Письмо РАО «ЕЭС России» от 12.04.1999 № 27-4-1/60

«О вводе в действие РД 153-34.0-08.102-98 „Основные положения контроллинга производственно-хозяйственной деятельности и методические указания по организации внутреннего аудита в рамках контроллинговых систем“»

РОССИЙСКОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЭНЕРГЕТИКИ И ЭЛЕКТРИФИКАЦИИ «ЕЭС РОССИИ»

ПИСЬМО от 12 апреля 1999 г. № 27-4-1/60

О ВВОДЕ В ДЕЙСТВИЕ РД 153-34.0-08.102-98 «ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ КОНТРОЛЛИНГА ПРОИЗВОДСТВЕННО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА В РАМКАХ КОНТРОЛЛИНГОВЫХ СИСТЕМ»

Направляю утвержденный Председателем Правления РАО «ЕЭС России» руководящий отраслевой документ «Основные положения контроллинга производственно-хозяйственной деятельности и методические указания по организации внутреннего аудита в рамках контроллинговых систем» (РД 153-34.0-08.102-98), разработанный в соответствии с поручением Приказа РАО «ЕЭС России» от 28.09.98 № 179 «О совершенствовании системы отраслевого контроля».

Этим документом положено начало созданию комплексной системы аудита в рамках основных контроллинговых систем, основывающейся на результатах внутреннего аудита по направлениям: финансового, технического, энергосбытовой и инвестиционной деятельности, охраны труда. Документом вводится трехуровневая модель осуществления внутреннего аудита: центральный аудит, который является отраслевым или внутрихолдинговым аудитом, местный внутренний аудит на уровне акционерных обществ и самоаудит на уровне их структурных подразделений.

Этот документ — методический и им не предусмотрены рекомендации по организационным структурам внутреннего аудита для каждого конкретного уровня. Приказом РАО «ЕЭС России» от 21.12.98 № 270 «О дальнейшем развитии отраслевой системы внутреннего аудита» поручено Департаменту генеральной инспекции по эксплуатации и финансового аудита и Дирекции социально-трудовых отношений и оргструктур разработать и представить на утверждение предложения по организационным структурам аудиторской деятельности. Эта работа сейчас ведется.

С переходом на акционерную форму собственности большинство энергосистем или упразднили, или растеряли кадры ревизорских подразделений, и результат от этого сказался — отрицательный результат! После наших проверок многие начинают понимать необходимость их восстановления. Конечно, подталкивают руководителей акционерных обществ к этому в большей степени выходящие по результатам проверок приказы и та масса замечаний, которые указываются в актах проверок.

Результаты аудита показывают, что из-за недостатков в организации системы внутреннего контроля акционерные общества несут серьезные финансовые потери. Следует отметить, что акционерные общества, которые уделяют серьезное внимание организации системы внутреннего контроля, имеют и лучший результат производственно-хозяйственной и финансовой деятельности.

Поэтому акционерным обществам — энергосистемам необходимо приступить к восстановлению ревизорской деятельности в рамках действующих нормативов и утвержденных ранее оргструктур. Сложнее это сделать в АО-электростанциях и в МЭСах, которым, тем не менее, также необходимо, не дожидаясь разработки отраслевых рекомендаций, приступать к организации системы внутреннего контроля за производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью. Этот процесс мы с Вами должны ускорять!

Приказом Председателя Правления РАО «ЕЭС России» от 28.09.99 № 179 «О совершенствовании системы отраслевого контроля» Департамент генеральной инспекции по эксплуатации и финансового аудита наделен полномочиями по осуществлению контроллинга производственно-хозяйственной деятельности.

Более подробно о контроллинге и аудите мы будем вести разговор на отраслевых тематических селекторных совещаниях, проводимых по четвергам в соответствии с Приказами РАО «ЕЭС России» от 14.02.97 № 65 «О проведении отраслевых тематических селекторных совещаний по проблемам надежности энергетического оборудования» и от 11.03.99 № 93 «О проведении отраслевых тематических селекторных совещаний по проблемам производственно-хозяйственной и финансовой деятельности». Это серьезная, важная и полезная для повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности и для повышения результативности управления в целом сфера деятельности.

В нашем «традиционном» управлении, где результаты «не подчеркнуты», мало шансов на улучшение хозяйственно-экономической ситуации в отрасли. Примером тому является увлечение акционерных обществ переуступкой права требования долга и взаимозачетами, что приводит к колоссальным финансовым потерям из-за, во-первых, несопоставимости цен в цепочках расчетов, во-вторых, к неоправданным «накладным» расходам, в-третьих, к замораживанию дебиторской задолженности за отпущенную энергию в посреднических коммерческих фирмах и невозможности возврата большей ее части. Анализ результатов аудита финансово-хозяйственной деятельности показывает наличие выходящих за пределы «правового поля» управленческих решений, принимаемых руководителями акционерных обществ и их подразделений. Попытки оправданий таких действий и решений ссылкой на «форс-мажор в экономике страны» не спасет от административной и уголовной ответственности!

Спасти может только эффективная действенная система внутреннего контроля, не допускающая, предотвращающая и корректирующая (отменяющая) решения и действия, опасные с точки зрения последующей ответственности и с точки зрения финансового ущерба для акционерного общества. И на это должна быть направлена сквозная система контроллинга в каждом акционерном обществе и по всей иерархии отрасли!

В рамках управления, ориентированного на результаты, контроллинг ставит вопрос как об оперативной, так и о стратегической позиции для достижения конечных результатов и помогает руководителю более отчетливо представлять панораму событий и результатов. Наиболее отчетливо это проявляется в панораме учета затрат по центрам их формирования как одной из основ для принятия управленческих решений.

Подобная система «контроллинга на местах», «самоконтроллинга» — это признак современного грамотного, управления, так как только непосредственный руководитель подразделения с определенным центром возникновения затрат может лучше других судить о рациональности соотношения между произведенными затратами и достигнутыми результатами. Прежде всего речь идет о том, чтобы своевременно предпринимать меры по улучшению указанных соотношений. При полном и последовательном введении в действие контроллинговых систем могут быть сделаны важные выводы и предприняты соответствующие меры, например:

• при превышении бюджета затрат по отдельным видам могут быть проведены целевые мероприятия в рамках политики «контруправления»;
• путем сравнения фактического и запрогнозированного в бюджете показателя выработки или производительности труда могут быть целевым образом спланированы изменения в кадровой политике;
• финансовые результаты, исчисленные в отношении носителей затрат, могут приводить к выводам и заключениям, учитываемым при расчете предварительной калькуляции на последующие периоды;
• по итогам сравнения затрат, учитываемых по различным местам их формирования в рамках участка, цеха или подразделения, может быть извлечена важная информация для определения эффективности производства;
• по данным учета затрат по центрам их возникновения могут быть подготовлены дополнительные материалы для корректировки управленческих решений;
• по данным анализа расчетов ценными бумагами могут быть обнаружены недостатки, приводящие к значительным финансовым потерям для акционерного общества из-за халатности, неграмотности или преднамеренных действий.

Аналогичные подходы могут быть применены и в осуществлении технической политики и производственной деятельности, например:

• анализ фактических затрат на ремонт может показать завышение стоимости выполняемых привлеченными ремонтными организациями работ и позволит сделать заключение о необходимости проведения тендера при выборе подрядчика;
• анализ трудозатрат на единицу выработки может показать недостатки в организации и стимулировании труда эксплуатационного и ремонтного персонала, то есть недоиспользование возможностей повышения производительности за счет улучшения организации, а также наличие лишнего персонала;
• при сравнении фактического и нормативно-расчетного показателя расхода условного топлива на отпущенный киловатт-час может быть обнаружено отсутствие достаточного анализа пережога топлива по отдельным составляющим (неплановые пуски, пароводяные потери, присосы воздуха в вакуумную систему турбин, присосы воздуха в топки и газовоздушный тракт котлов, потери тепла с уходящими газами или из-за недогрева питательной воды и пропуска арматуры и т.п.), а также контроля за к.п.д. котлоагрегатов и турбоустановок в темпе процесса;
• сравнение фактических потерь электроэнергии в сетях с нормативными позволит обнаружить причину потерь из-за недостатков в системе учета (из-за отсутствия или неисправности средств учета) и роста коммерческой составляющей потерь в электрических сетях;
• по итогам годовой платы за экологические показатели может быть выявлено, что переход от расчетных методов определения выбросов в атмосферу на инструментальные может быстро окупить затраты на установку приборов и снизить эту составляющую себестоимости.

Положительные результаты от перехода на новую концепцию проявятся только в том случае, когда все уровни управления осуществят одновременный переход от традиционного «управления по состоянию» к «управлению по результатам». Для этого необходимо организовать и соответствующую работу с персоналом. Ознакомление и изучение необходимо осуществлять во взаимосвязи с Приказами РАО «ЕЭС России» от 14.02.97 № 65 «О проведении отраслевых тематических селекторных совещаний по проблемам надежности энергетического оборудования» и от 11.03.99 № 93 «О проведении отраслевых тематических селекторных совещаний по проблемам производственно-хозяйственной и финансовой деятельности». В качестве дополнительного материала предлагается ознакомить соответствующих руководителей и специалистов с концепцией, изложенной в статьях «Управлять по результату» (журнал «Энергетик» № 1, 1999 г.) и «Отраслевая задача — управление, ориентированное на результат» (журнал «Энергетик» № 3, 1999 г.).

---