Письмо Росреестра от 26.11.2014 № 14-исх/13654-ГЕ/14

<О направлении Методических разъяснений по вопросам перекомплектования, перевода в электронный вид дел правоустанавливающих документов и кадастровых и учетных дел, а также уничтожения бумажных документов, не подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов, кадастровые дела>

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

ПИСЬМО

от 26 ноября 2014 г. № 14-исх/13654-ГЕ/14

Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии во исполнение пункта 2 Плана мероприятий по реализации Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, утвержденного приказом Росреестра от 05.09.2014 № П/426, направляет для руководства в работе методические разъяснения по вопросам перекомплектования, перевода в электронный вид дел правоустанавливающих документов и кадастровых и учетных дел, а также уничтожения бумажных документов, не подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов, кадастровые дела.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗЪЯСНЕНИЯ ПО ВОПРОСАМ ПЕРЕКОМПЛЕКТОВАНИЯ, ПЕРЕВОДА В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД ДЕЛ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И КАДАСТРОВЫХ И УЧЕТНЫХ ДЕЛ, А ТАКЖЕ УНИЧТОЖЕНИЯ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ПОМЕЩЕНИЮ В ДЕЛА ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ, КАДАСТРОВЫЕ ДЕЛА

1. Общие положения

Настоящие методические разъяснения направлены на обеспечение единого подхода к работам по перекомплектованию и переводу в электронный вид дел правоустанавливающих документов (далее — ДПД, дела) и кадастровых дел (далее — КД, дела), учитывая, что:

при плановой ретроконверсии осуществляется постепенный перевод в электронный вид накопленных к настоящему времени документов в бумажном виде, помещенных в дела (тома дел), хранящиеся в архивах территориальных органов Росреестра (далее — ТО), филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» по субъектам Российской Федерации (далее — филиалы), сформированные до 01.01.2015, в том числе закрытые, за исключением дел (томов дел), временный срок хранения которых истек.

Перекомплектование и перевод в электронный вид дел осуществляется силами сотрудников ТО и филиалов.

При проведении работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид дел необходимо учитывать порядок формирования дел и состав документов, которые подлежат хранению в делах, установленные приказами:

Минэкономразвития России от 09.07.2014 № 435 «Об утверждении порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости дел»;

Росреестра от 24.07.2014 № П/349 «Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»;

Росреестра от 05.09.2014 № П/426 «Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел».

Перевод в электронный вид документов ДПД и КД осуществляется путем их сканирования на имеющихся аппаратно-программных средствах ТО и филиалов.

Хранение документов ДПД и КД, переведенных в электронный вид, осуществляется на имеющихся аппаратных средствах ТО и филиалов (далее — хранилище документов).

2. Организация работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид ДПД и КД

Основными процедурами перекомплектования и перевода в электронный вид ДПД и КД являются:

1. планирование работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид дел;

2. подготовка и передача дел для перекомплектования и перевода в электронный вид;

3. перекомплектование дел для целей сканирования бумажных документов, помещенных в дела;

4. сканирование бумажных документов, помещенных в дела, обработка отсканированных документов дела;

5. контроль качества отсканированных документов и подписание их усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП);

6. контроль сохранности бумажных документов и перекомплектование дел для целей последующего хранения;

7. обеспечение сохранности дел в электронной форме в хранилище документов;

8. уничтожение бумажных документов, не подлежащих хранению в делах, обеспечение хранения изъятых из дел документов в порядке общего делопроизводства.

Для перекомплектования и перевода в электронный вид дел создаются специализированные рабочие места, которые целесообразно располагать по месту нахождения бумажных документов в архивах.

Для указанных целей используется следующее оборудование и программное обеспечение:

программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности по сканированию документов (далее — АРМ оператора):

• сканирующее оборудование для формата документа А4, А3 (поддержка стандартов TWAIN и ISIS) и фотосканирующее оборудование для формата документа А0 — А2 (при наличии), обеспечивающее высокое качество отсканированных электронных образов, а также позволяющее качественно сканировать сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и «кальки» без нанесения ущерба оригиналу;
• компьютерное оборудование — системный блок (персональный компьютер), монитор, клавиатура, компьютерная мышь, источник бесперебойного питания;

серверное оборудование <1> — сервер для хранения данных, монитор, клавиатура, компьютерная мышь, источник бесперебойного питания.

<1> Предоставляется в территориальный орган Росреестра по результатам заключения Росреестром государственного контракта «Поставка оборудования с предустановленным программным обеспечением в территориальные органы Росреестра для целей проведения мероприятия по перекомплектованию и переводу в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел в 2014 году», а также результатам поставки системы хранения данных, закупаемого в рамках мероприятий проекта «Развитие системы государственной регистрации прав на недвижимость» (пакет RP/ICB-31 и RP/ICB-31-1).

программное обеспечение — операционные системы Windows XP или выше, операционные системы Windows Server, программное обеспечение потокового ввода документов <2>.

<2> Устанавливается на АРМ оператора по результатам заключения Росреестром государственного контракта «Поставка оборудования с предустановленным программным обеспечением в территориальные органы Росреестра для целей проведения мероприятия по перекомплектованию и переводу в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел в 2014 году».

АРМ оператора и сервер хранения данных не должны иметь выход в информационно-телекоммуникационную сеть Интернет.

3. Основные процедуры перекомплектования и перевода в электронный вид ДПД и КД

3.1. Планирование работ по переводу в электронный вид документов, помещенных в ДПД и КД

ТО и филиалам рекомендуется разработать и утвердить планы-графики проведения работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид дел, определяющие в том числе:

общее количество дел, подлежащих перекомплектованию и переводу в электронный вид в плановом периоде;

список лиц, ответственных за перекомплектование дел, и лиц, уполномоченных выполнять работы по переводу в электронный вид (сканированию) дел, с указанием распределенной нагрузки по количеству дел, подлежащих перекомплектованию и переводу в электронный вид в плановом периоде;

список лиц, ответственных за хранение дел в бумажном виде (далее — ответственные лица отдела архива);

список ответственных лиц отдела информационных технологий.

Примерные функции лиц, участвующих в процессе перекомплектования и перевода в электронный вид дел:

1. ответственное лицо отдела архива обеспечивает:

подготовку бумажных дел для ретроконверсии и передачу их на перекомплектование и сканирование лицам, ответственным за перекомплектование дел;

ведение журнала учета архивных дел, переданных на перекомплектование и сканирование;

контроль сохранности бумажных дел после завершения процедур перекомплектования и сканирования;

2. лицо, ответственное за перекомплектование дел, обеспечивает:

перекомплектование дела для обеспечения сканирования бумажных документов с учетом требований к составу документов, подлежащих хранению в электронном виде;

перекомплектование дела после завершения работ по сканированию документов, для формирования дела в бумажном виде с учетом требований к составу документов, подлежащих хранению в бумажном виде;

формирование новой описи документов, хранящихся в деле (томе дела) и внесение в старую опись документов отметок об изъятых документах.

Лицо, ответственное за перекомплектование дел, несет персональную ответственность за соответствие сформированного по результатам перекомплектования дела требованиям приказов Минэкономразвития России от 09.07.2014 № 435 «Об утверждении Порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости дел» и Росреестра от 24.07.2014 № П/349 «Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»;

3. лицо, уполномоченное выполнять работы по переводу в электронный вид (сканированию) дел (далее — оператор), обеспечивает:

сканирование бумажных документов и обработку отсканированных документов дела;

сохранение на жестком диске АРМ оператора отсканированных документов дела;

контроль качества документов в электронном виде и подписание УКЭП отсканированных документов дела;

формирование описи документов, хранящихся в деле в форме электронных документов;

выгрузку отсканированных дел в хранилище документов в электронной форме;

удаление отсканированных дел с жесткого диска АРМ оператора после получения подтверждения от ответственного лица отдела информационных технологий, что выгрузка отсканированных дел в хранилище документов в электронной форме успешно выполнена.

Оператор несет персональную ответственность за соответствие отсканированных документов документам, хранившимся в делах в бумажном виде;

4. ответственное лицо отдела информационных технологий обеспечивает:

загрузку в хранилище документов в электронной форме;

проверку электронных файлов на возможность корректного открытия и прочтения их на сервере хранения данных;

безопасность и полную сохранность дел в электронной форме;

резервное копирование дел в электронной форме;

учет дел в электронной форме, загруженных на сервер хранения данных и подписанных УКЭП.

3.2. Подготовка и передача ДПД и КД для перекомплектования и перевода в электронный вид

Для дел, отобранных для ретроконверсии, выделяется специальное место в архиве (например, стол или отдельный стеллаж).

При подготовке дела для передачи для перекомплектования и сканирования проверяется физическое состояние находящихся в нем документов — листы документов не порваны, прошиты надлежащим образом, печати, скрепляющие документы, не нарушены.

Ответственное лицо отдела архива:

заносит в журнал учета дел переданных на сканирование (приложение № 1, далее — Журнал) номер дела;

передает подготовленные дела лицу, ответственному за перекомплектование дел, под роспись в Журнале о получении.

3.3. Перекомплектование дел для целей сканирования бумажных документов, помещенных в дела

Лицо, ответственное за перекомплектование дел:

расшивает прошитое дело (не подлежат расшивке документы, прошитые надлежащим образом и скрепленные печатями, подписями заявителей, иных уполномоченных лиц);

изымает из дела документы, не подлежащие хранению в делах ни в бумажном, ни в электронном виде (и, соответственно, не подлежащие сканированию), для последующего уничтожения либо хранения в порядке общего делопроизводства. Одновременно в описи документов, хранящихся в деле (томе дела), делаются отметки об изъятии соответствующих документов и (при необходимости) передаче на временное хранение (рекомендуется указывать «изъят без сканирования»/«изъят без сканирования, временное хранение»);

передает оператору скомплектованные дела, содержащие исключительно документы, подлежащие сканированию.

Документы, подлежащие временному хранению в порядке общего делопроизводства, передаются с копией описи документов, хранящихся в деле (томе дела), с соответствующими отметками, в структурное подразделение, ответственное за хранение таких документов (см. пункт 3.7).

Документы, подлежащие уничтожению и изъятые из дела на данном этапе, рекомендуется передавать в отдел архива для организации работ по уничтожению документов одновременно с документами, изъятыми при перекомплектовании после сканирования дел (см. пункт 3.5). К таким документам необходимо приложить копию описи документов, хранящихся в деле (томе дела), с соответствующими отметками.

3.4. Сканирование бумажных документов, помещенных в дела, обработка отсканированных документов, контроль качества отсканированных документов и подписание их УКЭП

Перевод бумажных документов, помещенных в дела, в электронный вид осуществляется посредством создания электронных образов документов (полностью воспроизводящих информацию бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования бумажных носителей (создания электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму) с последующей загрузкой в хранилище документов.

Сканирование документов производится в соответствии со следующими техническими параметрами:

сканирование документов формата А5 и менее (А6, А7 и т.д.) выполняется с разрешением 600 dpi;

сканирование документов формата А4 и А3 выполняется с разрешением 300 dpi;

перевод бумажных документов форматов А0 — А2 в формат электронного образа документа осуществляется посредством фотосканирования с разрешением 300 dpi;

режим сканирования — черно-белый, для документов в цвете — цветной (в случаях, когда на документе имеется только синяя печать, подпись, документ сканируется в «черно-белом» режиме);

отсканированный документ (электронный файл) сохраняется в формате PDF.

Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного многостраничного электронного файла.

В случае если в составе дела находятся документы формата менее А4 необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под такие документы.

Оператор:

создает на жестком диске ПК папку файловой системы с именем номера дела;

осуществляет сканирование каждой страницы дела (включая оборотную сторону листа, если она заполнена символьной (текстовой), графической и иной информацией, а также все пронумерованные страницы), используя сканер и установленное на ПК программное обеспечение;

выполняет компоновку отдельных страниц (электронных образов) в документ и присваивает имя файлу в соответствии с названием документа, например — «Договор купли-продажи от ...» (далее указывается дата, иной реквизит, идентифицирующий документ среди прочих аналогичных документов);

сохраняет электронные документы (сформированные электронные образы документов) в папке файловой системы с именем номера дела (пример структуры имени папки файловой системы представлен в Приложении № 2);

осуществляет проверку качества отсканированных образов (в том числе на предмет корректного открытия файлов, читаемости текста, отсутствия «мусора» на изображении), полистный просмотр и сравнение бумажных документов с документами в электронном виде, проверку последовательности листов документа, оборотных сторон бумажных документов, и, при необходимости, осуществляет повторное сканирование страницы;

подписывает электронные образы документов дел УКЭП;

составляет в электронном виде опись документов, хранящихся в деле (томе дела), и сохраняет ее в папке файловой системы с именем номера дела;

по завершению рабочего дня оператор осуществляет экспорт отсканированных дел в папку предварительной загрузки файловой системы в хранилище документов в электронной форме и уведомляет ответственное лицо отдела информационных технологий о перечне дел, в которые помещены документы, подписанные УКЭП.

3.5. Контроль сохранности бумажных документов и перекомплектование дел для целей последующего хранения

После того, как отсканированные документы экспортированы в папку предварительной загрузки файловой системы в хранилище документов, дела в бумажном виде повторно передаются лицу, ответственному за перекомплектование дел.

Лицо, ответственное за перекомплектование дел:

осуществляет проверку сохранности бумажных дел (контроль каждого документа) после сканирования (на физическое состояние находящихся в нем документов — листы документов не порваны, прошиты надлежащим образом, печати, скрепляющие документы, не нарушены);

изымает из дела документы, не подлежащие хранению в бумажном виде, для последующего их уничтожения либо хранения в порядке общего делопроизводства. Одновременно в описи документов, хранящихся в деле (томе дела), делает отметки об изъятии соответствующих документов (рекомендуется указывать «изъят после сканирования»);

формирует в бумажном виде ДПД и КД в соответствии с приказами Росреестра от 24.07.2014 № П/349 «Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» и Минэкономразвития России от 09.07.2014 № 435 «Об утверждении порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости дел» (в том числе прошивает в установленном порядке и составляет новую опись документов, хранящихся в деле (томе дела). При этом сформированные до 01.01.2015 ДПД по томам не разбиваются, а комплектуются как один том (за исключением случаев, когда ДПД было разделено на тома в соответствии с пунктом 52 Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, утвержденных приказом Минюста России от 24.12.2001 № 343).

Документы, изъятые из дела и подлежащие уничтожению, передаются в отдел архива для организации работ по уничтожению документов с приложением копии описи документов, хранящихся в деле (томе дела), с соответствующими отметками (см. также пункт 3.3).

3.6. Обеспечение сохранности дел в электронной форме в хранилище документов

После того, как отсканированные и подписанные УКЭП документы прошли контроль качества, ответственное лицо отдела информационных технологий:

осуществляет выгрузку дел в электронном виде (согласно предоставленному списку номеров дел) из папки предварительной загрузки файловой системы в хранилище документов;

выполняет проверку электронных файлов на возможность корректного открытия и прочтения их в хранилище документов;

осуществляет резервное копирование дел в электронной форме;

уведомляет оператора (передается список номеров дел) о завершении корректной загрузки дел в электронной форме в хранилище документов;

ведет ежедневную (в том числе нарастающим итогом) статистику о количестве загруженных дел в хранилище документов в электронной форме (приложение № 3).

3.7. Уничтожение бумажных документов, не подлежащих хранению в делах, обеспечение хранения изъятых из дел документов в порядке общего делопроизводства

По результатам работ по перекомплектованию дел изъятые из дел документы распределяются по двум подгруппам:

1. документы, предназначенные для уничтожения: документы, временный срок хранения которых истек (в делах либо в порядке общего делопроизводства), а также документы, не подлежащие хранению ни в делах, ни в порядке общего делопроизводства;

2. документы, предназначенные для хранения в порядке общего делопроизводства (т.е. документы, срок хранения которых в порядке общего делопроизводства не истек).

Изъятые документы первой подгруппы, отобранные к уничтожению, формируются в условные дела с указанием соответствующего номера дела с одновременным внесением такого дела в Акт выделения к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее — Акт). В качестве образца Акта может быть использовано приложение 3 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (приложение № 4 — не приводится). Акт согласовывается постоянно действующей экспертной комиссией, утверждается руководителем (заместителем руководителя) ТО, директором (заместителем директора) филиала. Передача дел на переработку (утилизацию) оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес макулатуры. Погрузка, доставка по месту нахождения специализированной организации по переработке (утилизации) дел осуществляются в присутствии и под контролем сотрудника отдела архива.

Изъятые документы второй подгруппы формируются во временные дела с присвоением заголовка, отражающего состав документов такого дела (например: «Документы дела правоустанавливающих документов N _____, том N _____.»).

Временное дело вносится в номенклатуру структурного подразделения ТО, филиала, ответственного за хранение ДПД, КД, в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел. Номенклатура дел соответствующего ТО, филиала в конце года уточняется, и делается итоговая запись о количестве заведенных дел. При составлении номенклатуры дел на последующие годы вышеназванные временные дела необходимо включать в номенклатурные дела структурных подразделений, ответственных за хранение дел и, соответственно в сводную номенклатуру дел ТО, филиала, которая утверждается руководителем ТО, директором филиала и вводится в действие с 1 января следующего года.

Документы во временном деле формируются в хронологической последовательности, по дате поступления в пределах одного календарного года. Рекомендуемый срок хранения сформированных временных дел — 3 года.

Хранятся вышеуказанные дела в архиве ТО, филиала и уничтожаются в следующем порядке. Временные дела включаются в общий Акт о выделении к уничтожению документов ТО, филиала, не подлежащих хранению, для которых предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется Акт. После его одобрения на заседании Экспертной комиссии и утверждения руководителем (заместителем руководителя) ТО, директором (заместителем директора) филиала отдел архива имеет право уничтожить (утилизировать) временные дела, включенные в Акт.

ЖУРНАЛ «Учет дел, переданных на сканирование»

Наименование структурного подразделения территориального органа Росреестра (филиала ФГБУ «ФКП Росреестра») ___________________________________________ Должность, Ф.И.О. ответственного за ведение журнала _______________________

Основной принцип, который должен соблюдаться при идентификации электронных файлов дела — включение в структуру имени папки файловой системы номера дела.

Номер соответствующего тома дела дополняется буквами «скан».

При формировании структуры электронного файла дела для сохранения отсканированных документов в виде многостраничных PDF применяется следующий порядок:

формируется папка с номером дела;

в папке дела формируется папка тома дела;

в папку тома дела помещается документ в формате файла PDF (многостраничный), которому присваивается имя в следующей последовательности:

• порядковый номер (арабские цифры) в соответствии с порядком хранения в бумажном виде (документу «Опись дела» всегда присваивается порядковый номер «0»);
• нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);
• буквенное наименование (буквы русского алфавита) в соответствии с типом документа;
• нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);
• дата документа в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);
• номер документа (в номере символ «:» заменяется на « » (пробел), символ «/» заменяется на «!», например: номер 03/01/2013-145 заменяется на номер 03!01!2013-145), если отсутствует номер документа, то сведения о нем не указываются.