Письмо Росархива от 01.07.2005 № 4/1304-К

«О порядке взаимоотношений территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, с архивными органами и учреждениями субъектов Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО

от 1 июля 2005 г. № 4/1304-К

О ПОРЯДКЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, ИНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, С АРХИВНЫМИ ОРГАНАМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ

Сообщаем, что по итогам совещания с федеральными органами исполнительной власти, имеющими территориальные органы и подведомственные организации, состоявшегося в Федеральном архивном агентстве 14 июня с.г. и посвященного обсуждению порядка взаимодействия архивных органов и учреждений с федеральными структурами, расположенными на территории субъектов Российской Федерации, Росархивом направлено письмо в адрес уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с рекомендацией начать работу по заключению Соглашений об отношениях и сотрудничестве с федеральными структурами на основе примерных Соглашений (прилагаются), подготовленных Росархивом в целях реализации ч. 2 ст. 21 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом замечаний и предложений, полученных в ходе рецензирования ранее разработанного примерного Договора в федеральных органах исполнительной власти и в субъектах Российской Федерации через научно-методические советы архивных учреждений федеральных округов.

Однако считаем необходимым довести до сведения, что в ряде регионов архивные органы и учреждения, с учетом позиции, занятой руководителями органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, считают, что взаимоотношения с федеральными структурами, расположенными на территории субъектов Российской Федерации, должны осуществляться на возмездной основе за счет средств федерального бюджета.

Поскольку взимание платы с федеральных структур за постоянное хранение образовавшихся в их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах является не правомочным, так как противоречит ч. 1 ст. 17 и ч. 1 ст. 18 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», а Росархив не имеет правовых оснований и, соответственно, средств для финансирования деятельности государственных и муниципальных архивов по осуществлению ими постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности федеральных структур, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, то в настоящее время возникла достаточно сложная ситуация, требующая разрешения.

С учетом этого Росархив предполагает проработать вопрос о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности федеральных структур, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, в собственность субъектов Российской Федерации при приеме их на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. В настоящее время готовится проект постановления Правительства Российской Федерации по данному вопросу. Помимо этого будет прорабатываться вопрос о возможности оказания финансовой помощи субъектам Российской Федерации по комплектованию государственных и муниципальных архивов документами федеральных структур, расположенных на их территории.

До принятия решения по обозначенным вопросам, а также учитывая наличие в целом ряде регионов позитивной позиции архивных органов и учреждений в отношении работы с федеральными структурами, Росархив просит довести до сведения территориальных органов и подведомственных организаций названные выше примерные Соглашения с тем, чтобы они установили деловые контакты с соответствующими архивными органами и учреждениями.

Росархив надеется, что на федеральном уровне будут найдены оптимальные пути решения этой проблемы.

ПРИМЕРНОЕ СОГЛАШЕНИЕ об отношениях и сотрудничестве территориального органа федерального органа государственной власти, федеральной организации, иного государственного органа Российской Федерации, расположенного на территории субъекта Российской Федерации, с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела

«__» ________ 200_ г. г. _______________

__________________________________________________________________________, (наименование территориального органа федерального органа государственной власти, федеральной организации, иного государственного органа Российской Федерации, расположенного на территории субъекта Российской Федерации) именуемый (именуемая) в дальнейшем организация, в лице ___________________________________________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании _______________________________, с одной стороны, и _________________________________________________________________________ (наименование уполномоченного органа исполнительной власти субъекта __________________________________________________________________________, Российской Федерации в области архивного дела) именуемый в дальнейшем уполномоченный орган, в лице ___________________________________________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании ______________________________, с другой стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. Предмет Соглашения

Настоящее Соглашение регулирует отношения между организацией и уполномоченным органом по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности организации.

2. Обязательства сторон

2.1 Организация:

2.1.1. Обеспечивает сохранность архивных документов, образующихся в процессе ее деятельности, в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

2.1.2. Осуществляет учет, упорядочение, создание научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, а также использование архивных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъекта Российской Федерации;

2.1.3. Осуществляет отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный архив, который определяется уполномоченным органом (далее — архив), с соблюдением установленных правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Передача документов на хранение в архив оформляется отдельным договором или актом приема-передачи;

2.1.4 Готовит и представляет в уполномоченный орган <*> на утверждение:

• описи дел постоянного хранения;

на согласование:

• описи дел по личному составу;
• акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу;
• акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
• акты о неисправимых повреждениях документов;
• номенклатуру дел, образующихся в ее деятельности;
• проект инструкции по делопроизводству <**>;
• проекты положений об архиве и экспертной комиссии организации;

---

<*> Проекты всех перечисленных в данном пункте документов предварительно представляются организацией на рассмотрение в архив.

<**> Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, имеющие типовые инструкции по делопроизводству, подготовленные соответствующим федеральным органом исполнительной власти, на согласование их не представляют.

2.1.5. Ежегодно представляет в архив сведения об объеме документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, хранящихся в организации (паспорт архива);

2.1.6. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью территориальных органов, расположенных в муниципальных образованиях, по вопросам архивного дела и делопроизводства;

2.1.7. Своевременно информирует уполномоченный орган и архив об изменении адреса, переименовании, реорганизации, ликвидации организации, а также об изменении места хранения документов;

2.1.8. В случае ликвидации включает в состав ликвидационной комиссии представителя архива.

2.2 Уполномоченный орган:

2.2.1 Утверждает описи дел постоянного хранения;

2.2.2. Согласовывает представленные организацией документы, перечисленные в п. 2.1.4 настоящего Соглашения <***>;

---

<***> Отдельные документы могут представляться на согласование в архив в соответствии с полномочиями, предоставленными ему уполномоченным органом.

2.2.3. Оказывает организации необходимую организационную и методическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства;

2.2.4. Определяет государственный архив, в который организация будет сдавать документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;

2.2.5. В соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации по согласованию с организацией определяет архив, в который будут передаваться на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории муниципальных образований субъекта Российской Федерации;

2.2.6. Осуществляет, в том числе совместно с территориальным органом Росохранкультуры, контроль за соблюдением организацией законодательства об архивном деле в Российской Федерации, включая правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов путем проведения соответствующих проверок.

3. Ответственность сторон

3.1. Стороны вправе требовать друг от друга надлежащего исполнения принятых на себя по настоящему Соглашению обязательств.

3.2. За нарушение принятых на себя по настоящему Соглашению обязательств стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4. Срок действия. Порядок изменения и прекращения действия Соглашения

4.1 Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания.

4.2 Соглашение является бессрочным.

4.3. Условия настоящего Соглашения могут быть в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации изменены по договоренности сторон, если эти изменения не влекут за собой ущерба правам и законным интересам третьих лиц, а также в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.4. Разногласия сторон, возникшие в рамках настоящего Соглашения, разрешаются путем переговоров. В случае недостижения согласия споры рассматриваются в установленном законом Российской Федерации порядке.

4.5. Соглашение составлено в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), имеющих одинаковую юридическую силу.

5. Дополнительные условия

5.1. _________________________________________________________

5.2. _________________________________________________________

6. Адреса и реквизиты сторон

ОРГАНИЗАЦИЯ УПОЛНОМОЧЕННЫЙ ОРГАН

«__» ________ 200_ г. г. _______________ __________________________________________________________________________, (наименование территориального органа федерального органа государственной власти, федеральной организации, иного государственного органа Российской Федерации, расположенного на территории субъекта Российской Федерации) именуемый (именуемая) в дальнейшем организация, в лице ___________________________________________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании _________________________________________________ _________________________________________________________, с одной стороны,

---

(наименование уполномоченного органа исполнительной власти субъекта

__________________________________________________________________________, Российской Федерации в области архивного дела) именуемый в дальнейшем уполномоченный орган, в лице ___________________________________________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании _________________________________________________ ________________________________________________________, с другой стороны, и Государственный архив __________________________________________________, (наименование субъекта Российской Федерации) именуемый в дальнейшем государственный архив, в лице ___________________________________________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании _________________________________________________ ________________________________________________________, с третьей стороны,

---

заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. Предмет Соглашения

Настоящее Соглашение регулирует отношения между организацией, уполномоченным органом и государственным архивом по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности организации.

2. Обязательства сторон

2.1 Организация:

2.1.1. Обеспечивает сохранность архивных документов, образующихся в процессе ее деятельности, в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

2.1.2. Осуществляет учет, упорядочение, создание научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, а также использование архивных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, федерального органа государственной власти, в подчинении которого она находится;

2.1.3. Осуществляет отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный архив с соблюдением установленных правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Передача документов на хранение в государственный архив оформляется отдельным договором или актом приема-передачи;

2.1.4 Готовит и представляет в уполномоченный орган <*> на утверждение:

• описи дел постоянного хранения;

на согласование:

• описи дел по личному составу;
• акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу;
• акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
• акты о неисправимых повреждениях документов;
• номенклатуру дел, образующихся в ее деятельности;
• проект инструкции по делопроизводству <**>;
• проекты положений об архиве и экспертной комиссии организации;

---

<*> Проекты всех перечисленных в данном пункте документов предварительно представляются организацией на рассмотрение в государственный архив.

<**> Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, имеющие типовые инструкции по делопроизводству, подготовленные соответствующим федеральным органом исполнительной власти, на согласование их не представляют.

2.1.5. Ежегодно представляет в государственный архив сведения об объеме документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, хранящихся в организации (паспорт архива);

2.1.6. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью территориальных органов, расположенных в муниципальных образованиях, по вопросам архивного дела и делопроизводства;

2.1.7. Своевременно информирует уполномоченный орган и государственный архив об изменении адреса, переименовании, реорганизации, ликвидации организации, а также об изменении места хранения документов;

2.1.8. В случае ликвидации включает в состав ликвидационной комиссии представителя государственного архива.

2.2 Уполномоченный орган:

2.2.1 Утверждает описи дел постоянного хранения;

2.2.2. Согласовывает представленные организацией документы, перечисленные в п. 2.1.4 настоящего Соглашения <***>;

---

<***> Отдельные документы могут представляться на согласование в государственный архив в соответствии с полномочиями, предоставленными ему уполномоченным органом.

2.2.3. Оказывает организации необходимую организационную и методическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства;

2.2.4. В соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации по согласованию с организацией определяет архив, в который будут передаваться на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории муниципальных образований субъекта Российской Федерации;

2.2.5. Осуществляет, в том числе совместно с территориальным органом Росохранкультуры, контроль за соблюдением организацией законодательства об архивном деле в Российской Федерации, включая правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов путем проведения соответствующих проверок.

2.3 Государственный архив:

2.3.1. На основании договора о передаче на хранение документов в архив или акта приема-передачи принимает обязательства по хранению документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности организации, обеспечивает их сохранность, учет, а также осуществляет использование документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2.3.2 Обеспечивает выдачу организации во временное пользование дел, переданных ею на постоянное хранение;

2.3.3. Оказывает организации необходимую методическую и практическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства, в повышении квалификации сотрудников организации, отвечающих за работу архива и организацию делопроизводства;

2.3.4. Может по просьбе организации оказывать платные услуги и выполнять работы на договорной основе, в том числе по упорядочению документов.

3. Ответственность сторон

3.1. Стороны вправе требовать друг от друга надлежащего исполнения принятых на себя по настоящему Соглашению обязательств.

3.2. За нарушение принятых на себя по настоящему Соглашению обязательств стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4. Срок действия. Порядок изменения и прекращения действия Соглашения

4.1 Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания.

4.2 Соглашение является бессрочным.

4.3. Условия настоящего Соглашения могут быть в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации изменены по договоренности сторон, если эти изменения не влекут за собой ущерба правам и законным интересам третьих лиц, а также в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.4. Разногласия сторон, возникшие в рамках настоящего Соглашения, разрешаются путем переговоров. В случае недостижения согласия споры рассматриваются в установленном законом Российской Федерации порядке.

4.5. Соглашение составлено в трех экземплярах (по одному для каждой из сторон), имеющих одинаковую юридическую силу.

5. Дополнительные условия

5.1.____________________________________

5.2.____________________________________

6. Адреса и реквизиты сторон

    ОРГАНИЗАЦИЯ            УПОЛНОМОЧЕННЫЙ            ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
                               ОРГАН                      АРХИВ

---