Письмо Росреестра от 31.03.2022 № 01-2434-ТГ/22

<О направлении Порядка (алгоритма) действий при проведении работ по переводу в электронную форму документов, содержащихся в реестровых делах (в том числе открытых до 1 января 2017 г. делах правоустанавливающих документов и кадастровых делах) в форме документов на бумажном носителе>

ПИСЬМО

В целях реализации мероприятия по переводу в электронный вид реестровых дел федерального проекта «Национальная система пространственных данных» направляется для руководства в работе Порядок (алгоритм) действий при проведении работ по переводу в электронную форму документов, содержащихся в реестровых делах (в том числе открытых до 1 января 2017 г. делах правоустанавливающих документов и кадастровых делах) в форме документов на бумажном носителе (далее — Порядок).

Порядок содержит рекомендации по организации, проведению и контролю работ по оцифровке реестровых дел, а также обеспечению сохранности оцифрованных дел в электронном виде. Особенности взаимодействия конкретных территориального органа Росреестра и филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» с учетом специфики региона, не урегулированные Порядком, при необходимости, могут быть определены соглашением таких территориального органа и филиала с предварительным его согласованием Росреестром и ФГБУ «ФКП Росреестра».

ПОРЯДОК (АЛГОРИТМ) ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ РАБОТ ПО ПЕРЕВОДУ В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В РЕЕСТРОВЫХ ДЕЛАХ (В ТОМ ЧИСЛЕ ОТКРЫТЫХ ДО 1 ЯНВАРЯ 2017 Г. ДЕЛАХ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И КАДАСТРОВЫХ ДЕЛАХ) В ФОРМЕ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

1. Общие положения

Порядок (алгоритм) действий при проведении работ по переводу в электронную форму документов, содержащихся в реестровых делах (в том числе открытых до 1 января 2017 г. делах правоустанавливающих документов и кадастровых делах) в форме документов на бумажном носителе:

распространяется на реестровые дела (тома дел), в том числе как открытые, так и закрытые, и незакрытые на 1 января 2017 г. дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела объектов недвижимости, включая такие дела (тома дел), объединенные в одно реестровое дело, как составные его части (тома), в соответствии с Порядком ведения, порядком и сроками хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость, утвержденным приказом Росреестра от 23 декабря 2015 г. № П/666 (далее — Порядок), за исключением дел (томов дел), срок хранения которых, установленный Порядком, истек (далее также — дела, ДПД, КД);

определяет порядок взаимодействия территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» при проведении работ по переводу в электронный вид дел, содержащих документы на бумажных носителях.

При проведении работ по переводу в электронный вид дел в том числе учитывается порядок формирования и ведения дел, включая состав документов, которые подлежат хранению в делах, установленные приказами Росреестра:

от 23 декабря 2015 г. № П/666 «Об утверждении порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость»;

от 4 августа 2021 г. № П/0342 «Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и признании утратившим силу приказа Росреестра от 5 сентября 2014 г. № П/426 „Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел“.»

Работы по переводу в электронный вид дел осуществляются ФГБУ «ФКП Росреестра» и его филиалами в рамках государственного задания.

Результатом перевода в электронную форму документов, содержащихся в реестровых делах (в том числе открытых до 1 января 2017 г. делах правоустанавливающих документов и кадастровых делах) в форме документов на бумажном носителе, является создание электронного образа таких документов, в составе реестрового дела (тома реестрового дела), удостоверенных электронной цифровой подписью.

После завершения сканирования на деле проставляется отметка о дате перевода и дате закрытия.

При необходимости особенности взаимодействия конкретных территориального органа Росреестра и филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» с учетом специфики региона определяются соглашением таких территориального органа и филиала с предварительным его согласованием Росреестром и ФГБУ «ФКП Росреестра».

Перевод в электронный вид документов дел осуществляется путем их сканирования (здесь и далее подразумевается любое сканирующее оборудование: фотосканер, книжный, планшетный, поточный, многофункциональное устройство).

Хранение переведенных в электронный вид документов дел осуществляется в программе для ЭВМ «Информационная система управления архивом реестровых дел и книг учета документов» (далее — ИС «Архив»).

2. Организация работ по переводу в электронный вид дел

Основными этапами при переводе в электронный вид дел являются:

1. планирование работ по переводу в электронный вид дел;

2. подготовка и передача дел для перевода в электронный вид;

3. сканирование бумажных документов, помещенных в дела, обработка отсканированных документов дела, контроль качества отсканированных документов, подписание их усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП);

4. загрузка отсканированных документов в ИС «Архив», при необходимости, в случае отсутствия технической возможности незамедлительной загрузки таких документов в ИС «Архив», предварительно обеспечивается их размещение на имеющихся аппаратных средствах филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» (далее — хранилище документов) для последующей загрузки в ИС «Архив»;

5. подготовка и передача (возврат) дел после перевода в электронный вид.

Для перевода дел в электронный вид создаются специализированные рабочие места, которые, по возможности, целесообразно располагать по месту хранения бумажных документов. В отсутствие такой возможности дела перевозятся с обеспечением их сохранности.

Правовыми актами определяются должностные лица, ответственные:

1. в территориальном органе Росреестра:

за организацию взаимодействия с филиалом ФГБУ «ФКП Росреестра» (далее — организатор);

за прием/передачу ДПД (далее — специалист архива);

2. в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра»:

за организацию работ по сканированию и взаимодействие с территориальным органом Росреестра (далее — организатор);

за прием/передачу и на период проведения работ по сканированию хранение дел (далее — работник архива);

за сканирование дел и загрузку отсканированных документов дела в ИС «Архив» (при наличии технической возможности) (далее — оператор);

за загрузку отсканированных документов в хранилище документов (далее — работник в сфере информационных технологий).

Примерные функции лиц, участвующих в процессе перевода дел в электронный вид:

1. организатор обеспечивает:

взаимодействие между территориальным органом Росреестра и филиалом ФГБУ «ФКП Росреестра»;

на стороне филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» контроль выполнения ежедневной, ежемесячной нормы каждым оператором, контроль выполнения плана в целом;

2. специалист архива и работник архива обеспечивают:

подготовку бумажных дел и передачу/прием их на сканирование;

составление акта учета дел, переданных/полученных на сканирование (в том числе возвращенных после сканирования);

контроль сохранности (прием/передача) бумажных дел после завершения процедур сканирования;

3. оператор обеспечивает:

сканирование бумажных документов и обработку отсканированных документов дела;

контроль качества документов в электронном виде и подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) отсканированных документов дела;

загрузку отсканированных документов дела в ИС «Архив», в том числе при отсутствии технической возможности для одновременной загрузки в ИС «Архив» сохранение на жестком диске автоматизированного рабочего места (далее — АРМ) оператора отсканированных документов дела, подписанных УКЭП, для последующей загрузки с жесткого диска АРМ оператора в ИС «Архив» или в хранилище документов (для последующей загрузки в ИС «Архив»).

Оператор, подписавший отсканированные документы дела УКЭП, несет персональную ответственность за соответствие отсканированных документов документам, хранившимся в делах в бумажном виде (качество сканирования);

4. работник в сфере информационных технологий обеспечивает:

загрузку с жесткого диска АРМ оператора в хранилище документов дел в электронном виде;

проверку электронных файлов в формате pdf на возможность корректного открытия и прочтения их на сервере хранения данных;

безопасность и полную сохранность дел в электронном виде в хранилище документов;

резервное копирование дел в электронном виде;

учет дел в электронном виде, загруженных на сервер хранения данных и подписанных УКЭП;

копирование отсканированных дел на съемный носитель и его передачу ФГБУ «ФКП Росреестра» для централизованной загрузки оцифрованных документов в ИС «Архив» (только в случае отсутствия технической возможности для своевременной загрузки в ИС «Архив»).

Допустимо по решению филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» проведение таких работ возложить на оператора. Данный вопрос может быть урегулирован внутренней (в пределах конкретного филиала) схемой технологического процесса.

Персональная ответственность указанных в настоящем разделе специалистов — федеральных государственных гражданских служащих территориальных органов Росреестра и работников филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» — также закрепляется в их должностных регламентах и должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3. Основные этапы при переводе в электронный вид дел

3.1. Планирование работ по переводу в электронный вид документов, помещенных в дела

В приоритетном порядке обеспечивается сканирование дел по объектам недвижимости, расположенным в муниципальных образованиях соответствующего региона, в которых имеется интенсивный гражданский оборот недвижимости (наибольшее количество учетно-регистрационных действий, запросов о предоставлении сведений Единого государственного реестра недвижимости в виде копий документов), реализуются федеральные/региональные программы и проекты.

С учетом приоритетов Росреестром совместно с ФГБУ «ФКП Росреестра» утверждаются планы в сфере перевода реестровых дел (ДПД и КД) в электронный вид в рамках государственной программы Российской Федерации «Национальная система пространственных данных» на период 2022 — 2024 гг. (далее — Планы).

На основании Планов филиалы ФГБУ «ФКП Росреестра» совместно с территориальными органами Росреестра не позднее ноября текущего года (для 2022 г. — не позднее 1 апреля) разрабатывают и по согласованию с ФГБУ «ФКП Росреестра» утверждают детализированные планы-графики проведения работ по переводу в электронный вид дел на предстоящий календарный год (рекомендуемая форма приведена в приложении № 1) (далее — план-график на календарный год), определяющие в том числе:

общее количество дел, подлежащих переводу в электронный вид в плановом периоде;

список операторов с указанием распределенной нагрузки по количеству дел, подлежащих переводу в электронный вид в плановом периоде, в разрезе «ежемесячно», «ежедневно».

3.2. Подготовка и передача дел для перевода в электронный вид

При передаче территориальными органами Росреестра ДПД филиалам ФГБУ «ФКП Росреестра» на сканирование соблюдаются следующие требования:

передача ДПД осуществляется по акту учета дел, переданных на сканирование (далее — Акт), с обязательным указанием кадастровых номеров дел (отсутствие кадастрового номера возможно только в делах, сформированных по результатам отказа в регистрации, прекращения регистрации);

передаче подлежат скомплектованные и прошитые надлежащим образом дела, в составе всех томов дела, подлежащих оцифровке, но документы, хранящиеся в которых не были оцифрованы ранее; в ходе подготовки ДПД для сканирования проверяется физическое состояние находящихся в нем документов;

при передаче (получении) ДПД филиалами ФГБУ «ФКП Росреестра» осуществляется проверка соответствия Акту передаваемых для сканирования ДПД.

Специалист архива:

составляет Акт (приложение № 2) на бумажном носителе в 2 экземплярах, а также направляет Акт в электронной форме работнику архива;

передает подготовленные ДПД работнику архива под подпись о получении в Акте.

Акт подписывается должностными лицами территориального органа Росреестра и филиала ФГБУ «ФКП Росреестра», уполномоченными на это соответствующими правовыми актами.

Взаимодействие между отделами филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по передаче на сканирование КД осуществляется по аналогии с изложенным выше порядком передачи на сканирование ДПД.

3.3. Сканирование бумажных документов, помещенных в дела, обработка отсканированных документов, контроль качества отсканированных документов и подписание их УКЭП

Перевод бумажных документов, помещенных в дела, в электронный вид осуществляется посредством создания электронных образов документов (полностью воспроизводящих информацию бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования бумажных носителей (создания электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму) без предварительного перекомплектования дел.

Если в составе дела хранится компакт-диск (CD) с документами, представленными для осуществления учетно-регистрационных действий, необходимо проверить его содержимое на наличие таких документов в информационной системе ведения ЕГРН. В случае выявления документов, загрузка которых в информационную систему ведения ЕГРН не производилась, образы таких документов необходимо загружать в ПС «Архив».

Сканирование документов производится в соответствии со следующими техническими параметрами:

формата A5 и менее (A6, A7 и т.д.) выполняется с разрешением 600 dpi;

форматов A4 и A3 — с разрешением 300 dpi;

форматов A0 — A2 — с разрешением 300 dpi;

режим сканирования цветной либо с использованием на сканирующем оборудовании функции «Автоматическое обнаружение цвета».

Сканирование производится в один многостраничный файл формата PDF.

В случае если дело состоит из нескольких томов объемом 250 листов и более, допустимо сканирование томов отдельными файлами с обязательным объединением их в один файл перед загрузкой.

При сканировании используется сканирующее оборудование, обеспечивающее высокое качество сканирования документов, в том числе форматов A0 — A3, а также ветхих документов и «кальки».

В случае если в составе дела находятся документы формата менее A4, используются белые листы бумаги для подкладки их под такие документы.

Процедура предусматривает сканирование всех документов, не сканируются чеки/квитанции об уплате государственной пошлины и титульные листы дел.

Оператор обеспечивает абсолютную идентичность электронных образов документов документам на бумажных носителях.

Принимая во внимание пункт 9 Положения о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых в том числе до 1 января 2017 г. кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2022 г. № 146, предусматривающий, что подлинники договоров или других сделок в отношении недвижимого имущества, совершенных в простой письменной форме, подлежат хранению в течение 75 лет со дня закрытия дела (тома дела), которые, в свою очередь, хранятся в течение 10 лет, необходимо при оцифровке ДПД и выявлении в них таких документов в ИС «Архив» в разделе, открытом на конкретный том, во вкладке «Дополнительные признаки тома» отражать информацию о нахождении в томе документа в простой письменной форме.

При сканировании документов оператор:

осуществляет проверку качества отсканированных образов (в том числе на предмет корректного открытия файлов, читаемости текста, отсутствия лишних символов на изображении), полистный просмотр и сравнение бумажных документов с документами в электронном виде, проверку последовательности листов документа, оборотных сторон бумажных документов и при необходимости осуществляет повторное сканирование страницы;

подписывает электронные образы документов УКЭП (во всех случаях, за исключением, когда загрузка отсканированных документов в ИС «Архив» осуществляется онлайн; в этом случае подписание УКЭП проводится непосредственно в ИС «Архив»).

Процедуру перевода в электронный вид дела в части сканирования, проверки качества отсканированных образов и подписания электронных образов документов УКЭП могут осуществлять как один, так и два оператора. В случае осуществления такой процедуры двумя операторами:

оператор 1 сканирует документы;

оператор 2 осуществляет проверку качества сканирования и подписание УКЭП.

В целях загрузки документов в ИС «Архив» оператор:

создает на жестком диске АРМ папку файловой системы с наименованием дела, при этом:

для ДПД — номер дела соответствует кадастровому номеру или номеру записи в КУВД (при отсутствии кадастрового номера в случае отказа в регистрации, прекращения регистрации). В номере дела символы «:», «-» заменяются на « » (пробел), символ «/» заменяется на «!». Например: номер «30:01:0000000:17» заменяется номером «30 01 0000000 17», номер «67-67-01/223/2012-147» — номером «67 67 01!223!2012 147»;

для КД — это кадастровый номер и буквы КД. Например, «30 01 0000000 17 КД»;

в папке с наименованием дела создает папку с номером тома. Например, Том_1скан (наименование другим томам присваивается по аналогии, имя папки должно включать в себя слово «Том» с символом «_» подчеркивания, номер, соответствующий номеру тома дела на бумажном носителе, и слово «скан»);

в папке с номером тома сохраняются:

1. Образ тома как многостраничный файл, содержащий образы документов в формате PDF с наименованием «Образ тома.pdf».

2. Файл УКЭП к образу тома с наименованием «Образ тома.pdf.sig» (файл необходим только при работе с ИС «Архив» в режиме офлайн).

3.4. Обеспечение сохранности дел в электронном виде в хранилище документов, загрузка отсканированных документов в ИС «Архив»

Загрузка документов в ИС «Архив» в зависимости от технической возможности (пропускной способности каналов связи, необходимости исключения рисков негативного влияния на инфраструктуры подсистем ФГИС ЕГРН при добавлении нового потока данных) может быть осуществлена только одним из следующих способов:

1 способ — загрузка онлайн, при которой оператор после сканирования каждого дела загружает в ИС «Архив» файл с образами без разбивки дела на дела на документы:

находит в ИС «Архив» соответствующее дело по кадастровому номеру или номеру записи в КУВД, в котором открывает запись соответствующего тома (если запись дела отсутствует, добавляет ее);

переводит запись о томе в режим редактирования с помощью кнопки «редактировать»;

добавляет файл с образом тома на вкладке формы «Опись, Тит. лист/Образ тома»;

если файл с образом тома ранее не подписан УКЭП — подписывает его (с помощью кнопки «Подписать файл»), если файл УКЭП создан ранее — подгружает готовый файл подписи (с помощью кнопки «ЭП»);

сохраняет запись;

формирует в электронном виде титульный лист тома дела (с помощью кнопки «Титульный лист»), содержащий QR-код, распечатывает его и приобщает к бумажному делу;

2 способ — загрузка офлайн с периодической передачей накопленных данных на централизованный ФТП-сервер, интегрированный внутри сети с функционирующей ИС «Архив» (далее — ФТП-сервер), при которой:

оператор обеспечивает передачу подготовленных в течение дня папок с файлами образов в папку предварительной загрузки файловой системы и уведомляет работника в сфере информационных технологий о перечне дел, в которые помещены документы, подписанные УКЭП;

работник в сфере информационных технологий выполняет проверку электронных файлов из папок предварительной загрузки на возможность корректного открытия и прочтения;

во время наименьшей нагрузки на каналы связи запускает процедуру копирования файлов из папок предварительной загрузки на централизованный ФТП-сервер;

уведомляет оператора (передается список номеров дел) о завершении корректной загрузки дел в электронной форме в хранилище документов;

ведет ежедневную (в том числе нарастающим итогом) статистику о количестве загруженных дел в хранилище документов в электронном виде (приложение № 3);

3 способ — загрузка офлайн с периодической передачей накопленных на выделенный носитель (USB, иной) данных, при которой:

оператор обеспечивает передачу подготовленных в течение дня папок с файлами образов в папку предварительной загрузки файловой системы и уведомляет работника в сфере информационных технологий о перечне дел, в которые помещены документы, подписанные УКЭП;

работник в сфере информационных технологий выполняет проверку электронных файлов из папок предварительной загрузки на возможность корректного открытия и прочтения;

запускает процедуру копирования файлов из папок предварительной загрузки на выделенный носитель (USB, иной) данных;

уведомляет оператора (передается список номеров дел) о завершении корректной загрузки дел в электронном виде в хранилище документов;

ведет ежедневную (в том числе нарастающим итогом) статистику о количестве загруженных дел в хранилище документов в электронной форме (приложение № 3);

работник в сфере информационных технологий доставляет выделенный носитель (USB, иной) данных в ФГБУ «ФКП Росреестра», где работник ФГБУ «ФКП Росреестра» в сфере информационных технологий монтирует носитель в сеть с функционирующей ИС «Архив» и производит загрузку данных из носителя на централизованный ФТП-сервер.

При реализации второго и третьего способов работник ФГБУ «ФКП Росреестра» в сфере информационных технологий обеспечивает и поддерживает процесс загрузки данных с ФТП-сервера в ИС «Архив».

Загрузка документов в ИС «Архив» способами 2 и 3 возможна исключительно в случаях продолжительно сниженного и неустойчивого канала связи (от 2 — 3 рабочих дней), подтвержденного технической поддержкой ФГБУ «ФКП Росреестра» продолжительного и (или) систематического нестабильного функционирования ИС «Архив» в регионе, с предварительным согласованием с IT-блоком ФГБУ «ФКП Росреестра».

3.5. Подготовка и передача дел после перевода в электронный вид

При передаче (возвращении) филиалами ФГБУ «ФКП Росреестра» ДПД территориальным органам Росреестра после сканирования:

передача ДПД осуществляется по тому же Акту, который был составлен при передаче дел на сканирование (приложение № 2);

если сканирование ДПД осуществлялось с расшивкой, при возвращении такого ДПД в территориальный орган Росреестра оно предварительно прошивается, в Акте в отношении такого ДПД делается отметка «Расшивалось»);

территориальными органами Росреестра осуществляется проверка соответствия Акту при возвращении ДПД;

если информация, указанная в Акте, не соответствует фактическому количеству ДПД, документов, листов в документах в ДПД, в Акте в графе «Примечание» делается отметка о таком расхождении, также в графе «Примечание» указывается об устранении выявленных расхождений (после их устранения).

Акт подписывается должностными лицами территориального органа Росреестра и филиала ФГБУ «ФКП Росреестра», уполномоченными на это соответствующими правовыми актами.

С целью мониторинга и отслеживания дел, переданных в филиалы ФГБУ «ФКП Росреестра», необходимо вести в электронном виде Журнал актов учета дел правоустанавливающих документов, переданных на сканирование/после сканирования (приложение № 4).

Взаимодействие между отделами филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по передаче (возвращению) КД после сканирования осуществляется по аналогии с изложенным выше порядком передачи (возвращения) после сканирования ДПД.

4. Контроль работ по переводу в электронный вид дел

Организатор со стороны филиала ФГБУ «ФКП Росреестра»:

осуществляет ежедневный контроль исполнения плана-графика на календарный год;

ежемесячно докладывает в ФГБУ «ФКП Росреестра» по установленной последним форме и в установленные им сроки об исполнении плана-графика на календарный год, предварительно согласовав такой отчет с территориальным органом Росреестра;

при установлении отклонения от плана-графика на календарный год докладывает в ФГБУ «ФКП Росреестра» и уведомляет территориальный орган Росреестра о данном факте с предложениями по его устранению.

Организатор со стороны территориального органа Росреестра осуществляет контроль проводимых филиалом ФГБУ «ФКП Росреестра» работ по переводу в электронный вид дел, согласовывает ежемесячный отчет, направляемый филиалом ФГБУ «ФКП Росреестра» в ФГБУ «ФКП Росреестра», о результатах проведения таких работ.

ФГБУ «ФКП Росреестра» в порядке и сроки, установленные Росреестром, докладывает в Росреестр об исполнении плана-графика на календарный год.

План-график проведения работ по переводу в электронный вид реестровых дел (дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел) на ____ г. филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по ________________________________ (субъект Российской Федерации)

Экз. N ___

АКТ N ___ учета дел правоустанавливающих документов, переданных на сканирование/после сканирования

<2> Заполняется специалистом архива территориального органа Росреестра при передаче ДПД в филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» на сканирование.

<3> Заполняется специалистом архива филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» при передаче ДПД в территориальный орган Росреестра после сканирования.

<4> Заполняется специалистом архива территориального органа Росреестра при получении ДПД после сканирования.