--- title: "<Письмо> Росреестра от 26.11.2014 N 14-исх/13654-ГЕ/14" number: "14-исх/13654-ГЕ/14" issuer: "Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии" issued_on: 2014-11-26 status: действует canonical: "https://bukva.ai/docs/pismo-14-ish13654-ge14" --- ## <Письмо> Росреестра от 26.11.2014 N 14-исх/13654-ГЕ/14 # <Письмо> Росреестра от 26.11.2014 N 14-исх/13654-ГЕ/14 <О направлении Методических разъяснений по вопросам перекомплектования, перевода в электронный вид дел правоустанавливающих документов и кадастровых и учетных дел, а также уничтожения бумажных документов, не подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов, кадастровые дела> **МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ** **ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ,** **КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ** ## ПИСЬМО от 26 ноября 2014 г. N 14-исх/13654-ГЕ/14 Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии во исполнение пункта 2 Плана мероприятий по реализации Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, утвержденного приказом Росреестра от 05.09.2014 N П/426, направляет для руководства в работе методические [разъяснения](#p100006) по вопросам перекомплектования, перевода в электронный вид дел правоустанавливающих документов и кадастровых и учетных дел, а также уничтожения бумажных документов, не подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов, кадастровые дела.
Заместитель руководителя
**Г.Ю.ЕЛИЗАРОВА**
## МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗЪЯСНЕНИЯ ПО ВОПРОСАМ ПЕРЕКОМПЛЕКТОВАНИЯ, ПЕРЕВОДА В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД ДЕЛ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И КАДАСТРОВЫХ И УЧЕТНЫХ ДЕЛ, А ТАКЖЕ УНИЧТОЖЕНИЯ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ПОМЕЩЕНИЮ В ДЕЛА ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ, КАДАСТРОВЫЕ ДЕЛА ### 1. Общие положения Настоящие методические разъяснения направлены на обеспечение единого подхода к работам по перекомплектованию и переводу в электронный вид дел правоустанавливающих документов (далее - ДПД, дела) и кадастровых дел (далее - КД, дела), учитывая, что: при плановой ретроконверсии осуществляется постепенный перевод в электронный вид накопленных к настоящему времени документов в бумажном виде, помещенных в дела (тома дел), хранящиеся в архивах территориальных органов Росреестра (далее - ТО), филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" по субъектам Российской Федерации (далее - филиалы), сформированные до 01.01.2015, в том числе закрытые, за исключением дел (томов дел), временный срок хранения которых истек. Перекомплектование и перевод в электронный вид дел осуществляется силами сотрудников ТО и филиалов. При проведении работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид дел необходимо учитывать порядок формирования дел и состав документов, которые подлежат хранению в делах, установленные приказами: Минэкономразвития России от 09.07.2014 N 435 "Об утверждении порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости дел"; Росреестра от 24.07.2014 N П/349 "Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним"; Росреестра от 05.09.2014 N П/426 "Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел". Перевод в электронный вид документов ДПД и КД осуществляется путем их сканирования на имеющихся аппаратно-программных средствах ТО и филиалов. Хранение документов ДПД и КД, переведенных в электронный вид, осуществляется на имеющихся аппаратных средствах ТО и филиалов (далее - хранилище документов). ### 2. Организация работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид ДПД и КД Основными процедурами перекомплектования и перевода в электронный вид ДПД и КД являются: 1) планирование работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид дел; 2) подготовка и передача дел для перекомплектования и перевода в электронный вид; 3) перекомплектование дел для целей сканирования бумажных документов, помещенных в дела; 4) сканирование бумажных документов, помещенных в дела, обработка отсканированных документов дела; 5) контроль качества отсканированных документов и подписание их усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП); 6) контроль сохранности бумажных документов и перекомплектование дел для целей последующего хранения; 7) обеспечение сохранности дел в электронной форме в хранилище документов; 8) уничтожение бумажных документов, не подлежащих хранению в делах, обеспечение хранения изъятых из дел документов в порядке общего делопроизводства. Для перекомплектования и перевода в электронный вид дел создаются специализированные рабочие места, которые целесообразно располагать по месту нахождения бумажных документов в архивах. Для указанных целей используется следующее оборудование и программное обеспечение: программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности по сканированию документов (далее - АРМ оператора): - сканирующее оборудование для формата документа А4, А3 (поддержка стандартов TWAIN и ISIS) и фотосканирующее оборудование для формата документа А0 - А2 (при наличии), обеспечивающее высокое качество отсканированных электронных образов, а также позволяющее качественно сканировать сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и "кальки" без нанесения ущерба оригиналу; - компьютерное оборудование - системный блок (персональный компьютер), монитор, клавиатура, компьютерная мышь, источник бесперебойного питания; серверное оборудование <1> - сервер для хранения данных, монитор, клавиатура, компьютерная мышь, источник бесперебойного питания. --- <1> Предоставляется в территориальный орган Росреестра по результатам заключения Росреестром государственного контракта "Поставка оборудования с предустановленным программным обеспечением в территориальные органы Росреестра для целей проведения мероприятия по перекомплектованию и переводу в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел в 2014 году", а также результатам поставки системы хранения данных, закупаемого в рамках мероприятий проекта "Развитие системы государственной регистрации прав на недвижимость" (пакет RP/ICB-31 и RP/ICB-31-1). программное обеспечение - операционные системы Windows XP или выше, операционные системы Windows Server, программное обеспечение потокового ввода документов <2>. --- <2> Устанавливается на АРМ оператора по результатам заключения Росреестром государственного контракта "Поставка оборудования с предустановленным программным обеспечением в территориальные органы Росреестра для целей проведения мероприятия по перекомплектованию и переводу в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел в 2014 году". АРМ оператора и сервер хранения данных не должны иметь выход в информационно-телекоммуникационную сеть Интернет. ### 3. Основные процедуры перекомплектования и перевода в электронный вид ДПД и КД #### 3.1. Планирование работ по переводу в электронный вид документов, помещенных в ДПД и КД ТО и филиалам рекомендуется разработать и утвердить планы-графики проведения работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид дел, определяющие в том числе: общее количество дел, подлежащих перекомплектованию и переводу в электронный вид в плановом периоде; список лиц, ответственных за перекомплектование дел, и лиц, уполномоченных выполнять работы по переводу в электронный вид (сканированию) дел, с указанием распределенной нагрузки по количеству дел, подлежащих перекомплектованию и переводу в электронный вид в плановом периоде; список лиц, ответственных за хранение дел в бумажном виде (далее - ответственные лица отдела архива); список ответственных лиц отдела информационных технологий. Примерные функции лиц, участвующих в процессе перекомплектования и перевода в электронный вид дел: 1) ответственное лицо отдела архива обеспечивает: подготовку бумажных дел для ретроконверсии и передачу их на перекомплектование и сканирование лицам, ответственным за перекомплектование дел; ведение журнала учета архивных дел, переданных на перекомплектование и сканирование; контроль сохранности бумажных дел после завершения процедур перекомплектования и сканирования; 2) лицо, ответственное за перекомплектование дел, обеспечивает: перекомплектование дела для обеспечения сканирования бумажных документов с учетом требований к составу документов, подлежащих хранению в электронном виде; перекомплектование дела после завершения работ по сканированию документов, для формирования дела в бумажном виде с учетом требований к составу документов, подлежащих хранению в бумажном виде; формирование новой описи документов, хранящихся в деле (томе дела) и внесение в старую опись документов отметок об изъятых документах. Лицо, ответственное за перекомплектование дел, несет персональную ответственность за соответствие сформированного по результатам перекомплектования дела требованиям приказов Минэкономразвития России от 09.07.2014 N 435 "Об утверждении Порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости дел" и Росреестра от 24.07.2014 N П/349 "Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним"; 3) лицо, уполномоченное выполнять работы по переводу в электронный вид (сканированию) дел (далее - оператор), обеспечивает: сканирование бумажных документов и обработку отсканированных документов дела; сохранение на жестком диске АРМ оператора отсканированных документов дела; контроль качества документов в электронном виде и подписание УКЭП отсканированных документов дела; формирование описи документов, хранящихся в деле в форме электронных документов; выгрузку отсканированных дел в хранилище документов в электронной форме; удаление отсканированных дел с жесткого диска АРМ оператора после получения подтверждения от ответственного лица отдела информационных технологий, что выгрузка отсканированных дел в хранилище документов в электронной форме успешно выполнена. Оператор несет персональную ответственность за соответствие отсканированных документов документам, хранившимся в делах в бумажном виде; 4) ответственное лицо отдела информационных технологий обеспечивает: загрузку в хранилище документов в электронной форме; проверку электронных файлов на возможность корректного открытия и прочтения их на сервере хранения данных; безопасность и полную сохранность дел в электронной форме; резервное копирование дел в электронной форме; учет дел в электронной форме, загруженных на сервер хранения данных и подписанных УКЭП. #### 3.2. Подготовка и передача ДПД и КД для перекомплектования и перевода в электронный вид Для дел, отобранных для ретроконверсии, выделяется специальное место в архиве (например, стол или отдельный стеллаж). При подготовке дела для передачи для перекомплектования и сканирования проверяется физическое состояние находящихся в нем документов - листы документов не порваны, прошиты надлежащим образом, печати, скрепляющие документы, не нарушены. Ответственное лицо отдела архива: заносит в [журнал](#p100126) учета дел переданных на сканирование (приложение N 1, далее - Журнал) номер дела; передает подготовленные дела лицу, ответственному за перекомплектование дел, под роспись в [Журнале](#p100126) о получении. #### 3.3. Перекомплектование дел для целей сканирования бумажных документов, помещенных в дела Лицо, ответственное за перекомплектование дел: расшивает прошитое дело (не подлежат расшивке документы, прошитые надлежащим образом и скрепленные печатями, подписями заявителей, иных уполномоченных лиц); изымает из дела документы, не подлежащие хранению в делах ни в бумажном, ни в электронном виде (и, соответственно, не подлежащие сканированию), для последующего уничтожения либо хранения в порядке общего делопроизводства. Одновременно в описи документов, хранящихся в деле (томе дела), делаются отметки об изъятии соответствующих документов и (при необходимости) передаче на временное хранение (рекомендуется указывать "изъят без сканирования"/"изъят без сканирования, временное хранение"); передает оператору скомплектованные дела, содержащие исключительно документы, подлежащие сканированию. Документы, подлежащие временному хранению в порядке общего делопроизводства, передаются с копией описи документов, хранящихся в деле (томе дела), с соответствующими отметками, в структурное подразделение, ответственное за хранение таких документов (см. [пункт 3.7](#p100116)). Документы, подлежащие уничтожению и изъятые из дела на данном этапе, рекомендуется передавать в отдел архива для организации работ по уничтожению документов одновременно с документами, изъятыми при перекомплектовании после сканирования дел (см. [пункт 3.5](#p100102)). К таким документам необходимо приложить копию описи документов, хранящихся в деле (томе дела), с соответствующими отметками. #### 3.4. Сканирование бумажных документов, помещенных в дела, обработка отсканированных документов, контроль качества отсканированных документов и подписание их УКЭП Перевод бумажных документов, помещенных в дела, в электронный вид осуществляется посредством создания электронных образов документов (полностью воспроизводящих информацию бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования бумажных носителей (создания электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму) с последующей загрузкой в хранилище документов. Сканирование документов производится в соответствии со следующими техническими параметрами: сканирование документов формата А5 и менее (А6, А7 и т.д.) выполняется с разрешением 600 dpi; сканирование документов формата А4 и А3 выполняется с разрешением 300 dpi; перевод бумажных документов форматов А0 - А2 в формат электронного образа документа осуществляется посредством фотосканирования с разрешением 300 dpi; режим сканирования - черно-белый, для документов в цвете - цветной (в случаях, когда на документе имеется только синяя печать, подпись, документ сканируется в "черно-белом" режиме); отсканированный документ (электронный файл) сохраняется в формате PDF. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного многостраничного электронного файла. В случае если в составе дела находятся документы формата менее А4 необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под такие документы. Оператор: создает на жестком диске ПК папку файловой системы с именем номера дела; осуществляет сканирование каждой страницы дела (включая оборотную сторону листа, если она заполнена символьной (текстовой), графической и иной информацией, а также все пронумерованные страницы), используя сканер и установленное на ПК программное обеспечение; выполняет компоновку отдельных страниц (электронных образов) в документ и присваивает имя файлу в соответствии с названием документа, например - "Договор купли-продажи от ..." (далее указывается дата, иной реквизит, идентифицирующий документ среди прочих аналогичных документов); сохраняет электронные документы (сформированные электронные образы документов) в папке файловой системы с именем номера дела (пример структуры имени папки файловой системы представлен в [Приложении N 2](#p100140)); осуществляет проверку качества отсканированных образов (в том числе на предмет корректного открытия файлов, читаемости текста, отсутствия "мусора" на изображении), полистный просмотр и сравнение бумажных документов с документами в электронном виде, проверку последовательности листов документа, оборотных сторон бумажных документов, и, при необходимости, осуществляет повторное сканирование страницы; подписывает электронные образы документов дел УКЭП; составляет в электронном виде опись документов, хранящихся в деле (томе дела), и сохраняет ее в папке файловой системы с именем номера дела; по завершению рабочего дня оператор осуществляет экспорт отсканированных дел в папку предварительной загрузки файловой системы в хранилище документов в электронной форме и уведомляет ответственное лицо отдела информационных технологий о перечне дел, в которые помещены документы, подписанные УКЭП. #### 3.5. Контроль сохранности бумажных документов и перекомплектование дел для целей последующего хранения После того, как отсканированные документы экспортированы в папку предварительной загрузки файловой системы в хранилище документов, дела в бумажном виде повторно передаются лицу, ответственному за перекомплектование дел. Лицо, ответственное за перекомплектование дел: осуществляет проверку сохранности бумажных дел (контроль каждого документа) после сканирования (на физическое состояние находящихся в нем документов - листы документов не порваны, прошиты надлежащим образом, печати, скрепляющие документы, не нарушены); изымает из дела документы, не подлежащие хранению в бумажном виде, для последующего их уничтожения либо хранения в порядке общего делопроизводства. Одновременно в описи документов, хранящихся в деле (томе дела), делает отметки об изъятии соответствующих документов (рекомендуется указывать "изъят после сканирования"); формирует в бумажном виде ДПД и КД в соответствии с приказами Росреестра от 24.07.2014 N П/349 "Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" и Минэкономразвития России от 09.07.2014 N 435 "Об утверждении порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости дел" (в том числе прошивает в установленном порядке и составляет новую опись документов, хранящихся в деле (томе дела). При этом сформированные до 01.01.2015 ДПД по томам не разбиваются, а комплектуются как один том (за исключением случаев, когда ДПД было разделено на тома в соответствии с пунктом 52 Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, утвержденных приказом Минюста России от 24.12.2001 N 343). Документы, изъятые из дела и подлежащие уничтожению, передаются в отдел архива для организации работ по уничтожению документов с приложением копии описи документов, хранящихся в деле (томе дела), с соответствующими отметками (см. также [пункт 3.3](#p100076)). #### 3.6. Обеспечение сохранности дел в электронной форме в хранилище документов После того, как отсканированные и подписанные УКЭП документы прошли контроль качества, ответственное лицо отдела информационных технологий: осуществляет выгрузку дел в электронном виде (согласно предоставленному списку номеров дел) из папки предварительной загрузки файловой системы в хранилище документов; выполняет проверку электронных файлов на возможность корректного открытия и прочтения их в хранилище документов; осуществляет резервное копирование дел в электронной форме; уведомляет оператора (передается список номеров дел) о завершении корректной загрузки дел в электронной форме в хранилище документов; ведет ежедневную (в том числе нарастающим итогом) статистику о количестве загруженных дел в хранилище документов в электронной форме [(приложение N 3)](#p100155). #### 3.7. Уничтожение бумажных документов, не подлежащих хранению в делах, обеспечение хранения изъятых из дел документов в порядке общего делопроизводства По результатам работ по перекомплектованию дел изъятые из дел документы распределяются по двум подгруппам: 1) документы, предназначенные для уничтожения: документы, временный срок хранения которых истек (в делах либо в порядке общего делопроизводства), а также документы, не подлежащие хранению ни в делах, ни в порядке общего делопроизводства; 2) документы, предназначенные для хранения в порядке общего делопроизводства (т.е. документы, срок хранения которых в порядке общего делопроизводства не истек). Изъятые документы первой подгруппы, отобранные к уничтожению, формируются в условные дела с указанием соответствующего номера дела с одновременным внесением такого дела в Акт выделения к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - Акт). В качестве образца Акта может быть использовано приложение 3 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 (приложение N 4 - не приводится). Акт согласовывается постоянно действующей экспертной комиссией, утверждается руководителем (заместителем руководителя) ТО, директором (заместителем директора) филиала. Передача дел на переработку (утилизацию) оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес макулатуры. Погрузка, доставка по месту нахождения специализированной организации по переработке (утилизации) дел осуществляются в присутствии и под контролем сотрудника отдела архива. Изъятые документы второй подгруппы формируются во временные дела с присвоением заголовка, отражающего состав документов такого дела (например: "Документы дела правоустанавливающих документов N _____, том N _____."). Временное дело вносится в номенклатуру структурного подразделения ТО, филиала, ответственного за хранение ДПД, КД, в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел. Номенклатура дел соответствующего ТО, филиала в конце года уточняется, и делается итоговая запись о количестве заведенных дел. При составлении номенклатуры дел на последующие годы вышеназванные временные дела необходимо включать в номенклатурные дела структурных подразделений, ответственных за хранение дел и, соответственно в сводную номенклатуру дел ТО, филиала, которая утверждается руководителем ТО, директором филиала и вводится в действие с 1 января следующего года. Документы во временном деле формируются в хронологической последовательности, по дате поступления в пределах одного календарного года. Рекомендуемый срок хранения сформированных временных дел - 3 года. Хранятся вышеуказанные дела в архиве ТО, филиала и уничтожаются в следующем порядке. Временные дела включаются в общий Акт о выделении к уничтожению документов ТО, филиала, не подлежащих хранению, для которых предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется Акт. После его одобрения на заседании Экспертной комиссии и утверждения руководителем (заместителем руководителя) ТО, директором (заместителем директора) филиала отдел архива имеет право уничтожить (утилизировать) временные дела, включенные в Акт.
Приложение N 1
ЖУРНАЛ "Учет дел, переданных на сканирование" Наименование структурного подразделения территориального органа Росреестра (филиала ФГБУ "ФКП Росреестра") ___________________________________________ Должность, Ф.И.О. ответственного за ведение журнала _______________________ | N п/п | Номер дела | Кол-во листов | Дата выдачи дела | Подпись лица, ответственного за перекомплектование дел | Ф.И.О, должность лица, ответственного за перекомплектование дел | Дата возврата дела | Подпись лица, ответственного за перекомплектование дел | Ф.И.О, должность лица, ответственного за перекомплектование дел | Подпись ответственного лица отдела архива | Ф.И.О, должность | Примечание (отсканировано) | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | | | | | | | | | | | | |
Приложение N 2
**ПРИНЦИП ИДЕНТИФИКАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ФАЙЛОВ ДЕЛА**
Основной принцип, который должен соблюдаться при идентификации электронных файлов дела - включение в структуру имени папки файловой системы номера дела. Номер соответствующего тома дела дополняется буквами "скан". При формировании структуры электронного файла дела для сохранения отсканированных документов в виде многостраничных PDF применяется следующий порядок: формируется папка с номером дела; в папке дела формируется папка тома дела; в папку тома дела помещается документ в формате файла PDF (многостраничный), которому присваивается имя в следующей последовательности: - порядковый номер (арабские цифры) в соответствии с порядком хранения в бумажном виде (документу "Опись дела" всегда присваивается порядковый номер "0"); - нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла); - буквенное наименование (буквы русского алфавита) в соответствии с типом документа; - нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла); - дата документа в формате ДД.ММ.ГГГГ; - нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла); - номер документа (в номере символ ":" заменяется на " " (пробел), символ "/" заменяется на "!", например: номер 03/01/2013-145 заменяется на номер 03!01!2013-145), если отсутствует номер документа, то сведения о нем не указываются.
Приложение N 3 Журнал учета ежедневного количества дел в электронной форме
| N | Дата (дд.мм.гггг) | Количество (на текущую дату) дел в электронной форме загруженных в хранилище документов, ед. | Количество (нарастающим итогом) дел в электронной форме загруженных в хранилище документов, ед. | | --- | --- | --- | --- | | | | | | | | | | | ---