Письмо Минкультуры РФ от 13.04.2000 № 01-67/16-21

<Об утверждении Методических указаний о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями системы Министерства культуры Российской Федерации>

(вместе с «Методические указания о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями системы Министерства культуры Российской Федерации», утв. Минкультуры РФ 05.04.1999)

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО от 13 апреля 2000 г. № 01-67/16-21

Министерство культуры Российской Федерации направляет для сведения и руководства согласованные с Министерством финансов Российской Федерации Методические указания о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями Министерства культуры Российской Федерации.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Организации и учреждения, оказывающие услуги в сфере культуры и искусства, в соответствии с Законом Российской Федерации «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18 июня 1993 г. и «Перечнем отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин», утвержденным Постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г. № 745 (в редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 3 сентября 1998 г. № 1027), обязаны использовать при осуществлении денежных расчетов с населением квитанции, путевки, билеты, талоны и другие приравненные к чекам документы строгой отчетности, утвержденные Минфином России.

1.2. Минфин России по предоставлению заинтересованных министерств, ведомств и организаций утверждает формы бланков строгой отчетности (квитанции, билеты, абонементы, путевки и т.д.), которые могут использоваться при расчетах с населением за услуги в сфере культуры и искусства.

1.3. К бланкам строгой отчетности, применяемым при оказании услуг в сфере культуры и искусства для расчета с населением без использования контрольно-кассовых машин, относятся:

квитанция, утвержденная письмом Минфина России от 11.05.95 (приложение № 1);

билет для театрально-концертных и культурно-просветительных организаций и учреждений системы Минкультуры России (приложение № 2);

абонемент на посещение концертов и спектаклей (приложение № 3);

экскурсионная путевка в музей (на выставку) (приложение № 4).

1.4. Билеты, путевки, абонементы и квитанции печатаются типографским способом с обозначением серии и порядкового номера или изготавливаются самостоятельно, с помощью имеющихся в наличии технических средств (персональных компьютеров и пр.), с соблюдением нумерации с помощью нумератора и применением специальной программы автонумерации, исключающей возможность повтора в использовании номера.

1.5. Художественное оформление билетов (абонементов, путевок), определение характера и содержания необходимой информации на них, а также их техническое редактирование производится организацией, учреждением культуры и искусства самостоятельно.

II. Приемка, хранение и порядок учета бланков строгой отчетности

2.1. Приемка изготовленных в типографии бланков строгой отчетности производится по накладной и счету типографии представителем заказчика по доверенности.

При приемке изготовленных бланков строгой отчетности производится полная проверка, сличается фактическое количество бланков строгой отчетности, их серии, номера по данным, указанным в накладных (квитанциях и т.п.), и составляется акт о приеме готового заказа (Приложение № 5).

2.2. Должностные лица в организации, которым поручается получение, хранение, выдача и использование бланков строгой отчетности, заключают с руководителем организации (учреждения) договор о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение № 6).

2.3. Работникам, связанным с выдачей, хранением, использованием бланков строгой отчетности и приемом выручки, руководителем организации (учреждения) должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность бланков строгой отчетности и денежных средств. В отношении оформления приема, хранения, выдачи, использования и учета бланков строгой отчетности эти работники руководствуются настоящими Методическими указаниями.

2.4. Бланки строгой отчетности хранятся в несгораемых шкафах, металлических и деревянных ящиках, обшитых железом. В организации (учреждении), получающей бланки строгой отчетности в больших количествах, допускается хранение их в специально оборудованных кладовых в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков строгой отчетности опечатываются сургучной печатью или опломбируются.

2.5. Организация ведет бухгалтерский учет бланков строгой отчетности по цене заготовления на счете «Материалы», выданные под отчет бланки строгой отчетности со склада (кладовой) списываются со счета «Материалы» на субсчет «Общехозяйственные расходы» и принимаются на забалансовый учет на счет «Бланки строгой отчетности».

В качестве регистра аналитического учета к забалансовому счету «Бланки строгой отчетности» служат заборно-контрольные листы, по которым ежемесячно составляются оборотные ведомости по видам бланков и листам их хранения. Данные оборотных ведомостей должны ежемесячно сверяться с записями по Книге учета бланков строгой отчетности.

2.6. При получении бланков строгой отчетности получатели обязаны проверить в присутствии должностного лица наличие всех экземпляров, их серии и номера и пригодность получаемых бланков строгой отчетности для оформления заказов.

2.7. Должностные лица (п. 2.2) отчитываются за полученные и использованные бланки строгой отчетности корешками квитанций, копиями кассовых ведомостей и кассовыми отчетами по отрывным билетам в день сдачи выручки, отметкой в заборно-контрольных листах о получении и использовании, неся ответственность за использование каждого полученного ими бланка строгой отчетности.

Отчеты должностных лиц служат основанием для оприходования выручки по приходному ордеру.

III. Заготовка билетов на спектакли, концерты, представления для продажи

3.1. Получение комплектов билетов, абонементов со склада для заготовок к продаже производится штатным работником организации, уполномоченным на это приказом руководителя.

3.2. Выдача комплектов билетов, абонементов со склада оформляется требованием (Приложение № 7), подписанным руководителем организации или его заместителем и главным бухгалтером, и производится под расписку на этом требовании лица, получающего билеты, абонементы.

Подчистки, помарки и исправления в требовании не допускаются.

Указанное требование выписывается в двух экземплярах, один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, получившего билеты, абонементы.

3.3. При заготовке билетов к продаже на спектакли, концерты, представления, проводимые на стационаре, а также гастрольные спектакли, проводимые на площадках других театров, где сохраняется порядок реализации билетов с типографским обозначением места, ряда, на билетах специальным штампом проставляется дата проведения спектакля, его название и цена.

При заготовке билетов для выездных и гастрольных спектаклей билетные книжки, после регистрации в бухгалтерии, выдаются кассирам или уполномоченным без проставления на них даты, ряда, места, названия спектакля, времени его начала и цены. Эти обозначения проставляются кассиром (уполномоченным) в момент подготовки к реализации билетов.

3.4. Заготовленные к продаже билеты, абонементы проверяются бухгалтерией организации и записываются в особый регистрационный журнал (Приложение № 8). При этом на титульном листе каждого билетного комплекта (книжки) проставляется регистрационный номер, дата регистрации и подпись работника бухгалтерии, проверившего и зарегистрировавшего комплект (книжку).

3.5. Заготовленные к продаже билеты сдаются под расписку в регистрационном журнале лицу, ответственному за реализацию билетов.

Лицо, ответственное за реализацию билетов, абонементов, выдает зарегистрированные билеты, абонементы по накладным (Приложение № 9) кассиру билетной кассы, нештатным уполномоченным, городским театральным кассам для регистрации.

Накладная выписывается в двух экземплярах — один выдается вместе с билетами получателю, второй передается в бухгалтерию организации по реестру.

3.6. Категорически запрещается расшивать билетные книжки и вырывать из них страницы. В случае порчи билетных книжек должен быть составлен акт о причинах порчи с указанием лица, виновного в порче билетов. Эти книжки погашаются специальным штампом, сохраняются до уничтожения в установленном порядке и должны представляться при проверках.

Вырезка билетов для передачи их на реализацию городским театральным кассам и нештатным уполномоченным по реализации билетов производится без расшивки билетных книжек, с оставлением в книжках корешков.

3.7. Выданные для продажи, но нереализованные билеты должны возвращаться городской театральной кассой и нештатными уполномоченными по распространению билетов лицу, от которого получены билеты, в установленное руководством организации время, но не позднее чем за 2 часа до начала спектакля, концерта, представления, для продажи этих билетов через кассу организации.

Не возвращенные своевременно билеты считаются проданными, и городская театральная касса или нештатный уполномоченный оплачивают их номинальную стоимость, возврат билетов оформляется накладной (Приложение № 10).

3.8. Выданные для реализации и непроданные абонементы должны возвращаться лицу, выдавшему их, в установленный руководством организации срок, но не позднее чем за день до проведения первого объявленного по данному абонементу концерта.

На основании возвращенных абонементов стол заготовок составляет опись (Приложение № 11) непроданных мест, выписывает со склада по требованию билетную книжку, гасит места, соответствующие проданным по абонементам, а непроданные готовит к продаже и выдает по накладной кассиру, городской кассе или нештатному уполномоченному для реализации.

3.9. Нештатные уполномоченные по реализации билетов, абонементов и билетные кассиры организации обязаны в срок, установленный приказом руководителя организации, сдать в кассу организации или перечислить на его расчетный счет вырученные деньги за реализованные билеты и представить отчет по проведенным операциям по продаже билетов, абонементов.

В отчете по проведенным операциям (Приложения № 12, 12а) должны отражаться все обороты по полученным для реализации, проданным и возвращенным билетам. Остаток непроданных билетов, абонементов, показанный в отчете, должен соответствовать данным накладных по возврату билетов, абонементов.

3.10. Сводный отчет о продаже билетов по каждому спектаклю, концерту, представлению должен составляться кассой организации (Приложение № 13) на основании данных о регистрации билетов, абонементов, накладных на их отпуск для реализации, накладных на возврат непроданных билетов. Разница по итогам между графами «к продаже» и «остались непроданными» должна соответствовать итогу по графе «продано».

Сводный отчет о продаже билетов, абонементов должен поступать в бухгалтерию организации для проверки и обработки не позднее следующего дня после спектакля, концерта, представления при проведении на стационаре. К этому отчету должны быть приложены корешки билетов использованного комплекта в сброшюрованном виде и все оставшиеся непроданными билеты, погашенные специальным штампом с описью (Приложение № 14). Погашение билетов производится кассиром при составлении сводного отчета.

IV. Контроль за сохранностью бланков строгой отчетности

4.1. Бланки строгой отчетности, хранящиеся у должностных лиц, подвергаются проверки одновременно с ревизией денежных средств в кассе в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

4.2. Кроме обязательных инвентаризаций бланков строгой отчетности в соответствии с действующим законодательством необходимо в сроки, установленные руководством организации (учреждения), проводить внезапные контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования.

4.3. О случаях выявленных расхождений или недостач бланков строгой отчетности главный бухгалтер немедленно письменно докладывает руководителю организации для принятия мер.

4.4. Ответственность за хранение бланков строгой отчетности несет руководитель организации или другие работники по письменному указанию руководителя организации.

V. Порядок списания и уничтожения бланков строгой отчетности

5.1. Копии квитанций, корешки билетов и абонементов, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в организации (учреждении) в упакованном виде в архиве или на складе. По истечении 5-летнего срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации, они сдаются в качестве макулатуры на пункты вторсырья или уничтожаются самостоятельно.

После окончания установленного срока хранения использованные бланки строгой отчетности, их копии сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожаются самостоятельно.

В таком же порядке изымаются и уничтожаются некомплектные или испорченные при изготовлении, хранении и пересылке бланки строгой отчетности.

5.2. Нереализованные билеты, абонементы списываются и уничтожаются в соответствии с установленным для бланков строгой отчетности порядке, в сроки, утвержденные приказом руководителя организации.

5.3. Списание изъятых из обращения бланков строгой отчетности производится на основании составленного комиссией акта, утвержденного руководителем организации (учреждения). При этом к данному акту прилагаются документы (акты) об уничтожении.

Приложение № 5

АКТ

«» __________ 19 г.

Уполномоченные от ________________________________________________

(наименование организации,

_________________________________________________________________,

фамилия, имя, отчество)

действующий по доверенности от «» ____________ 19 г. N ______,

и от _____________________________________________________________

(N и наименование типографии

__________________________________________________________________

должность, фамилия, имя, отчество)

составили настоящий акт в следующем.

Изготовленные типографией по договору (заказу) от «__»

____________ 19__ г.

Наименования бланков строгой отчетности для ______________________

__________________________________________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________ приняты в количестве

Кроме того, типографией предъявлены:

испорченная в производстве специальная бумага в количестве

____ кг _________ метр. и испорченные при печатании бланки строгой

отчетности (брак), которые уничтожены на месте в присутствии лиц,

подписавших настоящий акт.

Акт составлен в двух экземплярах:

один — для ______________________________________ и второй для

(наименование организации)

типографии.

Уполномоченный от __________________________________ (подпись)

(наименование организации)

(наименование типографии)

Приложение № 6

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

Гор. __________________________ «» ____________ 19 г.

Я, нижеподписавшийся, ________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

принимаю на себя материальную ответственность за все порученные

мне ______________________________________________________________

(полное наименование организации, учреждения)

бланки строгой отчетности — билеты, абонементы, путевки и другие

бланки и денежные суммы от их продажи.

В случае, если я по моей халатности, небрежности или

неосторожности причиню материальный ущерб, _______________________

(наименование

__________________________________________________________________

организации, учреждения)

я обязан возместить его в полном размере по номинальной стоимости.

    Я обязуюсь  точно  выполнять  установленные  правила   ведения
билетного   хозяйства   и   кассовых   операций   и   несу  полную

ответственность за их нарушения.

Приложение № 7

ТРЕБОВАНИЕ N _________

отпустите из кладовой комплекты билетов

(абонементы) для заготовки и регистрации

тов. _________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

на спектакли — концерты в ________ декаде ___________ 19__ г.

(месяца)

вид билетов (абонементов)

Директор организации ______________________ (подпись)

Главный (старший) бухгалтер

Указанные в требовании

билеты (абонементы) выдал _________________ (подпись)

Получил _________________ (подпись)

Приложение N 8

Приложение N 9

"" __________ 19 г.

НАКЛАДНАЯ N ___________________

НА ВЫДАЧУ _________________________

(билетов, абонементов)

Выдал ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Получил __________________________________________________________

(фамилия)

Дата _______________________

(спектакля, концерта)

Спектакль (концерт) ________________ начало ______________________

(название) (спектакля, концерта)

Абонемент N ___________________

-----------------------------------

Итого _____________________________

Итого на сумму ____________________

(прописью)

Сдал ______________________ Принял ____________________________

Приложение N 10

"" __________ 19 г.

НАКЛАДНАЯ N __________________

НА ВОЗВРАТ ________________________

(билетов, абонементов)

Кому _____________________________________________________________

(фамилия)

Кто ______________________________________________________________

(фамилия)

Спектакль (концерт) ______________________________________________

(название)

Дата ______________________

(спектакля, концерта)

Абонемент N _________________ Начало _________________

-----------------------------------

Итого _____________________________

Итого на сумму ____________________

(прописью)

Сдал ______________________ Принял ____________________________

Приложение N 11

Приложение N 12

_______________________________________________

(наименование организации)

ОТЧЕТ О ПРОДАЖЕ БИЛЕТОВ N __________

за "" ______________ 19 года

От кого __________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Подпись лица,

представляющего отчет ______________________________________

Отчет проверил

и принял              ______________________________________
                        (должность)              (подпись)

Приложение № 12а

Утверждаю

Директор ______________________________________

(наименование учреждения, организации)

КАССОВЫЙ ОТЧЕТ N ______

о продаже билетов, путевок, абонементов

(ненужное зачеркнуть)

за «» _______________ 19 г.

кассиром ______________________

(фамилия и инициалы)

Кассир ______________________________ (подпись)

Кассовый отчет проверил бухгалтер ______________________ (подпись) В кассу выручку по отчету оприходовать в сумме _________ руб. коп. Номер кассовой квитанции __________________

Главный _______ бухгалтер ______________________________ (подпись) Старший

Приложение № 13

Название спектакля (концерта) ________________________________

Организации

и лица

УТК, ГТК

Уполномоченные

_________________

_________________

_________________

_____________________________________________________

Итого

Всего

Приложение: использованный комплект с погашенными непроданными

билетами на сумму ____________________________________

(прописью)

Ст. кассир ___________________________________________

(подпись)

Отчет проверил, выручка верна

% отношение фактического сбора к валовому (аншлагу) ______________

% отношение к общему числу мест в продаже ________________________

Главный

_______ бухгалтер ______________________________ (подпись)

Приложение № 14

ПРИЛОЖЕНИЕ К СВОДНОМУ ОТЧЕТУ О ПРОДАЖЕ БИЛЕТОВ

на спектакль — концерт ___________ «» _______ 19 г.

(название)

Ст. кассир ________________________ подпись

Вложения

• $99211_05R.RTF
• $99211_06R.RTF
• $99211_07R.RTF
• $99211_08R.XLS
• $99211_09R.XLS
• $99211_10R.XLS
• $99211_11R.XLS
• $99211_12R.XLS
• $99211_12AR.XLS
• $99211_13R.XLS
• $99211_14R.XLS