--- title: "<Письмо> Рособрнадзора от 31.01.2007 N 01-41/08-01" number: "01-41/08-01" issued_on: 2007-01-31 status: действует canonical: "https://bukva.ai/docs/pismo-01-4108-01" --- ## <Письмо> Рособрнадзора от 31.01.2007 N 01-41/08-01 # <Письмо> Рособрнадзора от 31.01.2007 N 01-41/08-01 <О направлении Рекомендаций по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену> **МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ** **ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ** ## ПИСЬМО
от 31 января 2007 г. N 01-41/08-01
Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки направляет для использования в работе [Рекомендации](#p100007) по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену.
Руководитель
**В.А.БОЛОТОВ**
Приложение
к письму
Федеральной службы
по надзору в сфере
образования и науки
от 31 января 2007 г. N 01-41/08-01 **РЕКОМЕНДАЦИИ** **ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА,** **ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ** **ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ** ### 1. Область применения 1.1. Настоящие Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену (далее - рекомендации) разработаны в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ. 1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ. 1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке органами управления образованием субъектов Российской Федерации (далее - ОУО) инструкций о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При разработке указанных инструкций в соответствии с организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации ОУО устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур: муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО); государственной экзаменационной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - ГЭК); конфликтной комиссии субъекта Российской Федерации; предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК; регионального центра обработки информации (далее - РЦОИ); первичных пунктов обработки информации (далее - ППОИ); пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ). ### 2. Общие положения #### 2.1 К материалам и документам ЕГЭ относятся: ##### 2.1.1 Экзаменационные материалы, которые включают: - экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель); - материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланк ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный носитель). 2.1.2. Документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое. ##### 2.1.3 Материалы проверки ответов участников ЕГЭ: - копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку этих бланков; - бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами; - протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение". ##### 2.1.4 Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ. ##### 2.1.5 Апелляционные материалы: - апелляции; - журналы (листы) регистрации апелляций; - заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ; - заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ); - протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций. 2.1.6. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца. 2.1.7. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов. 2.1.8. Акты об уничтожении бланков свидетельств о результатах ЕГЭ. ##### 2.1.9 Акты приемки-передачи различных материалов и документов. 2.2. Формы и комплектация материалов и документов по ЕГЭ согласованы и/или утверждены Рособрнадзором инструкциями по вопросам организационно-технологического обеспечения ЕГЭ (далее - инструкции) и могут иметь отличия в зависимости от используемой технологии [(Приложение 1)](#p100082). Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями, субъекты Российской Федерации разрабатывают и утверждают самостоятельно. 2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ. 2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц. #### 2.5 Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями. 2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности. ### 3. Приемка 3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект Российской Федерации из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный центр тестирования). 3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования. 3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект Российской Федерации из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты Российской Федерации. 3.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см. также [п. 4.3](#p100055) и [п. 4.4](#p100056)). 3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в [п. 2.1](#p100020), формируются в субъекте Российской Федерации в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями. ### 4. Передача 4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другой регламентируются инструкциями. 4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производятся в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи. 4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др. 4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон либо их уполномоченные лица. 4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ. ### 5. Учет 5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ. ОУО (МОУО) организует и проводит следующие виды работ по учету материалов и документов ЕГЭ: осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур; организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению; организует размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение; проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению. 5.2. ОУО субъекта Российской Федерации рекомендуется разработать и утвердить перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные [пунктом 2.1](#p100020) настоящих рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по организации ЕГЭ в субъекте Российской Федерации. Перечень документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 27.10.2003). 5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня документов материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводятся экспертной комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК. 5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных комиссий могут определяться на основе Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). 5.5. Результат работ экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО. В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". 5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов [(Приложение 2)](#p100129). ### 6. Хранение 6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются инструкциями. 6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации [(Приложение 3)](#p100144). 6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет ОУО либо по его поручению РЦОИ. 6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц. 6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое - хранятся в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988). ### 7. Уничтожение 7.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ. 7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.
Приложение 1
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения материалов
и документов по единому
государственному экзамену
**ФОРМЫ И КОМПЛЕКТАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ**
**В РАЗНЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ ПРОВЕДЕНИЯ ЕГЭ <1>** --- <1> Субъекты Российской Федерации, работающие одновременно по двум технологиям проведения ЕГЭ (например, по базовой технологии и, в отдельных муниципалитетах, по технологии проведения ЕГЭ в труднодоступных и отдаленных местностях), должны проводить учет документов и материалов обеих технологий. | N | Материалы/ документы ЕГЭ | Базовая технология проведения ЕГЭ | Технология проведения ЕГЭ с использованием АИС "Экзамен" | | --- | --- | --- | --- | | 1. | Экзаменационные материалы | В одном спецпакете: КИМ, бланк регистрации, бланк ответов N 1, бланк ответов N 2. Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: аудиокассеты с записями текстов для раздела "Аудирование" в спецпакетах на письменную часть, чистые аудиокассеты для записи устных ответов участников ЕГЭ в спецпакетах на устную часть, задания по устной части в спецпакетах на устную часть | Спецпакеты с КИМ, именные бланки ответов "AB" и "C" в спецпакетах с комплектом документации для аудитории ППЭ, дополнительные (неименные) бланки ответов "C" в спецпакете с комплектом документации для руководителя ППЭ. Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: аудиокассеты с записями текстов для раздела "Аудирование" в спецпакетах с КИМ на письменную часть, спецпакеты с КИМ на устную часть, чистые аудионосители (аудиокассеты, диктофоны) в комплекте документации для руководителя ППЭ, бланки для устной части в комплекте документации для аудитории ППЭ | | 2. | Протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ и сопутствующие им материалы | Протокол готовности ППЭ (форма 1-ППЭ), список распределения выпускников (поступающих) по аудиториям (форма 5-ППЭ), список выпускников по классам с указанием номеров аудиторий (форма 6-ППЭ), протокол распределения организаторов по аудиториям ППЭ (форма 7-ППЭ), протокол идентификации личности выпускника при отсутствии у него паспорта (форма 8-ППЭ), протокол допуска участника ЕГЭ, прибывшего на единый государственный экзамен без пропуска (форма 9-ППЭ), протокол проведения ЕГЭ в ППЭ с приложением (форма 13-ППЭ) | Протокол "Распределение вариантов КИМ по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма ПФ-4), протокол выдачи дополнительного бланка ответов "C" (форма ПФ-7), протокол фиксирования отсутствия документа, удостоверяющего личность участника экзамена (форма ПФ-8), протокол контроля качества КИМ в ППЭ (форма ПФ-20), справка "Распределение участников экзамена по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма СФ-8), ведомость распределения участников экзамена по аудиториям ППЭ (форма ВФ-6), ведомость входа участников экзамена в аудиторию ППЭ (форма ВФ-7), ведомость проведения экзамена (форма ВФ-8), ПФ-25 "Протокол исправления ошибки в регистрационных данных участника экзамена" Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: ВФ-11 "Ведомость проведения устной части экзамена", ВФ-12 "Ведомость учета бланков проверки и аудионосителей", ВФ-10 "Ведомость аудионосителя" | | 3. | Материалы предметных комиссий | Бланки-копии (форма 2РЦОИ), бланки-протоколы (формы 3РЦОИ и 4РЦОИ), бланки оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" | Бланки проверки ответов на задания типа "C", бланк проверки устной части | | 4. | Материалы конфликтной комиссии | Апелляция по процедуре проведения ЕГЭ [(форма 2-ППЭ)](https://bukva.ai/docs/instruktsiya-3-ppe#p100153), апелляция по результатам ЕГЭ [(форма 1-АП)](https://bukva.ai/docs/instruktsiya-3-ppe#p100160), заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма [3-ППЭ](https://bukva.ai/docs/instruktsiya-3-ppe#p100158)), протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы [2-АП](https://bukva.ai/docs/instruktsiya-3-ppe#p100164), [3-АП](https://bukva.ai/docs/instruktsiya-3-ppe#p100196)) | Апелляция по процедуре проведения ЕГЭ (форма ПФ30), апелляция по результатам ЕГЭ (форма ПФ15), заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма ПФ29), протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы ПФ26, ПФ27, ПФ28) | | 5. | Акты приемкипередачи | Акты приемки-передачи (форма 14-ППЭ) | Протокол приема/передачи комплектов документации на экзамен (форма ПФ-19), протокол передачи бланков ответов из ППЭ на обработку в РЦОИ/ППОИ (форма ПФ-10), протокол передачи материалов из ППЭ на обработку в РЦОИ/устная часть (форма ПФ31) |
Приложение 2
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения материалов
и документов по единому
государственному экзамену Сводная справка
об использовании экзаменационных материалов ЕГЭ
_____________________________________________________ (наименование субъекта Российской Федерации)
N п/пНаименование общеобразовательного предметаКоличество экзаменационных материалов, шт.Примечание
полученных из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационнотехнологическое обеспечение ЕГЭиспользованных при проведении ЕГЭс дефектом и/или испорченныхосталось неиспользованных материалов
для первого этапа (май - июнь)для второго этапа (июль)на первом этапе (май - июнь)на втором этапе (июль)на первом этапе (май - июнь)на втором этапе (июль)после первого этапа (май - июнь)после второго этапа (июль)
1234567891011
1Контрольные измерительные материалы <1>
2Бланки регистрации
3Бланки ответов N 1
4Бланки ответов N 2
5Аудионосители <2>
Руководитель органа управления образованием ___________________ субъекта Российской Федерации (Ф.И.О.) М.П. --- <1> Субъекты Российской Федерации, участвующие в ЕГЭ по технологии с использованием АИС "Экзамен", заполняют только первую и при необходимости пятую строку таблицы. <2> Данная строка заполняется только субъектами Российской Федерации, участвующими в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.
Приложение 3
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения материалов
и документов по единому
государственному экзамену
**СРОКИ ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ** | Материалы и документы ЕГЭ [<1>](#p100161) | Срок хранения | Место хранения | | --- | --- | --- | | 1. Использованные экзаменационные задания | до 01.04 следующего года | ОУО (МОУО или РЦОИ) | | 2. Некомплектные, лишние, имеющие полиграфические дефекты или испорченные экзаменационные материалы | до 01.04 следующего года | ОУО (МОУО или РЦОИ) | | 3. Документы из ППЭ о проведении экзамена | до 01.04 следующего года | ОУО (МОУО или РЦОИ) | | 4. Апелляционные материалы | до 01.04 следующего года | ОУО (МОУО) | | 5. Использованные материалы для оформления ответов участников ЕГЭ | с 01.09 текущего года до 01.04 следующего года | ОУО (МОУО) | | 6. Использованные материалы проверки ответов участников ЕГЭ | с 01.09 текущего года до 01.04 следующего года | ОУО (МОУО) | | 7. Имеющие полиграфические дефекты или испорченные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ | до 01.08 текущего года | ОУО (МОУО) | | 8. Неиспользованные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ | Подлежат использованию при проведении ЕГЭ в следующем году | ОУО (МОУО) | | 9. Заполненные бланки свидетельств, не востребованные выпускниками (поступающими) | 5 лет | ОУО (МОУО) | | 10. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ | 5 лет | ОУО (МОУО) | | 11. Акты приемки-передачи материалов и документов | 5 лет | ОУО (МОУО) | | 12. Акты об уничтожении свидетельств о результатах ЕГЭ | 5 лет | ОУО (МОУО) | | 13. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ | 5 лет | ОУО | | 14. Внешние носители с электронными файлами обработки | 5 лет | РЦОИ (ОУО) | --- <1> В соответствии с классификацией, приведенной в [п. 2.1](#p100020) настоящих рекомендаций. ---