Перечень документов Центрального статистического управления СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов

(утв. ЦСУ СССР 06.05.1985, Главархивом СССР 15.07.1985)

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ЦЕНТРАЛЬНОГО СТАТИСТИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ СССР И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Разработан:

Всесоюзным научно-исследовательским и проектно-технологическим институтом по механизации и автоматизации учета и отчетности в народном хозяйстве (ВНИПИучет ЦСУ СССР)

Центром по научной организации труда и управления ЦСУ СССР (ЦНОТиУ ЦСУ СССР)

Исполнители:

ЦНОТиУ ЦСУ СССР

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ЦСУ СССР И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Перечень документов ЦСУ СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов разработан в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), методическими указаниями, перечнями типовых документов со сроками хранения и перечнями документов, подлежащих государственному хранению, изданными Главархивом СССР.

1.2. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов и организации комплектования ГАФ СССР полноценными по содержанию и оптимальными по составу документами, образующимися в деятельности ЦСУ СССР, учреждений, организаций и предприятий <1> его системы.

<1> В дальнейшем вместо слов «ЦСУ СССР и учреждения, организации и предприятия его системы» и «учреждения, организации и предприятия системы ЦСУ СССР» употребляются соответственно слова «ЦСУ СССР и учреждения его системы» и «учреждения системы ЦСУ СССР».

1.3. Перечень является основным нормативным документом в системе ЦСУ СССР, определяющим сроки хранения всех категорий документов <2> при экспертизе их ценности, т.е. отборе их на постоянное или временное хранение и к уничтожению, а также при составлении номенклатур дел.

<2> В том числе секретных документов и документов с грифом «Для служебного пользования».

1.4. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для ЦСУ СССР и всех учреждений его системы, в том числе и общественных организаций.

1.5. Документы, для которых установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.

Документы долговременного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения подлежат хранению в архивах ЦСУ СССР и учреждений его системы, а по истечении установленных сроков хранения — уничтожению в установленном порядке.

1.6. Уничтожение документов до истечения сроков хранения, предусмотренных Перечнем, категорически запрещается и согласно Положению о ГАФ СССР влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

1.7. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по усмотрению руководства ЦСУ СССР или подведомственного учреждения (организации, предприятия) и предварительному заключению центральной экспертной комиссии (ЦЭК) ЦСУ СССР или экспертной комиссии (ЭК) соответствующего учреждения.

Сокращение сроков хранения, предусмотренных Перечнем, допускается только с разрешения ЦСУ СССР, согласованного с Главархивом СССР.

1.8. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности ЦСУ СССР и учреждений его системы в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания настоящего Перечня, вводятся в Перечень в виде дополнений и изменений в том же порядке, как и сам Перечень в целом.

1.9. Микрофильмирование документов, образующихся в деятельности ЦСУ СССР и учреждений его системы, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами. Запрещается уничтожать оригиналы (подлинники) документов, имеющих научно-историческое значение и подлежащих передаче на государственное хранение, даже в случае изготовления с них микрофильмов.

1.10. Формулировки большинства статей Перечня не предназначены в основном для использования их непосредственно в качестве заголовков дел при их заведении или составлении номенклатуры дел. Статьи Перечня сформулированы более обобщенно, чем заголовки дел, и могут относиться как к конкретным видам документов, так и к группам различных по наименованию видов документов, но взаимосвязанных по функциональной принадлежности. Например:

ст. 16. Приказы ЦСУ СССР и учреждений его системы.

ст. 308. Оправдательные документы (кассовые, мемориальные, банковские, по начислению заработной платы и др.), послужившие основанием для бухгалтерских записей.

Особенностью настоящего Перечня является то, что при формулировке статей разделов 2.1, 2.3, 2.4 в них не включались наименования конкретных тем статистических исследований и работ. Например:

ст. 1506. Статистические бюллетени о состоянии и развитии народного хозяйства (отраслей народного хозяйства) СССР (республики, края, области, района, города), составляемые органами государственной статистики, и приложения к ним.

При составлении заголовков конкретных дел из Перечня могут браться такие элементы (признаки), как наименования видов документов, наименования вопросов (видов) деятельности или функций, которые обязательно должны дополняться другими необходимыми элементами (автор, корреспондент, дата и т.д.) в соответствии с существующими требованиями, предъявляемыми к заголовкам дел.

2. СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ И ПРИНЦИПЫ ФОРМУЛИРОВКИ СТАТЕЙ

2.1 Перечень состоит из двух частей.

Первая часть — «Система управления ЦСУ СССР» — включает документы, отражающие функции управления системой ЦСУ СССР на всех уровнях. Эта часть состоит из 19 разделов и построена в соответствии с принятым в науке управления делением систем управления на подсистемы. Такое деление позволяет представить в рамках раздела комплекс документов, отражающий управленческие функции данной подсистемы.

Вторая часть Перечня включает документы, отражающие функции по методологии и организации статистических и экономических работ, руководству учетом и отчетностью в народном хозяйстве СССР, статистике экономического и социального развития СССР и статистике зарубежных стран. Эта часть состоит из четырех разделов.

Ряд разделов Перечня разбит на подразделы по более узким вопросам.

2.2. Статьи в разделах и подразделах Перечня расположены по степени важности выполняемых функций (вопросов, видов деятельности) и образующихся при этом видов документов, в их логической связи и последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1).

2.3. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по пяти звеньям (группам) учреждений, организаций и предприятий в соответствии с установленными в системе ЦСУ СССР уровнями управления и основными принципами комплектования государственных архивов СССР документами (графы 3 — 7).

В пятое звено (графа 7) включены учреждения, организации и предприятия ЦСУ СССР, документы от которых на государственное хранение не принимаются. Для документов этих учреждений, организаций и предприятий установлены временные сроки хранения.

2.4 Состав учреждений, организаций и предприятий в каждом звене следующий:

• первое звено: ЦСУ СССР; Всесоюзное объединение по информационно-вычислительному обслуживанию (Союзмашинформ) ЦСУ СССР; Главное управление подготовки и повышения квалификации работников учета (ГУПК) ЦСУ СССР; Главный вычислительный центр (ГВЦ) ЦСУ СССР;
• второе звено: ЦСУ союзных республик; республиканские вычислительные центры (РВЦ, ВЦКП республик); Всесоюзное производственно-техническое объединение по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники ЦСУ СССР («Союзсчеттехника»); республиканские объединения по информационно-вычислительному обслуживанию; главные управления вычислительных работ ЦСУ союзных республик; Научно-исследовательский институт статистики (НИИ ЦСУ СССР); Всесоюзный научно-исследовательский и проектно-технологический институт по механизации и автоматизации учета и отчетности в народном хозяйстве (ВНИПИучет ЦСУ СССР); управления подготовки и повышения квалификации работников учета (учебные комбинаты) союзных республик;
• третье звено: статистические управления АССР, краев, областей, автономных округов и городов; филиалы НИИ ЦСУ СССР и ВНИПИучет ЦСУ СССР; вычислительные центры (ВЦ, ВЦКП) статистических управлений АССР, краев, областей, автономных округов и городов; конструкторские бюро; производственные объединения;
• четвертое звено: районные (городские) инспектуры государственной статистики; районные (городские) информационно-вычислительные центры (станции) (Р(Г)ИВЦы; Р(Г)ИВСы); техникумы; профессионально-технические училища;
• пятое звено: предприятия по ремонту вычислительной техники, предприятия по производству технических носителей; машиносчетные станции (МСС); областные учебные комбинаты; бухгалтерские школы; школы механизированного учета; учебные пункты, полиграфические и ремонтно-строительные предприятия; мастерские; детские учреждения; санаторно-курортные учреждения и пансионаты; склады, базы; столовые; клубы; автохозяйства; подсобные хозяйства; садоводческие организации.

2.5. Для облегчения пользования Перечнем в нем предусмотрены: список сокращений, список специальных терминов и их определений, указатель видов документов.

2.6. Статьи Перечня сформулированы в соответствии с принципами и правилами, выработанными советским архивоведением.

2.7. В статьях Перечня (графа 2), как правило, указывается наименование видов (разновидностей) документов и, в обобщенном виде, их содержание. В необходимых случаях указывается автор документа (или корреспондент), подлинность или копийность документа, временные рамки документа и другие элементы. При объединении в одной статье различных видов документов по одному вопросу или одной функциональной принадлежности употребляется термин «документы».

2.8. Формулировки статей типовых документов, включенных в Перечень, соответствуют в основном формулировкам действующих перечней Главархива СССР и ведомственных перечней с учетом специфики деятельности учреждений, организаций и предприятий системы ЦСУ СССР.

2.9. При формулировке статей, отражающих вопросы методологии и организации статистических и экономических работ, статистики экономического и социального развития СССР и статистики зарубежных стран, в описательную часть не включались, как правило, наименования конкретных отраслей статистики и тем статистических исследований и работ.

При формулировке и систематизации указанных статей (разделы 2.1, 2.3, 2.4) применялись только те признаки (или элементы), которые являются достаточно стабильными по времени, устойчивы по отношению к изменениям, вызванным появлением новых объектов наблюдения, новыми задачами в соответствии с экономическим и социальным развитием страны и т.п., базируются на основных принципах статистической науки и практики и которые достаточны для определения научной и практической ценности статистической документации. Такими признаками являются:

• признак стадийности проведения статистического исследования;
• признак состава и содержания работ на соответствующих стадиях статистического исследования;
• признак организационной формы статистического наблюдения;
• признак вида (разновидности) статистического наблюдения;
• признак организационной формы статистической сводки;
• признак способа передачи статистической информации;
• признак периодичности представления и обработки статистической информации;
• признак разделения статистической информации на входящую, исходящую и внутреннюю;
• признак состава экономико-статистических работ, выполняемых органами государственной статистики;
• признак видов документов, образующихся в процессе статистических и экономических работ.

3. ПРИНЦИПЫ УСТАНОВЛЕНИЯ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПЕРЕЧНЕ

3.1. Сроки хранения документов, образующихся в деятельности ЦСУ СССР, учреждений, организаций и предприятий его системы, установлены на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов, выработанных советским архивоведением.

3.2. Сроки хранения типовых документов, включенных в Перечень, соответствуют в основном срокам хранения, установленным действующими перечнями Главархива СССР и ведомственными перечнями, с учетом специфики деятельности учреждений, организаций и предприятий системы ЦСУ СССР.

3.3. Сроки хранения документов, образующихся в процессе проведения статистических и экономических работ, установлены с учетом сущности, предмета и задач статистики.

3.4. Статистика изучает с количественной стороны качественное содержание массовых общественных явлений. Она исследует количественное выражение закономерностей общественного развития в конкретных условиях места и времени. Задача статистики состоит в выявлении типичных черт массовых явлений и процессов путем обобщения единичного и индивидуального, выраженного в количественной мере.

3.5. Данное определение позволило выделить в огромной массе статистической информации наиболее ценную часть, характеризующую основные закономерности, процессы и явления экономического и социального развития. Это — сводная статистическая и экономико-аналитическая информация. В связи с этим в Перечне установлены постоянные сроки хранения для: статистических сборников, справочников, ежегодников и бюллетеней, экономических докладов, обзоров и аналитических записок; предложений органов государственной статистики по вопросам экономического и социального развития страны; балансов всех видов (по ожидаемым и уточненным расчетам, т.е. плановых и отчетных балансов); таблиц (журналов, книг, тетрадей) динамических рядов; итоговых документов по проверке репрезентативности выборочных статистических наблюдений.

Известно, что статистические сборники, справочники, ежегодники и бюллетени, таблицы (журналы, книги, тетради) динамических рядов составляются на основе статистических данных, содержащихся в сводных статистических документах (сводных отчетах, таблицах, итоговых разработках), т.е. содержат дублетную информацию. Учитывая, однако, комплексный характер сборников, справочников, ежегодников, бюллетеней, динамических рядов, а также тот факт, что в них в концентрированном виде (удобном для пользователей) собраны важнейшие данные по различным аспектам экономического и социального развития СССР и зарубежных стран, для указанных документов установлен постоянный срок хранения. Следует также отметить, что значительная часть статистических бюллетеней составляется на основе данных срочной статистической отчетности, для которой в Перечне установлены временные сроки хранения.

3.6. При оценке отчетов, сводных таблиц, итоговых разработок, составленных органами государственной статистики, приняты во внимание такие свойства статистической документации, как дублетность и поглощенность.

Дублетность сводной статистической документации вызывается, во-первых, применением децентрализованной формы сводки статистических данных, а во-вторых, наличием большого количества потребителей статистической информации. При разработке Перечня учтена главным образом первая из указанных причин дублетности, т.к. вторая причина носит междуведомственный характер.

Известно, что при децентрализованной сводке результаты наблюдения сначала сводятся и разрабатываются в низовых органах системы, полученные итоговые документы передаются для последующей сводки и разработки в вышестоящие органы государственной статистики вплоть до ЦСУ СССР.

Следовательно, в промежуточных и высшем органах системы откладываются сводные статистические документы, присланные из подведомственных органов, а также сводные документы, составленные самим данным органом государственной статистики.

Информация, содержащаяся в присланных документах, перерабатывается для получения новых сводных данных на более высоком уровне. Поэтому в Перечне для сводных статистических документов, присланных в вышестоящий орган системы с целью дальнейшей сводки и разработки, установлены временные сроки хранения.

При централизованной сводке все документы наблюдения сосредоточиваются и обрабатываются в центральном статистическом органе, например, в ЦСУ СССР. В этом случае центральный орган, производивший сводку, может выслать подведомственным органам государственной статистики сводные документы. Перечень устанавливает, что если полученные от вышестоящего органа сводные статистические документы характеризуют состояние и развитие народного хозяйства соответствующего региона, то они должны храниться в составе фонда получателя (т.е. подведомственного органа) постоянно, а сводные документы, присланные для сведения, — временно.

При установлении сроков хранения сводных статистических документов в составе фондов органов государственной статистики — авторов этих документов, учитывалось вышеназванное свойство поглощенности статистической информации. Оно объясняется, во-первых, наличием двух способов передачи статистических данных — телеграфного и почтового, и, во-вторых, тем, что статистическая отчетность составляется и обрабатывается с различной периодичностью.

Срочная статистическая отчетность (как уже отмечалось) содержит минимум показателей, необходимых для контроля за выполнением плана и нужд оперативного управления в народном хозяйстве, а соответствующая почтовая отчетность гораздо богаче по содержанию. Поэтому в Перечне для сводных статистических документов, составляемых на основе данных срочной статистической отчетности, установлены временные сроки хранения, которые дифференцированы в зависимости от периодичности представления данных. Однако предусмотрено, что при отсутствии соответствующих сводных отчетов, сводных таблиц, итоговых разработок, составленных на основе почтовых отчетов, указанные документы хранятся постоянно.

Постоянный срок хранения установлен для сводных отчетов, сводных таблиц, итоговых разработок, составляемых органами государственной статистики на основе данных почтовой годовой и единовременной отчетности. Для сводных отчетов, сводных таблиц, итоговых разработок, составляемых на основе данных почтовой отчетности, составляемой с меньшей периодичностью, чем годовая, установлены временные сроки хранения.

Кроме сводных статистических документов, составляемых по данным почтовой статистической отчетности, Перечень устанавливает постоянные сроки хранения и для сводных документов статистических исследований, основанных на данных специально организованных статистических наблюдений (переписей, учетов, обследований бюджетов населения, регистрации цен на колхозных рынках и т.п.).

3.7. В Перечень включены итоговые документы по исчислению индексов, расчетам абсолютных, относительных и средних величин, характеризующих состояние и развитие народного хозяйства, а также итоговые документы по расчетам сводных данных для обеспечения их сопоставимости. Такие пересчеты проводятся органами государственной статистики при изменении методологии исчислений, изменении административно-территориального деления, цен и по некоторым другим причинам.

Перечень устанавливает, что если исчисления (пересчеты) проводились на основе данных специально организованных статистических наблюдений или почтовой статистической отчетности, то итоговые документы таких исчислений (пересчетов) хранятся постоянно. Итоговые документы исчислений (пересчетов) по данным срочной статистической отчетности хранятся временно.

3.8. Значительную группу составляют документы, образующиеся на второй стадии статистического исследования — при статистическом наблюдении. Это статистические отчеты, представляемые в органы государственной статистики министерствами, ведомствами, учреждениями, организациями, предприятиями, совхозами и колхозами, а также документы специально организованных статистических наблюдений.

Для отчетов министерств и ведомств (срочных и почтовых, в том числе и годовых) в Перечне установлены временные сроки хранения, которые дифференцированы в зависимости от периодичности их представления. Годовые и ежегодные отчеты будут приниматься на государственное хранение, как правило, в фондах организаций-авторов или фондах соответствующих вышестоящих органов по подчиненности. В составе фондов государственной статистики на постоянное хранение будут приниматься годовые отчеты министерств и ведомств, отчетность которых не централизована в органах госстатистики, а также учреждений, организаций, предприятий, совхозов и колхозов.

Известно, что результатом второй стадии любого специально организованного статистического исследования (независимо от его формы и вида) являются заполненные и оформленные в соответствии с инструкциями документы — переписные и опросные листы, анкеты и т.п. Каждый из этих документов содержит данные об единице совокупности — первичном элементе объекта статистического наблюдения.

Учитывая весьма высокий научный уровень проводимых органами государственной статистики статистических исследований, применение при сводке и разработке данных новейших средств вычислительной техники, в результате чего получаются богатые по содержанию и глубине разработки сводные статистические данные, первичные документы специально организованных статистических наблюдений должны, как правило, храниться временно. Принимая, однако, во внимание фактор непредсказуемости тем статистических исследований, окончательное решение вопроса о целесообразности приема на государственное хранение документов специально организованных статистических наблюдений в каждом конкретном случае должно будет приниматься архивными органами совместно с органами государственной статистики, о чем и сказано в Перечне.

3.9. В Перечень включена группа учетно-статистических документов. Это паспорта, регистры, карточки и картотеки предприятий, организаций, территорий и других объектов и другие аналогичные документы, ведущиеся в органах государственной статистики и содержащие по существу сводные динамические показатели о соответствующих объектах. Перечень устанавливает для них постоянный срок хранения.

3.10. Органы государственной статистики получают от организаций, предприятий, совхозов, колхозов и других объектов первичные учетные документы (ведомости, квитанции, реестры и т.п.), необходимые для проведения статистических и экономических работ. Для этих документов в Перечне установлен временный срок хранения.

Для промежуточных и вспомогательных документов, образующихся при проведении статистических и экономических работ, в Перечне предусмотрены временные сроки хранения.

3.11. Перечень устанавливает постоянный срок хранения для документов первой, организационно-методической, стадии статистических исследований (программ, инструкций, оргпланов, форм документов и т.п.). Эти документы важны как для самой статистической науки, так и для источниковедческого анализа статистической документации.

3.12. Сроки хранения статистической документации по статистике зарубежных стран установлены в основном в соответствии с принципами, выработанными для установления сроков хранения статистической документации по статистике экономического и социального развития СССР.

4. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕРЕЧНЯ, ОРГАНИЗАЦИЯ, ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Экспертиза ценности документов — это определение политического, научного, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях отбора их для хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и оформление ее результатов, составление описей дел, подготовка дел к последующему хранению, передача дел в архив учреждения и затем в государственный архив осуществляются в соответствии с требованиями Главархива СССР.

4.2. Экспертизе ценности должны подвергаться все документы, образующиеся в деятельности ЦСУ СССР и учреждений его системы.

4.3. Для организации и проведения работы по экспертизе на государственное хранение в ЦСУ СССР и в ЦСУ союзных республик создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Экспертиза ценности документов, их отбор для хранения и уничтожения в других учреждениях системы ЦСУ СССР осуществляются постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК).

ЦЭК и ЭК создаются и осуществляют свою деятельность в соответствии с положениями о них (приложения 1, 2).

4.4. Обязательным условием качественного отбора документов на хранение и уничтожение является наличие в учреждении номенклатуры дел, составленной в соответствии с существующими требованиями, внедрение ее в практику работы, распределение документов и группировку (формирование) их в дела в соответствии с номенклатурой.

4.5. Непосредственный отбор дел на хранение и уничтожение производится сотрудниками соответствующих подразделений и архива учреждения.

ЦЭК (ЭК) проверяют правильность проведенного отбора путем просмотра описей, актов и самих документов.

4.6. Установление научной и практической ценности документов производится путем изучения и просмотра самих документов, а также исторических справок, номенклатуры дел, карточек и других документов, а также данного Перечня.

4.7. Основной метод проведения экспертизы ценности документов — полистный просмотр соответствующих документов и дел.

Отбор документов на хранение и уничтожение только по заголовкам в описях, номенклатурах или обложках дел без проверки содержащихся в делах конкретных документов не допускается. Сроки хранения дел, состоящих из документов различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольшую ценность.

4.8. Для определения сроков хранения документов по Перечню необходимо отыскать раздел (подраздел), к которому относится данный документ (документы), а затем — соответствующую статью. При этом следует учитывать особенности построения Перечня, указанные в разделе 2 настоящих указаний.

Для отыскания нужного раздела (подраздела) Перечня рекомендуется пользоваться оглавлением, а для отыскания статьи - указателем видов документов. В указателе в алфавитном порядке перечислены виды документов (например: акты, договоры, планы, приказы, справки и т.д.) и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Для отыскания нужной статьи в указателе находят название вида документа и предмет его содержания, которые имеют ссылку на номера статей. Из числа приведенных статей выбираются те, которые совпадают с составом и содержанием документов соответствующего дела. Следует учитывать, что статьи Перечня сформулированы более обобщенно, чем заголовки конкретных дел и документов. Поэтому при отыскании необходимых статей в Перечне следует выбирать те, основные признаки которых совпадают с основными элементами заголовка. К числу таких признаков относятся: наименование вида документа, содержание документа, его автор, периодичность составления, подлинность и копийность и некоторые другие.

Например:

4.9. С особым вниманием должны быть просмотрены и изучены документы, для которых в Перечне вместе со сроками хранения проставлена отметка «ЭПК», т.к. некоторые из этих документов по своему содержанию могут иметь не только практическое значение, но и научную ценность и поэтому подлежат отбору на постоянное хранение.

4.10. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 1980 г., начинается с 1 января 1981 г.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы (проблемы, проекта).

4.11. Для документов по личному составу, которым в Перечне установлены сроки «50 л. ЭПК-В» или «75 л. ЭПК-В» исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности «50-В» или «75-В», где «В» — возраст данного лица к моменту окончания дела.

Например, личное дело служащего, если оно окончено делопроизводством, когда служащему было 30 лет, должно храниться в течение 45 лет (75 — 30 = 45).

4.12. При определении сроков хранения документов необходимо учитывать примечания, указанные в графе 8 Перечня: «при условии завершения ревизий», «после замены новыми», «при отсутствии годовых» и др.

4.13 Экспертиза ценности научно-технической документации производится в три этапа:

• выявление всех проблем (тем) научно-исследовательских работ и проектов, разработанных учреждением за соответствующий период. Наименования и другие сведения о выявленных проблемах (темах) и проектах записываются на карточки, которые затем комплектуются в картотеку;
• определение проблем (тем) и проектов, документация которых подлежит передаче на государственное хранение, и составление перечня этих проблем (тем) и проектов (приложения 6, 7);
• определение состава документации, подлежащей передаче на государственное хранение по каждой проблеме (теме) и проекту. При этом проводится изучение всего комплекса документации по каждой проблеме (теме) и проекту, включенному в перечень каталогов, картотек на документы и определяется документация, подлежащая постоянному хранению, временному хранению и выделению к уничтожению.

Примечание. Первый этап экспертизы ценности научно-технической документации проводится в случае отсутствия в учреждении (организации) научно-справочного аппарата (каталогов, картотек) к соответствующим документам.

4.14. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (приложения 9, 10).

Акты составляются в двух экземплярах, рассматриваются ЦЭК (ЭК), подписываются ее председателем и членами и утверждаются руководством учреждения (организации, предприятия). Один экземпляр акта на уничтожение научно-технической документации представляется на рассмотрение ЭПК соответствующего государственного архива (одновременно с описями на дела постоянного хранения или перечнями проблем (тем) и проектов). Самостоятельно, без согласования с государственным архивом, по миновании надобности уничтожаются копии научно-технических документов (при наличии подлинников), а также копии проектно-сметных документов, полученных от сторонних организаций.

Уничтожение включенных в акт документов и дел за определенные годы производится только после того, как описи дел постоянного хранения за те же годы утверждены ЭПК государственного архива.

4.15. Учреждения, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, уничтожают свои документы с истекшими сроками хранения по актам, утвержденным руководителями этих учреждений без согласования с государственным архивом.

4.16. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

5. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ НА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

5.1. На дела постоянного и долговременного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

5.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения и дела по личному составу. Описи составляются по формам, указанным в приложениях 3, 4, 5, 6.

К каждой описи на дела постоянного хранения составляются:

• титульный лист;
• перечень переименований учреждения (организации, предприятия) и изменений его подчиненности (при значительном количестве переименований);
• оглавление;
• список сокращенных слов;
• предисловие;
• указатели — именные, авторские, тематические и др. (при необходимости);
• заверительный лист.

5.3. Номера описям присваиваются по согласованию с соответствующим государственным архивом.

5.4. Опись ведется по единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с соответствующим государственным архивом.

5.5. Описи на дела постоянного хранения и на дела по личному составу составляются в четырех экземплярах, заверяются руководителем службы делопроизводства, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК), подписываются ее председателем и согласовываются с руководителем учреждения.

5.6. Описи на дела постоянного хранения представляются на утверждение ЭПК соответствующего государственного архива в двух экземплярах (на научно-техническую документацию в четырех экземплярах).

Одновременно с описями на дела постоянного хранения на рассмотрение ЭПК представляются:

• копия протокола заседания ЦЭК (ЭК);
• историческая справка о фондообразователе и его фонде (при первичном представлении документации на ЭПК). При последующих представлениях составляется дополнение к исторической справке. Историческая справка (дополнение к исторической справке) составляется на бланке учреждения и подписывается председателем и членами ЦЭК (ЭК).

5.7. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения должен быть представлен на утверждение ЭПК государственного архива не позднее, чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. В учреждениях, в деятельности которых образуется не более 20 дел постоянного хранения в год, могут составляться разделы описи, включающие дела за два-три года.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описей ЦСУ СССР и учреждения его системы обязаны в установленные Положением о ГАФ СССР сроки сдать дела в соответствующие государственные архивы.

5.8. Описи на дела по личному составу представляются на согласование ЭПК соответствующего государственного архива.

5.9. Описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения составляются в двух экземплярах, оформляются аналогично описям на дела постоянного хранения, но на утверждение (согласование) ЭПК государственного архива не представляются.

5.10. На дела временного (менее 10 лет) хранения описи не составляются; учет дел временного хранения ведется по номенклатуре.

5.11. В учреждениях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, описи на дела долговременного хранения и по личному составу утверждаются их руководителями.

5.12. Все дела, включенные в описи, должны быть оформлены в соответствии с существующими требованиями.

5.13. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов, применения настоящего Перечня и подготовки документов к дальнейшему хранению и использованию осуществляют ЦСУ СССР, Главархив СССР, ЦГАНХ СССР, ЦГАНТД СССР и соответствующие республиканские и местные архивные учреждения.

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

АБД — Автоматизированный банк данных

АСГС — Автоматизированная система государственной статистики

АСПР — Автоматизированная система плановых расчетов

АСУ — Автоматизированная система управления

ВНИПИучет ЦСУ СССР — Всесоюзный научно-исследовательский и проектно-технологический институт по механизации и автоматизации учета и отчетности в народном хозяйстве

ВОИР — Всесоюзное общество изобретателей и рационализаторов

В/О «Союзмашинформ» — Всесоюзное объединение по информационно-вычислительному обслуживанию ЦСУ СССР

В/О «Союзсчеттехника» — Всесоюзное производственно-техническое объединение по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники ЦСУ СССР

ВЦ — Вычислительный центр

ВЦКП — Вычислительный центр коллективного пользования

ГАФ СССР — Государственный архивный фонд СССР

г. — год

ГВЦ ЦСУ СССР — Главный вычислительный центр ЦСУ СССР

ГОСТ — Государственный стандарт

ГУПК ЦСУ СССР — Главное управление подготовки и повышения квалификации работников учета ЦСУ СССР

ДСО — Добровольное спортивное общество

КС ВЭП и КР — Комплексная система высокой эффективности производства и качества работ

КСУКП — Комплексная система управления качеством продукции

л. — лет

мес. — месяц

МСС — Машиносчетная станция

НИИ ЦСУ СССР — Научно-исследовательский институт статистики

НТО — Научно-техническое общество

ОВЦ — Областной вычислительный центр

ООН — Организация объединенных наций

ОСТ — отраслевой стандарт

ОТК — отдел технического контроля

пост. — постоянно

прим. — примечание

ПТУ — Профессионально-техническое училище

РВЦ — Республиканский вычислительный центр

Р(Г)ИВС — Районная (городская) информационно-вычислительная станция

Р(Г)ИВЦ — Районный (городской) информационно-вычислительный центр

РСТ — Республиканский стандарт

см. - смотри

СПКТБ — Специальное проектное конструкторско-технологическое бюро В/О «Союзсчеттехника»

ст. — статья

СТП — Стандарт предприятия

СЭВ — Совет экономической взаимопомощи

УПК — Управление подготовки и повышения квалификации работников учета ЦСУ союзной республики

УК — Учебный комбинат

ФКМП — Фабрика копировально-множительной печати

ФАП — Фонд алгоритмов и программ

ЦБ — Централизованная бухгалтерия

ЦГАНТД СССР — Центральный государственный архив научно-технической документации СССР

ЦГАНХ СССР — Центральный государственный архив народного хозяйства СССР

ЦЭК — Центральная экспертная комиссия

ЦЭПК Главархива СССР — Центральная экспертно-проверочная комиссия Главного архивного управления СССР

ЭВМ — Электронно-вычислительная машина

ЭК — Экспертная комиссия

ЭПК — Экспертно-проверочная комиссия

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ТЕРМИНЫ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ЦСУ СССР И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ