Статья 30. Временное хранение документов государственной части архивного фондаМодельный закон об архивах и архивном фонде

Документы государственной части архивного фонда до передачи их на постоянное хранение в государственные архивы или другие государственные учреждения, которым право хранить такие документы предоставляется настоящим Законом, находятся на временном хранении в государственных органах, на государственных предприятиях, в учреждениях и организациях, общественных объединениях для использования в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Для хранения этих документов и ведения работ с ними создаются ведомственные (межведомственные) архивы, обеспечиваемые специальными помещениями, оборудованием, специалистами и необходимой учебно-методической литературой.

Для документов на бумажных и иных традиционных носителях устанавливаются следующие предельные сроки хранения в ведомственных архивах:

• для документов центральных и иных государственных органов, конституционного суда, комиссий по проведению референдумов, банков, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций, находящихся в собственности государства, — 15 лет;
• для документов главы государства, его администрации, органов государственной безопасности, внутренних дел, обороны, иностранных дел — 30 лет;
• для документов местных представительных, исполнительных и распорядительных органов, предприятий, учреждений и организаций местного подчинения — 10 лет;
• для научно-технической документации — по миновании надобности, но не более 25 лет;
• для документов кооперативов, арендных предприятий и других объектов коллективной собственности — 5 лет;
• для записей актов гражданского состояния и нотариальных действий, документов по личному составу — 75 лет.

Для технотронных документов предельный срок хранения не должен превышать трех лет. Киноленты художественных фильмов, в том числе совместного производства с зарубежными партнерами, передаются на хранение по окончании производства (в период тиражирования). Фотодокументы, в том числе создаваемые в редакциях газет и журналов с частичным привлечением негосударственных средств, видеофонограммы передаются на постоянное хранение по истечении одного года временного хранения.

Для постоянно обновляемых информационных ресурсов в электронной форме (баз и банков данных), в том числе поставляемых пользователям посредством информационных сетей, регулярно создаются архивные копии на правах подлинников. Периодичность создания архивных копий информационных ресурсов и порядок их передачи на государственное хранение определяются республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.

Республиканский орган управления по архивам и делопроизводству может продлевать сроки временного хранения документов архивного фонда министерствам, ведомствам и другим организациям путем выдачи им лицензий в порядке и на условиях, определяемых центральным органом управления архивным делом.

Сроки ограничения доступа к документам частных архивов, поступившим в государственные архивы, могут быть обусловлены физическими лицами, передавшими их, но не должны превышать 75 лет с момента передачи.