Письмо ОАО «РЖД» № 13622, Правления ПФ РФ N ЛЧ-25-26/13079 от 21.08.2013

«Об информационном взаимодействии территориальных органов ПФР и подразделений ОАО „РЖД“»

ПИСЬМО

В целях обеспечения полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, приобретающих право на трудовую пенсию по старости, а также своевременного и правильного назначения пенсий территориальные органы ПФР проводят заблаговременную работу в отношении указанной категории лиц, завершая ее не менее чем за месяц до возникновения права на пенсию.

Одним из основных направлений проведения заблаговременной работы является формирование сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, в том числе документов, подтверждающих стаж на соответствующих видах работ, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий.

Учитывая высокую социальную значимость данной работы, территориальные органы ПФР осуществляют информационное взаимодействие со страхователями в части представления на работников электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии.

В этой связи ОАО «РЖД» и Пенсионный фонд Российской Федерации рекомендуют провести рабочие встречи представителей служб управления персоналом ОАО «РЖД» и территориальных органов ПФР и, по мере готовности, организовать информационное взаимодействие с учетом положений Примерного порядка организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов ПФР с подразделениями ОАО «РЖД» по представлению документов, необходимых для назначения пенсии (прилагается).

ПРИМЕРНЫЙ ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ПФР С ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОАО «РЖД» ПО ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ НАЗНАЧЕНИЯ ПЕНСИЙ

1. Общие положения

1.1. Примерный порядок организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов ПФР с подразделениями ОАО «РЖД» по представлению документов, необходимых для назначения пенсий, разработан в целях организации и проведения заблаговременной работы в отношении лиц, приобретающих в предстоящие периоды (ближайшее время) право на трудовую пенсию, направленной на своевременное и правильное назначение пенсии в соответствии с Федеральными законами от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», Правилами обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденными Постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 17/19пб, Перечнем документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденным Постановлением Минтруда России от 27.02.2002 № 16/19па.

1.2. Основной задачей организации взаимодействия территориальных органов ПФР с подразделениями ОАО «РЖД» в электронной форме является представление подразделениями ОАО «РЖД» территориальным органам ПФР электронных образов документов о пенсионных правах застрахованных лиц, в том числе документов, подтверждающих стаж на соответствующих видах работ, для своевременного и правильного назначения пенсий.

1.3. Настоящий порядок определяет этапы взаимодействия подразделений ОАО «РЖД» с территориальными органами ПФР при предоставлении документов на застрахованных лиц, необходимых для назначения пенсии.

1.4. Взаимодействие территориальных органов ПФР с подразделениями ОАО «РЖД» в электронной форме, предусмотренное настоящим Порядком, осуществляется на основании соглашений «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», заключенных между подразделениями ОАО «РЖД» и территориальными органами ПФР.

1.5. Передача информации в соответствии с настоящим Порядком осуществляется по защищенным телекоммуникационным каналам связи, предусмотренным соглашениями, указанными в пункте 1.4 настоящего Порядка, с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (далее — ЭП) в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации.

1.6. Участники взаимодействия обеспечивают конфиденциальность и безопасность полученных в процессе взаимодействия персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

1.7. Участники взаимодействия признают, что направляемые и полученные ими электронные документы, заверенные ЭП уполномоченных лиц, при соблюдении требований Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей.

1.8 Понятия, используемые в настоящем порядке:

заблаговременная работа — комплекс мер по обеспечению полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, учтенных в территориальных органах ПФР и необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий;

электронный образ документа — электронная копия изображения документа, полученная в результате сканирования подлинного документа, который будет представлен в территориальный орган ПФР на бумажном носителе, а в случае его отсутствия — заверенной в установленном законодательством порядке копии документа;

макет электронного выплатного дела (далее — макет ЭВД) — электронное выплатное дело до принятия территориальным органом ПФР решения об установлении (отказе в установлении) пенсии и (иной) выплаты, в том числе сформированное территориальным органом ПФР в целях организации заблаговременной работы в отношении лиц, выходящих на пенсию.

2. Порядок представления подразделениями ОАО «РЖД» территориальным органам ПФР электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии

2.1. Подразделения ОАО «РЖД» представляют территориальным органам ПФР в электронной форме для проведения заблаговременной работы следующие документы:

2.1.1 Списки работников, уходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев.

2.1.2. Перечни рабочих мест, профессий, должностей, занятость в которых дает право застрахованным лицам на досрочное назначение трудовой пенсии по старости.

Списки работников, имеющих право на досрочное пенсионное обеспечение (если таковые имеются).

2.1.3. Документы, необходимые территориальным органам ПФР для назначения пенсии и имеющиеся в распоряжении подразделений ОАО «РЖД»:

удостоверяющие личность лица, возраст, место жительство и принадлежность к гражданству (паспорт, номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС));

о периодах работы и (или) иной деятельности застрахованного лица, в том числе на соответствующих видах работ (например, военный билет, трудовая книжка, справка из органов занятости (для подтверждения периодов получения пособия по безработице), справка о подтверждении периодов работы, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение).

Подразделения ОАО «РЖД» при необходимости вправе представить документы, предусмотренные Перечнем документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденным Постановлением Минтруда России от 27.02.2002 № 16/19па, в том числе о среднемесячном заработке (доходе) застрахованных лиц, о нахождении на иждивении застрахованного лица нетрудоспособных членов семьи (например, свидетельство о рождении ребенка, справка об учебе по очной форме в образовательном учреждении), об изменении фамилии, имени, отчества (например, свидетельство о браке) и иные документы.

2.2. Информация, указанная в пункте 2.1.3 настоящего Порядка, представляется в территориальные органы ПФР в сроки, согласованные с территориальным органом ПФР, но не позднее чем за 9 месяцев до возникновения права на пенсию, в соответствии со списком работников, уходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев, в виде электронных образов документов, заверенных ЭП уполномоченного сотрудника подразделения ОАО «РЖД», по телекоммуникационным каналам связи.

2.3. Списки работников, уходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев, Перечни рабочих мест, профессий и должностей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, и Списки работников, имеющих право на досрочное пенсионное обеспечение, представляются один раз в год. Данная информация представляется на новых работников по мере их поступления в подразделения ОАО «РЖД», но не чаще чем один раз в три месяца.

2.4. Подразделения ОАО «РЖД» формируют электронные образы документов, необходимых для назначения пенсии, на каждое застрахованное лицо в отдельный пакет документов с указанием его Ф.И.О. и адреса регистрации. Документы сканируются в расширении 300 точек на дюйм (300 dpi), в цветном изображении <1>. Каждый документ должен быть отсканирован отдельно. На каждое застрахованное лицо к каждому пакету документов должен быть приложен реестр направляемых документов. Каждый документ, содержащийся в пакете документов, должен быть заверен ЭП уполномоченного сотрудника подразделения ОАО «РЖД».

<1> В целях уменьшения объемов изображения рекомендуется преобразование в формат DjVu.

2.5. Подразделения ОАО «РЖД» направляют в территориальные органы ПФР электронные образы документов, необходимых для назначения пенсии и указанных в пункте 2.1.3 настоящего Порядка, по каналам связи только при наличии согласия работника на обработку его персональных данных. Ответственность за получение согласия физического лица в письменной форме на обработку его персональных данных возлагается на подразделения ОАО «РЖД» <2>.

<2> В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

2.6. В случае увольнения (смерти) работника подразделения ОАО «РЖД» направляют мотивированный отказ (уведомление) о невозможности предоставления электронных образов документов, предусмотренных пунктом 2.1.3 настоящего Порядка, на данного работника.

3. Порядок представления подразделениями ОАО «РЖД» территориальным органам ПФР документов, необходимых для назначения пенсии, по доверенности

3.1. Уполномоченный сотрудник подразделения ОАО «РЖД» вправе представить в территориальный орган ПФР документы, необходимые для назначения пенсии, которые направлялись в территориальный орган ПФР в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка, и получать от территориальных органов ПФР пенсионное удостоверение и другие документы на бумажном носителе на основании доверенности застрахованного лица на представление его интересов в территориальном органе ПФР <3>. Указанные документы и заявление о назначении пенсии представляются не ранее чем за месяц до наступления страхового случая, но не позднее даты возникновения права.

<3> В настоящем Порядке под доверенностью понимается письменное уполномочие застрахованного лица на предоставление его интересов другим лицом перед третьими лицами (в определенном территориальном органе ПФР). При этом в доверенности должны быть указаны сведения о доверителе и доверенном лице, в том числе со ссылкой на документы, удостоверяющие личность (паспортные данные, адрес проживания и т.д.), дате совершения доверенности, предоставляемые полномочия и срок действия доверенности.

4. Порядок получения и регистрации территориальным органом ПФР документов, представляемых для назначения пенсии

4.1. Информация, представляемая в территориальные органы ПФР в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка, поступает, обрабатывается и регистрируется с использованием программного комплекса «Бесконтактный прием информации», программно-технического комплекса «Клиентская служба ПФР» (далее — ПТК КС), программно-технического комплекса «Управление пенсионной документацией».

4.2. Специалисты территориальных органов ПФР, ответственные за проведение заблаговременной работы, при получении документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Порядка, в отношении каждого застрахованного лица:

регистрируют обращение в ПТК КС;

формируют макет ЭВД путем загрузки в ПТК КС электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии и полученных от подразделений ОАО «РЖД»;

формируют расписку о получении электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии (Приложение № 1 к настоящему Порядку), и направляют подразделению ОАО «РЖД» для уведомления застрахованного лица о необходимости предоставления недостающих документов;

информируют подразделение ОАО «РЖД» о необходимости уведомления застрахованного лица по вопросу невключения определенных периодов работы в страховой стаж для исчисления размера пенсии путем направления ему формы уведомления застрахованного лица (Приложение № 2 к настоящему Порядку).

4.3. Расписка о получении электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии, и уведомление застрахованного лица по вопросу невключения определенных периодов работы в страховой стаж заверяются ЭП специалиста территориального органа ПФР и направляются в подразделение ОАО «РЖД» по каналам связи.

5. Ответственность сторон за достоверность представляемой информации и ее хранение

5.1. Подразделения ОАО «РЖД» несут ответственность за достоверность представляемой информации в порядке, предусмотренном статьей 25 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

5.2. Стороны несут ответственность за своевременность и соблюдение настоящего Порядка, а также за разглашение либо иные последствия передачи информации третьим лицам в порядке, установленном законом.

5.3. Стороны обязаны обеспечить безопасность хранения электронных носителей и защиту от несанкционированного доступа третьих лиц, соблюдение прав доступа к информации в случае передачи и хранения ее на электронных носителях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

            (Наименование территориального органа ПФР)

Расписка

Сообщаем, что файл страхователя __________________________, рег. N _______, (наименование организации)

С электронными образами документов, необходимых для назначения пенсии _____

     (фамилия, имя, отчество гражданина в именительном падеже)

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования N ___________ для проведения заблаговременной работы получен

Получены электронные образы документов:

Дополнительно следует представить:

____________________________ ___________ ____________ ____________

Приложение N 2

              (Наименование подразделения ОАО "РЖД")

Уведомление

Уважаемая(ый) _____________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество гражданина)

Доводит до Вашего сведения, что ___________________________________________ (наименование документа, периода работы)

Не может быть принят для назначения пенсии по следующим причинам __________

  (наименование должности)       (подпись)        (дата)         (тел.)

Ознакомлен: _________________   ___________________________________________
                (подпись)                (фамилия, имя, отчество)

«__» ___________ 201_ г.