Письмо Роскомзема от 27.06.1996 № 2-14/1350

«О регистрации баз и банков данных»

(вместе с «Порядком ведения Государственного регистра баз данных и баз метаданных», утв. 07.05.1996,

«Инструкцией по заполнению регистрационной заявки»)

КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ РЕСУРСАМ И ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ

ПИСЬМО

от 27 июня 1996 г. № 2-14/1350

О РЕГИСТРАЦИИ БАЗ И БАНКОВ ДАННЫХ

Направляю утвержденный Роскоминформом «Порядок ведения Государственного регистра баз данных и баз метаданных» и учетные формы с Инструкцией по их заполнению.

Прошу представлять в НТЦ «Информрегистр» и НТЦ «Система» сведения о базах и банках данных, создаваемых за счет или с привлечением средств госбюджета.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕГИСТРА БАЗ ДАННЫХ И БАЗ МЕТАДАННЫХ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан с целью установления единых требований к организации и проведению работ по государственному учету и регистрации баз и банков данных (в дальнейшем — БД) в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 февраля 1996 г. № 226 «О государственном учете и регистрации баз и банков данных» и определяет:

формы и порядок представления документов в Государственный регистр баз данных,

порядок формирования и ведения базы данных о зарегистрированных БД (базы метаданных).

1.2. Государственному учету и регистрации в Государственном регистре баз данных подлежат БД любой тематической направленности, назначения и структуры, не содержащие сведений, отнесенных в установленном порядке к государственной тайне.

1.3. Обязательному государственному учету и регистрации подлежат БД, созданные, приобретенные или накапливаемые за счет или с привлечением средств федерального бюджета всеми организациями и предприятиями Российской Федерации, независимо от их ведомственной принадлежности и форм собственности.

Учет и регистрация других БД осуществляются на добровольной основе в целях распространения информации о них и рекламы.

1.4 Все предусмотренные настоящим Порядком документы представляются в НТЦ «Информрегистр» безвозмездно по адресу:

107553, Москва, ул. Б. Черкизовская, д. 103-105.

При регистрации правовых БД — в НТЦ «Система» по адресу:

103716, Москва, ул. Мясницкая, д. 48.

Регистрационные заявки по запросу НИЦ «Контур» направляются по адресу:

117454, Москва, пр-т Вернадского, д. 10.

1.5. Ответственность за полноту, достоверность сведений и правомерность разглашения конфиденциальной информации, представленной в Государственный регистр баз данных, и качество оформления документов несет организация — исполнитель работ.

1.6. Регистрирующие органы оказывают методическую помощь организациям, предприятиям и физическим лицам в работе по государственной регистрации БД и представлению отчетных документов бесплатно.

2. Учет и регистрация БД

2.1. Документы, направляемые в Государственный регистр баз данных, оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в приложении 1, и представляются в регистрирующие органы (п. 1.4 настоящего Порядка) не позднее 30 дней со дня начала финансирования работ по созданию БД (форма 3) или сдачи БД в эксплуатацию (форма 1) согласно п. п. 11, 12 «Временного положения о государственном учете и регистрации баз и банков данных».

2.2. Неправильно оформленные документы возвращаются заявителю для исправления с указанием причин возврата. Заявитель обязан в 10-дневный срок внести необходимые изменения и повторно направить документы на регистрацию.

2.3. Получив «Извещение о разработке БД» (форма 3), регистрирующий орган присваивает БД учетный номер и обеспечивает учет и хранение данных о ведущихся разработках.

2.4. При получении «Регистрационной заявки» (форма 1) регистрирующий орган присваивает БД регистрационный номер и в 20-дневный срок оформляет и высылает заявителю «Регистрационное свидетельство» (форма 2).

3. Актуализация сведений Государственного регистра баз данных

3.1. Заявитель, получивший «Регистрационное свидетельство», ежегодно представляет в НТЦ «Информрегистр» актуализированное описание БД (по форме 1) или сообщение о прекращении ведения БД (в свободной форме) с указанием номера регистрации.

3.2. При получении сообщения о прекращении ведения БД регистрация ее в Государственном регистре аннулируется.

4. Ведение базы метаданных

4.1. На основе государственной регистрации БД НТЦ «Информрегистр» формирует и ведет базу данных о зарегистрированных БД (базу метаданных).

4.2. База метаданных включает сведения о базах данных, зарегистрированных всеми регистрирующими органами Государственного регистра баз и банков данных (п. п. 6, 7 «Временного положения о государственном учете и регистрации баз и банков данных»).

4.3. НТЦ «Информрегистр» обеспечивает ввод, актуализацию и хранение сведений о зарегистрированных базах данных в форме, позволяющей осуществлять информационное обслуживание и распространение сведений о них.

4.4. Распространение информации о БД на территории Российской Федерации осуществляется НТЦ «Информрегистр» в соответствии с «Положением о порядке распространения сведений о зарегистрированных базах данных и учтенных банках данных».

КОМИТЕТ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ПОЛИТИКЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТР БАЗ ДАННЫХ

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННОЙ ЗАЯВКИ

Настоящая Инструкция подготовлена в соответствии с п. 17 Временного положения о государственном учете и регистрации баз и банков данных, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 февраля 1996 г. № 226, определяет порядок заполнения и представления информационных документов для ввода и актуализации сведений Государственного регистра баз данных.

Для регистрации и актуализации сведений о базах данных (далее БД) в Государственном регистре используется единый документ — Регистрационная заявка (Форма 1).

Регистрационная заявка представляется на каждую регистрируемую базу данных в одном экземпляре в соответствующий регистрирующий орган Государственного регистра баз данных (п. п. 12, 14 Временного положения о государственном учете и регистрации баз и банков данных) в 30-дневный срок с момента сдачи базы данных в эксплуатацию или выполнения договора на ее поставку.

При заполнении заявки в соответствии с требованиями настоящей Инструкции сведения о БД включаются в Государственный регистр баз данных, ей присваивается регистрационный номер, а владельцу в течение месяца высылается Регистрационное свидетельство (Форма 2).

В соответствии с п. 19 Временного положения о государственном учете и регистрации баз и банков данных владелец базы данных, получивший Регистрационное свидетельство, ежегодно направляет полное актуализированное описание БД (по форме Регистрационной заявки) или сообщение о прекращении ведения БД (в произвольной форме).

В соответствии с п. 11 Временного положения о государственном учете и регистрации баз и банков данных осуществляется их государственной учет на начальном этапе разработки. Сведения для учета представляются в 30-дневный срок со дня начала финансирования отдельной работы или этапа в соответствии с Извещением о разработке БД (Форма 3).

РЕГИСТРАЦИОННАЯ ЗАЯВКА

Заявка заполняется и заверяется руководителем организации — заявителя или частным (иного юридического или физического) лицом — владельцем БД. Нужное обозначение подчеркивается на заявке, указывается фамилия, имя и отчество. Название представленной на регистрацию или актуализацию БД заносится в соответствующую графу Регистрационной заявки.

Регистрационная заявка с картой регистрации БД содержит сведения о владельце, общие сведения, пользовательские характеристики и данные об источниках финансирования создания или эксплуатации БД. Каждая группа сведений представлена реквизитными зонами. Значения реквизитных зон заполняются в свободной форме, выбираются из настоящей Инструкции или подчеркиваются, если возможные значения указаны в заявке. Заявка заполняется на русском языке. Допускается использование иностранных наименований в разделе «Пользовательские характеристики» и официальном названии БД. Заполнение всех полей обязательно.

При актуализации сведений о БД владелец подчеркивает «актуализация» и указывает регистрационный номер актуализируемой БД в поле «N регистрации» карты регистрации базы данных.

При регистрации или актуализации единовременно нескольких БД одним владельцем допускается заполнение сведений о владельце на одной заявке с указанием количества представляемых БД в графе «Прошу зарегистрировать» и их перечня в сопроводительном письме.

Название. Указываются полное и сокращенное наименования организации — владельца БД.

Ведомство. Указывается полное или официальное сокращенное наименование министерства или ведомства, которому подчинен владелец БД.

Организационно — правовая форма. Дается характеристика владельца БД по отношению к собственности: орган государственной власти, орган местного самоуправления, государственное предприятие, муниципальное предприятие, общественная организация, коммерческая структура, некоммерческая структура, предприятие с долей иностранного капитала.

Адрес. Указывается полный почтовый адрес организации или частного лица (индекс, республика, область, город, улица, дом, квартира).

Тел. Приводятся номера (до трех) телефонов владельца.

Факс. Приводятся номера факсов (до двух).

E-MAIL. Приводятся коды электронной почты.

Дополнительные сведения. Указываются любые дополнительные сведения о владельце БД. Например, для организации — сфера деятельности и тип предприятия (НИИ, учебное заведение, архив, библиотека, промышленное предприятие, банк, биржа, финансово — кредитное, страховое учреждение, орган массовой информации, информационное агентство, торговое предприятие, сбытовая организация и т.д.).

Администратор БД. Указываются фамилия, имя, отчество и номера телефонов администратора БД.

Сведения о владельце заверяются подписью руководителя организации (частного лица). Подпись руководителя организации скрепляется печатью организации.

КАРТА РЕГИСТРАЦИИ БАЗЫ ДАННЫХ

Наименование. Указываются полное и сокращенное наименования БД.

Назначение. Указывается назначение или область применения БД. Например: исследовательская, учебная, производственно — техническая, проектно — конструкторская, управленческая, финансовая, справочная, адресная, статистическая, архивная, НТИ, коммерческая и др. Для правовых баз данных указывается «правовая информация».

Содержание и особенности. Дается подробное описание информации, содержащейся в БД, указывается тип БД (полнотекстовая, библиографическая, фактографическая, комбинированная), дается перечисление объектов.

Источники / виды документов. Для документографических БД указываются виды описываемых документов, для фактографических источники сведений (данные экспериментов, полевые наблюдения, статистические сборники и т.д.).

При описании правовых БД поле не заполняется.

Входит в состав АС, БНД, электронного издания. Указываются наименования автоматизированной системы, банка данных или электронного издания, в рамках которого функционирует описываемая БД.

Объем БД. Проставляются число записей и количество Мб. При описании правовых БД в поле указывается количество документов, включенных в БД.

Число реквизитов. Указывается среднее количество фактически заполненных реквизитов (элементов) данных одной записи.

Язык записей. Указывается естественный язык (языки), используемый для представления текстовых данных в БД (например: рус., анг., нем.).

Год создания. Указывается год создания БД.

Ретроспектива. Указываются сведения о времени, за которое собраны документы (с какого года).

Обновление. При наличии режима обновления БД владельцем подчеркивается «да», при его отсутствии — «нет».

Период обновления. Указывается периодичность обновления (год, полугодие, квартал, месяц, неделя, день).

ЭВМ. Указываются типы и марки ЭВМ, на которых ведутся БД.

ОС. Указываются наименования операционных систем.

СУБД/ППП. Указываются наименования используемых программных комплексов.

Удаленный доступ. Наименование сети. При наличии удаленного доступа (подчеркивается «да») указывается наименование сети, обеспечивающей доступ к БД.

Услуги. Приводятся виды информационных услуг, предоставляемых пользователю на основе БД.

Разовое обращение — выдача сведений из БД пользователям по запросам различного характера.

Фрагмент БД — предоставление части БД (в том числе с ПО).

Поставка БД — передача всей БД (с ПО, с сопровождением и без).

Другое — избирательное распространение информации, обзоры, печатные издания, копии документов и т.п.

Поставка

Формат — указывается наименование формата поставки БД (например: ASCII-файл, TCP/IP, МЕКОФ, ЭДИФАКТ, формат СУБД и т.д.).

Носитель — указывается вид носителя при поставке БД (возможные значения: дискета, МЛ, кассеты с МЛ, компактные оптические диски, распечатки).

Количество пользователей / запросов. Приводится среднее количество пользователей, обратившихся к БД за год, и число запросов, обработанных БД за год.

Ограничения по доступу к информации. В случае ограничений подчеркивается «да» и указывается наличие ограничений на доступ к информации, устанавливаемых по категориям пользователей. При отсутствии ограничений подчеркивается «нет».

Дополнительные сведения. Указываются специфические требования по используемым техническим и программным средствам, другие данные, касающиеся пользовательских характеристик регистрируемой БД.

Указываются (подчеркиваются) источники финансирования работ по созданию и ведению БД. При смешанном финансировании указываются все источники финансирования.

ИЗВЕЩЕНИЕ О РАЗРАБОТКЕ БД

Структура, информационное наполнение и правила заполнения Извещения о разработке БД совпадают в основном с требованиями по заполнению Регистрационной заявки.

Документ подписывается руководителем организации, лицом, ответственным за проведение работ (руководителем работ), и скрепляется печатью.

Аннотация. Кроме перечисленных позиций, могут быть включены сведения о предполагаемых программных и технических средствах.

Сроки выполнения работ. Проставляется год и месяц начала и окончания работы.

Источники и объемы финансирования. Объемы финансирования приводятся в млн. рублей. При смешанном финансировании указываются все источники финансирования.

Форма 1

       КОМИТЕТ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                ПО ПОЛИТИКЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ

            ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТР БАЗ ДАННЫХ

РЕГИСТРАЦИОННАЯ ЗАЯВКА

 Я, _________________________________________________________,
        (ФИО руководителя организации / ФИО владельца БД)

прошу зарегистрировать / актуализировать БД ______________________

                   Сведения о владельце

Название организации полное _______________________________________________________

сокращенное __________________________________________________

Ведомство_________________________________________________________ Организационно — правовая форма ___________________________________________________

Индекс Область, город, ул., дом

<pre class="legal-pre">     ┌─────────┬─────────┬─────────┐      ┌───────────┬──────────┐
Тел. │         │         │         │ Факс │           │          │
     └─────────┴─────────┴─────────┘      └───────────┴──────────┘</pre>

Дополнительные сведения __________________________________________

Администратор БД фио Тел.

                                      Руководитель организации
      М.П.
                                                   ___________

                                      "__" _________ 199_ года

                      Общие сведения

Наименование _____________________________________________________

Назначение _______________________________________________________ Содержание и особенности _________________________________________

Виды документов / источников _____________________________________ Входит в состав АС, БнД, электронного издания ____________________

Объем БД в записях ________ в Мб _________ Число реквизитов ______ Язык записей ____________ Год создания _______ Ретроспектива _____

             Пользовательские характеристики

ЭВМ _____________________________ ОС _____________________________ СУБД/ППП _________________________________________________________

Поставка: формат ______________________ носитель _________________ Количество: пользователей ______________ запросов ________________ Ограничения по доступу к информации ______________________________

Дополнительные сведения __________________________________________

Источники финансирования

Форма 2

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│         КОМИТЕТ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ            │
│                  ПО ПОЛИТИКЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ                    │
│                                                                │
│           Научно - технический центр "Информрегистр"           │
│                                                                │
│              ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТР БАЗ ДАННЫХ                │
│                                                                │
│                                                                │
│                     РЕГИСТРАЦИОННОЕ                            │
│                      СВИДЕТЕЛЬСТВО                             │
│                                                                │
│                           N                                    │
│                                                                │
│                ОТ ________________ 199_ Г.                     │
│                                                                │</pre>
│Настоящее Свидетельство выдано _________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│в том, что представленная в Государственный регистр база данных │
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│                                                                │
│зарегистрирована за N ________                         199_ года│
│                                                                │
│                                                                │
│                                    Директор НТЦ "Информрегистр"│
│                                                                │
│       М.П.                                                     │
│                                               А.Б. Антопольский│
│                                                                │
│                                    "__" _____________ 199_ года│
│                                                                │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│           ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ              │
│             СВЯЗИ И ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РФ               │
│                                                                │
│              Научно - технический центр "СИСТЕМА"              │
│                                                                │
│              ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТР БАЗ ДАННЫХ                │
│                                                                │
│                                                                │
│                       РЕГИСТРАЦИОННОЕ                          │
│                        СВИДЕТЕЛЬСТВО                           │
│                                                                │
│                            N                                   │
│                                                                │
│                  ОТ ________________ 199_ Г.                   │
│                                                                │
│Настоящее Свидетельство выдано                                  │</pre>
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│в том, что представленная в Государственный регистр база данных │
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│                                                                │
│зарегистрирована за N ________                        199_ года │
│                                                                │
│                                                                │
│                                      Руководитель НТЦ "СИСТЕМА"│
│                                                                │
│       М.П.                                                     │
│                                                     В.М. Хургин│
│                                                                │
│                                    "__" _____________ 199_ года│
│                                                                │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Форма 3

       КОМИТЕТ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                ПО ПОЛИТИКЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ

            ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТР БАЗ ДАННЫХ

ИЗВЕЩЕНИЕ О РАЗРАБОТКЕ БД

                 Сведения о разработчике

Название организации полное ______________________________________________________

 сокращенное _________________________________________________

Ведомство_________________________________________________________ Организационно — правовая форма ___________________________________________________

Индекс Область, город, улица, дом

<pre class="legal-pre">     ┌─────────┬─────────┬─────────┐      ┌───────────┬──────────┐
Тел. │         │         │         │ Факс │           │          │
     └─────────┴─────────┴─────────┘      └───────────┴──────────┘</pre>

                      Сведения о БД

Наименование _____________________________________________________

Аннотация (назначение, содержание, особенности, виды источников данных, возможные области применения, услуги) ____________________

Ограничения по доступу к информации Сроки выполнения работ

Источники и объемы финансирования (в млрд. руб.)