| N п/п | Наименование категорий документов | Сроки хранения | Примечание |
| Главархив СССР | Главные архивные управления, архивные управления (отделы) союзных и автономных республик, краев и областей | ВНИИДАД, государственные архивы, редакции журналов, НИЦТД | Организации вспомогательного и обслуживающего характера |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1. РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ | | | | | |
| 1.1. Руководство | | | | | |
| 1 | Законы и указы Верховных Советов и Президиумов Верховных Советов Союза ССР, союзных и автономных республик | До минования надобности | - | - | |
| 2 | Постановления и распоряжения Совета Министров Союза ССР, союзных и автономных республик | До минования надобности | - | - | |
| 3 | Представления и инициативные предложения, вносимые в высшие правительственные и партийные органы и в местные органы государственной власти; документы к представлениям и проектам | Пост. | Пост. | Пост. <1> | - | <1> В районных, городских, областных государственных архивах и филиалах государственных архивов |
| 4 | Решения и распоряжения местных Советов депутатов трудящихся и их исполнительных комитетов | До минования надобности | - | |
| 5 | Заключения на законопроекты и проекты постановлений по вопросам деятельности архивных организаций: | | | | | |
| а) по месту разработки проекта б) в других учреждениях | Пост. 3 г. | Пост. 3 г. | Пост. <1> 3 г. | - - | <1> См. прим. к ст. 3 |
| 6 | Постановления ВЦСПС, ЦК профсоюза работников госучреждений | До минования надобности | - | |
| 7 | Совместные постановления архивных организаций и профсоюзных органов: | | | | | |
| а) по месту принятия постановления | Пост. | Пост. | Пост. <1> | - | <1> См. прим. к ст. 3 |
| 8 | б) в других организациях Постановления республиканских и местных профсоюзных органов | - - | До минования надобности До минования надобности | |
| 9 | Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов; материалы по выполнению поручений | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 10 | Переписка архивных организаций с партийными, советскими органами по основным вопросам деятельности | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 11 | Протоколы и стенограммы заседаний коллегий Главархива СССР, главных архивных управлений, архивных управлений союзных республик, материалы к протоколам: | | | | | |
| а) по месту проведения (подлинники) | Пост. | Пост. | - | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| 12 | Протоколы и стенограммы заседаний дирекций; совещаний при руководстве архивных организаций; материалы к протоколам: | | | | | |
| 13 | а) по месту проведения (подлинники) б) в других организациях Протоколы и стенограммы общесоюзных, республиканских, местных конференций, совещаний, семинаров и симпозиумов архивных организаций; материалы к протоколам: | Пост. 5 л. | Пост. 5 л. | Пост. 5 л. | 10 л. 5 л. | |
| 14 | а) в организациях, ответственных за проведение конференций, совещаний б) в других организациях Протоколы заседаний междуведомственных комиссий и советов | Пост. 5 л. Пост. | Пост. 5 л. Пост. | Пост. 5 л. - | - - - | |
| 15 | Журналы учета проведенных конференций, совещаний, семинаров, советов | До минования надобности | |
| 16 | Отчеты, справки и другие документы о работе общественных Советов при архивных организациях | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 17 | Переписка по вопросам организации и проведения совещаний, семинаров, конференций | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 18 | Приказы и указания руководителей архивных организаций по основной деятельности; материалы к приказам: | | | | | |
| а) по месту подготовки и подписания (подлинники) <1> | Пост. | Пост. | Пост. | Не менее 10 л. | <1> Копии приказов хранятся до минования надобности |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| 19 | Приказы по личному составу <1> | 75 л. ЭПК | 75 л. ЭПК | 75 л. ЭПК | 75 л. | <1> Материалы к приказам по личному составу хранить 1 год |
| 20 | Приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках и по другим вопросам | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 1 г. | |
| 21 | Доклады, докладные записки, справки, обзоры по обобщению опыта работы архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 22 | Переписка Главархива СССР, главных архивных управлений, архивных управлений (отделов) союзных и автономных республик, краев, областей с подведомственными учреждениями по основным организационным вопросам | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 23 | Протоколы общих собраний сотрудников архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 24 | Бюллетени и обзоры информационного и методического характера по вопросам деятельности организаций системы Главархива СССР: | | | | | |
| а) по месту издания (подлинники) | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| 1.2. Контроль | | | | | |
| 25 | Доклады, акты, справки по проверке выполнения законов и указов, постановлений и распоряжений правительственных и партийных органов | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 26 | Докладные записки, акты, справки по проверке выполнения решений коллегий, приказов и указаний руководства архивных организаций: | | | | | |
| 27 | а) по месту проверки и в проверяющих организациях б) в других учреждениях Доклады, справки, акты <*> ревизий архивных организаций органами народного и финансового контроля | Пост. 5 л. Пост. | Пост. 5 л. Пост. | Пост. 5 л. Пост. | 10 л. 5 л. 10 л. | |
| <*> За исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных в ст. 129. |
| 28 | Акты, справки, доклады, докладные записки по итогам обследований и проверок архивных организаций Главархивом СССР и главными архивными управлениями, архивными управлениями (отделами) союзных и автономных республик, краев и областей | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 29 | Предложения, заявления и жалобы граждан; документы по их рассмотрению и исполнению (в том числе статей газет и журналов) | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. | <1> По вопросам существенных изменений в работе, способствующих устранению недостатков и злоупотреблений - пост. |
| 30 | Картотека регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 5 л. | |
| 31 | Справочные материалы (картотеки, контрольные листы, журналы по контролю исполнения и регистрации документов и др.) | До минования надобности | Не менее 3 л. | |
| 2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И ПРАВОВЫЕ ВОПРОСЫ | | | | | |
| 2.1. Организационные вопросы | | | | | |
| 32 | Типовые положения об архивных организациях: | | | | | |
| 33 | а) по месту составления и утверждения (подлинники) б) присланные для руководства или сведения Утвержденные положения об архивных организациях и их структурных подразделениях, изменения положений | Пост. 3 г. <1> Пост. <1> | Пост. 3 г. <1> Пост. <1> | - 3 г. <1> Пост. <1> | - 3 г. <1> 3 г. <2> | <1> После замены новыми <1> По месту утверждения и в учреждениях, к которым относятся. <2> После замены новыми |
| 34 | Документы по разработке положений об архивных организациях и их структурных подразделениях | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 3 г. | |
| 35 | Журналы учета положений об архивных организациях | До минования надобности | - | - | |
| 36 | Структуры и схемы построения архивных организаций | Пост. <1> | Пост. <1> | Пост. <1> | 3 г. <2> | <1>, <2> См. прим. к ст. 33 |
| 37 | Проекты структур и схем построения архивных организаций и документы по разработке проектов | 3 г. ЭПК | 3 г. ЭПК | 3 г. ЭПК | 3 г. | |
| 38 | Списки (сеть) архивных организаций СССР, союзных и автономных республик | Пост. | Пост. | - | - | |
| 39 | Документы по разработке и изменению сети архивных организаций СССР | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | - | |
| 40 | Справки, доклады, обзоры по истории архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 41 | Паспорта государственных архивов | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 42 | Утвержденные штатные расписания архивных организаций и документы об изменении штатных расписаний | Пост. <1> | Пост. <1> | Пост. <1> | 10 л. <1> | <1> См. прим. к ст. 33 |
| 43 | Проекты штатных расписаний и переписка по вопросам утверждения и изменения штатов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 44 | Документы об организации, реорганизации и ликвидации архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | До минования надобности | |
| 45 | Положения и инструкции о правах и обязанностях должностных лиц | Пост. <1> | Пост. <1> | Пост. <1> | 3 г. <2> | <1>, <2> См. прим. к ст. 33 |
| 46 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководителей архивных организаций и их структурных подразделений | Пост. | Пост. | Пост. | 5 л. | |
| 47 | Доклады, отчеты и справки по внутрисоюзным служебным командировкам сотрудников архивных организаций | 3 г. ЭПК | 3 г. ЭПК | 3 г. ЭПК | 3 г. | |
| 48 | Переписка по вопросам командировок | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 49 | Переписка по организации и проведению торжеств, связанных с юбилейными датами архивных организаций и отдельных лиц | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 50 | Тематические альбомы фотографий | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 51 | Документы о шефстве архивных организаций над совхозами, колхозами и т.д. | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 2.2. Правовые вопросы и арбитраж | | | | | |
| 52 | Заключения по проектам правовых актов и переписка по правовым вопросам, связанным с деятельностью архивных организаций | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. | - | |
| 53 | Переписка по вопросам трудового законодательства и трудового права | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 54 | Переписка по вопросам составления договоров, формы договоров | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 55 | Акты, справки, решения и другие документы по трудовым конфликтам, гражданским и уголовным делам | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> После принятия решения |
| 56 | Документы о представлении материалов в арбитраж | 3 г. | 3 г. | - | - | |
| 57 | Дела об административных взысканиях и мерах общественного воздействия | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 58 | Кодификационная картотека | До минования надобности | |
| 3. ПЛАНИРОВАНИЕ | | | | | |
| 3.1. Организация и методология планирования | | | | | |
| 59 | Формы планов и методические указания по составлению планов: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | - | - | |
| б) присланные для руководства | До замены новыми | |
| 60 | Переписка с архивными организациями по вопросам планирования | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 3.2. Перспективное планирование | | | | | |
| 61 | Планы-прогнозы: а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| б) представленные подведомственными организациями | До минования надобности | |
| 62 | Перспективные планы по всем вопросам деятельности архивных организаций: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| б) представленные подведомственными организациями | До минования надобности | |
| 63 | Проекты планов-прогнозов и перспективных планов архивных организаций | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 3 г. | |
| 64 | Заключения, обоснования, справки, расчеты по составлению планов-прогнозов и перспективных планов архивных организаций: | | | | | |
| а) по месту составления | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 10 л. | |
| б) представленные подведомственными организациями | До минования надобности | |
| 65 | Докладные записки, справки, предложения по корректировке планов-прогнозов и перспективных планов | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 3.3. Текущее планирование | | | | | |
| 66 | Планы по всем вопросам деятельности архивных организаций: | | | | | |
| а) годовые и полугодовые по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| б) годовые, полугодовые планы, представленные подведомственными учреждениями | До минования надобности | |
| 67 | в) квартальные Проекты годовых и полугодовых планов архивных организаций | 3 г. <1> 5 л. | 3 г. <1> 5 л. | 3 г. <1> 5 л. | 3 г. <2> 5 л. | <1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых - 10 л. |
| 68 | Справки, расчеты по корректировке годовых планов архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 69 | Планы структурных подразделений архивных организаций, индивидуальные планы | 2 г. | 2 г. | 2 г. | 2 г. | |
| 4. ФИНАНСИРОВАНИЕ | | | | | |
| 70 | Переписка по вопросам организации и методики финансирования | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 71 | Финансовые планы: а) сводные годовые б) годовые по месту составления в) годовые, представленные подведомственными учреждениями г) квартальные д) месячные | Пост. Пост. 3 г. 3 г. <1> 1 г. <2> | Пост. Пост. 3 г. 3 г. <1> 1 г. <2> | - Пост. - - - | - 10 л. - - - | |
| 72 | Изменения к годовым финансовым планам | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 73 | Планы финансирования и кредитования | Пост. | Пост. | - | - | |
| 74 | Утвержденные фонды и лимиты заработной платы | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 75 | Валютные планы и заявки на инвалюту | 5 л. | - | - | - | |
| 76 | Кредитные планы (годовые) | 5 л. | 5 л. | - | - | |
| 77 | Кассовые планы: а) годовые и квартальные б) месячные | 3 г. 1 г. | 3 г. 1 г. | 3 г. 1 г. | - - | |
| 78 | Сметы административнохозяйственных и управленческих расходов: | | | | | |
| 79 | а) годовые б) квартальные в) месячные Переписка о распределении, регулировании и отпуске средств подведомственным организациям по утвержденным финансовым планам | 10 л. 3 г. 1 г. 3 г. | 10 л. 3 г. 1 г. 3 г. | 10 л. 3 г. 1 г. 3 г. | 5 л. 3 г. 1 г. - | |
| 80 | Переписка по внесметным и целевым ассигнованиям | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 81 | Документы по бюджетным заданиям и переписка по сокращению административнохозяйственных расходов | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. | |
| 82 | Документы об образовании и предоставлении хозяйственным организациям оборотных средств; переписка и расчеты по нормативам оборотных средств | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. | |
| 83 | Переписка об образовании, распределении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 84 | Документы и переписка об образовании и дальнейших изменениях в составе и характере специальных (внебюджетных) средств | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 85 | Переписка с финансовыми учреждениями по общегосударственным и местным налогам и сборам по отчислениям от прибылей | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 86 | Переписка по вопросам текущего финансирования и кредитования | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 87 | Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 88 | Переписка с финансовыми органами по текущим бюджетным операциям: об открытии, состоянии и закрытии текущих и расчетных счетов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 89 | Переписка о выдаче и возврате ссуд | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 90 | Переписка с учреждениями об оплате счетов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 91 | Кассовые заявки, заявки на кредиты и переписка по заявкам | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 92 | Обязательства, справки и информационные материалы по кредитным операциям, представляемые в банк и получаемые от него | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 93 | Акты и докладные записки по проверке соблюдения штатно-сметной дисциплины, переписка о нарушениях финансовой дисциплины | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 5 л. | |
| 94 | Кассовые приходо-расходные ведомости: | | | | | |
| 95 | а) ежемесячные б) ежедневные Ведомости выплаты авторского гонорара | 1 г. 6 мес. - | 1 г. 6 мес. 3 г. | 1 г. 6 мес. 3 г. | 1 г. 6 мес. - | |
| 5. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | | | | | |
| 5.1. Организация и методология учета и отчетности | | | | | |
| 96 | Формы отчетов и методические указания по учету и отчетности: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | - | - | |
| б) присланные для руководства | До замены новыми | |
| 97 | Переписка по организации и методологии оперативного, статистического и бухгалтерского учета | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 5.2. Оперативный и статистический учет и отчетность | | | | | |
| 98 | Отчеты о выполнении перспективных планов и анализы отчетов | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 99 | Отчеты о деятельности архивных организаций: | | | | | |
| 100 | а) по месту составления б) представленные подведомственными организациями Заключения Главархива СССР и главных архивных управлений, архивных управлений (отделов) союзных и автономных республик, краев и областей по годовым отчетам архивных организаций | Пост. Пост. Пост. | Пост. Пост. Пост. | Пост. - Пост. | 10 л. - 10 л. | |
| 101 | Статистические отчеты по всем вопросам деятельности архивных организаций: | | | | | |
| 102 | а) годовые б) квартальные Отчеты о работе структурных подразделений архивных организаций | Пост. 3 г. 2 г. | Пост. 3 г. 2 г. | Пост. 3 г. 2 г. | 10 л. <1> - 2 г. | <1> Статотчеты о составе кадров |
| 103 | Дневники учета работы сотрудников архивных организаций | 2 г. | 2 г. | 2 г. | 2 г. | |
| 5.3. Бухгалтерская отчетность и учет | | | | | |
| 5.3.1. Бухгалтерская отчетность | | | | | |
| 104 | Балансы и отчеты по основной деятельности архивных организаций и объяснительные записки к отчетам: | | | | | |
| 105 | а) сводные годовые б) годовые по месту составления в) годовые, представленные подведомственными организациями г) квартальные Балансы и отчеты по капитальным вложениям и капитальному строительству с приложением материалов: | Пост. Пост. Пост. 3 г. | Пост. Пост. Пост. 3 г. | - Пост. - 3 г. | - 10 л. - - | |
| 106 | а) сводные годовые б) годовые по месту составления в) годовые, представленные подведомственными организациями г) квартальные Протоколы заседаний балансовых комиссий по рассмотрению и утверждению бухгалтерских балансов и отчетов: | Пост. Пост. Пост. 3 г. | Пост. Пост. - 3 г. | - - - - | - - - - | |
| 107 | а) годовых б) квартальных Анализы и заключения по бухгалтерским балансам и отчетам: | Пост. 3 г. | Пост. 3 г. | - - | - - | |
| 108 | а) годовым б) квартальным Отчеты по финансированию: а) сводные годовые б) годовые по месту составления в) квартальные | Пост. 3 г. Пост. Пост. 3 г. | Пост. 3 г. Пост. Пост. 3 г. | Пост. 3 г. - Пост. 3 г. | 10 л. 3 г. - - 3 г. | |
| 109 | Передаточные, разделительные и ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 110 | Макеты отчетов: а) годовые б) квартальные и месячные | 3 г. 1 г. | 3 г. 1 г. | 3 г. 1 г. | 3 г. 1 г. | |
| 5.3.2. Бухгалтерский учет | | | | | |
| 111 | Главные книги и журналы | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 5 л. | |
| 112 | Оборотные ведомости по балансовым счетам (синтетическим и аналитическим) | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел хранятся до вынесения окончательного решения |
| 113 | Бухгалтерские документы кассового мемориального порядка и приложения к ним | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 114 | Картотеки аналитического и материального учета | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 115 | Книги и картотеки подотчетных лиц | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> См. прим. к ст. 112 |
| 116 | Контрольные шахматные книги, журналы и ведомости | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 117 | Книги регистрации накладных платежных ведомостей, доверенностей, поручений и т.п. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 118 | Вспомогательные книги, не имеющие учетного характера (транспортные, грузовые, накладные, страховые, весовые и др.) | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> См. прим. к ст. 112 |
| 119 | Книги учета бланков, удостоверений, квитанций | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 120 | Корешки и копии ордеров, счетов, накладных, квитанций | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> См. прим. к ст. 112 |
| 121 | Реестры счетов к оплате | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> См. прим. к ст. 112 |
| 122 | Лицевые счета рабочих и служащих, документы об утверждении персональных окладов, списки лиц, получающих персональные оклады и материалы по этим вопросам | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В | |
| 123 | Требовательные и расчетные ведомости на выдачу заработной платы | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
| 124 | Сводные ведомости на выдачу заработной платы | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 125 | Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по различным удержаниям из заработной платы | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> После окончания расчетов |
| 126 | Материалы по государственному социальному страхованию и документы, оплаченные за счет средств социального страхования | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 127 | Акты по дебиторской и кредиторской задолженности | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> См. прим. к ст. 112 |
| 128 | Справки, представленные в бухгалтерию на получение льгот по налогам | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 129 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности архивных организаций | 5 л. <1> | 5 л. <1> | 5 л. <1> | 5 л. | <1> См. прим. к ст. 112 |
| 130 | Акты по проверке кассы (наличия, прихода и расхода денежных сумм) | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 131 | Договоры и соглашения (хозяйственные, оперативные, трудовые) | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | - | <1> После истечения срока действия договора и при завершении ревизии |
| 132 | Доверенности на получение денежных сумм и товароматериальных ценностей | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 133 | Аннулированные доверенности | 6 мес. | 6 мес. | 6 мес. | 6 мес. | |
| 134 | Авансовые отчеты | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 5.3.3. Учет имущественноматериальных ценностей | | | | | |
| 135 | Инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации: | | | | | |
| а) зданий и сооружений | До списания с баланса | |
| 136 | б) имущества и товароматериальных ценностей Книги и картотеки по учету: | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> См. прим. к ст. 112 |
| а) зданий и сооружений | До списания с баланса | |
| б) хозяйственного имущества и материалов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 137 | Паспорта зданий, сооружений и оборудования | До списания с баланса <1> | <1> Паспорта зданий и сооружений памятников архитектуры и культуры, находящихся под охраной государства, - пост. |
| 138 | Переписка о паспортизации: а) зданий и сооружений б) оборудования | 5 л. 3 г. | 5 л. 3 г. | 5 л. 3 г. | 5 л. 3 г. | |
| 139 | Акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> См. прим. к ст. 112 |
| 140 | Приходно-расходные ордера и квитанции по учету товароматериальных ценностей | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 141 | Фактуры, накладные, акты и заменяющие их документы на получение материальных ценностей | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> См. прим. к ст. 112 |
| 142 | Сведения, расчеты, оценочные ведомости и переписка по амортизации имущества и ценностей | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 143 | Переписка с архивными организациями по вопросам учета и отчетности | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 144 | Акты по переоценке основных фондов | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 6. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ И НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА | | | | | |
| 6.1. Научноисследовательская работа | | | | | |
| 145 | Положения, методические указания, рекомендации и другие документы по вопросам организации и методики научно-исследовательских работ: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для руководства | - | До замены новыми | - | |
| 146 | Прогнозы развития научноисследовательских работ и документы к прогнозам: | | | | | |
| а) по месту составления и утверждения | Пост. <1> | Пост. <1> | Пост. <1> | - | <1> В составе общих планов |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 147 | Перспективные тематические планы научноисследовательских работ: | | | | | |
| а) по месту составления и утверждения (подлинники) | Пост. <1> | Пост. <1> | Пост. <1> | - | <1> В составе общих планов |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 148 | Годовые тематические планы научно-исследовательских работ: | | | | | |
| а) по месту составления и утверждения (подлинники) | Пост. <1> | Пост. <1> | Пост. <1> | - | <1> В составе общих планов |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 149 | Координационные планы научно-исследовательских работ: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 150 | Проекты планов научноисследовательских работ | 5 л. | 5 л. | 5 л. | - | |
| 151 | Справки, заключения, расчеты по корректировке планов научно-исследовательских работ | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 152 | Отчеты о выполнении перспективных тематических планов научноисследовательских работ: | | | | | |
| а) по месту составления и утверждения | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 153 | Отчеты о выполнении годовых тематических планов научноисследовательских работ: | | | | | |
| а) по месту составления и утверждения | Пост. | Пост. | Пост. | | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 154 | Отчеты о научноисследовательской работе: | | | | | |
| а) по месту составления и утверждения | Пост | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 155 | Этапные отчеты о научноисследовательской работе | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | - | <1> При отсутствии отчетов о научноисследовательской работе - пост. |
| 156 | Промежуточные отчеты о научно-исследовательской работе | 5 л. | 5 л. | 10 л. <1> | - | <1> При отсутствии отчетов о научноисследовательской работе - пост. |
| 157 | Отчеты по прерванным и неоконченным научноисследовательским работам | 5 л. | - | 15 л. ЭПК | - | |
| 158 | Утвержденные ГОСТы, правила и другие нормативные документы: | | | | | |
| а) по месту составления и утверждения (подлинники) | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | |
| 159 | Программы, технические задания, планы-проспекты, справки, расчеты, проекты работ, отзывы, заключения и другие документы по разработке тем научноисследовательских работ: | | | | | |
| а) по месту разработки | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 160 | Перечни завершенных научноисследовательских работ | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 161 | Обзоры, доклады, справки и другие документы по изучению и обобщению опыта научноисследовательской работы архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 162 | Положения, протоколы заседаний комиссий, отзывы, справки и другие документы по проведению конкурсов на лучшую научноисследовательскую работу: | | | | | |
| 163 | а) по месту проведения б) в других организациях Документы по внедрению завершенных научноисследовательских работ: | 10 л. ЭПК 5 л. | 10 л. ЭПК 5 л. | 10 л. ЭПК 5 л. | - - | |
| а) планы, программы, справки б) отчеты, акты: | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| - по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| - представленные для сведения | До минования надобности | - | |
| 164 | Переписка по внедрению завершенных научноисследовательских работ | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 165 | Протоколы и стенограммы заседаний ученых и научных советов, советов по координации НИР, материалы к протоколам: | | | | | |
| а) по месту проведения (подлинники) | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | - | |
| 166 | Планы работы ученых и научных советов | 10 л. | 10 л. | 10 л. | - | |
| 167 | Документы об утверждении состава ученых и научных советов, списки членов советов и секций | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 168 | Объявления, извещения и повестки о заседаниях ученых и научных советов, регистрационные листы присутствующих | 1 г. | 1 г. | 1 г. | - | |
| 169 | Переписка по вопросам работы ученых и научных советов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 170 | Протоколы, стенограммы, решения, доклады и другие документы научнометодических, научнотехнических секций и научноисследовательских семинаров: | | | | | |
| а) по месту подготовки | - | - | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| 171 | Планы работ научнометодических, научнотехнических секций и научноисследовательских семинаров | - | - | 10 л. | - | |
| 172 | Переписка по вопросам научно-исследовательской работы с архивными и другими организациями | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 173 | Планы, проспекты, отзывы, заключения, проекты работ по подготовке монографий и учебников по вопросам документоведения архивного дела | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 174 | Статьи, рефераты, тезисы докладов, доклады и лекции по вопросам документоведения и архивоведения и отзывы на них | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 175 | Программы совместных совещаний, доклады, протоколы, переписка по совместной деятельности с научно-исследовательскими учреждениями СССР | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 6.2. Научно-методическая работа <*> | | | | | |
| <*> Документы об организации работы научно-методических кабинетов, СИФов см. в разд. 12 "Научно-техническая информация". |
| 176 | Положения, указания, инструкции и другие документы по вопросам организации научно-методической работы: | | | | | |
| а) по месту составления | Пос. | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для руководства или сведения | До минования надобности | - | |
| 177 | Обзоры, доклады, справки и другие документы по изучению и обобщению опыта научно-методической работы архивных организаций | Пос. | Пост. | Пост. | - | |
| 178 | Утвержденные методические пособия, разработанные архивными организациями: | | | | | |
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| 179 | Справки, заключения, отзывы, проекты пособий и другие документы по разработке методических пособий | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 180 | Замечания и предложения по изменению действующих методических пособий по архивному делу | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 181 | Планы, программы, отчеты, акты и другие документы по внедрению методических пособий, разработанных архивными организациями | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 182 | Протоколы заседаний методических советов, методических комиссий архивных организаций и материалы к протоколам: | | | | | |
| а) по месту проведения | - | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 183 | Планы (темники) работы научно-методических, методических советов и методических комиссий архивных организаций | - | 5 л. | 5 л. | - | |
| 184 | Картотеки учета методических пособий | До минования надобности | |
| 185 | Переписка с архивными и другими организациями по разработке, изданию и распределению методических пособий | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 7. ОРГАНИЗАЦИОННО- МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ УЧРЕЖДЕНИЙ И СОСТОЯНИЕМ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ | | | | | |
| 186 | Обзоры, справки, сведения о состоянии документов в делопроизводстве и в архивах организаций, учреждений, предприятий: | | | | | |
| а) по месту составления | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| б) представленные в вышестоящие организации | До минования надобности | - | |
| 187 | Справки, письма, сведения о состоянии документов в делопроизводстве и архивов, представленные министерствами, ведомствами | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 188 | Документы по проведению общественных смотров состояния делопроизводства и архивов в министерствах и ведомствах | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 189 | Методические пособия ведомств по делопроизводству и работе ведомственных архивов, присланные на согласование или для сведения, отзывы и заключения на методические пособия (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и ЭК (ЦЭК) ведомств) | До минования надобности | - | |
| 190 | Журналы учета согласованных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел ведомств, положений об архивах и ЭК (ЦЭК) ведомств | До минования надобности | - | |
| 191 | Справки, обзоры, письма по изучению отдельных направлений работы архивных организаций с ведомственными архивами: | | | | | |
| а) по месту составления | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| б) представленные в вышестоящие архивные организации | До минования надобности | |
| 192 | Переписка с архивными организациями, министерствами и ведомствами по вопросам постановки делопроизводства и работы ведомственных архивов | 5 л. ЭПК | 5 л. | 5 л. | - | |
| 193 | Списки зав. архивами ведомств, стоящих на учете в архивных организациях (по месту составления) | До замены новыми | - | |
| 194 | Паспорта ведомственных архивов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов ведомственных архивов, представляемые в государственные архивы | - | - | Пост. <1> | - | <1> В райархивах с переменным составом - 5 лет. |
| 195 | Журналы учета паспортов ведомственных архивов | - | - | До минования надобности | - | |
| 196 | Сводные таблицы о наличии и состоянии документов в ведомственных архивах | Пост. | Пост. | Пост. <1> | - | <1> См. прим. к ст. 194 |
| 197 | Доклады, отчеты, справки, сведения о работе хозрасчетных подразделений госархивов: | | | | | |
| 198 | а) по месту составления б) представленные в вышестоящие архивные организации Списки организаций, документы которых подлежат научно-технической обработке | - 3 г. - | - 3 г. - | 10 л. ЭПК - 3 г. | - - - | |
| 199 | Договоры с организациями на обработку документов, заключенные с хозрасчетными подразделениями госархивов | - | - | 3 г. <1> | - | <1> После выполнения работы |
| 200 | Переписка с ведомствами по вопросам обработки документов на договорных началах | - | - | 3 г. | - | |
| 201 | Акты приема работ по обработке документов, выполненных хозрасчетными подразделениями госархивов | - | - | 3 г. <1> | - | <1> При условии завершения ревизии |
| 8. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И КОМПЛЕКТОВАНИЕ ИМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ | | | | | |
| 202 | Протоколы заседаний ЦЭПК (ЭПК) архивных организаций, материалы к протоколам: | | | | | |
| а) по месту проведения | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для руководства или сведения | До минования надобности | - | |
| 203 | Картотеки (журналы) учета описей и актов, рассмотренных ЭПК | - | - | До минования надобности | - | |
| 204 | Картотека (журнал) по учету решений ЦЭПК (ЭПК) | До минования надобности | - | |
| 205 | Перечни типовых документов со сроками хранения и документов, подлежащих приему в госархивы СССР, изменения и дополнения к перечням: | | | | | |
| а) по месту составления (подлинники) | Пост. | - | Пост. <1> | - | <1> Во ВНИИДАДе |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | |
| 206 | Перечни документов со сроками хранения министерств и ведомств, изменения и дополнения к перечням: | | | | | |
| а) по месту составления (подлинники) | Пост. | Пост. | - | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | |
| 207 | Перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение из министерств и ведомств, изменения и дополнения к перечням: | | | | | |
| а) по месту составления | - | Пост. | Пост. | - | |
| 208 | б) присланные для сведения Журналы учета перечней документов, разработанных ведомствами и госархивами | До минования надобности До минования надобности | - - | |
| 209 | Проекты перечней документов, составленные ведомствами и архивными организациями, заключения на проекты перечней | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 210 | Переписка с архивными организациями и ведомствами о составлении перечней документов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 211 | Примерные списки учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение; изменения и дополнения к спискам: | | | | | |
| а) по месту составления и утверждения | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) в других архивных организациях | До минования надобности | - | |
| 212 | Списки учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение, составленные государственными архивами: | | | | | |
| а) по месту составления | - | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 213 | Программы, справки, таблицы по изучению интенсивности образования документов в ведомствах | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 214 | Обзоры, доклады, справки и др. документы по изучению и обобщению опыта работы архивных организаций по комплектованию и экспертизе ценности документов: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) представленные в вышестоящие архивные организации | До минования надобности | - | - | |
| 215 | Переписка с архивными организациями по распределению документов Государственного архивного фонда СССР | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 216 | Списки, заключения о передаче непрофильных документов государственных архивов | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 217 | Акты передачи документов государственными архивами ведомствам и другим государственным архивам | - | - | Пост. <1> | - | <1> Подлежат включению в дело фонда |
| 218 | Акты приема документов государственными архивами от ведомств | - | - | Пост. <1> | - | <1> См. прим. к ст. 217 |
| 219 | Переписка с ведомствами и отдельными лицами о розыске и местонахождении недостающих документов | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 220 | Акты об изготовлении недостающих частей, элементов комплекта кинодокумента с целью их пополнения | - | - | Пост. <1> | - | <1> В лаборатории ВНИИДАД |
| 221 | Переписка по вопросам комплектования и экспертизы ценности документов | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 9. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ И ИХ УЧЕТ В АРХИВАХ | | | | | |
| 222 | Обзоры, справки, доклады о проведении анализа состояния и перспектив развития научно-справочного аппарата к документам: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | - | |
| 223 | Доклады, справки, обзоры по изучению и обобщению опыта работы архивных организаций по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 224 | Путеводители по фондам государственных архивов: | | | | | |
| а) по месту разработки (подлинники) | - | - | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | - | |
| 225 | Справочники о фондах государственных архивов, по истории госучреждений и истории административнотерриториального деления: | | | | | |
| а) по месту разработки (подлинники) | - | - | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | - | |
| 226 | Проекты справочников и путеводителей по фондам государственных архивов; замечания и заключения на проекты | - | - | 10 л. ЭПК | - | |
| 227 | Обзоры по фондам государственных архивов (фондовые, тематические): | | | | | |
| а) по месту составления | - | - | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | - | |
| 228 | Каталоги архивных организаций: | | | | | |
| 229 | а) Центральный фондовый каталог (ЦФК) б) фондовые каталоги (ФК) в) систематические, именные, предметно-тематические, географические, хронологические, по личному составу Картотеки учета недостающих документов и дел | Пост. - - - | - Пост. - - | - - Пост. До минования надобности | - - - - | |
| 230 | Картотеки учета документов с трудночитаемым, малоконтрастным текстом | - - | - | До минования надобности | - | |
| 231 | Книги и картотеки учета уникальных и особо ценных документов и дел | | - | Пост. | - | |
| 232 | Статистические сведения о наличии документов в госархивах и карточек фондов в ЦФК Главархива СССР и ФК республик, краев и областей по состоянию на 1 января каждого года | Пост. | Пост. | - | - | |
| 233 | Сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархивов по состоянию на 1 января каждого года и переписка с архивными организациями о пополнении и уточнении ЦФК Главархива СССР | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. | - | <1> После внесения изменений в учетные данные |
| 234 | Сведения об изменениях в составе и объеме фондов рукописных отделов библиотек, музеев и академических архивов по состоянию на 1 января каждого года и переписка с ними и архивными органами о пополнении и уточнении ЦФК Главархива СССР | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 235 | Книги поступлений документов в госархивы | - | - | Пост. | - | |
| 236 | Списки фондов, хранящихся в госархивах | - | - | Пост. | - | |
| 237 | Паспорта фондов | - | - | Пост. | - | |
| 238 | Дела фондов, хранящихся в госархивах (листы фондов, исторические справки; акты о приеме и передаче документов и дел, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, об обнаружении в фонде, о неисправимом повреждении документов, научно-технической обработки и переработки архивных фондов; акты и листы проверки наличия состояния документов) | - | - | Пост. | - | |
| 239 | Дела фильмов (монтажные листы кинодокументов, разрешительные удостоверения, акты технического состояния фильмов, справки по использованию фильмов, рецензии на фильмы и вырезки из газет) | - | - | Пост. | - | |
| 240 | Описи документов, микрофотокопий и звукозаписей архивных фондов; описи уникальных и особо ценных документов и дел; описи-каталоги | - | - | Пост. | - | |
| 241 | Реестры описей документов архивных фондов | - | - | Пост. | - | |
| 242 | Инвентаризационные описи, инвентарные книги учета, акты инвентаризации документов и дел, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним предметы материальной ценности | - | - | Пост. | - | |
| 243 | Акты экспертизы материальной ценности предметов, имеющихся во внешнем оформлении документов и дел или в приложении к ним | - | - | Пост. | - | |
| 244 | Указатели: а) сводный указатель к ЦФК | До замены новым | - | - | - | |
| б) к фондовым каталогам | - | До замены новыми | - | |
| в) к листам фондов | До замены новыми | - | |
| 245 | г) к описям д) межфондовые Книги учета и описания кино-, фотофонодокументов | - - - | - - - | Пост. Пост. Пост. | - - - | |
| 246 | Фильмовые и журнальные карточки, хранящиеся в ЦГА кинодокументов | - | - | Пост. | - | |
| 247 | Монтажные листы фотоальбомов | - | - | Пост. | - | |
| 248 | Перфокартотеки: а) на документы постоянного хранения б) на документы временного хранения | Пост. - | Пост. - | Пост. 3 г. | - - | |
| 249 | Переписка с архивными организациями по вопросам научно-справочного аппарата, фондирования и учета документов госархивов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 10. НАУЧНОЕ И ПРАКТИЧЕСКОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ | | | | | |
| 250 | Обзоры, справки, рекомендации и другие документы по изучению и обобщению опыта научноинформационной деятельности архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 251 | Информация, акты, переписка о выявлении в государственных архивах автографов В.И. Ленина, документов о его жизни и деятельности, а также документов руководителей КПСС и Советского государства и о передаче их в Центральный партийный архив Института марксизмаленинизма при ЦК КПСС | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 252 | Картотеки на документы В.И. Ленина, выявленные в государственных архивах и переданные в Центральный партийный архив Института марксизма-ленинизма при ЦК КПСС | Пост. | - | Пост. | - | |
| 253 | Переписка архивных организаций с партийными, советскими органами, с планирующими, хозяйственными, научноисследовательскими и иными учреждениями по вопросам организации выявления и использования документов в политических, народнохозяйственных, научных, агитационно-пропагандистских, культурно-просветительных и учебных целях | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 254 | Информационные документы (письма, тематические перечни, обзоры и др.), составленные по материалам государственных архивов в целях информации заинтересованных учреждений: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | - | |
| 255 | Отзывы учреждений, организаций, предприятий об эффективности использования документов государственных архивов и переписка по этому вопросу | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 256 | Планы, протоколы, отчеты, справки о работе архивных организаций по использованию документов в связи с общегосударственными юбилейными датами | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 257 | Переписка о выявлении и организации использования документов государственных архивов по вопросам разоблачения и преследования нацистских преступников: | | | | | |
| 258 | а) по месту хранения документов б) в других организациях Тематические и экспозиционные планы, акты приемки, сведения об экспонировании выставок, их посещении, о распространении комплектов и плакатов, программы встреч, тексты сообщений, рекламы, отзывы и другие документы об организации документальных выставок, подготовке тематических комплектов, изобразительных материалов, альбомов, проведении встреч с общественностью | - 10 л. ЭПК 15 л. ЭПК | - 10 л. ЭПК 15 л. ЭПК | Пост. - 15 л. ЭПК | - - - | |
| 259 | Альбомы экспонатов выставок документов, комплекты тематических подборок, изобразительных материалов: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | - | |
| 260 | Книги отзывов о документальных выставках, подготовленных архивными организациями | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 261 | Статьи, тексты радио и телевизионных передач, экскурсий и лекций, подготовленных сотрудниками архивных организаций: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) в других организациях | До минования надобности | - | |
| 262 | Переписка по вопросам подготовки документальных выставок, тематических подборок, плакатов, проведения встреч с общественностью, экскурсий, лекций, статей для печати, радио и телевизионных передач | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 263 | Журналы, книги, картотеки учета работы архивных организаций по использованию документов (подготовка выставок, альбомов, статей, радио- и телевизионных передач, встреч с общественностью, лекций, экскурсий; рассылка информации, изобразительных материалов и др.) | До минования надобности | |
| 264 | Докладные записки, акты проверок, переписка об организации работы читальных залов государственных архивов | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 265 | Переписка с архивными и другими организациями о допуске исследователей к работе над документами в читальных залах государственных архивов | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | - | |
| 266 | Личные дела исследователей, работающих в читальных залах государственных архивов: | - | - | 25 л. ЭПК <1> | - | <1> Личн. дела видных государственных и партийных |
| 267 | (отношения, документы о допуске, анкеты, требования на выдачу дел, листы выдачи копий, заказы на микрофильмы и другие документы) Алфавиты личных дел исследователей - посетителей читальных залов государственных архивов | - | - | Пост. | - | деятелей, деятелей науки, культуры, иностранных исследователей хранить постоянно |
| 268 | Книги регистрации личных дел исследователей - посетителей читальных залов государственных архивов | - | - | Пост. | - | |
| 269 | Книги учета посещений исследователями читальных залов государственных архивов | - | - | 5 л. <1> | - | <1> После заведения новых |
| 270 | Картотеки тематики исследований, проводимых в читальных залах государственных архивов | - | - | Пост. | - | |
| 271 | Алфавитные картотеки исследователей, занимавшихся в читальных залах государственных архивов | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 272 | Заказы на копирование документов и переписка с учреждениями и исследователями об исполнении заказов | - | - | 3 г. | - | |
| 273 | Копии документов, негативы фото- и микрофотокопий документов, изготовленные в связи с запросами учреждений или исследователей | - | - | 5 л. ЭПК | - | |
| 274 | Книги отзывов и предложений о работе читальных залов государственных архивов | - | - | 5 л. ЭПК <1> | - | <1> Если содержатся предложения по улучшению работы архивов - пост. |
| 275 | Тематические запросы и переписка с учреждениями, организациями и гражданами об их исполнении | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 276 | Журналы, книги, картотеки учета запросов учреждений и граждан тематического характера | 15 л. | 15 л. | 15 л. | - | |
| 277 | Переписка с учреждениями, организациями и гражданами по вопросам организации выявления документов на условиях хозрасчета | - | - | 10 л. ЭПК | - | |
| 278 | Листы выдачи дел | - | - | 3 г. | - | |
| 279 | Докладные записки, справки, сводки и другие документы о проведении анализа работы архивных организаций по исполнению запросов социально-правового характера, поступающих от учреждений и граждан: | | | | | |
| а) по месту составления | Пос. | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 280 | Заявления граждан о выдаче справок, копии выданных документов, архивных справок, выписок и переписка с учреждениями, организациями, гражданами о наведении и выдаче справок социально-правового характера, а также справок о революционной деятельности | 10 л. ЭПК <1> | 10 л. ЭПК <1> | 10 л. ЭПК <1> | - | <1> Документы о революционной деятельности - пост. |
| 281 | Переписка с учреждениями и организациями о наведении и выдаче справок социальноправового характера лицам, проживающим за границей | 5 л. | 5 л. | Пост. | - | |
| 282 | Журналы, картотеки регистрации писем, заявлений, жалоб граждан по вопросам наведения справок социальноправового характера | 10 л. | 10 л. | 10 л. | - | |
| 11. ПУБЛИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ | | | | | |
| 283 | Обзоры, справки и другие документы по изучению и обобщению опыта научно-издательской работы архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 284 | Переписка с Комитетами по делам издательств, полиграфии и книжной торговли, с издательствами, с партийными органами и научно-исследовательскими учреждениями по вопросам научно-издательской деятельности (разрешение на издание, включение работ в издательский план, утверждение издательского плана) | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 285 | Переписка с архивными организациями о проведении научно-издательской работы | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 286 | Переписка с партийными, научными и архивными учреждениями по вопросам организации работы по подготовке совместных документальных изданий | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 287 | Переписка с научными и архивными организациями по вопросам подготовки к изданию совместных сборников (по археографической обработке, по уточнению и сверке документов, подготовке научносправочного аппарата и т.д.) | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 288 | Протоколы совещаний по обсуждению сборников, планы-проспекты, рецензии и аннотации на сборники документов и научносправочную литературу | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 289 | Трудовые соглашения и договоры по подготовке сборников и научно-справочных изданий; переписка с авторами, составителями, рецензентами и редакторами о выполнении соглашений и договоров | 5 л. <1> | 5 л. <1> | 5 л. <1> | - | <1> По истечении срока договора |
| 290 | Рукописи сборников, вышедших в свет. Копии документов, отобранных для данных сборников | 5 л. | 5 л. | 5 л. | - | |
| 291 | Копии документов, не включенных в сборники, вышедшие в свет | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 292 | Рукописи неизданных сборников | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 293 | Картотеки документов, выявленных для сборников | До выхода в свет сборника <1> | - | <1> Если не включается в систематический каталог - пост. |
| 294 | Картотеки учета вышедших изданий | До выхода в свет каталогов архивных изданий | - | |
| 295 | Картотеки учета хода подготовки архивных изданий | 5 л. <1> | 5 л. <1> | 5 л. <1> | - | <1> После выхода в свет сборника |
| 12. НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ, РАБОТА НАУЧНЫХ БИБЛИОТЕК И ВОПРОСЫ ИЗДАТЕЛЬСТВА | | | | | |
| 12.1. Научно-техническая информация | | | | | |
| 296 | Инструктивные документы по научно-технической информации, библиотечному и издательскому делу: | | | | | |
| а) по месту разработки | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 297 | Переписка по вопросам научно-технической информации | 5 л. | 5 л. | 5 л. | - | |
| 298 | Информационные картотеки, информационные листки | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 299 | Рукописи переводов статей иностранных книг и журналов | До минования надобности | |
| 300 | Переписка по справочноинформационному обслуживанию | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 301 | Планы экспозиций, схемы расположения материалов, описания выставок СИФов (методических кабинетов) | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 302 | Книги учета материалов СИФов (методических кабинетов) | До замены новыми | |
| 303 | Журналы учета консультаций при СИФах (методических кабинетах) | - | 3 г. | 3 г. | - | |
| 304 | Книги учета выдачи материалов СИФов (методических кабинетов) | - | 3 г. <1> | 3 г. <1> | - | <1> После заведения новой книги |
| 305 | Переписка с архивными организациями о создании и комплектовании научнометодических кабинетов | - | 1 г. | 1 г. | - | |
| 12.2. Работа научных библиотек | | | | | |
| 306 | Документы по комплектованию справочно-информационного и библиотечного фондов | - | 3 г. | 3 г. | - | |
| 307 | Акты проверки наличия книг | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 308 | Списки изъятой литературы | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 309 | Акты и списки литературы, полученной по книгообмену | 5 л. | 5 л. | 5 л. | - | |
| 310 | Документы по статистическому учету деятельности научнотехнических библиотек и движению библиотечного фонда | 5 л. | 5 л. | 5 л. | - | |
| 311 | Инвентарные книги учета фондов библиотеки | До ликвидации библиотеки | - | |
| 312 | Каталоги (систематические, алфавитные, предметные) | До ликвидации библиотеки | - | |
| 313 | Акты обследования состояния работы библиотек | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 314 | Акты на списание книг и журналов, акты инвентаризационной проверки библиотечных фондов | 2 г. <1> | 2 г. <1> | 2 г. <1> | - | <1> После проведения проверки библиотечного фонда |
| 315 | Библиографические указатели устаревших изданий | - | До ликвидации библиотеки | - | |
| 316 | Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступившую в библиотеки литературу | 2 г. <1> | 2 г. <1> | 2 г. <1> | - | <1> См. прим. к ст. 314 |
| 317 | Переписка по библиотечному обслуживанию | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 12.3. Вопросы издательства | | | | | |
| 318 | Планы и программы изданий с материалами к ним (проекты, отзывы, заключения и др.) | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 319 | Переписка об издании литературы по делопроизводству и архивному делу | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 320 | Протоколы заседаний редколлегий и редакционных совещаний | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 321 | Протоколы и стенограммы читательских конференций | - | - | 10 л. ЭПК | - | |
| 322 | Письма читателей | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 323 | Карточки на рукописи авторов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 324 | Паспорта изданий | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | - | |
| 325 | Планы и проспекты отдельных изданий | 5 л. | 5 л. | - | - | |
| 326 | Переписка о подготовке, ходе и выпуске изданий | 5 л. | 5 л. | - | - | |
| 327 | Авторские рукописи опубликованных работ | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | - | <1> Рукописи выдающихся ученых и известных общественнополитических деятелей - пост. |
| 328 | Авторские рукописи неопубликованных работ | 15 л. ЭПК <1> | 15 л. ЭПК <1> | 15 л. ЭПК <1> | - | <1> Отклоненные как непригодные в профессиональном отношении - 3 г. |
| 329 | Рецензии на авторские рукописи | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | - | <1> Рецензии на рукописи выдающихся лиц и на другие рукописи, оставленные на постоянное хранение, - пост. |
| 330 | Гранки и верстки с авторской правкой | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 3 г. | |
| 331 | Наборные экземпляры рукописей | - | До минования надобности | - | |
| 332 | Переписка с авторами о доработке, исправлении или непригодности рукописей | - | 5 л. ЭПК <1> | 5 л. ЭПК <1> | - | <1> См. прим. к ст. 327 |
| 333 | Разрешения на выпуск в свет изданий | - | - | 3 г. | 3 г. | |
| 334 | Переписка по вопросам оформления изданий | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | <1> После выхода издания в свет |
| 335 | Сигнальные номера книг и журналов | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 336 | Каталоги, списки и реестры выпущенных изданий | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 337 | Бронированный (архивный) экземпляр выпущенных изданий | - | Пост. | Пост. | - | |
| 338 | Книги записи получения и рассылки сигнальных и контрольных экземпляров | - | 1 г. | 1 г. | - | |
| 339 | Копии тематических списков, посланных в Книжную палату | - | - | 3 г. | - | |
| 340 | Заказы на выполнение типографских работ | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 341 | Книги регистрации заказов в типографии | - | - | - | 3 г. | |
| 342 | Вспомогательные рабочие материалы типографий (корректорские гранки, верстки, макеты корректур, расклейки и др.) | - | - | - | До минования надобности | |
| 343 | Оперативные редакционные графики и сведения о движении рукописей | - | - | 3 г. | - | |
| 344 | Графики подготовки изданий и прохождения корректур | - | - | 2 г. | - | |
| 345 | Договоры на издание, распространение и рассылку архивоведческой литературы | - | - | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 346 | Заявки на получение архивоведческой литературы | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 347 | Переписка по распределению печатных изданий и разнарядки на их рассылку | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 13. ВОПРОСЫ МЕХАНИЗАЦИИ И ТЕХНИЧЕСКОГО ОСНАЩЕНИЯ АРХИВОВ | | | | | |
| 348 | Документы о потребности архивных организаций страны в средствах технического оснащения | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | - | |
| 349 | Документы по изучению и распространению передового опыта отечественных и зарубежных архивных организаций по внедрению в архивное дело современных технических средств | Пост. | Пост. | - | - | |
| 350 | Предложения архивных организаций по внедрению в архивное дело новой техники | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 351 | Документы по разработке методических рекомендаций по техническому оснащению лабораторий микрофотокопирования различных мощностей | 10 л. ЭПК | - | 10 л. ЭПК <1> | - | <1> Во ВНИИДАДе |
| 352 | Документы по разработке принципов выбора и методов расчета технических средств для оснащения архивов | - | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК <1> | - | <1> Во ВНИИДАДе |
| 353 | Документы по организации разработок новых технических средств для оснащения архивов | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | - | |
| 354 | Документы по составлению каталога "Технические средства для архивных учреждений" | 10 л. ЭПК | - | 10 л. ЭПК <1> | - | <1> Во ВНИИДАДе |
| 355 | Заявки архивных организаций на оборудование, извещения о выделенных фондах и разнарядки на оборудование | 5 л. | 5 л. | 3 г. | 3 г. | |
| 356 | Документы по учету использования фондовых заявок и разнарядок на поставки технических средств | 3 г. | 3 г. | - | - | |
| 357 | Журналы учета заявленного и поставленного оборудования | До минования надобности | |
| 358 | Паспорта установленного оборудования (машин, аппаратов, приборов) и его технические характеристики | - | До списания с баланса | |
| 359 | Переписка о снабжении и ремонте оборудования | 5 л. | 5 л. | 3 г. | 3 г. | |
| 14. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ, РЕСТАВРАЦИЯ И МИКРОФОТОКОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ | | | | | |
| 360 | Справки, обзоры и другие документы по изучению и обобщению опыта работы архивных организаций по обеспечению сохранности документов | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. | |
| 361 | Переписка с архивными организациями по вопросам обеспечения сохранности документов | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 362 | Картотеки учета физического состояния документов и дел | - | - | До замены новыми | - | |
| 363 | Топографические указатели фондов в государственных архивах | - | - | Пост. | - | |
| 364 | Журналы регистрации температурно-влажностного режима в хранилищах государственных архивов | - | - | До замены новыми | - | |
| 365 | Договоры на проведение дегазации, дезинфекции, дезинсекции, дератизации и др. работ по обеспечению сохранности документов в государственных архивах | - | - | 3 г. <1> | - | <1> После истечения срока действия договора |
| 366 | Заказы государственных архивов на проведение работ по реставрации, фотокопированию и микрофотокопированию, переплету и брошюровке документов | - | 3 г. | Пост. | 3 г. | |
| 367 | Акты о выдаче дел во временное пользование | - | - | 3 г. <1> | - | <1> После возвращения дел |
| 368 | Книги учета выдачи дел во временное пользование и сотрудникам | - | - | 3 г. <1> | - | <1> После возвращения дел |
| 369 | Книги учета выдачи микрофотокопий в читальный зал | - | - | 3 г. <1> | - | <1> После возвращения микрофотокопий |
| 370 | Книги учета документов, полученных реставрационными мастерскими для копирования, переплета, брошюровки, реставрации и т.д. | - | - | - | 3 г. | |
| 371 | Акты проверки технического состояния негативов микрофотокопий | - | - | Пост. <1> | - | <1> В делах фондов микрофотокопий |
| 372 | Акты проверки наличия микрофотокопий | - | - | Пост. <1> | - | <1> В делах фондов микрофотокопий |
| 373 | Акты и справки проверки технического состояния кинодокументов | - | - | Пост. | - | |
| 374 | Акты проверки технического состояния кинодокументов, составляемые при выдаче их во временное пользование | - | - | 3 г. ЭПК | - | |
| 375 | Карточки учета технического состояния и качества звучания магнитных звукозаписей, оригиналов граммофонных записей | - | - | Пост. | - | |
| 376 | Книги учета технического состояния и фотографического качества фотонегативов | - | - | Пост. | - | |
| 377 | Книги поступлений микрофотокопий документов | - | - | Пост. | - | |
| 378 | Картотека учета негативов сфильмированных фондов | - | - | Пост. | - | |
| 379 | Журнал (картотека) ежедневного учета съемки | - | - | 5 л. | 5 л. | |
| 380 | Журнал учета съемки по заказу учреждений, организаций | - | - | 3 г. | 3 г. | |
| 381 | Книга учета заказов, сданных в лабораторию микрофотокопирования | - | - | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> После выполнения последнего заказа |
| 382 | Документы по технологии производства лабораторий | - | 10 л. <1> | - | 10 л. | <1> В лабораториях, входящих в состав архивных управлений (отделов) |
| 383 | Переписка по вопросам изготовления микрофильмов, фотоотпечатков, машинописных копий, реставрации документов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 384 | Документы по анализу выполнения производственных планов лабораторий | Пост. | - | - | 10 л. | |
| 385 | Нормы выработки и нормы расхода материалов по размножению, реставрации, консервации и копированию документов | До замены новыми | - | До замены новыми | |
| 386 | Документы по обобщению и распространению передового опыта работы по размножению, печати, реставрации, консервации и копированию документов ГАФ | Пост. | Пост. | - | 10 л. | |
| 15. ВОПРОСЫ ВНЕШНИХ СНОШЕНИЙ | | | | | |
| 387 | Доклады, стенограммы, переписка и другие документы об участии архивных организаций в международных съездах, конференциях, конгрессах | Пост. <1> | Пост. <1> | 10 л. | - | <1> По месту разработки докладов, сообщений |
| 388 | Планы сотрудничества с зарубежными архивными организациями: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | - | - | - | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | |
| 389 | Переписка по подготовке и реализации планов сотрудничества с зарубежными странами | 10 л. ЭПК | - | - | - | |
| 390 | Отчеты по загранкомандировкам | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 391 | Переписка по вопросам обмена опытом работы между советскими и иностранными архивными организациями | 10 л. ЭПК | - | 10 л. ЭПК | - | |
| 392 | Переписка по вопросам обмена делегациями и отдельными представителями между советскими и иностранными архивными учреждениями | 10 л. ЭПК | - | - | - | |
| 393 | Записи бесед с представителями архивных и других учреждений зарубежных стран | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 394 | Переписка по вопросам подготовки и проведения выставок документов архивов СССР за рубежом | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | - | |
| 395 | Переписка по вопросам выявления в зарубежных архивах документов по истории народов СССР и пополнения ГАФ СССР подлинниками или их копиями | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 396 | Переписка по вопросам допуска иностранных исследователей, исполнения тематических запросов и обмена копиями документов с архивными и другими научными организациями иностранных государств | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | - | |
| 397 | Переписка по вопросам получения иностранной архивоведческой литературы, международного книгообмена, организации перевода, публикаций обзоров, очерков, статей | 3 г. | - | - | - | |
| 398 | Переписка по вопросам оформления выезда в заграничные командировки | 10 л. ЭПК | - | - | - | |
| 399 | Переписка с иностранными архивными и другими научными организациями по протокольным вопросам (поздравления, благодарности и т.д.) | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | - | |
| 16. КАДРЫ | | | | | |
| 400 | Планы потребности в молодых специалистах, инженерно-технических работниках, рабочей силе | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 401 | Номенклатуры должностей, назначаемых и освобождаемых приказами архивных организаций: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| б) присланные для сведения | До минования надобности | - | |
| 402 | Переписка по вопросам комплектования, учета и распределения кадров | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 403 | Заявки на молодых специалистов, оканчивающих вузы и техникумы | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 404 | Документы о командировании специалистов по постановлениям правительственных органов; списки командированных | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 405 | Списки номенклатурных работников архивных организаций | Пост. | Пост. | Пост. | - | |
| 406 | Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв) | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | - | |
| 407 | Карточки персонального учета специалистов, имеющих высшее и среднее специальное образование | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> После увольнения специалиста; при отсутствии личных дел по месту работы специалиста - 75 л. |
| 408 | Списки работников, имеющих ученую степень, ученое звание | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 409 | Личные карточки по учету военнообязанных | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | <1> После увольнения специалиста |
| 410 | Переписка по вопросам учета военнообязанных | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 411 | Журналы проверок состояния учета военнообязанных и призывников | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> После окончания журнала |
| 412 | Книги учета бланков документов об отсрочке от призыва | 5 л. <1> | 5 л. <1> | 5 л. <1> | 5 л. <1> | <1> После окончания книги |
| 413 | Книги учета передачи бланков документов военнообязанных | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | <1> После окончания книги |
| 414 | Личные дела сотрудников архивных организаций | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В | |
| 415 | Книги учета и алфавиты личных дел | 75 л. | 75 л. | 75 л. | 75 л. | |
| 416 | Личные карточки на рабочих и служащих | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В ЭПК | 75 л.-В | |
| 417 | Трудовые книжки, подлинные личные документы | До востребования или не менее 50 лет после ухода с работы | |
| 418 | Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 л. | 75 л. | 75 л. | 75 л. | |
| 419 | Списки, анкеты, характеристики и справки о представлении работников к правительственным и ведомственным наградам | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. | |
| 420 | Переписка о представлении работников к правительственным и ведомственным наградам | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 421 | Списки лиц, наградные дела, характеристики и др. документы на награжденных правительственными наградами: | | | | | |
| 422 | а) орденами и медалями б) почетными грамотами Списки, анкеты, характеристики и справки о представлении к присвоению почетных званий (в том числе по отклоненным представлениям) | Пост. 50 л. ЭПК Пост. | Пост. 50 л. ЭПК Пост. | Пост. 50 л. ЭПК Пос. | 75 л. 50 л. 75 л. | |
| 423 | Учебные планы, программы, отчеты и справки об организации повышения квалификации сотрудников архивных организаций: | | | | | |
| 424 | а) по месту составления б) присланные для сведения Отчеты, справки о стажировке специалистов | 15 л. ЭПК 3 г. 3 г. | 15 л. ЭПК 3 г. 3 г. | 15 л. ЭПК 3 г. 3 г. | 10 л. 3 г. - | |
| 425 | Заявки, планы и переписка по вопросам аспирантуры | 10 л. | 10 л. | 10 л. | 5 л. | |
| 426 | Планы-графики, отчеты, списки, переписка по проведению производственной практики студентов в госархивах | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 427 | Списки, справки, анкеты, характеристики и переписка об установлении персональных и льготных пенсий | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 428 | Заявления, характеристики, справки, заключения врачей и переписка о назначении пенсий | 5 л. ЭПК | 5 л. | 5 л. | 5 л. | |
| 429 | Журнал регистрации заявлений и представлений к назначению государственных пенсий и выдачи пенсионных книжек | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 430 | Справки о наличии вакантных должностей | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 431 | Переписка по оформлению командировок, книги и списки (карточки) учета командированных: | | | | | |
| 432 | а) внутрисоюзных б) заграничных Книги учета выдачи удостоверений личности | 3 г. 5 л. <1> 3 г. | 3 г. 5 л. <1> 3 г. | 3 г. 5 л. <1> 3 г. | 3 г. - 3 г. | <1> После возвращения командированных из-за границы |
| 433 | Обходные листы выбывших сотрудников | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 434 | Акты о расходовании бланков почетных грамот Главархива СССР и ЦК профсоюза работников госучреждений | 3 г. | 3 г. | - | - | |
| 435 | Графики распределения отпусков, заявления, сводки и переписка по использованию отпусков сотрудников архивных организаций | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 17. ТРУД | | | | | |
| 436 | Групповые и индивидуальные обязательства, протоколы комиссий, совещаний и другие документы об организации социалистического соревнования в архивных организациях | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. ЭПК | 5 л. | |
| 437 | Сводки, справки, протоколы и другие документы об итогах социалистического соревнования | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 438 | Документы по вопросам научной организации и повышения производительности труда | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 439 | Переписка по вопросам организации труда сотрудников | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 440 | Утвержденные тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки и нормы расценок | Пост. | До замены новыми | |
| 441 | Переписка по составлению и изменению тарифно-квалификационных справочников | 3 г. | 3 г. | 3 г. | - | |
| 442 | Переписка по применению действующих тарифных сеток, ставок и норм расценок | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 443 | Положение об оплате труда рабочих и служащих | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 444 | Докладные записки, акты, справки по обследованию состояния техники безопасности, охраны труда | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 10 л. ЭПК | 5 л. | |
| 445 | Переписка по проведению профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 446 | Протоколы и решения комиссий по трудовым спорам и материалы к протоколам | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 18. СТРОИТЕЛЬСТВО И КАПИТАЛЬНЫЙ РЕМОНТ | | | | | |
| 447 | Переписка об использовании капиталовложений в строительстве | 3 г. | 3 г. | - | - | |
| 448 | Переписка по типовому и индивидуальному проектированию государственных архивов, лабораторий и других объектов | 10 л. | 10 л. | 10 л. | 5 л. | |
| 449 | Переписка по строительству, ремонту и реконструкции зданий государственных архивов СССР | До окончания строительства | |
| 450 | Титульные списки по капитальному строительству | 10 л. | 10 л. | - | - | |
| 451 | Переписка по составлению титульных списков | 3 г. | 3 г. | - | - | |
| 452 | Переписка по вопросам проектирования и капитального строительства зданий ведомственных архивов | До окончания строительства | |
| 19. АДМИНИСТРАТИВНО- ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ, ОХРАНА И ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА АРХИВНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ | | | | | |
| 19.1. Административнохозяйственные вопросы | | | | | |
| 453 | Акты и переписка о нарушении правил внутреннего распорядка сотрудниками и о привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении трудовой дисциплины | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 454 | Книги адресов и телефонов | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 455 | Табели о явке на работу и книги регистрации ухода сотрудников по служебным делам | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 456 | Книга регистрации посетителей приемной Главархива СССР | 3 г. | - | - | - | |
| 457 | Переписка по административным и хозяйственным вопросам | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 458 | Заявки на товаро-материальные ценности | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 5 л. | |
| 459 | Утвержденные правила внутреннего распорядка (подлинники) | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 460 | Книги и тетради оттисков и слепков печатей и штампов | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 461 | Акты об уничтожении печатей и штампов | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <1> | 3 г. <2> | <1> При отсутствии книг и тетрадей оттисков и слепков - пост. <2> То же - 10 л. |
| 462 | Переписка о выдаче пропусков в учреждения | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 463 | Книги регистрации постоянных и временных пропусков | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 464 | Планы поставок товароматериальных ценностей | 3 г. | 3 г. | - | - | |
| 465 | Планы перевозок грузов | 2 г. | 2 г. | - | - | |
| 466 | Материалы по эксплуатации и ремонту автотранспорта | 5 л. | 5 л. | - | - | |
| 19.2. Охрана и гражданская оборона архивных организаций | | | | | |
| 467 | Приказы, положения, инструкции по охране и гражданской обороне архивных организаций: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | - | - | |
| б) присланные для руководства и сведения | До замены новыми | |
| 468 | Акты, докладные записки, справки по гражданской обороне | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 3 г. | |
| 469 | Переписка по вопросам пожарной охраны и гражданской обороны | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 3 г. | |
| 20. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО АРХИВНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ | | | | | |
| 470 | Сводные номенклатуры дел архивных организаций: | | | | | |
| а) по месту составления | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 471 | б) присланные для сведения Утвержденные номенклатуры дел, структурных подразделений архивных организаций | До минования надобности До минования надобности | |
| 472 | Акты проверки состояния делопроизводства | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 473 | Акты о выделении к уничтожению документов и дел в делопроизводстве, переписка о приобретении и применении средств оргтехники в делопроизводстве | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 474 | Книги разносные, реестры и расписки в получении документов | 1 г. | 1 г. | 1 г. | 1 г. | |
| 475 | Журналы регистрации и регистрационные карточки входящих и исходящих документов | 3 г. ЭПК <1>, <2> | 3 г. ЭПК <1>, <2> | 3 г. ЭПК <1>, <2> | 3 г. | <1> Документы специального делопроизводства хранить не менее 10 л. <2> Принимаются на пост. хранение по согласованию с госархивом |
| 476 | Разнарядки на рассылку приказов, решений коллегий, планов, методических пособий и т.д. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 21. ВОПРОСЫ РАБОТЫ ПРОФСОЮЗНЫХ И ДРУГИХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ | | | | | |
| 21.1. Профсоюзные организации | | | | | |
| 477 | Протоколы отчетно-выборных собраний членов профорганизаций: | | | | | |
| а) первичных профорганизаций | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| б) профорганизаций отделов | До минования надобности | |
| 478 | Планы работы местных комитетов профсоюзных организаций: | | | | | |
| а) годовые б) квартальные | 5 л. 3 г. | 5 л. 3 г. | 5 л. 3 г. | 5 л. 3 г. | |
| 479 | Протоколы заседаний комиссий при местных комитетах профсоюзных организаций | Не менее 3-х лет | |
| 480 | Протоколы заседаний местного комитета профорганизации | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 481 | Отчеты и сведения о работе комиссий профсоюзной организации | 5 л. | 5 л. | 5 л. | 5 л. | |
| 482 | Ведомости об уплате членских взносов | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 483 | Учетные карточки членов профсоюзов | До снятия с учета | |
| 484 | Заявления членов профсоюза об оказании материальной помощи, предоставлении путевок в дома отдыха, пионерские лагеря и т.п. и решения по ним | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 485 | Списки прикрепленных к поликлиникам сотрудников | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 486 | Финансовые сметы и отчеты профорганизаций | Пост. <1> | Пост. <1> | Пост. <1> | 10 л. <1> | <1> Квартальные отчеты - 3 г. |
| 487 | Финансовые отчеты касс взаимопомощи: | | | | | |
| а) годовые б) квартальные | 10 л. 3 г. | 10 л. 3 г. | 10 л. 3 г. | 10 л. 3 г. | |
| 488 | Акты ревизий касс взаимопомощи | Не менее трех лет | |
| 489 | Протоколы заседаний правлений касс взаимопомощи | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 490 | Заявления о вступлении в члены кассы взаимопомощи | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 491 | Заявления членов касс взаимопомощи о выдаче ссуд | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 492 | Кассовые и инвентарные книги местного комитета профсоюзной организации и кассы взаимопомощи | 3 г. | 3 г. | 3 г. | 3 г. | |
| 21.2. Группы народного контроля и другие общественные организации (ДОСААФ, Красный Крест, Освод и др.) | | | | | |
| 493 | Протоколы, отчеты, акты проверок групп народного контроля | Пост. | Пост. | Пост. | 10 л. | |
| 494 | Протоколы, списки членов добровольных обществ, ведомости об уплате членских взносов | До минования надобности | |