Письмо Главархива РСФСР от 29.10.1980 № 1/875

<О направлении формы расчетной части к плану (отчету) государственного архива>

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РСФСР

ПИСЬМО

от 29 октября 1980 г. № 1/875

Направляем для использования в практической работе форму расчетной части к плану (отчету) государственного архива, рассмотренную научно-методическим советом при организационно-методическом отделе Главархива РСФСР.

Председатель научно-методического совета при организационно-методическом отделе Главного управления Е. В. Машкина

Расчетная часть плана (отчета) работы _________________ ____________________________________________ на 198_ г.

Расчет рабочего времени

		Штатная численность		Бюджет рабочего времени в чел./днях <*>		Примечание
		План	Фактически	План	Фактически
	Численность сотрудников <**>
-	Руководящий состав (директор, его заместитель, зав. отделами, зав. архивохранилищами, гл. хранитель фондов)
-	Специалисты (научные сотрудники, архивисты, археографы, палеографы всех категорий, методисты, редакторы, хранители фондов)
-	Инженерно-технический состав
	Всего:
	Затраты времени, исключаемые из бюджета:
-	4% времени на временную нетрудоспособность (при планировании);
-	время, затрачиваемое на учебу в ВУЗах, техникумах, общеобразовательных школах, на курсах повышения квалификации с отрывом от производства, на занятия по гражданской обороне;
-	недоработка времени несовершеннолетними сотрудниками;
-	участие в работе выборных органов (Советов народных депутатов, народных судов, областных и городских советов профессиональных союзов);
-	шефская помощь сельскому хозяйству
	Всего:
	Итого бюджет рабочего времени

---

<*> Исключаются выходные и праздничные дни, очередные отпуска.

<**> Численность работников, содержащихся за счет специальных (внебюджетных) средств, младшего обслуживающего и другого обслуживающего персонала не указывается, т.к. бюджет рабочего времени этих категорий работников в расчет бюджета не включается.

Индекс	Наименование работы	Ед. измерения	План			Фактически			Примечание
			Норма	Объем работы	Бюджет раб. времени	Норма	Объем работы	Бюджет раб. времени
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.	Научно-исследовательская и методическая работа в области документоведения, архивоведения, археографии и других смежных с ними научных дисциплин
1.1.	Разработка научных исследований и внедрение их результатов
1.1.1.	Подготовка статей, обзоров, сообщений и научно-теоретических докладов в результате разработки научной темы	маш. стр.
1.1.2.	Подготовка методических пособий (методик) в результате разработки научной темы	маш. стр.
1.1.3.	Рецензирование научно-исследовательских, методических разработок	маш. стр. рецензируемой работы
1.2.	Методическая работа
1.2.1.	Подготовка рабочих инструкций, указаний, памяток и т.д.	маш. стр.
1.2.2.	Подготовка лекций	маш. стр.
1.2.3.	Методические консультации по вопросам деятельности государственных архивов	консультация
1.3.	Научно-организационная работа
1.3.1.	Подготовка докладов, сообщений к заседаниям научного совета, научно-практической конференции; семинара	маш. стр.
1.3.2.	Подготовка и проведение заседаний	заседание
1.3.2.1.	научного совета
1.3.2.2.	методической комиссии
1.3.2.3.	...
1.3.3.	Участие в работе научных совещательных органов других научных учреждений	заседание
1.3.4.	Внедрение научно-исследовательских и методических разработок	разработка
1.4.	Научно-техническая информация в области документоведения и архивного дела
1.4.1.	Работа справочно-информационного фонда
1.4.1.1.	...
1.4.1.2.	...
1.4.2.	Мероприятия по научно-технической пропаганде достижений в области документоведения, архивоведения и археографии, обмену опытом
	Итого				% к общему бюджету			% к общему бюджету
2.	Научно-информационная деятельность
2.1.	Создание и развитие средств научной информации <*>
2.1.1.	Усовершенствование описей фондов
2.1.1.1.	Редактирование заголовков дел управленческой документации с частичным просмотром дел	заголовок
	без просмотра дел	-«-»
2.1.1.2.	...
2.1.1.3.	...
2.1.1.4.	...
2.1.2.	Переработка описей фондов
2.1.2.1.	Составление заголовков на дела	заголовок
2.1.2.2.	...
2.1.2.3.	...
2.1.2.4.	Систематизация карточек на дела	карточка
2.1.2.5.	...
2.1.2.6.	...
2.1.2.7.	Составление переводных таблиц к описям	номер
2.1.2.8.	Оформление описей	опись
2.1.2.9.	Составление исторических справок на фонды	маш. стр.
2.1.3.	Научно-техническая обработка документов
2.1.3.1.	Систематизация документов из россыпи	кг
2.1.3.2.	...
2.1.3.3.	...
2.1.4.	Составление актов о научно-технической обработке фондов или усовершенствовании описей	акт
2.1.5.	Научно-техническая обработка
2.1.5.1.	фотодокументов	ед. хр.
2.1.5.2.	фонодокументов	ед. хр.
2.1.5.3.	кинодокументов	ед. хр.
2.1.6.	Каталогизация документов
2.1.6.1.	Просмотр описей	заголовок
2.1.6.2.	Выявление документов по делам	дело
2.1.6.3.	Составление карточек на отдельные документы	карточка
2.1.6.4.	...
2.1.7.	Каталогизация
2.1.7.1.	научно-технической документации	карточка
2.1.7.2.	кинодокументов	-«-»
2.1.7.3.	фотодокументов	-«-»
2.1.7.4.	фонодокументов	-«-»
2.1.8.	Подготовка обзоров фондов	печ. лист
2.1.9.	Подготовка тематических обзоров	-«-»
2.1.10.	Подготовка межфондовых указателей	-«-»
2.1.11.	Подготовка путеводителей, кратких справочников по фондам архива	-«-»
2.2.	Организация информации и научного использования документов
2.2.1.	Подготовка инициативных информационных документов	инф. документ
2.2.2.	Исполнение тематических запросов	справка
2.2.3.	Организация выставок документов и фотокопий	экспонат
2.2.4.	Проведение экскурсий по архиву	экскурсия
2.2.5.	Подготовка радиопередач	передача
2.2.6.	Подготовка телепередач	передача
2.2.7.	Подготовка статей, публикаций для периодической печати, изданий	маш. стр.
2.2.8.	Подготовка текстов выступлений для уроков в школе, семинарах, встреч с общественностью и т.д.	встреча
2.2.9.	Работа читального зала
2.2.9.1.	Оформление для работы в читальном зале исследователей	исследователь
2.2.9.2.	...
2.2.10.	Исполнение запросов социально-правового характера	справка
2.2.10.1.	по документам
2.2.10.2.	по картотекам и каталогам
2.2.11.	Прием граждан и консультации по вопросам выдачи биограф. справок	посетитель ------------------ консультация
2.3.	Подготовка документальных публикаций
2.3.1.	Изучение литературы	маш. стр.
2.3.1.1.	Составление библиографических карточек	карточка
2.3.1.2.	...
2.3.2.	Составление плана-проспекта	маш. стр.
2.3.3.	Выявление документов
2.3.3.1.	Просмотр описей	заголовок
2.3.3.2.	Просмотр каталогов	карточка
2.3.3.3.	Выявление документов по делам	лист
2.3.3.4.	...
2.3.4.	Отбор документов
2.3.4.1.	по карточкам	карточка
2.3.4.2.	по машинописным копиям	маш. стр.
2.3.5.	Формирование разделов рукописи	маш. стр.
2.3.6.	Археографическое оформление документов	маш. стр.
2.3.7.	Составление научно-справочного аппарата
2.3.7.1.	Написание исторических предисловий	маш. стр.
2.3.7.2.	...
2.3.7.3.	Составление примечаний по содержанию документа	маш. стр. примечаний
2.3.7.4.	...
2.3.8.	Авторская правка рукописи	печ. лист
	Итого				% к общему бюджету			% к общему бюджету
3.	Комплектование государственных архивов документами, экспертиза их ценности. Руководство и контроль за архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий
3.1.	Комплектование государственных архивов документами и экспертиза их ценности
3.1.1.	Ведение списков учреждений, документы которых подлежат приему на государственное хранение	список
3.1.2.	Участие в работе ЭПК	заседание
3.1.3.	Прием на государственное хранение:
3.1.3.1.	- управленческой документации	дело
3.1.3.2.	- научно-технической документации	ед. хр.
3.1.3.3.	- кинодокументов	ед. хр.
3.1.3.4.	- фотодокументов	ед. хр.
3.1.3.5.	- фонодокументов	ед. хр.
3.1.4.	Участие в работе ЭК учреждений, организаций, предприятий	заседание
3.1.5.	Работа с держателями личных фондов
3.1.5.1.	...
3.1.5.2.	...
3.1.6.	Экспертиза ценности документов	дело
3.2.	Контроль за состоянием архивов учреждений, объединенных ведомственных и междуведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений
3.2.1.	Паспортизация архивов учреждений	учреждение
3.2.2.	Комплексная проверка организации документов в делопроизводстве и работы архивов учреждений с разработкой предложений и рекомендаций	учреждение
3.2.3.	Тематическая проверка исполнения приказов по вопросам архивного дела, предложений и рекомендаций учреждением	учреждение
3.2.4.	Оказание методической и практической помощи учреждениям в составлении:
3.2.4.1.	- номенклатур дел	статья
3.2.4.2.	- описей дел	заголовок
3.2.4.3.	...
3.2.5.	Внедрение в учреждениях номенклатур дел, инструкций по делопроизводству	номенклатура ------------------- инструкция
3.2.6.	Подготовка и проведение
3.2.6.1.	общественных смотров организации работы с документами и работы архивов учреждений	смотр --------------- кол-во учр.
3.2.6.2.	совещаний с руководителями учреждений, работниками канцелярий и архивов	совещание
3.2.6.3.	семинаров работников канцелярий и архивов учреждений	семинар
	Итого				% к общему бюджету			% к общему бюджету
4.	Организация хранения, строительство зданий архивохранилищ, техническое оснащение архивов и лабораторий, обеспечение сохранности документов
4.2.	Строительство зданий, реконструкция и ремонт
4.2.1.	...
4.3.	Техническое оснащение госархивов и лабораторий
4.3.1.	Установка и модернизация оборудования. Внедрение прогрессивной технологии в работу лаборатории
4.3.2.	Профилактика оборудования лаборатории
4.3.3.	Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов, за противопожарным состоянием архивохранилищ	наблюдение
4.4.	Обеспечение сохранности документов в госархиве
4.4.1.	Составление карточек для топографических указателей	карточка
4.4.2.	Нумерация листов в делах	лист
4.4.3.	Проверка нумерации листов в делах	лист
4.4.4.	Оформление обложек дел	обложка
4.4.5.	Шифровка дел	дело
4.4.6.	Картонирование дел	коробка
4.4.7.	Формирование связок	связка
4.4.8.	Написание ярлыков	ярлык
4.4.9.	Наклейка ярлыков на коробки	ярлык
4.4.10.	Выемка и подкладка дел	дело
4.4.11.	Перемещение и размещение дел	дело
4.4.12.	Создание микрофильмов страхового фонда на документы на бумажной основе
4.4.12.1.	Выявление дел для микрофильмирования	заголовок
4.4.12.2.	Отбор, подготовка и передача дел с оформлением заказов	лист
4.4.12.3.	Микрофильмирование документов	кадр
4.4.12.4.	...
4.4.12.5.	Передача микрофильмов в отдел обеспечения сохранности документов и фондов	кадр
4.4.13.	Создание страхового фонда на
4.4.13.1.	кинодокументы	метр негатива ------------------- ед. учета
4.4.13.2.	фотодокументы	ед. хр.
4.4.13.3.	кинодокументы	час звучания ----------------- ед. хр.
4.4.14.	Отбор, подготовка и передача дел с оформлением заказов для дезинфекции, реставрации и переплета
4.4.15.	Реставрация документов	лист
4.4.15.1.	...
4.4.16.	Переплет документов	дело
4.4.16.1.	...
4.4.17.	Подшивка дел	дело
4.4.17.1.	...
4.4.18.	Реставрационно-профилактическая обработка:
4.4.18.1.	документов на бумажной основе	дело
4.4.18.2.	микрофильмов страхового фонда	кадр
4.4.18.3.	кинодокументов	метр -------- ед. хр.
4.4.18.4.	фотодокументов	ед. хр.
4.4.18.5.	фонодокументов	час звуч. ------------ ед. хр.
4.5.	Учет документов. Проверка наличия и состояния фондов
4.5.1.	Учет управленческой документации и личного происхождения
4.5.1.1.	Составление листов фонда	лист
4.5.1.2.	Составление карточек фондов	карточка
4.5.2.	Учет научно-технической документации	ед. хранения
4.5.3.	Внесение в книгу учета и описания
4.5.3.1.	- кинодокументов	ед. учета
4.5.3.2.	- фонодокументов	ед. учета
4.5.3.3.	- фотодокументов	ед. хранения
4.5.4.	Учет микрофильмов страхового фонда	кадр
4.5.5.	Составление паспорта госархива	паспорт
4.5.6.	Выявление и учет документов с затухающими текстами	документ
4.5.6.1.	...
4.5.7.	Выявление уникальных и особо ценных документов	дело (документ)
4.5.8.	Учет уникальных и особо ценных документов	дело (документ)
4.5.8.1.	...
4.5.9.	Проверка наличия и состояния
4.5.9.1.	- дел на бумажной основе	дело
4.5.9.2.	...
4.5.9.3.	- кинодокументов	ед. хр.
4.5.9.4.	- фотодокументов	ед. хр.
4.5.9.5.	- фонодокументов	ед. хр.
	Итого				% к общему бюджету			% к общему бюджету
5.	Труд. Кадры
5.1.	Организация труда
5.1.1.	Составление планов
5.1.1.1.	архива	план
5.1.1.2.	отдела архива	план
5.1.1.3.	работника	план
5.1.2.	Составление отчета о работе
5.1.2.1.	архива	отчет
5.1.2.2.	отдела архива	отчет
5.1.2.3.	работника	отчет
5.1.3.	Организация, руководство, контроль, проверка работы
5.1.4.	Проведение производственных совещаний	совещание
5.1.5.	Проведение экономического анализа деятельности архива
5.2.	Работа с кадрами
5.2.1.	Повышение деловой квалификации	чел. ---------- занятие
5.2.2.	Служебные командировки	чел.
5.2.3.	Руководство студенческой практикой	чел.
5.3.	Техническое оформление работ
5.3.1.	сверка описей после напечатания	дело
5.3.1.2.	...
5.3.1.3.	...
5.3.1.4.	Работа на копировальных аппаратах	лист
	Итого				% к общему бюджету			% к общему бюджету

---

<*> Расчет времени на работы по техническому оформлению дел (нумерация листов, проверка нумерации листов, оформление обложек дел, картонирование дел, формирование связок, написание ярлыков, наклейка ярлыков на коробки и т.д.) дается в четвертом разделе.

Директор государственного архива

«__» _______________ 198_ г.

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ РАСЧЕТНОЙ ЧАСТИ ПЛАНА (ОТЧЕТА) ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

1. Расчетная часть составляется к годовому плану (отчету) каждого государственного архива с постоянным составом документов.

В основу расчетной части положена схема проекта пятилетнего плана развития архивного дела в РСФСР на 1981 — 1985 годы, с сохранением индексации разделов и подразделов проекта. По этой схеме должен составляться и годовой план государственного архива.

2. При заполнении таблицы «Расчет рабочего времени» необходимо учесть, что в государственных архивах, отнесенных к IV и V группам по оплате труда руководящих работников и специалистов, численность и бюджет рабочего времени специалистов, исполняющих обязанности руководителей групп (секторов), показываются в п. 1 «Руководящий состав».

Бюджет рабочего времени младшего обслуживающего персонала (уборщицы, дворники, сторожа и др.), а также работников канцелярии, бухгалтерии при расчете плана не учитывается.

3. При составлении расчетной части к плану конкретного государственного архива в графу 2 «Наименование работы» вносятся только те работы, которые будут проводиться архивом в планируемый период с обязательным сохранением одно-, двух- и трехзначных индексов, присвоенных им предлагаемой формой расчетной части.

При этом следует иметь в виду, что предлагаемая форма расчетной части не включает в себя все виды работ и операции по ним, проводимые государственными архивами. Каждый раздел должен дополняться наименованием видов работ, выполнение которых планируется на очередной год, а каждый вид работы детализироваться по операциям.

В гр. 3 показатель единицы измерения дан с учетом того, что в подавляющем большинстве государственных архивов введены нормы выработки. Если же в архиве действуют нормы времени, то показатель гр. 3 должен быть приведен в соответствие с показателем этих норм.

Основой для составления норм выработки (времени) служат:

«Типовые нормы времени на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (М., Главархив СССР, 1977), «Примерные нормативы выработки по основным видам работ с кинофотофонодокументами в государственных архивах СССР» (утверждены Главархивом СССР 13 августа 1969 г.), «Примерные нормы времени на основные виды работ в лабораториях по микрофильмированию и реставрации документальных материалов центральных госархивов автономных республик, госархивов краев и областей РСФСР» (утверждены Главархивом РСФСР 15 мая 1974 г.).

Кроме того, могут быть использованы, как комплексные, «Ориентировочные нормативы на некоторые организационные и организационно-методические работы госархивов», данные в Рекомендациях Главархива РСФСР по организации текущего планирования и отчетности в архивных учреждениях РСФСР (N 1/650-И от 25.10.73).

---