Письмо Росархива от 30.03.2026 № 3/1400-А

«О порядке представления материалов для награждения государственными наградами Российской Федерации и ведомственными наградами Федерального архивного агентства»

В соответствии со ст. 191 Трудового кодекса Российской Федерации «Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам».

Порядок представления к государственным наградам Российской Федерации определен Положением о государственных наградах Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 7 сентября 2010 г. № 1099, порядок награждения Почетной грамотой Президента Российской Федерации и объявления благодарности Президента Российской Федерации определены соответствующим Положением, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 апреля 2008 г. № 487. Обращаем внимание на необходимость направления для Администрации Президента Российской Федерации письменного согласия лица, представляемого к награждению, на обработку персональных данных.

Приказом Росархива от 27 октября 2022 г. № 131 «О ведомственных наградах Федерального архивного агентства» (далее — приказ Росархива) учреждены следующие виды ведомственных наград Федерального архивного агентства:

нагрудный знак отличия Федерального архивного агентства «Почетный архивист»;

нагрудный знак отличия Федерального архивного агентства «Почетный наставник»;

Почетная грамота Федерального архивного агентства;

Благодарность руководителя Федерального архивного агентства.

Награждение ведомственными наградами Федерального архивного агентства осуществляется за личные заслуги и достижения в решении задач, возложенных на Росархив, достижение высоких результатов в служебной деятельности, за безупречную и эффективную федеральную государственную гражданскую службу, многолетний добросовестный труд, активное участие в организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, активное участие в развитии теории и практики архивного дела и делопроизводства, заслуги в наставнической деятельности, а также за эффективное оказание содействия Росархиву в установленной сфере деятельности.

При направлении в Федеральное архивное агентство представлений к награждению или поощрению ведомственными наградами Росархива работников необходимо руководствоваться следующим:

• ходатайство о награждении или о поощрении возбуждается по месту основной работы представляемого к награждению, вносится на имя руководителя Росархива главами субъектов Российской Федерации, руководителями федеральных органов исполнительной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, руководителями подведомственных Росархиву организаций, руководителями структурных подразделений Росархива. К ходатайству о награждении, вносимому уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, приобщаются оформленный наградной лист, копия первой страницы паспорта, копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (1 лист), письменное согласие лица, представляемого к награждению, на обработку персональных данных, решение коллегиального органа организации (выписка из протокола собрания коллектива), в котором работает представляемый к награждению, а также решение уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, обратившегося с ходатайством о награждении ведомственными наградами;
• при определении вида поощрения соблюдается принцип последовательности награждения, строго придерживаясь иерархии наград;
• последующие награждения производятся за новые заслуги не ранее чем через три года после предыдущего награждения ведомственными наградами;
• юбилейными датами организаций (органов) считаются 25, 50, 75 и каждые последующие 25 лет со дня создания, юбилейными датами награждаемых лиц являются 50, 60, 70, 75 и далее каждые 5 лет со дня рождения;
• представления о награждении или поощрении в связи с юбилейными датами направляются с учетом сроков, необходимых для прохождения в установленном порядке необходимых наградных процедур: к государственным наградам — за 9 — 12 месяцев, к ведомственным наградам — за 4 месяца до дня предполагаемого награждения;
• представление к ведомственным наградам включает полный пакет предусмотренных приказом Росархива документов, материалы оформляются надлежащим образом, а копии документов заверяются подписью должностных лиц и печатью;
• в представлении отражаются конкретные заслуги и достижения представляемого к награждению, т.е. характеристика содержит, прежде всего, описание его профессиональных заслуг за последние 3 года (количественные и качественные показатели работы), а затем и личных качеств награждаемого. Не допускается вместо заслуг описывать жизненный путь, послужной список или перечислять должностные обязанности;
• наградной лист подписывается двумя разными должностными лицами — руководителем организации и председателем собрания (коллегии);
• представления к награждению направляются с учетом квоты на награждение: не более одного человека в год от организации (органа) общей штатной численностью на каждые 100 человек. В случае наступления юбилейной даты организации (органа) число лиц, представляемых к награждению, может увеличиваться в пять раз (квотирование распространяется на все виды ведомственных наград, в том числе и на Благодарность руководителя Федерального архивного агентства);
• не допускается представление к награждению ведомственными наградами лиц, в отношении которых возбуждено уголовное дело, имеющих неснятую (непогашенную) судимость, дисциплинарные взыскания, в отношении которых проводится служебная проверка;
• возможно повторное награждение Почетной грамотой Федерального архивного агентства и объявление Благодарности руководителя Федерального архивного агентства, но только по иным основаниям.

Обращаем внимание, что вместе с ходатайством необходимо представлять лишь те документы, которые указаны в приказе Росархива. Дополнительные материалы направляются только по запросу сотрудников Отдела государственной службы, кадров и наград Росархива.

А. Н. Артизов

СПРАВОЧНАЯ ТАБЛИЦА

№ п/п	Наименование награды	Приказ об утверждении	Документы	Стаж работы	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	Благодарность руководителя Федерального архивного агентства	Приказ Федерального архивного агентства от 27.10.2022 № 131 «О ведомственных наградах Федерального архивного агентства»	Для награждения всеми видами ведомственных наград Федерального архивного агентства направляется единый пакет следующих документов: - ходатайство о награждении ведомственными наградами на имя руководителя Федерального архивного агентства; - наградной лист, оформленный в соответствии с приложением № 1 к порядку награждения ведомственными наградами Федерального архивного агентства, утвержденного приказом Росархива от 27.10.2022 № 131; - копия первой страницы паспорта лица, представляемого к награде; - копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (актуальная редакция на 1 л.); - решение коллегиального органа организации (выписка из протокола собрания коллектива), в котором работает представляемый к награждению; - решение уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, обратившегося с ходатайством о награждении ведомственными наградами; - письменное согласие лица, представляемого к награждению, на обработку персональных данных, содержащихся в документах о награждении ведомственной наградой, оформленное в соответствии с приложением № 2 к порядку награждения ведомственными наградами Федерального архивного агентства, утвержденного приказом Росархива от 27.10.2022 № 131	Стаж работы в сфере архивного дела не менее 1 года	Возможно повторное объявление Благодарности руководителя Федерального архивного агентства, но по иным основаниям. В случае направления ходатайства об объявлении Благодарности руководителя Федерального архивного агентства трудовому коллективу организации (органа) представляются: - справка о деятельности организации (органа) и достижениях коллектива; - архивная справка, подтверждающая дату основания организации (органа); - историческая справка, содержащая сведения о реорганизациях, переименованиях с указанием изменений организационно-правовой формы организации (органа) в хронологическом порядке со ссылками на основания — нормативные правовые документы; - копия документа о государственной регистрации юридического лица (актуальная редакция на 1 л.)
2	Почетная грамота Федерального архивного агентства			Стаж работы в сфере архивного дела не менее 5 лет	Награждаются лица, как правило, ранее поощренные Благодарностью руководителя Федерального архивного агентства. Возможно повторное награждение Почетной грамотой Федерального архивного агентства, но по иным основаниям
3	Нагрудный знак отличия Федерального архивного агентства «Почетный наставник»			Стаж работы в сфере архивного дела не менее 15 лет Стаж наставнической деятельности в сфере архивного дела не менее 5 лет	Награждаются лица, ранее поощренные Почетной грамотой Федерального архивного агентства и/или Благодарностью руководителя Федерального архивного агентства. Награждение производится за личные заслуги в наставнической деятельности. В характеристике наградного листа необходимо отразить такие показатели как стаж и опыт наставнической деятельности, наличие уникальных программ (методик) наставнической деятельности, возможности тиражирования применяемой практики наставничества; количество наставляемых и их профессиональных достижений (подтверждение квалификации, награды и поощрения, наличие предложений, инициатив по улучшению деятельности в сфере архивного дела, карьерный рост в соответствующей организации (органе)
4	Нагрудный знак отличия Федерального архивного агентства «Почетный архивист»			Стаж работы в сфере архивного дела не менее 15 лет	Является высшей ведомственной наградой Федерального архивного агентства, дающей право на присвоение звания «Ветеран труда». Награждаются лица, как правило, ранее поощренные Почетной грамотой Федерального архивного агентства и Благодарностью руководителя Федерального архивного агентства.

---