Письмо Минфина СССР от 14.12.1988 № 181

«Об Указаниях по ведению бухгалтерского учета и применению учетных регистров в кооперативах, осуществляющих свою деятельность в сфере производства и услуг»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР

ПИСЬМО

от 14 декабря 1988 г. № 181

ОБ УКАЗАНИЯХ ПО ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ПРИМЕНЕНИЮ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ В КООПЕРАТИВАХ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ СВОЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В СФЕРЕ ПРОИЗВОДСТВА И УСЛУГ

Министерство финансов СССР направляет прилагаемые к настоящему письму Указания по ведению бухгалтерского учета и применению учетных регистров в кооперативах, осуществляющих свою деятельность в сфере производства и услуг.

При осуществлении контроля за состоянием и достоверностью учета в кооперативах финансовые органы должны руководствоваться настоящими Указаниями.

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ПРИМЕНЕНИЮ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ В КООПЕРАТИВАХ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ СВОЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В СФЕРЕ ПРОИЗВОДСТВА И УСЛУГ

I. Общие положения

В соответствии с Законом СССР о кооперации в СССР кооператив осуществляет учет результатов своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность.

Бухгалтерский учет в кооперативах должен обеспечить контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, законностью и соблюдением договорной и финансовой дисциплины.

Бухгалтерский учет в кооперативе осуществляется бухгалтером (или работником, на которого возложены обязанности по учету), который несет полную ответственность за правильное его ведение и, наряду с председателем кооператива, за достоверное отражение данных о финансово-хозяйственной деятельности в декларации о доходах.

В кооперативах бухгалтерский учет рекомендуется вести в соответствии с Инструкцией по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, утвержденной письмом Министерства финансов СССР 6 июня 1960 г. № 176, а организованных на базе предприятий и организаций, — по журнально-ордерной форме счетоводства в соответствии с Инструкцией по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденной письмом Министерства финансов СССР 8 марта 1960 г. № 63.

В кооперативах с простой технологией производства продукции (работ, услуг) бухгалтерский учет может осуществляться по упрощенной форме с применением вместо журналов-ордеров следующих регистров:

Книга учета хозяйственных операций — форма № К-1 (приложение 1);

Ведомость учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), начисленных амортизационных отчислений и износа по МБП — форма № ВК-1 (приложение 2);

Ведомость учета материальных запасов и готовой продукции — форма № ВК-2 (приложение 3);

Ведомость учета затрат на производство — форма № ВК-3 (приложение 4);

Ведомость учета операций по кассе, расчетному счету и кредитам банка — форма № ВК-4 (приложение 5);

Ведомость по учету расчетов с подотчетными лицами — форма № ВК-5 (приложение 6);

Ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № ВК-6 (приложение 7);

Ведомость по учету прочих операций — форма № ВК-7 (приложение 8);

Ведомость учета расчетов с покупателями и определения дохода — форма № ВК-8 (приложение 9);

Ведомость учета заработной платы — форма № ВК-9 (приложение 10).

Начиная хозяйственный год, кооператив составляет план (смету доходов и расходов) по форме № К-2 согласно приложению 11, который вместе с данными об объеме производства и реализации продукции (работ, услуг) представляется в соответствующие органы управления или предприятия, при котором он создан.

Одни ведомости обязательны для кооперативов (учета операций по кассе, расчетному счету и кредитам банка, учета заработной платы — в этом случае доход и его использование определяется в книге учета хозяйственных операций), другие же ведутся по мере необходимости.

Ведение регистров бухгалтерского учета в кооперативах основано на использовании принципа накапливания данных первичных документов по учету средств и хозяйственных операций по всем основным разделам бухгалтерского учета.

Записи операций в регистрах учета должны производиться не позднее следующего дня после совершения операции.

Ошибки в регистрах исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписывания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать неправильную запись.

Всякое исправление ошибки в соответствующем регистре должно быть оговорено надписью «Исправлено», с указанием даты, и подтверждено подписью счетного работника.

Записи операций в регистрах учета производятся только на основании надлежаще оформленных документов: счетов организаций, авансовых отчетов подотчетных лиц, кассовых отчетов, выписок банка, актов и других документов первичного учета по формам, утвержденным соответствующими органами для каждого вида деятельности и операций или же разработанным кооперативом применительно к соответствующим типовым формам, обеспечивающим достоверность отражения в учете совершенных операций.

При закупке материальных ценностей на рынке, у другого кооператива или у населения работники кооператива составляют акт (или справку), в котором приводят подробное изложение хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества и цены.

В том же порядке работники кооператива оформляют расходы, связанные с использованием такси (или индивидуального автотранспорта), ремонтом техники в индивидуальном секторе и в других аналогичных случаях.

Работник кооператива может также отразить в акте (справке) данные паспорта продавца товара (например, при покупке продуктов на рынке).

Оправдательные документы за каждый месяц подшиваются в папки в хронологическом порядке, т.е. в порядке чисел месяца и номеров.

Бухгалтерские документы в течение установленных для них сроков должны храниться в местах, обеспечивающих их сохранность, под ответственность счетного работника.

Материальные затраты кооператива составляют расходы, связанные с производством продукции (работ, услуг), по номенклатуре статей, утвержденной в плане (смете доходов и расходов) общим собранием членов кооператива.

Материальные затраты включают стоимость сырья и материалов, израсходованных на производство продукции (работ, услуг), суммы износа МБП (кроме приобретаемых за счет средств, предназначенных на производственное и социальное развитие, износ по которым возмещается за счет этих средств), амортизационные отчисления (или арендную плату), отчисления на социальное страхование, суммы на оплату услуг сторонних организаций, расходы на рекламу и др.

При расчете облагаемого налогом дохода расходы, относящиеся к материальным затратам, на возмещение командировочных расходов и расходов по использованию личного автотранспорта, по начислению амортизационных отчислений и отчислений в ремонтный фонд, начислению износа МБП и отчислений на социальное страхование, на которые соответствующими нормативными актами определены нормы, принимаются при определении материальных затрат в установленных размерах.

В состав материальных затрат в плане (смете доходов и расходов) и фактически не должны включаться расходы, не связанные с производством продукции (работ, услуг), в частности:

расходы на подготовку кадров;

убытки от списания безнадежных долгов, аннулированных заказов и от стихийных бедствий;

затраты на ремонт основных средств при условии создания ремонтного фонда;

сумма скрытого или заниженного валового дохода, а также штраф в размере, установленном законодательством;

сумма необоснованно полученного дохода (выручки) в результате завышения цен (тарифов) на продукцию (работы, услуги) и штрафа в этом же размере;

сумма дохода (выручки), полученная от реализации продукции (работ, услуг), произведенной из товаров, купленных в розничной торговой сети, но не подлежащих продаже кооперативам;

расходы, связанные с погашением кредитов банка;

штрафы, пеня, неустойки и другие экономические санкции;

суммы недостач и хищений;

расходы по страхованию имущества;

превышение (при наличии установленных соответствующими нормативными актами) норм расходов на командировочные нужды, на компенсацию расходов по использованию личного автотранспорта, начисления амортизационных отчислений и отчислений в ремонтный фонд, начислений износа МБП и отчислений на социальное страхование;

налоги с владельцев транспортных средств, земельный налог и налог с владельцев строений.

Указанные расходы возмещаются за счет валового дохода кооператива, остающегося у него после отчислений в бюджет подоходного налога.

Валовой доход кооператива определяется как разница между доходом (выручкой) и материальными затратами по реализованной продукции. В состав выручки включаются денежные средства, полученные кооперативом за проданную продукцию (работы, услуги).

Выручка от реализации продукции, полученная в иностранной валюте, а также стоимость закупленных материалов в иностранной валюте в учете отражаются в советских рублях по действующему курсу перевода иностранной валюты в рубли.

Движение иностранной валюты отражается отдельно в оперативном учете.

В кооперативах бухгалтерский учет основных средств, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, денежных средств, находящихся в кассе и на расчетном счете, начислений и использования амортизационных отчислений и отчислений на социальное страхование и ряда других расходов производится применительно к порядку, установленному для государственных предприятий и организаций.

II. Особенности ведения регистров бухгалтерского учета

Операции и суммы по ним, на основе проверенных и надлежаще оформленных документов, вначале записываются в книгу учета хозяйственных операций, а затем в соответствующие ведомости учета.

При регистрации операций в книге каждому документу присваивается порядковый номер, который указывается на бухгалтерском документе. Документы нумеруются в книге в последовательном порядке за каждый месяц. На документах, являющихся приложением к основному отчету (например, авансовому), проставляются его номер и дата.

Книга учета хозяйственных операций предназначена для хронологической регистрации в течение года бухгалтерских операций, связанных с исполнением плана (сметы доходов и расходов), а также для систематизации операций в стоимостном выражении по отдельным группам бухгалтерского учета.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью кооператива. Количество листов в книге заверяется подписями председателя и бухгалтера кооператива.

Книга учета хозяйственных операций открывается записями остатков средств на начало года (или начало деятельности кооператива) по каждому виду средств, расчетов, имущества и т.д., затем в графе 3 «Содержание операции» записывается месяц и в хронологической последовательности за каждый день отражаются все операции, совершенные в течение этого месяца.

При этом суммы по каждой операции отражаются в книге методом двойной записи по «Приходу» (дебет счета) и «Расходу» (кредит счета) соответствующих групп средств и операций (например: получение денежных средств в кассу со счета в учреждении банка — графа приход «Денежные средства в кассе» и графа расход «Денежные средства на расчетном счете») и для контроля общего оборота — по графе 4 «Сумма».

По окончании месяца итоговая сумма оборотов как по приходу, так и по расходу (графы 5 — 34) должна быть равна итогу по графе 4. После подсчета итогов за месяц выводится сальдо по каждому виду средств, расчетов и других операций (имеющихся у данного кооператива) на 1-ое число следующего месяца.

При ведении книги следует иметь в виду, что при учете основных средств и МБП (графы 5 и 6), материалов (7 и 8), затрат на производство (9 и 10), денежных средств в кассе и на расчетном счете (11, 12 и 13, 14), расчетов с покупателями (17 и 18), в графе «Приход» (5, 7, 9, 11, 13, 17) отражается поступление средств (кроме отражения операций по ссудам банка — графы 13 и 14), а в графе «Расходы» (6, 8, 10, 12, 14, 18) — выбытие средств.

При учете ссуд банка (13 и 14), амортизационных отчислений и износа МБП (21 и 22), отчислений на социальное страхование (23 и 24), прочих операций (25 и 26), имущества кооператива (27 и 28), дохода (29 и 30), средств, предназначенных на производственное и социальное развитие (31 и 32), фонда оплаты труда (33 и 34), в графе «Приход» (19, 21, 23, 25, 27, 29, 31, 33) отражается использование (перечисление) средств, а в графе «Расход» (20, 22, 24, 26, 28, 30, 32, 34) — их образование (начисление).

В книге учета хозяйственных операций в графах 15 и 16 «Расчеты с подотчетными лицами», 19 и 20 «Расчеты с поставщиками» суммы могут отражаться в графах, название которых соответствует содержанию операций, а могут отражаться и в графах с названием, выражающим действие, противоположное содержанию операции. Например, сумма по оплате счета поставщика отражается по графе 14 «Расход денежных средств на расчетном счете» и в графе 19 «Приход расчетов с поставщиками».

Ведомости учета средств и операций кооператива ведутся в дополнение к Книге учета хозяйственных операций (кроме ведомости учета заработной платы) и служат регистрами аналитического учета отдельных видов хозяйственных средств и источников их образования. Они могут открываться на месяц и брошюроваться (кроме ведомости учета заработной платы) за квартал, полугодие, год.

При этом ведомости по учету материальных запасов и готовой продукции (находящейся на складе), основных средств и МБП, операций по кассе, расчетному счету и кредитам банка ведутся раздельно соответственно на материалы и готовую продукцию, основные средства и МБП, кассовые операции, операции на расчетном счете, кредиты банков и в соответствии с содержанием граф, имеющихся в них.

Кооперативы, осуществляющие большое количество кассовых, банковских, расчетных и других операций и использующие все предложенные указаниями ведомости, могут во избежание дублирования записей отражать эти операции в Книге учета хозяйственных операций на основе итоговых данных за месяц соответствующих ведомостей, производя в графе 3 книги запись «Согласно ведомости учета кассовых операций за март». В этом случае порядковые номера операций в ведомостях ставятся в хронологической последовательности их отражения. При ведении ведомостей необходимо иметь в виду, что суммы по совершенным операциям отражаются одновременно записью в одной ведомости по приходу, в другой по расходу.

Указанный порядок может не соблюдаться в тех случаях, когда суммы по приходу или расходу отдельных операций отражаются кооперативами непосредственно в Книге учета хозяйственных операций (так могут отражаться операции по учету движения амортизационных отчислений, износа МБП, отчислений на социальное страхование, фонда оплаты труда, расчетов с покупателями и определение дохода). Например, затраты на производство продукции записываются по приходу в Ведомости № ВК-3, а по расходу в части учета средств, формирующих затраты, — в Книге учета хозяйственных операций (графа 22 — по начислению амортизации, графа 24 — по отчислениям на социальное страхование и др.).

Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу учета хозяйственных операций в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам книги, в которых должны отражаться эти данные.

Учет затрат на производство продукции (работ, услуг) ведется в Ведомости формы № ВК-3 (приложение 4) в разрезе производств, объектов, участков, видов продукции (работ, услуг) в зависимости от структуры организаций и их отраслевой специфики и осуществляется применительно к порядку, предусмотренному в отраслевых положениях по учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг).

Ведомость учета затрат на производство является сводной ведомостью и заполняется на основании данных других ведомостей (учета материальных запасов и готовой продукции, учета расчетов с подотчетными лицами и др.) и первичного учета.

Ведомость № ВК-3 может использоваться для отражения затрат по новому строительству, расширению, техническому перевооружению действующих производств, а также по приобретению основных средств, осуществляемому за счет средств на производственное и социальное развитие. По окончании строительства объектов, полного производства соответствующих работ и совершении операций по приобретению основных средств затраты из ведомости списываются (отражаются по расходу) за счет средств на производственное и социальное развитие (отражаются в ведомости № ВК-7 по учету этих средств в графе «Приход»). Одновременно указанные объекты по стоимости их возведения или приобретения зачисляются в состав основных средств кооператива с отражением по приходу в ведомости № ВК-1 (по учету основных средств) и по расходу в ведомости № ВК-7 (по учету имущества).

Ведомость формы № ВК-8 (приложение 9) является регистром аналитического учета расчетов с покупателями и для определения дохода. Она применяется для учета задолженности покупателей в случае последующей оплаты ими отгруженной продукции (работ, услуг).

При заполнении ведомости следует иметь в виду, что данные по графе 6 «Направлено в продажу продукции по фактическим затратам» заполняются из соответствующих граф ведомостей № ВК-2 (учета материальных запасов и готовой продукции) или № ВК-3 (учета затрат на производство). Итоговая сумма этой графы записывается в книгу по графе 17. При оплате продукции суммы, поступившие от покупателей, отражаются по приходу в ведомости № ВК-4 (учета денежных средств на расчетном счете) и в графе 10 «Оплачено по цене реализации» ведомости № ВК-8, итоговая сумма которой заносится в книгу по графе 18.

На валовой доход, определенный в ведомости № ВК-8 в графе 11, в Книге графе 3 делается запись — «Валовой доход за месяц» и в графах 4 и 17 отражается его сумма.

При совмещении по времени актов продажи продукции (работ, услуг) покупателю и получения за нее денег данные граф 17 и 18 книги заполняются из данных ведомости № ВК-2 (учета материальных запасов и готовой продукции) и ведомости № ВК-4 (учета операций по кассе или расчетному счету), с отражением валового дохода в Книге и Ведомости № ВК-7 по учету доходов в вышеизложенном порядке.

Учет операций по движению заработной платы, имущества кооператива, его дохода, средств на производственное и социальное развитие и ряда других операций осуществляется в ведомости по учету прочих операций — форма № ВК-7 (приложение 8). На каждую из указанных групп средств рекомендуется открывать отдельную ведомость данной формы, например (условно):

первую — для учета прочих операций (данные граф 25 и 26 Книги): движения заработной платы, ремонтного фонда, расчетов с бюджетом, расходов на благотворительные цели, расчетов с прочими дебиторами и кредиторами;

вторую — для учета имущества и финансовых ресурсов кооператива (данные граф 27 и 28 Книги): уставного фонда — основных средств (общей суммой наряду с ведением аналитического учета в ведомости учета основных средств), акций (реализованных, средства за которые получены), паевых взносов (в разрезе пайщиков);

третью — для отражения валового дохода (данные граф 29 и 30 Книги) от реализации продукции (работ, услуг), внереализационных доходов и расходов, использования валового дохода;

четвертую — для учета движения средств, предназначенных на производственное и социальное развитие (данные граф 31 и 32 Книги).

В каждой из указанных ведомостей под заголовком, соответствующим наименованию группы операций, например, «Расчеты с бюджетом», отводится несколько строк для отражения движения средств по группе. Так, при заполнении первой ведомости данными по движению заработной платы в графе «Содержание операций» следует записать название средств — «Заработная плата» и указать, в частности, сальдо средств на начало месяца, период и источник их образования (за прошлый или отчетный месяц, валовой доход, средства на социальное страхование и др.).

В третьей ведомости сначала отражается по расходу из графы 11 ведомости по учету расчетов с покупателями форма № ВК-8 (приложение 9) (или графы 17 Книги) сумма валового дохода. После этого в графе «Приход» производятся записи по использованию его на благотворительные цели, платежи в бюджет, сумм внереализационных доходов и расходов, а также отчислений на производственное и социальное развитие и в фонд оплаты труда.

К ведомости учета прочих операций по данным, касающимся заработной платы, в качестве регистра аналитического учета ведется ведомость учета заработной платы — форма № ВК-9 (приложение 10), которая служит также ведомостью для выдачи ее работникам кооператива.

При наличии невыданной работникам кооператива заработной платы (по истечении 3 рабочих дней, со дня, установленного кооперативом для ее выплаты), в графе этой ведомости «Расписка в получении» делается запись: «Депонировано» и указанная сумма переносится по каждому работнику (записью позиционным способом) в ведомость следующего месяца в графу 4 «Остаток заработной платы на начало месяца».

Учет средств на производственное и социальное развитие осуществляется в разрезе статей сметы, при этом помимо средств, образованных за счет валового дохода, в их состав включаются:

амортизационные отчисления на полное восстановление;

средства, полученные от реализации излишнего и выбывшего имущества;

средства на строительство и реконструкцию, полученные от других организаций в порядке долевого участия, и др.

При ведении учета следует иметь в виду, что суммы по отдельным операциям могут отражаться по приходу в одной ведомости учета прочих операций, а по расходу в другой ведомости. Например, задолженность бюджету отражается: в третьей ведомости по приходу — использование валового дохода и в первой ведомости по расходу — образование задолженности бюджету по подоходному налогу и налогам с рабочих и служащих.

В соответствии с формой Плана (сметы доходов и расходов) № К-2 (приложение 11) кооператив ежеквартально составляет документ о его фактическом исполнении, который служит основанием для анализа финансово-хозяйственной деятельности и для заполнения декларации о доходах.

---