Письмо Минкультуры России от 19.09.2018 № 336-01.1-39-АМ

«О предоставлении музеями страховых копий учетных документов»

В целях соблюдения музеями Российской Федерации законодательства в сфере музейного дела и обеспечения ими страхового копирования учетной документации Минкультуры России информирует.

Понятие страховой копии, порядок создания и хранения страховых копий определяются и регулируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.

Согласно п. 2.11.13 указанных правил под страховой копией архивного документа на бумажном носителе подразумевается негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Страховой фонд документации подлежит территориально обособленному хранению в специальных хранилищах.

При этом обособленные специализированные хранилища страховых копий учетных документов у Минкультуры России отсутствуют, а хранение страховых копий этих документов в федеральном государственном архиве — Центре хранения страхового фонда (ЦХСФ), согласно п. 2.11.13.3 указанных выше Правил, для страховых копий учетных документов музеев не предусмотрено.

Во исполнение Положения о Музейном фонде Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 12.02.1998 № 179, и в целях совершенствования управления созданием и использованием страховых копий документации на основе автоматизированных баз данных (что предусмотрено Приказом Минэкономразвития РФ от 20.02.2007 № 53 «Об образовании Межведомственной комиссии по единому российскому страховому фонду документации») возможность хранения сканированных образов учетных документов предусмотрена Государственным каталогом Музейного фонда Российской Федерации (далее — Госкаталог).

При регистрации (перерегистрации) музеев в реестре Музейного фонда Госкаталога при заполнении поля «Описи книг поступлений» предусмотрено прикрепление сканированных образов листов книг поступлений каждого тома. Книги поступлений должны быть отсканированы одним файлом в формате pdf с разрешением 100 точек на дюйм. Направлять в адрес Департамента музеев страховые копии не требуется.

Сообщаем, что защита информации, содержащейся в Госкаталоге, обеспечивается посредством применения организационных и технических мер защиты информации, а также осуществления контроля за эксплуатацией Госкаталога.

При проведении контрольных мероприятий проверить наличие страховых копий учетной документации у музеев территориальные органы Минкультуры России могут с помощью личного кабинета территориального органа в Госкаталоге.

---