Письмо Росреестра от 09.08.2018 № 02-08143-ВС/18

<По вопросу организации хранения и выдачи документов, невостребованных по результатам оказания государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав>

от 9 августа 2018 г. № 02-08143-ВС/18

Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии по вопросу организации хранения и выдачи документов, невостребованных по результатам оказания государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав, сообщает.

В настоящее время в соответствии с приказом Росреестра от 18.10.2016 № П/0515 филиалы ФГБУ «ФКП Росреестра» наделены полномочиями по осуществлению приема и выдачи документов по результатам оказания государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав, в том числе полномочиями по хранению документов, не полученных заявителями.

В этой связи в целях организации работы с документами, невостребованными заявителями по результатам оказания государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав, разработана соответствующая схема технологического процесса, при которой хранение и выдача указанных документов возлагается на филиалы ФГБУ «ФКП Росреестра».

Общая схема взаимодействия выглядит следующим образом.

1. МФЦ возвращает в филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» (далее — Филиал) невостребованные в течение 30 календарных дней заявителями документы по результатам оказания государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав (далее — невостребованные документы).

2. В случае если в отдельном районе субъекта Российской Федерации имеются окна приема МФЦ и территориальный отдел территориального органа Росреестра (далее — территориальный отдел Управления), при этом отсутствует территориальное подразделение Филиала, и трехсторонним соглашением между территориальным органом Росреестра (далее — Управление), Филиалом и МФЦ определено, что документы возвращаются в территориальный отдел Управления, невостребованные документы из МФЦ доставляются в Управление, которое пересылает их в Филиал в течение 2-х недель для организации хранения.

Управление пересылает в Филиал невостребованные документы для хранения, исходя из принципов оптимальности и наименьших затрат по транспортировке, в порядке взаимодействия по обмену документами между территориальным органом Росреестра и Филиалом.

3. Филиал осуществляет прием невостребованных документов от Управления или МФЦ в целях их дальнейшего хранения. При этом порядок и места хранения невостребованных документов определяются Филиалом в зависимости от местонахождения своих территориальных подразделений и логистики перемещения документов между ними.

3.1. Принятые невостребованные документы вносятся в единый (в пределах территории субъекта Российской Федерации) реестр невостребованных документов. Порядок ведения реестра невостребованных документов устанавливается ФГБУ «ФКП Росреестра».

3.2. Филиал размещает на информационных стендах в офисах приема-выдачи документов, на сайте Филиала в сети «Интернет» информацию о необходимости своевременного получения заявителями документов по результатам оказания государственных услуг, а также возможности получения в Филиале невостребованных документов (в том числе по экстерриториальному принципу) с указанием адресов и времени работы всех подразделений Филиала.

4. Выдача заявителю невостребованных документов может осуществляться следующими способами:

• курьерской доставкой (на платной основе, в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 31.05.2016 № 337);
• в одном из указанных в соответствии с п. 3.2 настоящего письма территориальном подразделении Филиала (бесплатно, при этом дата доставки невостребованных документов в указанное территориальное подразделение Филиала определяется в соответствии с логистикой перемещения документов между территориальными подразделениями Филиала, о чем уведомляется заявитель);
• в Филиале по месту хранения документов (бесплатно, в день обращения);
• в Филиале любого субъекта Российской Федерации, отличном от места хранения невостребованных документов (бесплатно, далее — экстерриториальный принцип).

Выбор способа выдачи заявителю невостребованных документов определяется заявителем в заявлении о выдаче невостребованных документов (далее — Заявление о выдаче). Образец указанного заявления, подготовленный ФГБУ «ФКП Росреестра», размещается на его сайте и сайтах Филиалов.

5. Заявитель может получить информацию о месте хранения невостребованных документов, способах и сроках их получения, обратившись в Филиал по телефону или лично.

При обращении заявителя по телефону сотрудник Филиала информирует его о возможности получения невостребованных документов в территориальном подразделении Филиала по месту хранения невостребованных документов в день обращения или иным способом после подачи Заявления о выдаче в любом территориальном подразделении Филиала.

При обращении заявителя лично сотрудник Филиала предлагает ему обратиться в территориальное подразделение Филиала по месту хранения невостребованных документов для получения их в день обращения либо заполнить на месте Заявление о выдаче, выбрав иной способ получения невостребованных документов.

5.1. В случае выбора заявителем доставки невостребованных документов курьером сотрудник Филиала распечатывает платежное уведомление об оплате курьерских услуг и вручает его заявителю. Далее Филиал организует курьерскую доставку в установленном порядке.

По факту выдачи невостребованных документов информация об этом вносится Филиалом в единый реестр невостребованных документов не позже одного рабочего дня с даты их выдачи.

5.2. В случае выбора заявителем доставки невостребованных документов в одно из указанных в соответствии с п. 3.2 настоящего письма территориальное подразделение Филиала сотрудник Филиала сообщает заявителю дату доставки невостребованных документов в выбранное им территориальное подразделение Филиала. Также заявитель уведомляется о том, что невостребованные документы будут храниться в течение 30 календарных дней с даты доставки и в случае, если документы останутся невостребованными, они будут возвращены обратно на основное место хранения.

Филиал не позднее одного рабочего дня, следующего за днем приема Заявления о выдаче, организует доставку указанных документов в выбранное заявителем территориальное подразделение Филиала.

5.2.1. При поступлении невостребованных документов в выбранное заявителем территориальное подразделение Филиала работник Филиала уведомляет (способом, указанным в Заявлении о выдаче) заявителя об их поступлении. В случае если по истечении 30 календарных дней с даты поступления невостребованных документов заявитель не явился за ними, указанные документы возвращаются на место их постоянного хранения.

5.2.2. При обращении заявителя за выдачей невостребованных документов работник Филиала удостоверяется в личности заявителя, его полномочиях (при необходимости) и выдает ему невостребованные документы. По факту выдачи невостребованных документов информация об этом вносится Филиалом в единый реестр невостребованных документов не позже одного рабочего дня с даты их выдачи.

5.3. При обращении заявителя за выдачей невостребованных документов в территориальное подразделение Филиала по месту их хранения выдача документов производится в порядке, аналогичном указанному в пункте 5.2.2, при этом заявитель заполняет Заявление о выдаче, которое ему выдается сотрудником Филиала при обращении.

5.4. Заявитель может обратиться в Филиал по вопросу возврата невостребованных документов по экстерриториальному принципу по телефону или лично.

В случае если заявитель обратился по телефону, сотрудник Филиала сообщает ему о необходимости явиться в любое удобное территориальное подразделение Филиала для заполнения Заявления о выдаче.

При обращении заявителя лично сотрудник Филиала выдает заявителю Заявление о выдаче для заполнения.

5.4.1. Филиал, принявший у заявителя Заявление о выдаче по экстерриториальному принципу, в течение 2-х рабочих дней направляет в Филиал по месту хранения невостребованных документов уведомление о получении указанного заявления (форма уведомления и способ его отправки устанавливается ФГБУ «ФКП Росреестра»). Филиал по месту хранения невостребованных документов в течение 2-х рабочих дней, следующих за днем получения уведомления, проводит необходимые мероприятия по отправке невостребованных документов почтовым отправлением в Филиал по месту подачи Заявления о выдаче. После отправки невостребованных документов почтовым отправлением Филиал по месту хранения невостребованных документов вносит информацию об этом в единый реестр невостребованных документов.

5.4.2. Филиал по месту подачи Заявления о выдаче после получения невостребованных документов, направленных почтовым отправлением, организует их выдачу заявителю согласно пунктам 5.1 и 5.2 настоящего письма и вносит информацию о факте получения невостребованных документов и о факте выдачи документов заявителю в единый реестр невостребованных документов.

5.4.3. В случае, если документы, предназначенные для выдачи по экстерриториальному принципу, останутся невостребованными (заявитель не явится за их получением), местом хранения таких документов определяется Филиал по месту подачи Заявления о выдаче, о чем делается отметка в едином реестре невостребованных документов.

Хранение документов, подготовленных по результатам учетно-регистрационных процедур и не полученных заявителем, осуществляется в порядке общего делопроизводства. Хранение указанных документов сроком не ограничивается.

---