Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию

(утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 06.10.1969 № 398)

Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию предназначаются для нормирования работ в сфере делопроизводственного обслуживания, наиболее рациональной расстановки работников, выполняющих эти работы, а также для определения их численности.

Типовые нормы времени на указанные работы утверждены Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы постановлением от 6 октября 1969 г. № 398 в качестве временных.

Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию разработаны Центральным бюро нормативов по труду при НИИ труда Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы с участием предприятий министерств: автомобильной, станкостроительной и инструментальной, электротехнической, химической, лесной и деревообрабатывающей, целлюлозно-бумажной, пищевой промышленности, машиностроения для легкой и пищевой промышленности и бытовых приборов, тракторного и сельскохозяйственного машиностроения, промышленности строительных материалов, цветной металлургии, связи, путей сообщения, морского флота и рыбного хозяйства.

ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1. Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию рекомендуются для применения на производственных предприятиях всех отраслей народного хозяйства.

2. Сборник содержит нормы времени на экспедиторские, канцелярские и архивные работы.

3. Типовые нормы времени разработаны на базе фотохронометражных наблюдений, проведенных на предприятиях, а также материалов изучения существующей организации труда и передового опыта работников делопроизводства.

При разработке норм были также использованы:

• Нормативные материалы, действующие в отдельных организациях;
• Квалификационный справочник должностей служащих (часть I, «Должности служащих, общие для предприятий и учреждений»);
• Методические указания «Нормирование труда ИТР и служащих» (М., НИИ труда, 1969);
• Методические указания «Научная организация труда ИТР и служащих» (М., НИИ труда, 1968);
• Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, одобренные научным Советом Главного архивного управления при Совете Министров СССР 28 апреля 1963 г.

4. Типовыми нормами времени учтено время на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности.

Расчет норм времени на отдельные операции по делопроизводственному обслуживанию произведен по формуле:

\text{Н}_{\text{вр}} = \text{Т}_{\text{оп}}(1 + \frac{\text{к}}{100}),

к — сумма времени на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени.

При расчете норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию значение к принято в размере 8%.

5. В настоящем сборнике приняты регистрационно-учетные формы, предусмотренные «Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», а также формы, применяемые на передовых предприятиях (см. приложение 1).

6. Приведенные в сборнике пределы числовых значений количества листов, единиц хранения, в которых указано «до», следует понимать включительно.

7. До введения типовых норм времени необходимо привести организационно-технические условия работы исполнителей (организация труда, оснащенность оргтехникой и т.д.) в соответствие с запроектированными в настоящем сборнике и осуществить инструктаж исполнителей.

8. При внедрении в делопроизводственное обслуживание на предприятиях более совершенной, чем это предусмотрено в типовых нормах, организации труда следует разрабатывать местные нормы, соответствующие более высокой производительности труда.

9. Наименования должностей исполнителей и выполняемые ими работы указаны в соответствии с «Квалификационным справочником должностей служащих (часть I, „Должности служащих, общие для предприятий и учреждений“).»

10. Выполнение работ исполнителями не тех квалификаций и должностных наименований, которые указаны в квалификационном справочнике, не может служить основанием для каких-либо изменений типовых норм.

11. На предприятиях с небольшим документооборотом выполнение отдельных работ, закрепленных настоящим сборником за определенными исполнителями, может быть поручено работнику другого должностного наименования, например, прием и отправка корреспонденции могут выполняться экспедитором или секретарем-машинисткой.

Там же допускается рациональное объединение отдельных операций, предусмотренных для разных исполнителей, с целью выполнения их одним работником.

12. При расчете численности делопроизводственных работников к трудоемкости нормируемых работ прибавляется время, необходимое для выполнения не предусмотренных настоящим сборником работ, которое устанавливается на основе фотохронометражных наблюдений. В этом случае явочная численность работников, необходимых для выполнения всех работ, связанных с делопроизводственным обслуживанием на предприятии, определяется по формуле:

\text{ЧС}_{\text{яв}} = \frac{\text{Т}_{1} + \text{Т}_{2}}{\text{Ф}_{\text{рв}}} ,(2)

где ЧСяв — явочная численность работников;

Т1 — трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по настоящим нормам на объем выполненных работ в квартал, год;

Т2 — затраты времени на работы, не предусмотренные сборником за расчетный период;

Фрв — фонд рабочего времени одного работника в квартал, год.

В необходимых случаях списочная численность работников определяется по формуле:

где ЧСсп — списочное число работников;

ЧСяв — явочное число работников;

Ксп — коэффициент списочного состава.

Коэффициент списочного состава является частным от деления номинального фонда рабочего времени на фактическое число рабочих дней по плановому балансу рабочего времени. Он определяется по формуле:

\text{К}_{\text{сп}} = \frac{\text{Ф}_{\text{н}}}{\text{Ф}_{\text{н}} - \text{А}} ,(4)

где Фн — номинальный фонд рабочего времени;

А — количество нерабочих дней в году, приходящихся на одного работника.

Количество нерабочих дней в году определяется по формуле:

А = О + Р + Б + Г + МЛ, (5)

где О — число дней отпуска очередного и дополнительного;

Р — число дней отпуска в связи с беременностью и родами (по данным за истекший год);

Б — число дней болезни (по данным за истекший год с учетом мероприятий по оздоровлению условий труда);

Г — число дней выполнения государственных и общественных обязанностей (по данным за истекший год);

ПРИМЕР ОПРЕДЕЛЕНИЯ СПИСОЧНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ

Условия: ЧСяв = 8; Фн = 260; О = 18; Р = 0; Б = 5; Г = 0,6; МЛ = 0; т.е. — число нерабочих дней (А) составит 23,6.

При этих условиях коэффициент списочного состава будет равен:

\text{К}_{\text{сп}} = \frac{\text{Ф}_{\text{н}}}{\text{Ф}_{\text{н}} - \text{А}} = \frac{260}{260 - 23,6} = 1,10.

Тогда списочная численность работников, рассчитанная по формуле (1) составит ЧСсп = 8 x 1,10 = 8,8 (с округлением 9 чел.).

Организация труда

В настоящем разделе сборника изложены основные вопросы организации труда работников делопроизводственного обслуживания: экспедитора, делопроизводителя, секретаря-стенографистки, секретаря-машинистки, заведующего архивом, архивариуса.

Деятельность указанных работников регламентируется действующей на предприятии инструкцией по делопроизводству и «Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР».

Система делопроизводства должна быть основана на соблюдении следующих основных организационных принципов:

- вся поступающая (входящая) и отправляемая (исходящая) корреспонденция принимается в одном месте;

- обеспечивается однократная регистрация корреспонденций, преимущественно на контрольно-учетных карточках; при незначительном документообороте допускается журнальная форма регистрации корреспонденции;

- регистрируются только те документы, которые по своему характеру требуют решения; перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется предприятием в его инструкции по ведению делопроизводства;

- корреспонденция передается по назначению без расписки в получении, но с отметкой в регистрационной форме (карточек или журнале) кому передан документ;

- распорядительная документация (приказы, распоряжения и т.д.) направляется в структурные подразделения предприятия по списку рассылки, отпечатанному типографским способом или на множительных аппаратах (готовому бланку);

- корреспонденция доставляется в отделы и цехи предприятия и обратно в канцелярию кольцевой курьерской связью, а при большой территории — рейсами автомобилей внутризаводской связи;

- документы постоянным корреспондентам отправляются в конвертах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.

Рабочее место работника службы делопроизводства целесообразно оборудовать однотумбовым рабочим столом с приставкой и подъемно-поворотным стулом. На поверхности стола и приставки размещаются необходимые средства оргтехники. В ящиках рабочего стола и приставки размещаются писчая и копировальная бумага, бланки, папки для подвесного хранения документов, канцелярские принадлежности, различные справочные материалы и т.д.

Работники службы делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами (инструкция по ведению делопроизводства, различные справочники по действующему законодательству, справочники по административно-территориальному делению СССР, орфографический и терминологический словари, краткий справочник по написанию отдельных наименований, слов, списки работников данного предприятия и подчиненных ему подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитные книжки адресов и телефонов работников, которые связаны с деятельностью данного предприятия, картотечные указатели к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другие).

Процессы труда работников делопроизводства по приему, регистрации, распределению, обработке, оформлению и отправке документов должны быть максимально механизированы с использованием средств документационной техники.

Применяемая для оснащения рабочих мест делопроизводственных работников мебель и средства оргтехники с их характеристиками приведены в приложении 2. Типы или модели их могут заменяться, но номенклатура должна быть сохранена.

Ниже приводится организация труда исполнителей, занятых выполнением отдельных видов работ по делопроизводственному обслуживанию.

1. Экспедиторские работы. Нормами охвачены следующие операции по приему и отправке корреспонденции: прием входящей корреспонденции, вскрытие конвертов, датировка, сортировка и доставка корреспонденции по назначению; конвертование и адресование исходящей корреспонденции, маркировка, оформление почтовых отправлений. Указанные работы выполняются экспедиторами в специально оборудованном помещении — экспедиции. Расположение экспедиции должно обеспечивать удобную связь с подразделениями предприятия, направляющими и получающими основной объем корреспонденции. Отправка и поступление корреспонденции осуществляется через служебный вход в здание или специальный проем, оборудованный рампой или другими устройствами, обеспечивающими удобную загрузку и выгрузку почтовых отправлений.

Рабочее место экспедитора при выполнении работ, связанных с обработкой входящей корреспонденции, оснащается конвертовскрывающей машиной, по обе стороны которой размещаются пластмассовые лотки. В одном из этих лотков размещаются конверты с полученной корреспонденцией, а в другом — конверты после их вскрытия.

Кроме этого на столе размещаются сшиватель документов, штемпелевальный аппарат и комплект лотков для документов, используемых как настольное распределительное устройство.

Экспедитор вскрывает конверты и пакеты с поступившей корреспонденцией. При этом он проверяет правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Конверты с надписью «лично», а также адресованные общественным организациям не вскрываются, а передаются по назначению адресатам.

Если при вскрытии конверта будет обнаружено, что в нем отсутствует документ или приложения к нему, установлено несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом сообщается отправителю. Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправления. Отметка на документе о его получении осуществляется нанесением оттиска (образец 1) штемпелевальным аппаратом <1>.

<1> Все образцы документов приведены в приложении 1, а рисунки мебели — в приложении 2.

Документ, состоящий из нескольких листов, скрепляется беспроволочным сшивателем или конторскими скрепками. Все поступившие документы учитываются в журнале (форма 1).

Затем документы распределяются по получателям (адресованные предприятию, его структурным подразделениям и общественным организациям) и размещаются по соответствующим ячейкам распределительного шкафа. В соответствии с утвержденным графиком документы выдаются курьеру предприятия для доставки их получателям.

Все документы, адресованные непосредственно руководству предприятия или предприятию без указания должностного лица, направляются в канцелярию.

Книги, информационные издания, периодическая печать (газеты, журналы), адресованные предприятию и его структурным подразделениям, сдаются в библиотеку.

Перед отправлением исходящей корреспонденции адресатам проверяется правильность ее оформления (наличие и точность признаков адресата, дата и исходящий номер, подписи и приложения). Затем корреспонденция группируется по адресатам (иногородним и местным, постоянным и разовым) и видам почтовых отправлений (простая, заказная, авиа и т.д.).

Документы постоянным корреспондентам отправляются в конвертах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом. Для удобства пользования конверты с адресами, напечатанными типографским способом, размещаются в настенном стеллаже. На лицевой стороне конверта (в левом нижнем углу) записываются номера вложенных документов.

Рабочее место экспедитора при обработке исходящей корреспонденции оснащается маркировальной машиной, которую располагают на приставке рабочего стола. По обе стороны маркировальной машины размещают лотки для корреспонденции. В одни из них кладут конверты до их маркировки, а в другой — после маркировки. На поверхности рабочего стола размещаются машина для заклеивания конвертов, стрелочные весы и лоток для документов.

Конверты с вложенными в них документами заклеиваются с помощью машины. Стоимость почтового сбора, в зависимости от вида почтового отправления, определяется взвешиванием. Целесообразно в этом случае применение специальной шкалы (разработана Производственно-техническим объединением научной организации труда и управления при Госснабе СССР ПТО НОТснаб, г. Рига), монтируемой к стандартным стрелочным весам марки ВНЦ, на которой кроме основной весовой указаны шкалы для видов почтовых отправлений с обозначением стоимости в копейках (в числителе — простое отправление, в знаменателе — заказное). Для удобства пользования шкалы для видов почтовых отправлений окрашены в разные цвета.

Сумма стоимости почтового сбора указывается карандашом в правом верхнем углу конверта.

Конверты группируются по стоимости почтовых отправлений, а для нанесения знака почтового сбора пропускаются через маркировальную машину и откладываются в лоток, с целью оформления почтовых отправлений.

На подготовленную к отправке корреспонденцию составляется суточная опись (реестр) в двух экземплярах, раздельно на простую и заказную (форма 2), в которой указываются сведения об отправляемой корреспонденции и стоимость почтового сбора по каждому отправлению отдельно и по реестру в целом. Реестр подписывается составителем и заверяется штампом предприятия (образец 2). При наличии на предприятии маркировальной машины на простую корреспонденцию реестр не составляется. Подготовленная к отправке корреспонденция вместе с реестром передается курьеру для доставки в отделение связи.

2. Канцелярские работы. Нормы времени разработаны на основные канцелярские операции: регистрация, подготовка документов для доклада и доклад их руководству, направление рассмотренных руководством документов на исполнение, контроль за прохождением и исполнением документов, оформление и рассылка внутренних распорядительных документов, составление номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с номенклатурой и подготовка дел к сдаче в архив предприятия. Эти работы выполняются делопроизводителем, секретарем-стенографисткой заводоуправления и секретарем-машинисткой структурного подразделения предприятия.

Рабочее место исполнителя в процессе выполнения канцелярских работ оснащается соответствующей оргтехникой, оперативной связью и средствами механизации труда — пишущей машиной с пюпитром, переговорным устройством, телефонным аппаратом, справочной картотекой, лотками для документов и т.д.

Предусматривается следующий порядок работы с документами.

Все поступившие документы просматриваются и сортируются по принадлежности. Документы, которые по своему характеру относятся к компетенции структурных подразделений, размещаются по соответствующим ячейкам распределительного шкафа и в соответствии с графиком курьерской связи передаются курьеру для доставки их адресатам.

По рассмотренным руководством предприятия документам в соответствующем месте регистрационных карточек производится запись резолюции. Документ, требующий в соответствии с резолюцией руководства предприятия решения в структурном подразделении, направляется туда вместе с регистрационной карточкой.

По исполнении документа структурное подразделение предприятия возвращает регистрационную карточку с отметкой об исполнении документа делопроизводителю, который помещает ее в справочную картотеку. Одновременно документ снимается с контроля.

При журнальной форме регистрации деловая корреспонденция регистрируется в журнале формы 3, а письма, заявления и жалобы граждан — в журнале формы 7.

Исходящая корреспонденция за подписью руководства предприятия принимается делопроизводителем, который проверяет правильность оформления документов (наличие даты, адресата, подписи, виз, приложений, а по ответным документам и наличие отметки об исполнении на входящем документе) и сортирует их по принадлежности (деловая корреспонденция, документы с ответами на письма, заявления и жалобы).

Исходящие документы регистрируются в журнале формы 11. На первом экземпляре и копиях документа проставляется регистрационный номер.

Распорядительная документация (приказы, распоряжения) за подписью руководства предприятия регистрируется в журнале формы 12, а регистрационный номер записывается на документе. Подлинники документов постоянного срока хранения в двух экземплярах хранятся в папках с клапанами и завязками (делах) в соответствии с номенклатурой дел. Один экземпляр подлинника передается на размножение. Размноженные экземпляры распорядительных документов со списком рассылки (форма 13) передаются курьеру для доставки адресатам. Возвращенные курьером списки рассылок подшиваются в соответствующее дело.

Делопроизводственное обслуживание в структурном подразделении предприятия осуществляется секретарем-машинисткой в аналогичном порядке с применением таких же регистрационных форм, что и в канцелярии предприятия.

Делопроизводственные работники предприятия по окончании года оформляют документы для сдачи в архив с соблюдением требований «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР».

Описание единицы хранения (дела) на обложке осуществляется в соответствии с образцом 8.

Номенклатура дел (форма 5) составляется ежегодно каждым структурным подразделением предприятия в конце текущего года и согласовывается с архивом предприятия.

В номенклатуре дел истекшего года лицо, ответственное за делопроизводство, указывает количество заведенных дел, составляет заверительную надпись и сообщает эти данные в архив предприятия.

3. Архивные работы. Архивные работы включают следующие комплексы операций: участие в разработке сводной номенклатуры дел и согласование ее с архивным органом; контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях и их сохранностью; прием, учет и хранение законченных делопроизводством документальных материалов предприятия; организация всестороннего использования документальных материалов; подготовка документальных материалов к сдаче и сдача их в Государственный архив.

Архив предприятия в своей работе руководствуется «Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР».

Для обеспечения сохранности документов и создания необходимых условий работы над ними архиву предоставляется специальное помещение, которое должно иметь: архивохранилище, комнату для приема и обработки документов и помещение для работы с архивными материалами.

Архивные работы предприятия возлагаются на следующих исполнителей — заведующего архивом, архивариуса.

Рабочее место архивариуса не имеет каких-либо существенных отличий от рабочих мест других делопроизводственных работников.

Предусмотрен следующий порядок работы с документальными материалами.

На основании номенклатуры дел структурных подразделений предприятия заведующий архивом (архивариус) составляет сводную номенклатуру дел всего предприятия (форма 5), согласовывает ее с архивным органом и представляет на утверждение руководителю предприятия.

В архив предприятия структурные подразделения сдают законченные делопроизводством документальные материалы, оформленные в соответствии с «Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», вместе с регистрационными карточками (журналами) в сроки, установленные руководителем предприятия по представлению заведующего архивом (архивариуса).

Документальные материалы кратковременного срока хранения в архив предприятия не сдаются, а по миновании в них практической надобности уничтожаются в соответствии с установленным «Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР» порядком и составлением акта по форме 6.

Необходимые для текущей работы документы, подлежащие сдаче в архив и оставляемые в структурном подразделении, заведующий архивом (архивариус) оформляет в журнале (форма 14) как выданные во временное пользование. Заведующий архивом (архивариус) принимает документальные материалы по номенклатуре дел, сверяет правильность записи в нее каждой единицы хранения, расписывается в приеме на экземпляре номенклатуры дел сдатчика с указанием даты приема и фактического количества принятых единиц хранения и делает отметку о приеме в сводной номенклатуре дел.

На принятые единицы хранения (описанные на обложках и систематизированные в соответствии с номенклатурой дел) заведующий архивом (архивариус) составляет годовые разделы (формы 8 и 9) сводной описи документальных материалов всего предприятия раздельно на документы постоянного и долговременного сроков хранения, оформляет и хранит их в соответствии с требованиями «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР».

Поступающие в архив документальные материалы укладываются на стеллажи. Материалы постоянного срока хранения размещаются отдельно от материалов временного срока хранения. Материалы каждого структурного подразделения (части фонда) хранятся в одном месте и располагаются в порядке ежегодных поступлений.

Документальные материалы хранятся в связках с картонными прокладками под шпагатом. К связкам прикрепляются ярлыки (образец 9), в которых указываются: название предприятия, название структурного подразделения, год, номер архива, номер описи, номер связки, срок хранения. Связки нумеруются порядковыми номерами в пределах каждой части фонда или раздела описи (номенклатуры дел).

При формировании связок единицы хранения шифруются в соответствии с годовым разделом описи (запись номеров:

фонда, описи, единицы хранения по описи), в которой одновременно (в примечании) указываются сведения о месте размещения в архиве каждой единицы хранения (запись номеров: архива, связки, стеллажа, полки).

Документальные материалы архива выдаются сотрудникам предприятия для работы с ними в архиве и во временное пользование вне архива. На месте каждой выданной единицы хранения кладется карточка-заместитель (форма 16).

Архивные справки биографического характера выдаются гражданам СССР по их письменным заявлениям. Составляются они по установленной форме и заключают в себе точное и сжатое изложение всех данных по существу вопроса.

Не востребованные в свое время трудовые книжки работников предприятия принимаются на хранение с оформлением в журнале (форма 15).

Трудовые книжки выдаются владельцам или их доверенным лицам по письменным заявлениям под расписку на руки по предъявлении паспорта или паспорта и доверенности (в случае получения доверенным лицом). Иногородним заявителям трудовые книжки высылаются по почте ценным письмом.

Выдача архивных справок и личных документов осуществляется в канцелярии или архиве предприятия. Письменные заявления граждан, копии архивных справок и описи ценного письма на отправленные почтой трудовые книжки подшиваются в специальные дела, внутри которых документы располагаются в хронологическом порядке.

НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ

Раздел I. ЭКСПЕДИТОРСКИЕ РАБОТЫ

§ 1. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И ПЕРЕДАЧА ПОСТУПАЮЩЕЙ НА ПРЕДПРИЯТИЕ (ВХОДЯЩЕЙ) КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Таблица 1

Исполнитель — экспедитор

Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов

Таблица 2

ОБРАБОТКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ПЕРЕДАЧА ЕЕ ПО НАЗНАЧЕНИЮ

§ 2. ОФОРМЛЕНИЕ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Таблица 3

ПРОСТАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ (ПИСЬМА)

Исполнитель — экспедитор

Таблица 4

Примечания:

1. При оформлении особых видов почтовых отправлений (авиа, заказные письма и бандероли, простые бандероли) дополнительно к нормам времени табл. 3 принимать норму времени по табл. 4.

Раздел II. КАНЦЕЛЯРСКИЕ РАБОТЫ

§ 3. ОБРАБОТКА И ПЕРЕДАЧА НА ИСПОЛНЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ НА ПРЕДПРИЯТИЕ (ВХОДЯЩЕЙ) ДОКУМЕНТАЦИИ, ТРЕБУЮЩЕЙ РАССМОТРЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

Таблица 5

А. При журнальной форме регистрации

Таблица 8

А. При журнальной форме регистрации

Исполнитель — делопроизводитель

Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов

Таблица 11

Б. При карточной форме регистрации

§ 4. ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, АДРЕСОВАННОЙ В СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Таблица 14

Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов

§ 5. ОФОРМЛЕНИЕ И ОБРАБОТКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ (ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ) И ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Таблица 15

ОБРАБОТКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Таблица 17

§ 6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ (ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО СРОКОВ ХРАНЕНИЯ, ЗАКОНЧЕННЫХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ

Таблица 18

Раздел III. АРХИВНЫЕ РАБОТЫ

§ 7. ОТБОР ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ

Таблица 19

Примечание. В тех случаях, когда в общем архиве предприятия, кроме заведующего архивом, имеется архивариус, операции, отмеченные знаком * в табл. 19 - 24, выполняются заведующим архивом.

§ 8. ОТБОР И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНЧЕННЫХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Таблица 20

§ 9. ВЫДАЧА ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В АРХИВЕ, ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Таблица 21

§ 10. ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК, КОПИЙ И ВЫПИСОК ИЗ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В АРХИВЕ

Исполнитель — заведующий архивом (архивариус)

Нормы времени в человеко-минутах на 1 машинописный лист

Таблица 23

1. Работы, связанные с поиском необходимых документальных материалов в архиве для установления сведений по запрашиваемому документу, нормируются по соответствующим операциям § 9 настоящего раздела.

2. Работы, связанные с оформлением отправки запрашиваемых документов через отделение связи, нормируются по соответствующим параграфам раздела I настоящего сборника.

§ 11. ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ И ВЫДАЧА НЕВОСТРЕБОВАННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Таблица 24

Форма 1 (с примером заполнения)

__________________________________________________________________ (наименование предприятия)

Реестр на отправку корреспонденции (писем и бандеролей)

                                                   ____________________
                                                        (подпись)

                       ┌──────────────────────────┐
                       │        ЭКСПЕДИЦИЯ        │
                       │(наименование предприятия)│
                       │   "__" _______ 19__ г.   │
                       └──────────────────────────┘

       УТВЕРЖДАЮ                                          СОГЛАСОВАНО

_______________________                             _______________________
 (подпись руководителя                                (подпись начальника
     предприятия)                                      архивного органа)
 "__" ________ 19__ г.                               "__" ________ 19__ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (СВОДНАЯ)

          ____________________________________ на 19__ г.

               (наименование предприятия)

Форма 6

   УТВЕРЖДАЮ

«» ________ 19 г.

АКТ

        о выделении к уничтожению документальных материалов

(название предприятия, в деятельности которого отложились материалы,

                не подлежащие дальнейшему хранению)

Составлен «» _______________ 19 г. Экспертная комиссия _______________________________________________________

                                (название предприятия)

В составе председателя ____________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы)

                       (должность, фамилия, инициалы)

образованная на основании приказа N _____ от _______________ руководствуясь

                                             (дата)

перечнем документальных материалов ________________________________________ (название перечня)

отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение нижеследующие материалы

Всего (цифрами и прописью) дел ____________________________________________

Председатель экспертной комиссии __________________________________________ (подпись) Члены

Документальные материалы сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной

         (подпись председателя экспертной комиссии, дата)

Форма 7

ЖУРНАЛ

Форма 8

       УТВЕРЖДАЮ                                         СОГЛАСЕН

ЭПК ___________________                        ____________________________
"__" __________ 19__ г.                           (подпись руководителя

                                                   предприятия)
                                              "__" __________ 19__ г.

Начальный лист годового раздела и графление описи документальных материалов постоянного хранения.

Форма 9

«» _______________ 19 г.

Последний   лист   годового  раздела  описи  документальных  материалов

Фамилия, имя, отчество ________________________________________________
Адрес заявителя _______________________________________________________
Откуда поступило ______________________________________________________

N __________ от «» __________ 19 г. Дата получения ____________________ Содержание ____________________________________________________________ __________________________________ входящий N _____________________________ ____________________________________ № дела _______________________________ Резолюция руководства _________________________________________________

Передано для исполнения

Дата ________ Фамилия исполнителя ___________ Что поручено ________________ Отметка об исполнении _________________________________________________

Форма 11

   __________________________________________________ на 19__ г.
        (наименование предприятия, отдела, цеха)

                регистрации приказов, распоряжений

   __________________________________________________ на 19__ г.

            (наименование предприятия, цеха)

приказов, распоряжений от «» _______________ 19 г.

Наименование дела ____________________________________________

Образец 1 штемпельного оттиска для отметки на документе

Образец 2 штемпельного оттиска предприятия для реестра

Образцы штемпельных оттисков для оформления особого вида почтовых отправлений

Образец 8 описания единицы хранения (дела) на обложке

___________________________________________________________________________ (название учреждения)

                   (название структурной части)

Фонд N _______________________               Индекс _______________________
Опись N ______________________                       (по номенклатуре дел)

единица хранения N ___________ по описи

                   (заголовок единицы хранения)

                                         ______________________________
                                                     (дата)

На __________ листах

                         Хранить постоянно<br>
                          (срок хранения)

Образец 9 ярлыка для связок

Стол с подвесной тумбой, в тумбе 3 ящика. Верхний ящик имеет запирающее устройство. Приставка с тумбой и 4-мя ящиками является дополнительным рабочим местом для работы на счетной и пишущей машинках.

Стеллаж настенный представляет собой вертикальный ящик, имеющий несколько рядов — отделений для бланков, трафаретов типовых писем и т.д. Наклонные перегородки образуют отдельные ячейки для каждого типа бланков.

В тех случаях, когда в обращении находится большое количество типовых писем, бланков и т.д., используется индекс, который значится слева от каждой ячейки. Его расшифровка наносится на нижнюю часть передней стенки.

Предназначен для временного хранения документов. Лоток имеет скошенные борты, облегчающие поиск необходимых документов и возвращение их на место.

Конструкция лотков предусматривает возможность табелирования (комплект — 3 шт.).

Шкала монтируется к стандартным стрелочным весам марки ВНЦ.

Для удобства пользования и быстрого визуального определения стоимости отправляемой корреспонденции шкалы для видов корреспонденции (письма, бандероли, авиаписьма, авиабандероли) окрашены в различные цвета.

Каждая шкала, кроме основной весовой, имеет дробные показатели: в числителе — для простой корреспонденции, в знаменателе — для заказной.

Предназначена для вскрытия конвертов и пакетов. Механизм машины приводится в действие от однофазного электродвигателя мощностью 35 вт с числом оборотов в минуту 6500, работающего от сети переменного тока 220 или 127 в.

Изготовитель — завод «Амурэлектроприбор» г. Благовещенск на Амуре.

Производительность, конверт/час — до 2000.

Габариты, мм:

длина — 300

ширина — 250

Предназначен для беспроволочного скрепления небольшого количества листов писчей бумаги методом тиснения.

Изготовитель — завод «Сухумприбор», г. Сухуми.

Привод — ручной.

Наибольшее число скрепляемых листов — 5.

Габариты, мм:

длина — 135

ширина — 50

Предназначен для наложения на документе различных штемпелей и печатей, а также для гашения знаков почтовой оплаты.

Поставляется предприятиями Управления промышленных предприятий Министерства связи СССР, комплектно с календарным штемпелем или другой печатью, изготовляемой по контрольному оттиску заказчика.

Производительность аппарата, оттиск/час — 3600.

Максимальная ширина штемпелюемого документа, мм — 220.

Габариты, мм:

высота — 310

ширина — 180

длина — 340

вес, кг — 6

Ток питания — однофазный

Предназначена для механизации работ по отправке корреспонденции.

Изготовитель — завод «Сухумприбор» г. Сухуми.

Производительность, конвертов/минуту — до 50.

Толщина конверта с корреспонденцией, мм — до 4.

Предназначена для механического нанесения на почтовое отправление знака, заменяющего почтовую марку. При этом достоинство наносимого знака, в зависимости от веса и вида отправления, может в каждом случае изменяться соответственно установленному тарифу.

Одновременно с нанесением знака, заменяющего марку, маркировальная машина «ММ-48» наносит на почтовое отправление календарный штемпель, наименование учреждения, его адрес и порядковый номер отправления. Машина допускает маркирование любых почтовых отправлений с предельной толщиной до 12 мм.

При толщине отправления, превышающей 12 мм, оттиски могут быть нанесены на бумажную ленту, которую затем наклеивают на почтовое отправление.

Маркировальная машина приводится в действие от электродвигателя или вручную путем вращения рукоятки.

Производительность машины, оттиск/час:

с электроприводом — 4000

с ручным приводом — 2000

Габариты, мм

длина — 510

ширина — 270

высота: с электроприводом — 440

с ручным приводом — 230

Вес, кг:

с электроприводом — 42,7

с ручным приводом — 24

Мощность электродвигателя, квт — 0,15 — 0,20.