Письмо Росреестра от 14.11.2022 № 18-9959-ТГ/22

<О передаче материалов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства>

(вместе с «Планом мероприятий по передаче документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства», «Описанием унифицированных бизнес-процессов осуществления функции по ведению государственного фонда данных, полученных в результате землеустройства (далее — ГФДЗ), а также оказания государственной услуги по предоставлению документов ГФДЗ на период передачи материалов ГФДЗ территориальными органами Росреестра в филиалы ФГБУ „ФКП Росреестра“)»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ,

ПИСЬМО

1. О передаче материалов ГФДЗ.

Статьей 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 448-ФЗ «О публично-правовой компании „Роскадастр“ установлено, что ППК „Роскадастр“ (далее — Компания) осуществляет функции и полномочия, предусмотренные Федеральным законом от 18.06.2001 № 78-ФЗ „О землеустройстве“ (далее — Закон о землеустройстве).»

Статьей 2 Федерального закона от 30.12.2021 № 449-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Закон № 449-ФЗ) часть вторая статьи 24 Закона о землеустройстве дополнена предложением следующего содержания: «Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, а также перевод документов, содержащихся в данном фонде в форме документов на бумажных носителях, в форму электронных образов таких документов осуществляется Компанией, созданной в соответствии с Федеральным законом „О публично-правовой компании „Роскадастр“.»

При этом в соответствии с частью 3 статьи 14 Закона № 449-ФЗ функции, полномочия и деятельность, осуществление которых возлагается в соответствии с Законом о землеустройстве на Компанию, осуществляются федеральным государственным бюджетным учреждением, указанным в статье 3.1 Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Закона № 449-ФЗ), до завершения процедуры его реорганизации в соответствии с Федеральным законом «О публично-правовой компании „Роскадастр“.»

Учитывая изложенное, все материалы и данные ГФДЗ (за исключением материалов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну) подлежат передаче в ФГБУ «ФКП Росреестра» (далее — ФКП; в последующем с 01.01.2023 в ППК «Роскадастр»).

В отношении материалов с грифом «С» указания будут направлены дополнительно в срок не позднее 01.02.2023.

2. О форме передаточных документов.

В целях проведения мероприятий по приему-передаче материалов ГФДЗ необходимо руководствоваться приложением 9 приказа Минэкономразвития России от 14.11.2006 № 376 «Об утверждении Административного регламента Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по предоставлению государственной услуги „Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства“ и приложением 20 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 „Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях“.»

2.1 Формирование акта приема-передачи.

Акт приема-передачи может составляться на несколько пакетов материалов ГФДЗ в двух экземплярах и должен содержать:

в верхней части указывается дата и порядковый номер акта приема-передачи;

основание передачи — передача полномочий по ведению ГФДЗ ППК «Роскадастр» (до завершения реорганизации ФКП);

название передаваемого фонда — с учетом формирования пакетов материалов ГФДЗ указанный раздел не заполняется;

название организации, передающей документы — ТО;

название организации, принимающей документы — филиал ФКП;

в графе 1 - указывается порядковый номер описи;

в графе 2 - указывается название и номер описи;

в графе 3 - указывается количество экземпляров описи;

в графе 4 - указывается количество единиц хранения материалов ГФДЗ, включенных в опись;

итого принято — указывается (цифрами и прописью) количество единиц хранения ГФДЗ, подготовленных для передачи;

фонду присвоен номер — не заполняется;

в конце акта приема-передачи указывается должностное лицо, передающее и принимающее материалы ГФДЗ;

уровень должностных лиц, уполномоченных на утверждение актов приема-передачи документов, должен быть не ниже заместителя руководителя территориального органа Росреестра/заместителя директора филиала ФКП.

2.2 Формирование описей.

Описи передаваемых дел формируются в том числе в электронном виде с подписанием их усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного лица территориального органа Росреестра (в дополнение к бумажным описям и актам).

Материалы ГФДЗ формируются в пакеты объемом не более 100 единиц хранения. Опись составляется на отдельный пакет материалов ГФДЗ в двух экземплярах и должна содержать:

опись N - указывается порядковый номер описи;

для документов с грифом — указывается гриф доступа/пометка (ДСП, секретно, совершенно секретно). Для документов без указанного грифа/пометки — указывается открытого доступа;

название раздела — с учетом формирования пакетов материалов ГФДЗ указанный раздел не заполняется;

управление или подразделение — указывается территориальный орган Росреестра (далее — ТО);

в графе 1 - указывается номер документа ГФДЗ по порядку;

в графе 2 - указывается инвентарный номер документа;

в графе 3 - указывается полное наименование документа;

в графе 4 - указывается год создания документа (утверждения);

в графе 5 рекомендуется указывать место хранения документов (адрес помещения/номер секции/стеллажа/полки/места на полке); информацию о нахождении дел в помещениях (местах хранения), подвергшихся негативному внешнему воздействию (например, подтопление помещения), для проведения первоочередной проверки состояния материалов и минимизации последствий утраты или ухудшения состояния документов;

в конце описи указывается (цифрами и прописью) количество документов, включенных в опись.

При этом необходимость указания количества листов в деле, а также пересчета их полистно при передаче остается на усмотрение сторон приема-передачи.

В случае выявления архивных документов с повреждениями бумажных носителей и/или текста необходима фиксация характера таких повреждений в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Этапность передачи архивных документов должна быть определена территориальными органами Росреестра и филиалами ФКП самостоятельно, исходя из особенностей соответствующего региона и того, что хранение документов будет осуществляться ППК «Роскадастр» с 01.01.2023.

3. О сроках передачи материалов ГФДЗ.

В субъектах Российской Федерации, участвующих в пилотном проекте регистрации «под ключ», передача материалов ГФДЗ должна быть завершена до 01.12.2022 (в остальных субъектах Российской Федерации до 30.12.2022).

4. В случае необходимости перемещения дел в другое помещение дополнительно необходимо обеспечивать:

минимизацию мероприятий по перемещению документов из мест постоянного хранения;

пломбировку (опечатывание) пакетов с обеспечением наличия в каждом передаваемом пакете с документами описи в соответствии с пунктом 2.1 настоящего письма;

передачу/прием подлежащих транспортировке документов в опечатанных пакетах в присутствии ответственных лиц ТО и филиала ФКП;

пломбировку транспорта в случае необходимости перемещения документов;

сопровождение груза на всех этапах перемещения лицами из числа должностных лиц ТО и филиала ФКП соответствующего региона;

вскрытие пакета и дальнейшая сверка документов проводится в присутствии сотрудников ТО и филиала ФКП.

Одновременно направляем план мероприятий по передаче документов ГФДЗ и описание унифицированных бизнес-процессов осуществления функции по ведению ГФДЗ, а также оказания государственной услуги по предоставлению документов ГФДЗ на период передачи материалов ГФДЗ территориальными органами Росреестра в филиалы ФГБУ «ФКП Росреестра» (далее — бизнес-процесс).

Взаимодействие ТО и филиалов ФКП в рамках реализации бизнес-процессов осуществляется с 14.11.2022 до момента полной передачи материалов ГФДЗ.

Т. А. Громова

ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ФОНДА ДАННЫХ, ПОЛУЧЕННЫХ В РЕЗУЛЬТАТЕ ПРОВЕДЕНИЯ ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВА

№ п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Ответственный исполнитель
Мероприятия по передаче документов ГФДЗ
1	Создание рабочей группы по передаче документов ГФДЗ из представителей ТО Росреестра и Филиала, утверждение ее состава и функций	ноябрь 2022	ТО Росреестра Филиалы
2	Инвентаризация материалов ГФДЗ	18.11.2022	ТО Росреестра
3	Оптимизация объемов документов, находящихся на хранении в архивах, в соответствии с поручением Росреестра от 08.04.2022 № 18-2724-ТГ/22: - исключение из архивов документов, хранение которых в ГФДЗ не предусмотрено действующими нормативно-правовыми актами (правоудостоверяющие документы); - исключение из архивов избыточных копий документов. Подготовка перечней документов, подлежащих уничтожению.	21.11.2022	ТО Росреестра
4	Проведение мероприятий по снятию грифа «ДСП».	Постоянно (до момента передачи материалов ГФДЗ)	ТО Росреестра
5	Проведение мероприятий по снятию грифа «С» с материалов ГФДЗ, срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, по которым истек, или продление срока засекречивания сведений, составляющих государственную тайну	Постоянно (до момента передачи материалов ГФДЗ)	ТО Росреестра
6	Подготовка документов ГФДЗ, подлежащих передаче. Составление описей материалов ГФДЗ открытого использования, а также имеющих гриф «ДСП» и «С», по рекомендованной Росреестром форме, в том числе в электронном виде.	25.11.2022	ТО Росреестра
7	Утверждение планов-графиков передачи материалов ГФДЗ по результатам проведения инвентаризации в целях поэтапной передачи документов с учетом их значительного объема	25.11.2022	ТО Росреестра Филиалы
8	Передача материалов ГФДЗ по актам приема-передачи.	в сроки, установленные планами — утвержденными графиками	ТО Росреестра Филиалы
9	Передача базы метаданных документов ГФДЗ, а также жестких дисков и/или систем хранения/ведения, в которых размещены базы метаданных	до 01.12.2022	ТО Росреестра Филиалы, участвующие в пилотном проекте регистрации «под ключ»
		до 30.12.2022	ТО Росреестра Филиалы
10	Передача базы данных, содержащей фотообразы документов ГФДЗ, переведенных в электронный вид, а также жестких дисков и/или систем хранения/ведения, в которых размещена база данных.	до 01.12.2022	ТО Росреестра Филиалы, участвующие в пилотном проекте регистрации «под ключ»
		до 30.12.2022	ТО Росреестра Филиалы
11	Подписание актов приема-передачи.	до 01.12.2022	ТО Росреестра Филиалы, участвующие в пилотном проекте регистрации «под ключ»
		до 30.12.2022	ТО Росреестра Филиалы
12	Проведение обучения сотрудников Филиалов сотрудниками ТО Росреестра работе с документами ГФДЗ (ознакомление с принципами формирования, местами размещения, особенностями предоставления документов ГФДЗ по запросам)	30.11.2022	ТО Росреестра Филиалы
Мероприятия, требующие участия Росреестра и ФГБУ «ФКП Росреестра»
13	Подготовка алгоритма взаимодействия ТО Росреестра с Филиалами при оказании государственной услуги по предоставлению материалов ГФДЗ	16.11.2022	Росреестр
14	Аттестация помещений, передаваемых/предоставленных в целях размещения документов ГФДЗ, имеющих гриф «С» (требуется финансирование)	после решения вопроса о передаче таких помещений с Росреестром	Филиалы
15	Решение вопроса о сроках передачи материалов ГФДЗ с грифом «С», оборудования для хранения таких материалов, а также помещений, в которых обеспечено их хранение	28.11.2022	Росреестр ФГБУ «ФКП Росреестра»
16	Организация каналов связи необходимой мощности в помещениях на территории муниципальных образований, где офисы Филиала отсутствуют	ноябрь — декабрь 2022	ТО Росреестра Филиалы
17	Обеспечение подключения Филиалов к платформе государственных сервисов и реализации оказания государственной услуги по предоставлению материалов и документов ГФДЗ посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг	01.12.2022	ФГБУ «ФКП Росреестра» Филиалы
18	Актуализация НПА, в том числе Административного регламента, утв. приказом МЭР от 14.11.2006 № 376, Постановления Правительства от 11.07.2002 № 514 «Об утверждении Положения о согласовании и утверждении землеустроительной документации, создании и ведении государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства»	декабрь 2022	Росреестр

Список сокращений:

ГФДЗ — государственный фонд данных, полученных в результате проведения землеустройства

ТО Росреестра — территориальный орган Росреестра

Филиал — филиал ФГБУ «ФКП Росреестра»

ОПИСАНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ФУНКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО ФОНДА ДАННЫХ, ПОЛУЧЕННЫХ В РЕЗУЛЬТАТЕ ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВА (ДАЛЕЕ — ГФДЗ), А ТАКЖЕ ОКАЗАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ГФДЗ НА ПЕРИОД ПЕРЕДАЧИ МАТЕРИАЛОВ ГФДЗ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ РОСРЕЕСТРА В ФИЛИАЛЫ ФГБУ «ФКП РОСРЕЕСТРА»

До момента полной передачи документов ГФДЗ (далее — Документы) из территориального органа Росреестра (далее — ТО) в филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» (далее — филиал) предлагается установить следующее взаимодействие между ТО и филиалом:

1. Оказание государственной услуги по предоставлению Документов.

1. Заявление о предоставлении Документа (далее — заявление) направляется заинтересованным лицом (далее — заявитель) в соответствующий филиал (на бумажном носителе: по почте или при личном обращении в подразделение согласно перечню подразделений филиала, определенных ФГБУ «ФКП Росреестра», который опубликован на официальном сайте; через ЕПГУ: при реализации возможности).

В случае поступления заявления в ТО такое заявление направляется в филиал в установленном в регионе порядке документооборота между ТО и филиалом.

2. Филиал осуществляет проверку заявления и его комплектность на соответствие требованиям законодательства, регистрацию заявления в книге учета принятых заявлений о предоставлении Документов (приложение 12 Административного регламента Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по предоставлению государственной услуги «Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства», утвержденного приказом Минэкономразвития России от 14.11.2006 № 376, далее — Административный регламент) и в день его поступления направляет запрос (с приложением к реестру приема-передачи копии поступившего заявления с отметкой о регистрации) в ТО о предоставлении Документа (далее — запрос) посредством электронной почты либо иными средствами связи по согласованию с ТО.

Если на момент поступления заявления часть Документов ТО передана на хранение в филиал, то в день поступления такого заявления филиал перед направлением запроса в ТО осуществляет проверку на наличие запрашиваемых Документов.

В случае выявления нарушений требований к оформлению заявления и его комплектности филиал в соответствии с требованиями законодательства обеспечивает подготовку и направление уведомления об отказе в приеме заявления.

3. ТО при наличии запрашиваемого Документа обеспечивает его сканирование (если ранее Документ не оцифровывался) и направление в филиал подписанных (заверенных) усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица ТО электронного образа Документа либо отказа в его предоставлении в связи с отсутствием в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления запроса; направление ТО электронных образов осуществляется посредством электронной почты либо иными средствами связи по согласованию с филиалом (например, посредством размещения на FTP-сервере).

В случае, если перевод документов, содержащихся в ГФДЗ в форме документов на бумажном носителе, в форму электронных образов таких документов осуществляет филиал, запрашиваемый Документ по итогам рассмотрения запроса в составе всего дела передается ТО в филиал для его сканирования в установленном в регионе порядке.

Филиал также обеспечивает сканирование Документов, переданных ранее на хранение, в случае отсутствия электронных образов запрашиваемых Документов.

4. Заверенный в филиале, в том числе поступивший из ТО Документ либо отказ в его предоставлении в связи с отсутствием направляется/выдается заявителю способом, указанным в заявлении.

5. В случае поступления от заявителя заявления на ознакомление (изучение) с оригиналами Документов или их копиями по месту их нахождения ТО в рамках запроса филиала направляет оригинал или копию Документа в филиал для организации их изучения заявителем в помещении филиала. Филиал сообщает (назначает) заинтересованному лицу дату самостоятельной работы с Документами или выдачи копий Документов.

6. Сотрудник филиала регистрирует в книге движения документов (приложение 13 Административного регламента) выдачу Документов заинтересованному лицу для самостоятельной работы.

Заинтересованное лицо осуществляет самостоятельно работу с Документами. Сотрудник филиала при необходимости организует копирование документов.

7. Сотрудник филиала подтверждает (заверяет) штампом (печатью) с указанием даты выписки, выкопировки из Документов, произведенные заинтересованными лицами самостоятельно, копии Документов, регистрирует возврат Документов в книге движения документов и возвращает Документы на постоянное место хранения.

8. Сотрудник филиала, осуществляющий выдачу Документов, при обращении заинтересованного лица лично вправе отказать заинтересованному лицу в выдаче Документов в случае, если заинтересованным лицом при получении Документов не предъявлены документы, предусмотренные Административным регламентом.

Взаимодействие филиала и ТО должно осуществляться в установленные законодательством сроки по предоставлению Документов заявителям.

2. Оказание государственной услуги по предоставлению Документов с пометкой «Для служебного пользования» (далее — пометка «ДСП») и с грифом «секретно»:

1. исполнение процедур аналогичных подпунктам 1, 2 пункта 1 настоящего порядка;

2. если заявителем представлен документ, дающий право на получение Документов, отнесенных к информации, доступ к которой ограничен, филиал направляет заявление, включая указанный документ, в ТО. Сотрудником ТО в установленном порядке изготавливается копия запрашиваемого Документа и направляется на носителе данных (бумажном/электронном) с пометкой «ДСП» вместе с ответом в филиал курьером ТО в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления запроса.

В случае отсутствия у заявителя права на получение Документов, отнесенных к информации, доступ к которой ограничен, в отношении таких Документов ТО приоритетно проводятся мероприятия по снятию указанной пометки в соответствии с приказом Росреестра от 18.01.2022 № П/0010, уведомив об этом филиал, при этом филиал направляет заявителю уведомление об отказе в предоставлении Документов.

Если запрашиваемые Документы имеют гриф «секретно» и заявителем представлен документ, подтверждающий право на получение таких сведений, филиал направляет заявление, включая указанный документ, в ТО:

при наличии аттестованного помещения в филиале ТО обеспечивает передачу Документов в филиал для оказания им государственной услуги по ознакомлению (изучению) с Документами в соответствии с законодательством Российской Федерации в области защиты государственной тайны;

при отсутствии аттестованного помещения в филиале их предоставление заявителю осуществляется ТО в соответствии с законодательством Российской Федерации в области защиты государственной тайны.

В случае отсутствия у заявителя документа, дающего право на работу с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну, филиал направляет заявителю уведомление об отказе в предоставлении Документов.

Взаимодействие филиала и ТО должно осуществляться в установленные законодательством сроки по предоставлению Документов заявителям.

3. Включение Документов в ГФДЗ.

1. Документ направляется заинтересованным лицом в филиал.

2. Филиал рассматривает поступивший Документ на предмет отнесения его к землеустроительной документации, подлежащей государственной экспертизе.

3. В случае, если поступивший Документ в соответствии со статьей 19 Федерального закона от 18.06.2001 № 78-ФЗ «О землеустройстве» относится к землеустроительной документации и не требует проведения государственной экспертизы, филиал в программном продукте, используемом для целей ведения ГФДЗ, заводит учетную карточку на Документ, сканирует Документ (в случае его представления на бумажном носителе), присваивает инвентарный номер и размещает Документ на хранение. В случае если фактическое местоположение фонда находится в помещения ТО, филиал направляет Документ в ТО для помещения (включения) в ГФДЗ.

4. В случае, если поступивший Документ относится к землеустроительной документации, полученной в результате описания местоположения границы объекта землеустройства, то филиал направляет Документ в ТО для проведения государственной экспертизы землеустроительной документации;

5. После получения положительного заключения экспертизы от ТО филиал обеспечивает исполнение процедур аналогичных подпункту 3 пункта 3 настоящего порядка; в случае если фактическое местоположение фонда находится в ТО, то ТО уведомляет филиал о помещении (включении) Документа в ГФДЗ.

---