Письмо ФНС РФ от 08.08.2006 № 18-0-09/000272

<О хранении документов>

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМО от 8 августа 2006 г. № 18-0-09/000272

Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо и сообщает следующее. В настоящее время, из-за нехватки площадей и отсутствия дополнительной численности в инспекциях ФНС России, остро стоит вопрос хранения документов. В первую очередь речь идет о следующих видах документов: регистрационные дела, учетные дела, налоговые декларации и бухгалтерская отчетность, а также так называемые «досье налогоплательщиков» (решения по результатам налоговых проверок, акты выездных налоговых проверок, письма и запросы налогоплательщиков и копии ответов на них, судебные дела). При этом следует иметь в виду, что согласно нормативным правовым актам Российской Федерации дела передаются в архив только через 3 года. Однако, например, потребность в доступе к налоговым декларациям и бухгалтерской отчетности возникает в первые три года. Следовательно, в данном случае, речь идет об оперативном ведении дел налогоплательщиков. Перечисленные виды документов можно хранить как непосредственно в инспекциях, так и в объединенных архивохранилищах — едином месте, в котором хранятся документы из нескольких инспекций. Примером такого хранения может служить архивохранилище, созданное Управлением ФНС России по Санкт-Петербургу. В Санкт-Петербурге создано несколько объединенных архивохранилищ для хранения налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и регистрационных дел. При необходимости, сотрудники инспекций, в соответствии с разработанным регламентом, имеют возможность оперативно получить необходимые документы. Однако данный способ не всегда подходит для больших по территории регионов. В данном случае актуально использование сканирования документов и обеспечение доступа к их электронным образам. В этом случае потребность получения бумажных документов из объединенного архивохранилища резко сокращается. На примере Санкт-Петербурга в 2006 году начнутся работы по автоматизации объединенных архивохранилищ (включая сканирование документов). В настоящее время готовится конкурсная документация. Аутсорсинг, т.е. обработка и хранение документов в других организациях, в том числе частных, возможен, однако в настоящее время данная технология органами государственной власти не используется. В связи с принятием Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 № 137-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования» ряду управлений по субъектам Российской Федерации поручено подготовить предложения по организации архивных хранилищ.

Начальник Управления делами В. Н. Грачев

---