Письмо Казначейства России от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896

<О направлении рекомендаций по оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления и минимизации наличного обращения>

(вместе с <Письмом> Банка России от 31.05.2018 № 04-45-7/4048 «Об оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления», <Письмом> Минфина России от 06.07.2018 № 09-02-07/47375)

ПИСЬМО

от 16 июля 2018 г. № 07-04-05/05-14896

Федеральное казначейство в рамках проводимых мероприятий по оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления и минимизации наличного денежного обращения направляет для использования в работе (с учетом рекомендаций, прилагаемых к настоящему письму) письма Банка России от 31.05.2018 № 04-45-7/4048 и Минфина России от 06.07.2018 № 09-02-07/47375.

В целях оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами и обеспечения сохранности средств, предназначенных для выдачи (внесения) наличных денег, Федеральное казначейство рекомендует:

1. Провести с представителями организаций, обеспечение наличными денежными средствами которых осуществляется через счета, открытые территориальным органам Федерального казначейства (далее — ТОФК) в кредитных организациях (подразделениях Банка России) на балансовом счете № 40116 «Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществление расчетов по отдельным операциям» (далее — клиенты), кредитными организациями — поставщиками финансовых услуг для клиентов в рамках «зарплатных проектов» рабочие встречи (совещания) по обсуждению положений письма Банка России.

2. Информировать клиентов о возможности применения положений письма Банка России в отношении физических лиц — сотрудников клиентов, которым выданы расчетные (банковские) карты платежной системы «МИР» в рамках «зарплатных проектов» (далее — «зарплатная карта»).

3. Обратить внимание клиентов на:

• их ответственность по обеспечению соблюдения сроков возврата/перечисления денежных средств (неиспользованных и (или) внесенных) с «зарплатной карты» на соответствующие счета ТОФК, а также по обеспечению целевого использования денежных средств;
• обязательность соблюдения ограничения по осуществлению операций, не связанных с получением и взносом наличных денег — не более 100 000 рублей в день по одной карте;
• недопущение наличия остатка денежных средств клиента на «зарплатной карте» при завершении финансового года (за исключением зарезервированных).

4. В случае невозможности перечисления денежных средств, связанных с выплатами социального характера, оплатой расходов, связанных со служебными командировками и (или) хозяйственной деятельностью на «зарплатную карту» физического лица — сотрудника клиента, а также с оплатой по договорам гражданско-правового характера с привлекаемыми лицами, указанные средства могут быть перечислены на «зарплатную карту» сотрудника организации, являющегося материально ответственным лицом (далее — уполномоченное лицо).

При этом рекомендуем обратить внимание и проанализировать причины, по которым у привлекаемых лиц отсутствует «карточный счет».

В целях осуществления контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную «зарплатную карту» уполномоченному лицу.

5. В случае готовности клиента на изменение порядка обеспечения наличными денежными средствами в ТОФК необходимо представить письмо с указанием ФИО уполномоченных лиц и номерами банковских карт, на которые подлежат перечислению денежные средства для обеспечения наличными денежными средствами.

6. Для получения денежных средств организация представляет в ТОФК не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, расчетный документ с указанием в нем информации о номере карты, на которую подлежат перечислению денежные средства.

7. ТОФК обрабатывает документ в установленном порядке и перечисляет денежные средства на счет, открытый сотруднику организации/уполномоченному лицу в рамках «зарплатного проекта» в кредитной организации.

8. После зачисления средств на «зарплатную карту» сотрудник организации/уполномоченное лицо осуществляет оплату товаров, работ, услуг с использованием «зарплатной карты» и (или) наиболее удобным для него способом снимает наличные денежные средства с «зарплатной карты» для осуществления последующих операций с использованием наличных денежных средств.

9. Взнос наличных денежных средств (неиспользованных/излишне полученных/доходов от платных услуг) может быть осуществлен как через кассу кредитной организации, так и с использованием устройств, функционирующих в автоматическом режиме и предназначенных для приема наличных денег от организаций в порядке, установленном Центральным банком Российской Федерации, на «карточный счет» в кредитной организации с обеспечением последующего перечисления средств на соответствующие счета ТОФК с указанием в платежном документе информации достаточной для отражения операции по зачислению денежных средств на соответствующем лицевом счете, открытом клиенту в ТОФК.

В этой связи целесообразно обратить внимание на необходимость проведения анализа объемов и структуры денежных средств классифицированных как «неиспользованные/излишне полученные» в целях минимизации расходов, связанных с оплатой клиентом комиссии кредитной организации по проведению операции по перечислению внесенных средств на счета ТОФК.

10. При необходимости клиент информирует ТОФК не позднее следующего рабочего дня о проведенной операции по взносу наличных денежных средств.

Банк России поддерживает целесообразность проведения Федеральным казначейством мероприятий по оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления.

При этом в отношении денежных средств, получаемых сотрудниками организаций на командировочные и хозяйственные расходы, сообщаем следующее.

Положение Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее — Положение № 266-П), устанавливающее особенности осуществления кредитными организациями операций с платежными картами, не регулирует порядок выдачи денежных средств под отчет.

При этом нормативные акты Банка России, включая Положение № 266-П, не устанавливают ограничений в отношении возможности перечисления денежных средств организацией на банковский счет физического лица, открытый для совершения операций с использованием платежной карты на командировочные и хозяйственные расходы. Учитывая изложенное, считаем, что выдача денежных средств на указанные расходы может осуществляться путем их зачисления на банковские счета сотрудников организации, предусматривающие совершение операций с использованием платежных карт, включая карты «Мир», эмитированных кредитными организациями в рамках зарплатного проекта.

Принимая во внимание целевое назначение предоставляемых сотруднику денежных средств, организации вправе организовать контроль за их расходованием, включая установление обязанности сотрудника представлять отчет с подтверждающими документами о целевом расходовании денежных средств.

Что касается возврата сотрудником организации остатка денежных средств, выданных под отчет, то, по нашему мнению, организации вправе предусмотреть порядок, при котором сотрудник организации смог бы зачислять наличные деньги на банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием платежных карт в рамках зарплатного проекта, с последующим их перечислением на соответствующие счета органов Федерального казначейства, открытые в Банке России.

Указанные перечисления денежных средств возможно осуществлять через банкоматы или системы дистанционного банковского обслуживания кредитных организаций, заключивших соответствующий договор с органами Федерального казначейства.

Министерство финансов Российской Федерации в соответствии с обращением рассмотрело письмо об использовании банковских карт сотрудников, выдаваемых в рамках «зарплатных» проектов, и в пределах компетенции сообщает следующее.

Разъяснения, данные в письме Банка России, не противоречат позиции Министерства финансов Российской Федерации по указанному вопросу, в том числе ранее направленной письмами от 28.01.2014 № 02-03-09/3057, от 10.09.2013 № 02-03-10/37209/42-7.4-05/5.2-554, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, от 21.07.2017 № 09-01-07/46781.

Учитывая изложенное, Министерство финансов Российской Федерации считает возможным применение территориальными органами Федерального казначейства разъяснений, содержащихся в вышеназванном письме Банка России.

---