--- title: "\"Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию\"" number: "327/17-42" status: действует canonical: "https://bukva.ai/docs/normativy-32717-42" --- ## "Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию" # "Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию" (утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 N 327/17-42) > [!IMPORTANT] > Срок действия документа ограничен 01.01.1993 ([Постановление](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-32717-42#p100006) Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 N 327/17-42). > В соответствии с Трудовым кодексом РФ системы нормирования труда определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаются коллективным договором. Для однородных работ могут разрабатываться и устанавливаться типовые (межотраслевые, отраслевые, профессиональные и иные) нормы труда в соответствии с Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 11.11.2002 N 804.
Утверждены
[Постановлением](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-32717-42#p100006)
Государственного комитета СССР
по труду и социальным вопросам
и Секретариата ВЦСПС
от 20 мая 1987 г. N 327/17-42
**УКРУПНЕННЫЕ НОРМАТИВЫ ВРЕМЕНИ** **НА РАБОТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ** Нормативы времени утверждены [Постановлением](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-32717-42#p100006) Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. N 327/17-42. Срок действия нормативов - до 1993 г. Нормативы разработаны Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам совместно с Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР. Предназначены для нормирования труда заведующих канцелярией, старших инспекторов, инспекторов, секретарей-машинисток, экспедиторов, делопроизводителей, заведующих архивом, архивариусов в организациях, учреждениях и на предприятиях народного хозяйства.
**1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ**
1.1. Укрупненные нормативы времени предназначены для расчета норм времени на работы, выполняемые работниками службы документации, установления им нормируемых заданий, определения их численности и рекомендуются для применения в организациях, учреждениях и на предприятиях народного хозяйства <*>. --- <*> В дальнейшем - "организации". 1.2. В соответствии с Единой государственной системой делопроизводства служба документации включает следующие подразделения: секретариат, группу учета и регистрации, группу контроля, группу рационализации работы с документами, группу писем (жалоб), экспедицию, копировально-множительное бюро, машбюро <*> и архив организации. --- <*> При нормировании труда работников службы документации необходимо также использовать межотраслевые типовые или единые нормы времени: Типовые нормы времени (выработки) на стенографические работы. М.: НИИ труда, 1977; Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов. М.: Экономика, 1986; Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные работы. М.: НИИ труда, 1979; [Единые нормы](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-18911-64#p100014) времени (выработки) на машинописные работы. М.: Экономика, 1988. 1.3. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников службы документации, фотографии рабочего дня, данные оперативного учета и отчетности. 1.4. Сборник содержит нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы. 1.5. Нормативы времени установлены на работы, выполняемые работниками делопроизводственной службы и работниками архива организации. #### 1.6 При подготовке сборника использованы следующие материалы: Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено [Постановлением](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-226p-6#p100011) Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 226/П-6; [Положение](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-185p-13#p100011) о порядке разработки нормативных материалов для нормирования труда (М.: Госкомтруд СССР, 1968); Нормирование труда служащих. Методические рекомендации (М.: НИИ труда, 1979); Квалификационный [справочник](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-1026-142#p100024) должностей руководителей, специалистов и служащих. Вып. 1 (М.: Экономика, 1986). 1.7. Обработка исходных данных осуществлена графоаналитическим методом. 1.8. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле: Н = Н x К, вр где: Н - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вр вида работы, ч; Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч; К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников К принимается равным 1,1. 1.9. Если планируемые объемы работ выполняются в полном соответствии с нормативными документами меньшим количеством работников по сравнению с рассчитанным на основе нормативов настоящего сборника, то данные нормативы не являются основанием для изменения фактической численности. 1.10. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени. 1.11. Состав документов, правила их разработки и оформления для службы документации устанавливаются в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства, Основных правил работы ведомственных архивов и другими нормативно-методическими документами. [Список](#p100222) нормативно-методической литературы см. Приложение 2. 1.12. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 297 x 210 мм (формат A4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов. 1.13. Работы с машинограммами в делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2 (нормативы 3.1.2.1, 3.1.2.2). 1.14. За единицу измерения объема работы - один печатный лист - принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков <*>. --- <*> ГОСТ 7.3-77. Оригиналы текстовые авторские и издательские; Методические указания по выпуску министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. М.: Госкомиздат СССР, 1981. 1.15. Приведенные в нормативных таблицах числовые значения с указанием "до" следует понимать включительно. 1.16. Нормативы 3.2.6.1, 3.2.6.2, 3.2.9.1, 3.2.9.2, 3.2.9.3 применимы для выполняющих эти работы во всех подразделениях, входящих в состав службы документации. 1.17. До введения настоящих нормативов времени необходимо привести организационно-технические условия в подразделениях и на рабочих местах в соответствие с запроектированными в нормативах. 1.18. На работы, не предусмотренные настоящим сборником, устанавливаются методом технического нормирования местные нормативы времени. 1.19. На основе Укрупненных нормативов времени производится расчет явочной численности работников, занятых делопроизводственным обслуживанием. ##### 1.19.1 С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Т ) в часах с учетом объема каждого вида н выполняемых работ по формуле: Т = SUM Н x V , н вр i где: Н - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вр вида работы, ч; V - объем конкретного вида работы, выполняемый за год. i ##### 1.19.2 Годовая трудоемкость ненормируемых работ Т в часах н.н определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле: Т = Т x V , н.н jн.н j где: Т - годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного jн.н вида; V - годовой объем ненормируемых видов работ. j ##### 1.19.3 Общая годовая трудоемкость Т работ рассчитывается по о формуле: Т = Т + Т . о н н.н ##### 1.19.4 Явочная численность работников Ч определяется по яв формуле: Т + Т Т н н.н о Ч = --------- = --, яв Ф Ф п п где Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника за п год, ч (принимается в среднем равным 1910 чел.-ч). [Пример](#p100197) расчета численности работников делопроизводственной службы приведен в Приложении 1.
**2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА**
Служба документации может действовать на правах самостоятельного подразделения или выполняться одним лицом в зависимости от величины документооборота организации. Функции работников службы документации регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем организации. Наименования должностей работников службы документации устанавливаются в соответствии с [Единой номенклатурой](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-443-1967#p100011) должностей служащих (М.: НИИ труда, 1972). В функции делопроизводственной службы входят: организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях; внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов; прием документов; обработка документов и учетно-справочная работа; контроль исполнения документов; оформление и рассылка документов; формирование, хранение дел и их использование; подготовка и передача дел в архив организации. В функции архива организации входят: комплектование документами структурных подразделений организации; учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; фондирование принятых в архив документов; составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам; проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации; подготовка и передача документов на государственное хранение; представление в государственный архив сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве организации; использование документов, хранящихся в архиве; проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и делопроизводственной службы организации. Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются: рациональная организация рабочих мест; своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа; соблюдение рационального режима труда и отдыха; обеспечение установленных санитарных норм. Рабочие места работников службы документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей. Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок. Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф. Типовые рабочие места работников службы документации показаны на рис. 1 - 5 <*>. --- <*> Рисунки не приводятся. Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению СССР, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими). Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 - 10 мин. за 1 - 1,5 ч до обеда и за 1 - 1,5 ч до окончания работы.
**3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ**
#### 3.1 Затраты времени на работы делопроизводственной
службы по документационному обеспечению управления
##### 3.1.1 Составление и ведение номенклатур дел Исполнитель - старший инспектор, инспектор. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения <*> | Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел | Количество позиций в номенклатуре дел: до 10 11 - 25 26 - 50 51 - 75 76 - 100 | 11,0 24,8 46,8 66,0 82,5 | | 2. Составление и ведение номенклатуры дел организации <**> | Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функций организации, особенностей делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в ведомственный архив по установленной форме | Количество позиций в номенклатуре дел: до 100 101 - 200 201 - 300 | 180 230 270 | --- <*> Работа по контролю за формированием дел в делопроизводстве ведется в течение года. <**> Данный норматив применим также при определении затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.). ##### 3.1.2 Обработка и регистрация документов Исполнитель - заведующий канцелярией, инспектор, секретарь-машинистка, экспедитор, делопроизводитель. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Обработка получаемых документов | Прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационно-контрольных карточек (РКК), простановка, заполнение регистрационных штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю организации для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения, передача документов на исполнение <*> | 10 документов | 0,78 | | 2. Обработка отправляемых документов | Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту | 10 документов | 0,80 | | 3. Обработка телеграмм | Получение текста от телетайпистки, подклейка текста на бланк телеграммы, составление РКК, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача телеграммы руководству на резолюцию, получение телеграммы, запись текста резолюции в РКК, передача телеграммы и РКК исполнителю | 1 телеграмма | 0,11 | | 4. Обработка телефонограмм | Прием (передача) телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информатирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения | 1 телефонограмма | 0,17 | | 5. Оформление командировочных удостоверений | Оформление удостоверения по установленной форме, простановка отметки о прибытии (убытии) работника | 1 командировочное удостоверение | 0,15 | --- <*> В случае выполнения работ по подготовке к размножению РКК и документов для исполнителей норматив увеличивается на 0,45 чел.-ч. ##### 3.1.3 Работы по контролю исполнения документов Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | Контроль исполнения документов | Составление РКК, если она не передается из службы регистрации, проставление пометки "К" на документе и на РКК, расположение первого экземпляра РКК в картотеку, направление второго экземпляра РКК вместе с документом в структурное подразделение исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РКК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки документов, не исполненных в установленный срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю, обобщение результатов исполнения документов в структурном подразделении, анализ состояния исполнения документов в организации | 10 документов | 0,70 | ##### 3.1.4 Создание и ведение картотек Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Составление и ведение контрольносправочной картотеки | Систематизация, расстановка РКК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки; внесение в карточки изменений (запись сведений об исполнителе, переносе срока исполнения и т.п.); отбор карточек на документы, сроки исполнения которых истекают (для информирования исполнителей), перестановка РКК на исполненные документы в соответствующий раздел картотеки; отбор РКК на документы с истекшими сроками исполнения (для информирования руководства) | 1 регистрационно-контрольная карточка | 0,15 | | 2. Составление и ведение картотеки по предложениям и жалобам граждан | Систематизация, расстановка РКК в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, расстановка новых карточек, внесение необходимых изменений в карточки | 1 регистрационно-контрольная карточка | 0,18 | | 3. Составление и ведение тематических картотек к ведомственным нормативам, приказам, решениям | Систематизация, расстановка тематических карточек в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, расстановка новых карточек, внесение необходимых изменений в карточки | 1 тематическая карточка | 0,24 | ##### 3.1.5 Формирование и оформление дел в структурных
подразделениях, экспертиза научной и практической
ценности документов, составление годовых разделов
описей дел, передача дел в ведомственный архив
Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Формирование дел постоянного хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация) | Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле и составление заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках | 1 дело | 0,75 | | 2. Формирование дел по личному составу организации, составление заголовков, оформление дел | То же | 1 дело | 0,73 | | 3. Формирование дел временного (свыше | То же | 1 дело | 0,56 | | 10 лет) хранения, составление заголовков, оформление дел | | | | | 4. Фомирование дел временного (до 10 лет) хранения, составление заголовков, оформление дел | Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по но- | 1 дело | 0,43 | | (управленческая документация) | менклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках | | | | 5. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению | Изучение состава и содержания документов, определение их научноисторической и практической значимости, полистный просмотр дел, отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению, составление акта на дела, выделенные к уничтожению, рассмотрение акта на заседании ЭК (ЦЭК), утверждение акта | 1 дело | 1,00 | | 6. Составление годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше | Составление годового раздела описи на дела, прошедшие экспертизу ценности, рассмотрение | 10 описательных статей описи | 1,12 | | 10 лет) хранения, подлежавших передаче в архив организации | подготовленного раздела на заседании ЭК (ЦЭК), доработка по замечаниям, оформление, утверждение в установленном порядке, проверка качества формирования и оформления дел, соответствия количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел; простановка временных шифров (карандашом) на обложках дел | | | | 7. Передача дел в архив организации из структурного подразделения | Передача дел поединично по описям и номенклатурам дел, передача экземпляров описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических карточек согласно графику, оформление передачи по установленной форме | 10 дел | 3,20 | #### 3.2 Затраты времени на работы архива организации ##### 3.2.1 Методическая работа Исполнитель - заведующий архивом.
Наименование работыСодержание работыЕдиница объема работыНорматив времени, чел.-ч
разрабатывается вновьперерабатывается
Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений)Составление библиографии, изучение научно-методической литературы и документов по теме, выявление и сбор материалов, их анализ, составление плана и схемы пособия, систематизация сведений, написание текста, редактирование, обсуждение, доработка по замечаниям1 печатный лист13872,5
##### 3.2.2 Создание научно-справочного аппарата
к документам архива организации
Исполнитель - заведующий архивом, архивариус. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения | Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЭК (ЦЭК), представление описи на утверждение Экспертнопроверочной комиссии государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации | 10 описательных статей описи | 1,00 | | 2. Составление сводных описей дел по личному составу | Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЭК (ЦЭК), представление описи на согласование с ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации | 10 описательных статей описи | 0,90 | | 3. Составление предисловий к описям архивных фондов | Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов с целью определения дат образования, реорганизации, переименования, ликвидации фондообразователя, выяснение его подведомственности, функций, структуры, изучение системы делопроизводства, характера и состояния документов, сбор сведений о наличии научно-справочного аппарата к фонду, об особенностях обработки и систематизации документов, написание текста предисловия, обсуждение, доработка по замечаниям | 1 печатный лист | 159 | | 4. Составление исторических справок на архивные фонды организаций, учреждений и предприятий | Сбор данных по истории фонда на основании сведений, выявленных при составлении предисловий к описям дел за этот период, написание текста справки, обсуждение, доработка по замечаниям | 1 печатный лист | 90,8 | | 5. Составление предметных, географических, именных указателей к законченным описям дел | Просмотр описи, выявление данных, написание карточек (с вынесением на каждую карточку одного понятия), составление указателя | 10 карточек указателя | 1,40 | ##### 3.2.3 Каталогизация документов Исполнитель - заведующий архивом, архивариус. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Составление карточек и ведение предметной (предметно-тематической) картотеки | Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, аннотирование содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложках дел; группировка карточек по алфавиту предметных понятий, далее по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации | 1 карточка | 0,38 | | 2. Составление карточек и ведение именной картотеки | Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, | 1 карточка | 0,23 | | (на государственных, общественных, творческих деятелей) | полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, группировка карточек по фамилиям, именам и отчествам в алфавитном порядке, далее по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации | | | | 3. Составление карточек и ведение картотеки по личному составу организации | То же | 1 карточка | 0,15 | ##### 3.2.4 Использование документов
Информационное обслуживание учреждений и граждан
Исполнитель - заведующий архивом, архивариус. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Исполнение тематических запросов | Ознакомление с запросом, изучение научносправочного аппарата и документов архива, выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа | 1 запрос | 24,1 | | 2. Тематическое выявление и подготовка информационного документа | Просмотр дел, выявление сведений по теме, составление текста информационного документа (тематического перечня, информационного письма) | 1 печатный лист | 127 | | 3. Выдача дел во временное пользование | Ознакомление с запросом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, оформление акта о выдаче дел во временное пользование, выдача дел | 10 дел | 2,90 | | 4. Прием посетителя с целью консультации | Консультирование по вопросам состава и содержания документов по теме запроса, информирование о наличии в архиве документов для получения справки о работе, службе, учебе | 1 посетитель | 0,86 | | 5. Исполнение запросов социальноправового характера | Ознакомление с запросом (заявлением), изучение научно-справочного аппарата и документов архива, выявление сведений биографического характера, написание текста архивной справки | 1 запрос | 2,42 | | 6. Прием и выдача невостребованных трудовых книжек | Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема, размещение трудовых книжек в ящике картотеки по алфавиту, выдача трудовых книжек владельцам | 10 трудовых книжек | 4,70 | ##### 3.2.5 Проведение комплексной (тематической) проверки
состояния и работы архива подведомственного учреждения
Исполнитель - заведующий архивом, архивариус. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения (участие в проверке совместно с работниками государственного архива) | Изучение условий хранения, состояния учета и научно-справочного аппарата, эффективности использования документов, проверка готовности документов к передаче на государственное и ведомственное хранение, правильности проведения экспертизы ценности, оформления дел, информирование руководства организации о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в архиве подведомственного учреждения, составление справки по результатам проверки | 1 комплексная (тематическая) проверка | 26,7 | ##### 3.2.6 Контроль за организацией документов
в делопроизводстве структурных подразделений
ведомства (организации) и в учреждениях системы
(подведомственной сети)
Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивариус. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Проведение проверки организации документов в структурных подразделениях ведомства в учреждениях его системы (совместно с работниками дело- | Изучение основных заач и функций учреждения в целом и его структурных подразделений, составление плана проверки, изучение работы с документами на обследуемом | 1 проверка одного структурного подразделения (учреждения), номенклатура дел которого включает до | 19,6 | | производственной службы) | объекте, информирование руководства учреждения (структурного подразделения) о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в учреждении (структурном подразделении), составление справки по итогам проверки | 100 позиций | | | 2. Контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений учреждения (совместно с работниками делопроизводственной службы) | Проверка правильности формирования и описания дел, обеспечения сохранности документов в делопроизводстве, составления описей, подготовки дел к передаче в ведомственный архив; подготовка предложений о совершенствовании работы с документами | 1 проверка работы с документами одного структурного подразделения, номенклатура дел которого включает до 100 позиций | 7,10 | | 3. Консультирование работников организации | Консультирование по вопросам формирования дел, составления номенклатур дел, описей, проведения экспертизы ценности, отбора документов на государственное хранение, практического применения методических пособий | 1 консультация | 1,20 | ##### 3.2.7 Обеспечение сохранности документов Исполнитель - заведующий архивом, архивариус. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Прием дел в архив из структурного подразделения | Ознакомление с состоянием дел, проверка правильности оформления дел, прием дел по описи (поединично), прием контрольно-справочной картотеки к документам данного годового раздела описи, запись (в двух экземплярах описи) сведений о количестве фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел, укладка дел на места хранения, отметка в топографических указателях о размещении дел, запись в книге учета поступления и выбытия документов | 10 дел | 3,60 | | 2. Отбор, подготовка и передача документов для дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета | Подбор дел по актам проверки наличия, картотеке (журналу) учета физического состояния документов, регистрация в книге выдачи дел из архивохранилища, оформление заказа по установленной форме, передача дел в лабораторию | 10 дел | 4,70 | | 3. Выдача (прием) дел | Выдача дел: ознакомление с заказом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение картзаместителей, определение соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка в книге выдачи дел из хранилища. Прием дел: визуальный осмотр дел, проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка о возвращении дел в книге выдачи, изъятие карт-заместителей, укладка дел на места хранения | 10 дел, выданных из архива или принятых в архив | 1,55 | | 4. Картонирование дел | Размещение дел в коробке по порядку номеров, написание ярлыка, наклейка его на коробку | 10 дел | 0,52 | | 5. Формирование связок дел, подлежащих хранению | Группировка дел по порядку номеров, написание ярлыка, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел | 10 дел | 0,54 | | 6. Составление топографических указателей | Заполнение граф карточки указателя по установленной форме, группировка карточек в последовательности расположения стеллажей, номеров фондов | 10 карточек | 2,85 | | 7. Проверка наличия и состояния документов | Сверка фактического наличия дел на местах хранения и по описи (номенклатуре дел), описательной статьи описи (номенклатуры дел) с описанием на обложке дела, проверка физического состояния и технического оформления дел, заполнение листа проверки наличия с указанием в нем физического состояния дел, составление акта проверки наличия и состояния дел в фонде | 10 дел | 0,68 | | 8. Передача архивом организации документов на государственное хранение | Подготовка и доставка дел, участие в передаче дел, оформление передачи документов по установленной форме, запись о выбытии в книге учета поступлений и выбытия документов | 10 дел | 1,00 | ##### 3.2.8 Учет документов Исполнитель - заведующий архивом, архивариус. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Составление и ведение учетных документов архива организации | Изучение источников по истории фондообразователя, составление и ведение списка фондов, количественный и пофондовый учет фондов и коллекций, составление листа фонда, выявление и запись сведений о составе и объеме фонда на основе соответствующих документов, составление карточки архивного фонда по установленной форме, представление карточки в учреждение государственной архивной службы | 1 архивный фонд | 2,50 | | 2. Составление отчета о состоянии и объеме документов | Сбор и анализ сведений об архиве, написание отчета по установлен- | 1 отчет | 9,70 | | ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении | ной форме на основании данных учетных документов | | | ##### 3.2.9 Техническое оформление работ Исполнитель - инспектор, делопроизводитель, архивариус. | Наименование работы | Содержание работы | Единица объема работы | Норматив времени, чел.-ч | | --- | --- | --- | --- | | 1. Подшивка документов в дело (управленческая документация) | Группировка (вложение) исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, прошивка на 3 - 4 прокола | 1 дело | 0,20 | | 2. Ремонт дел | Просмотр дела, выявление поврежденных листов, подклейка корешков листов (наращивание до необходимого формата), обрезка края, просушивание, прессовка дела | 1 дело | 0,44 | | 3. Сдача дел на утилизацию | Выемка дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, со стеллажей, формирование, увязка связок, оформление заявки на транспорт, погрузка дел, сдача на утилизацию в установленном порядке | 100 дел | 6,00 |
Приложение 1
*ПРИМЕР* РАСЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ
**ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ**
А. Расчет численности работников по документационному обеспечению управления произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.
N п/пВид выполняемой работыНомер нормативаЕдиница объема работыОбъем работ за годНорматив времени на единицу объема работ, чел.-чСумма затрат времени, чел.-ч
1Составление и ведение номенклатуры дел организации3.1.1.2200 позиций200230230
2Обработка получаемых документов3.1.2.110 документов144000,781123,2
3Обработка отправляемых документов3.1.2.210 документов106500,80852,0
4Контроль исполнения документов3.1.310 документов1500,7010,5
13Передача дел в архив организации из структурного подразделения3.1.5.710 дел1003,2032,0
Итого 7377,4
Т - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в н сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности - 8115,1 чел.-ч; Т - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, - н.н 114,2 чел.-ч (определена экспертным путем); Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч п (принимается в среднем равным 1910 ч). Т + Т н н.н 8115,1 + 114,2 Ч = --------- = -------------- = 4,3 чел. Ф 1910 п Б. Расчет численности работников архива организации произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.
N п/пВид выполняемой работыНомер нормативаЕдиница объема работыОбъем работ за годНорматив времени на единицу объема работ, чел.-чСумма затрат времени, чел.-ч
1Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений)3.2.11 печатный лист0,513869
2Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения3.2.2.110 описательных статей описи1501150
3Составление сводных описей дел по личному составу3.2.2.210 описательных статей3000,9027
25Составление отчета о состоянии и объеме документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении3.2.8.21 отчет19,709,70
Итого 2136
Т - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в н сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности - 2349,8 чел.-ч; Т - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, - н.н 50,3 чел.-ч (определена экспертным путем); Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч п (принимается в среднем равным 1910 ч). Т + Т н н.н 2349,8 + 50,3 Ч = --------- = ------------- = 1,26 чел. Ф 1910 п
Приложение 2
**СПИСОК**
**НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ**
1. [Закон](https://bukva.ai/docs/zakon-4692-ix/statya-1) СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628. 2. [Постановление](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-4693-ix) Верховного Совета СССР "О порядке введения в действие Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 629. 3. [Указ](https://bukva.ai/docs/ukaz-5290-ix) Президиума Верховного Совета СССР "Об административной ответственности за нарушение правил охраны и использования памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного Совета СССР, 1977, N 8, ст. 141. 4. [Постановление](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-274-1980) Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР" // СП СССР, 1980, N 10, ст. 71. 5. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. ГОСТ 6.38-72. Требования к оформлению документов и формуляр-образец. ГОСТ 6.39-72. 6. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования. ГОСТ 17914-72. 7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83. 8. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84. 9. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85. 10. Унифицированная [система](https://bukva.ai/docs/pismo-0221080) организационно-распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: Главархив СССР, 1981. 11. Методические [рекомендации](https://bukva.ai/docs/metodicheskie-rekomendatsii-po-vnedreniyu-i) по внедрению и ведению унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях. М.: Главархив СССР, 1982. 12. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР, 1986. 13. Типовое положение об архиве учреждения. М.: Главархив СССР, 1965. 14. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М.: Главархив СССР, 1969. 15. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения. М.: Главархив СССР, 1977. 16. Типовые положения о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства). М.: Главархив СССР, 1988. 17. Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия. М.: Главархив СССР, 1988. 18. Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М.: Главархив СССР, 1983. ---