ОСТ 55-7.4-84. Отраслевой стандарт. Отраслевая система научно-технической информации в области документоведения и архивного дела. Доклад о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и производства, применимых в области документоведения и архивного дела. Порядок подготовки и представления
(утв. и введен в действие Приказом Главархива СССР от 26.07.1984 № 229)
Внимание
Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Росархива от 05.11.2024 № 128. С 01.07.2003 в связи с вступлением в силу Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ отраслевые стандарты не относятся к нормативным документам по стандартизации. До вступления в силу технических регламентов акты федеральных органов исполнительной власти в сфере технического регулирования (в том числе стандарты отраслей) носят рекомендательный характер и подлежат обязательному исполнению только в части, соответствующей целям и условиям, указанным в п. 1 ст. 46 названного закона, за исключением случаев, предусмотренных ст. 5. С 01.07.2016 виды документов по стандартизации установлены ст. 14 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ. Документ введен в действие с 1 января 1985 года.
от 26 июля 1984 г. № 229
ОТРАСЛЕВАЯ СИСТЕМА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ДОКЛАД О НАИБОЛЕЕ ВАЖНЫХ ОТЕЧЕСТВЕННЫХ И ЗАРУБЕЖНЫХ ДОСТИЖЕНИЯХ НАУКИ, ТЕХНИКИ И ПРОИЗВОДСТВА, ПРИМЕНИМЫХ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 26.07.84 № 229 срок введения установлен
с 1 января 1985 года
Утвержден и введен в действие Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 26.07.84 № 229.
Согласован: Главархив СССР, ВИНИТИ, ВНТИЦентр.
Отраслевой стандарт устанавливает порядок подготовки и представления ежегодных докладов о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и производства, применимых в области документоведения и архивного дела (далее — доклада), требования к отбору материалов, изложению, оформлению, представлению сведений об их использовании.
1. Общие положения
1.1. Определение и назначение доклада — по ГОСТ 7.38-82 (п. 1.1 — 1.2).
1.2. Отнесение достижений в области науки, техники и производства (далее — достижений) к наиболее важным — по ГОСТ 7.38-82 (п. 1.4).
1.3. Критериями оценки важности достижения являются новизна, прогрессивность и эффективность его внедрения.
1.4 Подготовка и представление доклада и использование содержащихся в нем предложений включает стадии:
- подготовки материалов для включения в доклад;
- обобщения материалов, представленных для включения в доклад;
- сбора и обобщения сведений об использовании в отрасли материалов доклада.
1.5. Подготовка доклада осуществляется на основе технического задания, утверждаемого Главархивом СССР и направляемого ответственному исполнителю — Отраслевому центру НТИ по документоведению и архивному делу (ОЦНТИ Главархива СССР).
1.6. Работы по подготовке доклада включаются как самостоятельная тема в план научно-исследовательских работ головного разработчика (ОЦНТИ Главархива СССР) и планы всех соразработчиков.
2. Подготовка материалов для включения в доклад
2.1 ОЦНТИ Главархива СССР в соответствии с техническим заданием:
- привлекает в качестве соразработчиков учреждения отрасли, осуществляющие научно-исследовательскую работу по проблемам документоведения и архивного дела, с учетом профиля данного учреждения;
- определяет для каждого соразработчика конкретное задание (с учетом проблематики проводимых им научно-исследовательских работ);
- составляет сводный тематический план подготовки доклада с указанием проблем, ответственных исполнителей по анализу и отбору научно-технических достижений применительно к этим проблемам и срока представления материалов. Сводный план согласовывается с отделом научно-исследовательской и методической работы Главархива СССР.
2.2. Подразделение учреждений отрасли, участвующих в подготовке доклада, в соответствии с техническим заданием и тематическим планом осуществляет в течение года отбор из всей текущей информации сведений о достижениях за этот год (и за предыдущие, если они не была включены ранее в доклад). При этом особое внимание следует уделять изучению источников, содержащих сведения о ведущихся и законченных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (отчетов по НИР и ОКР, нормативных и научно-методических документов, материалов научно-технической информации, научной литературы).
2.3. Запросы на материалы, необходимые для подготовки доклада, направляются в СИФ служб НТИ архивных учреждений с пометкой «Для подготовки ежегодного доклада». Такие запросы службы НТИ должны выполнять вне очереди.
Поиск необходимых данных проводится и в других отраслевых или всесоюзных справочно-информационных фондах при содействии служб НТИ отрасли.
2.4. На основании предварительно выявленных специалистами научного подразделения материалов осуществляется отбор сведений о достижениях, которые могут быть использованы в отрасли.
2.5. Отобранные сведения оформляются в виде самостоятельного раздела или подраздела ежегодного доклада. Объем материала определяется характером, значимостью и актуальностью достижений, отобранных для включения в доклад.
2.6. Подготовленные научным подразделением учреждения отрасли тематические разделы (подразделы) для доклада, с выверенными источниками, напечатанные по установленной форме (Приложение 1), подписанные сотрудниками, ответственными за их подготовку, и руководителем подразделения, в установленные сроки с сопроводительным письмом за подписью руководителя учреждения направляются в 2-х экземплярах:
архивными учреждениями союзных республик — в РСНТИ;
ЦГА СССР, подразделениями ВНИИДАД, НИЦТД СССР и РСНТИ — в ОЦНТИ Главархива СССР.
В случае, если тематический раздел (подраздел) не полностью отвечает установленным требованиям, ОЦНТИ Главархива СССР возвращает его на доработку.
3. Требования к содержанию и построению тематических разделов (подразделов), представляемых для включения в доклад
3.1 Содержание тематического раздела (подраздела) строится на:
- анализе отобранных источников (п. 2.2);
- четкой формулировке сущности конкретных достижений;
- достаточно полной характеристике показателей (п. 1.3), необходимых для принятия решений об использовании отобранных достижений в отрасли.
3.2. Описание каждого достижения должно включать формулировку сущности, характеристику (технико-экономические данные) достижения с цифровой ссылкой на источник информации и предложения о путях его использования. Полный список источников, пронумерованных в алфавитном порядке, прилагается к разделу (подразделу) доклада. Библиографическое описание источника должно отвечать требованиям ГОСТ 7.1-76, ГОСТ 7.12-77.
При оформлении иллюстративного материала, формул, таблиц следует руководствоваться ГОСТ 7.32-81.
3.3. Основное содержание тематического раздела (подраздела) доклада должно представляться в виде формализованных описаний наиболее важных научно-технических достижений.
3.4 Формализованное описание строится по следующей схеме:
-
Сущность достижения. Основные показатели: обоснование к использованию. Ссылка на источники.
-
Предложения по использованию в отрасли (с их сквозной нумерацией).
Примеры формализованного описания достижений, отнесенных к определенным разделам доклада, с алфавитным перечнем использованных источников приведены в Приложении 1.
4. Обобщение материалов, представленных для включения в доклад
4.1 На стадии обобщения материалов, представленных для включения в доклад, отрабатывается:
- общая концепция доклада;
- единство тематического содержания и его направленности;
- соподчиненность и соотношение объемов разделов (подразделов);
- рабочая структура доклада;
- введение;
- сводный перечень источников;
- перечень составителей доклада;
- первая редакция доклада;
- сквозная нумерация предложений по использованию достижений.
4.2. При отработке общей концепции и единства тематического содержания и направленности доклада ОЦНТИ Главархива СССР совместно с кураторами научных направлений отрасли осуществляют:
- анализ, экспертную оценку и окончательный отбор достижений;
- уточнение перспективных направлений и возникающих тенденций в решении актуальных проблем документоведения и архивного дела;
- проверку соответствия содержания представленных разделов (подразделов) установленным требованиям (пп. 3.1 - 3.4);
- выборочную проверку источников, обобщение всего материала, общую компоновку доклада и его научное апробирование;
- окончательную редакцию текста доклада.
4.3. Оформление доклада — по ГОСТ 7.38-82. На титульном листе к докладу указывается, за какой год в нем обобщены достижения (Приложение 2).
4.4. Окончательно оформленный доклад (1-й экз.) в установленные сроки представляется в Главархив СССР для решения вопроса о его рассылке по утвержденному списку.
5. Сбор и обобщение сведений об использовании в отрасли предложений доклада
5.1. Учреждения отрасли, которым направляется доклад, представляют в централизованном порядке сведения об использовании предложений доклада при планировании, в ходе исследований и разработок, а также в процессе проведения научно-методических и практических работ.
5.2. Архивные учреждения союзных республик направляют сведения об использовании предложений доклада республиканским органам научно-технической информации (РСНТИ) для обобщения и последующего направления в ОЦНТИ Главархива СССР.
5.3. ЦГА СССР, научные подразделения ВНИИДАД, НИЦТД СССР направляют сведения об использовании предложений доклада непосредственно в ОЦНТИ Главархива СССР.
5.4. Сведения об использовании предложений доклада (в 2-х экземплярах) представляются в ОЦНТИ Главархива СССР по единой форме (Приложение 3).
5.5. ОЦНТИ Главархива СССР обобщает сведения, представляемые учреждениями отрасли, и составляет сводные данные об использовании предложений доклада за предшествующий год, которые направляются в Главархив СССР, ГКНТ, Госплан СССР и ВНТИЦентр.
ОТНЕСЕННЫХ К ОПРЕДЕЛЕННЫМ РАЗДЕЛАМ ДОКЛАДА
и теоретических проблем документоведения и архивного дела
| Решаемая проблема | Сущность достижения. Основные показатели; обоснование к использованию. Ссылка на источники | Предложения по использованию в отрасли |
|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 |
| Анализ архивного дела как системы | Системный анализ и построение модели архивного дела в Чехословакии. Разработаны структурные схемы архивного дела: организационная структура архивной системы; функциональная структура архивной системы; взаимосвязь архивной системы с источниками комплектования и потребителями ретроспективной документной информации. Обосновываются принципы и пути применения системного анализа в архивоведении (141) | 1. Рекомендуется использовать в процессе системного анализа организации и функционирования государственной архивной службы СССР |
проблемы документоведения
| 1 | 2 | 3 |
|---|---|---|
| Усовершенствование процесса документационного обеспечения управления | Разработан и внедрен технорабочий проект совершенствования системы документационного обслуживания в аппарате капитального строительства Ленгорисполкома. Осуществлена правовая регламентация деятельности аппарата ГлавУКСа Ленгорисполкома на основе системно-структурного анализа. Обеспечена преемственность функций органов управления по вертикали и их разграничения по горизонтали. Разработаны обоснованные положения о структурных подразделениях ГлавУКСа и должностные инструкции сотрудников аппарата управления. Технорабочий проект включает следующие разделы: регламентация основных управленческих функций; совершенствование системы делопроизводства; унификация организационно-распорядительной документации; совершенствование копировально-множительных и машинописных работ; составление номенклатур и формирование дел; рационализация справочно-информационной работы (96) | 11. Рекомендуется использовать при разработке типовой системы документационного обеспечения управления; совершенствовании системы делопроизводства; оказании методической помощи учреждениям в совершенствовании делопроизводственной деятельности |
основ научной организации труда в государственных архивах
| 1 | 2 | 3 |
|---|---|---|
| Усовершенствование организации труда в архивах | Методические рекомендации по составлению целевой комплексной программы повышения эффективности использования трудовых ресурсов в народнохозяйственных комплексах г. Москвы. Определены направления, порядок, сроки и методические положения разработки целевой комплексной программы повышения эффективности труда и использования трудовых ресурсов (72) | 21. Рекомендуется использовать для составления целевой комплексной программы повышения эффективности труда и использования трудовых ресурсов в учреждениях системы Главархива СССР |
72. Методические и организационные положения и рекомендации по составлению целевой комплексной программы повышения эффективности труда и экономного использования рабочей силы в народном хозяйстве города Москвы на 1981 — 1985 гг. М., 1980.
96. Регламентация основных управленческих функций. Совершенствование системы документального обслуживания в аппарате Главного управления капитального строительства Ленгорисполкома. Научно-техническое ПО «Ленсистемотехника» (Отчет, 100 с.), 1981 г. ВНТИЦентр, № гос. регистрации Б948901.
141. Fiala T. Archivnictvi jako system. — Archivni casopis, <...>, 1981, № 1, s. 6 — 19.
____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Главное архивное управление │
│ при Совете Министров СССР │
│ __________ │
│ │
│ Отраслевой центр научно-технической информации │
│ по документоведению и архивному делу │
│ _____________________________________________________________ │
│ │
│ ДОКЛАД │
│ о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях │
│ науки, техники и производства, применимых в области │
│ документоведения и архивного дела │
│ │
│ за __________ г. │
│ │
│ Зав. ОЦНТИ Главархива СССР ___________________ ___________________ │
│ подпись, дата расшифровка │
│ │
│ Москва │
│ год │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
СВЕДЕНИЯ об использовании предложений доклада о достижениях за __________ г.
____________________________________________________
(Наименование учреждения)
| № предложения | Наименование и пункт документа, предусматривающего реализацию предложения | Конкретные виды проведенных работ, фактический или предполагаемый результат |
|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 |