---
title: "<Письмо> ГТК РФ от 09.03.2000 N 01-41/5810"
number: "01-41/5810"
issuer: "Государственный таможенный комитет Российской Федерации"
issued_on: 2000-03-09
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/pismo-01-415810"
---

## <Письмо> ГТК РФ от 09.03.2000 N 01-41/5810

# <Письмо> ГТК РФ от 09.03.2000 N 01-41/5810

"О проведении паспортизации архивов таможенных органов"


<div align="center">

<a id="p100001"></a>**ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

</div>



## <a id="p100002"></a>ПИСЬМО

<div align="center">

**от 9 марта 2000 г. N 01-41/5810**

<a id="p100003"></a>**О ПРОВЕДЕНИИ ПАСПОРТИЗАЦИИ АРХИВОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ**

</div>


<a id="p100004"></a>В целях обеспечения сохранности, совершенствования учета и использовании архивных документов, образовавшихся в деятельности региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со статусом юридического лица, а также в соответствии с решением Правительства Российской Федерации от 25.11.99 "О мерах по сохранению Архивного фонда Российской Федерации и улучшению использования архивных документов" и решением коллегии Федеральной архивной службы России от 29.02.2000 "Об итогах работы архивных учреждений в 1999 г. и Основных направлениях развития архивного дела в Российской Федерации на 2000 г." Управлением делами ГТК России проводится паспортизация архивов указанных таможенных органов по состоянию на 01.01.2000.
<a id="p100005"></a>Для обеспечения своевременной подготовки сводной информации руководству ГТК России о составе, содержании архивных фондов и состоянии архивохранилищ прошу представить в отдел методологии и совершенствования делопроизводства таможенных органов Управления делами до 10.04.2000 статистические сведения по [форме](#p100010) "Паспорт архива таможенного органа" (форма паспорта и указания по его заполнению прилагаются).
<a id="p100006"></a>Сообщаю, что Управление делами ГТК России предполагает по итогам паспортизации подготовить сводную информацию о деятельности архивов таможенных органов в 1999 г. В связи с этим прошу сообщить в пояснительной записке к паспорту сведения, характеризующие практическую работу архива таможенного органа в области обеспечения сохранности, учета, использования документов, проведения экспертизы их научной и практической ценности (положительный опыт и основные проблемы организации архивной работы). Дополнительно к указанным сведениям в пояснительной записке к паспорту необходимо указать вид, номер и дату документа (письмо - подтверждение, протокол ЭПК госархива), подтверждающему, что таможенный орган относится к источникам комплектования государственного архива.
<a id="p100007"></a>Одновременно в целях повышения эффективности дальнейшей работы по паспортизации таможенных органов прошу проинформировать об имеющихся замечаниях и предложениях по доработке [формы](#p100010) паспорта.

<div align="right">

<a id="p100008"></a>Начальник Управления делами,<br>
генерал - майор<br>
таможенной службы<br>
В.И.БОРИСОВ

</div>






<div align="right">

<a id="p100009"></a>Приложение<br>
к письму ГТК России<br>
от 9 марта 2000 г. N 01-41/5810

</div>


<div align="center">

<a id="p100010"></a>ПАСПОРТ<br>
АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА <*><br>
________________________________________________<br>
(регионального таможенного управления, таможни,<br>
таможенного поста со статусом юридического лица)

</div>



<a id="p100011"></a>

---

<a id="p100012"></a><*> Название архива таможенного органа (самостоятельное структурное подразделение или структурное подразделение в составе отдела (название отдела) регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).

<div align="center">

<a id="p100013"></a>Телефон<br>
архива таможенного органа _____________

</div>



### <a id="p100014"></a>I. Объем документов, находящихся на архивном хранении



#### 1. <a id="p100015"></a>Управленческая документация



<table>
<colgroup><col width="25%"><col width="15%"><col width="8%"><col width="9%"><col width="8%"><col width="10%"><col width="14%"><col width="11%"></colgroup>
<tr><td colspan="2" rowspan="3"><a id="p100016"></a>Показатели</td><td colspan="4">Количество единиц хранения</td><td rowspan="3">Хранится сверх установленного срока</td><td rowspan="3">Образуется в год дел</td></tr>
<tr><td rowspan="2">всего</td><td rowspan="2">крайние даты</td><td colspan="2">из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК государственного архива &lt;*&gt;</td></tr>
<tr><td>всего</td><td>крайние даты</td></tr>
<tr><td colspan="2">1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td></tr>
<tr><td colspan="2">1.1. Постоянного хранения</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td rowspan="2">1.2. Временного хранения</td><td>св. 10 лет</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>до 10 лет</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td colspan="2">1.3. По личному составу</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td colspan="2">1.4. Итого</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
</table>



<a id="p100047"></a>

---

<a id="p100048"></a><*> Для таможенного органа, не являющегося источником комплектования государственного архива, - описи, утвержденные ЭК указанного таможенного органа.


#### 2. <a id="p100049"></a>Таможенная документация



<table>
<colgroup><col width="28%"><col width="14%"><col width="8%"><col width="9%"><col width="8%"><col width="9%"><col width="14%"><col width="11%"></colgroup>
<tr><td colspan="2" rowspan="3"><a id="p100050"></a>Показатели</td><td colspan="4">Количество единиц хранения</td><td rowspan="3">Хранится сверх установленного срока</td><td rowspan="3">Образуется в год дел</td></tr>
<tr><td rowspan="2">всего</td><td rowspan="2">крайние даты</td><td colspan="2">из них внесено в описи установленной формы</td></tr>
<tr><td>всего</td><td>крайние даты</td></tr>
<tr><td colspan="2">1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td></tr>
<tr><td rowspan="2">2.1. Дела с грузовыми таможенными декларациями</td><td>10 лет хранения</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>5 лет хранения</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td colspan="2">2.2. Дела с документами о нарушении таможенных правил</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td colspan="2">2.3. Дела с другой таможенной документацией</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td colspan="2">2.4. Итого</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
</table>



### <a id="p100083"></a>II. Использование архивных документов



<table>
<colgroup><col width="15%"><col width="9%"><col width="7%"><col width="7%"><col width="9%"><col width="13%"><col width="16%"><col width="13%"><col width="9%"></colgroup>
<tr><td rowspan="3"><a id="p100084"></a>Выдано дел во временное пользование в структурные подразделения</td><td colspan="3">Подготовлено информационных материалов</td><td colspan="3" rowspan="2">По запросам федеральных органов исполнительной власти, правоохранительных органов, предприятий, учреждений, организаций, органов местного самоуправления, граждан (социально - правового характера)</td><td rowspan="3">Изъято документов / листов по протоколам выемки правоохранительных органов</td><td rowspan="3">Другие виды использования документов</td></tr>
<tr><td rowspan="2">истор. справок</td><td rowspan="2">инф. писем</td><td rowspan="2">обзоров, перечей документов</td></tr>
<tr><td>снято копий документов / листов</td><td>выдано архивных справок</td><td>подобрано документов</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td><td>8</td><td>9</td></tr>
<tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
</table>



### <a id="p100107"></a>III. Сведения о помещениях архива таможенного органа



| <a id="p100108"></a>Количество отдельных архивохранилищ | Место расположения архивохранилищ | Общая площадь архивохранилищ | Протяженность стеллажных полок | Степень загруженности архивохранилищ | Площадь рабочих комнат |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|  |  |  |  |  |  |


<a id="p100119"></a>Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
<a id="p100120"></a>Специально оборудованное помещение для хранения документов: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
<a id="p100121"></a>Отопление: центральное, печное, отсутствует
<a id="p100122"></a>Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет
<a id="p100123"></a>Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют
<a id="p100124"></a>Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
<a id="p100125"></a>Читальный зал: есть, нет
<a id="p100126"></a>Контрольно - измерительные приборы (термометр, гигрометр, психрометр): есть, нет
<a id="p100127"></a>Температурно - влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
<a id="p100128"></a>Световой режим: соблюдается, не соблюдается
<a id="p100129"></a>Санитарно - гигиенический режим: соблюдается, не соблюдается


### <a id="p100130"></a>IV. Сведения о кадрах



<table>
<colgroup><col width="9%"><col width="9%"><col width="6%"><col width="12%"><col width="8%"><col width="8%"><col width="11%"><col width="9%"><col width="6%"><col width="8%"><col width="6%"><col width="8%"></colgroup>
<tr><td colspan="2"><a id="p100131"></a>Численность личного состава</td><td colspan="3">Возраст</td><td colspan="3">Образование</td><td colspan="4">Стаж работы</td></tr>
<tr><td rowspan="2">по штату</td><td rowspan="2">фактически, в т.ч. сотрудников / работников</td><td rowspan="2">до 30 лет</td><td rowspan="2">31 - 50 лет</td><td rowspan="2">свыше 50 лет</td><td rowspan="2">высшее исорико - архивное</td><td rowspan="2">высшее проч.</td><td rowspan="2">среднее спец.</td><td colspan="2">в таможенных органах</td><td colspan="2">в архиве</td></tr>
<tr><td>до 10 лет</td><td>свыше 10 лет</td><td>до 5 лет</td><td>свыше 5 лет</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td><td>8</td><td>9</td><td>10</td><td>11</td><td>12</td></tr>
<tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
</table>


<a id="p100155"></a>Заведующий архивом
<a id="p100156"></a>(лицо, ответственное за архив)    Подпись     Расшифровка подписи

<a id="p100157"></a>Дата


### <a id="p100158"></a>УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА


<a id="p100159"></a>Документы Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в деятельности региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со статусом юридического лица <*> и хранящиеся в архивах таможенных органов, подлежат учету, формой которого является паспорт архива таможенного органа <**>. Паспортизация архивов таможенных органов проводится в целях обеспечения сохранности, совершенствования экспертизы ценности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности таможенных органов.

<a id="p100160"></a>

---

<a id="p100161"></a><*> Далее - таможенные органы.
<a id="p100162"></a><**> Далее - паспорт.

<a id="p100163"></a>Паспорт разработан в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России (Росархива) от 11.03.97 N 11, и содержит сведения о составе и содержании документов, их использовании, помещениях и кадровом составе архивов таможенных органов.
<a id="p100164"></a>Паспорт заполняется на основании основных учетных документов архива таможенного органа: книги учета поступления и выбытия дел, списка фондов, листа фондов, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, номенклатуры дел (для учета документов со сроками хранения до 10 лет включительно), карточки архивного фонда.
<a id="p100165"></a>При заполнении паспорта учет документов (управленческой, таможенной документации) осуществляется по единицам хранения (делам).
<a id="p100166"></a>В целях правильного заполнения паспорта сообщаем условия составления статистических показателей по разделам паспорта.

<a id="p100167"></a>По разделу "I. Объем документов, находящихся на архивном хранении"

1. <a id="p100168"></a>Управленческая документация:
<a id="p100169"></a>1.1. В показатель строки "Постоянного хранения" на основании описей дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения, отложившиеся в деятельности отделов и других структурных подразделений таможенного органа, а также дела, сформированные из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".
<a id="p100170"></a>При заполнении показателя графы 6 "Хранится сверх установленного срока" по строке "Постоянного хранения" необходимо учитывать, что в соответствии со ст. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552, срок временного хранения таможенными органами документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации определяется в соответствии со статусом архива, в который эти документы передаются на государственное хранение: федерального (республиканского) подчинения - 15 лет; областного (краевого) - 10 лет; городского (районного) - 5 лет.
<a id="p100171"></a>1.2. В показатель строки "Временного хранения" включаются дела временного (свыше 10 лет) хранения на основании описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела временного хранения (до 10 лет) на основании описей дел структурных подразделений, а также номенклатур дел таможенного органа.
<a id="p100172"></a>1.3. В показатель строки "По личному составу" на основании описей дел по личному составу включаются дела временного хранения, сформированные из следующих видов документов:
- <a id="p100173"></a>приказов и распоряжений по личному составу (прием на работу, увольнение и перемещение, аттестация, премирование и т.д.);
- <a id="p100174"></a>лицевых счетов сотрудников;
- <a id="p100175"></a>списков личного состава;
- <a id="p100176"></a>актов о несчастных случаях;
- <a id="p100177"></a>документов служебных проверок и др.
<a id="p100178"></a>Личные дела уволенных сотрудников таможенного органа в показатель строки "По личному составу" не включаются, так как в соответствии с Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 указанные дела хранятся в кадровом подразделении таможенного органа 1 год, а затем направляются в Главное управление кадров ГТК России (за исключением личных дел, по каким-либо причинам хранящихся в архиве таможенного органа).
2. <a id="p100179"></a>Таможенная документация:
<a id="p100180"></a>В показатель строки "2.3. Дела с другой таможенной документацией" включаются декларации таможенной стоимости, документы по оформлению автотранспорта и др. документы.
<a id="p100181"></a>В целях проверки статистических показателей раздела паспорта "I. Объем документов, находящихся на архивном хранении" сообщаем условия логического контроля:
1. <a id="p100182"></a>Управленческая документация:
<a id="p100183"></a>По графе 2 "Всего". Сумма показателей строк "1.1. Постоянного хранения", "1.2. Временного хранения", "1.3. По личному составу" равна показателю строки "1.4. Итого".
<a id="p100184"></a>По графе 4 "Всего". Сумма показателей строк "1.1. Постоянного хранения", "1.2. Временного хранения", "1.3. По личному составу" равна показателю строки "1.4. Итого".
2. <a id="p100185"></a>Таможенная документация:
<a id="p100186"></a>По графе 2 "Всего". Сумма показателей строк "2.1. Дела с грузовыми таможенными декларациями", "2.2. Дела с документами о нарушении таможенных правил", "2.3. Дела с другой таможенной документацией" равна показателю строки "2.4. Итого".
<a id="p100187"></a>По графе 4 "Всего". Сумма показателей строк "2.1. Дела с грузовыми таможенными декларациями", "2.2. Дела с документами о нарушении таможенных правил", "2.3. Дела с другой таможенной документацией" равна показателю строки "2.4. Итого".
<a id="p100188"></a>Условия логического контроля позволяют выявить арифметическую ошибку в показателях паспорта, в связи с чем необходимо осуществление проверки и уточнения данных соответствующих учетных документов.

<a id="p100189"></a>По разделу "II. Использование архивных документов"

<a id="p100190"></a>В показатель графы 9 "Другие виды использования документов" целесообразно включать сведения об организации выставок, экспозиций документов по истории таможенной службы России, по подготовке публикаций, радио- и телепередач по вопросам, относящимся к деятельности таможенного органа. Дополнительные сведения о видах использования архивных документов могут быть изложены в пояснительной записке к паспорту.

<a id="p100191"></a>По разделу "III. Сведения о помещениях архива таможенного органа"

<a id="p100192"></a>В показатель графы 2 "Место расположения архивохранилищ" включаются сведения о почтовом адресе и поэтажном расположении помещений, в которых хранятся архивные документы. При этом целесообразно более подробно об условиях хранения документов (температурно - влажностный, световой, санитарно - гигиенический режим, оборудованность средствами пожаротушения и сигнализации) сообщить в пояснительной записке к паспорту.
<a id="p100193"></a>Показатель графы 5 "Степень загруженности архивохранилищ" определяется путем деления показателя расчетного объема дел для каждого архивохранилища таможенного органа на показатель фактического объема хранящихся дел и умножения полученной цифры на 100. В соответствии с Инструкцией по проектированию архивов (СН 426-82. Госстрой СССР. 1982) показатель расчетного объема дел для архивохранилища определяется следующими показателями: 70 - 80 дел (7 - 8 коробок для хранения архивных дел) на 1 погонный метр стеллажа.
<a id="p100194"></a>Паспорт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется в Управление делами, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в архиве таможенного органа.
<a id="p100195"></a>Паспорт подписывается заведующим архива таможенного органа (если архив является самостоятельным структурным подразделением) или сотрудником структурного подразделения таможенного органа, ответственным за организацию архивной работы.

<div align="right">

<a id="p100196"></a>Начальник отдела методологии<br>
и совершенствования организации<br>
делопроизводства таможенных<br>
органов, подполковник<br>
таможенной службы<br>
М.А.КОРОЛЕВА

</div>




<a id="p100197"></a>

---