Письмо Минфина СССР от 18.10.1961 № 343

«О Положении о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР

ПИСЬМО

от 18 октября 1961 г. № 343

О ПОЛОЖЕНИИ О ДОКУМЕНТАХ И ЗАПИСЯХ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ ПРЕДПРИЯТИЙ И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Министерство финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР утвердило и при этом направляет новое Положение о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций. Это Положение вводится в действие с 1 января 1962 года. При утверждении нового Положения о документах и записях учтены замечания и предложения совнархозов, министерств, ведомств и ряда предприятий. Положение о документах и записях было рассмотрено также на методологическом совете при Управлении бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР. Министерство финансов СССР просит совнархозы, министерства и ведомства, а также управления (отделы) исполкомов Советов депутатов трудящихся направить Положение о документах и записях в бухгалтерском учете для руководства подведомственным предприятиям и хозяйственным организациям. С введением нового Положения о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций считать утратившим силу с 1 января 1962 года Положение о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций, утвержденное Наркомфином СССР от 25 января 1946 г. № 60.

Заместитель Министра финансов СССР Ф.УРЮПИН

Начальник Управления бухгалтерского учета и отчетности П.БЕЗРУКИХ

Утверждено Министерством финансов СССР 18 октября 1961 года

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАХ И ЗАПИСЯХ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ ПРЕДПРИЯТИЙ И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

I. Об обязательном ведении бухгалтерского учета

1. Государственные, кооперативные (кроме колхозов) и общественные предприятия и хозяйственные организации при осуществлении бухгалтерского учета своей хозяйственной деятельности руководствуются настоящим Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций. Настоящее Положение не распространяется на учреждения банков и бюджетные учреждения.

2. Предприятия и хозяйственные организации ведут бухгалтерский учет по плану счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций союзного, республиканского и местного подчинения и инструкции по его применению, утверждаемых Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР, или по специализированным планам счетов, утверждаемым отдельными министерствами и ведомствами в установленном порядке.

3. Бухгалтерский учет осуществляется при помощи средств механизации и ручным способом.

II. Документы бухгалтерского учета

4. Основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежаще оформленные оправдательные документы. Оправдательные документы могут быть как разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, так и накопительными (групповыми), предназначенными для оформления ряда однородных хозяйственных операций за определенный период. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь следующие обязательные для каждого документа реквизиты:

а) название (приходный ордер, лимитно-заборная карта, расходный ордер, накладная, наряд, рапорт о выработке, маршрутный лист, акт и пр.);

б) дату составления;

в) содержание хозяйственной операции и ее основание;

г) измерители операций (в количественном и ценностном выражении);

д) подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления. В необходимых случаях в документе должны быть приведены его номер, название и адрес предприятия (организации) и указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом (например, в накладной, акте о приемке материалов и т.п.), а также дата записи в накопительный документ хозяйственной операции в тех случаях, когда дата составления документа и дата записи в него хозяйственной операции не совпадают (например, в лимитно-заборной карте и др.). Другие реквизиты определяются характером документируемых хозяйственных операций. При применении счетно-клавишных, счетно-перфорационных и других вычислительных машин документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, должны также содержать необходимые реквизиты, расположенные в порядке, отвечающем требованиям механизации учета. При этом наряду с текстовым содержанием операций допускается применение установленного в соответствующем порядке шифра (цифрового обозначения). Вся документация, составленная при помощи средств механизации на основании оправдательных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь заголовок, определяющий ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, содержащихся в документации, составленной механизированным способом, данным оправдательных документов. Если оправдательным документом является непосредственно перфокарта, она должна иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного документа при составлении его ручным способом.

5. Записи в документах производятся чернилами, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Приходные и расходные кассовые документы оформляются в порядке, установленном Положением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами банка.

6. Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию или на машиносчетные установки в порядке и в сроки, устанавливаемые главным (старшим) бухгалтером предприятия или хозяйственной организации. Распоряжения главного (старшего) бухгалтера в части правильного и своевременного оформления операций и представления требуемых документов и сведений являются обязательными для всех работников данного предприятия или хозяйственной организации. За достоверность содержащихся в документе данных, а также за доброкачественное его составление несут ответственность должностные лица, подписавшие этот документ (начальник цеха, нормировщик, кладовщик и др.).

7. Представленные документы подвергаются проверке как с точки зрения законности операций, так и по форме (полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей и т.д.), а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

8. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам после получения или выдачи денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Подлежат также гашению штампом «Погашено» все банковские документы, а также документы, по которым произведены начисления заработной платы или другие выплаты (авансовые отчеты, наряды и др.).

III. Регистры бухгалтерского учета и порядок их составления

9. Содержащиеся в принятых документах данные, необходимые для отражения в бухгалтерском учете, накапливаются и систематизируются в соответствующих учетных регистрах аналитического или синтетического учета.

10. При применении счетно-перфорационных машин такое накапливание данных производится в табуляграммах либо на основании перфокарт, составленных по данным оправдательных документов, либо перфокарт, являющихся оправдательными документами. Принятые и проверенные документы (пачки документов), подлежащие обработке на счетно-перфорационных машинах, регистрируются в специальном журнале приемки документов и регистрации контрольных чисел. Основными реквизитами этого журнала являются: дата поступления документов, количество документов, сумма по группе документов (пачке документов) и расписка заказчика в получении документов после их первичной обработки на машиносчетной станции (фабрике). Порядок перфорации и составления соответствующих учетных регистров аналитического и синтетического учета при применении средств механизации определяется проектами по механизации бухгалтерского учета, разработанными в установленном порядке.

11. При журнально-ордерной форме счетоводства накапливание и систематизация данных, содержащихся в документах, принятых к учету, производится непосредственно в журналах-ордерах, ведомостях и других учетных регистрах. На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, должны указываться номера соответствующих регистров и порядковые номера записи. При этой форме счетоводства аналитический и синтетический учет хозяйственных операций осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Записи в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства производятся в порядке, устанавливаемом инструкциями по применению журнально-ордерной формы счетоводства.

12. Предприятия и хозяйственные организации, еще не перешедшие на журнально-ордерную форму счетоводства и применяющие мемориально-ордерную форму учета, принятые к учету данные документов оформляют путем составления мемориальных ордеров, как правило, на группы документов, систематизированных по признаку однородности операций. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале, в котором приводятся порядковые номера, дата и сумма по мемориальным ордерам. В конце месяца в регистрационном журнале подсчитываются итоги сумм за истекший месяц. Для контроля за правильностью бухгалтерских записей и составления бухгалтерского баланса ежемесячно составляются оборотные ведомости: одна — по оборотам всех синтетических счетов и отдельные — по оборотам каждой группы аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. По данным оборотных ведомостей производится сверка итогов оборотов по синтетическим счетам и итога по регистрационному журналу, а также итогов оборотов и сальдо аналитических счетов с объединяющими их синтетическими счетами.

13. Для отражения итоговых данных по синтетическим счетам применяется книга синтетического учета — главная книга. Записи в этой книге производятся только по счетам первого порядка. При этом при мемориально-ордерной форме учета в главной книге регистрируются лишь текущие обороты. В предприятиях и организациях, где при учете хозяйственных операций по мемориально-ордерной форме счетоводства применяется небольшое количество синтетических счетов бухгалтерского учета, допускается с разрешения вышестоящей организации совмещение хронологической регистрации мемориальных ордеров с записями по синтетическим счетам в одной книге «Журнал-Главная». В «Журнале-Главной» выводятся итоги оборотов за месяц в целом, а также по дебету и кредиту каждого счета.

14. Применение в аналитическом учете ведомостей, книг или карточек (свободных листов) определяется в отдельных случаях соответствующими положениями и инструкциями по бухгалтерскому учету и проектами по механизации бухгалтерского учета. При ведении аналитического учета в книгах до начала записей в них нумеруются все страницы (листы и т.д.), причем на обороте последней страницы книги за подписью главного (старшего) бухгалтера или лица, им на то уполномоченного, делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ___ страниц (листов)». При открытии новой страницы книги для продолжения записей по данному счету делается отметка о номере страницы в оглавлении книги. Продолжение на новой странице не законченных за отчетный месяц записей производится путем переноса неполного внутримесячного итога, показываемого на последней строке использованной и на первой строке начатой страницы. При этом отмечается: «На ___ стр.» и «Со ___ стр.». При применении карточек (свободных листов) аналитического учета каждая вновь открываемая карточка регистрируется в специальных описях (реестрах) карточек. По истечении отчетного года и составлении заключительного баланса ведомости, книги и карточки (свободные листы) заключаются путем подведения итога по каждому счету и вынесения суммы остатка. Учет поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге, а также ее оформление производится в соответствии с Положением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями.

15. Записи в регистрах бухгалтерского учета могут производиться как ручным способом, так и посредством счетных машин. При ручном способе записи в регистрах производятся чернилами или на пишущей машинке. Записи в регистрах химическим карандашом допускаются для одновременного получения оттиска записей через копировальную бумагу. При ведении бухгалтерского учета с применением средств механизации записи в регистрах производятся с помощью счетно-перфорационных или счетно-клавишных машин. При использовании счетно-перфорационных машин бухгалтерские записи производятся на табуляторах посредством составления табуляграмм. При этом табуляграмма должна содержать все необходимые реквизиты, определяющие ее содержание, независимо от того, составляется ли табуляграмма на формулярах или на чистых листах. При использовании счетно-клавишных машин бухгалтерские записи могут производиться на суммирующих бестекстовых машинах, а также на бухгалтерских и фактурных машинах с текстовой клавиатурой в типографских формах.

16. В соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах бухгалтерские отчеты и балансы должны составляться на основе проверенных бухгалтерских записей, подтвержденных оправдательными документами. До составления баланса сверка оборотов и остатков по аналитическим счетам с оборотами и остатками по счетам главной книги на 1-е число каждого месяца обязательна. При ведении бухгалтерского учета с применением средств механизации сверка итоговых записей в учетных регистрах производится с данными журнала приемки документов и регистрации контрольных чисел.

17. В новом отчетном году в регистры бухгалтерского учета по синтетическим и аналитическим счетам записываются суммы остатков в полном соответствии с заключительным балансом, представленным на основании заключительных записей в регистрах бухгалтерского учета за истекший год. Если вышестоящей организацией при проверке и утверждении годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти исправления вносятся как в регистры прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи), так и в регистры бухгалтерского учета текущего года (путем изменения начальных остатков).

18. Порядок ведения регистров бухгалтерского учета работниками бухгалтерии и машиносчетной установки определяется главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации). При этом главный (старший) бухгалтер устанавливает служебные обязанности каждого работника, с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение.

IV. Исправление ошибок в документах и в учетных регистрах

19. Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются.

20. Ошибки в документах (за исключением кассовых и банковских) исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Аналогичным образом исправляются ошибки в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета до представления бухгалтерского баланса, если ошибка не требует изменения мемориального ордера. В таком же порядке исправляются ошибки в табуляграммах и других учетных регистрах при механизированной обработке документов. При этом о произведенных в бухгалтерии исправлениях сообщается в письменной форме на машиносчетную станцию с тем, чтобы она смогла перебить соответствующие перфокарты и внести эти исправления в табуляграммы. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе — подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

21. При обнаружении ошибок в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства после проставления в них итогов, но до внесения их в главную книгу, исправление осуществляется в предусмотренных для этого после итогов свободных строках или графах на основании специально составленной бухгалтерской справки. После перенесения в главную книгу итогов из регистров никакие исправления в них не допускаются; необходимые исправления оборотов оформляются также специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные этой справки заносятся в главную книгу обособленно. Указанные справки хранятся при соответствующем учетном регистре.

22. Исправление записей в регистрах мемориально-ордерной формы учета до представления бухгалтерского баланса, вызванное ошибкой в мемориальном ордере, производится дополнительной бухгалтерской проводкой. В таком же порядке осуществляется исправление записей в регистрах после представления баланса независимо от того, допущена ли ошибка в мемориальном ордере или в учетном регистре.

V. Хранение документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности до передачи в архив предприятия

23. Оправдательные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному учетному регистру, формируется отдельно. К каждой группе документов, относящихся к отдельному регистру бухгалтерского учета, должна прилагаться справка, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с N ___ по N ___ включительно), количество документов и другие справочные показатели. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися ко всем им документами, а также другие документы, по которым произведена выплата денежных средств, должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены. В целях устранения излишеств в обработке архива бухгалтерии оправдательные документы, как-то: наряды на работу, сменные рапорты, путевые листы и другие, могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание потери их или злоупотреблений. Порядок хранения регистров бухгалтерского учета определяется соответствующими положениями и инструкциями по бухгалтерскому учету и проектами по механизации бухгалтерского учета.

24. Бухгалтерские документы до передачи их в общий архив предприятия (организации) должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах в строгом порядке, под ответственностью главного (старшего) бухгалтера предприятия (организации) или лица, им на то уполномоченного.

25. Выдача дел из бухгалтерского архива другим структурным частям данного предприятия производится только по распоряжению главного (старшего) бухгалтера. Изъятие же оправдательных документов, регистров бухгалтерского учета и т.п. по требованию судебно-следственных органов и других органов, имеющих право на изъятие документов, может быть произведено на основании письменного распоряжения этих органов с разрешения руководителя предприятия (организации). При этом на место изъятого документа помещается его машинописная или фотографическая копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа. В отдельных случаях по усмотрению руководителя предприятия или организации разрешается не снимать копий с документов денежно-материальной отчетности (счета, наряды и т.п.), а выдавать их по акту с точным перечислением всех документов (вид, дата, номер документа и сумма).

26. В случае пропажи документов из бухгалтерского архива или их гибели руководитель предприятия (организации) обязан оформить факт пропажи (гибели) актом и сообщить об этом соответствующим органам.

27. Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий архив предприятия (организации) определяются действующими правилами, утвержденными в установленном порядке.

Начальник Управления бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР П.БЕЗРУКИХ

---