Письмо Минфина РФ от 05.09.2007 № 14-05-13/9

«О составлении отчетности по форме 14»

(вместе с «Требованиями к форматам и способам передачи в электронном виде в Министерство финансов Российской Федерации информации по форме 14 „О расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации“ и по форме 14МО „О расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований“, утв. Минфином РФ 04.09.2007)»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 5 сентября 2007 г. № 14-05-13/9

О СОСТАВЛЕНИИ ОТЧЕТНОСТИ ПО ФОРМЕ 14

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 июля 2007 г. № 57н (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 17 июля 2007 г. № 01/7054-АА указанный Приказ не нуждается в государственной регистрации) утверждены формы отчетности о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации (форма 14), отчетности о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований (форма 14МО) и Инструкция о порядке составления и представления отчетов о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, отчетов о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований.

В целях правильного составления и своевременного представления вышеназванной отчетности Министерство финансов Российской Федерации направляет для использования в практической работе уточненный Справочник разделов, подразделов, целевых статей и видов расходов для заполнения отчетов по форме 14 (Приложение 1) и Требования к форматам и способам передачи в электронном виде в Министерство финансов Российской Федерации информации по форме 14 «О расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации» и по форме 14МО «О расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований» (Приложение 2).

Отчеты должны быть составлены в строгом соответствии с Инструкцией о порядке составления и представления отчетов о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, отчетов о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований (Приложение № 3 к Приказу Минфина России от 03.07.2007 № 57н) и направляемыми документами.

от 05.09.2007 N 14-05-13/9

4 сентября 2007 года

ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ И СПОСОБАМ ПЕРЕДАЧИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ИНФОРМАЦИИ ПО ФОРМЕ 14 "О РАСХОДАХ И ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" И ПО ФОРМЕ 14МО "О РАСХОДАХ И ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ"

1. Общие положения

Настоящий документ регламентирует, в соответствии с Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 03.07.2007 N 57н, требования к форматам данных и порядок передачи в Министерство финансов Российской Федерации отчетных данных о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований в электронном виде.

Отчетные данные представляются в Министерство финансов Российской Федерации в электронном виде в формате архивного файла (.arj, zip или.rar), который содержит в себе структурированный текстовый файл (расширение.txt) в кодовой странице Windows-1251.

Перечень отчетных форм, входящих в состав отчетности, приведен в Таблице 1.

<*> Код модификации в именах файлов указывается латинскими символами.

Подготовку отчетных данных в электронном виде можно осуществлять при помощи:

• любого текстового редактора (для файлов.txt);
• собственного специализированного программного обеспечения;
• централизованно поставляемого Министерством финансов Российской Федерации программного средства:
• для федеральных государственных органов;
• для финансовых органов субъектов Российской Федерации.

Централизованно поставляемое Министерством финансов Российской Федерации программное средство представлено в Фонде алгоритмов и программ и размещено на сервере Министерства финансов Российской Федерации (www.minfin.ru) в сети INTERNET:

Программное обеспечение для министерств и ведомств

SVOD_F14 - Отчетность о расходах и численности работников государственных органов и органов местного самоуправления.

финансовых органов

SVOD_F14 - Отчетность о расходах и численности работников государственных органов и органов местного самоуправления.

По вопросам доступа к централизованно поставляемому программному обеспечению, размещенному в сети INTERNET, обращаться по телефону: (495) 987-92-58 Сивожелезов Александр Дмитриевич.

2. Требования к форматам данных

2.1 Имена файлов

2.1.1 Имена файлов отчетных форм

Имена файлов имеют следующий вид:

FFF MM P V .TXT

Пример:

• 014Q1.txt - Отчет о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации (форма 14, полугодовая, версия 1);
• 014Y3.txt - Отчет о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации (форма 14, годовая, версия 3);
• 014moN1.txt - Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований (форма 14МО, 9 месяцев, версия 1).

2.1.2 Имена архивных файлов

Файлы, содержащие отчетность о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, представляются в Минфин России в архивном файле с расширением arj, zip или rar.

Имя архивного файла имеет следующий вид:

K RRR DDMM V .ARJ (или ZIP, RAR)

3 - для федеральных государственных органов;

4 - для государственных органов субъектов Российской Федерации;

                      5 - для    федеральных    государственных    органов,
                      представляющих    дополнительный    отчет по    своим

                  территориальным органам;

                      6 - для   государственных   органов   субъектов   РФ,
                      представляющих       отчет по   органам      местного

                  самоуправления, избирательным комиссиям муниципальных

образований (только для формы 14МО).

<*> Выбирается из Приложения 6 к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 декабря 2006 года № 168н (графа «Код главы» Перечня прямых получателей средств из федерального бюджета) по состоянию на дату представления отчетности.

Пример:

309201071.arj — архивный файл отчетности за 6 месяцев, где:

3 — федеральные государственные органы,

092 — Минфин России,

0107 — регламентная дата представления отчета 1 июля,

1 — версия файла № 1.

2.2 Структура файлов

2.2.1 Структура текстового файла, содержащего отчетные данные

Текстовый файл состоит из трех частей, указываемых в следующей последовательности:

• заголовочная часть;
• содержательная часть;
• заключительная часть.

Текстовый файл с данными отчета представляет собой набор заполненных строк, каждая из которых должна содержать признак конца строки. Признаками конца строки являются неотображаемые символы: «возврат каретки» (код 13 ASCII) и «перевод строки» (код 10 ASCII).

Подготовленный текстовый файл схематично имеет следующий вид:

Отчетная форма 14 - «Отчет о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации» содержит 4 раздела:

01 — Расходы (строки 010 - 100);

02 — Численность (строки 200 - 310);

03 — Справка (строки 320 - 444);

04 — Справка (строки 450 - 460).

Для каждого раздела в текстовом файле создается отдельная секция:

ТБ=01 — Расходы;

ТБ=02 — Численность;

ТБ=03 — Справка (строки 320 - 444);

ТБ=04 — Справка (строки 450 - 460).

Отчетная форма 14МО - «Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований» содержит 4 раздела:

01 — Расходы (строки 010 - 080);

02 — Численность (строки 200 - 290);

03 — Справка (строки 300 - 450);

04 — Справка (строки 460 — 470).

Для каждого раздела в текстовом файле создается отдельная секция:

ТБ=01 — Расходы;

ТБ=02 — Численность;

ТБ=03 — Справка (строки 300 - 450);

ТБ=04 — Справка (строки 460 - 470).

2.2.1.1 Заголовочная часть

Заголовочная часть файла начинается символами #%, которые указываются без пробела в первой строке файла. Далее, отдельно на каждой строке, указываются реквизиты и их значения, приведенные в Таблице 2. Конец заголовочной части обозначается символом # на отдельной строке.

Таблица 2

<*> Выбирается из Приложения 6 к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 декабря 2006 года № 168н (графа «Код главы» Перечня прямых получателей средств из федерального бюджета) по состоянию на дату представления отчетности.

• При необходимости применения в одном отчете разных значений реквизитов вариативной части создается новая заголовочная часть, без повторения постоянной части заголовочной части, с последующей содержательной частью.
• Каждый из указанных реквизитов заголовочной части должен формироваться на отдельной строке.
• Все реквизиты заголовочной части файла указываются прописными буквами на русском языке в виде <ИМЯ=значение>.
• Конец заголовочной части обозначается символом # на отдельной строке.

2.2.1.2 Содержательная часть

Содержательная часть состоит из секций, количество которых соответствует количеству разделов отчетной формы — 4 секции.

Секция содержит заголовок и строки данных секции.

Заголовок секции начинается символами #@, которые указываются без пробела в первой строке описания секции. В следующей строке заголовка секции указывается ее номер в виде ТБ=<Номер секции>. Номер секции соответствует номеру раздела отчетной формы.

Часть секции, содержащая строки с данными, начинается символами #$ (указываются без пробела с новой строки).

Конец строк данных секции обозначается символом # на отдельной строке.

При подготовке содержательной части файла (строк данных) необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• строки данных должны состоять только из числовых значений, разделенных символом «|» (Код 124 ASCII);
• количество пробелов между числовыми значениями и разделительными символами — произвольно;
• код строки отчетного показателя и все соответствующие ему числовые значения должны располагаться на одной строке;
• отчет заполняется только в целых числах (без дробной части);
• строки бланка формы 14, по которым нет отчетных данных, в текстовый файл для передачи не включаются;
• если не представляются данные по какому-либо разделу отчета, то в текстовый файл не включается секция, соответствующая данному разделу;
• в графах, по которым нет отчетных данных, указываются «0»;
• любые комментарии к отчетным данным в содержательной части файла не допускаются.

Порядок формирования строк данных содержательной части файла указан в Приложении 1.

2.2.1.3 Заключительная часть

Заключительная часть файла начинается символами #&, которые указываются без пробела с новой строки.

В следующей строке указывается справочная информация: фамилия и инициалы руководителя организации, фамилия и инициалы главного бухгалтера, контактные телефоны исполнителей. Эти данные представляются в неформализованном виде.

Затем следует строка, в которой указывается символ #, что обозначает окончание справочной информации.

Затем следует служебная строка, в которой указывается #*.

В следующей строке указывается наименование прикладного программного обеспечения (ППО или текстового редактора), с помощью которого создан файл, в виде ППО=<Наименование ППО> (<Наименование ППО> — не более 255 символов).

Конец заключительной части обозначается символом # в следующей строке файла.

Конец файла отчетных данных обозначается символами ## (указываются без пробела) на отдельной строке.

2.2.2 Имя файла с протоколом форматного контроля отчетных данных

По результатам проведения форматного контроля в адрес финансового органа отправляется протокол в виде файла в формате MS Excel со следующим именем:

«RR-ИМП_KKK_DD_MM_YY_HH_MI_SS.xls»,

где: RR — код федерального государственного органа, государственного органа субъекта Российской федерации или ЗАТО;

KKK — Код формы (см. Таблица 1, графа 1) (для отчета по форме 14МО указывается вместе с кодом модификации (см. Таблица 1, графа 2));

    YY   - Год;       > Дата и время проведения форматного контроля в МФ РФ
    HH   - Час;       │
    MI   - Минуты;    │
    SS   - Секунды;  ─┘

.xls — расширение файла.

Пример:

01-ИМП_014_15_05_07_11_15_05.xls

Примеры файлов с протоколами форматного контроля, направленными в финансовый орган, Министерством финансов Российской Федерации приведены в Приложении 4.

3. Порядок корректировки отчетных данных

При необходимости корректировки данных отчетов, переданных в электронном виде, необходимо подготовить новый файл, аналогичный по структуре переданному ранее файлу, со следующими особенностями:

• В содержательной части нового текстового файла указываются данные отчета в полном объеме с измененными показателями.
• Имя нового архивного файла (и текстового файла, входящего в него) должно отличаться от переданного ранее файла только номером версии (указывается 1, 2, 3 и т.д.).
• Архивный файл, содержащий скорректированные данные, формируется в соответствии с указанными в п. 2 правилами.

4. Порядок передачи отчета в электронном виде

Отчетные данные, подготовленные в электронном виде, должны полностью соответствовать подписанным бумажным документам, представляемым в Минфин России.

Отчеты, подготовленные в электронном виде, передаются в Минфин России по электронной почте через сеть общего пользования INTERNET по адресу:

tof_f14@minfin.ru

При поступлении отчетов в Минфин России файлы проходят входной контроль. О результатах его прохождения в адрес отправителя по электронной почте посылается соответствующее уведомление.

По вопросам составления отчетов обращаться в Отдел оплаты мониторинга численности государственных гражданских и муниципальных служащих и расходов на их содержание Департамента бюджетной политики в сфере государственного управления, судебной системы, государственной и муниципальной службы Министерства финансов Российской Федерации по телефонам:

(495) 987-95-31 — Чистякова Вера Николаевна

(495) 987-99-82 — Кривачева Елена Михайловна

(495) 987-97-27 — Сухманская Тамара Юрьевна

(495) 987-91-97 — Воронина Людмила Романовна

По вопросам, связанным с обработкой отчетных данных в электронном виде, поступивших в Министерство финансов Российской Федерации, следует обращаться по телефонам:

(495) 648-11-35 — Ноздрина Ирина Викторовна, Руднева Наталья Александровна.

По содержанию настоящих Требований обращаться в Административный департамент Министерства финансов Российской Федерации по телефону:

(495) 913-43-65 — Сугробов Александр Александрович.

Приложение 1

<*> Номера граф указаны в соответствии с бланками форм отчетности «Форма 14» и «Форма 14МО».

Приложение 2

ВНИМАНИЕ!!!

В образце контрольные соотношения НЕ ВЫПОЛНЕНЫ. Коды и суммы указаны условно.

Архивный файл 318201101.arj от федерального государственного органа (ВИД=3) Федеральная налоговая служба (ИСТ = 182) за 9 месяцев 2007 года содержит текстовый файл 014N1.txt:

#%

КОДФ=014

РДТ=01.10.2007

ВИД=3

ИСТ=182

УТВЧ=100

РЗПР=0106

ЦСТ=0010000

ВР=005

КСТР=00116

#

#@

ТБ=01

#$

010|999|111

020|0|222

040|0|333

100|206|888

#

#@

ТБ=02

#$

200|999|111|22

210|888|222|33

220|777|333|44

#

#@

ТБ=03

#$

320|111

#

#%

РЗПР=0106

ЦСТ=0010000

ВР=006

КСТР=00119

#

#@

ТБ=01

#$

010|0|227

020|0|167

030|0|125

#

#@

ТБ=02

#$

200|999|111|22

210|888|222|33

220|777|333|44

#

#@

ТБ=03

#$

320|111

#

#&

Руководитель: Иванов И.И., гл. бухгалтер Сидорова А.И., тел. (095) 201-02-00

#

#*

ППО=ООО «Информцентр»

#

##

Архивный файл с отчетом по территориальным органам (ВИД=5) от федерального государственного органа Федеральная налоговая служба (ИСТ=182) за 12 месяцев 2007 года (архивный файл 518201011.arj) содержит текстовый файл 014Y1.txt (значения реквизита заголовочной части РЕГ указаны согласно Приложению 3):

#%

КОДФ=014

РДТ=01.01.2008

ВИД=5

ИСТ=182

УТВЧ=150

РЗПР=0106

ЦСТ=0010000

ВР=006

КСТР=00119

РЕГ=018

#

#@

ТБ=01

#$

010|0|278

011|0|167

#

#@

ТБ=02

#$

200|999|111|22

210|888|222|33

220|777|333|44

#

#@

ТБ=03

#$

320|111

#

#@

ТБ=04

#$

450|160|115

460|200|225

#

#%

РЗПР=0104

ЦСТ=0010000

ВР=005

КСТР=00030

РЕГ=002

#

#@

ТБ=01

#$

010|0|222

011|0|161

012|0|122

#

#@

ТБ=02

#$

200|999|111|22

210|888|222|33

220|777|333|44

#

#@

ТБ=03

#$

320|111

#

#@

ТБ=04

#$

450|160|115

460|200|225

#

#&

Руководитель: Иванов И.И., гл. бухгалтер Сидорова А.И., тел. (095) 201-02-00

#

#*

ППО=ООО «Информцентр»

#

##

Архивный файл 406901101.arj от субъекта Российской Федерации (ВИД=4) Челябинская область (ИСТ=069) за 12 месяцев 2007 года содержит текстовый файл 014Y1.txt:

#%

КОДФ=014

РДТ=01.01.2008

ВИД=4

ИСТ=069

РЗПР=0301

ЦСТ=0010000

ВР=005

КСТР=00169

#

#@

ТБ=01

#$

010|0|22

011|0|16

#

#@

ТБ=02

#$

200|9|11|23

210|8|22|33

220|7|33|44

#

#@

ТБ=03

#$

320|111

#

#@

ТБ=04

#$

450|160|11

460|200|225

#

#%

РЗПР=0104

ЦСТ=0010000

ВР=005

КСТР=00030

#

#@

ТБ=01

#$

010|0|22

011|0|16

012|0|10

#

#@

ТБ=02

#$

200|999|111|22

210|888|222|3

220|777|333|44

#

#@

ТБ=03

#$

320|111

#

#@

ТБ=04

#$

450|160|14

460|200|25

#

#&

Руководитель: Иванов И.И., гл. бухгалтер Сидорова А.И., тел. (095) 201-02-00

#

#*

ППО=Текстовый редактор Notepad

#

##

Архивный файл 606901101.arj отчета по местным органам (ВИД=6) Челябинской области (ИСТ=069) за 9 месяцев 2007 года содержит текстовый файл 014moN1.txt:

#%

КОДФ=014mo

РДТ=01.10.2007

ВИД=6

ИСТ=069

РЗПР=0104

ЦСТ=0010000

ВР=005

КСТР=00030

#

#@

ТБ=01

#$

010|0|27

020|0|167

#

#@

ТБ=02

#$

200|999|111|22

210|888|222|33

220|777|333|44

#

#@

ТБ=03

#$

320|111

#

#&

Руководитель: Иванов И.И.

#

#*

ППО=Текстовый редактор Word

#

##

Пример файла с протоколом внутридокументного контроля (контроль пройден)

19-ИМП_014mo_23_07_07_11_15_05.xls

Дата печати: 26.07.2007. Распечатал(а): Руднева Наталья Николаевна

Имя архивного файла:

401901071.rar;

Имя текстового файла:

014Q1.TXT;

Пример файла с протоколом форматного контроля данных (с сообщением об ошибке)

132-ИМП_014_23_07_07_11_15_05.xls

Дата печати: 23.07.2007. Распечатал(а): Руднева Наталья Николаевна

Имя архивного файла: 313201072.ZIP;

Имя текстового файла: 014Q2.TXT;