Письмо ГТК РФ от 09.03.2000 № 01-41/5810

«О проведении паспортизации архивов таможенных органов»

ПИСЬМО

В целях обеспечения сохранности, совершенствования учета и использовании архивных документов, образовавшихся в деятельности региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со статусом юридического лица, а также в соответствии с решением Правительства Российской Федерации от 25.11.99 «О мерах по сохранению Архивного фонда Российской Федерации и улучшению использования архивных документов» и решением коллегии Федеральной архивной службы России от 29.02.2000 «Об итогах работы архивных учреждений в 1999 г. и Основных направлениях развития архивного дела в Российской Федерации на 2000 г.» Управлением делами ГТК России проводится паспортизация архивов указанных таможенных органов по состоянию на 01.01.2000.

Для обеспечения своевременной подготовки сводной информации руководству ГТК России о составе, содержании архивных фондов и состоянии архивохранилищ прошу представить в отдел методологии и совершенствования делопроизводства таможенных органов Управления делами до 10.04.2000 статистические сведения по форме «Паспорт архива таможенного органа» (форма паспорта и указания по его заполнению прилагаются).

Сообщаю, что Управление делами ГТК России предполагает по итогам паспортизации подготовить сводную информацию о деятельности архивов таможенных органов в 1999 г. В связи с этим прошу сообщить в пояснительной записке к паспорту сведения, характеризующие практическую работу архива таможенного органа в области обеспечения сохранности, учета, использования документов, проведения экспертизы их научной и практической ценности (положительный опыт и основные проблемы организации архивной работы). Дополнительно к указанным сведениям в пояснительной записке к паспорту необходимо указать вид, номер и дату документа (письмо — подтверждение, протокол ЭПК госархива), подтверждающему, что таможенный орган относится к источникам комплектования государственного архива.

Одновременно в целях повышения эффективности дальнейшей работы по паспортизации таможенных органов прошу проинформировать об имеющихся замечаниях и предложениях по доработке формы паспорта.

---

<*> Название архива таможенного органа (самостоятельное структурное подразделение или структурное подразделение в составе отдела (название отдела) регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).

I. Объем документов, находящихся на архивном хранении

1. Управленческая документация

Показатели		Количество единиц хранения				Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
		всего	крайние даты	из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК государственного архива <*>
				всего	крайние даты
1		2	3	4	5	6	7
1.1. Постоянного хранения
1.2. Временного хранения	св. 10 лет
	до 10 лет
1.3. По личному составу
1.4. Итого

---

<*> Для таможенного органа, не являющегося источником комплектования государственного архива, — описи, утвержденные ЭК указанного таможенного органа.

2. Таможенная документация

Показатели		Количество единиц хранения				Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
		всего	крайние даты	из них внесено в описи установленной формы
				всего	крайние даты
1		2	3	4	5	6	7
2.1. Дела с грузовыми таможенными декларациями	10 лет хранения
	5 лет хранения
2.2. Дела с документами о нарушении таможенных правил
2.3. Дела с другой таможенной документацией
2.4. Итого

II. Использование архивных документов

Выдано дел во временное пользование в структурные подразделения	Подготовлено информационных материалов			По запросам федеральных органов исполнительной власти, правоохранительных органов, предприятий, учреждений, организаций, органов местного самоуправления, граждан (социально — правового характера)			Изъято документов / листов по протоколам выемки правоохранительных органов	Другие виды использования документов
	истор. справок	инф. писем	обзоров, перечей документов
				снято копий документов / листов	выдано архивных справок	подобрано документов
1	2	3	4	5	6	7	8	9

III. Сведения о помещениях архива таможенного органа

Количество отдельных архивохранилищ	Место расположения архивохранилищ	Общая площадь архивохранилищ	Протяженность стеллажных полок	Степень загруженности архивохранилищ	Площадь рабочих комнат
1	2	3	4	5	6

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Специально оборудованное помещение для хранения документов: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное

Отопление: центральное, печное, отсутствует

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет

Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет

Читальный зал: есть, нет

Контрольно — измерительные приборы (термометр, гигрометр, психрометр): есть, нет

Температурно — влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Световой режим: соблюдается, не соблюдается

Санитарно — гигиенический режим: соблюдается, не соблюдается

IV. Сведения о кадрах

Численность личного состава		Возраст			Образование			Стаж работы
по штату	фактически, в т.ч. сотрудников / работников	до 30 лет	31 — 50 лет	свыше 50 лет	высшее исорико — архивное	высшее проч.	среднее спец.	в таможенных органах		в архиве
								до 10 лет	свыше 10 лет	до 5 лет	свыше 5 лет
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Документы Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в деятельности региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со статусом юридического лица <*> и хранящиеся в архивах таможенных органов, подлежат учету, формой которого является паспорт архива таможенного органа <**>. Паспортизация архивов таможенных органов проводится в целях обеспечения сохранности, совершенствования экспертизы ценности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности таможенных органов.

---

<*> Далее — таможенные органы.

<**> Далее — паспорт.

Паспорт разработан в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России (Росархива) от 11.03.97 № 11, и содержит сведения о составе и содержании документов, их использовании, помещениях и кадровом составе архивов таможенных органов.

Паспорт заполняется на основании основных учетных документов архива таможенного органа: книги учета поступления и выбытия дел, списка фондов, листа фондов, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, номенклатуры дел (для учета документов со сроками хранения до 10 лет включительно), карточки архивного фонда.

При заполнении паспорта учет документов (управленческой, таможенной документации) осуществляется по единицам хранения (делам).

В целях правильного заполнения паспорта сообщаем условия составления статистических показателей по разделам паспорта.

По разделу «I. Объем документов, находящихся на архивном хранении»

1. Управленческая документация:

1.1. В показатель строки «Постоянного хранения» на основании описей дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения, отложившиеся в деятельности отделов и других структурных подразделений таможенного органа, а также дела, сформированные из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК».

При заполнении показателя графы 6 «Хранится сверх установленного срока» по строке «Постоянного хранения» необходимо учитывать, что в соответствии со ст. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552, срок временного хранения таможенными органами документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации определяется в соответствии со статусом архива, в который эти документы передаются на государственное хранение: федерального (республиканского) подчинения — 15 лет; областного (краевого) — 10 лет; городского (районного) — 5 лет.

1.2. В показатель строки «Временного хранения» включаются дела временного (свыше 10 лет) хранения на основании описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела временного хранения (до 10 лет) на основании описей дел структурных подразделений, а также номенклатур дел таможенного органа.

1.3. В показатель строки «По личному составу» на основании описей дел по личному составу включаются дела временного хранения, сформированные из следующих видов документов:

• приказов и распоряжений по личному составу (прием на работу, увольнение и перемещение, аттестация, премирование и т.д.);
• лицевых счетов сотрудников;
• списков личного состава;
• актов о несчастных случаях;
• документов служебных проверок и др.

Личные дела уволенных сотрудников таможенного органа в показатель строки «По личному составу» не включаются, так как в соответствии с Приказом ГТК России от 04.06.98 № 366 указанные дела хранятся в кадровом подразделении таможенного органа 1 год, а затем направляются в Главное управление кадров ГТК России (за исключением личных дел, по каким-либо причинам хранящихся в архиве таможенного органа).

2. Таможенная документация:

В показатель строки «2.3. Дела с другой таможенной документацией» включаются декларации таможенной стоимости, документы по оформлению автотранспорта и др. документы.

В целях проверки статистических показателей раздела паспорта «I. Объем документов, находящихся на архивном хранении» сообщаем условия логического контроля:

1. Управленческая документация:

По графе 2 «Всего». Сумма показателей строк «1.1. Постоянного хранения», «1.2. Временного хранения», «1.3. По личному составу» равна показателю строки «1.4. Итого».

По графе 4 «Всего». Сумма показателей строк «1.1. Постоянного хранения», «1.2. Временного хранения», «1.3. По личному составу» равна показателю строки «1.4. Итого».

2. Таможенная документация:

По графе 2 «Всего». Сумма показателей строк «2.1. Дела с грузовыми таможенными декларациями», «2.2. Дела с документами о нарушении таможенных правил», «2.3. Дела с другой таможенной документацией» равна показателю строки «2.4. Итого».

По графе 4 «Всего». Сумма показателей строк «2.1. Дела с грузовыми таможенными декларациями», «2.2. Дела с документами о нарушении таможенных правил», «2.3. Дела с другой таможенной документацией» равна показателю строки «2.4. Итого».

Условия логического контроля позволяют выявить арифметическую ошибку в показателях паспорта, в связи с чем необходимо осуществление проверки и уточнения данных соответствующих учетных документов.

По разделу «II. Использование архивных документов»

В показатель графы 9 «Другие виды использования документов» целесообразно включать сведения об организации выставок, экспозиций документов по истории таможенной службы России, по подготовке публикаций, радио- и телепередач по вопросам, относящимся к деятельности таможенного органа. Дополнительные сведения о видах использования архивных документов могут быть изложены в пояснительной записке к паспорту.

По разделу «III. Сведения о помещениях архива таможенного органа»

В показатель графы 2 «Место расположения архивохранилищ» включаются сведения о почтовом адресе и поэтажном расположении помещений, в которых хранятся архивные документы. При этом целесообразно более подробно об условиях хранения документов (температурно — влажностный, световой, санитарно — гигиенический режим, оборудованность средствами пожаротушения и сигнализации) сообщить в пояснительной записке к паспорту.

Показатель графы 5 «Степень загруженности архивохранилищ» определяется путем деления показателя расчетного объема дел для каждого архивохранилища таможенного органа на показатель фактического объема хранящихся дел и умножения полученной цифры на 100. В соответствии с Инструкцией по проектированию архивов (СН 426-82. Госстрой СССР. 1982) показатель расчетного объема дел для архивохранилища определяется следующими показателями: 70 — 80 дел (7 — 8 коробок для хранения архивных дел) на 1 погонный метр стеллажа.

Паспорт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется в Управление делами, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в архиве таможенного органа.

Паспорт подписывается заведующим архива таможенного органа (если архив является самостоятельным структурным подразделением) или сотрудником структурного подразделения таможенного органа, ответственным за организацию архивной работы.

---