«О порядке заполнения и представления Отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и местных бюджетах, за 2008 год»

(вместе с «Требованиями к форматам и способам передачи в электронном виде „Отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований“, представляемого в Министерство финансов Российской Федерации»)

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 23 января 2009 г. № 06-02-10/2-23

О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТА О ВЫПОЛНЕНИИ ПЛАНА ПО СЕТИ, ШТАТАМ И КОНТИНГЕНТАМ УЧРЕЖДЕНИЙ, СОСТОЯЩИХ НА БЮДЖЕТЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И МЕСТНЫХ БЮДЖЕТАХ, ЗА 2008 ГОД

Департамент межбюджетных отношений Министерства финансов Российской Федерации сообщает, что при заполнении Отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам бюджетных учреждений, состоящих на бюджетах субъектов Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований (далее — отчет по сети, штатам и контингентам), следует руководствоваться Указаниями о порядке представления консолидированных бюджетов субъектов Российской Федерации и сводов сети, штатов и контингентов получателей бюджетных средств в 2008 году, доведенными письмом Министерства финансов Российской Федерации от 28 апреля 2008 г. № 06-02-27, и настоящим письмом. При заполнении отчета сводные показатели по сети, штатам и контингентам отражаются в единицах (учреждения, группы, классы, койки, количество детей, учащихся, численность персонала, штатные единицы и т.д.), тысячах единиц (койко-дни, дето-дни, количество часов, число врачебных посещений и т.д.) и финансовые показатели — в тысячах рублей. Все показатели отражаются в отчете в целых числах, дробная часть округляется по правилам математики: цифры после запятой от пяти десятых и более округляются до единицы, менее пяти десятых — не принимаются в расчет. Заполнение строк и граф отчета производится по тем строкам и графам, которые предусмотрены в форме отчета. В случае отсутствия значений по отдельным показателям соответствующие строки и графы формы отчета не заполняются. Введение дополнительных, а также исключение имеющихся в форме отчета строк и граф не допускается. Сводные показатели отчета по сети, штатам и контингентам приводятся только по бюджетным учреждениям, подведомственным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органам местного самоуправления, и отражают фактическое наличие производственно-сетевых показателей. Отчетные данные на начало текущего отчетного периода (года) должны соответствовать данным на конец предыдущего отчетного периода. В случае изменения сети, штатов и контингентов с начала года показатели в графе «На начало года» отражаются с учетом изменений. При передаче и (или) приеме в отчетном периоде учреждений (структурных подразделений), штатов и контингентов измененные показатели должны быть отражены с начала года по новой подчиненности независимо от срока фактической передачи в отчетном периоде. Все изменения сети, штатов и контингентов, а также особенности функционирования сети бюджетных учреждений, которые приводят к отклонениям от контрольных соотношений, установленных Министерством финансов Российской Федерации, отражаются в пояснительной записке к отчету по сети, штатам и контингентам. Среднегодовые показатели отчета по сети, штатам и контингентам определяются суммированием данных списочного количества на каждое первое число месяца, начиная с 1 февраля отчетного периода, и делением на 12. При изменении списочного количества в течение месяца аналогичным методом определяется средний показатель за месяц. Показатель «Расходы на оплату труда и начисления» в бланке отчета по сети, штатам и контингентам предусматривает отражение в графе 11 «Учтено по бюджету» планируемых расходов, в графе 12 «Выполнено» — фактических расходов на оплату труда и начислений на нее. При этом расходы на оплату труда и начисления отражаются как за счет бюджетного финансирования, так и за счет доходов, полученных от внебюджетных источников. Показатель «Заработная плата» включает расходы на оплату труда за счет бюджетного финансирования по коду экономической классификации 211. Показатель «Штатные единицы» по соответствующим разделам и подразделам включает фактическую численность работников по тарификации, которым оплата труда исчисляется исходя из ставок заработной платы, и других работников, которым оплата труда исчисляется на основе штатного расписания. Показатели «Группы», «Классы», «Учащиеся» по внешкольным учреждениям в итоги раздела и подразделов не включаются. В разделе 10 «Социальная политика» отражаются показатели численности лиц, которым предоставлены льготы или произведены выплаты компенсаций в соответствии с федеральным законодательством и законодательством субъектов Российской Федерации по целевым статьям и видам расходов, соответствующим отражению указанных расходов в бланке консолидированного бюджета в 2008 году. Отчет по сети, штатам и контингентам представляется в Министерство финансов Российской Федерации финансовыми органами субъектов Российской Федерации в сроки представления годовой отчетности за 2008 год, но не позднее 15 марта 2009 года, в электронном виде в соответствии с Требованиями к форматам и способам передачи отчета (Приложение). К отчету по сети, штатам и контингентам прилагается пояснительная записка, представляемая в электронном виде в свободной форме.

И.о. директора Департамента межбюджетных отношений Л. А. Ерошкина

Приложение к письму Министерства финансов Российской Федерации от 23 января 2009 г. № 06-02-10/2-23

Утверждаю Заместитель директора Административного департамента Министерства финансов Российской Федерации Г. Г. Лалаев 2009 год

ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ И СПОСОБАМ ПЕРЕДАЧИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ «ОТЧЕТА О ВЫПОЛНЕНИИ ПЛАНА ПО СЕТИ, ШТАТАМ И КОНТИНГЕНТАМ УЧРЕЖДЕНИЙ, СОСТОЯЩИХ НА БЮДЖЕТЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И БЮДЖЕТАХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ», ПРЕДСТАВЛЯЕМОГО В МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

Отчетность финансовых органов о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, представляется в Министерство финансов Российской Федерации в электронном виде. Формат представляемых отчетных данных — текстовый файл с расширением .txt в кодировке WIN-1251, архивированный перед отправкой в архивный файл архиваторами ARJ, ZIP или RAR. Перечень документов, входящих в состав отчетности о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджетах субъектов Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, приведен в таблице 1.

Таблица 1

Подготовку данных отчета о выполнении плана по сетям, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, в электронном виде можно осуществлять при помощи:

• любого текстового редактора;
• специализированного программного обеспечения.

2. Требования к форматам данных

2.1. Имена файлов, представляемых в Министерство финансов Российской Федерации

2.1.1 Имена файлов с данными отчета

Для отчетной формы создается отдельный файл с расширением txt. Имена файлов имеют следующий вид:

FFF   Y    V  .TXT

Пример: 625Y1.txt, где: 625 — код формы (таблица 1, графа 2); Y — признак ежегодного представления отчетности (латинская буква); 1 — первая версия формы 625, представляемой в МФ РФ.

2.1.2 Имена архивных файлов

Текстовый файл, содержащий данные отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, перед представлением в Министерство финансов Российской Федерации архивируется в архивный файл с расширением .arj, .zip или .rar. Имя архивного файла имеет следующий вид:

K   RRR   G    V    .ARJ (или .ZIP, .RAR)

<1> К коду субъекта РФ из Приложения 1, графы 2 добавляются лидирующие нули до 3 знаков.

Пример:

402182.arj — архивный файл с отчетом о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, где: 4 — вид источника данных (субъект РФ); 021 — код субъекта Российской Федерации (Ставропольский край); 8 — последняя цифра года, за который представляется отчет (2008 г.); 1 — первая версия архивного файла.

2.2. Структура файлов с данными отчета

Текстовый файл с данными отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований (форма 625), должен состоять из трех частей, указываемых в следующей последовательности:

• заголовочная часть;
• содержательная часть;
• заключительная (пояснительная) часть. Содержимое файла представляет собой набор заполненных строк, каждая из которых должна завершаться признаками конца строки. Признаками конца строки являются неотображаемые символы: «возврат каретки» (символ 13) и «перевод строки» (символ 10).

2.2.1 Заголовочная часть

Заголовочная часть файла начинается символами #%, которые указываются без пробела в первой строке файла. Далее отдельно на каждой строке указываются реквизиты, приведенные в таблице 2.

Таблица 2

Каждый из указанных реквизитов заголовка должен формироваться на отдельной строке. Все атрибуты заголовочной части файла указываются прописными буквами на русском языке в виде <ИМЯ=значение>. Конец заголовочной части обозначается символом # на отдельной строке.

2.2.2 Содержательная часть

Содержательная часть состоит из разделов отчетной формы. Каждый раздел содержит заголовок и строки с данными. Отчетная форма 625 состоит из одного раздела. Заголовок раздела начинается символами #@, которые указываются без пробела в первой строке содержательной части. В следующей строке заголовка указывается номер раздела в виде ТБ=01. Строки с данными начинаются символами #$ (указываются без пробела с новой строки); конец строк данных обозначается символом # на отдельной строке. Схематично структура содержательной части имеет следующий вид: #@ ТБ=01 #$ <Строки данных>

Формирование строк данных в содержательной части файла формы 625 осуществляется в соответствии с утвержденным Министерством финансов Российской Федерации бланком отчетной формы:

ПРЗ|ЦСР|КВР|КАТ|Знач.Гр.9|Знач.Гр.10|Знач.Гр.11|Знач.Гр.12|

Условные обозначения и сокращения: ПРЗ — коды раздела и подраздела ведомственной классификации расходов (4 знака); ЦСР — код целевой статьи ведомственной классификации расходов; КВР — код вида расходов ведомственной классификации расходов; КАТ — код категории по классификатору в бланке формы; Знач.Гр.9 — значение в графе 9 «Фактическое наличие. На начало года»; Знач.Гр.10 — значение в графе 10 «Фактическое наличие. На конец года»; Знач.Гр.11 — значение в графе 11 «Среднегодовое количество. Учтено по бюджету»; Знач.Гр.12 — значение в графе 12 «Среднегодовое количество. Выполнено». Образец заполнения файла приведен в Приложении 2. При подготовке содержательной части файла (строки данных) необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• строки данных должны состоять только из числовых значений, разделенных символом «|» (WIN-1251);
• количество пробелов между числовыми значениями и разделительными символами — произвольное;
• код отчетного показателя и все соответствующие ему числовые значения должны располагаться на одной строке;
• показатели отчетной формы, по которым нет данных во всех графах, в текстовый файл для передачи не включаются;
• отдельные графы отчетной формы, по которым отсутствуют отчетные данные, заполняются «0»;
• любые комментарии к отчетным данным в содержательной части файла не допускаются. Данные в содержательной части отчетной формы 625 указываются целые (без дробной части).

2.2.3 Заключительная часть

Заключительная часть файла начинается символами #&, которые указываются без пробела с новой строки. В следующей строке указывается справочная информация: фамилия и инициалы руководителя организации, фамилия и инициалы главного бухгалтера, контактные телефоны исполнителей. Эти данные представляются в неформализованном виде. Затем следует строка, в которой указывается символ #, что обозначает окончание справочной информации. Затем следует служебная строка, в которой указываются символы #~. В следующей строке указывается наименование прикладного программного обеспечения (ППО или текстового редактора), с помощью которого создан файл, в виде ППО=<Наименование ППО> (<Наименование ППО> — не более 255 символов). Конец заключительной части обозначается символом # в следующей строке файла. Конец файла отчетных данных обозначается символами ## (указываются без пробела) на отдельной строке. Подготовленный текстовый файл схематично имеет следующий вид:

2.3. Имена файлов, направляемых в финансовые органы субъектов Российской Федерации и местных бюджетов Министерством финансов Российской Федерации

2.3.1 Имена файлов с протоколом форматного контроля отчетных данных

По результатам проведения форматного контроля в адрес финансового органа отправляется протокол в виде файла в формате MS Excel со следующим именем:

«RR-Наименование субъекта РФ FFF_DD_MM_YY_HH_MI_SS.xls»,

где: RR — код субъекта РФ; FFF — код формы (625);

    DD│
    MM│
    YY│ Дата и время проведения форматного контроля
    HH│ в МФ РФ
    MI│
    SS│

DD — день; MM — месяц; YY — год; HH — час; MI — минуты; SS — секунды. Пример: 21-Ставропольский край 625_15_01_09_11_15_05.xls. Пример файла с протоколом форматного контроля, направленного в финансовый орган, приведен в Приложении 3.

2.3.2 Имена файлов с протоколом внутридокументного контроля отчетных данных

По результатам проведения внутридокументного контроля в адрес финансового органа отправляются файлы протоколов в формате MS Excel со следующим именем:

«RR-Наименование субъекта РФ (ВДК) FFF.xls»,

где: RR — код субъекта РФ; ВДК — внутридокументный контроль; FFF — код формы отчета (625). Пример: 21-Ставропольский край (ВДК) 625.xls. Пример файла с протоколом внутридокументного контроля, направленного в финансовый орган, приведен в Приложении 4.

2.4. Порядок корректировки данных отчета

При необходимости корректировки переданных в электронном виде в Министерство финансов Российской Федерации отчетных данных необходимо подготовить новый файл, аналогичный по структуре переданному ранее файлу, но со следующими особенностями:

• имя нового файла (как текстового, так и архивного) должно отличаться от имени переданного ранее только номером версии (указывается следующий номер: 1, 2, 3 и т.д.);
• заголовочная часть нового файла должна полностью соответствовать заголовочной части файла, который передавался ранее в Министерство финансов и подлежит корректировке;
• в содержательной части нового файла указываются данные корректируемой отчетной формы в полном объеме с измененными показателями.

3. Порядок передачи отчета в электронном виде

Отчетность финансовых органов о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, подготовленная в электронном виде, должна полностью соответствовать подписанным бумажным документам, представляемым в Министерство финансов Российской Федерации. Отчетность, подготовленная в электронном виде, передается в Министерство финансов по электронной почте по адресу: tof_god@minfin.ru средствами Международной информационной системы общего пользования INTERNET. Электронная отчетность, поступающая в Министерство финансов Российской Федерации, подвергается входному контролю. О результатах его прохождения в адрес отправителя средствами Международной информационной системы общего пользования INTERNET направляется протокол контроля с результатами обработки файла. ВНИМАНИЕ! Электронная отчетность, не соответствующая настоящим требованиям, не подлежит загрузке в базу данных Министерства финансов Российской Федерации. По вопросам составления и порядку представления отчетов о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и местных бюджетах, следует обращаться в Отдел организации бюджетного процесса в субъектах Российской Федерации Департамента межбюджетных отношений по телефону: (495) 987-99-94 — Сергиенко Виктория Валентиновна. По вопросам, связанным с обработкой отчетности о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и местных бюджетах, поступившей в электронном виде в Министерство финансов Российской Федерации, следует обращаться по телефону: (495) 648-11-35 — Руднева Наталья Николаевна, Вожгунова Светлана Сергеевна. По содержанию настоящих Требований и порядку передачи информации в электронном виде следует обращаться в Административный департамент по телефону: (495) 987-93-26 — Никитин Николай Анатольевич.

Приложение 1

СПРАВОЧНИК КОДОВ СУБЪЕКТОВ РФ

<2> При использовании этого справочника для формирования имени архивного файла к коду субъекта Российской Федерации добавляются лидирующие нули до 3 знаков.

Приложение 2

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ФАЙЛА

ВНИМАНИЕ!!! В примере контрольные соотношения НЕ ВЫПОЛНЕНЫ. Коды отчетных показателей, суммы и комментарии указаны условно. Форма 625. Отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам в бюджетных учреждениях Ставропольского края за 2008 год (3-я версия). Имя файла: 625Y3.txt #% КОДФ=625 ПРД=5 РДТ=01.01.2009 ВИД=4 ИСТ=21

#@ ТБ=01 #$ 0102|0010000|009|400|1|1|1|1| 0102|0010000|009|600|0|0|1950|1938| 0102|0010000|009|601|0|0|1950|1938| 0102|0010000|009|603|0|0|1754|1806| 0102|0010000|010|400|391|391|391|391| 0102|0010000|010|600|0|0|169786|163606] 0102|0010000|010|601|0|0|169786|163606| 0102|0010000|010|603|0|0|137927|134854| 0103|0010000|005|100|20|26|0|0| 0103|0010000|005|400|175|190|210|184|

#& Руководитель: А.П. Иванов Гл. бухгалтер: Р.Е. Ходус Исполнитель: Деркач О.А. Тел.: (8652) 55-55-55

#~ ППО=<Сводная отчетность>

Приложение 3

ПРИМЕР ФАЙЛА С ПРОТОКОЛОМ ФОРМАТНОГО КОНТРОЛЯ ДАННЫХ (БЕЗ ОШИБОК)

Имя файла: 21-Ставропольский край 625_15_01_09_11_15_05.xls

Протокол загрузки

Дата контроля: 15.01.2009 (время: 11:15:05). Контроль провел(а): Иванова И.И., тел.: 111-11-11 Имя архивного файла: 402171.arj Имя текстового файла: 625Y1.TXT;

ПРИМЕР ФАЙЛА С ПРОТОКОЛОМ ФОРМАТНОГО КОНТРОЛЯ ДАННЫХ (С СООБЩЕНИЕМ ОБ ОШИБКЕ)

Имя файла: 21-Ставропольский край 625_15_015_09_11_15_05.xls

Протокол загрузки

Дата контроля: 15.01.2009 (время: 11:15:05). Контроль провел(а): Иванова И.И., тел.: 111-11-11 Имя архивного файла: 402171.arj Имя текстового файла: 625Y1.TXT;

Приложение 4

ПРИМЕР ФАЙЛА С ПРОТОКОЛОМ ВНУТРИДОКУМЕНТНОГО КОНТРОЛЯ (КОНТРОЛЬ ПРОЙДЕН)

Имя файла: 21-Ставропольский край 625_01_02_09_11_15_05(ВДК).xls

Протокол внутридокументного контроля Дата печати: 01.02.2009 11:15:05 Отчетный период: 2008 г. Источник 21 — Ставропольский край Форма Форма 625 Сергиенко Виктория Валентиновна (495) 698-99-94

Распечатал(а): Иванов И.И. Телефон: 111-11-11

ПРИМЕР ФАЙЛА С ПРОТОКОЛОМ ВНУТРИДОКУМЕНТНОГО КОНТРОЛЯ (КОНТРОЛЬ НЕ ПРОЙДЕН)

Имя файла: 21-Ставропольский край 625_01_02_09_11_15_05(ВДК).xls

Протокол внутридокументного контроля Дата печати: 01.02.2009 11:15:05 Отчетный период: 2008 г. Источник 21 — Ставропольский край Форма Форма 625 Сергиенко Виктория Валентиновна (495) 698-99-94

Распечатал(а): Иванов И.И. Телефон: 111-11-11