ГА РФ, РГАСПИ, РГАФД, Республики Адыгея, Бурятия, Мордовия, Саха (Якутия), Татарстан, Владимирская, Волгоградская, Калининградская, Магаданская, Тверская области, Ханты-Мансийский, Чукотский, Эвенкийский автономные округа). Не указано, к какому виду документации относятся приведенные объемы ед. хр. (ГА РФ, РГАСПИ, Республики Башкортостан, Дагестан, Марий Эл, Мордовия, Архангельская, Белгородская, Воронежская, Калининградская, Калужская, Курская, Ленинградская, Липецкая, Новосибирская, Орловская, Ростовская, Рязанская, Саратовская области, г. Москва, Таймырский, Ханты-Мансийский, Чукотский, Эвенкийский автономные округа). Встречаются несоответствия данных паспорта и объяснительной записки к нему (Республики Кабардино-Балкарская (стр. 102, гр. 5, стр. 109, гр. 1, стр. 307, гр. 4 паспорта госархивов), Калмыкия (стр. 103, 105, гр. 2 паспорта муниципальных архивов), Татарстан (стр. 301, 302, 312, гр. 7 — 8 паспорта муниципальных архивов), Чувашская (стр. 305, 307, гр. 4 — 6 паспорта госархивов), Краснодарский (стр. 101, 102, 112, гр. 2, стр. 301, 307, 312, гр. 4 — 6, стр. 302, гр. 5 — 6, стр. 402 паспорта госархивов), Приморский (стр. 103, гр. 2 — 3 паспорта госархивов), Ставропольский (стр. 202, гр. 4 паспорта госархивов) края, Амурская (стр. 112, гр. 1, стр. 302, гр. 2 паспорта муниципальных архивов), Архангельская (стр. 108, гр. 2 — 3 паспорта госархивов), Владимирская (стр. 301, 302, 312, гр. 7 паспорта госархивов), Вологодская (стр. 308, гр. 2, стр. 511 паспорта госархивов), Воронежская (стр. 105, гр. 2 — 3, стр. 107, гр. 2 паспорта госархивов), Ивановская (стр. 301, 302, 312, гр. 7 — 8 паспорта госархивов), Калужская (стр. 312, гр. 2 паспорта госархивов), Костромская (стр. 108 — 109, гр. 2 — 3 паспорта госархивов), Курганская (стр. 501 — 503 паспорта госархивов), Курская (стр. 302, гр. 1 паспорта госархивов), Московская (стр. 101 — 103, 105, 112, гр. 1 — 2, 301 — 303, 305, 312, гр. 1 — 2, стр. 401, 403 паспорта госархивов), Нижегородская (стр. 103, гр. 2 паспорта госархивов), Новгородская (стр. 511 паспорта госархивов), Оренбургская (стр. 101, гр. 2, стр. 312, гр. 3 паспорта госархивов, стр. 101, гр. 1 паспорта муниципальных архивов), Псковская (стр. 108, 109, гр. 1 паспорта госархивов), Рязанская (стр. 301, 302, 307, гр. 4 — 6 паспорта госархивов), Смоленская (стр. 101, 102, 105, 112, гр. 2 — 3, стр. 301, 302, 305, 312, гр. 1 паспорта муниципальных архивов), Тамбовская (стр. 101, гр. 3 паспорта муниципальных архивов), Тульская (стр. 101, 102, 112, гр. 1 паспорта госархивов), Читинская (стр. 301, 302, 312, гр. 8 паспорта госархивов), Ярославская (стр. 301, 302, 312, гр. 6 паспорта госархивов), Еврейская автономная (стр. 302, гр. 1 паспорта госархивов) области). В объяснительных записках отсутствуют пояснения о причинах значительных изменений отдельных показателей паспорта в сравнении с предыдущей паспортизацией (РГАНТД, Республика Адыгея, Рязанская, Сахалинская, Тюменская, Читинская области). Например, в РГАНТД по состоянию на 01.01.2007 уменьшилось на 54 единицы количество справочников «других типов», которые, являясь машинописными экземплярами, ошибочно указывались ранее как изданные; в паспорте госархивов Читинской области в результате технической ошибки, допущенной в стр. 504 по состоянию на 01.01.2004, протяженность стеллажных полок по состоянию на 01.01.2007 уменьшилась на 223,6 тыс. пог. м. Не ко всем паспортам составлены объяснительные записки (Кемеровская, Магаданская области, Коми-Пермяцкий, Таймырский, Чукотский, Эвенкийский автономные округа). Не допустимо изменять форму паспорта, вводя в него дополнительные строки (Калужская, Ярославская области). Дополнительно разъясняем, что:

  • все показатели паспорта (за исключением гр. 4 раздела 2) указываются одним числом без разделения на составляющие (Республики Хакасия, Чувашская, Воронежская область, Чукотский автономный округ);
  • машинописные экземпляры справочников не относятся к изданным (тиражированным) справочникам и соответственно не учитываются в разделе 3.2;
  • оснащенность архивов системами безопасности не может превышать 100% (РГАДА, РГВИА, РГАЭ, РГИА ДВ, РГАФД, госархивы Республик Саха (Якутия), Татарстан, Калининградской, Липецкой, Ростовской, Тверской, Ульяновской областей, г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области, Таймырского автономного округа, муниципальные архивы Волгоградской, Ярославской областей, Еврейской автономной области). Напоминаем также, что в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в Росархив представляются: сводные паспорта государственных и муниципальных архивов отдельно, а не паспорта конкретных архивов (Республики Бурятия, Дагестан, Чувашская), при этом объяснительные записки должны составляться к сводным паспортам; сведения о секретных документах (гр. 4 раздела 1) не указываются в общем паспорте, а представляются отдельно специальной почтой (Карачаево-Черкесская Республика). Не представили сведения о секретных документах РГАВМФ, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела Республик Адыгея, Башкортостан, Бурятия, Дагестан, Карелия, Коми, Мордовия, Северная Осетия — Алания, Тыва, Саха (Якутия), Краснодарского края, Амурской, Архангельской, Астраханской, Белгородской, Владимирской, Калужской, Камчатской, Кемеровской, Кировской, Костромской, Мурманской, Новосибирской, Омской, Рязанской, Саратовской, Сахалинской, Тамбовской, Тюменской, Ульяновской, Челябинской областей.

Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива